PROCEDIMIENTO BONIFICACIÓN PARA RECUPERACIÓN DE PÉRDIDAS ó MARGEN EN PRODUCTOS DOCUMENTO CONTROLADO. Cargo: Director Nacional de Inventarios

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1 PROCEDIMIENTO BONIFICACIÓN PARA RECUPERACIÓN DE PÉRDIDAS ó MARGEN EN PRODUCTOS Código: POVC Estado: A Versión: 2 Proceso: Compras DOCUMENTO CONTROLADO Fecha: Enero 26 de 2012 Elaboró: Mauricio J. Cerón Freyle Revisó: Luis Vergara Aprobó: Jaime Moreno Cargo: Profesional de Métodos y Procedimientos Cargo: Director Nacional de Inventarios Cargo: Gerente Comercial 1. OBJETO Este Procedimiento proporciona las condiciones que aplican para el manejo que se le dará en Olímpica S.A. a las bonificaciones de mercancía por parte de los proveedores para recuperación de pérdidas ó Márgenes. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para las áreas comerciales de la compañía, Puntos de Venta y los Centros de Distribución para la negociación y recibo de bonificaciones de productos para recuperación de pérdidas ó Margen. No aplica para mercancía entregada por el proveedor a costo Cero para desarrollar eventos comerciales. Cargos o Roles: En Puntos de Venta al Gerente de Negocio, Administradores, Recibidores, Liquidadores, Jefes de Sección. En Centros de Distribución para los Administradores, Coordinadores de Recibo y Liquidadores. 3. DEFINICIONES Bonificaciones Que Afectan el Margen: Mercancía entregada por el proveedor gratuitamente, y cuya comercialización contribuye a mejorar el margen de la compañía. Solo aplica para Centros de Distribución. Bonificación para Recuperación de Pérdida: Mercancía entregada por el proveedor gratuitamente a último costo vigente, y cuya comercialización contribuye a disminuir las pérdidas de la compañía por filtraciones. Recuperación del Desperdicio: Mercancía entregada por el proveedor de FRUVER gratuitamente a último costo vigente, y cuya comercialización contribuye a disminuir las pérdidas de la compañía por desperdicios producidos en las centrales de FRUVER.

2 4. Condiciones Generales: La existencia de acuerdos de bonificaciones para recuperación de pérdidas o margen con proveedores no eximirán a la administración del Punto de Venta / Centro de Distribución de su responsabilidad de velar por el manejo adecuado del inventario (Días de inventario objetivo). Cuando se pacte con el proveedor la bonificación para recuperación de pérdidas, ó Margen se deberán establecer las cantidades bonificadas las condiciones bajo las cuales el proveedor bonificará y el documento soporte de la entrega. El producto bonificado para recuperación de pérdidas o margen puede ser de la misma referencia negociada o de otro producto que haga parte del portafolio del proveedor, con rotación favorable. Bonificaciones que Afectan el Margen Las negociaciones de bonificación con el proveedor para afectar el margen, deberán ser registradas en SAP, mediante la creación de una regla de bonificación (Ver Manual de Usuario P920_AB010_Proceso de Bonificación en Productos). Lo anterior es para que las unidades bonificadas aparezcan en la orden de compra al momento de hacer el pedido, agilizando el recibo y liquidación del pasivo. Al momento de realizar la orden de compra (Ver Manual de Usuario P920_AB010_Proceso de Bonificación en Productos), se deberá incluir la regla de bonificación, la inclusión de esta regla implicará que en la orden de compra aparezcan los productos bonificados, cuando se cumpla con las condiciones parametrizadas. En el caso en que se haya aplicado una regla de bonificación a la orden de compra y los productos bonificados aparezcan en esta, el recibo y registro del ingreso se efectuará en la misma forma en que realiza para el resto de la mercancía. Bonificaciones para Recuperación de Pérdidas Los productos bonificados para recuperación de pérdidas y márgenes deberán ser facturados por el proveedor con costo cero, o en su defecto en un documento donde se especifique el detalle de la bonificación. Al momento del recibo deberá registrarse la bonificación en el Formato Novedades en el Recibo, motivo Bonificación, anexando el documento que entrega el proveedor. El centro que recibe las bonificaciones, debe archivar en un folder en orden cronológico, los documentos que soportan la novedad de recibo, documento del proveedor firmada por el gerente del negocio y representante del proveedor. Las Bonificaciones para Recuperación de Pérdidas deberán ser registradas sin excepción en el sistema SAP en la misma fecha en que se reciben, con el propósito de reflejarse en el inventario. Su registro se efectuará según lo establecido en el Instructivo para Registrar Bonificaciones para Recuperación de Pérdidas en el Sistema SAP (Anexo). En caso de las bonificaciones entregadas por los proveedores de FRUVER para la recuperación del desperdicio en los Centros de Distribución de este tipo de 1

3 mercancía, el registro de su ingreso en el sistema deberá efectuarse según lo establecido en el Instructivo para Registrar Recuperación del Desperdicio en las Centrales de FRUVER. No se deberá registrar como bonificación para recuperación de pérdidas, mercancía que el proveedor haya entregado gratuitamente para ser transferida en la misma forma a los clientes, como parte de un evento comercial o de mercadeo. Este tipo de mercancía se registrará dependiendo de cada evento comercial / mercadeo y la forma de registro se informará en la respectiva mecánica del evento. La Gerencia de Negocio / Administración de Centro de Distribución, será la encargada de velar por el registro oportuno y adecuado de las recuperaciones por bonificaciones de proveedores. 5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No. Actividad Descripción Responsable Registro Negociar con Se establece con el el Proveedor proveedor las condiciones la Entrega de (Productos, Compras Bonificaciones mínimas, entre otros Comprador, Acuerdo para 1 para aspectos) para la entrega Gerente de Entrega de recuperación de bonificaciones para Negocio Bonificaciones de pérdidas o para afectar el recuperación de pérdidas o afectación del margen. margen Solicitar Creación de Regla de Bonificación Crear la Regla de Bonificación en el Sistema Efectuar Pedido al Proveedor Dar Ingreso a Mercancía Bonificada para Afectar el Margen Registrar Recibo de Bonificación Para Recuperación En caso de bonificación para afectar el margen, se le solicita al Asistente de Compras vía correo electrónico, la creación de una regla de bonificación. En caso contrario se pasa a la actividad 4. Según la solicitud recibida se crea la regla de descuento en el sistema. Se efectúa el pedido al proveedor según lo negociado para la entrega de la bonificación. Se efectúa el ingreso de la mercancía bonificada igual que se efectúa el ingreso de la mercancía no bonificada. Se registra la mercancía recibida como Bonificación para Recuperación de Pérdidas en el Formato Novedades en el Recibo, Comprador, Gerente de Negocio Asistente de Compras Comprador, Gerente de Negocio, Administrador de Centro de Distribución Administrador de Centro de Distribución Recibidor Correo Electrónico de Información Correo Electrónico de Confirmación de la Creación Orden de Compra Orden de Compra, Documento de Material. Factura o Remisión del Proveedor, Formato Novedades en 2

4 10 de Pérdidas bajo la opción Bonificación. Realizar Seguimiento a los Registros de Bonificaciones para Recuperación de Pérdidas Se registra el recibo de la bonificación en el sistema SAP. Se archiva en una carpeta especial los registros de las bonificaciones recibidas para recuperación de pérdidas. Se efectuará seguimiento al manejo de los inventarios en los Puntos de Venta para evitar que se deje de ejecutar los controles a su inventario. Liquidador Recibidor Coordinador Nacional de Inventarios el Recibo Factura o Remisión del Proveedor, Formato Novedades en el Recibo, Documento de Material Factura o Remisión del Proveedor, Formato Novedades en el Recibo, Documento de Material 3

5 6. CONTENIDO

6 7. Anexos: No aplica. 8. Control de Cambios: En la versión 2 de este documento se encuentran las siguientes diferencias respecto a la versión 1: Se incluye el manejo de bonificaciones para afectación del margen y se demarcan las diferencias operacionales entre estas y las bonificaciones para recuperación de pérdidas. Se incluye el caso especial de registro de la recuperación por recuperación del desperdicio en las Centrales de FRUVER.