DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA. 11 de junio, 2013 DCA-1310

Transcripción

1 Doctor Julio C. Calvo Alvarado Rector DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA Licenciado Walter Sequeira Fallas Director Departamento de Aprovisionamiento Instituto Tecnológico de Costa Rica Fax: de junio, 2013 DCA-1310 Al contestar refiérase al oficio No Estimados señores: Asunto: Se autoriza la modificación al contrato de la Licitación Pública 2010LN APITCR, servicio de mantenimiento preventivo y correctivo general para la Sede Regional de San Carlos, de conformidad con el artículo 200 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, por un monto mensual de , anual de , un agregado de 3 personas (operador de grúa, ayudante de grúa y técnico en refrigeración y aires acondicionados), y una grúa tipo plataforma elevadora. Me refiero a los oficios AP , y R del 3 de junio, y 29 de mayo del presente año, mediante los cuales se solicita la autorización referida en el asunto. I. Antecedentes y justificaciones. 1) Se promovió la Licitación Pública 2010LN APITCR, servicios de mantenimiento preventivo y correctivo general para la Sede Regional de San Carlos, la cual se adjudicó a Compañía de Servicios Técnicos y Profesionales R&S S.A., suscribiéndose al efecto el contrato el 22 de junio de 2011, por un monto mensual de , y un monto anual de , por un plazo de 1 año prorrogable por 3 períodos iguales hasta por un máximo de 4 años, con un horario de lunes a viernes de las 7 a las 16 horas y sábados de las 7 a las 12 horas con un total de 8 trabajadores, y refrendado internamente por la Asesoría Legal. 2) El contrato se modificó por primera vez para incluir un equipo especial consistente en un cuadraciclo de 421cc, ya que se pusieron a operar en la Sede de San Carlos nuevas instalaciones que no estaban previstas, el cual se utiliza para trasladar material de mantenimiento, por lo que en este momento se cancela un monto mensual de , para un monto anual de

2 2 3) Los contratados servicios de mantenimiento preventivo y correctivo incluyen reparación de averías, mantenimiento civil, electromecánico y preventivo general, preventivo de aires acondicionados, cámaras de enfriamiento y de congelado, y atención de emergencias. Todo ello en áreas administrativas, aulas, laboratorios y auditorios, casas de profesores (20 edificios), residencias para profesores (2 edificios), 1 residencia Colegio Científico Costarricense, residencias estudiantiles con 284 estudiantes alojados (7 edificios), para un área total de m2. 4) Se cuenta generalmente con una población activa de personas diarias. 5) En el 2012 se construyó el Centro de Transferencia y Educación Continua (CTEC), con un área de m2 por un monto de , debidamente equipada, el cual por su diseño genera ciertas labores de mantenimiento especial que no están incluidas en la garantía de funcionamiento habitual de las obras nuevas. 6) Se requiere modificar por segunda vez el contrato referido, con la finalidad de incluir el CTEC, el cual cuenta con una garantía rendida por la constructora, pero ciertas labores de mantenimiento ordinarias no están cubiertas, sobretodo las que se le deben dar a las cerchas de madera a través de una grúa con altura, peso y funcionamiento muy particulares, contenidas en el oficio SG (ver folios 509 al 520 del expediente administrativo), y reproducidas en las páginas 3 a 6 del oficio R , relacionadas con limpieza de vidrios, curado de cerchas, tanque de aguas pluviales, limpieza de tanque de agua potable, protección de tornillos, mantenimiento electromecánico normal, mantenimiento general, pintura general, limpieza de drenajes de aguas exteriores, labores de amoblamiento, cambio de vidrios de muebles secretaría, catering y laboratorio, mantenimiento de aires acondicionados, mantenimiento de planta eléctrica, para lo cual se requieren ciertos suministros y productos, tales como extensión limpia en aluminio o fibra vidrio, escobones, limpión de paño, paño mediano para limpieza paredes, lentes protectores, mascarillas, aplicador en spray plástico reciclado, guantes de hule, y una grúa plataforma elevadora de personas de tijera eléctrica o plataforma remolcable, con una serie de características técnicas: altura de trabajo (20 metros), capacidad máxima (200 Kg), dimensiones plataforma extendida (3.22 x 1.2 m), altura de transporte máximo (2.35), altura replegada barandillas máximo (2.35), ancho máximo (2), radio de giro exterior (2.38 m), llantas de hule (15x5), baterías (24V-255 Amph C5), peso máximo (3.500 Kg). 7) Se han analizado diversos escenarios: i) Tramitar un nuevo procedimiento, pero se atrasaría la atención de las necesidades de mantenimiento, un contrato más para fiscalización, el cual correspondería a una licitación abreviada, si opera otro contratista no hay espacio físico para ubicarlo. ii) No aplicar la prórroga, no obstante la contratista ha brindado los servicios a satisfacción. iii) Solicitar una autorización por el artículo 200RLCA, por superarse el 50% del precio contratado originalmente, sumando las revisiones de precios respectivas, ello en razón de un aumento en el personal y en el equipo. El precio mensual original lo era por , anual por , con la inclusión del cuadraciclo pasó a un monto mensual de , anual de (un 14% de incremento), y con la modificación solicitada pasa a un monto mensual de , anual de (un 71 de incremento adicional, con el 14% anterior es de un 85%), agregando un operador de grúa, un ayudante de grúa y un técnico en refrigeración y aires acondicionados, y una grúa tipo plataforma elevadora. Se estima que ese aumento monetario es razonable (ver folio 528 del expediente administrativo).

3 3 8) Según cotización del 24 de abril, la contratista señala que posee la capacidad para hacerle frente al aumento de las labores requeridas en el CTEC (ver folios 521 al 524 del expediente administrativo). 9) Mediante certificación de contenido presupuestario emitida por el licenciado Jorge Arturo Carvajal Garro, Departamento Administrativo Unidad de Gestión Financiera y Administración de Bienes, se hace constar que se cuentan con recursos suficientes para hacerle frente a la presente modificación (ver folio 17 del expediente de autorización). II. Criterio de la División. La modificación unilateral de los contratos administrativos, constituye el mecanismo propio de la potestad de imperio de la Administración, que la faculta para ajustar el contenido esencial de los contratos a los requerimientos que de cara a la satisfacción del interés público, se presenten una vez que éstos se encuentren perfeccionados, y antes o durante la etapa de ejecución. Sobre el particular el artículo 200 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, con fundamento en el artículo 12 de la Ley de Contratación Administrativa, establece que para proceder con la modificación contractual la Administración debe corroborar que se cumpla con los siguientes supuestos: a) Que la modificación, aumento o disminución del objeto, no le cambie su naturaleza, ni tampoco le impida cumplir con su funcionalidad o fin inicialmente propuesto. b) Que en caso de aumento se trate de bienes o servicios similares. c) Que no exceda el 50% del monto del contrato original, incluyendo reajustes o revisiones, según corresponda. d) Que se trate de causas imprevisibles al momento de iniciar el procedimiento, sea que la entidad no pudo conocerlas pese a haber adoptado las medidas técnicas y de planificación mínimas cuando definió el objeto. e) Que sea la mejor forma de satisfacer el interés público. f) Que la suma de la contratación original, incluyendo reajustes o revisiones de precio, y el incremento adicional no superen el límite previsto para el tipo de procedimiento tramitado. En el presente caso la Administración expone que producto de una revisión de precios en octubre de 2012, y con la inclusión de un cuadraciclo el monto original mensual pasó de a , incrementándose el monto anual en un 14% al pasar de a , y ahora se pretende incluir las nuevas instalaciones del CTEC, que implica el aumento de personal en un operador de grúa, un ayudante de grúa y un técnico en refrigeración y aires acondicionados y una grúa tipo plataforma elevadora, lo que ocasionaría un incremento mensual de a , anual de a En cuanto a la competencia de esta Contraloría General para conocer la autorización solicitada, se tiene por acreditado que se trata de una ampliación que sobrepasa el 50% del monto del contrato original, por lo que la Administración requiere de la autorización de esta Contraloría General para realizar la ampliación 2 solicitada al contrato de marras.

4 4 Ahora bien, realizado el estudio del caso, y de conformidad con los argumentos que se exponen en la presente solicitud y documentación del expediente administrativo de la licitación pública 2010LN APITCR, se tienen por acreditadas las siguientes circunstancias: i) Licitación Pública 2010LN APITCR: Se tramitó el referido procedimiento de contratación para servicios de mantenimiento preventivo y correctivo general para la Sede Regional de San Carlos, la cual se adjudicó a Compañía de Servicios Técnicos y Profesionales R&S S.A., suscribiéndose al efecto el contrato el 22 de junio de 2011, por un monto mensual de , y un monto anual de , por un plazo de 1 año prorrogable por 3 períodos iguales hasta por un máximo de 4 años, con un horario de lunes a viernes de las 7 a las 16 horas y sábados de las 7 a las 12 horas con un total de 8 trabajadores, y refrendado internamente por la Asesoría Legal. El contrato se modificó por primera vez para incluir un equipo especial consistente en un cuadraciclo de 421cc, ya que se pusieron a operar en la Sede de San Carlos nuevas instalaciones que no estaban previstas, el cual se utiliza para trasladar material de mantenimiento, por lo que en este momento se cancela un monto mensual de , por un monto anual de (ver puntos anteriores I.1, y I.2). ii) Justificaciones: Se requiere modificar por segunda vez el contrato referido, con la finalidad de incluir el CTEC, el cual cuenta con una garantía rendida por la constructora, pero ciertas labores de mantenimiento ordinarias no están cubiertas, sobretodo las que se le deben dar a las cerchas de madera a través de una grúa con altura, peso y funcionamiento muy particulares, contenidas en el oficio SG (ver folios 509 al 520 del expediente administrativo), y reproducidas en las páginas 3 a 6 del oficio R , relacionadas con limpieza de vidrios, curado de cerchas, tanque de aguas pluviales, limpieza de tanque de agua potable, protección de tornillos, mantenimiento electromecánico normal, mantenimiento general, pintura general, limpieza de drenajes de aguas exteriores, labores de amoblamiento, cambio de vidrios de muebles secretaría, catering y laboratorio, mantenimiento de aires acondicionados, mantenimiento de planta eléctrica, para lo cual se requieren ciertos suministros y productos, tales como extensión limpia en aluminio o fibra vidrio, escobones, limpión de paño, paño mediano para limpieza paredes, lentes protectores, mascarillas, aplicador en spray plástico reciclado, guantes de hule, y una grúa plataforma elevadora de personas de tijera eléctrica o plataforma remolcable, con una serie de características técnicas: altura de trabajo (20 metros), capacidad máxima (200 Kg), dimensiones plataforma extendida (3.22 x 1.2 m), altura de transporte máximo (2.35), altura replegada barandillas máximo (2.35), ancho máximo (2), radio de giro exterior (2.38 m), llantas de hule (15x5), baterías (24V-255 Amph C5), peso máximo (3.500 Kg) (ver puntos anteriores I.5, y I.6). iii) Razonabilidad del precio: En el oficio R suscrito por el Rector del ITCR, se acredita la razonabilidad del referido precio mensual de , anual de (ver punto anterior I.7). iv) Contenido presupuestario: Mediante certificación presupuestaria emitida por el licenciado Jorge Arturo Carvajal Garro, Departamento Administrativo Unidad de Gestión Financiera y Administración de Bienes, se hace constar que se cuentan con recursos suficientes para hacerle frente a la presente modificación (ver punto anterior I.9). Bajo ese cuadro fáctico, tenemos que de conformidad con la información y documentación aportada, se desprende que en el año 2012 se construyó el Centro de Transferencia y Educación Continua (CTEC), con un área de m2 por un monto de , debidamente

5 5 equipado, el cual por su diseño genera ciertas labores de mantenimiento especial que no están incluidas en la garantía de funcionamiento habitual de las obras nuevas, por lo que se requiere modificar el contrato referido, con la finalidad de incluir el CTEC, el cual cuenta con una garantía rendida por la constructora, pero ciertas labores de mantenimiento ordinarias no están cubiertas (ver puntos anteriores I.5, y I.6). Además, se tiene por acreditado por el ITCR que la modificación 2 de marras, no modifica la naturaleza contractual y se trata de servicios similares al contrato original, de conformidad con lo argumentado en la presente gestión y de la documentación del expediente administrativo, que se trata de causas imprevisibles, que no se sobrepasa el monto para la tramitación de las licitaciones abreviadas, y que se ha acreditado la razonabilidad del precio, aspectos que quedan bajo la absoluta y exclusiva responsabilidad del ITCR. Finalmente, se acreditó que el presupuesto ordinario del año 2013 cuenta con suficiente contenido presupuestario para hacer frente a las obligaciones correspondientes. Así las cosas, en aras de la debida satisfacción del interés público inmerso en la presente modificación, esta División de conformidad con lo dispuesto en el artículo 200 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, aprueba la modificación contractual de marras, basados en lo acreditado por el ITCR, en la naturaleza de la modificación, en el estado de ejecución, y en la debida satisfacción del interés público. III.-Condiciones bajo las que se otorga la autorización 1) Se podrá modificar el contrato establecido con Compañía de Servicios Técnicos y Profesionales R&S S.A., adjudicataria de la Licitación Pública 2010LN APITCR, y en el sentido referido. La modificación aumenta el monto contractual anual original de a anuales, en donde se incluye el monto de la modificación 1 por anuales. La razonabilidad de tal precio queda bajo la absoluta y exclusiva responsabilidad del licenciado Julio C. Calvo Alvarado, Rector del ITCR, tal y como se acredita en su oficio R ) El personal se incrementa en 3 personas: un operador de grúa, un ayudante de grúa, y un técnico en refrigeración y aires acondicionados, y el equipo en una grúa tipo plataforma elevadora. 3) Deberán ajustarse los montos tanto de la garantía de cumplimiento como de las especies fiscales. 4) Deberá esa Administración velar por que la contratista cumpla con las obligaciones que establecen el cartel y contrato originales, siendo de particular importancia que cumpla con sus deberes obrero patronales con la CCSS y FODESAF, y con el impuesto a las personas jurídicas de la Ley ) Esta autorización se otorga con vista en la certificación de contenido presupuestaria emitida por el licenciado Jorge Arturo Carvajal Garro, del Departamento Administrativo, Unidad Gestión Financiera y Administración de Bienes. En ese sentido se recuerda que es de exclusiva

6 6 responsabilidad de la Administración no solo la acreditación del presupuesto, sino además la factibilidad técnica y jurídica de aplicar los recursos certificados en el objeto de esta contratación. 6) La adenda que se confeccione producto de la modificación autorizada en este acto no requiere del refrendo contralor, en consecuencia, deberá contar con la aprobación interna respectiva (artículo 17 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública). Atentamente, Lic. Oscar Castro Ulloa Gerente Asociado a.i. OCU/yhg 2 tomos expediente administrativo NI: Ci. Archivo Central G: