DIVISIÓN DE CONTRATACION ADMINISTRATIVA

Transcripción

1 DIVISIÓN DE CONTRATACION ADMINISTRATIVA Al contestar refiérase al oficio No de noviembre de 2012 DCA-2824 Señor Fernando Ferraro Castro Ministro de Justicia y Paz Fax Estimado señor: Asunto: Se autoriza al Ministerio de Justicia y Paz a incluir un nuevo suministro jackets dentro de la licitación pública 2011LN Compra de Vestuario y Zapatos para la Dirección de la Policía Penitenciaria, con la empresa Sáenz Fallas, S.A., por un precio unitario de $62.40 ( ,45). Nos referimos a su oficio número MJP del 06 de noviembre de 2012, mediante el cual solicita a este órgano contralor la autorización que se detalla en el asunto. I. Antecedentes y justificación de la solicitud 1. El artículo 3 de la Ley de Creación de la Dirección General de Adaptación Social número 4762 del 08 de mayo de 1971, contempla como parte de sus fines la ejecución de las medidas privativas de libertad, dictadas por las autoridades competentes y la custodia y el tratamiento de los procesados y sentenciados, a cargo de la Dirección General En concordancia el inciso c) del artículo 7 de la Ley Orgánica del Ministerio de Justicia y Paz número 6739 del 28 de abril de 1982, establece como una de las funciones de esta Cartera Administrar el sistema penitenciario del país y ejecutar las medidas privativas de la libertad individual, de conformidad con la Ley de Creación de la Dirección General de Adaptación Social 2. Para el efectivo cumplimiento de los cometidos, la Dirección General debe contar con establecimientos penitenciarios acordes a las necesidades de la población y que reúnan los requerimientos adecuados en cuanto a seguridad y contención para la población penal en estado de indicio. De igual forma, debe contar para el efectivo cumplimiento de la custodia de las personas privadas de libertad, con personal adecuadamente preparado y equipado para su función. Ello en cumplimiento a lo dispuesto por el artículo 5 de la Ley número 4762 que reza en lo que interesa: El personal de la Dirección será, conforme a la calidad de sus funciones de orden técnico, administrativo y de custodia. Este último, equiparando a la Fuerza Pública en derechos y obligaciones, sin formar parte de ésta.

2 2 3. Con el fin de otorgar a los funcionarios de la Policía Penitenciaria herramientas adecuadas para el ejercicio de su labor, se tramitó la Licitación Pública número 2011LN , para la compra, bajo la modalidad de entrega según demanda de vestuario y calzado, que incluía las siguientes líneas: a. Línea número 1: botas de caña alta, tipo policial. b. Línea número 2: pantalón tipo policial. c. Línea número 3: camiseta para la Policía Penitenciaria. d. Línea número 4: camiseta para la Unidad Canina de la Policía Penitenciaria. e. Línea número 5: camiseta para la Unidad de Intervención de la Policía Penitenciaria. 4. Mediante resolución número de las 8:12 horas del 06 de setiembre del 2011, dictada por la Proveeduría Institucional del Ministerio de Justicia y Paz, se adjudicó la línea número 1 al oferente Nelson Armando Carazo Guillén y las líneas 2, 3,4 y 5 a la empresa Sáenz Fallas, S.A. La contratación se formalizó por medio de los contratos número con la empresa Sáenz Fallas, S.A. y con el señor Carazo Guillén, refrendados por la Contraloría General de la República, mediante el oficio DCA de fecha 07 de diciembre de Por medio del oficio UAD.D.P.P de fecha 11 de setiembre de 2012, la Administración de la Policía Penitenciaria estableció la necesidad de incluir una línea en el contrato, razonando que la Policía Penitenciaria estableció la necesidad de incluir una línea en el contrato, razonando que la Policía Penitenciaria cuenta con cerca de funcionarios, de los cuales unos 100 de ellos son plazas nuevas que se abren cada año, cuya jornada de trabajo es de 7 por 7, es decir, laboran 7 días en los centros penitenciarios y 7 días están de descanso, con horarios de 8 horas continuas y 4 horas de descanso, en ocasiones algunos de ellos laboran hasta 12 horas seguidas, en razón de las necesidades particulares del servicio que prestan. En muchas oportunidades, las labores de vigilancia se realizan en espacios abiertos y durante la noche, por lo que el contar con una prenda, como la jacket, que les ofrezca abrigo y protección es fundamental, amén de la importancia que en todo momento cuenten con una vestimenta que se distintiva de las labores que prestan. 6. La última vez que se dotó a los funcionarios penitenciarios de jackets fue hace tres años, cubriendo aproximadamente el 80% de los policías que trabajan en ese momento, además que la vida útil de esa prenda puede ser hasta de cinco años, pero no se contaba con suficiente contenido presupuestario para adquirir la totalidad de las jackets, ya que en razón de la disponibilidad presupuestaria y las necesidades existentes, se optó por comprar camisas y pantalones, bienes que si fueron incluidos en la licitación pública 2011LN Del artículo 154 inciso b) del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, se tiene que para poder incluir un nuevo suministro se debe cumplir con cuatro requisitos: que el nuevo suministro responda a una necesidad surgida con posterioridad al concurso original, que sean bines de similar naturaleza, que no implique más de un 50% de las cantidades de bienes originalmente contratados y que se acredite la razonabilidad del precio.

3 3 8. A criterio de la Administración, se cumple con casi la totalidad de los requisitos, excepto por la circunstancia que la necesidad de adquirir jackets sea anterior al inicio de la licitación pública. La necesidad de comprar las jackets existía al momento de iniciar el proceso de contratación de vestuario y calzado para los funcionarios penitenciarios, pero se optó por la compra de las botas, pantalones y camisetas por tener un presupuesto limitado y ser esos artículos los de mayor urgencia, ante un desconocimiento de las posibilidades contractuales de la modalidad de entrega según demanda. 9. En cuanto a los otros requerimientos reglamentarios se cumplen, la jacket es un artículo de la misma naturaleza de los otros bienes, tanto por su constitución, el tipo de materiales utilizado para su confección, así como por su finalidad, al ser una prenda de vestir y al constituirse como un medio de identificación de los funcionarios, en razón de ser parte del uniforme, procurando la satisfacción de la necesidad institucional, que es dotar de uniforme a los policías penitenciarios. 10. No se supera el 50% de los bienes contratados, siendo que en los contratos de entrega según demanda, no existe una contratación determinada de artículos, sino que determina un precio unitario por línea y la Administración determina la cantidad y el momento en que se adquieren los bienes contratados, por ello la determinación del 50% de los bienes contratados se debe realizar a partir de la cantidad de líneas contratadas, que en nuestro caso fueron cinco líneas, por lo tanto un ítem más, solo significaría el aumento de un 20% del total de las líneas. 11. Según el estudio realizado por la Dirección de la Policía Penitenciaria, expuesto en el oficio UAD.D.D.P de fecha 27 de setiembre de 2012, en el cual se señala que el precio ofrecido por la empresa Sáenz Fallas, S.A. es de dólares (tipo de cambio del día 503,26 por dólar, para un total de ,45) por cada unidad de jacket, considerándose razonable, de conformidad con las condiciones del mercado y tipo de bien que se piensa adquirir, ello a partir de la consulta de precios que se realizaron a dos empresas que tiene como parte de su giro comercial la confección de jackets Maquila de Productos Textiles y Coopematex R.L. Según las proyecciones de la Dirección de la Policía Penitenciaria se compraría en promedio 400 unidades de jackets anuales. Es importante señalar, que la empresa Sáenz Fallas, S.A. comunicó a la Administración su aceptación a la eventual incorporación del nuevo suministro, detallando las características de la jacket ofrecida a un precio de $62.40 por unidad y un plazo de entrega de 60 días hábiles. 12. de acuerdo con la constancia emitida por el señor Manuel Fernández Rodríguez, Director Administrativo de la Dirección General de Adaptación Social, se tiene previsto del presupuesto institucional la suma de ,00 para la adquisición de las jackets. II. Criterio de la División De conformidad con el artículo 154 inciso b) del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, se solicita a este órgano contralor la autorización para ampliar el contrato número , suscrito entre Ministerio de Justicia y Paz y la sociedad Sáenz Fallas, S.A., bajo la modalidad de entrega según demanda, de la Licitación Pública 2011LN Compra de

4 4 Vestuario y Zapatos, con el fin de incluir la adquisición de jackets para los funcionarios de la Policía Penitenciaria. En el presente caso, aunado a la normativa que señala la Administración se debe tomar en consideración el artículo 200 del Reglamento a la Ley de Contratación Administración, penúltimo párrafo, dado que dicho numeral señala la facultad que tiene este órgano contralor de autorizar a la Administración a realizar una modificación de un contrato, al indicar: Modificaciones que no se ajusten a las condiciones previstas en este artículo, sólo serán posibles con la autorización de la Contraloría General de la República, la cual resolverá dentro del décimo día hábil posterior a la gestión, basada, entre otras cosas, en la naturaleza de la modificación, estado de ejecución y el interés público. La Contraloría General definirá reglamentariamente el procedimiento aplicable para lo previsto en este artículo. Por lo que, estima este órgano contralor que con el fin de abordar lo planteado en la solicitud presentada, se deben armonizar los numerales 154 inciso b) y el 200 párrafo penúltimo del Reglamento de la Ley de Contratación Administrativa, en razón de que manifiesta la Administración que para la modificación al contrato de marras no se cumplen los supuestos que establece la normativa en materia de contratación de entrega según demanda, específicamente el hecho de que la adquisición de las jackets fuera anterior al inicio de la licitación pública, por lo que se requiere la autorización por parte de esta Contraloría General. Al respecto, se tiene que el contrato en cuestión, fue refrendado mediante oficio de este Despacho n (DCA ) del 7 de diciembre del Por otro lado, en cuanto al cumplimiento de los requisitos se tiene que: 1. Se tratan de bienes de similar naturaleza, dado que [ ] la jacket es un artículo de la misma naturaleza de los otros bienes, tanto por su constitución, el tipo de materiales utilizado para su confección, así como por su funcionalidad, al ser una prenda de vestir y al constituirse como un medio de identificación de los funcionarios, en razón de ser parte del uniforme, procurando la satisfacción de la necesidad institucional, que es dotar de uniformes a los policías penitenciarios. 2. El aumento no implica más del 50% de la cantidad de bienes originalmente contratados, en razón de que No se supera el 50% de los bienes contratados, siendo que en los contratos de entrega según demanda, no existe una contratación determinada de artículos, sino que determina un precio unitario por línea y la Administración determina la cantidad y el momento en que se adquieren los bienes contratados, por ello la determinación del 50% de los bienes se debe realizar a partir de la cantidad de líneas contratadas, que en nuestro caso fueron cinco líneas, por lo tanto un ítem más sólo significaría el aumento en un 20% del total de las líneas. 3. Razonabilidad del precio, de acuerdo con [ ] el estudio realizado por la Dirección de la Policía Penitenciaria, expuesto en el oficio UAD.D.PP de fecha 27 de setiembre del 2012, señala que el precio ofrecido por la empresa Sáenz Fallas, Sociedad Anónima,

5 5 (mediante oficio de fecha 29 de agosto del año en curso, visible a folio 361) es de dólares, (tipo de cambio del día 503,26 por dólar, para un total de ,45) por cada unidad de jacket, considerándose razonable, de conformidad con las condiciones del mercado y tipo de bien que se piensa adquirir, ello a partir de la consulta de precios que se realizaron con dos empresas que tiene como parte del giro comercial la confección de jackets, como se puede ver en las proformas de Maquila de Productos Textiles y de Coopematex R.L, ambas de fecha 19 de setiembre del Según las proyección de la Dirección de la Policía Penitenciaria se compraría en promedio 400 unidades de jacket anuales. Es importante señalar, que la empresa Sáenz Fallas, Sociedad Anónima, en documento de fecha 29 de agosto del año en curso, visible a folio 360 del expediente físico, comunicó a la Administración su aceptación a la eventual incorporación del nuevo suministro, detallando las características de la jacket ofrecida, a un precio de $62.40 por unidad, como se indicó anteriormente y un plazo de entrega de 60 días hábiles. 4. Si bien es cierto en este caso, se trata de una necesidad surgida con anterioridad al procedimiento llevado a cabo para la adquisición del vestuario y los zapatos, tal y como los señala la misma Administración ( Como lo ha expresa la Dirección de la Policía Penitenciaria, la necesidad de comprar las jackets existía al momento de iniciar el proceso de contratación de vestuario y calzado para los funcionarios penitenciarios, pero se optó por la compra de botas, pantalones y camisetas por tener un presupuesto limitado y ser esos artículos los de mayor urgencia; amén, de un desconocimiento de las posibilidades contractuales de la modalidad de entrega según demanda. ), las razones por las cuales no fue incluida la compra de las jackets obedece a un tema presupuestario, en el tanto no se contaba con el dinero suficiente para la adquisición de todos los bienes, por lo que se prefirió la adquisición de las camisas, pantalones y las botas, sin embargo ya se encuentra disponible el monto económico para estos fines. Dicho de otra forma, le necesidad existía al inicio de la contratación, por lo que no es una novedad y por ello, se escapa de la posibilidad de aumento del objeto contractual contemplada en el artículo 154 inciso b) ya referido 5. Se cuenta con el contenido presupuestario para la compra de las prendas para este año 2012, Según constancia de fecha 12 de setiembre del 2012, emitida por el señor Manuel Fernández Rodríguez, Director Administrativo de la Dirección General de Adaptación Social, se tiene previsto del presupuesto institucional la suma de ,00 para la adquisición de las jackets. (Ver folio 455 del expediente). Una vez valorado lo anteriormente dicho, así como lo expuesto por la Administración, concluye este órgano contralor que al otorgar la autorización solicitada se satisface de la mejor manera el interés público. Esa autorización queda condicionada a los siguientes condicionamientos. III. Condiciones bajo las que se otorga la presente autorización: 1. Se autoriza a modificar el contrato número , suscrito entre Ministerio de Justicia y Paz y la sociedad Sáenz Fallas, S.A., bajo la modalidad de entrega según demanda, de la Licitación Pública 2011LN Compra de Vestuario y

6 6 Zapatos, con el fin de incluir la adquisición de jackets para los funcionarios de la Policía Penitenciaria. 2. La Administración deberá acreditar que cuenta con el contenido presupuestario suficiente y disponible para atender las erogaciones producto de la ampliación contractual. 3. La Administración debe verificar la razonabilidad de los precios propuestos por la empresa Sáenz Fallas, S.A. 4. La ampliación del contrato deberá formalizarse mediante adenda, la cual deberá contar con la aprobación interna, según lo expuesto en el artículo 4 y 17 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública. 5. El contratista deberá adecuar la garantía de cumplimiento acorde con la ampliación autorizada. De igual forma, le resultan aplicables todas las obligaciones contempladas en el contrato cuya ampliación se autoriza. Se advierte que la verificación del cumplimiento de las condiciones indicadas en este oficio será responsabilidad de quien ejerza la dirección de la institución. En el caso de que tal verificación no recaiga dentro del ámbito de su competencia, será su responsabilidad instruir a la dependencia que corresponda ejercer el control sobre los condicionamientos señalados anteriormente. Atentamente, Lic. Marco Vinicio Alvarado Quesada Gerente Asociado Licda. Karen Castro Montero Fiscalizadora Asociada KMCM/yhg Ci: Archivo Central NI: G: