EMPRESAS VARIAS DE CAICEDONIA E.S.P- E.V.C INFORME SEGUIMIENTO PLAN ANTICORRUPCION Y ATENCION AL CIUDADANO JORGE MARIO FERNANDEZ ARANGO.

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1 EMPRESAS VARIAS DE CAICEDONIA E.S.P- E.V.C INFORME SEGUIMIENTO PLAN ANTICORRUPCION Y ATENCION AL CIUDADANO JORGE MARIO FERNANDEZ ARANGO Gerente DIANA MILENA DIAZ OSORIO Jefe Control Interno DICIEMBRE 31 DE 2014

2 OBJETIVO Realizar el seguimiento y visualización de la ejecución de las acciones y estrategias al tercer cuatrimestre definidas en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano de Empresas Varias de Caicedonia E.V.C- E.S.P, para la vigencia ALCANCE Este informe de seguimiento se dirige al monitoreo y seguimiento del avance de las acciones definidas en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano de las Empresas Varias de Caicedonia E.V.C-E.S.P para la vigencia 2014, con fecha de corte al 30 de Diciembre de 2014, realizado por la Oficina Control Interno.

3 PRINCIPIOS DEL PLAN DE ACCION ANTICORRUPCION, ANTITRAMITE Y ATENCION AL CIUDADANO IDENTIFICACION DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE MEDIDAS PARA MITIGARLOS Se realizaron los ajustes y las modificaciones al Manual de Procesos y Procedimientos de la Empresa para de igual manera dar cumplimiento al Decreto 943 de mayo 21 de 2014 por medio del cual se realiza la actualización del Modelo Estándar de Control Interno MECI. El buzón de sugerencias durante este cuatrimestre no presentó ningún PQR. Las solicitudes que se radican en la oficina de Atención al Usuario para la reparación del Alumbrado Público se les dan oportuna respuesta. Se creó la página web de la empresa para dar mayor y mejor información, en el siguiente enlace: - emvariascaicedonia.com.co De igual manera la Empresa sigue informado a la comunidad y poniendo a su disposición las herramientas que se relacionan a continuación: - Fan page Empresas varias de Caicedonia - emp.varias@caicedonia-valle.gov.co - Enlace en la página web del municipio Todos los contratos relacionados a continuación, han sido publicados y actualizados en Colombia Compra Eficiente, dando así aplicación al

4 Decreto 4170 de 2011 "Por el cual se crea la Agencia Nacional de Pública-Colombia Compra Eficiente, donde se determinan sus objetivos y estructura, cuyo objetivo es desarrollar e impulsar políticas públicas y herramientas, orientadas a la organización y articulación, de los partícipes en los procesos de compras y contratación pública con el fin de lograr una mayor eficiencia, transparencia y optimización de los recursos del Estado". CONTRATO DE SUMINISTRO No. 027 CONTRATISTA: ALBA YOLANDA PERDOMO CUELLAR CC de Caicedonia OBJETO DEL CONTRATO: SUMINISTRO DE PAPELERIA, UTILES DE ESCRITORIO, ARTICULOS MENORES DE OFICINA, CARPETAS DESACIFICADAS Y CAJAS DE ARCHIVO INACTIVO PARA LAS DIFERENTES AREAS DE LAS EMPRESAS VARIAS DE CAICEDONIA E.V.C- E.S.P CONTRATO DE SUMINISTRO No. 028 CONTRATISTA: FERNANDO MORENO MONTOYA /TALLER LA ANDINA CC de Caicedonia OBJETO DEL CONTRATO: REPARACION Y RECUPERACION DE LA CAMIONETA CHEVROLET LUV D-MAX, DE PLACAS OGA-064, MODELO 2009 ADSCRITA A LAS EMPRESAS VARIAS DE CAICEDONIA E.V.C-E.S.P PARA EL MANTENIMIENTO Y REPARACION DEL ALUMBRADO PUBLICO URBANO Y RURAL DEL MUNICIPIO DE CAICEDONIA

5 CONTRATO DE SUMINISTRO No. 029 CONTRATISTA: CRISTIAN DANIEL SALAZAR CARVAJAL CC de Caicedonia OBJETO DEL CONTRATO: SUMINISTRO DE UN CIRCUITO CERRADO DE CAMARAS DE VIGILANCIA PARA LA CENTRAL DE SACRIFICIO DE GANADO DE LAS EMPRESAS VARIAS DE CAICEDONIA E.V.C-E.S.P CONTRATO DE SUMINISTRO No. 030 CONTRATISTA: JHON ALEXANDER TORRES CASTAÑO CC de Manizales OBJETO DEL CONTRATO: PRESTACION DE LOS SERVICIOS PARA REALIZAR LAS ACTIVIDADES DE COORDINACIÓN, ORGANIZACIÓN, Y APOYO LOGISTICO PARA LA RECREACION, DEPORTE, QUE SE REQUIEREN PARA EJECUTAR EL PROGRAMA DE BIENESTAR SOCIAL DE LAS EMPRESAS VARIAS DE CAICEDONIA E.V.C-E.S.P CONTRATO DE SUMINISTRO No. 031 CONTRATISTA: CARLOS ALBERTO ARRUBLA ANGULO CC de Caicedonia OBJETO DEL CONTRATO: REALIZAR EL DISEÑO, ELABORACION Y MANTENIMIENTO DE LA PAGINA WEB DE LAS EMPRESAS VARIAS DE CAICEDONIA E.V.C-E.S.P CONTRATO DE SUMINISTRO No. 032 CONTRATISTA: PROENSO S.A.S NIT

6 JUAN CARLOS ROMERO PORRAS CC de Bogotá Representante Legal OBJETO DEL CONTRATO: CONTRATAR EL SERVICIO PARA LA REALIZACION DE LOS EXAMENES MEDICOS OCUPACIONALES PARA LOS 37 FUNCIONARIOS DE LAS EMPRESAS VARIAS DE CAICEDONIA E.V.C- E.S.P CONTRATO DE SUMINISTRO No. 033 CONTRATISTA: CARLOS ALBERTO MASSO PINZON CC de Caicedonia OBJETO DEL CONTRATO: PRESTAR EL SERVICIO DE APOYO A LA GESTION PARA ARCHIVO DE LAS EMPRESAS VARIAS DE CAICEDONIA E.V.C -E.S.P CONFORME A LA LEY 594 DE 2000 CONTRATO DE SUMINISTRO No. 034 CONTRATISTA: ALVARO HERNAN BELTRAN CARDONA C.C de Caicedonia OBJETO DEL CONTRATO: REALIZAR RECONSTRUCCIÓN DE LAS COCINAS UBICADAS EN LOS RESTAURANTES DE LA PLAZA DE MERCADO DE LAS EMPRESAS VARIAS DE CAICEDONIA E.V.C-E.S.P CONTRATO DE SUMINISTRO No. 035 CONTRATISTA: RODRIGO ANDRES GARCIA GALEANO C.C de Calarcá

7 OBJETO DEL CONTRATO: REALIZAR LA INTERVENTORIA INTEGRAL DEL CONTRATO DE OBRA PUBLICA RESULTANTE DEL PROCESO DE SELECCIÓN ABREVIADA No. 033 de 2014 CUYO OBJETO ES: REALIZAR LA RECONSTRUCCIÓN DE LAS COCINAS UBICADAS EN LOS RESTAURANTES DE LA PLAZA DE MERCADO DE LAS EMPRESAS VARIAS DE CAICEDONIA E.V.C-E.S.P CONTRATO DE SUMINISTRO No. 036 CONTRATISTA: OSCAR BEDOYA JIMENEZ C.C de Caicedonia OBJETO DEL CONTRATO: SUMINISTRO E INSTALACION DE ELEMENTOS NAVIDEÑOS DECORATIVOS CON MANGUERA TIPO LED PARA SER UBICADOS EN LOS SITIOS EMBLEMÁTICOS DEL MUNICIPIO DE CAICEDONIA VALLE DEL CAUCA. CONTRATO DE SUMINISTRO No. 037 CONTRATISTA: JOSUE HURTADO GAVIRIA C.C de Caicedonia OBJETO DEL CONTRATO: PRESTACION DEL SERVICIO DE DISEÑO E IMPRESIÓN DEL INFORME DE GESTION VIGENCIA 2014, DISEÑO Y ELABORACION DE VALLAS, TALONARIOS, VOLANTES Y AFICHES QUE SE REQUIEREN PARA DESARROLLAR LA ESTRATEGIA DE MERCADEO DE LA PLAZA DE MERCADO ÁREA ADSCRITA A LAS EMPRESAS VARIAS DE CAICEDONIA E.V.C-E.S.P

8 CONTRATO DE SUMINISTRO No. 038 CONTRATISTA: OSCAR BEDOYA JIMENEZ C.C de Caicedonia OBJETO DEL CONTRATO: SUMINISTRO DE MATERIALES PARA REALIZAR EL MANTENIMIENTO Y ADECUACION A CUATRO LOCALES DE LA PLAZA DE MERCADO MUNICIPAL DE LAS EMPRESAS VARIAS DE CAICEDONIA E.V.C-E.S.P ESTRATEGIA ANTITRAMITE Las Empresas Varias de Caicedonia E.V.C-E.S.P, capacitó a la funcionaria encargada de ingresar los trámites y servicios en línea a través del sitio web del municipio de Caicedonia. Se continúa aplicando el Decreto legislativo 19 de 2012, Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Empresa. RENDICION DE CUENTAS Se realizó la Rendición de cuentas a la ciudadanía el 27 de diciembre de la presente vigencia. Aunque la comunidad no lo ha solicitado, se mantiene la intención de realizar rendiciones de cuentas cuando así lo requieran.

9 Se presentó ante el Honorable Concejo Municipal, el Acuerdo para la fijación de la Tarifa de Alumbrado Público para la vigencia 2015 Toda la información que se genera en la Empresa con respecto a informes a los entes de control, se carga a la página web del municipio. MECANISMO PARA LA ATENCION AL CIUDADANO La empresa creó la página web con el fin de proporcionar mecanismos que permitan llegara a la comunidad en general. En el Sitio Web se continúa actualizando, con la información relacionada con los planes, programas y proyectos del municipio de Caicedonia y de las Empresas Varias de Caicedonia E.V.C-E.S.P. La Presentación de peticiones, quejas y reclamos, se encuentran al alcance de todos y se pueden formular dichos requerimientos y su correspondiente seguimiento a través de: o, visitando las instalaciones de la alcaldía Municipal, en el Edificio CAM 4to Piso, en la línea telefónica fija y línea celular

10 En el momento de atender al público atendiendo el ART: 13 de la ley Anti tramites Decreto 019 de enero 10 del 2012, la cual hace referencia a que se debe tener especial atención a infantes, discapacitados, adultos mayores y veteranos de las fuerzas armadas. AVANCES Para dar cumplimiento de la Ley 594 de 2000 para la organización del archivo, se realizó la contratación de una persona de apoyo a la gestión de archivo, lo cual permitió que éste quede organizado y actualizado con base en la normatividad vigente. Se dio cumplimiento al Plan de Capacitaciones y al de Bienestar social de la Empresa. Se culminó con la actualización del Manual de Procesos y Procedimientos de la Empresa. Se actualizó el Modelo Estándar de Control Interno, dando así cumplimiento del Decreto 943 de 21 de mayo de ORIGINAL FIRMADA DIANA MILENA DIAZ OSORIO Jefe de Control Interno

11 MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCION ENTIDAD: Empresas Varias de Caicedonia E.V.C- E.S.P NIT: IDENTIFICACION SEGUIMIENTO AVANCE NO. RIESGO CONTROLES EXISTENTES ACCIONES RESPONSABLE INDICADOR % OBSERVACIONES - Recordar la entrega de - Formulación y La Alta Dirección planes en forma oportuna seguimiento a la demuestra su mediante el uso de planeación institucional compromiso para 1 Incumplimiento legal en la elaboración y presentación del plan de acción circulares internas - Lista de chequeo (por dependencias y estado de revisión ) - Orientación para la planeación institucional - Elaborar plan de acción y planes asociados - Capacitación a los empleados de las actividades y métodos para presentar los planes Alta Dirección Plan de Acción dar cumplimiento a los objetivos y metas propuestas en el plan de acción propuesto, en la presentación oportuna de informes de seguimiento a las - Determinar fechas límite metas de la para entrega de los vigencia y del formularios y planes de cuatrenio.

12 cada dependencia - Elaboración participativa de los planes - Preparar y proyectar El técnico respuestas encargada de la - Recordar Peticiones, quejas 2 Incumplimiento s legales en las peticiones, quejas y reglamos - Alarmas preventivas de vencimiento del término de las respuestas - Llamada preventiva alertando al vencimiento de las P, Q, R - Alerta al jefe inmediato constantemente a los funcionarios los términos de la ley para emitir las respuestas - Verificar la clasificación de la P, Q, R - Revisar las respuestas de la P, Q, R para que Técnico encargado de la Atención al Público No. De PQR radicados en la Empresa y reclamos, realiza una muy buen labor para dar respuesta oportuna tanto a los PQRS como a las solicitudes de reparación de alumbrado público. - PQRS radicados 1 sea acorde con el objeto, - Solicitudes además que absuelva de realizadas 983 y fondo la P, Q, R antes de oportunamente remitirla al quejoso atendidas.

13 - Tomas físicas de EL Técnico inventarios encargado del - Revisión y auditorías a almacén realiza en los inventarios Excel el registro mensual de 3 Hurto en el suministro y uso de los bienes - Realización de un cardes - Asignación de responsabilidades - Diligenciamiento del formato de órdenes para el movimiento - Acceso restringido al Técnico encargado del Almacén No. De Auditorias ejecutadas. No. De Auditorias inventarios, la entrada, salida y uso de los suministros, así como las órdenes almacén programadas de movimiento. El almacén se controla mediante auditorias semestrales y el acceso restringido al mismo. 4 Decisiones erróneas en la - Proyectar la contratación - Valoración objetiva de la presentación

14 contratación - Lineamientos del manual propuesta más favorable (etapa- de contratación de la e idoneidad del El comité de precontractual) entidad proponente contratación se encarga de revisar - Revisión por parte del comité de contratación las propuestas presentadas, Técnico Manual de identificando las - Comunicación al más favorables e supervisor encargado de la actualizado idóneas. Mediante oficio se - Actualizar el manual de Comité de comunica al contratación de la funcionario que va entidad a ser supervisor. El manual de - Capacitación al contratación se personal en contratación encuentra actualizado y aprobado mediante acto administrativo. 5 Decisiones - Revisar los estudios - Revisión por parte del Técnico Manual de El representante

15 erróneas en la previos para elaborar el representante legal Legal realiza previa contratación contrato según las encargado de la actualizado revisión de todos (etapa necesidades establecidas - Revisión por parte del los documentos contractual) en estos contratista (suscribiente) Comité de que hacen parte de la etapa - Control previo oficina - Actualización del contractual. asesora de control interno manual de contratación Manual de contratación - Lista de chequeo, - Comunicación al actualizado requisitos para contratar supervisor mediante acta administrativo. - Revisión por parte del Se notifica representante legal mediante oficio a los funcionarios que van a ser supervisores de los contratos. 6 Incumplimiento de compromisos (ejecución del compromiso) - Seguimiento en la ejecución del contrato por parte del supervisor - Expedición de contratos - Presentación de informes de gestión por parte del contratista para expedir concepto favorable para realizar Técnico encargado de la Comité de Manual de actualizado Para efectuar los pagos a los contratistas, se verifica que tenga tengan todos los

16 favorable por parte del los pagos soportes exigidos y supervisor antes de para los de realizarle los pagos al - Presentación de los prestación de contratista soportes servicios el informe correspondientes para el de gestión o pago actividades. - Verificar que cada mes se cumpla con esta obligación - Realizar un cronograma de contratos para Se revisa establecer las fechas de constantemente el vencimiento de términos Técnico cronograma 7 Incumplimiento legales (etapa postcontractual) legales para liquidar de conformidad con las normas vigentes y el manual de contratación - Revisar constantemente el cronograma de contratos encargado de la Comité de Manual de actualizado programado para las diferentes etapas de la contratación para - Comunicar al contratista dar el las fechas para la cumplimiento terminación y liquidación programado. de los contratos con

17 antelación - Programación de la revisión de los informes, - Realizar la evaluación y 8 Incumplimiento s legales en la evaluación y seguimientos al sistema de control interno resultados de las evaluaciones o seguimientos - Realización de un cronograma para desarrollar el plan seguimiento del sistema de control interno y presentación de informes al representante legal para su conocimiento y verificación Oficina de Control Interno Matriz del Estado de Control Interno Se presentan constantemente al representante legal los informes de las auditorias y los seguimientos realizados. operativo de la oficina de - Realizar seguimientos control interno 9 Incumplimiento s legales y de compromisos por parte de asesor jurídico - Revisión y control de la gestión del asesor jurídico por parte del supervisor - Verificación de los procesos judiciales a través de la pagina web de la rama judicial - Revisión constante de los procesos en contra de la entidad - Vigilancia y control por parte del supervisor del contrato Asesor Jurídico Externo Supervisor del Contrato Compromiso s Jurídicos Contrato Asesor Jurídico La asesora jurídica externa brinda permanentemente asesoría sobre cualquier acto en contra de la entidad. Los supervisores ejercen la

18 vigilancia y el control de los contratos de los cuales son supervisores. 10 Falta de Políticas de Gestión de Archivo - Deficiencias en el manejo documental y de archivo - Activación del Comité de Archivo - Capacitación al personal en Ley de Archivo Técnico encargado del Archivo Ley de Archivo No. De Capacitacion es Se contrató una persona para apoyar la gestión de archivo y así cumplir con la normatividad vigente Se cumplió con el 11 Falta de capacitación e inducción del personal para el cargo. - Decisiones ajustadas a intereses particulares - Sensibilización a los funcionarios de conflictos de intereses en la Empresa. Técnico encargado de Talento Humano No. De Capacitacion es ejecutadas No. De Capacitacion es realizadas plan de capacitaciones programado para la vigencia. Se realizaron capacitaciones con énfasis en conflicto de intereses y el autocontrol.

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