2. Que dicha licitación fue adjudicada a la empresa Servicios Múltiples Especializados Sermules S.A.

Transcripción

1 30 de abril del 2018 DCA-1554 Al contestar refiérase al oficio Nº Señor Gustavo Mata Vega Ministro MINISTERIO DE SEGURIDAD PÚBLICA Estimado señor: Asunto: Se deniega autorización al Ministerio de Seguridad Pública para modificar el contrato No para la prestación de servicios de limpieza producto de la licitación pública 2017LN , adjudicada a la empresa Servicios Múltiples Especializados Sermules S.A. Nos referimos al oficio DMGMV del 19 de marzo del año en curso, y recibido en esta Contraloría General de la República el 03 de abril siguiente, mediante el cual solicita la autorización indicada en el asunto. Mediante el oficio N (DCA-1332) del 12 de abril del 2018, esta División solicitó a la Administración aportar una serie de información adicional, lo fue atendido mediante el oficio DMGMV del 20 de abril recién pasado. I. Antecedentes De conformidad con la información aportada y la que consta en el expediente digital de la contratación en el sistema integrado de compras públicas denominado SICOP, destacan los siguientes antecedentes de interés: 1. Que el Ministerio de Seguridad Pública promovió la licitación pública 2017LN para la contratación de empresas para que brinden el servicio de limpieza con criterios sustentables en las oficinas del Ministerio de Seguridad Pública. 2. Que dicha licitación fue adjudicada a la empresa Servicios Múltiples Especializados Sermules S.A. 3. Que mediante la resolución No AJ del 01 de noviembre del 2017, el licenciado Jeiner Villalobos Steller, en su condición de Director de la Asesoría Jurídica del Ministerio de Seguridad Pública, otorgó el refrendo interno al contrato de servicio de limpieza para el Ministerio de Seguridad Pública. II. Justificación de la solicitud Como razones dadas para justificar la solicitud, esa Administración manifiesta lo siguiente:

2 2 1. Que el Ministerio tramitó la licitación pública 2017LN , contrato debidamente refrendado internamente por parte de la Dirección de la Asesoría Jurídica mediante la resolución No AJ del 01 de noviembre del 2017, siendo esa fecha el inicio de la ejecución de dicho 2. Que en el punto 5 de dicho contrato electrónico se estableció un único horario para la prestación de los servicios de limpieza en las diferentes áreas, en jornada ordinaria diurna comprendida entre las 05:00 a.m. hasta las 07:00 p.m., siendo ésta de 8 horas diarias con un máximo de 48 horas semanales. 3. Que en la fase de ejecución del contrato, concretamente en las oficinas administrativas cuya jornada es de lunes a viernes con horarios de 7:00 a.m. u 8:00 a.m. y hasta las 4:00 p.m., y para dar cumplimiento al contrato, la empresa debe prestar un servicio máximo de 8 horas diarias y completar las 48 horas semanales, lo que conlleva a laborar los días sábados, siendo que dicha situación para algunas oficinas por la naturaleza de sus funciones se encuentran cerradas, lo que ocasiona costos adicionales para la Administración ya que deben ser abiertas solo para dar el servicio de limpieza, y no todas cuentan con la posibilidad de apertura de oficinas dicho día, teniendo por lo tanto que prescindir del servicio de limpieza los días sábados. 4. Que consciente de lograr una mayor flexibilidad del horario actual y según la conveniencia de los diferentes programas y subprogramas presupuestarios, y sin que implique la división de las jornadas laborales, se requiere modificar la jornada de servicio indicada en el 5. Que se requiere instaurar una jornada de trabajo de cinco días a la semana, que se extienda de la jornada ordinaria más allá de las ocho horas con el fin de no trabajar el sexto día, o sea el sábado, o la posibilidad de laborar seis días, pero con menos horas el día sábado, aumentándose así en la proporción que corresponda, la jornada ordinaria de ocho horas, sin que eso se constituya en una jornada extraordinaria. 6. Que se solicita que quede a discreción de los diferentes Programas y Subprogramas Presupuestarios la asignación de horas diarias que requerirán de servicio de limpieza, siempre y cuando no se sobrepasen las 10 horas diarias, ni se sobrepasen las 48 horas semanales y manteniéndose siempre dentro del horario de jornada diurna, la cual se deberá desarrollar desde las 5 am hasta las 7 pm. 7. Que la modalidad horaria deberá quedar debidamente definida de previo al inicio de las labores, según la necesidad y conveniencia de cada Programa y Subprograma Presupuestario, consignando dicha información en el documento de inyección de contenido que se tramite en cada caso. Por lo expuesto, solicita que se autorice la modificación del punto 5 del contrato electrónico No generado en el Sistema de Compras Públicas denominado SICOP, con el fin de modificar el horario para que se lea de la siguiente manera: HORARIO: la jornada a laborar será de 48 horas semanales, quedando a discreción de los diferentes Programas y Sub Programas Presupuestarios la asignación de horas diarias que requerirán de servicio de

3 3 limpieza, siempre y cuando no se sobrepasen las 10 horas diarias, ni se sobrepasen las 48 horas semanales y manteniéndose siempre dentro del horario de jornada diurna, la cual se deberá de desarrollar desde las 5 am hasta las 7 pm. Para dichos efectos, la definición de la modalidad horaria deberá quedar debidamente definida de previo al inicio de las labores, consignando dicha información en el documento de inyección de contenido que se tramite en cada caso. III. Criterio de la División El artículo 208 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa establece lo siguiente: Artículo 208. Modificación unilateral del La Administración podrá modificar unilateralmente sus contratos tan pronto éstos se perfeccionen, aún antes de iniciar su ejecución y durante ésta, bajo las siguientes reglas: a) Que la modificación, aumento o disminución del objeto, no le cambie su naturaleza, ni tampoco le impida cumplir con su funcionalidad o fin inicialmente propuesto. b) Que en caso de aumento se trate de bienes o servicios similares. c) Que no exceda el 50% del monto del contrato original, incluyendo reajustes o revisiones, según corresponda. d) Que se trate de causas imprevisibles al momento de iniciar el procedimiento, sea que la entidad no pudo conocerlas pese a haber adoptado las medidas técnicas y de planificación mínimas cuando definió el objeto. e) Que sea la mejor forma de satisfacer el interés público. f) Que la suma de la contratación original, incluyendo reajustes o revisiones de precio, y el incremento adicional no superen el límite previsto para el tipo de procedimiento tramitado. En contratos de prestación continua se podrá modificar tanto el objeto como el plazo. En este último supuesto el 50% aplicará sobre el plazo originalmente contratado, sin contemplar las prórrogas. Cuando el objeto esté compuesto por líneas independientes, el 50% se calculará sobre cada una de ellas y no sobre el monto general del El incremento o disminución en la remuneración se calculará en forma proporcional a las condiciones establecidas en el contrato original. ( ) Modificaciones que no se ajusten a las condiciones previstas en este artículo, sólo serán posibles con la autorización de la Contraloría General de la República, la cual resolverá dentro del décimo día hábil posterior a la gestión, basada, entre otras cosas, en la naturaleza de la modificación, estado de ejecución y el interés público. La Contraloría General definirá reglamentariamente el procedimiento aplicable para lo previsto en este artículo. La Administración deberá revisar el monto de las garantías rendidas a efecto de disponer cualquier ajuste que resulte pertinente.

4 4 Como puede observarse, el artículo 208 del Reglamento establece, en su parte final, que las modificaciones que no se ajusten a las condiciones previstas en este artículo sólo serán posibles con la autorización de la Contraloría General de la República, la cual resolverá la gestión, basada, entre otras cosas, en la naturaleza de la modificación, estado de ejecución y el interés público. En el caso bajo análisis, la Administración explica que el horario establecido en el contrato de servicios de limpieza es de jornada ordinaria diurna, la cual se desarrolla entre las 5:00 am y hasta las 7:00 pm, siendo ésta de 8 horas diarias y por 48 horas semanales, sin embargo en algunas oficinas existe un horario de 7:00 am u 8:00 am y hasta las 4:00 pm, lo cual conlleva a la empresa a laborar los días sábados para completar las 48 horas semanales, sin embargo ello ocasiona costos adicionales para la Administración ya que las oficinas deben ser abiertas sólo para dar el servicio de limpieza, o bien en aquellas oficinas que no cuentan con la posibilidad de apertura el día sábado se tiene que prescindir del servicio de limpieza dicho día. De esta manera, el Ministerio solicita que se le permita modificar el horario establecido en el contrato, de forma tal que quede a discreción de los Programas y Sub Programas Presupuestarios la asignación de las horas diarias que requerirán del servicio de limpieza, siempre y cuando no se sobrepasen las 10 horas diarias, ni se sobrepasen las 48 horas semanales, y manteniéndose siempre dentro del horario de jornada diurna, la cual se deberá desarrollar desde las 5:00 am hasta las 7:00 pm. Ante dicha justificación, resulta necesario analizar lo solicitado a la luz de las regulaciones cartelarias. Con respecto al horario para la prestación del servicio, el cartel estableció lo siguiente: 2. CONDICIONES ( ) Horario para la prestación de servicio: para la contratación de los servicios de limpieza se realizará en la Jornada ordinaria diurna comprendida entre las 05:00 am hasta las 07:00 pm, siendo esta de 8 horas diarias por 48 horas semanales. De conformidad con el punto del cartel, el servicio de limpieza se debe realizar en una jornada ordinaria diurna de 8 horas diarias y 48 horas semanales. Ahora bien, con respecto a las oficinas que tienen horario de lunes a viernes, en el oficio DMGMV del 20 de abril del 2018, ese Ministerio indica lo siguiente: Lista de oficinas actuales que tiene horario de lunes a viernes y cuentan con el servicio de limpieza derivado de la contratación 2017LN

5 5 Como puede observarse, en el caso de las Oficinas Centrales (Barrio Córdoba), el horario es de lunes a viernes de 7:00 am a 4:00 pm, lo cual corresponde a 9:00 horas diarias, o bien 45:00 horas semanales, por lo tanto en tal escenario, siempre existiría un faltante de 3:00 horas semanales en la prestación del servicio para completar las 48 horas semanales que se estableció en el cartel y en el En el caso de las oficinas Centrales - Sede Zapote, el horario es de lunes a viernes de 7:00 am a 4:04 pm, lo cual corresponde a 9:04 horas diarias, o bien 45:20 horas semanales, por lo tanto en tal escenario, siempre existiría un faltante de 2:40 horas semanales en la prestación del servicio para completar las 48 horas semanales que se estableció en el cartel y en el En el caso de las oficinas Centrales - Sede Pavas, el horario es de lunes a viernes de 7:00 am a 4:05 pm, lo cual corresponde a 9:05 horas diarias, o bien 45:25 horas semanales, por lo tanto en tal escenario, siempre existiría un faltante de 2:35 horas semanales en la prestación del servicio para completar las 48 horas semanales que se estableció en el cartel y en el En el caso de las oficinas Centrales - Sede Uruca, el horario es de lunes a viernes de 7:00 am a 4:07 pm, lo cual corresponde a 9:07 horas diarias, o bien 45:35 horas semanales, por lo tanto en tal escenario, siempre existiría un faltante de 2:25 horas semanales en la prestación del servicio para completar las 48 horas semanales que se estableció en el cartel y en el En el caso de las oficinas DGFP- Dirección de Armas y Explosivo y en la DGFP- Dirección Seguridad Privados, el horario es de lunes a viernes de 8:00 am a 4:00 pm, lo cual corresponde a 8:00 horas diarias, o bien 40:00 horas semanales, por lo tanto en tal escenario, siempre existiría un faltante de 8:00 horas semanales en la prestación del servicio para completar las 48 horas semanales que se estableció en el cartel y en el Por otra parte, se observa que en el punto 1.2 del cartel se establecieron las labores que debe realizar la empresa contratista, incluyendo en el punto aquéllas que debe realizar diariamente, donde se incluyen, entre otras:

6 6 a) Barrido y limpieza general en todas las oficinas [ ] e) Recolección de basura en cada una de las oficinas una vez al día, servicios sanitarios y demás áreas de la Institución mínimo dos veces al día [ ] f) Limpieza, desinfección y desodorización de los servicios sanitarios, pisos, inodoros, mingitorios, lavamanos, espejos, paredes metálicas, de azulejo o cerámica, limpiar y rellenar los dispensadores de papel higiénico, toallas, alcohol en gel, rellenar jaboneras, recoger la basura y trasladarla a los centros de acopio [ ] Mínimo dos (2) veces al día [ ] g) Se deben recoger los papeles de los servicios sanitarios como mínimos tres (3) veces al día. [ ] j) Limpieza de mobiliario, tales como: sillas, escritorios, archivos, estantes, mesas, bibliotecas, teléfonos, entre otros. Una vez al día. Ahora bien, la Administración manifiesta su interés de modificar el horario de la prestación del servicio para...instaurar una jornada de trabajo de cinco días a la semana, que extienda de la jornada ordinaria más allá de las ocho horas con el fin de no trabajar el sexto día, sea el sábado, o la posibilidad de laborar seis días, pero con menos horas el día sábado, aumentándose así, en la proporción que corresponda, la jornada ordinaria de ocho horas, sin que eso constituya una jornada extraordinaria. Analizada la propuesta de la Administración, se denota que se orienta en dos sentidos: Por un lado, lo que se pretende es otorgar más horas diarias a la empresa contratista para realizar el mismo trabajo que ya estaba obligada a realizar en una jornada de 8 horas diarias. Por otro lado, laborar seis días con menos horas el día sábado. Al respecto y en cuanto a la primera propuesta, cabe cuestionarse que si la necesidad de ese Ministerio varió entre la confección del cartel y la realidad actual, -como lo es la imposibilidad de limpiar ciertas oficinas los días sábado-, por qué no se excluyen del contrato las labores que no se pueden realizar, con el consecuente impacto en el número de horas y monto. En cuanto a la segunda propuesta, que se orienta hacia el cuestionamiento que aquí se formula, debe estipular ese Ministerio el número de horas que la empresa contratada debe prestar el servicio los días sábado, atendiendo a las necesidades reales y velando por el adecuado manejo de los recursos públicos. Así, en cuanto a las propuestas formuladas, vale señalar que si se había consignado en el cartel el barrido y limpieza general de todas las oficinas mínimo una vez al día; la recolección de basura en cada una de las oficinas una vez al día y servicios sanitarios y demás áreas mínimo dos veces al día; limpieza y desodorización de sanitarios, mingitorios, lavamanos, mínimo dos veces al día; recoger la basura de los servicios sanitarios mínimo tres veces al día; etc., no se explica en la gestión cómo se realizarían tales labores con una ampliación de la jornada, para dar cabida a la propuesta primera que se comenta. De este modo, si por la naturaleza de las

7 7 funciones los días sábado las oficinas se encuentran cerradas, resulta atinado considerar que labores como las antes indicadas no se presten. Al respecto, ha de recordarse que cualquier decisión que se tome debe orientarse tanto a la satisfacción de la necesidad como al adecuado manejo de la hacienda pública, y atender a las necesidades que realmente se requieren, lo cual debe tener presente ese Ministerio y de manera cuidadosa establecer. Las razones antes señaladas impiden otorgar la autorización solicitada. Finalmente, se remite copia de este oficio a la Auditoría Interna del Ministerio de Seguridad Pública para su conocimiento y para que en el ámbito de su competencia determine lo que corresponda, ya que en cuanto al pago de los servicios efectivamente realizados, llama la atención lo indicado por el Ministerio en el oficio DMGMV del 20 de abril del 2018, cuando dice:...para poder dar cumplimiento a la jornada laboral de los sábado (sic), se ha tenido que diseñar y definir a la empresa cuales son las actividades concretas que se desarrollarían ese día, para lo cual, en lo que respecta a los días sábados propiamente, los funcionarios que constituyen el personal de la empresa contratada se debe presentar a las oficinas centrales del Ministerio, para cumplir con su jornada laboral de 7:00 a.m. a 3:00 p.m. ( ) Lo único que no se puede limpiar son las oficinas propiamente dichas que permanecen cerradas. (el destacado es nuestro) Atentamente, Marlene Chinchilla Carmiol Gerente Asociada Celina Mejía Chavarría Fiscalizadora Ci: Sr.Douglas Elioth Martínez, Auditor Interno, Ministerio de Seguridad Pública CMCH/tsv NI: 8654, 9813, 10380, 10365, G: