Manual de Procedimientos

Transcripción

1 1 de 18 Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Sección Servicios Varios y Servicios Varios Vicerrector Administrativo TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES Contrato Emergencia Correctivo Preventivo Orden de Servicio Cerrada Outsourcing Plan de Institucional Reemplazar Reparar POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES Normatividad General Normatividad, Políticas y Condiciones respecto a la Planeación de Actividades Normatividad, Políticas, y Condiciones respecto al Plan de... 6

2 2 de Solicitudes de Urgente DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTOS Elaboración de Plan de Institucional Ejecución de Preventivo Ejecución de Correctivo Apoyo a Eventos y Emergencias Pago de Servicios Públicos PROCESOS RELACIONADOS FORMATOS DOCUMENTOS EXTERNOS ANEXOS... 18

3 3 de OBJETIVO Establecer y mantener los parámetros para el adecuado funcionamiento de los equipos, edificios, zonas verdes, Redes Eléctricas, Hidrosanitarias, Redes de Gases y demás implementos que garantizan la calidad en la prestación de los servicios Misionales de la Universidad. 2. ALCANCE Involucra a todas las dependencias de la Universidad y aplica para todos los espacios, equipos, edificios, muebles y enseres para apoyar el cumplimiento de la misión de la Universidad. Comprende desde la elaboración del Plan de Institucional, la Solicitud, la programación, la asignación de Recursos, la ejecución y verificación de la Calidad de los Trabajos. 3. DEFINICIONES 3.1. Contrato Convención jurídica manifestada en forma legal, por virtud de la cual uno o varios contratistas prestan servicios de mantenimiento Preventivo y Correctivo a los espacios, equipos, edificios, muebles y enseres de la Universidad Emergencia Todo hecho fortuito que ocasiona riesgo inminente sobre los bienes y/o personas de la Institución, por lo cual debe dársele una solución inmediata Actividad Técnico Administrativa dirigida principalmente a prevenir averías, restablecer la infraestructura y la dotación a su estado normal de funcionamiento, a mejorar el desempeño de los equipos. Existen dos clases de mantenimiento, mantenimiento correctivo, preventivo.

4 4 de Correctivo Acción necesaria tomada para corregir o reparar un equipo, un edificio, un bien o demás implementos que hayan cesado su actividad por un daño o por deterioro Preventivo Acción necesaria tomada para prolongar la vida de un equipo, un edificio, un bien o demás implementos y prevenir periodos de paralización de trabajo imprevistos. El propósito del mantenimiento preventivo consiste en planificar los periodos de paralización de trabajo en momentos específicos para inspeccionar y alistar los equipos y demás implementos, así previniendo reparaciones de emergencia y teniendo disponibles los repuestos necesarios Orden de Servicio Cerrada Se presenta cuando la orden ha sido ejecutada, recibida por el usuario a satisfacción y registrada en Cuadro de solicitudes Outsourcing También llamada subcontratación. Es una técnica innovadora de administración, que consiste en la transferencia a terceros de ciertos procesos complementarios que no forman parte del giro principal del negocio, permitiendo la concentración de los esfuerzos en las actividades esenciales a fin de obtener competitividad y resultados tangibles Plan de Institucional Instrumento gerencial diseñado para proporcionar acciones sistemáticas de trabajo al Área de mantenimiento de la Universidad. El plan de mantenimiento Institucional incluye los objetivos, metas, programación de actividades, recursos humanos, físicos, tecnológicos y financieros, necesarios para cumplir con los objetivos propios de la Institución, anualmente Reemplazar Retirar piezas o partes de un equipo, edificio, bien o demás por otra debido a su deterioro o daño irreparable Reparar Arreglar las piezas o partes de un equipo, edificio, bien o demás debido a su daño.

5 5 de POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES 4.1. Normatividad General Ley 734 del 2002, del Congreso de Colombia. Por la cual se expide el Código Disciplinario Único. Resolución 2400 de 1979, emanada del Ministerio de trabajo y Seguridad Social. "Estatuto General de Seguridad. Resolución 1016 de 1989, de los Ministerios de Trabajo y Seguridad Social y de Salud, Por la cual se reglamenta la organización, funcionamiento y forma de los Programas de Salud Ocupacional que deben desarrollar los patronos o empleadores en el país. Artículos 10 y 11. Circular conjunta. Contraloría General de la República, Procuraduría General de la Nación de "Deberes de las entidades en la administración y cuidado de los bienes; responsabilidad fiscal y disciplinaria de los funcionarios públicos por pérdida o daño de los bienes a su cargo. Resolución 3673 de 2008, Ministerio de la Protección Social. Por la cual se establece el reglamento técnico de trabajo seguro en alturas. El Acuerdo 004 de 1984 del Consejo superior de la Universidad del Valle, " Por el cual se expide el Estatuto de Personal Administrativo". Acuerdo No. 016 del Consejo Superior de Octubre 08 de Por la cual se expide el Estatuto Autónomo de Contratación de la Universidad del Valle Resolución No. 014 del Consejo Superior de Marzo 26 de 2004 Por la cual se reglamenta la Administración de la Planta Física de la Universidad del Valle. Circular No. 003 de 2003 de Rectoría. Carné de identificación Laboral. Resolución No de Rectoría de Noviembre 8 de 2010 Por la cual se reglamenta el Estatuto de Contratación de la Universidad del Valle.

6 6 de 18 Convención Colectiva de Trabajo suscrita entre la Universidad del Valle y el Sindicato Nacional de Trabajadores y Empleados Universitarios de Colombia SINTRAUNICOL Subdirectiva Cali Normatividad, Políticas y Condiciones respecto a la Planeación de Actividades En la Universidad se cuenta con un Área de Institucional encargada de las labores de diagnóstico, reparación, mantenimiento y conservación de los bienes muebles e inmuebles de la Universidad del Valle. La Universidad del Valle tiene los siguientes componentes: a. Sistema de Planta Física: Corresponde a la estructura de los Edificios (en su parte interna externa). b. Sistema Eléctrico. c. Sistema Hidrosanitario. d. Sistema de Gases. e. Inmobiliario y equipos Normatividad, Políticas, y Condiciones respecto al Plan de El plan de mantenimiento de la infraestructura y dotación presenta los siguientes objetivos: - Asegurar la asignación de los recursos destinados por la institución, de los montos necesarios para el desarrollo de las labores de mantenimiento, conforme a las necesidades previstas y manifiestas. - Distribuir los recursos humanos, físicos y económicos con el fin de cubrir las tareas de mantenimiento. - Suministrar a las directivas de la institución y demás dependencias el cronograma de mantenimiento para que estas actúen coordinadamente, de igual

7 7 de 18 manera proporcionar medios para el control y evaluación de la gestión de mantenimiento. Los planes de mantenimiento serán de elaboración anual y se sugiere que incluyan como mínimo dos capítulos, uno para la infraestructura y otro para la dotación: Capitulo: de la Infraestructura Edificios Instalaciones Eléctricas Redes o : Eléctricos, hidráulicas y de vapor, redes de alcantarillado, red de agua potable, redes de conducción de gases. Áreas Adyacentes a las edificaciones (ejes peatonales). Otros pertenecientes a la Infraestructura. Capitulo: de la Dotación Plantas Eléctricas Calderas Bombas de agua Equipos de refrigeración y aire acondicionado Equipos de seguridad Los muebles para uso administrativo y para uso de la docencia Ascensores Los costos de mantenimiento de la infraestructura referida a zonas comunes y de uso público, tales como red hidráulica, red eléctrica, red de alcantarillado (pluvial y sanitario), porterías vehiculares, sistemas vial interno, vías peatonales, baños públicos, cubiertas, fachadas, andenes, corredores, puntos fijos, ascensores, plazoletas y parqueaderos serán asumidos por la administración central de la Universidad. El costo de mantenimiento al interior de cada edificio será financiado por la Facultad o Dependencia respectiva con recursos de fondo especial o cofinanciado, con recursos del fondo común o por convenio. Los daños de una zona que afecten otra, serán solucionados en conjunto por las dos zonas involucradas.

8 8 de 18 Las emergencias que se presenten en las Sedes de San Fernando y Meléndez por fuera del horario laboral serán atendidas y ejecutadas por personal contratado en caso de no contar con personal propio. El Coordinador encargado de cada Sistema deberá efectuar la gestión administrativa de las operaciones que se requieren desarrollar. Semanalmente la Jefatura de la Sección realizará reuniones de seguimiento y control de los trabajos programados y ejecutados. Una vez al mes el Jefe de la Servicios Varios convocará a reunión general de todos los, para la presentación de los informes de avance del Plan de. El encargado de cada Sistema presentará los primeros 5 días de los meses de junio y diciembre un informe escrito de la gestión realizada durante el semestre. Las solicitudes de de clasifican de la siguiente manera: PRIORIDAD 1: - Daños en la infraestructura de: Aulas de clase, baños Públicos (Iluminación, Plomería), auditorios, laboratorios. - Daños que originan suspensión de agua, Energía, Gas. - Zonas comunes. - Zonas peatonales. PRIORIDAD 2 - Chapas de escritorios. - Cambio puertas internas. - Revisión Aires Acondicionados. - Cambio de Vidrios. PRIORIDAD 3 - Varas parqueaderos. - Copia Llaves. - Adecuaciones. - Traslado Mobiliarios.

9 9 de 18 - Reparación de Accesorios. - Pintura en General Solicitudes de Urgente Trámite: La información de la solicitud urgente se canalizará a través de la Secretaría de la Manteniento mediante una comunicación personal o telefónica con la Servicios Varios. El funcionario encargado de las solicitudes urgentes de mantenimiento las consolida dentro de su informe de gestión. La solicitud urgente se atenderá estableciendo los procedimientos que se requieran como es el caso de las entidades prestadoras de servicios (Emcali, Gases de Occidente, Contratistas, etc.) Cada Encargado dispondrá del listado contratista que presta el servicio las 24 horas al día.

10 10 de DIAGRAMA DE FLUJO

11 11 de PROCEDIMIENTOS : Actividad de Control Elaboración de Plan de Institucional 1. Elaborar el Plan de de la Universidad del Valle A- Identificar los Objetivos a Cumplir. Jefe de la Sección Servicios Varios y Coordinador B- Estructurar el Plan de. Jefe y Coordinador de la Sección 2. Presentar el Plan de C- Establecer las metas e indicadores a cumplir anualmente. A- Presentar el Plan de Anual a la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional. Jefe y Coordinador de la Sección Plan de B- Aprobar Plan de Anual. Jefe de Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional C- Poner en marcha Plan de aprobado. Plan de Aprobado Informes de Avance del Plan 6.2. Ejecución de Preventivo 1. Detección de necesidad de A- Revisar de manera periódica cada uno de los. B- Radicar la solicitud de Preventivo en la Servicios Varios. y Encargado de cada Sistema y Encargado de cada Sistema Solicitud de mantenimiento Solicitud de F-01-

12 12 de Análisis de las Solicitudes 3. Planeación de la Ejecución 4. Ejecución con personal propio A - Analizar con el la Prioridad de Ejecución del Preventivo. B- Aprobar las Solicitudes de que se consideren necesarias. C- Entregar las solicitudes aprobadas al. A- Analizar la Solicitud y decidir si se puede ejecutar con personal propio o contratado y si se tienen los materiales o se requiere su adquisición. B- Diligenciar la solicitud de servicio con esta información. A- Ejecutar el con Personal Propio. y la y por Funcionario de B- Realizar supervisión a la ejecución. por C- Entrega del trabajo ejecutado al usuario. D- Elaborar informe de cumplido y entregar en la Oficina de Servicios Varios. E- Cerrar orden de servicio y archivar Solicitud de por sistema. 5. Ejecución con A- Analizar la Solicitud y solicitar cotización al personal contratado contratista. B- Determinar si se tienen los recursos necesarios para la ejecución de la Solicitud según cotización. C- Dar visto bueno al contratista para el inicio del trabajo. por por por por por por Listado de Prioridades Solicitud de F-01- Informe de Cumplido Solicitud de Firmada F-01- Informe de Cumplido Informe de Cumplido

13 13 de 18 D- Realizar supervisión a la ejecución. por E- Entregar el trabajo ejecutado al usuario. Solicitud de Firmada F-01- F- Elaborar informe de cumplido y entregar en la Oficina de Servicios Varios. G- Cerrar orden de servicio y archivar Solicitud de por sistema. 5. Presentar informe A- Elaborar informe de de Gestión Preventivo y Correctivo ejecutados en el semestral. por por por Informe de Cumplido Informe de Cumplido Informe de Gestión semestral B- Presentar informe de Gestión Anual al Vicerrector Administrativo y al Jefe de Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional. Informe de Gestión Semestral 6.3. Ejecución de Correctivo 1. Detección de necesidad de 2. Análisis de las Solicitudes A- Realizar solicitud a la Secretaria de la Sección de. B- Recibir y radicar las Solicitudes de. A- Identificar la necesidad de mantenimiento por Supervisión o solicitud. Pasar a Etapa 2. B- Analizar y Aprobar las Solicitudes de C- Entregar las solicitudes aprobadas al de cada Sistema. Funcionario Secretaria de la por Coordinadores Solicitud de F-01-

14 14 de Planeación de la Ejecución 4. Ejecución con personal propio A- Analizar la Solicitud y decidir si se puede ejecutar con personal propio o contratado y si se tienen los materiales o se requiere su adquisición. B- Diligenciar la solicitud de con esta información. A- Ejecutar el con Personal Propio. B- Ejecutar el. por por por Operario de Solicitud de F Selección del Contratista cuando no se ejecuta con personal propio C- Realizar supervisión a la ejecución. D- Elaborar informe de cumplido y entregar al Jefe de la. A- Abrir convocatorias para la contratación Outsourcing. B- Entregar cotizaciones a la Secretaria de la. C- Realizar cuadro comparativo en caso de presentarse más de dos proponentes. D- Seleccionar el contratista idóneo para realizar el mantenimiento. Proponente(s) por Informe de Cumplido Solicitud de Cotización Cuadro Comparativo de Proponentes y Recomendación de Adjudicación de Contratos (Servicios) F-01-MP E- Continuar trámites de acuerdo al Estatuto de Contrataciones. (Resolución No. 003 de 2009). F- Radicar cotización en el archivo correspondiente. Secretaria de Cotización Proveedor

15 15 de 18 G- Autorizar la ejecución de ítems cotizados, determinar tipo de orden de pedido (obra, servicio, compra, otro), fondo utilizado para financiar el trabajo y pólizas requeridas. 6. Contratación, A- Ver procedimiento Adquisición de Bienes y Ejecución y pago de Servicios de Menos de 100 S.M.M.L.V. o Bienes y Servicios Contratación mayor o igual a 100 SMMLV y el procedimiento Contratación menor a 1000 SMMLV sin publicación de invitación y Pliego en Página Web del Manual de Contratación Apoyo a Eventos y Emergencias 1. Solicitud de A- Solicitar apoyo para eventos y/o emergencias Miembro de la Apoyo para Eventos Comunidad Funcionario Dependencia B- Especificar las características del apoyo o Servicio. Miembro de la Comunidad Funcionario Dependencia C- Registrar el Servicio. Secretaria de 2. Programación de A Recibir información del Evento y/o Apoyo al Evento y/o Emergencia - evaluar la situación. Emergencia Coordinador B- Analizar y programar solicitud del servicio. y Coordinadores C- Asignar fecha y Operarios para ejecución del Servicio. D- Supervisar el trabajo ejecutado Realizar visitas de inspección. E- Verificar el servicio cumplido y/o emergencias atendidas. Coordinador Coordinador Comunicación Escrita Registro Fotográfico e Informe

16 16 de 18 F- Presentar informe de cumplido en el caso de Emergencia atendida y de la situación presentada al Vicerrector Administrativo. Informe de Gestión Semestral 6.5. Pago de Servicios Públicos 1. Trámite de facturas para pago de Servicios Públicos A- Recibir Facturas de Servicio público (Acueducto, Energía, Teléfonos) B- Verificar que las facturas estén completas, y sean las correspondientes a la dependencia. C- Registrar la información de las facturas en Hoja de Cálculo. Secretaria de Secretaria de Secretaria de D- Realizar la Orden de Gasto. Secretaria de E- Enviar Orden de Gasto al de, Vicerrector Administrativo, Coordinador Administrativo para Vo.Bo. F- Enviar facturas, Solicitud de pago a la Presupuesto, para trámite de Solicitud de Pago. Ver Manual de procedimiento de Ejecución del Gasto Procedimiento 6.1. Ejecución del Gasto. Secretaria de Secretaria de Facturas Formato Preimpreso Copia de Facturas Solicitud de Pago (Interfinanzas) - Preimpreso 7. PROCESOS RELACIONADOS Proceso de Gestión Financiera Subproceso de Contratación y Compras Nacionales

17 17 de FORMATOS No. CÓDIGO DESCRIPCIÓN 1 F-01- Solicitud de 2 F-01-MP F-02-MP F-03-MP F-02-6 F-02-MP Ficha Técnica Cuadro Comparativo de Proponentes y Recomendación de Adjudicación de Contratos (Servicios) Certificado de Disponibilidad Presupuestal- CDP (Interfinanzas) Registro de Disponibilidad Presupuestal-RP (Interfinanzas) Informe de Supervisión de contrato de 7 F-01- MP Acta de aprobación de Póliza 8 F-08-MP Acta de Recibo Final 9 F-01-MO Acta de Inicio de obra 10 F-06-MO Acta de liquidación de contrato u orden contractual 9. DOCUMENTOS EXTERNOS No. DOCUMENTO Expedido por 1 Formato F-30 Contraloría 2 3 Listado de Precios de la Gobernación Norma NTC ISO y 14001: Sistema de Administración Ambiental Gobernación del Valle del Cauca Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación ICONTEC (Comité Técnico 207 de la ISO)

18 18 de 18 No. DOCUMENTO Expedido por 4 Normas RETIE. Reglamento Técnico para instalaciones Eléctricas Ministerio de Minas y Energía 5 Manual Operación de Equipos Fabricante 10. ANEXOS CONTROL DE CAMBIOS NÚMERO DESCRIPCIÓN FECHA 1.0 F-04-MP V Versión Inicial del Manual Ajuste a las definiciones. Actualización de los procedimientos 6.1, 6.2, 6.3, 6.4, 6.5. Ajuste según versión actualizada de Control de Documentos y Registros Cambios en responsables para los procedimientos actualizados. Rediseño diagrama de flujo Nov Ago Elaborado por: Área de Calidad y Mejoramiento Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional