28 de agosto de 2015 DCA-2143

Transcripción

1 Al contestar refiérase al oficio No de agosto de 2015 DCA-2143 Señor Marco Fallas Díaz Viceministro Administrativo Ministerio de Educación Pública Fax: Estimado señor: Asunto: Se deniega la autorización solicitada para realizar una modificación contractual de conformidad con el artículo 200 del Reglamento a Ley de Contratación Administrativa al contrato suscrito entre el Ministerio de Educación y la empresa RAC Servicentro MyT S.A., Licitación Abreviada 2011LA Contratación de Servicio para Engrase, Cambio de Aceite y Filtros para Vehículo Automotor, por un plazo máximo de 6 meses y por un monto de Nos referimos a su oficio número DVM-A del 23 de julio de 2015, recibido en fecha 27 de julio de 2015 en esta Contraloría General de la República, mediante el cual solicita la autorización descrita en el asunto. Mediante oficio número (DCA-1929) del 06 de agosto de 2015 se solicitó información adicional, la cual fue remitida mediante el oficio número DVM-A del 13 de agosto de I. Antecedentes y justificación 1. El Ministerio de Educación Pública realizó el trámite de esta contratación por intervención del Departamento de Transportes de la Dirección de Servicios Generales como Unidad Gestora en el año 2011, por un monto de anual, el cual tuvo un incremento de un 49% a partir del tercer año, mediante la resolución número DAC , que en término de colones significa , para sumar un monto anual de Por medio de esta contratación se atienden mensualmente un promedio de 45 vehículos, tanto de las Dependencias y Direcciones Centrales, como de las Direcciones Regionales, considerando los requerimientos básicos del mantenimiento preventivo.

2 2 3. La flotilla del Ministerio está compuesta por 147 vehículos, distribuidos entre las diferentes dependencias, siendo las áreas con mayor cantidad de unidades las siguientes: Direcciones Regionales con 27, para atender todas los requerimientos de los centros educativos de cada zona en particular, que en algunos casos implica el desplazamiento a zonas de muy difícil acceso, como es el caso de las Regiones Indígenas a as cuales no se podría llegar sin contar con los vehículos en óptimo estado; la Dirección de Infraestructura y Equipamiento Educativo DIEE con 21, para los desplazamientos que requieren la atención de aproximadamente 1200 proyectos en todo el territorio nacional, ya que se debe velar por el estado de la infraestructura de todas las escuelas y colegios del país. El Departamento de Transportes con 42, para dar apoyo logístico a todas las dependencias que no tiene vehículos asignados o bien atiendo solicitudes de reemplazo por reparaciones y restricción de circulación, entre otras. La Dirección de Educación Técnica, cuenta con 6 unidades para la atención de todos los Centros de Educación Técnica en el país, que son aproximadamente 120, así como el resto de dependencias del Ministerio, que deben cumplir con las actividades y labores encomendadas y que también deben desplazarse a todo el país para cumplir con estas, en los más de centros educativos existentes. 4. Dentro de los beneficios de este tipo de mantenimiento se pueden citar: 1. reduce fallas y tiempos sin uso, pues incrementa la disponibilidad de vehículos, 2. Incrementa la vida útil de los vehículos y 3. Genera eficiencia en la utilización de los recursos. 5. En caso de no poder ampliar la contratación con la empresa RAC Servicentro M y T S.A., el Ministerio se vería desprovisto de un plan de seguimiento de mantenimiento preventivo de los vehículos, lo que podría generar no tener claridad en los sistemas que se deben revisar o bien que se repitan revisiones causando gastos innecesarios, además de no realizarse los chequeos en el tiempo y kilometraje adecuados, y adicionalmente las siguientes posibles consecuencias: a. No disponibilidad de vehículos por falta de mantenimiento b. Arreglos costosos a futuro por falta o deficiente mantenimiento preventivo. c. Disminución de la vida útil de los vehículos. d. Mayor riesgo de accidentes por fallas mecánicas. e. Mayor contaminación. f. Mayor consumo de combustible. g. Desgaste prematuro de neumáticos. 6. Los servicios brindados de Engrase, Cambio de Aceite y Filtros para Vehículo Automotor han sido de sumo beneficio para los intereses del Ministerio, pues han estado orientados a apoyar en el cumplimiento de su razón de ser, como ente rector del sector educativo en cuanto a la ejecución del desarrollo y consolidación de un sistema educativo de excelencia, que permita el acceso a toda la población a una educación de calidad, centrada en el desarrollo integral de las personas y en la promoción de una sociedad costarricense integrada por las oportunidades y la equidad social, así como velar por una administración eficiente en la gestión y control de los recursos institucionales de

3 3 carácter humano, financiero y material, que permitan el adecuado cumplimiento de las metas propuestas y también coordinando y dando seguimiento a la política educativa, en el ámbito regional en sus aspectos técnicos, curriculares y administrativos, en aras de una mejor educación para los educandos de todos los niveles educativos, situación que se encuentra ligada directamente con el fin primordial de la Administración: el Interés Público. 7. De acuerdo con lo establecido en la cláusula décimo quinta del Contrato N , con la empresa RAC Servicentro M y T S.A., éste tendría una vigencia de 12 meses, vigente a partir del momento en que se le comunicara al Contratista que se encuentra a disposición la Orden de Compra. Asimismo la Administración se reserva el derecho de prorrogar el contrato hasta por un máximo de tres periodos iguales, siendo que el contratista se comprometía a seguir brindando el servicio objeto de ese contrato, bajo los mismos términos y condiciones. La relación contractual con esta empresa se ha extendido de acuerdo con las prórrogas realizadas por la Unidad Gestora, por tres períodos y su vencimiento está establecido para el 24 de agosto del II. Criterio de la División En el presente caso, solicita la Administración la autorización de este órgano contralor para realizar una modificación al contrato suscrito entre el Ministerio de Educación y la empresa RAC Servicentro MyT S.A., Contratación de Servicio para Engrase, Cambio de Aceite y Filtros para Vehículo Automotor, Licitación Abreviada 2011LA , por un plazo máximo de 6 meses y por un monto de En concordancia con lo regulado en el artículo 200 del Reglamento a la Ley de Contratación Administración, penúltimo párrafo, este órgano contralor pueda autorizar a la Administración a realizar una modificación de un contrato, siempre y cuando no se cumplan con los supuestos requeridos en dicho numeral, al estipular que Modificaciones que no se ajusten a las condiciones previstas en este artículo, sólo serán posibles con la autorización de la Contraloría General de la República [ ]. Ahora bien, en el caso que expone la Administración se cumple con los requisitos estipulados en dicho numeral, lo que permite que el Ministerio de Educación Pública pueda llevar a cabo la modificación de manera unilateral, tal y como se explica a continuación, tomando en consideración las reglas previstas en el artículo 200 del citado reglamento: a) Que la modificación, aumento o disminución del objeto, no le cambie su naturaleza, ni tampoco le impida cumplir con su funcionalidad o fin inicialmente propuesto. En relación con este punto, manifiesta el Ministerio que no se modifica, ni se desvirtúa ni se desnaturaliza el fin con que inició el contrato en cuestión, siendo que las labores para las cuales fue contratada la empresa no se están modificando.

