H. AYUNTAMIENTO DE HUEHUETLA, HIDALGO ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL PLÁN DE TRABAJO 2018 SECRETARIA PARTICULAR

Transcripción

1 1 H. AYUNTAMIENTO DE HUEHUETLA, HIDALGO ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL PLÁN DE TRABAJO 2018 SECRETARIA PARTICULAR Elaboró: Areli Tapia Trejo Autorizó: Lic. Luis Miguel Refugio Flores Fecha de emisión: 31 de enero de 2018

2 ÍNDICE A) INTRODUCCIÓN B) ORGANIGRAMA... 4 C) MARCO NORMATIVO... 6 D) OBJETIVO GENERAL... 7 E) OBJETIVOS ESPECÍFICOS... 7 F) MISIÓN... 8 G) VISIÓN... 8 H) METAS... 8 I) VALORES... 9 J) ESTRATEGIAS K) LÍNEAS DE ACCIÓN L) CONCLUSIONES M) FUENTES DE CONSULTA... 14

3 A) INTRODUCCIÓN La Secretaria Particular como Órgano Desconcentrado Auxiliar de la Administración Pública Municipal, tiene como objetivo primordial: Planear, Organizar y coordinar las actividades y giras del Presidente Municipal, así como la atención directa a la ciudadanía que solicitan audiencia pública, atendiendo el seguimiento de las solicitudes, correos y oficios recibidos. 3 Al momento de ser pertenecientes de esta área, se adquiere compromisos con el Presidente Municipal y ante la sociedad, se requiere de una buena organización y eficiencia para la mejor calidad de atención ciudadana. Al planear las estructuras organizacionales, se debe recurrir a métodos y técnicas, que permitan mejorar la capacidad de respuesta en el área de secretaria particular, esto exige un cambio gradual y consistente, así como de instrumentos ágiles que le permitan generar información exacta y confiable, necesaria para efectuar análisis de la situación actual, permitiendo así, identificar las fortalezas, oportunidades, amenazas y debilidades, y como consecuencia, determinar las mejores prácticas del área. De aquí parte la necesidad de integrar un Plan de Trabajo, que reflejen fielmente los objetivos, las facultades, atribuciones y funciones del área. En el presente plan de trabajo se describe los objetivos, misión, visión, metas, del área de secretaria particular; para su elaboración ha seguido básicamente la metodología establecida por contraloría, con el fin de mejorar y tener una mejor eficiencia en el área.

4 B) ORGANIGRAMA 4 Secretario Particular Lic. Luis Miguel Refugio Flores Asesor Ing. Arturo Arturo Ramírez Hernández Auxiliar Lic. Eder Geovanny Santos García Auxiliar Areli Tapia Trejo FUNCIONES: * Implementar y operar el sistema de control de la correspondencia recibida, para ser turnada a Secretaria Municipal, a fin de llevar un control y dar seguimiento para verificar su atención y respuesta. SECRETARIO PARTICULAR * Dar seguimiento a los compromisos contraídos del Presidente Municipal. * Elaborar la Agenda diaria del Presidente Municipal.

5 * Analizar y evaluar los documentos y propuestas presentadas al Presidente Municipal. * Vigilar el seguimiento de la atención al público, que requiere audiencias con el Presidente Municipal. 5 * Revisar y supervisar el trámite de oficios a las direcciones para su atención. * Verificar que la atención al público sea eficaz y oportuna. * Elaborar Informe de las Actividades realizadas por el C. Secretario Particular, para el C. Presidente Municipal. *Archivar solicitudes, oficios de diferentes dependencias; redacción de documentos que conlleven a la buena administración de la Secretaria Particular. * Dar seguimiento a los acuerdos tomados por Secretaría particular. * Elaborar y concentrar la información del área para su análisis y elaboración de informes mensuales. AUXILIARES * Llevar un control y seguimiento de correspondencia enviada por Secretaría particular. * Llevar un control y seguimiento de correspondencia recibidos de las diferentes dependencias. * Recibir y hacer gestión de las peticiones de la ciudadanía que le encomiende Secretaría particular;

6 * Atender y realizar llamadas telefónicas; * Verificar que la atención al público sea eficaz y oportuna; * Elaboración del Informe de la Actividades realizadas en esta Secretaría Particular para el informe anual del Presidente Municipal. 6 * Capturar las Solicitudes, Oficios y Turnarlas al área de Secretaria Municipal para darles respuesta o en su caso la solución. C) MARCO NORMATIVO I. CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LOS ESTADOS UNIDOS MEXICANOS II. CONSTITUCIÓN POLÍTICA DEL ESTADO DE HIDALGO III. LEY ORGÁNICA MUNICIPAL VIGENTE PARA EL ESTADO DE HIDALGO IV. BANDO DE POLICÍA Y BUEN GOBIERNO DEL MUNICIPIO DE HUEHUETLA HIDALGO V. PLAN MUNICIPAL DE DESARROLLO

7 D) OBJETIVO GENERAL Planear, Organizar y coordinar las actividades y giras del Presidente Municipal, así como la atención directa a la ciudadanía que solicitan audiencia pública, atendiendo el seguimiento de las solicitudes, correos y oficios recibidos; Promoviendo el desarrollo de una gestión eficiente para la comunidad de Huehuetlense, atendiendo y resolviendo de forma rápida y con un servicio de calidad, personal y humana los asuntos de la población, en coordinación con las Unidades de la Administración Pública Municipal. 7 E) OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1. Programar las actividades del Presidente Municipal, organizando de una manera adecuada su agenda. 2. Atender a la ciudanía en general y auxiliarlos en sus necesidades en cuanto a educación, salud, vivienda, trabajo, etc. 3. Organizar las reuniones de trabajo donde asiste el Presidente Municipal. 4. Registrar las peticiones que se hacen llegar al Presidente Municipal. 5. Dar seguimiento a las solicitudes o peticiones al ser de competencia del área de secretaria particular del presidente. 6. Atención telefónica a la ciudadanía y Dependencias de Gobierno. 7. Ofrecer información general de los servicios que brinda el H. Ayuntamiento de Huehuetla, Hgo. 8. Planear la logística de las actividades, eventos, obras, acciones que llevará acabo el Presidente Municipal.

8 F) MISIÓN Asegurar una eficiente asistencia técnica al Presidente Municipal en su desarrollo como responsabilidad Política Administrativa y Jefe de Gobierno Local, Coordinar y formular la agenda y la audiencia para apoyar el desarrollo de actividades públicas,así como participar como facilitadora en el cumplimiento de objetivos, acciones y metas de secretaría particular del H. Ayuntamiento de Huehuetla, Hgo. 8 G) VISIÓN Ser una secretaria Particular eficiente, moderna, ordenada y sustentable con gran capacidad de respuesta en atención a las obligaciones y compromisos sociales de la administración, con ayuda de cada una de las áreas donde predomine la convivencia armoniosa. H) METAS = A CORTO PLAZO: Dar una atención oportuna a la ciudadanía en sus solicitudes, peticiones y sugerencias. Lograr una organización efectiva con los integrantes dentro y fuera del área de secretaria. Dar una atención eficiente, fomentando el acercamiento con los ciudadanos. Obtener una colaboración en conjunto de las demás áreas de la administraciónpara una mejor organización eficiente, honesta y transparente. Llevar una buena administración en la agenda del Presidente Municipal.

9 = A MEDIANO PLAZO: Llevar un control de los archivos y actividades realizadas para entregar de una manera oportuna los informes mensuales. Dar seguimiento a las peticiones de la ciudadanía, que una vez que han sido canalizados a las diferentes áreas, se les atiende de acuerdo a las necesidades que se requieran. 9 = A LARGO PLAZO: Brindar una atención eficiente y agradable a la ciudadanía en general durante el año. Llevar una agenda eficiente y ordenada para que el Presidente pueda cumplir en tiempo y forma todos sus compromisos. Organizar con eficacia las reuniones de trabajo donde asiste el Presidente Municipal. Organizar la captura oportuna, de oficios y solicitudes de la ciudadanía y diferentes dependencias para un mejor orden. I) VALORES Para la cultura organizacional de una empresa los valores son la base de las actividades, motivaciones y expectativas de sus trabajadores. Los valores son la columna vertebral de sus comportamientos. Si los valores no tienen significados comunes para todos los empleados, el trabajo diario se hace más difícil y pesado. El ambiente laboral se vuelve tenso, la gente trabaja con la sensación de que no todos reman en la misma dirección y los ciudadanos pagan las consecuencias.jiménez (2010), El Valor de los Valores en las Organizaciones, Pag.12. Cograf.

10 Responsabilidad: Es una obligación, ya sea moral o incluso legal de cumplir con lo que se ha comprometido. Puntualidad: El valor que se construye por el esfuerzo de estar a tiempo 10 en el lugar adecuado. Honestidad: Es aquella cualidad humana por la que la persona se determina a elegir actuar siempre con la verdad y en la auténtica justicia. Sociabilidad: Es el valor que nos impulsa a buscar y cultivar las relaciones con las personas compaginando los mutuos intereses e ideas para encaminarlos hacia un fin común, independientemente de las circunstancias personales que a cada uno rodean. Lealtad: Es muy prioritario este valor en el área, ya que se tiene que ser leal en donde y con los que comparten el trabajo. Humildad: una personalidad sencilla a veces puede pasar desapercibida, pero esa fortaleza y atención con encanto ante la ciudadanía es mucho más profundo y perdurable. Equidad:Se trata de la constante búsqueda de la justicia social, la que asegura a todas las personas condiciones de vida y de trabajo digno e igualitario, sin hacer diferencias entre unos y otros a partir de la condición social. Respeto a la dignidad de la persona: Implica marcar los límites de lasposibilidades de hacer o no hacer de cada uno y donde comienzan las posibilidades de acción de los demás.

11 Solidaridad: La cooperación para con otras personas es clave para que todos juntos podamos los objetivos y mejorar día a día. Compromiso: Comprometerse va más allá de cumplir con una obligación, es poner en juego nuestras capacidades para sacar adelante todo aquello que se nos ha confiado. 11 J) ESTRATEGIAS Proceso de atención a la petición, solicitud: 1. Recepción de oficios, comunicados, invitaciones y publicaciones que se presentan en atención al ciudadano. 2. Revisión y registro de correspondencia diaria. 3. Canalización y seguimiento de solicitudes y oficios a dependencias correspondientes. Procedimientos: 1. Se recibe petición escrita registrando la fecha. 2. Se captura la solicitud en sistema. 3. Se pasa correspondencia al Presidente Municipal para su conocimiento y resolución. 4. Se da seguimiento y se turna petición a dependencia correspondiente. 5. Se confirma el servicio a respuesta mediante un oficio a su solicitud según el recurso disponible.

12 6. Llamar al ciudadano para notificar que pase a la dependencia correspondiente de atender su caso para notificarle la respuesta o servicio según corresponda. K) LÍNEAS DE ACCIÓN. Acciones a seguir: Dar atención oportuna a la ciudadanía en sus solicitudes, peticiones y sugerencias. 2. Continuar con la organización y control de solicitudes, peticiones e invitaciones ingresadas dirigidas al Presidente Municipal. 3. Informar a la ciudadanía a los programas de apoyo ante las necesidades que presenten. 4. Ejecutar una eficiente gestión pública en las solicitudes que presentan las dependencias Federales, Estatales, Municipales, de Organizaciones de la Sociedad Civil e Instancias Educativas. 5. Gestionar y administrar la agenda del Presidente Municipal. L) CONCLUSIONES Un plan de trabajo es una herramienta importante para la identificación de las tareas de un proyecto, el establecimiento de plazos y la identificación de las personas para ayudar a contemplar las tareas.

13 El Presente Plan se realizó con el propósito de tener una herramienta necesaria para la planificación, implementación y ejecución del área de secretaria particular. Con ella podemos planear, organizar y coordinar las actividades y giras del Presidente Municipal, así como la atención directa y de calidad a la ciudadanía. 13 Con la elaboración del Plan se pretende que cada integrante del áreacumplan con sus funciones y hagan la aplicación de valores; cuando los valores son puestos en práctica, especialmente por los líderes de todos los niveles, los demás miembros adquieren más conciencia de la dirección de los objetivos y metas, en el corto, mediano y largo plazo.

14 M) FUENTES DE CONSULTA Constitución Política De Los Estados Unidos Mexicanos, Publicada En El Diario Oficial De La Federación El 05 De Febrero De paginas Constitución Política Del Estado De Hidalgo, última reforma publicada en el alcance al periódico oficial, del 31 de diciembre de Instituto de Estudios Legislativos (2016), Ley Orgánica Municipal para el Estado de Hidalgo, periódico oficial del estado de Hidalgo. Bando De Policía Y Buen Gobierno Del Municipio De Huehuetla Hidalgo, Publicada En El Periódico Oficial. Plan Municipal De Desarrollo Jun Carlos Jiménez (2010), El Valor de los Valores en las Organizaciones, Ediciones de Cograf. Manual de Organización, servicios y procedimientos de la administración pública municipal-huehuetla.