TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Transcripción

1 Sistems Interdos de Gestión TABLA DE DOCUMENTAL Fech : Páin : 1 de 8 S Selección CT Conservción Totl AC Archivo Centrl FINAL E Eliminción D Diitlizción OFICINA: GERENCIA ACTAS c ACTAS JUNTA DIRECTIVA Act COMUNICACIONES INTERNAS Circulr GESTIÓN DE LA GERENCIA c INFORME DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Informe X X Se conservn permnentemente por poseer vlores secundrios, en ells se consinn decisiones de rn importnci pr l empres, un vez finlice el tiempo de retención estblecido en el Archivo de Gestión se hrá trnsferenci l Archivo Centrl de l empres pr su conservción totl. Un vez cumplido el tiempo de retención estblecido en el Archivo Centrl se procede l eliminción de l subserie documentl por pérdid de vlores primrios y no poseer vlores secundrios, se levnt ct de descrte documentl que es presentd l Comité de Archivo pr su probción. Se plic el procedimiento de eliminción que l empres tiene estblecido pr los documentos. Documentos de vlor estrtéico cuy informción es de crácter histórico, un vez cumpl el plzo estblecido en el rchivo de Centrl se debe rntizr que perdure en el tiempo de mner permnente INFORMES c INFORME DE CLIMA ORGANIZACIONAL Informe PRESUPUESTO ANUAL Presupuesto nul X Un vez cumplido el tiempo de retención estblecido en el Archivo Centrl se procede l eliminción de l subserie documentl por pérdid de vlores primrios y no poseer vlores secundrios, se levnt ct de descrte documentl que es presentd l Comité de Archivo pr su probción. Se plic el procedimiento de eliminción que l empres tiene estblecido pr los documentos. Documentos de vlor estrtéico cuy informción es de crácter histórico, en ellos se consolid l proyección del presupuesto de l empres, un vez cumpl el plzo estblecido en el rchivo de Centrl se debe rntizr que perdure en el tiempo de mner permnente. Serie Documentl Nombre: Soluciones Interles en Archivo Nombre: Myk Luci Contrers Echeverry c Subserie Documentl Cro: Contrtist Cro: Gerente Tipoloí Documentl Fech: Fech:

2 Sistems Interdos de Gestión TABLA DE DOCUMENTAL Fech : Páin : 2 de 8 S Selección CT Conservción Totl AC Archivo Centrl FINAL E Eliminción D Diitlizción OFICINA: DIRECTOR TÉCNICO MANTENIMIENTO E INFRAESTRUCTURA Cronorm de mntenimiento y clibrción de equipos Existencis de ccesorios, repuestos equipos e insumos Entre y recepción de equipos pr mntenimiento Análisis de intervlos de clibrción Hoj de vid de equipos de cómputo Bitácor de copi de seuridd de l informción Cronorm de mntenimiento de instlciones e infrestructur Histórico Clibrción de equipos motos Historico Clibrción de equipos LIVIANOS Reistro de verificción con s ptrón y filtros List de ctividdes pr prormción REVISIÓN TECNICO MECÁNICA Mnul Usurio Tecnimq Listdo mestro de equipos. Trzbilidd control y nulción de certificdos Hoj de Vid Equipos Encuest evlución de stisfcción del cliente Prormción de loclizción de puestos de trbjo Evlución de inspectores en procedimientos y métodos de inspección livinos Inconsistencis confrontción físic documentos del vehículo Inventrio, mntenimiento rutinrio y verificción de equipos. Evlución de inspectores en procedimientos y métodos de inspección motociclets Control de entre de formto uniforme de resultdos FUR Control de entre y recepción de certificdos Evlución de inspectores en procedimientos y métodos de inspección motocrros Inconsistencis de evlución de resultdos de inspección (fur) Evlución de Auxilir de Operciones Act de nulción de certificdos Act de extrvío y o robo de certificdos Informe prueb de softwre Verificción vehículo de enseñnz Reistro inreso personl externo pist Autorizción de servicios que impliquen rieso pr l imprcilidd Evlución de Director Tecnico Medición cpcidd efectiv revisión Informe de verificcion de FUR Informe uso de botells s ptrón RETENCION 2 8 X X 2 8 X X Se seleccion el 10% de los documentos, un vez cumplido el tiempo de retención se diitliz el semento selecciondo. Se descrt el resto de l documentción plicndo el procedimiento estipuldo por el CDA Converry Se seleccion el 10% de los documentos, un vez cumplido el tiempo de retención se diitliz el semento selecciondo. Se descrt el resto de l documentción plicndo el procedimiento estipuldo por el CDA Converry. Serie Documentl Nombre: Soluciones Interles en Archivo Nombre: Myk Luci Contrers Echeverry c Subserie Documentl Cro: Contrtist Cro: Gerente Tipoloí Documentl Fech: Fech:

3 Sistems Interdos de Gestión TABLA DE DOCUMENTAL Fech : Páin : 3 de 8 S Selección CT Conservción Totl AC Archivo Centrl FINAL E Eliminción D Diitlizción OFICINA: DIRECCIÓN DE SISTEMAS RETENCION COMPRAS Listdo de proveedores Selección y evlución de proveedores Orden de compr y verificción de pedido GESTIÓN DE LA GERENCIA c MANUAL DE CALIDAD MANTENIMIENTO E INFRAESTRUCTURA Hoj de vid de equipos de cómputo Bitácor de copi de seuridd de l informción Cronorm de mntenimiento de instlciones e infrestructur MEDICIÓN ANÁLISIS Y MEJORA c ACTAS COMITÉ DE CALIDAD 2 5 X 2 8 X X 2 5 X X Un vez cumplido el tiempo de retención estblecido en el Archivo Centrl se procede l eliminción de l subserie documentl por pérdid de vlores primrios y no poseer vlores secundrios, se levnt ct de descrte documentl que es presentd l Comité de Archivo pr su probción. Se plic el procedimiento de eliminción que l empres tiene estblecido pr los documentos. Se seleccion el 5% de los documentos, un vez cumplido el tiempo de retención se diitliz el semento selecciondo. Se descrt el resto de l documentción plicndo el procedimiento estipuldo por el CDA Converry. Serie Documentl Nombre: Soluciones Interles en Archivo Nombre: Myk Luci Contrers Echeverry c Subserie Documentl Cro: Contrtist Cro: Gerente Tipoloí Documentl Fech: Fech:

4 Sistems Interdos de Gestión TABLA DE DOCUMENTAL Fech : Páin : 4 de 8 S Selección CT Conservción Totl AC Archivo Centrl FINAL E Eliminción D Diitlizción OFICINA: COORDINADOR ADMINISTRATIVO CONVENIOS 1 8 X X Se seleccion el 10% de los documentos, un vez cumplido el tiempo de retención se diitliz el semento selecciondo. Se descrt el resto de l documentción plicndo el procedimiento estipuldo por Converry TALENTO HUMANO Autorizción Forml empledos Evlución de spirnte Evlución del cpcitdor Evlución del desempeño del personl Cronorm de entrenmiento Pln de cpcitción Evlución de cpcitción Formulrio evlución de cpcitción Entre de dotción Relción de usencis y tiempo suplementrio Control de sistenci cpcitción Evlución de inducción Bnco de preunts Perfil de cro Contrtos Entrevists de selección 1 80 X X Se seleccion el 10% de los documentos, un vez cumplido el tiempo de retención se diitliz el semento selecciondo. Se descrt el resto de l documentción plicndo el procedimiento estipuldo por Converry Serie Documentl Nombre: Soluciones Interles en Archivo Nombre: Myk Luci Contrers Echeverry c Subserie Documentl Cro: Contrtist Cro: Gerente Tipoloí Documentl Fech: Fech:

5 Sistems Interdos de Gestión TABLA DE DOCUMENTAL Fech : Páin : 5 de 8 S Selección CT Conservción Totl AC Archivo Centrl FINAL E Eliminción D Diitlizción OFICINA: CONTABILIDAD COMPROBANTES RETENCION c COMPROBANTES DE EGRESO Fctur del soporte de po Soporte del po del bnco c COMPROBANTES DE INGRESO Soporte del po del bnco Fctur de soporte del po CONCILIACIÓN DE CUENTAS BANCARIAS Auxilir movimiento bnco contble EXtrcto bncrio DECLARACIONES TRIBUTARIAS E IMPUESTOS c DECLARACIÓN DE AUTORENTA c DECLARACIÓN DE IMPUESTO A LAS VENTAS c DECLARACIÓN DE INDUSTRIA Y COMERCIO c DECLARACIÓN IVA Anexo contble c DECLARACIÓN RENTA Anexo contble c FC7 Copi de l fctur c FC8 Copi de l fctur c INFORME A SUPER TRANSPORTE c EN LA FUENTE Anexo contble Un vez cumplido el tiempo de retención estblecido en el Archivo Centrl se procede l eliminción de l subserie documentl por pérdid de vlores primrios y no poseer vlores secundrios, se levnt ct de descrte documentl que es presentd l Comité de Archivo pr su probción. Se plic el procedimiento de eliminción que l empres tiene estblecido pr los documentos. Un vez cumplido el tiempo de retención estblecido en el Archivo Centrl se procede l eliminción de l subserie documentl por pérdid de vlores primrios y no poseer vlores secundrios, se levnt ct de descrte documentl que es presentd l Comité de Archivo pr su probción. Se plic el procedimiento de eliminción que l empres tiene estblecido pr los documentos. Se descrt un vez trnscurrido el plzo estblecido. Aplicndo el procedimiento estipuldo por Converry NOMINAS Nómin NOTAS CONTABLES Y BANCARIAS Nots contbles y bncris TRIBUTARIO Y DE CONTROL Formulrios 1 80 X Se descrt un vez trnscurrido el plzo estblecido. Aplicndo el procedimiento estipuldo por Converry Serie Documentl Nombre: Soluciones Interles en Archivo Nombre: Myk Luci Contrers Echeverry c Subserie Documentl Cro: Contrtist Cro: Gerente Tipoloí Documentl Fech: Fech:

6 Sistems Interdos de Gestión TABLA DE DOCUMENTAL Fech : Páin : 6 de 8 S Selección CT Conservción Totl AC Archivo Centrl FINAL E Eliminción D Diitlizción OFICINA: ASESOR CALIDAD INFORMES c INFORME MENSUAL SISTEMAS DE GESTIÓN Informe 1 3 X Un vez cumplido el tiempo de retención estblecido en el Archivo Centrl se procede l eliminción de l subserie documentl por pérdid de vlores primrios y no poseer vlores secundrios, se levnt ct de descrte documentl que es presentd l Comité de Archivo pr su probción. Se plic el procedimiento de eliminción que l empres tiene estblecido pr los documentos. Serie Documentl Nombre: Soluciones Interles en Archivo Nombre: Myk Luci Contrers Echeverry c Subserie Documentl Cro: Contrtist Cro: Gerente Tipoloí Documentl Fech: Fech:

7 Sistems Interdos de Gestión TABLA DE DOCUMENTAL Fech : Páin : 7 de 8 S Selección CT Conservción Totl AC Archivo Centrl FINAL E Eliminción D Diitlizción OFICINA: Auxilir Administrtiv INFORMES c INFORMES DE RESULTADOS Informe SERVICIO AL CLIENTE Formto de pelciones y quejs SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Polític de SGSST Objetivos SGSST Pln de trbjo Anul Roles y responsbiliddes Rendición de cuents Presupuesto Anul SGSST Mtriz de Peliros y Riesos Perfil sociodemoráfico Cronorm de cpcitción Formto EPP Inspecciones de seuridd Inspección Generl Cíds nivel Investición y control de incidentes, ccidentes y enfermeddes lborles. Pln de emerencis Mtriz de requisitos leles Indicdores SGSST Inducción y reinducción en SGSST Evlución SGSST RETENCION 1 3 X 1 4 X 1 20 X Un vez cumplido el tiempo de retención estblecido en el Archivo Centrl se procede l eliminción de l subserie documentl por pérdid de vlores primrios y no poseer vlores secundrios, se levnt ct de descrte documentl que es presentd l Comité de Archivo pr su probción. Se plic el procedimiento de eliminción que l empres tiene estblecido pr los documentos. Un vez cumplido el tiempo de retención estblecido en el Archivo Centrl se procede l eliminción de l subserie documentl por pérdid de vlores primrios y no poseer vlores secundrios, se levnt ct de descrte documentl que es presentd l Comité de Archivo pr su probción. Se plic el procedimiento de eliminción que l empres tiene estblecido pr los documentos. Serie Documentl Nombre: Soluciones Interles en Archivo Nombre: Myk Luci Contrers Echeverry c Subserie Documentl Cro: Contrtist Cro: Gerente Tipoloí Documentl Fech: Fech:

8 Sistems Interdos de Gestión TABLA DE DOCUMENTAL Fech : Páin : 8 de 8 S Selección CT Conservción Totl AC Archivo Centrl FINAL E Eliminción D Diitlizción OFICINA: AUXILIAR DE OPERACIONES DUPLICADOS Denuncio Fotocopi de l cédul Act de nulción de certificdos Certificdo dñdo GESTIÓN DOCUMENTAL Control de correspondenci envid Control de correspondenci recibid TRASLADO DE EFECTIVO Formto trsldo de efectivo RETENCION 2 10 X Un vez cumplido el tiempo de retención estblecido en el Archivo Centrl se procede l eliminción de l subserie documentl por pérdid de vlores primrios y no poseer vlores secundrios, se levnt ct de descrte documentl que es presentd l Comité de Archivo pr su probción. Se plic el procedimiento de eliminción que l empres tiene estblecido pr los documentos. Serie Documentl Nombre: Soluciones Interles en Archivo Nombre: Myk Luci Contrers Echeverry c Subserie Documentl Cro: Contrtist Cro: Gerente Tipoloí Documentl Fech: Fech: