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1 Número de Grupo Plataforma UVIRTUAL 03 GRUPO / ÁREA DISCIPLINAR Sistemas de Información LÍNEA DE INVESTIGACIÓN / ÁREA ESPECÍFICA DE CONOCIMIENTO Gerencia de Proyectos De Sistemas De Información - Auditoría de sistemas. TÍTULO Guía para apoyar los procesos de control y seguimiento de la gerencia de proyectos de sistemas de información, basada en el estándar COBIT 4.0. MODALIDAD Proyecto de Investigación OBJETIVO GENERAL Proporcionar una herramienta basada en los lineamientos del estándar COBIT 4.0 para que los gerentes de proyectos de sistemas de información apoyen sus procesos de control y seguimiento durante el ciclo de vida del proyecto. Versión /03/2008 Página i

2 Contenido 1 OPORTUNIDAD O PROBLEMÁTICA DESCRIPCIÓN DEL CONTEXTO OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECÍFICOS PROCESO METODOLOGÍA ACTIVIDADES ENTREGABLES O RESULTADOS ESPERADOS PRESUPUESTO CRONOGRAMA REFERENCIAS Y BIBLIOGRAFÍA REFERENCIAS...13 Versión /03/2008 Página ii

3 1.1 DESCRIPCIÓN DEL CONTEXTO 1 Oportunidad o Problemática Cuando en una organización se pretende realizar un proyecto relacionado con el área de sistemas o de tecnología, se utilizan estándares internacionales que desarrollan el tema bajo el enfoque de Gerencia de Proyectos. Algunos de los más relevantes son: PMBOK, el cual es un estándar en la gestión de proyectos desarrollado por el Project Management Institute (PMI) que tiene como propósito describir el conocimiento y las buenas prácticas aplicables a la mayoría de los proyectos del tiempo y que tenga un consenso generalizado acerca de su valor y utilidad 1. Este estándar describe Procesos de Gestión de Proyectos (Inicio, planificación, ejecución, control y monitoreo, y cierre), los cuales pertenecen a las nueve Áreas de Conocimiento de Gestión de Procesos (Gestión de la Integración, Gestión del Alcance, Gestión del Tiempo, Gestión del Costo, Gestión de la Calidad, Gestión de recursos Humanos, Gestión de las Comunicaciones, Gestión del Riesgo y Gestión del Abastecimiento) definidas por el PMBOK. PRINCE2 (Proyectos IN Entornos Controlados) Es un método estructurado para la administración efectiva de proyectos. Es un estándar de facto utilizado extensamente en el gobierno del Reino Unido y es ampliamente reconocido y utilizado en el sector privado, tanto en el reino unido como internacionalmente 2. Algunas de las principales características de PRINCE2 son: enfoque en la justificación de negocios, definición de una estructura de organización para el equipo de gestión de proyecto, y énfasis en dividir el proyecto en fases manejables y controlables. CMMI, Es un proceso enfocado en la mejora que proporciona a las organizaciones los elementos esenciales para la eficacia de los procesos. Se puede utilizar para guiar el proceso de mejora a través de un proyecto, una división, o de toda una organización 3. Este estándar ayuda a mejorar o a evaluar 22 áreas de proceso que integran desarrollo de software e ingeniería de sistemas (CMMI-SE/SW) y 25 en la que cubre también integración de producto (CMMI-SE/SW/IPPD). 1 Project Management Institute, Inc. (2004). A guide to the project management body of knowledge: PMBOK guide. Project Management Institute, Inc. 2 ILX Group plc. (2008). PRINCE2 Foundation & PRINCE2 Practitioner Project Management Training. Recuperado el 20 de Marzo de 2008, de 3 Software Engineering Institute. Software Engineering Institute-Carnegie Mellon (último acceso: 18 de Marzo de 2008). Página 1

4 Estos estándares pueden ser utilizados por la persona que se encuentra a cargo de la dirección de un proyecto, la cual cumple el rol de gerente de proyecto, quien debe llevar a cabo la planeación de las actividades y la asignación de las mismas a cada participante del equipo para lograr el cumplimiento de todos los objetivos del proyecto. Para entender las funciones que cumple este perfil, es necesario entender el alcance del concepto de proyecto y gerencia de proyectos. El primero según la guía del PMBOK del estándar PMI (Project Management Institute), indica que un proyecto es una iniciativa temporal para crear un producto o servicio específico 1. Estos proyectos según el PMBOK tienen tres características: 1. Un proyecto tiene un inicio y un final. El fin es alcanzado cuando los objetivos del proyecto son logrados o cuando se sabe que estos no serán o no pueden ser alcanzados, o cuando la necesidad del proyecto no existe más y el proyecto es terminado. 2. El resultado del proyecto es un producto único o un servicio. 3. Un proyecto tiene una elaboración progresiva, es decir se procede siguiendo pasos. De acuerdo a lo anterior, se construye la definición de la gerencia de proyectos como: la aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para alcanzar los objetivos propuestos. La gerencia de proyectos se logra a través del uso de procesos como: iniciación, planeación, ejecución, control y cierre 1. Teniendo claro el concepto relacionado con la gerencia de proyectos, se pueden describir las características ideales que debe tener la persona que se encuentra a cargo de la administración de un proyecto. Según la encuesta realizada por ACIS (Asociación Colombiana de Ingenieros de Sistemas), en el marco de la V Jornada Nacional de Gerencia de Proyectos de TI, algunas de estas características son liderazgo, trabajo en equipo, planeación, comunicación oral, gestión del tiempo, experiencia, habilidad para manejar el cambio y gestión de recursos. Aunque es deseable que los gerentes posean estas habilidades, aún se siguen presentando fracasos en el desarrollo de proyectos, por la deficiencia y/o carencia de algunas de ellas, tal y como es señalado en los resultados de la encuesta que indica: con un 19.66% la mala planeación, proyectos idealistas un 17.95%, mala comunicación un 11.11% e inadecuado control de cambios (9.40%) 4, entre otros. 4 V Encuesta de Gerencia de Proyectos. Vigil, Alberto Cueto Bogotá : s.n., Página 2

5 Dentro del marco de la III Jornada de Gerencia de proyectos de software, celebrada en Bogotá en Marzo de 2005, se realizó una presentación titulada: Porque fracasan los Gerentes de Proyectos en Colombia 5, en la cual se exponen las siguientes causas de fracaso, entre otras: 1. La mayoría de los gerentes de proyectos de software desconocen su rol, tanto desde el punto de vista de la ingeniería como de la gerencia de proyectos. 2. No se fundamentan en hechos y datos. Por lo tanto, operan sin información. Creen que los proyectos van bien hasta que explotan. El Monitoreo y Control es fundamental en cualquier proyecto. 3. En muchos casos no se documentan las lecciones aprendidas. Para lograr evitar lo anterior, los gerentes de proyectos han venido mostrando interés en mejorar sus conocimientos. A través de la encuesta de ACIS en la V jornada de gerencia mencionada anteriormente, se permitió evidenciar cómo los profesionales que hacen las veces de gerentes de proyectos han venido adquiriendo conocimientos que los acreditan en ese campo profesional, ya sea a través de una Certificación PMP (Project Management Profesional), emitido por el PMI (Project Management Institute) ó mediante la obtención de un título de Especialista en el área de Gerencia. Las cifras que apoyan lo anterior corresponden, para el 2007, a un 58.25% 2 de gerentes que han adquirido algún titulo de especialización o certificación. De esta manera se puede concluir, que estos profesionales se están preparando para obtener herramientas y conocimiento acerca de estándares para lograr cada vez más aumentar el éxito en los proyectos por ellos dirigidos, buscando no improvisar en cada una de las fases que pertenecen a un proyecto. Cabe señalar que en la función de gerencia de proyectos, cada gerente diseña sus propias herramientas ó se apoya en algunas ya existentes, y en otros casos se trabaja empíricamente. Para el segundo aspecto, se cuenta en el mercado con soluciones para la administración y control de actividades como son Microsoft Project ó soluciones de código abierto como GanttProject, openworkbench, OpenProj, etcétera, las cuales permiten administrar tanto recursos, tiempo y el desarrollo de las tareas. Otras herramientas menos sofisticadas, como las hojas de cálculo, permiten elaborar los 5 Porque fracasan los Gerentes de Proyectos En Colombia. PSL-Productora De Software S.A Bogotá : s.n., Página 3

6 flujos de caja para controlar los ingresos y costos de los proyectos. Sin embargo, algunos profesionales que ejercen el rol de gerente de proyectos no poseen el conocimiento de la operación de las anteriores y en muchos casos su trabajo se basa en la experiencia. Mientras tanto, en áreas como la de auditoría, sus profesionales han venido trabajando con el concepto de guías, las cuales se constituyen en herramientas que ayudan, de acuerdo a un objetivo, a realizar el seguimiento y control de las actividades o tareas a desarrollar. Estas son creadas por cada individuo y buscan apoyar la gestión que se desarrolla para un trabajo y sirven como lineamientos a seguir para cada tema. Dicha herramienta podría ser muy útil para apoyar al gerente de proyectos en las actividades de seguimiento y control en un esquema más formal y efectivo. No obstante, no todos cuentan con las habilidades para diseñar guías de trabajo, ya sea porque no conocen el concepto, el contenido de las mismas o porque no saben estructurar la guía. Asociaciones de profesionales en Auditoría de Sistemas de Información, como es ISACA, (Information Systems Audit and Control Association) se han preocupado en elaborar estándares y guías para ofrecer una metodología definida que apoye el proceso de planeación, ejecución y dictamen de la auditoría. Dentro de los estándares que esta asociación ha desarrollado se encuentra COBIT, el cual es una herramienta de gobierno de TI que ha influido significativamente en el desarrollo del trabajo de los profesionales de tecnología, proporcionando buenas prácticas a través de un marco de procesos y de dominios, y presentando actividades en una estructura lógica y manejable. Este modelo consolida y armoniza estándares de fuentes globales prominentes en un recurso crítico para la gerencia, los profesionales de control y los auditores 6. COBIT se aplica tanto a los sistemas de información como también al hardware de la organización (computadores personales y redes). Además, promueve la idea de que se deben administrar los recursos de TI mediante un conjunto de procesos asociados para proveer la información apropiada y confiable que necesita la empresa. Hoy por hoy el estándar no solo es usado por auditores sino también por el personal de TI. A la luz de lo anterior, y teniendo en cuenta que los profesionales de Tecnología de Información son los responsables del gerenciamiento de los proyectos de Sistemas de Información, se considera importante que los mismos reconozcan que es necesario tener una buena práctica con la cual puedan apoyarse para realizar sus procesos de 6 Channel Planet Inc Channel Planet. [En línea] 07 de Febrero de [Citado el: 22 de Febrero de 2008.] Página 4

7 seguimiento y control, y lograr desarrollar las herramientas que soporten estas labores. 1.2 FORMULACIÓN Teniendo en cuenta que los gerentes de proyectos de sistemas de información están interesados en adquirir el conocimiento necesario para mejorar la gestión en su trabajo, y así procurar que sus proyectos cumplan con las metas propuestas principalmente en cuanto a calidad, duración y costos, es posible pensar en que además de seguir estándares tradicionales de gerencia de proyectos, esta disciplina se pueda complementar con herramientas de otras áreas para poder lograr la mejor administración posible. Es por esto que se plantea la siguiente pregunta: Cómo se puede apoyar la gestión de los gerentes de proyectos, para realizar un control y seguimiento al desarrollo de proyectos de sistemas de información y lograr una mayor probabilidad de éxito en la implantación del mismo? Página 5

8 2 Descripción del Proyecto 2.2 Objetivo general Proporcionar una herramienta basada en los lineamientos del estándar COBIT 4.0 para que los gerentes de proyectos de sistemas de información apoyen sus procesos de control y seguimiento durante el ciclo de vida del proyecto. 2.2 Objetivos específicos Analizar tanto el nivel de conocimiento que tienen los gerentes de proyectos de sistemas de información acerca de las herramientas de control y seguimiento y de los estándares que puedan apoyar estos procesos, como la forma de desarrollo de estas actividades. Identificar y analizar los objetivos de control de cada uno de los dominios definidos por COBIT 4.0 que aporten al seguimiento y control de la gerencia de proyectos. Diseñar la guía que apoye al gerente de proyectos de sistemas de información en los procesos de seguimiento y control basados en el análisis previo. Validar la guía propuesta en un escenario de prueba específico, para poder realizar la evaluación respectiva. Página 6

9 3.1 Metodología 3 Proceso Como se trata de un proyecto de investigación de carácter explorativo sobre el contexto que se mencionó en el numeral 1.1, la metodología usada será el método científico, y las fases que se seguirán son descritas en el Módulo 2 llamado La Investigación perteneciente a la serie Aprender a Investigar 7, desarrollada por el ICFES, Instituto Colombiano para el Fomento de la Educación Superior. La materialización de esta metodología en el proyecto de Investigación será detallada a continuación: Levantamiento de Información: En primer lugar, se efectuará un estudio de las principales metodologías de gerencia de proyectos tales como PMBOK, PRINCE2, CMMI y las pertenecientes a ISO (International Organization for Standarization). Además se estudiarán las buenas prácticas que supervisen y controlen los procesos relacionados con Tecnología de la Información tales como ITIL, COBIT 4.0, entre otros. A continuación, se realizará una recopilación de información para identificar qué nivel de conocimiento tienen los gerentes de proyectos de sistemas de información, respecto a los estándares investigados, y conocer cómo realizan el seguimiento y control de sus proyectos teniendo en cuenta los criterios que aplican, herramientas que usen, entre otros. Para esta actividad, se debe llevar a cabo la definición de la muestra objetivo de los gerentes de proyectos a los cuales se les aplicará la entrevista. El perfil de estos Gerentes corresponde a Ingenieros de Sistemas o de ciencias afines que tengan como mínimo dos años de experiencia en el área de Gerencia de proyectos de Sistemas de Información. Además es deseable pero no obligatorio, que posean una especialización en Gerencia de Proyectos o Certificación en Gerencia. Esta fase corresponde a la percepción del problema a tratar, como parte de las fases definidas en el método científico. Análisis de la información recopilada: En esta fase se desarrollará: 7 Tamayo, Mario Tamayo y. «ICFES.» ICFES (último acceso: 19 de Marzo de 2008). Página 7

10 El estudio y análisis comparativo de la información recopilada de las metodologías para la gerencia de proyectos, así como de las buenas prácticas para el control y seguimiento de los procesos referentes al área de tecnología de la información. Análisis de los resultados de las entrevistas efectuadas. Revisión de plantillas de guías existentes para el desarrollo de la guía a proponer dentro del Trabajo. Aquí se llevará a cabo la identificación y definición del problema anteriormente hallado, con base a la información obtenida. Diseño de la Guía: Se propondrá la guía que apoye a los Gerentes de Proyectos de Sistemas de Información al seguimiento y control de los mismos de acuerdo a los resultados arrojados en la etapa anterior. En esta fase se propondrá una solución al problema identificado previamente. Aplicación y Validación: Finalmente, para permitirse obtener una validez de la propuesta, se llevará a cabo la valoración de la guía con las opiniones de algunos de los gerentes de proyectos de Sistemas de Información a los cuales se les realizó la entrevista. En otras palabras se llevará a cabo la validación de la solución propuesta. 3.2 Actividades Objetivo Actividad Resultados 1. Analizar tanto el nivel de conocimiento que tienen los gerentes de proyectos de sistemas de información acerca de las herramientas de control y seguimiento y de los estándares que puedan apoyar estos procesos, como la forma de desarrollo de estas actividades. 1. Diseñar el guión de las entrevistas a aplicar a gerentes de proyectos de Sistemas de Información. 2. Realizar las entrevistas al conjunto de gerentes previamente contactados. 3. Tabular y evaluar los resultados obtenidos de las entrevistas, para obtener la información calificada de cada tema tratado en estas. Documento de análisis que presenta los resultados arrojados de las entrevistas realizadas en formato porcentual Página 8

11 2. Identificar y analizar los objetivos de control de cada uno de los dominios definidos por COBIT 4.0 que aporten al seguimiento y control de la gerencia de proyectos. 3. Diseñar la guía que apoye al gerente de proyectos de sistemas de información en los procesos de seguimiento y control basados en el análisis previo. 4. Validar la guía propuesta en un escenario de prueba específico, para poder realizar la evaluación respectiva. 1. Consultar el estándar COBIT 4.0 y conocer los objetivos de control por cada dominio. 2. Analizar los objetivos de control y priorizarlos según su relevancia respecto a la gerencia de proyectos de SI. 1. Interpretar los resultados obtenidos del entregable del objetivo anterior para abstraer los principales puntos a tener en cuenta en la guía. 2. Diseñar y elaborar la guía, que contendrá los aspectos más importantes de COBIT 4.0 relacionado con la metodología de gerencia de proyectos más apropiada. 1. Definir el proyecto en el cual se va a utilizar la guía. 2. Aplicar la guía en una fase especifica del proyecto. 3. Identificar los aportes obtenidos al aplicar la guía. 4. Evaluar los resultados y proponer ideas para la continuación del proyecto de investigación. Documento de propuesta de los objetivos de Control a los cuales se les diseñará la guía de acuerdo a los resultados del análisis y del conocimiento adquirido. Guía para apoyar los procesos de gerencia de proyectos. Documento con los resultados y análisis de los mismos. Página 9

12 3.3 Entregables o Resultados Esperados Trabajo de Grado I: Propuesta. Estado del arte correspondiente al contexto de las metodologías de gerencia de proyectos y las buenas practicas que supervisan y controlan los procesos relacionados con Tecnología de la Información. Documento con los resultados de las encuestas realizadas a los gerentes de proyectos y análisis correspondiente de estos. Trabajo De Grado II: Documento de propuesta de los objetivos de Control a los cuales se les diseñara la guía de acuerdo a los resultados del análisis y del conocimiento adquirido. Diseño de la guía Guía para apoyar los procesos de control y seguimiento de la gerencia de proyectos de sistemas de información, basada en el análisis realizado. Documento con los resultados obtenidos después de aplicar la guía propuesta. 3.4 Presupuesto El trabajo de grado que llevaremos a cabo no requiere gastos especiales aparte de los recursos básicos como computador, hojas, transporte, etc. lo cual correrá por parte de las estudiantes, a continuación se hace una descripción de los mismos: Concepto Recursos propios: Servicios públicos (agua, luz, teléfono) Computadores personales(2) Ingresos en miles de $ $ Concepto Honorarios: Egresos en miles de $ Estadista $ Fotocopias y $ Página 10

13 papelería Impresión y presentación $ del documento final Transporte $ Total $ Total $ Tabla 1. Presupuesto de la Investigación 3.5 Cronograma Se pretende realizar el proyecto en un período entre ocho y nueve meses, iniciando en Marzo de 2008 y finalizando en Diciembre de A continuación se detalla el cronograma de actividades: Objetivo Actividad Resultados Fecha inicio Fecha final Duración Recursos Analizar tanto el nivel de conocimiento que tienen los gerentes de proyectos de sistemas de información acerca de las herramientas de control y seguimiento y de los estándares que puedan apoyar estos procesos como la forma de desarrollo de estas actividades. Diseñar el guión de las entrevistas a aplicar a gerentes de proyectos de Sistemas de Información. Realizar las entrevistas a los gerentes previamente contactados. Tabular y evaluar los resultados obtenidos de las entrevistas, para obtener la información calificada de cada tema tratado en estas. Guion de la entrevista Entrevistas diligenciadas. Documento con el análisis de las entrevistas Semana 2 Abril Semana 4 Abril Semana 3 Mayo Semana 3 Abril Semana 2 Mayo Semana 1 Junio 1 Semana Papelería, Fotocopias 2 Semanas Investigadoras, Papelería, Fotocopias 3 Semanas Estadista, Investigadoras, Papelería, Fotocopias Identificar y analizar los objetivos de control de cada uno de los dominios definidos por COBIT 4.0 que aporten al seguimiento y control de la gerencia de proyectos. Consultar el estándar COBIT 4.0 y conocer los objetivos de control por cada dominio. Analizar los objetivos de control y priorizarlos según su relevancia respecto a la gerencia de proyectos de SI. Manejo del estándar COBIT 4.0. Objetivos de control de COBIT 4.0 elegidos. Semana 2 Junio Semana 2 Julio Semana 1 Julio Semana 1 Agosto 2 Semanas Libros de consulta, Internet, documento del estándar COBIT Semanas Documento del estándar COBIT 4.0 Página 11

14 Diseñar la guía que apoye al gerente de proyectos de sistemas de información en los procesos de seguimiento y control basados en el análisis previo. Interpretar los resultados obtenidos del entregable del objetivo anterior para abstraer los principales puntos a tener en cuenta en la guía. Diseñar y elaborar la guía, que contendrá los aspectos más importantes de COBIT 4.0 relacionado con la metodología de gerencia de proyectos mas apropiada. Documento con los Módulos Principales de la guía. Guía de apoyo para los gerentes de proyectos de sistemas de información. Semana 2 Agosto Semana 1 Septiembre Semana 4 Agosto Semana 3 Septiembre 2 Semanas Documento del estándar COBIT 4.0, Objetivos de control de COBIT 4.0 elegidos. 3 Semanas Documento con los Módulos Principales de la guía, Documento del estándar elegido de gerencia de proyectos Validar la guía propuesta en un escenario de prueba específico, para poder realizar la evaluación respectiva. Definir el proyecto en el cual se va a utilizar la guía. Aplicar la guía en una fase especifica del proyecto. Identificar los aportes obtenidos al aplicar la guía. Evaluar los resultados y proponer ideas para la continuación del proyecto de investigación. Proyecto de sistemas de información seleccionado. Aplicación de la guía. Documento con los principales aportes identificados. Documento con el análisis de los resultados obtenidos e ideas de continuidad. Semana 1 Octubre Semana 3 Octubre Semana 3 Noviembre Semana 1 Diciembre Tabla 2. Cronograma de actividades. Semana 2 Octubre Semana 2 Noviembre Semana 4 Noviembre Semana 2 Diciembre 3 Semanas Empresa y Gerente de proyectos, Investigadoras 4 Semanas Guía de apoyo para los gerentes de proyectos de sistemas de información. 1 Semana Guía diligenciada por el o los gerentes. 1 Semana Guía diligenciada por el o los gerentes. Página 12

15 4.1Referencias Referencias Bibliográficas [1] Arens, H.Educación, P., ed. (2007), Auditoría un enfoque integral, Pearson Educación. [2] Channel Planet Inc. Channel Planet. 07 de Febrero de (último acceso: 22 de Febrero de 2008). [3] Gido, J.Thompson, I., ed. (1999), Administración exitosa de proyectos, International Thompson. [4] Hunton, J.Wiley, J., ed. (2004), Core concepts of Information technology auditing, John Wiley. [5] ILX Group plc. PRINCE2 Foundation & PRINCE2 Practitioner Project Management Training (último acceso: 20 de Marzo de 2008). [6] Institute, I. G.Institute, I. G., ed. (2005), Control Objectives Management Guidelines Maturity Models (COBIT 4.0), IT Governance Institute. [7] Institute, P. M.Project Management Institute, I., ed. (2004), A guide to the project management body of knowledge: PMBOK guide., Project Management Institute. [8] Piattini, M. G.Alfaomega, ed. (2001), Auditoría informática : un enfoque práctico, Alfaomega. [9] Pressman, Roger. Ingenieria Del Software-Un Enfoque Práctico. Mexico: McGraw Hill, [10] PSL-Productora De Software S.A. «Porque fracasan los Gerentes de Proyectos En Colombia.» Bogotá, [11] Sallenave, J.Norma, ed. (1985), Gerencia y planeación estrategica, Norma. [12] Sommerville, I.Educación, P., ed. (2002), Ingenieria de Software, Pearson Educación. [13] Software Engineering Institute. Software Engineering Institute-Carnegie Mellon (último acceso: 18 de Marzo de 2008). [14] Stair, R.Thomson, I., ed. (2000), Principios de sistemas de información : enfo- Página 13

16 que administrativo, International Thomson. [15] Vigil, A. C. (2007), 'V Encuesta de Gerencia de Proyectos', Marzo 22 y 23 de 2007, Encuesta realizada por ACIS (Asociacion Colombiana de Ingenieros)en el marco de la V Jornada de Gerencia de Proyectos de TI. [16] Weber, Ron A. Information Systems Control and Audit. Pearson Education, Página 14

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