Google. Apps for Business. Propuesta Comercial. Propuesta de Implementación de Google Apps para Empresas. Presentado a:

Transcripción

1 Google Apps for Business Propuesta Comercial Propuesta de Implementación de Google Apps para Empresas Presentado a: EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA (ESU) Versión: de Junio de 2014

2 Bogotá, 5 de Junio de 2014 Señores, EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA (ESU) Atn. Juliana Bermúdez Profesional Infraestructura Tecnológica Estimada Juliana, En atención a los requerimientos manifestados por ustedes, estamos presentando la siguiente propuesta para su análisis y evaluación. Esperamos que la información que estamos poniendo a su disposición, sea un buen punto de apoyo para la toma de una decisión bien informada. Ponemos a su disposición las más avanzada tecnología y el mejor equipo humano, el cual estará atento a resolver todas las inquietudes a la mayor brevedad posible. Cordialmente, Lina Farfán Account Manager GAPPS lfarfan@avanxo.com PBX: Ext: 102 Cel: Cláusula de Confidencialidad: Esta propuesta es confidencial y contiene información que es propiedad de AVANXO y/o Google Inc. El contenido ha sido desarrollado exclusivamente para EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA (ESU) como parte de la propuesta para implementación y configuración de Google Apps para Empresas. Esta propuesta no puede ser duplicada, distribuida o diseminada sin el consentimiento expreso y escrito de AVANXO. No obstante, la persona a quien está dirigida esta propuesta puede compartirla y distribuirla dentro de su organización únicamente a las personas involucradas en el proyecto que requieran conocer la información, haciéndoles saber el carácter confidencial de esta información. Todas las personas que reciban copia de este documento deben guardarlo y protegerlo con el mismo nivel de cuidado y protección que brindan a su propia información confidencial, aceptando los términos y condiciones expresados anteriormente sin excepción.nombres de productos y compañías citados en este documento pueden estar registrados y las marcas registradas corresponden a sus respectivas compañías. Estos nombres incluyen pero no están limitados a AVANXO, AVANXO Colombia, Google, Google Apps, Google Apps para Empresas, Gmail, Google Calendar, Gtalk, Google Docs, Google Sites y sus productos. Page 1

3 CONTENIDO ENTENDIMIENTO DE LAS NECESIDADES DE EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA (ESU)... 3 QUE ES GOOGLE APPS... 3 Servicios de la plataforma Google Apps incluidos en esta propuesta... 3 ALCANCE DE LA PROPUESTA... 4 SUSCRIPCIONES A SERVICIOS EN LA NUBE... 4 METODOLOGÍA PARA LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS PLANEACIÓN DESCUBRIMIENTO Y DISEÑO ALISTAMIENTO Y CONFIGURACIÓN ESTRATEGIA DE HABILITACIÓN Y MIGRACIÓN GESTIÓN DE CAMBIO CAPACITACIÓN SOPORTE POST-IMPLEMENTACIÓN... 8 PROPUESTA ECONÓMICA... 9 FORMA DE PAGO... ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. CONDICIONES GENERALES... 9 FACTORES A TENER EN CUENTA PARA EL ÉXITO DEL PROYECTO... 9 Page 2

4 ENTENDIMIENTO DE LAS NECESIDADES DE EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA (ESU) EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA (ESU) se encuentra en proceso de estudio y evaluación de posibles alternativas para implementar una plataforma de mensajería y colaboración con altos niveles de seguridad, disponibilidad, fácil implementación y adopción por parte de lo usuarios dentro del dominio corporativo de EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA (ESU). En atención a esto AVANXO ofrece a EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA (ESU) Google Apps para Empresas, una solución de Mensajería y Colaboración que opera 100% bajo el modelo de computación en la nube, que transforma a las empresas a nivel tecnológico, cultural y de negocio, generando beneficios en todas las áreas de la organización. Para conocer mas sobre AVANXO, por favor dirigirse a siguiente link QUE ES GOOGLE APPS Google Apps es una plataforma de trabajo colaborativo, que opera en un modelo 100% Computación en la Nube, diseñada y creada por Google Inc; soportada por la más robusta infraestructura física y lógica de sistemas distribuidos disponibles en el mercado, y que superan los más exigentes protocolos de seguridad de la industria para ofrecer así un servicio con la más alta disponibilidad, seguridad, un servicio eficiente, innovador y de fácil uso, lo que garantiza la adopción, apropiación y aprovechamiento de la Plataforma por parte de cualquier tipo de usuario, en todo tipo de organización. Servicios de la plataforma Google Apps incluidos en esta propuesta Gmail: Correo electrónico con la tecnología de la búsqueda de Google, hasta 30 GB de espacio de almacenamiento, posibilidad de usar el servicio sin conexión, gestión de contactos, además del servicio integrado de mensajería instantánea (chat) escrita, por voz, que facilita la comunicación y acorta sus tiempo, todo bajo un marco profesional de identificación única mediante el uso de su nombre de dominio. Calendar: Gestión de agenda para todos los miembros de la organización, una manera eficiente de administrar recursos compartidos, generar recordatorios y apoyar la organización de eventos en una interfaz de usuario. Page 3

5 Drive: Almacenamiento en la nube, permite realizar la gestión de archivos corporativos y personales desde equipos de cómputo, dispositivos móviles o cualquier dispositivo con navegación en internet; además de crear, compartir y editar documentos de diversos formatos (Documentos procesador de Palabras, Hojas de Cálculo, Presentaciones, Formularios, Dibujos..) en tiempo real y en simultánea con varios usuario, sin necesidad de costosas aplicaciones de ofimática, dependientes de un único equipo o licencia. Hangout: Permite participar en reuniones de video en línea desde un computador portátil, teléfono celular tableta, integrándose perfectamente con las aplicaciones de movilidad de Google para adaptarse a la modalidad de trabajo de cualquier tipo de organización. Sites: Este servicio permite crear y gestionar sitios web sin necesidad de conocimientos especializados de programación web, centralice sus contenidos, administre sus proyectos a través de sofisticadas interfaces tan rápidas de hacer como un documento o presentación. Vault: Vault es un servicio opcional. Incluye funciones agregadas de archivado, detección electrónica (e-discovery) y control de la información, permite la definición de Políticas de retención, evitando que se eliminen de manera permanente, accidental o premeditadamente elementos de correo y chat, funcionando como una copia de seguridad o como una potente herramienta de auditoría y cumplimiento de procesos o litigios. ALCANCE DE LA PROPUESTA La presente oferta contiene un paquete con los servicios descritos continuación: SUSCRIPCIONES A SERVICIOS EN LA NUBE Las soluciones en el modelo de computación en la nube operan bajo el esquema de software como servicio, cuyo acceso y utilización se habilita a través del pago de las suscripciones requeridas para suministrar el servicio a los usuarios del sistema. La propuesta incluye las siguientes suscripciones: SUSCRIPCIONES CANTIDAD Google Apps para Empresas 100 Page 4

6 METODOLOGÍA PARA LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS 1. Planeación En esta fase se realizan la reunión inicial para la revisión del alcancce y programación de actividades, el cronograma de trabajo y la programación de recursos involucrados en las tareas de configuración, implementación, migración, gestión de cambio y capacitación. 2. Descubrimiento y Diseño En esta fase se complementa el levantamiento técnico, funcional y de audiencias recopilados en el proceso comercial, y se diseñan las arquitecturas de migración y los planes de Gestión de Cambio y Capacitación de acuerdo a la información recopilada. 3. Alistamiento y Configuración El proceso de alistamiento hace referencia a todas las actividades requeridas para la activación de la plataforma y los usuarios como base para el proceso de implementación y migración, las actividades a realizar son: Registro de dominio de EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA (ESU) en los servidores de Google Apps, hasta tener acceso al Panel de Control de Google Apps para Empresas. Creación de organizaciones, aprovisionamiento de cuentas, direcciones alias y grupos. Creación de recursos (salas, proyectores, cámaras entre otros) Google Apps. en los calendarios de Configuración de los parámetros por cada aplicación de mensajería y colaboración en Google Apps. Afinamiento de las políticas Antispam y Antivirus. Cambio de imagen coorporativa con el logo de EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA (ESU) en la interfaz web de usuario final. Configuración de la consola de Vault Activación y personalización de la url de acceso al correo por parte del Usuario final. Implementación de sitio web sobre Google Sites, con material de apoyo para la capacitación en el uso de la solución. Page 5

7 4. Estrategia de habilitación y migración Figura 1. Fases Estratégia de migración. En esta fase se realizan las pruebas técnicas antes de implementar las soluciones de integración asociadas al proyecto y se define la estrategia de migración de datos. Se proponen los siguientes pasos para lograr una transición suave a la nueva plataforma, evualuando con cada grupo sus experiencia frente a Google Apps: Habilitación Core IT o Grupo de Tecnología: Primer grupo habilitado en la plataforma. Reconocimiento de las funcionalidades nuevas y capcitación técnica y funcional; configuración y manejo del panel de administración; en esta fase se definie el protocolo y procedimiento de soporte al usuario final mientras se realiza la migración de datos, si así lo decide la organización. Habilitación de primeros adoptantes: Habilitación de un grupo multidisciplinario representando a de todas las áreas de la organización que apoyarán el proceso de Gestión de Cambio, estos usuarios serán formados ampliamente y deberán contribuir con el proceso de capacitación y adopción de la plataforma. Puesta en producción o salida en vivo: Habilitación de todos los demás usuarios de la organización y salida en vivo. Para este momento todos los usuarios ya están capacitados y preparados para el uso de Google Apps. Migración de Datos Servicio opcional en el cual AVANXO ejecuta la actividad de migración de información de buzones de EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA (ESU) a través de su canal de Internet. Migración servidor a servidor: AVANXO realizará la migración de datos desde la infraestructura de EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA (ESU) y requiere el aprovisionamiento de uno o varios equipos de migración que serán provistos por EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA (ESU) bajo las características y requisitos de la herramienta de migración recomendada por Page 6

8 AVANXO. La información migrada es la alojada en el servidor de EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA (ESU), que normalmente corresponde a información reciente de buzones de correo. AVANXO realizará la migración de datos incluido en el alcance y entrenará al personal que EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA (ESU) designe en este proceso. Los tiempos de éste volumen de migración han sido cotizados basados en una tasa de transferencia de 1GB/hora, por tanto, los tiempos finales dependerán de la disponibilidad y capacidad del canal de Internet de EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA (ESU) para su migración. En caso que la tasa de transferencia sea inferior y los tiempos estimados de migración excedan lo previsto en el cronograma de trabajo, AVANXO hará entrega del proceso de migración EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA (ESU) para que continúe la ejecución de la actividad. 5. Gestión de cambio Por lo general, el Cambio afecta las organizaciones al impactar los procesos, los sistemas, la estructura organizacional y/o los roles y funciones de las personas. Gestión del Cambio (GdeC) es el conjunto de acciones tomadas por la empresa para acelerar la adopción de un Cambio, al tiempo que se minimiza el impacto en la operación y se reduce la resistencia o rechazo dentro de la organización. Puesto en otras palabras, el propósito de GdeC es manejar el aspecto humano de los cambios, ayudando a las personas y a la organización en la transición desde una situación actual, a un estado deseado o futuro. Figura No. 4 Metodología Gestión del Cambio La metodología de proyecto de Avanxo para Gestión de Cambio busca acompañar a las audiencias a lo largo del desarrollo del proyecto y posterior a la salida en vivo, con el fin de facilitar el proceso de transformación y promover el nivel de adopción del cambio. Page 7

9 6. Capacitación El cronograma de capacitación será definido en el Plan General de Implementación; es responsabilidad EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA (ESU) la logística necesaria para la realización de las capacitaciones. El número de horas y sesiones de capacitación están clasificadas así: Capacitación presencial de administración Google Apps para Empresas. El objetivo de esta capacitación es proporcionar el conocimiento necesario para que la empresa pueda realizar de una forma autónoma la gestión del servicio de correo y colaboración, mediante el panel de control que incluye Google Apps para Empresas. Capacitación presencial de usuario final Google Apps para Empresas. El objetivo de esta capacitación es suministrar a los usuarios finales el conocimiento para utilizar la solución Google Apps para empresas. Entrega de sitio web creado con Google Sites con documentación, material de ayuda, material de capacitación y consulta sobre el uso de las herramientas de mensajería y colaboración que componen Google Apps para Empresas. (Acceso al correo electrónico, búsqueda de correo, uso de etiquetas, calendario y video conferencias y drive) 7. Soporte post-implementación Una vez el servicio ha salido a producción, se entregará el procedimiento para la apertura y seguimiento de casos ante el grupo de Soporte Avanxo. El servicio AVANXO Google Apps Service Support es realizado por consultores con conocimiento y experiencia en Google Apps Deployment que atienden los casos registrados por los usuarios administradores vía telefónica, conferencia web o vía correo electrónico. Este servicio se presta en horario 5x8, de 8:00am 12pm y de 2:00pm a 6:00pm hora Colombia, desde las instalaciones de AVANXO. PAQUETE CONDICIONES 12 Tiquetes el año Tiquete para consumo de Administradores de Google Apps. Cada tiquete tiene duración de máximo 1 hora. Si el requerimiento implica mayor tiempo del grupo de soporte, se hará uso de otro tiquete. * Tiquetes adicionales podrán adquirirse en paquetes de mínimo 8 tiquetes bajo solicitud de EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA (ESU). No incluye: Soporte en aplicaciones de terceros, asistencia respecto a la conexión a internet, navegador, hardware, otros componentes de software. Page 8

10 PROPUESTA ECONÓMICA Nuestro estimado financiero para el proyecto de implementación de Google Apps, Servicios Profesionales de Implementación, Gestión de Cambio Avanzada, Capacitación y Soporte para EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA (ESU), considerando las actividades mencionadas en el alcance de la propuesta y el número de suscripciones solicitadas, comprende lo siguiente: CONCEPTO VALOR ANUAL POR SUSCRIPCIÓN Suscripciones Google Apps para Empresas anual 100 Suscripciones COP Servicios Profesionales: Configuración, Migración, Implementación y Capacitación. COP TOTAL SERVICIOS MÁS IVA COP CONDICIONES GENERALES La presente oferta tiene validez de sesenta (60) días a partir de la fecha de entrega y es de carácter confidencial entre EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA (ESU) y AVANXO. Los valores presentados en esta propuesta incluyen impuestos. Una vez firmado el contrato, AVANXO dispone de máximo diez (10) días hábiles para asignar los recursos que ejecutarán el proyecto. FACTORES A TENER EN CUENTA PARA EL ÉXITO DEL PROYECTO Si durante el proceso de alistamiento y configuración EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA (ESU) solicita un servicio adicional de suscripción, profesional o de integración con alguna plataforma, se procederá a costear el servicio y en caso de aceptación, se procederá a realizar el respectivo control de cambios sobre el proyecto. Se requiere acceso completo, permanente y sin restricción a la configuración DNS para el dominio Internet de EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA (ESU) y a la la configuración y administración del servidor y/o servicio de correo actual, durante la ejecución del proyecto. EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA (ESU) se hace responsable de coordinar con el proveedor ISP (Internet Service Provider), o realizar directamente los cambios requeridos en la configuración DNS del dominio Internet, en los tiempos acordados durante la planeación del Page 9

11 proyecto. El cliente también es responsable de ejecutar los cambios de configuración requeridos en los servidores, servicios, o cualquier otro componente, para permitir la realización de las distintas actividades del proyecto, y para garantizar el funcionamiento correcto de la nueva plataforma Google Apps. Para la capacitación de usuarios y administradores, se requiere acceso a Internet sin restricción a los sitios o páginas web donde funcionan los servicios de Google Apps. EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA (ESU) debe encargarse de los temas logísticos para las capacitaciones que incluyen la convocatoria respectiva, salón, computadores, proyector, tablero, y acceso a Internet, gastos de des Amazon web services con ca EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA (ESU) debe conformar un equipo de trabajo interno para realizar aquellas actividades bajo su directa responsabilidad, y para apoyar las actividades que en conjunto deba realizar con AVANXO. EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA (ESU) debe haber legalizado previamente la adquisición de las suscripciones Google Apps para Empresas como requisito para el proceso de registro, activación y configuración de los servicios de Google Apps para el dominio Internet de la empresa. Page 10