PROCEDIMIENTO DE RECEPCION DE DOCUMENTOS

Transcripción

1 Sistema de Gestión de Calidad ISO SATT PROCEDIMIENTO DE RECEPCION DE DOCUMENTOS Proceso: Elaborado por: Revisado por: FIRMA Y SELLO GESTION DE SERVICIO AL CLIENTE Lic. Maria Del Pilar Manrique Davila Auxiliar de la Gestión de Servicio al Cliente Patricia Sánchez Saavedra Asistente de la Gestión de Servicio al Cliente Nills Ruiz Gómez Gerente de Operaciones Estado Revisión: REV. 002 Fecha de Revisión 000: 26/03/2007 Fecha de Revisión 001: 24/03/2009 Aprobado por: Cesar Ramírez Luna Victoria Jefe del SATT FIRMA Y SELLO Aprobación : RJ , 06/05/2009 Página 1 de 12 Rev. 002 RJ ; 06/05/2009

2 29 Agosto 2008 HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS Teniendo en cuenta las no conformidades presentadas en la primera Auditoria Interna realizada el Lunes 11 y martes 12 de febrero del presente año, la actividad de revisión de documentos planificados en el Programa Maestro de Revisión Documental del SGC-2008 como la Revisión de Procesos realizada desde la semana del 21 al 25 de Julio y en cumplimiento del Plan de Implementación del Sistema de Gestión de Calidad (aprobado con ACTA CGC/ ) se observó la desactualización del presente procedimiento, del cual se ha reestructurado las etapas, Instrucciones y registros de todo el procedimiento Además el nombre de procedimiento se modifico de TRATAMIENTO DE SOLICITUDES a pasar a llamarse RECEPCION DE DOCUMENTOS. 24 de Marzo del 2009 Los cambios realizados se motivo según las oportunidades de mejora observadas en la última revisión de procedimientos establecidos en el plan de implementación SGC 2009 y al cumplimiento del PROGRAMA MAESTRO DE REVISION DOCUMENTAL DEL SGC SATT año 2009 (ACTA CGC/ SATT NRO ) Se ha agrego la diagramación de flujo de información Se actualizó el procedimiento en lo que respecta a base legal, etapas, instrucciones y registros, teniendo en cuenta la entrada en funcionamiento del sistema integrado de la Administración Tributaria (SIAT). Página 2 de 12 Rev. 002 RJ ; 06/05/2009

3 PROCEDIMIENTO RECEPCION DE DOCUMENTOS 1 FINALIDAD: Código: Recepcionar los documentos presentados por los administrados, manteniendo la obligación de recibirlos y controlar el ingreso para iniciar o impulsar los procedimientos elaborados ante la Administración Tributaria. 2 BASE LEGAL Ley de Procedimiento Administrativo General, Ley REQUISITOS Los requisitos que debe presentar el administrado, según el trámite a realizar, debe sujetarse a lo dispuesto por el Texto Único de Procedimientos Administrativos del Servicio de Administración Tributaria de Trujillo. (TUPA) PRC-GSC-001 PROCEDIMIENTO DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 4 ETAPAS 4.1. RECEPCION Y VERIFICACION DE DOCUMENTOS Este procedimiento se inicia con recepción de los documentos presentados por los administrados, previa verificación del cumplimiento de los requisitos señalados en el TUPA SATT, quedando obligados a recibirlos, no pudiendo en ningún caso calificar, negar o diferir su admisión TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS Los expedientes y documentos recepcionados son evaluados por los auxiliares de la Gestión de Servicio al Cliente teniendo en cuenta el asunto solicitado, con la finalidad de ser transferidos a las Gestiones correspondientes del Servicio de Administración Tributaria. 5 INSTRUCCIONES: 5.1. RECEPCION VERIFICACION DE DOCUMENTOS Los auxiliares de la Gestión de Servicio al Cliente, recepcionan los documentos del administrado, verificando los requisitos señalados en el TUPA SATT. Excepcionalmente en el caso de solicitudes no tributarias o en el caso que el administrado presente Formato F17-DRD Solicitud de Trámite de infracciones de Tránsito, al ser catalogados como procedimiento de materia no tributaria, el auxiliar procederá a aplicar el PRC-GSC-002 Procedimiento de Observación de Expedientes no Tributarios Los auxiliares de Gestión de Servicio al Cliente folean los documentos presentados y requieren datos de contacto adicionales a los administrados (teléfonos y/o ), y registran el documento en el Sistema Integrado de la Administración Tributari (SIAT), asignándose el número de Expediente para su control correspondiente. (REG-GSC-004-REGISTRO DIGITAL DE EXPEDIENTE) El auxiliar de la Gestión de Servicio al Cliente, una vez registrado el expediente en el SIAT imprime el cargo de recepción, en el que figura el número de expediente Página 3 de 12 Rev. 002 RJ ; 06/05/2009

4 generado, y el nombre del solicitante y administrado, así como el trámite realizado. Sin embargo si el expediente es recepcionado en Mesa de Partes, el personal sella el cargo de recepción y consigna el número de expediente Si el administrado requiere anexar documentos al expediente principal se registrarán en el SIAT como anexo al mismo número de expediente original. (REG-GSC-004-REGISTRO DE EXPEDIENTE) 5.2. TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS 6 DURACIÓN: Los auxiliares de la Gestión de Servicio al Cliente, imprimen los reportes de entrega física del SIAT (cargos de recepción) Los auxiliares de la Gestión de Servicio al Cliente proceden a entregar los expedientes y/o anexos de éstos, adjunto a su cargo; a las Gestiones de procesos correspondientes de la Administración El responsable de la Gestión de Servicio al Cliente y el Fedatario de Mesa de Partes archivan los cargos recepcionados de los diferentes procesos con la conformidad de estos (Firma y Sello de Recepción) REG-GSC-016 CARGOS DE EXPEDIENTES RECEPCIONADOS GSC Plazo 24 horas 7 DIAGRAMACION Diagrama de flujo de información 8 REGISTROS REG-GSC-004-REGISTRO DE EXPEDIENTE. REG-GSC-016-CARGOS DE EXPEDIENTES RECEPCIONADOS GSC Página 4 de 12 Rev. 002 RJ ; 06/05/2009

5 ANEXO Formulario F14 SOLICITUD DE TRAMITE DRFT Página 5 de 12 Rev. 002 RJ ; 06/05/2009

6 FORMULARIO F14 SOLICITUD DE TRAMITE DRFT Página 6 de 12 Rev. 002 RJ ; 06/05/2009

7 FORMULARIO F15 SOLICITUD DE TRAMITE DRD Página 7 de 12 Rev. 002 RJ ; 06/05/2009

8 FORMULARIO F15 SOLICITUD DE TRAMITE DRD Página 8 de 12 Rev. 002 RJ ; 06/05/2009

9 FORMULARIO F16 RECURSO DE RECLAMACION Y/O APELACION DRD Página 9 de 12 Rev. 002 RJ ; 06/05/2009

10 FORMULARIO F16 RECURSO DE RECLAMACION Y/O APELACION DRD Página 10 de 12 Rev. 002 RJ ; 06/05/2009

11 FORMULARIO F17 SOLICITUD DE TRAMITE INFRACCIONES DE TRANSITO Página 11 de 12 Rev. 002 RJ ; 06/05/2009

12 FORMULARIO F17 SOLICITUD DE TRAMITE INFRACCIONES DE TRANSITO Página 12 de 12 Rev. 002 RJ ; 06/05/2009