DIVISIÓN CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA

Transcripción

1 DIVISIÓN CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA Al contestar refiérase al oficio Nº Doctor Douglas Montero Chacón Director General Hospital México Estimado señor: 08 de octubre, 2014 DCA-2638 Asunto: Se otorga autorización para modificar el contrato suscrito con Equipos e Instalaciones Electromecánicas (EQUILSA, LTDA), -producto de la autorización otorgada por esta Contraloría General mediante oficio No (DCA-2177) de 20 de agosto del 2014-, para que se realicen las obras necesarias para habilitar nueve salas de cirugía provisionales denominado Plan de Contingencia por un monto máximo de ,00. Nos referimos a su oficio No. DGHM , recibido en esta Contraloría el pasado 22 de setiembre, mediante el cual solicita la autorización descrita en el asunto. Mediante oficio No. DCA-2556 de 29 de setiembre de 2014, este órgano contralor requirió información adicional, la cual fue brindada por la Administración según oficio No. D.G.H.M recibido 01 de octubre del año en curso. I. Antecedentes y justificación a) Sobre el objeto de la solicitud de autorización La Administración señala que requiere modificar el alcance de la autorización otorgada mediante oficio No (DCA-2177) de 20 de agosto del 2014 para contratar de forma directa a la empresa Equipos e Instalaciones Electromecánicas (EQUILSA, LTDA) a fin de realizar las obras necesarias para habilitar nueve salas de cirugía provisionales denominado Plan de Contingencia, ello en razón de cumplir con lo requerido por el Ministerio de Salud.

2 2 Solicita se amplíe tanto el objeto como el monto de la contratación original, en los siguientes términos: Motivo de la modificación Variación en el alcance del objeto Variación en el monto Requerimiento del Construcción curvas asépticas dentro de las salas ,64 Ministerio de Salud de cirugía Requerimiento del Cambio de cielorrasos por cielos de gypsum ,19 Ministerio de Salud Cambio de cielo suspendido del pasillo que comunica las salas 4, 5, 6, 7 y 8. Pintura en salón de expulsivos Requerimiento del Reemplazó de piso vinílico en, las salas 3, 4, 5, ,06 Ministerio de Salud 6, 7,8 y 9 Requerimiento del Ductería necesaria para instalar el sistema de ,28 Ministerio de Salud aire acondicionado con filtro HEPA. Clausurar los ventanales que dan al exterior con paredes livianas. Instalación de extractores de aire. Requerimiento del Sistema de detectores de humo en las salas a Ministerio de Salud intervenir ($26.000) El presupuesto Instalación de tableros eléctricos con sus ,85 detallado reveló que algunos costos de la obra serían más altos alimentaciones Módulos de toma corrientes empotrados en las paredes respecto a lo Colocación de luminarias de iluminación general considerado inicialmente Instalación alimentaciones eléctricas a los tableros. Uso de un mejor Instalación de polarizado ,51 material de polarizado para los ventanales internos Requerimiento Instalar dos tomas de aire médico en la Sala 3 y ,92 surgido con ocasión de la ejecución del contrato una toma de aire médico en cada una de las salas 4, 5, 6, 7 y 8 Requerimiento Instalar 4 aires acondicionados tipo mini-split de ,59 surgido con ocasión de la ejecución del contrato BTU c/u Imprevistos futuros Imprevistos ,49 Disminución por Construcción e instalación de soportes para ,53 personal propio de la colocación de las lámparas Administración TOTAL INCREMENTO ,00

3 3 Indica que existe una disminución en la actividad de construcción e instalación de soportes para colocación de las lámparas ante la posibilidad de construir algunos soportes por personal de mantenimiento del Hospital, reduciéndose el costo en , 53 para un nuevo costo calculado de ,47. Manifiesta que se realizaron trabajos varios en razón de imprevistos que se encontraron en varios componentes de la infraestructura por un monto de ,44 y según se indica, ya se ejecutaron. Aunado al incremento en objeto y monto, el Hospital requiere se amplíe el plazo de ejecución del proyecto en dos semanas adicionales, con lo cual el plazo de ejecución del proyecto sería de diez semanas (8 semanas originalmente autorizadas y 2 semanas adicionales). Hace ver que del plazo de ejecución de las obras inicialmente autorizado solo restan tres semanas de ejecución de las obras y éstas no se han suspendido. Aclara que se han comprometido con el Ministerio de Salud, y éste ha aceptado la propuesta, para adquirir equipos de aire acondicionado tipo paquete que incluyen filtros HEPA, los que se estarían instalando en una etapa posterior a la habilitación de las salas provisionales, esto en razón de que su importación retrasaría los tiempos de entrega de las obras y el uso de los quirófanos. En ese sentido, se indica que la adquisición de dichos aires acondicionados no forma parte de la presente solicitud. Manifiesta que los equipos tipo mini Split que están siendo adquiridos e instalados de forma temporal en las salas provisionales, serán reubicados en otros recintos del Hospital en los cuales son necesarios, una vez que sean reemplazados por las unidades de aire acondicionado tipo paquete. b) Sobre la modalidad de la contratación La Administración con su solicitud de modificación aporta un presupuesto detallado de las obras a realizar, el que indica se realizó con base en planos constructivos. No obstante, señala que siendo que desde un inicio se definió que el alcance de la contratación lo era bajo la modalidad de Obras por Administración se debe continuar bajo dicha modalidad. Mediante oficio No. SAGPHM de 22 de agosto del 2014, se emitió el criterio de razonabilidad de estructura de costos presentada para realizar las obras de habilitación de 9 salas de cirugía provisionales en el Hospital México, suscrito por el Ing. Fabián Pacheco Jiménez, en el cual se considera que: los porcentajes propuestos por concepto de administración y de utilidad son muy similares a los manejados por otra empresa del sector de la construcción dentro del mercado nacional, por lo cual se consideran competitivos. ( ) la estructura de costo presentada por la empresa Equilsa reporta costos de mano de obra, costos de transporte y de ingeniería razonables. (Folios 156 al 159 de los antecedentes de la solicitud). Asimismo, se aporta el oficio No. SAPGHM-EM de 01 de octubre del 2014 suscrito por el Ing. Sergio Bonilla Hernández y el Ing. Ricardo Murillo Marín donde se indica que se han hecho las

4 4 estimaciones, cálculos y análisis necesarios, por parte del personal técnico de la Subárea de Gestión de Proyectos del Hospital México, para evitar sobrecostos en la ejecución del proyecto. (Folios 151 al 154 de los antecedentes de la solicitud). c) Sobre el aval o aprobación del Ministerio de Salud de las obras necesarias para habilitar nueve salas de cirugía provisionales El Ministerio de Salud, mediante orden sanitaria No. CMU-OS de 25 de agosto del 2014, ordena que las 14 salas de cirugía del bloque quirúrgico del II piso del Hospital México sean clausuradas de inmediato en razón de deficiencias físico sanitarias y de seguridad. Asimismo, en dicha orden sanitaria, en lo que respecta a la posible apertura de salas de cirugía temporales dispone: En caso de que las autoridades de la Caja Costarricense del Seguro Social y la Dirección Médica del Hospital México decidan habilitar nueve salas de cirugía en otros sectores del edificio de forma temporal, deberá presentar en un plazo de 15 días hábiles a partir de la presente notificación ante el Área Rectora de Salud Carmen, Merced, Uruca una propuesta técnica elaborada por un profesional acreditado que contemple el cumplimiento de las condiciones y requisitos técnicos y constructivos definidos en el Manual de Normas para Habilitación de Hospitales Generales y Servicios Especiales, Decreto S, para la habilitación de los nuevos espacios de cirugía. Dicha propuesta, debe incluir un cronograma de acciones, los profesionales responsables y el plazo para la posible apertura de salas de operaciones temporales. /Esta propuesta deberá ser revisada, valorada y aprobada por el Ministerio de Salud de previo a su implementación, la cual, a su vez será fiscalizada por esta entidad. (Folios 13 al 17 de los antecedentes de la solicitud). En razón de lo anterior, el Hospital México mediante oficio DGHM de 04 de setiembre del 2014, presenta el Plan de implementación para habilitación de nueve salas de cirugía provisionales en el Hospital México. (Folios 38 al 40 de los antecedentes de la solicitud). Por su parte, el Ministerio de Salud mediante oficio No. DARS-CMU de 08 de setiembre del 2014, señala: se acusa de recibido la documentación presentada, cuya aprobación queda sujeta entretanto se establezca el cumplimiento de los ítems de la tabla 1 que corresponden al Decreto S, Manual de Normas para la Habilitación de Hospitales Generales y Servicios especiales del 14 de julio del 2014 y Decreto S; Reglamento Sobre Protección Contra las Radiaciones Ionizantes; y el aporte de lo indicado en los puntos 4, 5, 6 y 7 del apartado Observaciones de la presente. (Folio 36 de los antecedentes de la solicitud). Por oficio No. DARS-CMU de 12 de setiembre del 2014, el Ministerio de Salud indica: otorga Visto Bueno para el funcionamiento de las Salas de Cirugía 1 y 2 del Servicio de Emergencias del Hospital México sin uso de equipo de radiaciones (Hasta contar con el criterio positivo de la Dirección de Protección de Ambiente Humano) bajo las condiciones actuales e implementación de

5 5 mejoras indicadas. Dicha autorización será por el plazo de 12 meses a partir de la notificación del presente informe. (Folios 163 al 167 de los antecedentes de la solicitud). Además, en dicho oficio se indica que conforme se avance con las obras, el Ministerio de Salud realizará la respectiva inspección de acuerdo con la propuesta del Hospital con la finalidad de verificar la necesidad de adaptación de cada aspecto solicitado. I. Criterio de la División La Administración solicita autorización para modificar los alcances del contrato producto de la autorización otorgada por esta Contraloría General mediante oficio No (DCA-2177) de 20 de agosto del 2014, con lo cual se pretende mantener a la empresa Equipos e Instalaciones Electromecánicas (EQUILSA, LTDA) como contratista para realizar las obras necesarias para habilitar nueve salas de cirugía provisionales denominado Plan de Contingencia. Visto el contrato suscrito con la citada empresa, se observa que éste se suscribió el 22 de agosto del 2014, estableciéndose en la cláusula cuarta: El plazo de ejecución estimado de las obras será de ocho semanas una vez girada la autorización de inicio, con lo cual al día de hoy no se ha vencido el plazo de las ocho semanas inicialmente pactado, por lo que se asume vigente. Así las cosas, siendo que existe un contrato vigente, resulta de aplicación lo establecido en el artículo 200 del Reglamento de la Ley de Contratación Administrativa (RLCA), que entre otras cosas, dispone: Modificaciones que no se ajusten a las condiciones previstas en este artículo, sólo serán posibles con la autorización de la Contraloría General de la República, la cual resolverá dentro del décimo día hábil posterior a la gestión, basada, entre otras cosas, en la naturaleza de la modificación, estado de ejecución y el interés público. Así las cosas, cuando no se cumplan los supuestos descritos por la norma y sea necesario realizar una modificación unilateral del contrato, la Administración deberá solicitar la correspondiente autorización ante este órgano contralor. Ahora bien los supuestos que deben cumplir la modificación son: a) Que la modificación, aumento o disminución del objeto, no le cambie su naturaleza, ni tampoco le impida cumplir con su funcionalidad o fin inicialmente propuesto. b) Que en caso de aumento se trate de bienes o servicios similares. c) Que no exceda el 50% del monto del contrato original, incluyendo reajustes o revisiones, según corresponda. d) Que se trate de causas imprevisibles al momento de iniciar el procedimiento, sea que la entidad no pudo conocerlas pese a haber adoptado las medidas técnicas y de planificación mínimas cuando definió el objeto. e) Que sea la mejor forma de satisfacer el interés público. f) Que la suma de la contratación original, incluyendo reajustes o revisiones de precio, y el incremento adicional no superen el límite previsto para el tipo de procedimiento tramitado.

6 6 En el caso concreto, se tiene que la solicitud de modificación que requiere hacer la Administración no cumple con lo establecido en el inciso c) del citado artículo, por cuanto el aumento excede el 50% del monto del contrato original. Se arriba a la anterior conclusión, considerando que la autorización otorgada por este órgano contralor mediante oficio No (DCA-2177) de 20 de agosto del 2014, lo fue por un monto máximo de , siendo el monto de la modificación en estudio de ,00. Ahora bien, el Hospital señala que requiere realizar modificaciones al alcance del objeto de la autorización inicialmente presentada en razón de: a) requerimientos establecidos por el Ministerio de Salud, b) aspectos que denotó hasta la ejecución del contrato y c) variación en la estimación inicialmente realizada, según se desprende de la tabla descrita en el apartado I. Antecedentes y justificación. punto a) Sobre el objeto de la solicitud de autorización del presente oficio. Frente a lo antes indicado, es menester destacar que la autorización concedida mediante oficio No (DCA-2177) de 20 de agosto del 2014, encuentra sustento normativo en lo establecido en los artículos 80 de la Ley de Contratación Administrativa (LCA) y 132 del RLCA, los cuales contemplan que en casos de urgencia y para evitar lesiones al interés público, daños graves a las personas o irreparables a las cosas, la Administración, previa autorización de la Contraloría General, podrá utilizar o acceder el procedimiento de urgencia; lo cual se configuró ante el cierre de 18 salas de cirugías por problemas eléctricos. En el caso que ahora se analiza la condición de cierre de los quirófanos se mantiene, por lo que aplica el supuesto de urgencia contemplado en las normas antes indicadas. Así las cosas, la Administración ha decido solventar el problema a través de la puesta en operación de 9 salas de cirugía provisionales, mientras determina un plan definitivo para reactivar los 18 quirófanos que se encuentran cerrados. Con esta medida se pretende no desatender el servicio público que presta ese centro hospitalario, el que indiscutiblemente tiene incidencia en la vida y la salud de las personas, por cuanto siendo uno de los principales hospitales del país, resulta del todo entendible que deba contar con un número de salas de cirugía aptas y suficientes para la demanda que presenta el centro de salud. Valorando lo antes expuesto, por estimarse que resulta necesario realizar modificaciones al objeto inicialmente autorizado mediante oficio No (DCA-2177) de 20 de agosto del 2014, a fin de lograr que los 9 quirófanos que la Administración establecerá provisionalmente cumplan con todas las condiciones necesarias para la adecuada prestación del servicio de salud, se estima que la modificación en estudio resulta la mejor manera de alcanzar la satisfacción del interés público y de evitar daños y lesiones a la salud de los pacientes. En ese sentido, es claro que existe una necesidad apremiante de contar con las salas de cirugía provisionales a la mayor brevedad posible para poder prestar los servicios de cirugía a los pacientes del Hospital, siendo necesarios los ajustes delimitados en el apartado I. Antecedentes y justificación punto

7 7 a) Sobre el objeto de la solicitud de autorización del presente oficio, por lo que con sustento en lo establecido en el artículo 200 del RLCA este órgano contralor otorga autorización para modificar los alcances del contrato producto de la autorización otorgada por razones de urgencia mediante oficio No (DCA-2177) de 20 de agosto del Cabe aclarar que las obras que por este acto se autoriza a realizar son las indicadas en el cuadro contenido en el apartado I. Antecedentes y justificación punto a) Sobre el objeto de la solicitud de autorización del presente oficio, con lo cual el monto del denominado Plan de Contingencia se incrementa en ,00 pasando el proyecto a un monto total de Por otra parte, resulta necesario señalar que el monto de imprevistos indicados por la Administración, correspondientes a la suma de ,49 no supone un derecho a favor del contratista, sino que éste es un monto establecido únicamente para la atención de imprevistos que surjan durante la ejecución del contrato. Por lo tanto, previo al uso y disposición de dicho monto, se deberá acreditar y constar en el expediente de la contratación, que su utilización responde a un imprevisto con clara determinación de la causa que lo origina, lo cual debe ser avalado por funcionario responsable. Por otra parte y para tener la máxima claridad respecto del objeto de la presente autorización, se hace ver que no forman parte los aire acondicionado tipo paquete que incluyen filtros HEPA. Al respecto, y para un adecuado uso de los recursos públicos, se advierte que resulta responsabilidad de la Administración que los equipos tipo mini Split que estarán siendo adquiridos e instalados de forma temporal en las salas provisionales, serán reubicados en otros recintos del Hospital donde sea necesario. En igual sentido se aclara que esta autorización no comprende los trabajos varios realizados durante la intervención de las salas de shock en urgencias, estimados en el monto de ,44, toda vez que se asume que éstos ya fueron realizados dentro de la autorización inicial, es decir contemplados en el monto de los Por otra parte, si bien la solución técnica adoptada corre bajo absoluta responsabilidad de la Administración, se debe destacar que ésta es responsable por la conveniencia de incrementar los costos del polarizado de los ventanales en razón de un mejor material de polarizado. Aunado a lo que ha sido expuesto, resulta necesario señalar que la presente autorización supone que los nueve quirófanos que la Administración establecerá provisionalmente cumplirán con todas las condiciones necesarias para la adecuada prestación del servicio de salud, y que no pondrán en riesgo la vida y salud de los pacientes y del personal del Hospital, lo cual queda aquí expresamente advertido. En ese sentido, se reitera lo indicado en el oficio No (DCA-2177) de 20 de agosto del 2014, donde se dijo: el Hospital es responsable por la solución elegida para hacer frente a la situación de urgencia que sufre por el cierre de los 18 quirófanos y además, deberá velar para que se cumplan con las condiciones adecuadas para la realización de cirugías en los nueve quirófanos temporales que habilitará

8 8 con la presente autorización., lo cual aplica de igual forma para las variaciones en el alcance de las obras a realizar objeto de la presente autorización. Asimismo, y de conformidad con lo establecido por el Ministerio de Salud en el oficio No. DARS- CMU de fecha 12 de setiembre del 2014, previo a la puesta en operación de las salas de cirugía provisionales 3, 4, 5, 6, 7, 8 y 9 deberá contar con el visto bueno para el funcionamiento de dichas salas por parte del Ministerio. Finalmente y en cuanto a la modalidad de contratación elegida a saber, obras por administración, ésta resulta responsabilidad de ese hospital. No obstante, a pesar de la urgencia con la que debe ser atendida la situación planteada, la Administración debe establecer los controles oportunos y necesarios para velar por el adecuado uso de los recursos públicos. Al respecto, se reitera lo señalado en nuestro oficio No (DCA-2177) de 20 de agosto del 2014, donde se indicó: aunque se encuentre en una situación que debe ser atendida a la brevedad posible no exime a al Hospital de su responsabilidad de velar por el uso eficiente de los recursos públicos, por lo cual siendo que eligió una modalidad de contratación de obras por administración, deberá previo a la adquisición por parte del contratista de los equipos y materiales preponderantes avalar la compra, con el fin de evitar que los costos de las obras se incrementen injustificadamente. II. Condiciones bajo las que se otorga la autorización La autorización se condiciona a lo siguiente: 1. Se otorga autorización para modificar el contrato suscrito con Equipos e Instalaciones Electromecánicas (EQUILSA, LTDA), -producto de la autorización otorgada por esta Contraloría General mediante oficio No (DCA-2177) de 20 de agosto del 2014-, según el detalle de las obras y monto contenidas en el cuadro contenido en el apartado I. Antecedentes y justificación punto a) Sobre el objeto de la solicitud de autorización del presente oficio. 2. Con esta autorización se autoriza un incremento del monto del contrato de ,00 pasando el proyecto a un monto total autorizado de , Se autoriza una ampliación del plazo en dos semanas adicionales, de modo que para ejecutar las obras necesarias para habilitar las nueve salas de cirugía provisionales el plazo total sería de diez semanas. El plazo adicional de dos semanas se computarán a partir de finalizadas las ocho semanas autorizadas mediante oficio No de fecha 20 de agosto del La Administración deberá suscribir una adenda al contrato con la empresa Equipos e Instalaciones Electromecánicas Ltda. (EQUILSA, LTDA) en la cual se establezcan claramente las obligaciones que deben ser cumplidas por cada una de las partes con ocasión de la presente autorización. 5. Es responsabilidad exclusiva del Hospital México contar con el contenido presupuestario suficiente y disponible para hacer frente a la modificación del contrato producto de la presente autorización, debiendo verificarse que los recursos pueden utilizarse válidamente para el fin propuesto.

9 9 6. La Administración asume la responsabilidad por las razones que motivaron la autorización en los términos indicados, así como que el contrato que se modificaría se encuentre vigente. 7. La Administración será responsable de avalar previo a la adquisición por parte del contratista, la compra de los equipos y materiales preponderantes, con el fin de evitar que los costos de las obras se incrementen injustificadamente y que los materiales y equipos resulten de calidad y óptimos para el fin propuesto. De todo lo anterior deberá dejarse constancia en el expediente que se levante al efecto. 8. Los planos constructivos que aportó la Administración durante el trámite de la gestión, corren bajo su responsabilidad, sin que este órgano contralor avale de manera alguna su contenido. No obstante, dichos planos siendo la base del presupuesto detallado de las obras deberán incorporarse de forma completa al expediente de la contratación, debidamente suscritos por quienes los emitieron. 9. De previo a la puesta en operación de las salas de cirugía provisionales 3, 4, 5, 6, 7, 8 y 9 se deberá contar con el visto bueno del Ministerio de Salud para el funcionamiento de dichas salas. 10. Según lo indicado por la Administración, este órgano contralor asume que con la implementación de las obras que se autorizan en el presente trámite, los siete quirófanos restantes cumplirán con todas las condiciones necesarias para la adecuada prestación del servicio, lo cual corre bajo responsabilidad de ese Hospital. 11. Deberá quedar constancia en un expediente levantado al efecto, de todas las actuaciones relacionadas con esta contratación, ello para efectos de control posterior. 12. Es deber de la Administración verificar que la empresa contratista, se encuentre debidamente al día en la cancelación de las contribuciones sociales derivadas del artículo 74 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense del Seguro Social, de forma tal que previo a cualquier pago, deberá corroborarse dicha situación. De igual forma se deja bajo responsabilidad de la Administración la verificación del cumplimiento de parte de la contratista de las obligaciones previstas por el artículo 22 de la Ley No. 5662, en cuanto encontrarse al día con el pago de lo correspondiente al FODESAF. 13. Se deja bajo la exclusiva responsabilidad de esa Administración verificar que la contratista no cuente con prohibiciones para contratar con el Estado y que no se encuentre inhabilitada para contratar con la Administración Pública, de conformidad con lo dispuesto en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. 14. La Administración deberá verificar que la eventual contratista se encuentre al día en el pago del impuesto a las personas jurídicas, de conformidad con la Ley Deberá ejercerse una adecuada, estricta y oportuna fiscalización del contrato a efectos de garantizar su adecuado cumplimiento, muy especialmente el cumplimiento de los plazos. Este órgano contralor entiende que la obligación asignada sobre la ejecución del contrato a la Arq. Katherine Mac Courtney IIIanes, Ing. Marianela Picado Villalobos, Ing. Fabián Pacheco Jiménez e Ing. Sergio Bonilla Hernández; se mantiene sobre las modificaciones aquí autorizadas.

10 10 Se advierte que la verificación del cumplimiento de las condiciones indicadas en este oficio será responsabilidad Douglas Montero Chacón en su condición de Director General del Hospital México o quien ejerza este cargo. En el caso de que tal verificación no recaiga dentro del ámbito de su competencia, será su responsabilidad instruir a la dependencia que corresponda ejercer el control sobre los condicionamientos señalados anteriormente. Atentamente, Lic. Allan Ugalde Rojas Gerente de División Licda. Marlene Chinchilla Carmiol Gerente Asociada Licda. Pamela Tenorio Calvo Fiscalizadora PTC /LCA /CGS//PJG/ksa Ci: Archivo Central NI: 22231, G