SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ISO 9001:2008 ISO 14001:2004 OHSAS 18001:2007

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1 Pagina 1 de 12 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ISO 9001:2008 ISO 14001:2004 OHSAS 18001:2007 Responsable del Macroproceso Responsable del Proceso Versión del Documento Fecha de Vigencia Gestión Dirección Gestión 05 Marzo de 2011 Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Gestión Gestión Rector y Consejo Ejecutivo

2 Pagina 2 de 12 TABLA DE CONTENIDO 1 OBJETIVO ALCANCE DOCUMENTOS DE APOYO TERMINOLOGIA DESARROLLO DE LOS REQUISITOS DE LA NORMA NTC-ISO 9001:2008; NTC-ISO 14001: 2004; NTC-OHSAS 18001: Descripción Del Proceso INDICADORES CONTROL DE SERVICIO NO CONFORME ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS CONTROL DE REGISTROS ANEXOS Anexo 1: -R01 Programación del Plan de Bienestar por Período Lectivo Anexo 2: -R02 Evaluación de Actividades de Bienestar Anexo 3: -I01 Exploración de Clima y Cultura organizacional... 11

3 Pagina 3 de 12 1 OBJETIVO Establecer planes de beneficio que impacten la Calidad de Vida de las personas vinculadas al Colegio. 2 ALCANCE El proceso aplica para todas las personas que laboran en el Colegio Berchmans. 3 DOCUMENTOS DE APOYO Norma NTC ISO MGID-04-PR05-I04 Instructivo de Buenas Prácticas Ambientales - MGID-04-PR05-I13 Instructivo para la Planificación y el Desarrollo de Eventos - MGID-04-PR05-I16 Instructivo Estándares de Seguridad: Trabajo Seguro - MGID-04-PR05-I17 Instructivo de Selección (Asignación), entrega y reposición de Elementos de protección personal. - MGID-04-PR05-I30 Instructivo Atención en Accidentes de Trabajo - -I01Instructivo para exploración de Clima y Cultura Organizacional 4 TERMINOLOGIA Responsabilidad Social: Las problemáticas que deben enfrentar las personas en su cotidianidad personal, familiar, social y laboral las lleva a sentir temores, desconcierto, desconfianza y a demostrar estos sentimientos a través de sus actuaciones al interior de su misma familia, de su grupo o al interior de la empresa en la cual trabajan. Con frecuencia muestran baja motivación, estrés y actitudes negativas frente a las responsabilidades que deben asumir. Tal vez en sus hogares se muestren intolerantes, agresivos o por el contrario ajenos a las situaciones que allí se presentan. Con respecto a su ciudad y a su trabajo muestran falta de identidad y poco sentido de pertenencia. Las empresas han dejado de ser indiferentes, han comprendido la importancia de la Calidad de Vida de las personas y de sus niveles de satisfacción frente a lo vivido y frente al logro de los resultados laborales. Han empezado a liderar acciones que dan lugar a la solución de necesidades de los colaboradores y sus familias, de los accionistas, de los clientes, de los proveedores, del vecindario y del entorno social del cual forma parte. La pretensión fundamental es favorecer en las personas vinculadas una motivación de vida basada en la tranquilidad, la seguridad, el bienestar mental y físico, la satisfacción y la armonía con el medio.

4 Pagina 4 de 12 Jerarquía de Necesidades: El hombre es una criatura cuyas necesidades crecen durante su vida y a medida que satisface aquellas que están en el primer nivel, llamadas básicas, otras más elevadas ocupan el predominio de su comportamiento. (Maslow 1943) Según el autor de la referencia, dichas necesidades tienen la siguiente jerarquía: - Fisiológicas: son todas aquellas que se encuentran en el primer nivel, imprescindibles para la supervivencia del ser humano (aire, comida, reposo, abrigo, etc). - De Seguridad: se refieren a la protección contra el peligro o a las privaciones. - Sociales: son aquellas que se construyen en el contacto con los demás individuos, (amistad, pertenencia a grupos, etc). - De Estima: al igual que las anteriores, se construyen en el contacto, y son más internas del individuo. (reputación, reconocimiento, autorrespeto, amor). - De Autorrealización: Están relacionadas con la realización del potencial y utilización plena de los talentos individuales. Beneficios Sociales: Los Beneficios son aquellas facilidades, conveniencias, ventajas y servicios que las empresas ofrecen a sus Colaboradores(as), orientados a satisfacer algunas de sus necesidades, ahorrándoles esfuerzos y preocupaciones; estos beneficios no corresponden a salario. El colegio reconoce que no puede satisfacer en su totalidad las necesidades de sus colaboradores, pero está comprometido en indagar acerca de ellas y a partir de este conocimiento elabora planes de acción que beneficien a los(as) Colaboradores(as) y en algunos casos a sus familias en los campos de la Salud, la Educación y la Vivienda. Además trata de resolver carencias que tienen que ver con el cubrimiento de necesidades relacionadas con la autorrealización, el reconocimiento y la integración a grupos.

5 Pagina 5 de 12 5 DESARROLLO DE LOS REQUISITOS DE LA NORMA NTC-ISO 9001:2008; NTC- ISO 14001: 2004; NTC-OHSAS 18001: Flujograma Inicio Plan de Beneficios año anterior Programar actividades de Bienestar y definir presupuesto. Programación del plan de Bienestar por periodo lectivo -R01 Realizar las diferentes actividades de Bienestar y Asignar los recursos que corresponda Evaluar el impacto de las actividades de Bienestar Evaluación de Actividades de Bienestar - R02 Implementar acciones y planes de mejora a las Actividades de Bienestar. Fin

6 Pagina 6 de Descripción Del Proceso No Actividad 01 Programar actividades de Bienestar y definir presupuesto. 02 Realizar las diferentes actividades de Bienestar y asignar los recursos que corresponda 03 Evaluar el impacto de las actividades de Bienestar Social. 04 Implementar acciones y planes de mejora a las actividades de Bienestar. Cargo Responsable Gestión Gestión Gestión Gestión Detalle de Actividad Se realiza una programación anual de las diferentes actividades de Bienestar: Integración, Capacitación (con ayuda del Colegio), Celebraciones Institucionales y Reconocimiento por años de servicio o por labores realizadas, asignación de becas y se define el presupuesto con base en los lineamientos dados por la Rectoría. Se ejecuta lo establecido en Programación de Actividades de Bienestar - R01: Integración, Capacitación (con ayuda del Colegio), Celebraciones Institucionales y de reconocimiento dirigidas a colaboradores, becas y se conceden los auxilios de acuerdo al presupuesto de beneficios establecido con la rectoría - Se realizan encuestas y/o entrevistas a los beneficiarios acerca de las actividades realizadas, para conocer el grado de satisfacción y participación. Se consignan sus apreciaciones en el formato Evaluación de Actividades de Bienestar -R02. - Se realiza exploración de Clima y Cultura Organizacional, en ella se mide la forma como son percibidas por parte de las personas vinculadas, las diferentes acciones que realiza el Colegio en lo referente a: Estrategia, Liderazgo, Personas y Recursos. Una vez que se tienen los resultados se define un Plan de Acción que impacte el bienestar y la buena convivencia de las personas en el trabajo:.instructivo Exploración de Clima y Cultura Organizacional: MGTH 02-I01 Conocidos los resultados de evaluación de las diferentes actividades y de la ejecución del plan de bienestar, se hacen las adecuaciones necesarias para el siguiente año.

7 Pagina 7 de 12 6 INDICADORES Nombre Definición Fórmula Meta Cobertura de Beneficios Cobertura de Beneficios Nivel de ayudas para capacitación área administrativa durante el periodo lectivo Nivel de ayudas para capacitación Área Docente durante el periodo lectivo Valor Ejecutado para Capacitación Área Adva. x100 Valor Presupuestado para Capacitación Área Adva. Valor Ejecutado para Capacitación Área Docente x100 Valor Presupuestado para Capacitación Área Docente. Nivel de Aceptación Frecuencia 90% 80% Anual 90% 80% Anual Técnica estadística Gráfico de Barras Gráfico de Barras Responsable Gestión Gestión Cobertura de Beneficios Cobertura de Beneficios Nivel de ayudas para Bienestar durante el periodo lectivo Nivel de ayudas (Becas) durante el periodo lectivo Valor Ejecutado para Bienestar x100 Valor Presupuestado para Bienestar. Valor Ejecutado para Becas x100 Valor Presupuestado para Becas. 90% 80% Anual 90% 80% Anual Gráfico de Barras Gráfico de Barras Gestión Gestión CONVENCIONES PB: Personas beneficiadas. PV: Personas vinculadas. 7 CONTROL DE SERVICIO NO CONFORME Aplica en lo dicho en Controles (Seguimiento) a la Matriz de Caracterización del Proceso. 8 ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS

8 Pagina 8 de Acción Preventiva Se aplica sobre los riesgos detectados 8.2 Acción Correctiva Se aplican a las No Conformidades 9 CONTROL DE REGISTROS IDENTIFICACIÓN Código Nombre del Registro Responsable MGTH- 02-R01 MGTH- 02-R02 MGTH- 02-I01 Programación del Plan de Bienestar por Período Lectivo Evaluación de Actividades de Bienestar Exploración de Clima y Cultura Organizacional Directora Gestión Directora Gestión Directora de Gestión ALMACENAMIENTO (Dónde y Cómo) Carpeta Plan de Beneficios Cuadro Resumen de Impacto de Beneficios en la Carpeta: Plan de Beneficios Herramienta on line, archivo digital MECANISMO DE SEGURIDAD: Protección y Recuperación. En carpeta digital compartida entre la Direccion de Gestión y la Secretaria En carpeta digital compartida entre la Gestión y la Secretaria En carpeta digital compartida entre la Gestión y otras coordinaciones DISPOSICIÓN FINAL Archivo Inactivo Archivo Inactivo Archivo Inactivo

9 Pagina 9 de ANEXOS 10.1 Anexo 1: -R01 Programación del Plan de Bienestar por Período Lectivo PROGRAMACION PLAN DE BIENESTAR Periodo Lectivo ( ) MGTH 02-R01 Pagina 1 de 1 PROYECTO DE BIENESTAR O AUXILIO PARA CAPACITACION GRUPO AL QUE SE LE OTORGA No. PERSONAS JUL AGO SEPT OCT NOV DIC ENE FEB MAR ABR MAY JUN QUE CUBRE CAPACITACION-ADMINISTRATIVOS AUX. EDUC. PARA ESTUDIOS PRIMARIA Y BACHILLERATO SERV. Y CENTROS AUXILIO EDUCATIVO ESTUDIO PROFESIONALES AUXILIO EDUCATIVO ESTUDIO TECNOLOGICOS. POSTGRADO (ADMINISTRACION) AYUDAS PARA CURSOS UN SOLO CICLO ADMINISTRATIVOS (No exige pregrado) ADMINISTRACION, SERV Y CENTROS ADMINISTRACION, SERV. Y CENTROS. ADMINISTRACION ADMCION Y SERV. AUXILIO PARA EDUCACIÓN CONTINUADA ADMINISTRACION ADMINISTRACIÓN (Req: Pregrado) FORMACION PERMANENTE CAPACITACIÓN- AUXILIO EDUCATIVO ESTUDIO, PROFE/NALES O TECNOLOG. AUX. PARA ESTUD. DE POSGRADO (FONCE) AUX. PARA ESTUDIOS DE POSGRADO (COLEGIO) ADMINISTR. Y SERVICIOS AYUDAS PARA CURSOS UN SOLO CICLO PROFESORES (No exige pregrado) AUXILIO PARA EDUCACIÓN CONTINUADA (Req: Pregrado) AYUDA PARA ESTUD. DE INGLES INDUCCION FORMACION PERMANENTE BIENESTAR TORNEO DE COMFANDI INTEGRACIÓN CELEBRACIÓN CUMPLEAÑOS DIA DEL EDUCADOR DIA DE LA SECRETARIA DIA DEL TRABAJO INTEGRACIÒN CELEBRACION NAVIDEÑA(NIÑOS) CELEBRACIÒN NAVIDEÑA (ADULTOS) RECONOCIMIENTO (Bonificac) RECONOCIMIENTO (Medallas) ADMIN. Y SERVICIOS ADMIN. Y SERVICIOS SECRETARIAS ADMIN. Y SERVICIOS RECONOCIMIENTO (Celebrac) RECONOCIMEINTO PROFESORES CALAMIDAD DOMESTICA (1SMLV) AUX GAFAS, APARATOS ORT. REGALOS FLORES JUBILACION Homb 58-Mujeres 53 AYUDA UTILES ESCOLARES (hijos no matric. en el Berch) VIVIENDA(Proyectos-Creditos o subsidios) BECAS, ADMTIVOS, SERVICIOS AUX. EDUC. HIJOS COLAB.(matriculados en el Berch),ADMINIST

10 Pagina 10 de Anexo 2: -R02 Evaluación de Actividades de Bienestar EVALUACIÓN DE ACTIVIDADES DE BIENESTAR -R02 Página 1 de 1 NOMBRE DE LA ACTIVIDAD PROGRAMADA: FECHA Y LUGAR OBJETIVOS METAS PRESUPUESTO ASIGNADO: POBLACIÒN A QUIEN VA DIRIGIDA: LOGROS ALCANZADOS NUMERO DE PARTICIPANTES: COSTO ACTIVIDAD: ASPECTOS A MEJORAR COMITÉ EVALUADOR (Mínimo 3 Participantes) Nombres Impresiones de los participantes SUGERENCIAS

11 Pagina 11 de Anexo 3: -I01 Exploración de Clima y Cultura organizacional INSTRUCTIVO: EXPLORACION DE CLIMA Y CULTURA ORGANIZACIONAL. MGTH- 02- I 01 Página 11 de 3 1. OBJETIVO: Reconocer las condiciones del Clima Organizacional y los elementos que constituyen la Cultura del Colegio Berchmans como organización. 2. ALCANCE: Todas las personas vinculadas laboralmente, de todos los niveles y todas las áreas, comprendidas como población o en muestras representativas. 3. PROCEDENCIA: El Instructivo Exploración de Clima y Cultura Organizacional corresponde al proceso Bienestar Social: 4. RESPONSABILIDAD: Es responsabilidad de la Gestión dar cumplimiento a las instrucciones descritas en el presente instructivo, planear e implementar cada uno de los procedimientos y actividades, socializar los avances a las instancias que corresponda, entregar análisis de resultados y promover la implementación de planes de trabajo. 5. ESTRUCTURA: Las actividades y tareas son las siguientes: PLANEACIÓN a. Definición de criterios e ítems de exploración Consultar literatura y experiencias de otras organizaciones para definir la estructura y composición del instrumento Seleccionar la herramienta adecuada para la evaluación (programas especiales, software, online, etc.) b. Definición del cronograma Distribuir en el calendario escolar los momentos para realizar cada una de las actividades que conforman la Exploración de Clima y Cultura IMPLEMENTACIÓN a. Socialización a direcciones y coordinaciones Dar a conocer las características del trabajo a nivel directivo y de coordinación y entregar la programación de las actividades, la metodología de trabajo y los sitios para la realización (si se requiere). b. Realización Aplicar el instrumento seleccionado a los diferentes grupos de colaboradores, recoger los resultados, tabularlos y elaborar conclusiones y análisis que orienten la toma de decisiones.

12 Pagina 12 de 12 c. Definición y aprobación del Plan de Trabajo Escoger las acciones que contribuyan al mejoramiento del Clima Organizacional y a la instauración de una cultura que favorezca el logro de la misión del Colegio, definiendo para ellas, prioridades, tiempos de ejecución, responsables y mecanismos de verificación de la mejora. 6. VERIFICACION Y SEGUIMIENTO: CONTROL: Después de 6 meses de poner en práctica el Plan de Trabajo, la Gestión hace seguimiento a su cumplimiento, verificando la realización de las actividades propuestas para el período. Se implementan planes de mejora para favorecer el cumplimiento al final del año. Al terminar el año lectivo se saca resultado total de cumplimiento, se analizan los resultados de lo implementado y se reorienta la tomar de decisiones.