NOTIFICACIÓN DE AUDITORÍA(15ª)

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1 Dr. Víctor Job Paredes Cuahquentzi Rector P r e s e n t e 03 de Marzo de 2014 Por este medio se le notifica que se ha programado la ejecución de la 15ª. Auditoria Interna de Calidad indicada en el Plan de Auditorias para el año (Requisito ) La fecha asignada para la realización de dicho evento será del 18 al 24 de marzo de Se realizarán las reuniones de apertura respectivas a partir de las 9:30 horas en el lugar que asignen las propias dependencias junto con el personal de las áreas y el equipo auditor asignado, quien les informará en el momento de la apertura los procesos específicos a auditar y el momento de cierre del ejercicio. OBJETIVO DE LA AUDITORÍA Auditar el Sistema Institucional de Gestión de la Calidad (SIGC) en algunas áreas, con la finalidad de: 1. Determinar la conformidad y la no conformidad de los elementos del SIGC con los requisitos especificados en la norma de referencia. ISO 9001:2008 / NMX-CC-9001-IMNC Verificar el adecuado seguimiento de las observaciones y hallazgos encontrados en las revisiones internas y externas al sistema de gestión. (Control de Hallazgos 201-RG-22) 3. Identificar el nivel de compromiso y de seguimiento para con el sistema de gestión y la madurez del mismo. 4. Verificar la actualización de los indicadores en los planes de calidad. El control de las ediciones de los mismos y sus formatos (201-RG-02ª). El entendimiento y aplicación del concepto control del producto o servicio no conforme (201-PC-04 y 201-RG-12). 5. Estatus de la documentación de calidad en el portal de calidad de la WEB ALCANCE DE LA AUDITORÍA La auditoria cubrirá las dependencias involucradas en la extensión del alcance, de las actividades y funciones del SIGC de la Universidad Autónoma de Tlaxcala, descritas en el Plan de Auditoria incluido en este documento. Es importante que todas las áreas se encuentren disponibles aun las que no se encuentren en este Plan de Auditoria, para ser auditadas en caso de ser necesario. DOCUMENTOS A AUDITAR Durante la auditoria se revisarán los siguientes documentos: 1. Revisión de SIGC, punto 5.6. de la norma de calidad en todas y cada una de las áreas (101-RG-02 y 2a). 2. Fundamentos legales y reglamentarios de los procesos. 3. Interacción de los procesos (Formato 201-RG-23). 4. Seguimiento de las observaciones y hallazgos de las dos últimas auditorias de calidad. 5. Medición y evaluación de los procesos, metas, logros de Indicadores y análisis comparativos de los mismos. (y 101-RG-03, 201-RG-17 y 201-RG-18). 6. Planes de calidad y seguimiento de los procedimientos. Actualización de indicadores en los Planes Calidad 7. Aplicación y seguimiento de Acciones Correctivas, Correctivas Potenciales, Acciones Preventivas, Acciones de Mejora (201-RG-11, 201-RG RG-22). Documento controlado por medios electrónicos y exclusivo para uso de la dependencia responsable o autoridad correspondiente Página: 1 de 6

2 8. Documentación completa en el portal de calidad. La auditoria se realizará con el apoyo de las listas de comprobación previamente preparadas y se visitarán las áreas relacionadas con el alcance del SIGC; se tendrán entrevistas con el personal involucrado y se hará revisión a los documentos descritos. El equipo auditor requerirá de 4 días para revisar el alcance planeado del SIGC y será desarrollado por: Nombre No. de equipo Procedencia Equipo auditor: MA Hugo Glez. Olague Coord. Gral. Unidad de Calidad Mtro. Fco. Muñoz López 1 Sec. Técnica Mtra. Edith Mendieta Mendieta 2 TSSyP Mtro. Fco. Méndez Guevara 3 FCEA Ing. Verônica Hdz. Ruiz 4 Coord. Imagen Institucional Mtro. Abel Rmz. Mejía 5 Coord. De Acreditación Mtro. León Romero Palacios 6 FCEA Mtro. Omar Habib Mtz. Lira 7 S. Admnva. Ing. Irma Lumbreras Delgado 8 Cs de la Salud Lic. José Enrique Pineda Mtz. 9 Cs Políticas Mtro. Marcelo Paredes Cuahquentzi 10 Cs. Eco. Admvas. Mtro. Gilberto Chavero Hdz. 11 CIISDER Dra. Araceli Rojano Santillán 12 Odontología Lic. Araceli Cornejo Sánchez 13 Sec. Administrativa Mtro. Juan Sánchez Osorio 14 Cs. Eco. Admvas. Mtra. Olivia Robles Martínez 15 UAMCCC Mtro Fco. Toledo Castillo 16 FCsDH Auditores de apoyo: Equipo Nombre Dependencia Equipo 1 Lic. Normalinda Cervantes M. Sec. Técnica Ing. Nazario Paredes Flores Sec. Técnica Mtro. Guillermo Alvarez C Sec. Técnica Lic. Elsa Reyes Méndez Sec. Técnica Equipo 2 Lic. Alejandra Jiménez Rugerio TSSyP Mtro. José R. Martínez Glz. TSSyP C.P. Guillermo J. Berruecos Rdz. TSSyP Lic. Juan Carlos Minor M. TSSyP Equipo 3 Mtra. Rosalinda Armas Gómez FCEA Mtro. José Luís Vera Segura FCEA Mtra. Maricela Morales C. FCEA Mtra. Guadalupe Avelar García FCEA Equipo 4 Mtro. Gilberto Ruiz Bravo Cs Básicas Mtro. Marlon Luna Sánchez Cs Básicas Mtro. Elias Nava Suárez Cs Básicas QI Gonzalo Carmona Pedroza Cs Básicas Equipo 5 Mtro. Abel Rmz. Mejía Coord. De Acreditación Equipo 6 Mtra. Karla María Zavala U. Representante del SIGC Ing. Vicenta Muñoz Galván Gestión y Desarrollo Equipo 7 Ing. Ma. del Rayo Bernal Mtz. Cs de la Educación Documento controlado por medios electrónicos y exclusivo para uso de la dependencia responsable o autoridad correspondiente Página: 2 de 6

3 Mtro. Roberto Bernal Pérez Cs de la Educación Equipo 8 Dra. Magdalena Hdz. Rmz. Cs de la Salud MSP. Circe Minerva Gómez G. Cs de la Salud MSCP. Nora Violeta Vargas G. Cs de la Salud MSP. M. Rosario Ruth López L. Cs de la Salud Equipo 9 Lic. Lenin Garcia Flores Cs Políticas Lic. Margarita Álvarez Glz. Cs Políticas Lic. Oscar Hernández Pérez Cs Políticas Lic. Liliana López Beltrán Cs Políticas Equipo 10 Mtra. Andrea Baez Reyes Cs. Eco. Admvas. Dra. Edit Hernández Flores Cs. Eco. Admvas. Mtra. Alejandra Cordero Lara Cs. Eco. Admvas. Mtra. Gabriela Hdz. Flores Cs. Eco. Admvas. Equipo 11 Mtra. Eva Jiménez Membrila CIISDER Lic. Raquel Guevara Aguilar CIISDER Equipo 12 CD Nelly Romano Carro Odontología CD Lilian Fabiola Lira Rivera Odontología Mtra. M.G. Patricia Serrano Gtz. Odontología CD. Ma. Ernestina Tenorio C. Odontología Equipo 13 Lic. Araceli Cornejo Sánchez Sec. Administrativa Equipo 14 Dra Alejandra Méndez Flores Cs. Eco. Admvas. Mtra. Guadalupe Cruz García Cs. Eco. Admvas. Mtra. Esmeralda Pérez V. Cs. Eco. Admvas. Mtro. Javier Corona Sierra Cs. Eco. Admvas. Equipo 15 Lic. Josefina Hernández Tapia UAMCC Lic. Mariana Ortega Acosta UAMCC Lic. Eva Gpe. Almeyda Benítez UAMCC Lic. Rogelio Cervantes Hdz. UAMCC Equipo 16 Mtra. Sacnité Jiménez C. FCsDH Nota: Cada equipo auditor a través del auditor se comunicará y/o se reunirá con el Responsable de calidad de la dependencia para afinar las reuniones de APERTURA Y CIERRE del ejercicio, afinar los horarios, asignar el auditor específico para los procesos y facilitar la transportación y traslado del equipo auditor. Asimismo solicitamos al personal auditado realizar la evaluación del auditor de manera objetiva y nos haga llegar la información a la brevedad. El cuestionario Evaluación del Auditor Interno de Calidad formato 201-RG-22 se encuentra en Las áreas que sean auditadas o no, y que se encuentren con algún pendiente en la entrega de documentos o informes, se asume la observación como tal, misma que se encontrará en el informe final. Documento controlado por medios electrónicos y exclusivo para uso de la dependencia responsable o autoridad correspondiente Página: 3 de 6

4 PLAN DE AUDITORÍA DE LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE TLAXCALA 9:30 10:30 Reunión de Auditores Internos para la revisión de los criterios de auditoria. Auditorio de Casa de Seminarios Todos los equipos de auditores Martes 18 REQUISITOS A REVISAR EN TODOS LOS PROCESOS CON ÉNFASIS EN LO QUE SE ESPECIFIQUE PARA ALGUNAS ÁREAS : Control de Documentos. Lista Maestra de Documentos 201-RG-01 y Registro de modificación de documentos o registros 201-RG-02ª. Cs para el Desarrollo Humano Ed. Especializada 1, 2 y Cs de la Familia 3,4,5 Equipo 9 Lic. José Enrique Pineda Mtz. 5.6 Informes de Revisión al sistema de gestión. Períodos: Enero- Junio 2013, Julio-Diciembre 2012 (101-RG-02). 7.1 Plan de calidad y procedimientos específicos de cada proceso. (Revisar la actualización del plan de calidad en la web y actualización de indicadores) 7.4 Compras. En la coordinación de Facultad. Cs de la Educación Cs Educación. 1, 2 y Cs Comunicación e innovación E. 3,4,5 Odontología 1,2,3,4 y 5 Equipo 1 Dr. Fco. Muñoz López Equipo 2 Mtra. Edith Mendieta M. 7.6 Control de los equipos de seguimiento y medición. Facultades de Agrobiología, Ciencias Básicas, Ingeniería y tecnología, Odontología. (201-RG-09) 8.3 Control del servicio o producto no conforme. Entendimiento, comprensión y aplicación del requisito (201-PC-04 y 201-RG-12) Satisfacción del usuario. Instrumento de medición, aplicación, resultados, análisis y acciones de mejora (101-RG-03) Derecho, Ciencias Políticas y Criminología Derecho 2 y Cs Políticas 2,3 y 5 Trabajo Social, Sociología y Psicología Trabajo Social 1 y 5 Psicología 1 y 2 Sociología 4 Equipo 15 Mtra. Olivia Robles Martínez Jueves 20 Equipo 4 Mtra. Veronica Hdz. Ruiz Lunes Seguimiento y medición del proceso. Medición de indicadores, metas establecidas y análisis de resultados ( 201-RG-17) 8.4 Análisis de datos. Análisis de tendencias, resultados e interpretación. (201- RG-18) Agrobiología Lic. Biología 1,2,3,4 y 5 Equipo 12 Dra. Araceli Rojano Santillán Acción correctiva, Acciones preventivas. Con énfasis en la documentación del análisis de las causas raíz para el establecimiento de las acciones correctivas efectivas (201-RG-10) Nota: el alcance de la revisión de los registros será de los dos últimos períodos 2013, así como, la comparación entre los periodos mencionados. Se auditarán los procesos de los diferentes programas educativos de cada facultad. Agrobiología Campus Tlaxco Lic Cs Ambientales 1,2,3,4 y 5 Agrobiología Campus Huamantla Lic. MVZ Documentación Seguimiento y resolución eficaz de las Observaciones de la 14ª auditoria Procesos de Licenciaturas Equipo 14 Mtro. Juan Sánchez Osorio Jueves 20 Equipo 8 Ing. Irma Lumbreras Delgado Documento controlado por medios electrónicos y exclusivo para uso de la dependencia responsable o autoridad correspondiente Página: 4 de 6

5 1. Proceso de Academias de Facultad. 2. Proceso Tutorías y asesoría académica. 3. Proceso Extensión y cultura en Facultad, con énfasis en los mecanismos, seguimiento y medición de la vinculación y seguimiento de egresados. 4. Procesos de licenciaturas (ingreso, permanencia, egreso y titulación) 5. Proceso Coordinación Administrativa de Facultad (Compras, mantenimiento y servicios). Filosofía y Letras Procesos de licenciaturas. Documentación, Seguimiento y resolución eficaz de las observaciones de las auditorías internas 2013 Cs Básicas, Ingeniería y Tecnología. Ingeniería Química 1,2,3,4 y 5 Observación de Sai Global Equipo 10 Mtro. Marcelo Paredes Jueves 20 Equipo 3 Mtro. Fco. Méndez Guevara 14:00 15:30 Alimentos y reunión entre el equipo auditor Reunión del equipo auditor cierre, reporte de observaciones y evaluación del equipo auditor (201-RG-20) Trámites de revalidación / Convalidación Coordinaciones De División Cs y Humanidades Cs Biológicas Equipo 16 Mtro. Fco. Toledo Castillo Apoyo a la Investigación científica para la Secretaria de Investigación y Secretaria de Proceso Gestión para la obtención de recursos para el apoyo de proyectos de investigación para el centro de investigación. Investigación y Centro de Investigación CICB La información del portal de Calidad del SIGC (Página Web). Objetivo de calidad institucional No. 4 Equipo 6 Mtro. León Romero /Jueves 20 Seguimiento a la observación de auditoría externa Sai Global Equipo 5 Documentación e implementación del proceso de Obras y Mantenimiento. Secretaria Mtro. Abel Rmz. Mejía (Plan de calidad y registros institucionales del SIGC) Administrativa Programas de mantenimiento preventivo y seguimiento del mantenimiento correctivo. Equipo 11 Personal académico Titulación Secretaria Mtro. Gilberto Chavero Planes y programas Académica Hdz. Objetivo Institucional de Calidad no. 2 Documento controlado por medios electrónicos y exclusivo para uso de la dependencia responsable o autoridad correspondiente Página: 5 de 6

6 Informes semestrales de Revisión por la Dirección La información actualizada del portal de Calidad (Pagina Web) de todos y cada uno de los procesos. Observación de Sai Global Secretaría de Extensión Universitaria y Difusión Cultural Equipo 13 CP. Araceli Cornejo Sánchez Lunes 24 Equipo 7 Documentación y Seguimiento de la observación de Sai Global 2013 Seguimiento y estado del 3er Objetivo de calidad institucional Secretaría Mtro. Omar Habib Mtz. Seguimiento de autorización del Reglamento de Control y Registro Escolar Técnica Lira Proceso de Tutoría Institucional y Diseño y análisis estadístico. Lunes 24 Equipo 6 Procesos Comunicación Social Informes de Revisión por la Dirección verano y otoño 2013 Mtro. León Romero Rectoría La información completa y actualizada del portal de Calidad (Pagina Web) Palacios Observación de Sai Global Según hora convenida entre el auditor y auditado Reunión de Cierre En cada una de las dependencias auditadas. Equipo Auditor Nota: Durante la reunión de apertura, los horarios establecidos podrán modificarse y adecuarse a las necesidades y disponibilidades del personal de la Universidad Autónoma de Tlaxcala con el equipo auditor. El equipo auditor se compromete a manejar con estricta confidencialidad la información proporcionada por las dependencias y áreas auditadas. Al término de la auditoria se realizará una reunión de cierre acordada con el equipo auditor, con el propósito de presentar en forma resumida y general un informe verbal de las actividades realizadas. Durante el ejercicio de auditoria podrán solventarse las observaciones presentando al equipo auditor las evidencias correspondientes, acción que permitirá retirar la observación o degradar la categoría de la misma según sea el caso. Posteriormente se enviará el reporte final detallado y previamente revisado entre el Responsable de Calidad y el Auditor Líder. En caso de tener duda o de necesitar aclaraciones al respecto, me reitero a sus órdenes. Atentamente Mtro. Hugo H. González Olague Coordinador Institucional de Gestión de la Calidad Documento controlado por medios electrónicos y exclusivo para uso de la dependencia responsable o autoridad correspondiente Página: 6 de 6