ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS MML-OCI-MAPRO 01 Versión 01 ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL Fecha de vigencia: 01/06/2016 1

2 Código: Tipo: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Título: ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL 1. INTRODUCCION El Manual de Procedimientos es un documento normativo que compendia por cada órgano, la descripción de sus procedimientos y están alineados a sus funciones y objetivos estratégicos institucionales dentro del marco legal, administrativo vigentes que lo regulen. El Órgano de Control Institucional (en adelante OCI) es responsable de llevar a cabo el control gubernamental, mantiene una relación funcional con la Contraloría de la República, efectúa su labor de conformidad con los lineamientos y políticas que para el efecto establezca el organismo superior de control. Está a cargo del Jefe del Órgano de Control Institucional, funcionario designado por la Contraloría General de la República, y depende funcionalmente y administrativamente de la Contraloría General de la República. Es conveniente precisar que el presente Manual ha sido elaborado conforme a lo establecido en las Normas para la Formulación de los Manuales de Procedimientos en Entidades Públicas aprobada por Resolución Jefatura N INAP/DNR y los lineamientos de la Resolución de Gerencia N MML- GP y Directiva N MML-GP Directiva para elaborar, modificar, aprobar y difundir el Manual de Procedimientos de la Municipalidad Metropolitana de Lima. En este sentido, el presente manual pretende dar a conocer los procedimientos internos que se ejecuta en el Órgano de Control Institucional mediante sus distintas oficinas: Oficina de Control de la Gestión, Oficina de Control Financiero y Presupuestal, Oficina de Control de la Corporación y la Oficina de Investigaciones. Página 2 de 186

3 Código: Tipo: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Título: ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL 2. ÍNDICE 1. INTRODUCCION ÍNDICE DATOS GENERALES OBJETIVO ALCANCE CORRESPONDENCIA FUNCIONAL OPERATIVA DE LOS PROCEDIMIENTOS APROBACION Y ACTUALIZACION DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS A. INFORME ANUAL PARA EL CONCEJO MUNICIPAL B. PARTICIPACIÓN EN COMISIÓN ESPECIAL DE CAUTELA C. EVALUACIÓN DE DENUNCIAS D. SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS Y DE PROCESOS JUDICIALES E. SEGUIMIENTO DE MEDIDAS PREVENTIVAS DE CONTROL SIMULTÁNEO F. VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA EXPRESA, LEY DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA G. VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA RELACIONADA AL TUPA Y A LA LEY DEL SILENCIO ADMINISTRATIVO H. EVALUACIÓN DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO I. VERIFICACIÓN DE REGISTROS DE INFOBRAS J. VERIFICACIÓN SELECTIVA DE PRESTACIONES ADICIONALES DE OBRA QUE NO SUPERAN EL MONTO REQUERIDO PARA LA OPINIÓN PREVIA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA K. VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE ENCARGO LEGALES LIBRO DE RECLAMACIONES L. SERVICIO DE CONTROL SIMULTÁNEO: ACCIÓN SIMÚLTANEA M. SERVICIO DE CONTROL SIMULTÁNEO: VISITA DE CONTROL N. SERVICIO DE CONTROL SIMULTÁNEO: ORIENTACIÓN DE OFICIO O. AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO ANEXOS Página 3 de 186

4 Código: Tipo: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Título: ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL 3. DATOS GENERALES 3.1. OBJETIVO Este manual busca determinar y mostrar en forma clara, ordenada y detallada los procedimientos a seguir en el cumplimiento de las atribuciones del Órgano de Control Institucional ALCANCE El presente manual es de aplicación y alcance para el personal que labora en el Órgano de Control Institucional en sus distintas oficinas: Oficina de Control de la Gestión, Oficina de Control Financiero y Presupuestal, Oficina de Control de la Corporación y la Oficina de Investigaciones. Página 4 de 186

5 Código: Tipo: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Título: ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL 3.3. CORRESPONDENCIA FUNCIONAL OPERATIVA DE LOS PROCEDIMIENTOS ID 1 2 CÓDIGO MML-OCI- PR01 MML-OCI- PR02 PROCEDIMIENTOS DENOMINACIÓN Informe Anual para el Concejo Municipal Participación en Comisión Especial de Cautela FUNCIONES DEL ROF PLAN DE ACCIÓN 2016 PRODUCTO ARTICULO NUMERAL TAREA ACTIVIDAD Informe Informe MML-OCI- PR03 Evaluación de Denuncias Hecho atendido MML-OCI- PR04 MML-OCI- PR05 MML-OCI- PR06 MML-OCI- PR07 MML-OCI- PR08 MML-OCI- PR09 Seguimiento de Medidas Correctivas y de Procesos Judiciales Seguimiento de Medidas Preventivas de Control Simultáneo Verificar el cumplimiento de la normativa epresa, Ley de Transparencia y acceso a la Información Pública Verificar el cumplimiento de la normativa relacionada al TUPA y a la Ley del Silencio Administrativo Evaluación de la Implementación del Sistema de Control Interno Verificación de Registros de INFOBRAS Informe Registro Sistema Informático Informe Informe 21 Informe 21 Registro Sistema Informático Página 5 de 186

6 Código: Tipo: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Título: ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL ID 10 CÓDIGO MML-OCI- PR10 PROCEDIMIENTOS DENOMINACIÓN Evaluación Selectiva de Presupuestos Adicionales de Obra que no superen el monto requerido para la opinión previa de la Contraloría General FUNCIONES DEL ROF PLAN DE ACCIÓN 2016 PRODUCTO ARTICULO NUMERAL TAREA ACTIVIDAD Informe MML-OCI- PR11 Verificar el cumplimiento de encargos legales Informe MML-OCI- PR12 MML-OCI- PR13 MML-OCI- PR14 Servicio de Control Simultáneo: Acción Simultánea Servicio de Control Simultáneo: Visita de Control Servicio de Control Simultáneo: Orientación de Oficio Informe 21 Informe 21 Documento de orientación de oficio MML-OCI- PR15 Auditoría de Cumplimiento Informe 21 4 y Página 6 de 186

7 Código: Tipo: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Título: ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL 3.4. APROBACION Y ACTUALIZACION Resolución de Gerencia N Fecha Periodo de Estudiado Sumilla 4. DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS Página 7 de 186

8 Código: MML-OCI-PR01 Tipo: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Título: INFORME ANUAL PARA EL CONCEJO MUNICIPAL 4. A. INFORME ANUAL PARA EL CONCEJO MUNICIPAL Página 8 de 186

9 Código: MML-OCI-PR01 Tipo: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Título: INFORME ANUAL PARA EL CONCEJO MUNICIPAL 4. ESTRUCTURA DE PROCEDIMIENTO 4.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO INFORME ANUAL PARA EL CONCEJO MUNICIPAL CODIGO: MML-OCI-PR UNIDAD ORGANIZACIONAL: Órgano de Control Institucional o Oficina de Investigaciones 4.3. RESPONSABLES DE ELABORACION, REVISION Y APROBACIÒN Elaborado/Actualizado por: Enrique Alberto Robladillo Quispilay Cargo: Director de la Oficina de Investigaciones Firma: Fecha: 01/06/2016 Revisad o por: Mario Salazar Abregu Cargo: Subgerente de Desarrollo Institucional Firma: Fecha: 01/06/2016 Aprobado por: Javier Castro Méndez Cargo: Jefe del Órgano de Control Institucional Firma: Fecha: 01/06/ FINALIDAD Proporcionar al Concejo Municipal el Informe Anual del Órgano de Control Institucional con información relevante y uniforme de control que le permita apoyar sus funciones de fiscalización; así como información básica de la organización, recursos y relación funcional del OCI, propiciando la epedición de normas que contribuyan a un mejor desempeño del control interno. Página 9 de 186

10 Código: MML-OCI-PR01 Tipo: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Título: INFORME ANUAL PARA EL CONCEJO MUNICIPAL DOCUMENTOS ASOCIADOS O BASE LEGAL Ley n , Ley Orgánica de Municipalidades de 06.MAY.2003, publicada el 27.MAY Directiva n CG/OCI-GSNC "Estructura y contenido del Informe Anual emitido por los jefes de los Órganos de Control Regional y local ante el Consejo Regional o Concejo Municipal", aprobada mediante Resolución de Contraloría General n CG de 28.DIC.2005, publicada el 30.DIC OBJETIVOS ESTRATEGICOS Eje programático Gobierno y gestión administrativa eficiente y oportuna. Generales Fortalecer la administración municipal reordenando el marco normativo, implementando un sistema de gestión por resultados, simplificando procesos y procedimientos, manteniendo el equilibrio de las finanzas municipales, generando ambientes favorables para la inversión privada. Objetivos Estratégicos Específicos Acción Estratégica Ejercer el Control Institucional en la MML 4.7. REQUISITOS Este procedimiento no cuenta con requisitos establecidos. Página 10 de 186

11 Código: MML-OCI-PR01 Tipo: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Título: INFORME ANUAL PARA EL CONCEJO MUNICIPAL 4.8. ACCIONES, FASES Y ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO Unidad orgánica /unidad funcional Responsable (cargo del Clasificador de cargos / Denominación de MOF) N Descripción de la Actividad Duración Efectivo Espera Tipo de valor Identificación del VA Control SVA S N Tipo de Actividad de Contingencia 1 Recabar información de todas las oficinas del OCI Logístico Pedir con antelación la documentación OCI Auditor 2 Redactar borrador de Informe, proyecto de oficio al titular de la entidad y enviar a Director Director de Oficina de Investigaciones 3 Revisar borrador de Informe Página 11 de 186

12 Código: MML-OCI-PR01 Tipo: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Título: INFORME ANUAL PARA EL CONCEJO MUNICIPAL Unidad orgánica /unidad funcional Responsable (cargo del Clasificador de cargos / Denominación de MOF) N Descripción de la Actividad Duración Efectivo Espera Tipo de valor Identificación del VA Control SVA S N Tipo de Actividad de Contingencia 4 Devolver borrador de Informe a Auditor con las observaciones identificadas Auditor 5 Corregir borrador de Informe y enviar a Director para la revisión Revisar borrador de informe Hay alguna corrección? Director de Oficina de Investigaciones 6 Si: Devolver a Auditor para la corrección, repetir la actividad N 4 No: Devolver a Auditor para la impresión del Informe Anual. Ir a la actividad N 7 Página 12 de 186

13 Código: MML-OCI-PR01 Tipo: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Título: INFORME ANUAL PARA EL CONCEJO MUNICIPAL Unidad orgánica /unidad funcional Responsable (cargo del Clasificador de cargos / Denominación de MOF) N Descripción de la Actividad Duración Efectivo Espera Tipo de valor Identificación del VA Control SVA S N Tipo de Actividad de Contingencia Auditor 7 Director de Oficina de Investigaciones 8 Jefe del OCI 9 Secretaria 10 Imprimir Informe Anual, proyecto de oficio de remisión al titular de la Entidad y enviar a Director Revisar y firmar Informe Anual y visar oficio de remisión al titular de la entidad, para ser enviado al Jefe de OCI Revisar y firmar Informe Anual y oficio para ser enviado al titular de la Entidad Ingresar oficio de remisión del Informe Anual en el sistema y enviar a titular de la Entidad Operativo Mantenimiento de Sistema Página 13 de 186

14 Código: MML-OCI-PR01 Tipo: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Título: INFORME ANUAL PARA EL CONCEJO MUNICIPAL Unidad orgánica /unidad funcional Responsable (cargo del Clasificador de cargos / Denominación de MOF) N Descripción de la Actividad Duración Efectivo Espera Tipo de valor Identificación del VA Control SVA S N Tipo de Actividad de Contingencia Auditor 11 Foliar todos los archivos y documentos que sustente el procedimiento ejecutado y envío al archivo Logístico Verificar que toda la documentación se encuentra foliada Minutos Horas Días Página 14 de 186

15 Código: MML-OCI-PR01 Tipo: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Título: INFORME ANUAL PARA EL CONCEJO MUNICIPAL 4.9. INSTRUCCIONES Este procedimiento no cuenta con instrucciones establecidas DURACION Este procedimiento no cuenta con tiempo establecido. Página 15 de 186

16 Fase Código: MML-OCI-PR01 Tipo: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Título: INFORME ANUAL PARA EL CONCEJO MUNICIPAL DIAGRAMACION Procedimiento 01: Informe Anual para el Consejo Municipal Director de la Oficina de Auditor Jefe del OCI Secretaria Investigaciones Inicio 1 Recabar información de todas las oficinas del OCI 2 Redactar borrador de Informe, proyecto de oficio al titular de la entidad y enviar a Director 3 Revisar borrador de Informe 5 Corregir borrador de Informe y enviar a Director para la revisión 4 Devolver borrador de Informe a Auditor con las observaciones identificadas 7 Imprimir Informe Anual, proyecto de oficio de remisión al titular de la Entidad y enviar a Director 6 Revisar borrador de informe Hay alguna correcciòn? Si: Devolver a Auditor para la corrección y repetir La actividad N 4 No: Devolver a Auditor para la impresión del Informe Anual. Ir a la actividad N 7 11 Foliar todos los archivos y documentos que sustente el procedimiento ejecutado y envío al archivo. 8 Revisar y firmar Informe Anual y visar oficio de remisión al titular de la entidad, para ser enviado al Jefe de OCI 9 Revisar y firmar Informe Anual y oficio para ser enviado al titular de la Entidad 10 Ingresar oficio de remisión del Informe Anual en el sistema y enviar a titular de la Entidad Fin Página 16 de 186

17 Código: MML-OCI-PR01 Tipo: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Título: INFORME ANUAL PARA EL CONCEJO MUNICIPAL LISTA DE REGISTROS Y FORMULARIOS Este procedimiento no cuenta con formularios establecidos HOJA DE IDENTIFICACION DE CAMBIOS PAGINA CAPITULO/PÁRRAFO/ FIGURA/TABLA/NOTA ACTUALIZACIÓN TEXTO ACTUALIZADO Página 17 de 186

18 Código: MML-OCI-PR02 Tipo: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Título: PARTICIPACIÓN EN COMISIÓN ESPECIAL DE CAUTELA 4. B. PARTICIPACIÓN EN COMISIÓN ESPECIAL DE CAUTELA Página 18 de 186

19 Código: MML-OCI-PR02 Tipo: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Título: PARTICIPACIÓN EN COMISIÓN ESPECIAL DE CAUTELA 4. ESTRUCTURA DE PROCEDIMIENTO 4.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PARTICIPACIÓN EN COMISIÓN ESPECIAL DE CAUTELA CODIGO: MML-OCI-PR UNIDAD ORGANIZACIONAL: Órgano de Control Institucional o Oficina del Control Financiero y Presupuestal o Oficina de Control de la Gestión 4.3. RESPONSABLES DE ELABORACION, REVISION Y APROBACION Elaborado/Actualizado por: Firma: Raimunda Carmen Salazar Guzmán Javier Miguel Dulanto Casanova Cargo: Directora de la Oficina de Control Financiero y Presupuestal Director de la Oficina de Control de la Gestión Fecha: 01/06/2016 Revisado por: Mario Salazar Abregu Cargo: Subgerente de Desarrollo Institucional Firma: Fecha: 01/06/2016 Aprobado por: Javier Castro Méndez Cargo: Jefe del Órgano de Control Institucional Firma: Fecha: 01/06/2016 Página 19 de 186

20 Código: MML-OCI-PR02 Tipo: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Título: PARTICIPACIÓN EN COMISIÓN ESPECIAL DE CAUTELA 4.4. FINALIDAD Cautelar el cumplimiento de las obligaciones contractuales de la Entidad: Municipalidad Metropolitana de Lima MML.- y la Sociedad de Auditoria eterna. Programa de Gobierno Regional de Lima Metropolitana - PGRLM y la Sociedad de Auditoria Eterna DOCUMENTOS ASOCIADOS O BASE LEGAL Directiva N CG/PROCAL "Gestión de Sociedades de Auditoría", aprobado por Resolución de Contraloría n CG de 30.OCT Publicada el 31.OCT OBJETIVOS ESTRATEGICOS Eje programático Gobierno y gestión administrativa eficiente y oportuna. Generales Fortalecer la administración municipal reordenando el marco normativo, implementando un sistema de gestión por resultados, simplificando procesos y procedimientos, manteniendo el equilibrio de las finanzas municipales, generando ambientes favorables para la inversión privada. Objetivos Estratégicos Específicos Acción Estratégica Ejercer el Control Institucional en la MML 4.7. REQUISITOS Este procedimiento no cuenta con requisitos establecidos. Página 20 de 186

21 Código: MML-OCI-PR02 Tipo: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Título: PARTICIPACIÓN EN COMISIÓN ESPECIAL DE CAUTELA 4.8. ACCIONES, FASES Y ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO Unidad orgánica /unidad funcional Responsable (cargo del Clasificador de cargos / Denominación de MOF) N Descripción de la Actividad Duración Efectivo Espera Tipo de valor VA Control SVA S N Identificación del Tipo de Actividad de Contingencia OCI Jefe del OCI 1 2 Secretaría 3 4 Jefe del OCI 5 Proponer la designación de un integrante y un suplente de la Comisión de Cautela ante el Titular de la MML o PGRLM Recepcionar la Resolución de Alcaldía que designa la Comisión Especial de Cautela de la MML o del PGRLM Ingresar al sistema GESDOC la Resolución de Alcaldía y asigna el código Entregar la Resolución de Alcaldía al Jefe del OCI Revisar la Resolución y envía a través de secretaría un proveído dirigido al presidente designado y al suplente de la Comisión de Especial de Cautela Página 21 de 186

22 Código: MML-OCI-PR02 Tipo: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Título: PARTICIPACIÓN EN COMISIÓN ESPECIAL DE CAUTELA Unidad orgánica /unidad funcional Responsable (cargo del Clasificador de cargos / Denominación de MOF) N Descripción de la Actividad Duración Efectivo Espera Tipo de valor VA Control SVA S N Identificación del Tipo de Actividad de Contingencia Secretaría Presidente de la Comisión Especial de Cautela (Representante del OCI) Enviar Resolución a las personas designadas del OCI : al Presidente y suplente para ser parte de la Comisión Especial de Cautela Registrar en sistema GESDOC a que persona se le deriva el documento Entregar mediante cargo a la persona designada como presidente y al suplente Recepcionar y firmar cuaderno de cargo Tomar conocimiento y coordinar con los otros integrantes de la Comisión Especial de Cautela. Recepcionar el documento mediante el cual la gestión de la MML o del PGRLM informan la Sociedad Auditora que ganó el concurso público de méritos que va a ejercer el Control Gubernamental Financiero a la MML o al PGRLM Página 22 de 186

23 Código: MML-OCI-PR02 Tipo: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Título: PARTICIPACIÓN EN COMISIÓN ESPECIAL DE CAUTELA Unidad orgánica /unidad funcional Responsable (cargo del Clasificador de cargos / Denominación de MOF) N Descripción de la Actividad Duración Efectivo Espera Tipo de valor VA Control SVA S N Identificación del Tipo de Actividad de Contingencia Convocar a una reunión a los participantes de la Comisión Especial de Cautela, para las acciones a realizar y distribución de trabajo, se instala la Comisión y se formula el Acta de Instalación. En coordinación, los integrantes de la Comisión Especial de Cautela, redactar Acta donde se consigna agenda y acuerdos arribados. Gestionar que la entidad proporcione a la Comisión de Cautela el contrato suscrito por la MML y la SOA o contrato suscrito por el PGRLM y la SOA Convocar a una reunión o realizar una visita al ambiente donde se instala la Comisión de Auditoría de la Sociedad de Auditoría (SOA), contando con la presencia de un representante de la gestión de la MML o PGRLM para comprobar las facilidades que se brinda a la SOA (ambiente, equipo, mobiliario). Página 23 de 186

24 Código: MML-OCI-PR02 Tipo: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Título: PARTICIPACIÓN EN COMISIÓN ESPECIAL DE CAUTELA Unidad orgánica /unidad funcional Responsable (cargo del Clasificador de cargos / Denominación de MOF) N Descripción de la Actividad Duración Efectivo Espera Tipo de valor VA Control SVA S N Identificación del Tipo de Actividad de Contingencia Suscribir el acta de reunión o de visita a la SOA, dejando constancia de las facilidades que se le brinda a la misma para su desempeño. Coordinar con los integrantes de la Comisión de Cautela para: - Verificar el cumplimiento Contractual de parte de la entidad (MML o PGRLM) y de parte de la SOA - Solicitar información a la MML o PGRLM si cumplió con el registro del contrato con la SOA en el INFOSAF (Sistema Informático de Sociedades de Auditoría y Auditores Financieros) de la Contraloría General de la República. - Verificar requisitos de carta fianzas presentados por la SOA y cronograma de trabajo - Visitas inopinadas al ambiente donde labora la comisión auditora de la SOA - Verificar el control de asistencia de Página 24 de 186

25 Código: MML-OCI-PR02 Tipo: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Título: PARTICIPACIÓN EN COMISIÓN ESPECIAL DE CAUTELA Unidad orgánica /unidad funcional Responsable (cargo del Clasificador de cargos / Denominación de MOF) N Descripción de la Actividad Duración Efectivo Espera Tipo de valor VA Control SVA S N Identificación del Tipo de Actividad de Contingencia los integrantes de la Comisión de auditoría Con los integrantes de la Comisión Especial de Cautela verificar el sustento de solicitudes de modificación de contrato presentado por la Sociedad Auditora a la Entidad. Con los integrantes de la Comisión Especial de Cautela, elaborar informe sobre cumplimiento de Obligaciones Contractuales, empleando el formato establecido por Contraloría General de la República. Enviar Formato denominado "Informe sobre cumplimiento de Obligaciones Contractuales" al Titular de la MML o PGRLM y a la Contraloría General de la República. Minutos Horas Días Meses Página 25 de 186

26 Código: MML-OCI-PR02 Tipo: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Título: PARTICIPACIÓN EN COMISIÓN ESPECIAL DE CAUTELA 4.9. INSTRUCCIONES Este procedimiento no cuenta con instrucciones establecidas DURACION Este procedimiento no cuenta con tiempo establecido. Página 26 de 186

27 Fase Inicio Código: MML-OCI-PR02 Tipo: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Título: PARTICIPACIÓN EN COMISIÓN ESPECIAL DE CAUTELA DIAGRAMACION Procedimiento 02: Participación en Comisión Especial de Cautela Secretaria Jefe de OCI Presidente de la Comisión Auditora Comisión Especial de Cautela Proponer la designación de un integrante y un suplente de la Comisión de Cautela ante el Titular de la MML o PGRLM Recepcionar la Resolución de Alcaldía que designa la Comisión Especial de Cautela de la MML o del PGRLM Ingresar al sistema GESDOC la Resolución de Alcaldía y asigna el código Entregar la Resolución de Alcaldía al Jefe del OCI Revisar la Resolución y envía a través de secretaría un proveído dirigido al presidente designado y al suplente de la Comisión de Especial de Cautela Enviar Resolución a las personas designadas del OCI :al Presidente y suplente para ser parte de la Comisión Especial de Cautela Registrar en sistema GESDOC a que persona se le deriva el documento Entregar mediante cargo a la persona designada como presidente y al suplente Recepcionar y firmar cuaderno de cargo Tomar conocimiento y coordinar con los otros integrantes de la Comisión Especial de Cautela Recepcionar el documento mediante el cual la gestión de la MML o del PGRLM informan la Sociedad Auditora que ganó el concurso público de méritos que va a ejercer el Control Gubernamental Financiero a la MML o al PGRLM Convocar a una reunión a los participantes de la Comisión Especial de Cautela, para las acciones a realizar y distribución de trabajo, se instala la Comisión y se formula el Acta de Instalación En coordinación, los integrantes de la Comisión Especial de Cautela, redactar Acta donde se consigna agenda y acuerdos arribados Gestionar que la entidad proporcione a la Comisión de Cautela el contrato suscrito por la MML y la SOA o contrato suscrito por el PGRLM y la SOA Convocar a una reunión o realizar una visita al ambiente donde se instala la Comisión de Auditoría de la Sociedad de Auditoría (SOA), contando con la presencia de un representante de la gestión de la MML o PGRLM para comprobar las facilidades que se brinda a la SOA (ambiente, equipo, mobiliario) Suscribir el acta de reunión o de visita a la SOA, dejando constancia de las facilidades que se le brinda a la misma para su desempeño - Verificar el cumplimiento contractual de parte de la Entidad y de parte de la SOA. - Solicitar información a INFOSAF. - Verificar requisitos de carta fianzas presentados por la SOA y cronograma de trabajo. - Visita inopinadas al ambiente donde labora la comisión auditora de la SOA. -Verificar el control de asistencia. Con los integrantes de la Comisión Especial de Cautela verificar el sustento de solicitudes de modificación de contrato presentado por la Sociedad Auditora a la Entidad Con los integrantes de la Comisión Especial de Cautela, elaborar informe sobre cumplimiento de Obligaciones Contractuales, empleando el formato establecido por Contraloría General de la República Enviar Formato denominado " Informe sobre cumplimiento de Obligaciones Contractuales" al Titular de la MML o PGRLM y a la Contraloría General de la República Fin Página 27 de 186

28 Código: MML-OCI-PR02 Tipo: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Título: PARTICIPACIÓN EN COMISIÓN ESPECIAL DE CAUTELA LISTA DE REGISTROS Y FORMULARIOS Este procedimiento no cuenta con formularios establecidos HOJA DE IDENTIFICACION DE AMBIOS PAGINA CAPITULO/PÁRRAFO/ FIGURA/TABLA/NOTA ACTUALIZACIÓN TEXTO ACTUALIZADO Página 28 de 186

29 Código: MML-OCI-PR03 Título: EVALUACIÓN DE DENUNCIAS 4. C. EVALUACIÓN DE DENUNCIAS Página 29 de 186

30 Código: MML-OCI-PR03 Título: EVALUACIÓN DE DENUNCIAS 4. ESTRUCTURA DE PROCEDIMIENTO 4.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO EVALUACIÓN DE DENUNCIAS CODIGO: MML-OCI-PR UNIDAD ORGANIZACIONAL: Órgano de Control Institucional o Oficina de Investigaciones 4.3. RESPONSABLES DE ELABORACION, REVISION Y APROBACION Elaborado/Actualizado por: Enrique Alberto Robladillo Quispilay Cargo: Director de la Oficina de Investigación Firma: Fecha: 01/06/2016 Revisado por: Mario Salazar Abregu Cargo: Subgerente de Desarrollo Institucional Firma: Fecha: 01/06/2016 Aprobado por: Javier Castro Méndez Cargo: Jefe del Órgano de Control Institucional Firma: Fecha: 01/06/ FINALIDAD Promover el control social por parte de los ciudadanos, funcionarios y servidores públicos respecto a la captación, uso y destino de los recursos y bienes del Estado. Página 30 de 186

31 Código: MML-OCI-PR03 Título: EVALUACIÓN DE DENUNCIAS 4.5. DOCUMENTOS ASOCIADOS O BASE LEGAL Directiva n CG/GPROD "Servicio de atención de Denuncias", aprobada mediante Resolución de Contraloría n CG de 04.SET.2015 publicada el 05.SET OBJETIVOS ESTRATEGICOS Eje programático Gobierno y gestión administrativa eficiente y oportuna. Generales Fortalecer la administración municipal reordenando el marco normativo, implementando un sistema de gestión por resultados, simplificando procesos y procedimientos, manteniendo el equilibrio de las finanzas municipales, generando ambientes favorables para la inversión privada. Objetivos Estratégicos Específicos Acción Estratégica Ejercer el Control Institucional en la MML 4.7. REQUISITOS Este procedimiento no cuenta con requisitos establecidos. Página 31 de 186

32 Código: MML-OCI-PR03 Título: EVALUACIÓN DE DENUNCIAS 4.8. ACCIONES, FASES Y ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO Unidad orgánica /unidad funcional Responsable (cargo del Clasificador de cargos / Denominación de MOF) N Descripción de la Actividad Duración Efectivo Espera Tipo de valor Identificación del VA Control SVA S N Tipo de Actividad de Contingencia 1 Recepcionar Denuncia Secretaria 2 Ingresar documento al sistema GESDOC y remitir a Jefe del OCI Operativo Mantenimiento de Sistema Oficina del OCI Jefe del OCI Director de Oficina de Investigaciones Recepcionar y revisar documento Disponer a evaluación la denuncia remitiendo el documento a Director responsable Recepcionar, verificar requisitos y determinar si se admite denuncia para evaluación. Página 32 de 186

33 Código: MML-OCI-PR03 Título: EVALUACIÓN DE DENUNCIAS Unidad orgánica /unidad funcional Responsable (cargo del Clasificador de cargos / Denominación de MOF) N Descripción de la Actividad Duración Efectivo Espera Tipo de valor Identificación del VA Control SVA S N Tipo de Actividad de Contingencia 6 Enviar caso a auditor responsable Auditor 7 Solicitar documentos aclaratorios o información complementaria al Denunciante Jefe del OCI 8 Firmar la solicitud 9 Enviar solicitud de documentos a denunciante Secretaria Recepcionar respuesta de Denunciante con los documentos solicitados Ingresar documento al sistema y enviarlos al Jefe del OCI X Operativo Mantenimiento de Sistema Jefe del OCI 12 Revisar documentos y derivar al Director encargado X Página 33 de 186

34 Código: MML-OCI-PR03 Título: EVALUACIÓN DE DENUNCIAS Unidad orgánica /unidad funcional Responsable (cargo del Clasificador de cargos / Denominación de MOF) Director de Oficina de Investigaciones Auditor Director de Oficina de Investigaciones N Auditor 18 Descripción de la Actividad Revisar documentos y remitir a Auditor encargado del caso Analizar y evaluar epediente de Denuncia Redactar borrador de Informe de Evaluación de Denuncia, Informe de Alerta de Control, propuesta de acción simultánea o caso organizado, según corresponda. Así como el oficio al titular de la entidad y al denunciante, y enviar a Director. Revisar borrador de informe Devolver borrador de Informe a Auditor con las observaciones identificadas Corregir borrador de Informe y enviar a Director para la revisión Duración Efectivo Espera Tipo de valor Identificación del VA Control SVA S N Tipo de Actividad de Contingencia Página 34 de 186

35 Código: MML-OCI-PR03 Título: EVALUACIÓN DE DENUNCIAS Unidad orgánica /unidad funcional Responsable (cargo del Clasificador de cargos / Denominación de MOF) Director de Oficina de Investigaciones N 19 Auditor 20 Director de Oficina de Investigaciones Jefe del OCI Descripción de la Actividad Revisar borrador de informe Hay alguna corrección? Si: Devolver a Auditor para la corrección, repetir la actividad N 17 No: Devolver a Auditor para la impresión del Informe Anual. Ir a la actividad N 20 Imprimir Informe respectivo, proyecto de oficios de remisión al titular de la Entidad y respuesta al denunciante, y enviar a Director Revisar y firmar Informe y visar oficios de remisión al titular de la entidad y el de respuesta al denunciante, para ser enviado al Jefe de OCI Revisar y visar Informe respectivo. Duración Efectivo Espera Tipo de valor Identificación del VA Control SVA S N Tipo de Actividad de Contingencia Página 35 de 186

36 Código: MML-OCI-PR03 Título: EVALUACIÓN DE DENUNCIAS Unidad orgánica /unidad funcional Responsable (cargo del Clasificador de cargos / Denominación de MOF) Secretaria N Descripción de la Actividad Ingresar oficio de remisión del Informe y de respuesta al denunciante, en el sistema. Notificar resultados de evaluación de denuncia a denunciante y/o titular de la entidad Duración Efectivo Espera Tipo de valor Identificación del VA Control SVA S N Tipo de Operativo Actividad de Contingencia Verificar información a ingresar Minutos Horas Días Página 36 de 186

37 Código: MML-OCI-PR03 Título: EVALUACIÓN DE DENUNCIAS 4.9. INSTRUCCIONES Este procedimiento no cuenta con instrucciones establecidas DURACION Este procedimiento no cuenta con tiempo establecido. Página 37 de 186

38 Fase Código: MML-OCI-PR03 Título: EVALUACIÓN DE DENUNCIAS DIAGRAMACION Procedimiento 03: EVALUACIÓN DE DENUNCIAS Secretaria Jefe del OCI Director de Oficina de Investigaciones Auditor Técnico Inicio 1 Recepcionar denuncia 2 Ingresar 3 documento al Recepcionar y sistema y revisar remitir a Jefe de denuncia OCI 4 Disponer a evaluación la denuncia remitiendo el documento a Director responsable 5 Recepcionar, verificar requisitos y determinar si se admite la denuncia para evaluaciòn 9 Enviar solicitud de documentos a Denunciante 8 Firmar la solicitud 6 Enviar caso a auditor responsable 7 Solicitar documentos aclaratorios o información complementari a al Denunciante 10 Recepcionar respuesta de denunciante con los documentos solicitados 11 Ingresar documento al sistema y enviarlo al Jefe de OCI 12 Revisar documentos y derivar a Director encargado 13 Revisar documentos y remitir a auditor encargado del caso 14 Analizar y evaluar epediente de denuncia Revisar borrador de informe Redactar borrador de Informe de Evaluación de Denuncia, Informe de Alerta de Control, propuesta de acción simultánea o caso organizado, según corresponda. Así como el oficio al titular de la entidad y al denunciante, y enviar a Director 17 Devolver borrador de Informe a Auditor con las observaciones identificadas 18 Corregir borrador de Informe y enviar a Director para la revisión 19 Revisar borrador de informe hay alguna corrección? Si: Ir a actividad Nº 17 No: Ir a actividad Nº Imprimir Informe respectivo, proyecto de oficios de remisión al titular de la Entidad y respuesta al denunciante, y enviar a Director 23 Ingresar oficio de remisión del Informe y de respuesta al denunciante, en el sistema. 22 Revisar y visar Informe respectivo 21 Revisar y firmar Informe y visar oficios de remisión al titular de la entidad y el de respuesta al denunciante, para ser enviado al Jefe de OCI 24 Notificar resultados de evaluación de denuncia a denunciante y/o titular de la entidad FIN Página 38 de 186

39 Código: MML-OCI-PR03 Título: EVALUACIÓN DE DENUNCIAS LISTA DE REGISTROS Y FORMULARIOS Este procedimiento no cuenta con formularios establecidos HOJA DE IDENTIFICACION DE AMBIOS PAGINA CAPITULO/PÁRRAFO/ FIGURA/TABLA/NOTA ACTUALIZACIÓN TEXTO ACTUALIZADO Página 39 de 186

40 Código: MML-OCI-PR04 Título: SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS Y DE PROCESOS JUDICIALES 4. D. SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS Y DE PROCESOS JUDICIALES Página 40 de 186

41 Código: MML-OCI-PR04 Título: SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS Y DE PROCESOS JUDICIALES 4. ESTRUCTURA DE PROCEDIMIENTO 4.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS Y DE PROCESOS JUDICIALES CODIGO: MML-OCI-PR UNIDAD ORGANIZACIONAL: Órgano de Control Institucional o Oficina de Investigaciones 4.3. RESPONSABLES DE ELABORACION, REVISION Y APROBACION Elaborado/Actualizado por: Enrique Alberto Robladillo Quispilay Cargo: Director de Oficina de Investigación Firma: Fecha: 01/06/2016 Revisado por: Mario Salazar Abregu Cargo: Subgerente de Desarrollo Institucional Firma: Fecha: 01/06/2016 Aprobado por: Javier Castro Méndez Cargo: Jefe del Órgano de Control Institucional Firma: Fecha: 01/06/2016 Página 41 de 186

42 Código: MML-OCI-PR04 Título: SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS Y DE PROCESOS JUDICIALES 4.4. FINALIDAD Establecer los procedimientos para la verificación y seguimiento de la implementación de las recomendaciones contenidas en los informes resultantes de los servicios de control posterior. Asimismo, establecer las pautas para el seguimiento de los procesos judiciales derivados de los servicios de control posterior DOCUMENTOS ASOCIADOS O BASE LEGAL Directiva n CG/GPROD "Implementación y seguimiento a las recomendaciones de los informes de auditoría y su publicación en el Portal de Transparencia Estándar de la Entidad", aprobada mediante Resolución de Contraloría n CG de 03.MAY.2016, publicada el 04.MAY.2016, vigente a partir del 05.MAY OBJETIVOS ESTRATEGICOS Eje programático Gobierno y gestión administrativa eficiente y oportuna. Generales Fortalecer la administración municipal reordenando el marco normativo, implementando un sistema de gestión por resultados, simplificando procesos y procedimientos, manteniendo el equilibrio de las finanzas municipales, generando ambientes favorables para la inversión privada. Objetivos Estratégicos Específicos Acción Estratégica Ejercer el Control Institucional en la MML Página 42 de 186

43 Código: MML-OCI-PR04 Título: SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS Y DE PROCESOS JUDICIALES 4.7. REQUISITOS El siguiente procedimiento no tiene requisitos establecidos. Página 43 de 186

44 Código: MML-OCI-PR04 Título: SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS Y DE PROCESOS JUDICIALES 4.8. ACCIONES, FASES Y ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO Unidad orgánica /unidad funcional Responsable (cargo del Clasificador de cargos / Denominación de MOF) N Descripción de la Actividad Duración Efectivo Espera Tipo de valor Identificación del VA Control SVA S N Tipo de Actividad de Contingencia OCI Secretaria 1 2 Jefe del OCI 3 Director 4 Recibir información de las distintas unidades orgánicas de la MML sobre la situación de las recomendaciones emitidas producto de los informes de auditoría. Registrar el documento en el sistema y enviar al Jefe de OCI Informarse sobre las respuestas y enviar documento al Director responsable Informarse sobre las respuestas y enviar documento a Auditor responsable para su evaluación Operativo Mantenimiento de Sistema Página 44 de 186

45 Código: MML-OCI-PR04 Título: SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS Y DE PROCESOS JUDICIALES Unidad orgánica /unidad funcional Responsable (cargo del Clasificador de cargos / Denominación de MOF) N Descripción de la Actividad Duración Efectivo Espera Tipo de valor Identificación del VA Control SVA S N Tipo de Actividad de Contingencia 5 Revisar documentos recibidos identificando las recomendaciones y proceder a evaluarlas Se recibió respuesta con toda la documentación sustentatoria? Si: Ir a la actividad N 14 Auditor No: Ir a la actividad N 6 6 Coordinar con las unidades orgánicas a fin de remitir la documentación faltante 7 Emitir memorandos y/u oficios a las unidades orgánicas de la MML, para que informen sobre la situación de las recomendaciones a su Página 45 de 186

46 Código: MML-OCI-PR04 Título: SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS Y DE PROCESOS JUDICIALES Unidad orgánica /unidad funcional Responsable (cargo del Clasificador de cargos / Denominación de MOF) N Descripción de la Actividad Duración Efectivo Espera Tipo de valor Identificación del VA Control SVA S N Tipo de Actividad de Contingencia cargo pendientes y/o en proceso de implementación, y enviar a Director Director 8 Jefe del OCI 9 10 Secretaria 11 Revisar memorandos y/u oficios y visar los documentos para ser enviado a Jefe del OCI Revisar memorandos y/u oficios y firmar, para ser enviados a las áreas involucradas Ingresar memorandos y/u oficios en el sistema para ser enviado a la áreas involucradas Recibir respuestas de memorandos y/u oficios, registrar en el sistema y enviar al Jefe de OCI para su conocimiento Operativo Operativo Mantenimiento de Sistema Mantenimiento de Sistema Página 46 de 186

47 Código: MML-OCI-PR04 Título: SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS Y DE PROCESOS JUDICIALES Unidad orgánica /unidad funcional Responsable (cargo del Clasificador de cargos / Denominación de MOF) N Descripción de la Actividad Duración Efectivo Espera Tipo de valor Identificación del VA Control SVA S N Tipo de Actividad de Contingencia Jefe del OCI 12 Director 13 Auditor 14 Tomar conocimiento de las respuesta recibidas en base a los memorandos y/u oficios y enviar a Director responsable Tomar conocimiento de las respuestas recibidas y enviar a Auditor responsable Evaluar respuestas sobre las recomendaciones y determinar la situación de las mismas La recomendación fue implementada? Si: Ir a la actividad N 18 No: Ir a la actividad N 15 o Informar a Director para acudir a la unidad orgánica Página 47 de 186

48 Código: MML-OCI-PR04 Título: SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS Y DE PROCESOS JUDICIALES Unidad orgánica /unidad funcional Responsable (cargo del Clasificador de cargos / Denominación de MOF) N Descripción de la Actividad Duración Efectivo Espera Tipo de valor Identificación del VA Control SVA S N Tipo de Actividad de Contingencia y hacer una visita de verificación de lo informado Director Autorizar la visita de verificación Ir a la(s) unidad(es) orgánica(s) para hacer una visita de verificación de lo informado Registrar la situación de la recomendación en el sistema Auditor 19 Redactar informe de seguimiento de medidas correctivas y de procesos judiciales, precisando el estado de las recomendaciones Página 48 de 186

49 Código: MML-OCI-PR04 Título: SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS Y DE PROCESOS JUDICIALES Unidad orgánica /unidad funcional Responsable (cargo del Clasificador de cargos / Denominación de MOF) N Descripción de la Actividad Duración Efectivo Espera Tipo de valor Identificación del VA Control SVA S N Tipo de Actividad de Contingencia Revisar borrador de informe Hay alguna corrección? Director 20 Auditor 21 Director 22 Jefe del OCI 23 Si: Devolver a Auditor para la corrección y repetir actividad N 19 No: Devolver a Auditor para la impresión del Informe. Ir a la actividad N 21 Imprimir Informe, proyecto de oficio de remisión al titular de la Entidad y enviar a Director Revisar y firmar Informe, y visar oficio de remisión al titular de la entidad, para ser enviado al Jefe de OCI Revisar y firmar Informe y oficio para ser enviado al titular de la Entidad Página 49 de 186

50 Código: MML-OCI-PR04 Título: SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS Y DE PROCESOS JUDICIALES Unidad orgánica /unidad funcional Responsable (cargo del Clasificador de cargos / Denominación de MOF) N Descripción de la Actividad Duración Efectivo Espera Tipo de valor Identificación del VA Control SVA S N Tipo de Actividad de Contingencia Secretaria 24 Auditor 25 Ingresar oficio de remisión del Informe en el sistema y enviar al titular de la Entidad Foliar todos los archivos y documentos que sustente el procedimiento ejecutado y envío al archivo. Minutos Horas Días Operativo Mantenimiento de Sistema Página 50 de 186

51 Código: MML-OCI-PR04 Título: SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS Y DE PROCESOS JUDICIALES 4.9. INSTRUCCIONES Este procedimiento no cuenta con instrucciones establecidas DURACION Este procedimiento no cuenta con tiempo establecido. Página 51 de 186

52 Fase Código: MML-OCI-PR04 Título: SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS Y DE PROCESOS JUDICIALES DIAGRAMACION Procedimiento 04: SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS Y DE PROCESOS JUDICIALES Secretaria Jefe del OCI Director Auditor Inicio Recibir información 1 de las distintas unidades orgánicas de la MML sobre las situación de las recomendaciones emitidas producto de los informes de auditoría. 2 Registrar el documento en el sistema y enviar al Jefe de OCI 3 Informarse sobre las respuestas y enviar documento al Director responsable 4 Informarse sobre las respuestas y enviar documento a Auditor responsable para su evaluación 5 Revisar documentos recibidos identificando las recomendaciones y proceder a evaluarlas Se recibió respuesta con toda la documentación sustentatoria? Si: Ir a la actividad N 14 No: Ir a la actividad N 6 6 Coordinar con las unidades orgánicas a fin de remitir la documentación faltante 10 Ingresar memorandos y/ u oficios en el sistema para ser enviado a la áreas involucradas 9 Revisar memorandos y/ u oficios y firmar, para ser enviados a las áreas involucradas 8 Revisar memorandos y/ u oficios y visar los documentos para ser enviado a Jefe del OCI 7 Emitir memorandos y/u oficios a las unidades orgánicas de la MML, para que informen sobre la situación de las recomedaciones a su cargo pendientes y/o en proceso de implementación, y enviar a Director 11 Recibir respuestas de memorandos y/ u oficios, registrar en el sistema y enviar al Jefe de OCI para su conocimiento 12 Tomar conocimiento de las respuesta recibidas en base a los memorandos y/ u oficios y enviar a Director responsable 13 Tomar conocimiento de las respuestas recibidas y enviar a Auditor responsable 14 Evaluar respuestas sobre las recomendaciones y determinar la situación de las mismas La recomendación fue implementada? Si: Ir a la activdiad N 18 No: Ir a la actividad N 15 o Autorizar la visita de verificación Informar a Director para acudir a la unidad orgánica y hacer una visita de verificación de lo informado 17 Ir a la(s) unidad(es) orgánica(s) para hacer una visita de verificación de lo informado 18 Registrar la situación de la recomendación en el sistema 20 Revisar borrador de informe Hay alguna correcciòn? Si: Devolver a Auditor para la corrección y repetir actividad N 19 No: Devolver a Auditor para la impresión del Informe. Ir a la actividad N Redactar informe de seguimiento de medidas correctivas y de procesos judiciales, precisando el estado de las recomendaciones 21 Imprimir Informe, proyecto de oficio de remisión al titular de la Entidad y enviar a Director 24 Ingresar oficio de remisión del Informe en el sistema y enviar al titular de la Entidad 23 Revisar y firmar Informe y oficio para ser enviado al titular de la Entidad 22 Revisar y firmar Informe, y visar oficio de remisión al titular de la entidad, para ser enviado al Jefe de OCI 25 Foliar todos los archivos y documentos que sustente el procedimiento ejecutado y envío al archivo. FIN Página 52 de 186

53 Código: MML-OCI-PR04 Título: SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS Y DE PROCESOS JUDICIALES LISTA DE REGISTROS Y FORMULARIOS Este procedimiento no cuenta con formularios establecidos HOJA DE IDENTIFICACION DE AMBIOS PAGINA CAPITULO/PÁRRAFO/ FIGURA/TABLA/NOTA ACTUALIZACIÓN TEXTO ACTUALIZADO Página 53 de 186

54 Código: MML-OCI-PR05 Título: SEGUIMIENTO DE MEDIDAS PREVENTIVAS DE CONTROL SIMULTÁNEO 4. E. SEGUIMIENTO DE MEDIDAS PREVENTIVAS DE CONTROL SIMULTÁNEO Página 54 de 186

55 Código: MML-OCI-PR05 Título: SEGUIMIENTO DE MEDIDAS PREVENTIVAS DE CONTROL SIMULTÁNEO 4. ESTRUCTURA DE PROCEDIMIENTO 4.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO DE MEDIDAS PREVENTIVAS DE CONTROL SIMULTÁNEO CODIGO: MML-OCI-PR UNIDAD ORGANIZACIONAL: Órgano de Control Institucional o Oficina de Investigaciones o Oficina de Control de la Gestión o Oficina de Control Financiero y Presupuestal o Oficina de Control de la Corporación 4.3. RESPONSABLES DE ELABORACION, REVISION Y APROBACION Elaborado/Actualizado por: Enrique Alberto Robladillo Quispilay Cargo: Director de la Oficina de Investigación Firma: Fecha: 01/06/2016 Revisado por: Mario Salazar Abregu Cargo: Subgerente de Desarrollo Institucional Firma: Fecha: 01/06/2016 Aprobado por: Javier Castro Méndez Cargo: Jefe del Órgano de Control Institucional Firma: Fecha: 01/06/ FINALIDAD Establecer los procedimientos para el seguimiento y evaluación de las acciones realizadas por la entidad para mitigar o superar los riesgos comunicados, como resultado de la ejecución de los servicios de control simultáneo. Página 55 de 186

56 Código: MML-OCI-PR05 Título: SEGUIMIENTO DE MEDIDAS PREVENTIVAS DE CONTROL SIMULTÁNEO 4.5. DOCUMENTOS ASOCIADOS O BASE LEGAL Directiva n CG/APROD Ejercicio del Control Simultáneo, aprobada mediante Resolución de Contraloría n CG de 13.OCT.2014, publicada el 14.OCT.2014, modificada con Resolución de Contraloría n CG de 16.ABR OBJETIVOS ESTRATEGICOS Eje programático Gobierno y gestión administrativa eficiente y oportuna. Generales Fortalecer la administración municipal reordenando el marco normativo, implementando un sistema de gestión por resultados, simplificando procesos y procedimientos, manteniendo el equilibrio de las finanzas municipales, generando ambientes favorables para la inversión privada. Objetivos Estratégicos Específicos Acción Estratégica Ejercer el Control Institucional en la MML 4.7. REQUISITOS Este procedimiento no cuenta con requisitos establecidos. Página 56 de 186

57 Código: MML-OCI-PR05 Título: SEGUIMIENTO DE MEDIDAS PREVENTIVAS DE CONTROL SIMULTÁNEO 4.8. ACCIONES, FASES Y ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO Unidad orgánica /unidad funcional OCI Responsable (cargo del Clasificador de cargos / Denominación de MOF) Secretaria N Descripción de la Actividad 1 2 Jefe del OCI 3 Director 4 Auditor 5 Recibir respuestas de las distintas unidades orgánicas de la MML sobre la situación de los riesgos emitidos producto de los informes de control simultáneo. Registrar el documento en el sistema y enviar al Jefe de OCI Informarse sobre las respuestas y enviar documento al Director responsable Informarse sobre las respuestas y enviar documento a Auditor responsable para su evaluación Revisar documentos recibidos identificando los riesgos y proceder a evaluarlos Se recibió respuesta con toda la documentación sustentatoria? Duración Efectivo Espera Tipo de valor Identificación del VA Control SVA S N Tipo de Operativo Actividad de Contingencia Mantenimiento de Sistema Página 57 de 186

58 Código: MML-OCI-PR05 Título: SEGUIMIENTO DE MEDIDAS PREVENTIVAS DE CONTROL SIMULTÁNEO Unidad orgánica /unidad funcional Responsable (cargo del Clasificador de cargos / Denominación de MOF) N Descripción de la Actividad Duración Efectivo Espera Tipo de valor Identificación del VA Control SVA S N Tipo de Actividad de Contingencia Si: Ir a la actividad N 14 No: Ir a la actividad N Director 8 Jefe del OCI 9 Secretaria 10 Coordinar con las unidades orgánicas a fin de remitir la documentación faltante Emitir memorandos y/u oficios a las unidades orgánicas de la MML, para que informen sobre la situación de los riesgos a su cargo en condición de sin acciones adoptadas y/o persiste, y enviar a Director Revisar memorandos y/u oficios y visar los documentos para ser enviado a Jefe del OCI Revisar memorandos y/u oficios y firmar, para ser enviados a las áreas involucradas Ingresar memorandos y/u oficios en el sistema para ser enviado a la áreas involucradas Operativo Mantenimiento de Sistema Página 58 de 186

59 Código: MML-OCI-PR05 Título: SEGUIMIENTO DE MEDIDAS PREVENTIVAS DE CONTROL SIMULTÁNEO Unidad orgánica /unidad funcional Responsable (cargo del Clasificador de cargos / Denominación de MOF) N Descripción de la Actividad 11 Jefe del OCI 12 Director 13 Recibir respuestas de memorandos y/u oficios, registrar en el sistema y enviar al Jefe de OCI para su conocimiento Tomar conocimiento de las respuesta recibidas en base a los memorandos y/u oficios y enviar a Director responsable Tomar conocimiento de las respuestas recibidas y enviar a Auditor responsable Evaluar respuestas sobre los riesgos y determinar la situación de los mismos Duración Efectivo Espera Tipo de valor Identificación del VA Control SVA S N Tipo de Operativo Actividad de Contingencia Mantenimiento de Sistema Auditor 14 El riesgo fue mitigado? Si: Ir a la actividad N 18 No: Ir a la actividad N 15 o 18 Página 59 de 186