4 4 b) Que en caso de aumento se trate de bienes o servicios similares. Al respecto, expone la Administración que se trata de los mismos servicios para los cuales fue contratada inicialmente la empresa RAC Servicentro M y T S.A. c) Que no excede el 50% del monto del contrato original, incluyendo reajustes o revisiones, según corresponda. En cuanto a este requisito, la Administración explica lo siguiente: El monto total del contrato inicial N )0034-0, para el período de doce meses, fue de (treinta millones trescientos sesenta y cuatro mil setecientos diez cotones), con un incremento de un 49% al iniciar el tercer año, según resolución N" DAC , que en término de colones significa , para sumar un monto anual de En lo correspondiente a la solicitud de modificación planteada, se considera un período de seis meses, asignándose un monto en colones de , valores ambos que no exceden el 50% de lo contratado originalmente. (Oficio DVM-A del 23 de julio de 2015). Por lo cual, se tiene que el monto correspondiente a la ampliación no supera el cincuenta por ciento del monto total de la contratación tal y como lo exige la normativa antes indicada. d) Que se trate de causas imprevisibles al momento de iniciar el procedimiento, sea que la entidad no pudo conocerlas pese a haber adoptado las medidas técnicas y de planificación mínimas cuando definió el objeto. En este punto en particular, explica la Administración que la modificación del contrato en cuestión obedece a una ampliación del plazo de ejecución por un periodo de seis meses. Lo anterior, con el fin de continuar con el trámite de aprobación del Reglamento para la Contratación de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Vehículos del Ministerio de Educación Pública, el cual se encuentra actualmente en revisión por parte de la Dirección Jurídica. En dicho reglamento, se incluyen entre otros servicios (mecánica de automotores, reparación de carrocería y pintura, electromecánica, aire acondicionado, lubricentro, tapiceria, sistema de escape), los que actualmente presta la empresa RAC Servicentro M y T S.A. - Engrase, Cambio de Aceite y Filtros para Vehículo Automotor- al Ministerio de Educación Pública. Por lo cual, señala que se requiere que la empresa contratista continúe brindando el servicio prestado por el plazo de seis meses, en el cual estima la Administración que se tendrá aprobado el reglamento antes mencionado. Así las cosas, siendo que la causa de la ampliación del presente contrato es que la Administración pueda contar con un plazo adicional de seis meses para finalizar con la aprobación del reglamento antes detallado, en el cual se incorporarán los servicios prestados actualmente por la empresa contratista, no estima esta Contraloría General que se trate de

5 5 causas previsibles, o sea que la Administración haya podido haberlas advertido al inicio del procedimiento de contratación. Lo anterior, en vista de que la necesidad de la ampliación del plazo obedece a una causa externa al contrato mismo, la cual es la tramitación y aprobación de dicho reglamento, que no era conocida por la Administración al momento en el cual inició con el procedimiento, lo cual la torna en una causa imprevisible. Por lo que, con base en lo explicado en el presente caso se cumple con la regla exigida en este inciso del numeral 200 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa de que se trate de causas imprevisibles al momento de iniciar el procedimiento. e) Que sea la mejor forma de satisfacer el interés público. De conformidad con las explicaciones brindadas por la Administración, se tiene que es de suma importancia contar con estos servicios debido al uso diario de los vehículos para apoyar las actividades sustantivas del Ministerio de Educación. Asimismo, se debe tomar en cuenta que en el mes de setiembre se realizan las fiestas patrias, para lo cual se requiere de los vehículos oficiales. De igual manera, se requieren para las pruebas nacionales de bachillerato en los Colegios Técnicos programadas para el mes de setiembre y las pruebas nacionales de bachillerato de los Colegios Académicos Diurnos y Nocturnos que se realizarán en el mes de noviembre, dado que es por medio de los automóviles que se trasladan los materiales para la realización, custodia, entrega y recepción en todo el territorio nacional. Igualmente, se entiende que los vehículos son necesarios para las inspecciones que se generan en caso de emergencia de escuelas y colegios de todo el país por problemas de infraestructura. f) Que la suma de la contratación original, incluyendo reajustes o revisiones de precio, y el incremento adicional no superen el límite previsto para el tipo de procedimiento tramitado. En el caso en examen, sumado el monto del contrato inicial más el monto del aumento no supera límite previsto para la tramitación de una licitación abreviada. Lo anterior, dado que el monto máximo establecido en los Límites de Contratación Administrativa, resolución R-DC del 27 de febrero de 2015, para tramitar una licitación abreviada para las instituciones que se ubican en el estrato C es de En conclusión, de lo explicado anteriormente se tiene que cada una de las reglas exigidas en el numeral 200 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa se cumplen, lo cual faculta a que la Administración pueda modificar de manera unilateral el contrato en cuestión sin requerirse para ello de la autorización de este órgano contralor.

6 6 Por último, se le hace ver a la Administración, de que en caso de que no proceda aplicar el artículo 200 del mencionado reglamento en virtud de que el contrato haya llegado a su término, cuenta también con la opción regula en el artículo 201 del mismo cuerpo normativo. Atentamente, Karen Castro Montero Gerente Asociada a.i KMCM/chc Ci: Archivo Central NI: 19471, G: