Guía de para la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad de la Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano- ETDH Grupo de Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano Viceministerio de Educación Superior Versión 1 Junio de 2018
Guía de para la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad de la Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano- ETDH La siguiente guía tiene por objeto presentar a las instituciones de Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano ETDH, orientaciones para certificar en calidad su sistema de gestión y sus programas. Para lo cual, deberá tenerse en cuenta los siguientes pasos fundamentales: preparación, implementación y certificación. Etapas del Proceso de Certificación de Calidad para las IETDH Paso 1 Preparación Paso 2 Implementación Paso 3 Certificación A continuación, encontrará la explicación del proceso que debe aplicar con miras a la certificación en calidad, tanto de la institución de Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano - ETDH, como para los programas de ETDH. Paso 1 Preparación Planeación del proceso Sensibilización y motivación a los miembros del equipo institucional Conformación y capacitación del equipo de trabajo encargado de liderar el proceso. Autodiagnóstico (ver anexo1 Autodiagnóstico NTC 5555 y anexo 2 autodiagnóstico NTC 5581 2
Durante la preparación, se generan y estructuran las condiciones necesarias para iniciar la implementación del Sistema de Calidad que puede conducir a una posterior certificación. Sistema de Gestión de la Calidad (NTC 5555) Paso 2 Implementación (Sistema de Gestión de Calidad -SGC Direccionamiento Estratégico (ver Anexo 3) Planificación de procesos Implementación de procesos Auditorías Internas Revisión por la dirección Acciones preventivas y correctivas Programas de ETDH (NTC 5581) Paso 2 Implementación (Programa) Establecimiento de la pertinencia del programa Verificación de que el programa se refiera a las ocupaciones que hacen parte de la CNO. Identificación de las normas de competencia laboral que desarrolla el programa. Revisión del planeamiento curricular. Identificación de la cadena de formación. Definición y garantía de los recursos Apoyo administrativo. Establecimiento de la experiencia y las competencias que debe demostrar el personal docente. Diseño y puesta en marcha de un sistema de seguimiento a egresados. Implementación de un sistema de información. Definición de un proceso de evaluación periódica del programa. Prestación de servicios de orientación a los estudiantes y egresados. Durante la implementación, se presentan cambios organizacionales, derivados de la necesidad de estandarizar los procesos de la institución, los cuales se deben ser ejecutados para lograr la certificación. Paso 3 Certificación Solicitud de auditoria externa. Concepto de la auditoria Certificación de calidad Mantenimiento y mejoramiento continuo 3
Anexo 1 Este Anexo lo puede encontrar adjunto en el Edusitio de ETDH, http://aprende.colombiaaprende.edu.co/etdh/, con el nombre Anexo 1 Autodiagnóstico NTC 5555. El objetivo del autodiagnóstico es identificar las brechas existentes entre la realidad de la Institución y lo requerido en la norma NTC 5555; como resultado de este ejercicio se espera la estructuración de un Plan de Implementación que le permita a la Institución dar cumplimiento a los requisitos establecidos en esta norma y fortalecer su estrategia organizacional. Este documento hace relación a cada uno de los capítulos establecidos en la norma, sin embargo, con el fin de apoyar el procedo Directivo de la Institución, la hoja final cuenta con requisitos relacionados con el análisis del contexto interno y externo, la identificación de partes interesadas y, la identificación de riesgos y oportunidades, elementos que fortalecerán la planificación estratégica de la Institución. Para cada uno de los requisitos, la Institución cuenta con cuatro opciones de calificación: -No Aplica: Para este caso la Institución no debe cumplir con el requisito debido a que éste no le afecta la capacidad de cumplir con la formación de los estudiantes, es decir su misionalidad. -Completo: Para este caso la Institución cumple a cabalidad el requisito. -Parcial: Para este caso la Institución da respuesta al requisito de forma incompleta, requiere fortalecer el tema. -Ninguno: Para este caso la Institución no ha iniciado a trabajar el requisito. Para la calificación de cada uno de los requisitos, la Institución debe marcar con una "X" el estado en que el ítem se encuentre. Para fortalecer el autodiagnóstico, la Institución debe identificar las acciones desarrolladas y las que considera necesarias a trabajar, que garanticen el cumplimiento del requisito. Finalizado el autodiagnóstico la Institución debe estructurar un Plan de Implementación o de Acción que incluya: Acciones a realizar, recursos requeridos, responsable de la acción, fecha de compromiso y seguimiento a los resultados obtenidos. 4
Anexo 2 Este Anexo lo puede encontrar adjunto a en el Edusitio de ETDH, http://aprende.colombiaaprende.edu.co/etdh/, con el nombre Anexo 2 Autodiagnóstico NTC 5581. El objetivo del autodiagnóstico es identificar las brechas existentes entre la realidad de la Institución y lo requerido en la norma NTC 5581; como resultado de este ejercicio se espera la estructuración de un Plan de Implementación que le permita a la Institución dar cumplimiento a los requisitos establecidos en esta norma y garantizar la calidad de los programas de formación. Cada hoja de este documento hace relación a cada uno de los capítulos establecidos en la norma y para cada uno de los requisitos, la Institución cuenta con cuatro opciones de calificación: No Aplica: Para este caso la Institución no debe cumplir con el requisito debido a que éste no le afecta la capacidad de cumplir con la formación de los estudiantes, es decir su misionalidad. Completo: Para este caso la Institución cumple a cabalidad el requisito. Parcial: Para este caso la Institución da respuesta al requisito de forma incompleta, requiere fortalecer el tema. Ninguno: Para este caso la Institución no ha iniciado a trabajar el requisito. Para la calificación de cada uno de los requisitos, la Institución deben marcar con una "X" el estado en que el ítem se encuentre. Para fortalecer el autodiagnóstico, la Institución debe identificar las acciones desarrolladas y las que considera necesarias a trabajar, que garanticen el cumplimiento del requisito. Finalizado el autodiagnóstico la Institución debe estructurar un Plan de Implementación o de Acción que incluya: Acciones a realizar, recursos requeridos, responsable de la acción, fecha de compromiso y seguimiento a los resultados obtenidos, que le permitan fortalecer los programas de formación para el trabajo. 5
Anexo 3 Herramientas para Estructurar el Direccionamiento Estratégico La Institución puede fortalecer su direccionamiento estratégico trabajando los siguientes elementos. Se incluyen ejemplos de documentos que pueden facilitar el desarrollo de la actividad: a) Análisis interno: La Institución puede soportarse en la información por ella generada como resultados de los procesos (indicadores de gestión), evaluaciones de desempeño de los estudiantes, docentes y colaboradores de la Institución, estado de la infraestructura, informes de gestión, resultados de la satisfacción de estudiantes, sector productivo y partes interesadas. Adicionalmente, puede identificar debilidades y fortalezas a través de grupos de trabajo con sus colaboradores. b) Análisis externo: Existen varias herramientas para analizar el contexto externo de la Institución; no obstante, se propone realizar un análisis PESTAL que identifica tanto aspectos positivos como negativos que pueden afectar la Institución en el logro de sus objetivos y, la estabilidad y permanencia de ella. A modo de ejemplo: P Político E Económico S Social T Tecnológico A Ambiental L - Legal Aspectos Positivos Vinculación de desmovilizados a la vida civil (posible aumento de matrículas) Avances tecnológicos en elementos didácticos. Actualización de la normatividad aplicable por parte del MEN. Aspectos Negativos Ley de garantías. Terrorismo en la zona de influencia. Creciente del rio Cauca que puede llegar a inundar la Institución. c) DOFA: Con la información anterior y después del análisis correspondiente la Dirección de la Institución con el equipo de colaboradores puede estructurar su análisis DOFA (Debilidades Oportunidades Fortalezas Amenazas) que le permitirán definir o ajustar sus estrategias: A modo de ejemplo: 6
DEBILIDADES: - Limitación de recursos económicos. - No uso adecuado de los registros requeridos para el control de los requisitos establecidos por la Institución. OPORTUNIDADES: - Implementación del proceso de paz que podría permitir la vinculación de estudicantes. - Alianzas con otras Institucione para aumentar cobertura. DOFA FORTALEZAS: - Nivel de competencia de los docentes. - Ubicación de la Institución. - Infraestructura y herramientas tecnológicas actualizadas. AMENAZAS: - Instituciones ilegales. - Dificultad en la generación de escenarios de docencia - servicio con el sector productivo. d) Identificación de partes interesadas: Las partes interesadas pueden tener un efecto positivo o negativo sobre la Institución; algunas de ellas pueden apoyar y aportar al proceso de formación, otras pueden bloquearlo. Por lo anterior sería conveniente que la Institución realizara un análisis más profundo de sus partes interesadas; este análisis le permitiría fortalecer sus estrategias y definir caminos acertados para el logro de sus objetivos. Es importante recordar que las partes interesadas de la Institución no solo son los estudiantes, los colaboradores y los proveedores, existen otras que deben ser consideradas como el sector productivo, las entidades gubernamentales a nivel nacional, departamental o municipal, la comunidad que rodea la institución. La institución podría generar una matriz de partes interesadas para tener una visión más completa de ellas y el relacionamiento que tienen con la Institución; a modo de ejemplo: Parte Interesada Estudiantes Docentes Colaboradores administrativos Secretaría de Educación Ministerio de Educación Restaurantes y bares del entorno. Sector productivo DIAN Policía Nacional Afecta positiva o negativamente? Aspectos positivos de la parte interesada Aspectos negativos de la parte interesada 7
e) Establecimiento de objetivos y estrategias: Con la información analizada y evaluada de los ítems a), b), c) y d), la Institución podrá establecer o ajustar sus objetivos estratégicos A modo de ejemplo: Plan de acción i Objetivo Aumentar la cobertura Aumentar la rentabilidad de la Institución Estrategia Fortalecer alianzas con el sector productivo Actividad Recursos Responsable Identificar sectores de interés para la Institución. Formalizar contacto con el sector energético. Identificar las necesidades del sector. Desarrollar propuesta de formación. Presentar propuesta al Sector Fecha de compromiso Seguimiento i Nota: Esta guía es de carácter orientativo y no reemplaza las normas técnicas y legales y los requisitos para la certificación de calidad, como tampoco, interfiere en los procesos de auditoría que adelantan los organismos de tercera parte. 8