CDI-PR-0020008-05 Recursos Materiales y Servicios es. OBJETIVO Establecer los mecanismos necesarios para que la recepción, registro, guarda, distribución y custodia de los bienes en el Almacén se efectúe ágil y eficientemente, a fin de que su distribución a los Almacenes de Proveeduría de Oficinas Centrales, a Delegaciones Estatales y Centros Coordinadores para el Desarrollo Indígena se realice de manera oportuna. 2. ALCANCE Almacén de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas, áreas técnicas y áreas requisitantes a nivel central y foráneo. 3. MARCO LEGAL Ley de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas, publicada en el D.O.F. el 2-V-2003. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos, publicada en el D.O.F. el 3-III- 2002. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal, publicada en el D.O.F. el 3-XII-976 y reformada el 0-IV-2003. Ley de Bienes Nacionales, D.O.F. del 20-V-2004. Ley Federal de Responsabilidad Patrimonial, D.O.F. del 3-XII-2004. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, publicada en el D.O.F. el 4-I-2000. Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal, publicado en el D.O.F. el 8-XI- 98 y reformado el 05-VI-2002. Arts. 4, 39 y 44. Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, 20-VIII-200. Decreto del Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal 2005 publicado en el D.O.F. el 20-XII-2004. Programa de ahorro del Ejercicio Fiscal correspondiente en apego a lo establecido en las disposiciones de Racionalidad y Austeridad Presupuestaria. Acuerdo por el que se expide el Clasificador por Objeto de Gasto para la Administración Pública Federal, publicado en el D.O.F. el 3-X-2000, y reformado por última vez el -X-2004. Lineamientos es para la Administración de Almacenes de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, publicados en el D.O.F. el -XI-2004. 7 de Octubre de 2005 2 de 28
CDI-PR-0020008-05 Recursos Materiales y Servicios es Estatuto Orgánico de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas, publicado en el D.O.F. el 23-IV-2004. Políticas Internas, Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas, vigentes en el ejercicio fiscal. Normas es para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes y Muebles de la Administración Pública Federal Centralizada, D.O.F. del 30-XII-2005. Bases es para el Registro, Afectación, Disposición y Baja de Bienes Muebles de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas, autorizadas por el Órgano de Gobierno el 4 de Abril de 2005. 4. POLÍTICAS DE OPERACIÓN 4. Es responsabilidad del Encargado del Almacén : No permitir el acceso a las instalaciones del Almacén a personas ajenas. Generar todos los movimientos de bienes, por lo tanto, ninguna persona podrá realizarlos en su ausencia o sin su autorización. Supervisar que en todo momento se mantenga en orden, limpia y con las medidas de seguridad requeridas el área del Almacén. Supervisar que el personal bajo su cargo cumpla con las funciones que tienen asignadas. 4.2 Será responsabilidad del Director de Recursos Materiales y Servicios es y del Jefe de Departamento de Adquisición, Almacenes e Inventarios, supervisar el correcto funcionamiento del Almacén, garantizando que todos los bienes sean entregados con oportunidad. Asimismo, vigilar que dichos bienes se encuentren debidamente ordenados y con estricta higiene dentro de sus instalaciones. 4.3 El Jefe de Departamento de Adquisiciones, Almacenes e Inventarios deberá informar oportunamente al Encargado del Almacén sobre los contratos y/o pedidos de bienes efectuados para su adecuada recepción, a través de oficio y copia de éstos. 4.4 El horario del Almacén será de 9:00 a 5:00 hrs., para la atención y recepción a los Proveedores; así como para la atención a los diferentes destinatarios. 4.5 Para efectos de recepción de bienes con especificaciones técnicas (ejemplo: videos, transmisores, acopladores, libros, publicaciones, etc.), será responsabilidad del Área Técnica solicitante dar Visto Bueno para proceder su ingreso al Almacén. 4.6 El Encargado del Almacén deberá enviar los bienes recibidos con toda oportunidad a las áreas destinatarias, conforme al destino y calendario confirmado por el área solicitante. 4.7 El Encargado del Almacén deberá elaborar la Nota de Entrada a todos los bienes recibidos en el Almacén. 7 de Octubre de 2005 3 de 28
CDI-PR-0020008-05 Recursos Materiales y Servicios es 4.8 Para efecto de registro de bienes, se deberá considerar los siguientes criterios: Tipo de Bien Compras por contrato y/o pedidos Compras de la CDI para Albergues Albergues Escolares Donaciones Patronato Indígena Por la SHCP Publicaciones Ingreso Activo Fijo X X X Criterios Depósito para Terceros X X X 4.9 No se aplicará en el Sistema de Control de Almacén el costo promedio por tratarse de un Almacén de paso, debido a que es receptor y emisor de bienes. 4.0 El Encargado del Almacén deberá elaborar una Orden de Cargo, para toda salida de bienes del Almacén, así como contar físicamente dichos bienes y verificar su buen estado. 4. El Encargado del Almacén deberá generar el Reporte de Existencias de bienes vía sistema en forma quincenal y turnarlo al Departamento de Adquisición, Almacenes e Inventarios, para cumplir con la disposición de autorizar la requisición de los bienes a falta de existencia. 4.2 La actualización y/o capacitación constante de quienes manejan el Almacén deberá establecerse como norma o requisito, por la Dirección de Recursos Materiales y Servicios es. 4.3 El Encargado del Almacén deberá verificar que los bienes que ingresan al Almacén se encuentren en buen estado y que coincidan en cantidad y especificaciones con el pedido y la (s) factura (s). Esta última deberá cumplir con los requisitos fiscales del Art. 29-A del CFF, para evitar retrasos en el pago de la(s) misma(s). 4.4 En caso de que los bienes para entrega al Almacén no coincidan con el pedido, por ningún motivo podrán ser recibidos hasta que el proveedor entregue exactamente lo descrito en el pedido o, en su caso, se modifique el mismo. 4.5 El Encargado del Almacén realizará la Conciliación mensual de los bienes en existencia e importes, tomando como base los formatos de Conciliación de Almacén y Auxiliares de Almacén, y el Reporte de Auxiliares proporcionado por el Departamento de Pagos. 4.6 Los bienes almacenados deberán ser ordenados y clasificados por sección y por especie, colocando los marbetes de identificación que permitan su fácil localización, por parte del área de registro. 7 de Octubre de 2005 4 de 28
CDI-PR-0020008-05 Recursos Materiales y Servicios es 4.7 Los bienes de devolución (baja) de Oficinas Centrales deberán ser clasificados, por la oficina de existencias, como de activo fijo de acuerdo al catálogo general de bienes, de conformidad a lo previsto del Procedimiento Disposición final y baja de Bienes Muebles. Estos bienes entran al Almacén a través de una Nota de Entrada sin alimentar el Sistema de Control de Almacén, se registran conforme a los lineamientos del área contable y una vez enajenado el bien se da de baja. 4.8 El Encargado del Almacén deberá evitar el acumulamiento de bienes muebles no útiles o de nulo movimiento, informando al área solicitante para su oportuno desplazamiento. 4.9 Hasta una tercera parte del espacio disponible del Almacén, se destinará al resguardo de bienes muebles no útiles. 4.20 El Encargado del Almacén deberá realizar inventarios físicos por lo menos 2 veces al año, mismo que deberá de confrontar con el reporte del Sistema de Control de Almacén y las existencias físicas. 4.2 El Director de Recursos Materiales y Servicios es, deberá asignar a un representante ajeno a su área para que intervenga en el levantamiento del inventario físico del Almacén. 4.22 No se surtirán pedidos durante el levantamiento del inventario físico del Almacén. 7 de Octubre de 2005 5 de 28
CDI-PR-0020008-05 Recursos Materiales y Servicios es 5. DIAGRAMA DE FLUJO Encargado de Almacén Unidad de Destino Requisiciones y/o Contratos Relación de Pedidos Inicio Recibe del Depto. de Adq. Alm. e Inventarios Factura Relación de Pedidos Pedido y/o Contrato Relación de Pedidos Acusa de recibido la relación de los pedidos entregados 2 3 Recibe del proveedor la Factura y el Pedido y/o Contrato Factura Pedido Recibe físicamente los bienes 4 5 Devuelve la totalidad de los bienes al proveedor No Cumplen especificación? Factura 3 Sí Pedido 6 7 de Octubre de 2005 6 de 28
CDI-PR-0020008-05 Recursos Materiales y Servicios es Encargado de Almacén Unidad de Destino Factura Pedido Nota de Entrada 5 6 Sistema de Control de Almacén Elabora Nota de Entra da calculando precio por unidad de medida Factura Factura Nota de Entrada Firma y sella de recibido 7 Factura 8 Factura Nota de Entrada Devuelve al proveedor y envía Nota de Entrada al Depto. de Pagos y Adq., Alm e Inv. Factura Pedido Nota de Entrada Distribución de Bienes 9 Anexa copias de factura(s) y pedido(s) a la Nota de Entrada 0 Informa al área requisitora la disponibilidad de los bienes y solicita formato Orden de Cargo Elabora Orden de Cargo etiquetándola al área requisitora Sistema de Control de Almacén 2 7 de Octubre de 2005 7 de 28
CDI-PR-0020008-05 Recursos Materiales y Servicios es Encargado del Almacén Unidad de Destino Orden de Cargo 2 Envía a la unidad de destino con copias de Orden de 3 Orden de Cargo Recibe del transportista los bienes con Orden de Cargo 5 4 Devuelve al transportista los bienes y las copias No Cumple con especificaciones y cantidad? Orden de Cargo 3 Sí 6 Acuse Firma de recibido en las copias de la Orden de Cargo Orden de Cargo 8 7 Orden de Cargo Recibe copia de la Orden de Cargo con acuse y archiva Envía a la unidad de destino copias de Orden de Cargo Orden de Cargo 9 Orden de Cargo Envía copias al Depto. de Pagos, de Adquisiciones e Invetario Existencia de Bienes 20 Genera Reporte de Existencias y turna al Depto. de Adquisiciones Almacenes e Inv. Sistema de Control de Almacén 2 Conciliación Almacén Gral. Auxiliares Almacén Gral. Realiza Conciliación de Bienes de conformidad a la política 4.5 Fin 7 de Octubre de 2005 8 de 28
CDI-PR-0020008-05 6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Recursos Materiales y Servicios es Paso núm. Responsable Descripción de la Actividad Encargado de Almacén Recibe del Jefe de Departamento de Adquisiciones, Almacenes e Inventarios, formato relación de los pedidos, requisiciones y/o contratos donde se indica el tipo, cantidad e importe de los bienes, archiva temporalmente, de conformidad a la política 4.3. 2 Acusa de recibido de la relación de los pedidos entregados al Almacén. 3 Recibe del proveedor la factura, el pedido y/o contrato, así como la propuesta técnica y económica, extrae del archivo temporal la relación del pedido y/o contrato, para cotejar la información recibida. 4 Recibe físicamente los bienes y verifica cumplan tanto en especificaciones como en cantidad con el pedido y la factura (Para casos de especificaciones técnicas véase política 4.4). Si la respuesta es: Sí, ir al paso 6. No, ir al paso 5. 5 Devuelve la totalidad de los bienes al proveedor y le entrega el pedido y la factura para que le sean completados, cambiados o repuestos. Reinicia en el paso 3. 6 Elabora Nota de Entrada calculando el precio por unidad de medida, considerando el descuento y el impuesto al valor agregado (IVA), de conformidad a la política 4.7 y 4.8). Nota: Al capturar la Nota de Entrada se alimenta automáticamente el Sistema de Control de Almacén. 7 Firma y sella de recibido la factura y la Nota de Entrada. 8 Devuelve al proveedor la factura y la Nota de Entrada originales y archiva copiaalmacén del pedido. Envía originales de Notas de Entrada al Jefe de Departamento de Pagos, y copias simples al Jefe de Departamento de Adquisiciones, Almacenes e Inventarios. 9 Anexa copias de la(s) factura(s) y del pedido a cada tanto de la Nota de Entrada. 0 Informa por correo electrónico al área requisitora la disponibilidad de los bienes, solicitándole, en su caso, la distribución de los mismos a través del formato Distribución de Bienes, que deberá ser enviada por el mismo medio. 7 de Octubre de 2005 9 de 28
CDI-PR-0020008-05 Recursos Materiales y Servicios es Paso núm. Responsable Encargado de Almacén Descripción de la Actividad Elabora orden de cargo (3 copias originales), etiquetándola al área requisitora y/o a las unidades administrativas foráneas correspondientes (véase política 4.9). Nota: Al capturar la Orden de Cargo se alimenta automáticamente el Sistema de Control de Almacén. 2 Envía los bienes a la unidad de destino con las copias originales de la Orden de Cargo, previa determinación de la persona que transporta y vehículo. 3 Unidad de destino Recibe del transportista los bienes con las copias originales de la Orden de Cargo. 4 Verifica que los bienes anotados en la Orden de Cargo correspondan a los bienes recibidos físicamente. Si la respuesta es: Sí, ir al paso 6. No, ir al paso 5. 5 Devuelve al transportista los bienes y las copias originales de la Orden de Cargo e indica motivo del rechazo. Reinicia en el paso 3. 6 Firma de acuse de recibido en las copias originales de la Orden de Cargo. 7 Envía con el transportista 2 copias originales de la Orden de Cargo al Almacén y archiva una. 8 Encargado de Almacén 9 20 Recibe copias originales de la Orden de Cargo con acuse de recibido y archiva una. Envía copia original al Jefe de Departamento de Pagos y copias simples al Jefe de Departamento de Adquisiciones e Inventario. Genera reporte quincenal de existencia de bienes vía sistema y turna al Jefe de Departamento de Adquisiciones, Almacenes e Inventarios, de conformidad a la política 4. 2 Realiza conciliación mensual de los bienes en existencia e importes con el Jefe de Departamento de Contabilidad de conformidad a la política 4.5 7 de Octubre de 2005 0 de 28
CDI-PR-0020008-05 Recursos Materiales y Servicios es 7. REGISTROS Registro Tiempo de conservación Responsable de conservarlo Nota de Entrada. 5-2 años Encargado del Almacén Salida de Control de Almacén. 5 años Encargado del Almacén Orden de Cargo 5-2 años Encargado del Almacén Distribución de Bienes 5 años Encargado del Almacén Conciliación Almacén 5 años Encargado del Almacén Auxiliares Almacén 5 años Encargado del Almacén 8. CONTROL DE CAMBIOS Número de revisión Fecha de actualización Descripción del cambio Noviembre de 2005 De nueva creación. Incluye los apartados y formatos de la recientemente publicada Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de Procedimientos de la CDI, versión 2.0. 7 de Octubre de 2005 de 28
CDI-PR-0020008-05 Recursos Materiales y Servicios es 9. GLOSARIO Almacén Lugar ubicado fuera del edificio del nivel Central de la CDI, destinado para el depósito, guarda y custodia de diversos bienes, tales como: de consumo, de activo fijo, de terceros y donaciones. Bienes de Activo Fijo Aquellos bienes en uso que hayan sido adquiridos por la CDI o recibidos mediante un proceso de donación, considerados como implementos o medios para el desarrollo de las actividades que realizan las unidades administrativas, siendo susceptibles de la asignación de un número de inventario y resguardo de manera individual, dada su naturaleza y finalidad en el servicio. De conformidad con el CABMS vigente, son los bienes conocidos como Instrumentales y cuya clave de identificación inicia con una I (Instrumental). Bienes de Consumo Bienes para terceros CABMS CCDI CDI Delegación Estatal Donaciones Publicaciones Encargado de Almacén Son aquellos bienes que, de conformidad con el CABMS vigente, son los bienes cuya clave de identificación inicia con una C (Consumo), y que debido a su utilización en el desarrollo de las actividades realizadas por las unidades administrativas, tienen un desgaste parcial o total y son controlados a través de un registro global en sus inventarios, dada su naturaleza y finalidad en el servicio. Son bienes que ingresan en calidad de depósito o resguardo al Almacén, de áreas como Albergues Escolares o Patronato Indígenas, como libreros cajas de herramientas, ropa, etc. Catálogo de Adquisiciones, Bienes Muebles y Servicios que emite la Secretaría de la Función Pública. Centro Coordinador para el Desarrollo Indígena. Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas. Cada una de las Unidades Administrativas Foráneas con jurisdicción en una Entidad Federativa. Es el lote de bienes que Dependencias como la Secretaría de Hacienda y Crédito Público o empresas u organizaciones como la Fundación Coca-cola o Vip s cede a la CDI, para beneficio de los pueblos y comunidades indígenas, así como de albergues escolares. Los bienes pueden consistir en alimentos enlatados, ropa, calzado, cobertores, juguetes, aparatos eléctricos, vajillas, entre otros. Son los libros, revistas y en general medios impresos editados por la CDI, para su posterior distribución comercial o de consulta en Bibliotecas. Servidor público encargado del control de los bienes depositados para su guarda y custodia en el Almacén. 7 de Octubre de 2005 2 de 28
CDI-PR-0020008-05 Recursos Materiales y Servicios es Unidades Administrativas Unidades Operativas Sistema de Control de Almacén De conformidad al Estatuto Orgánico vigente, cada uno de los órganos que integran a la CDI, a saber: Nivel central: Dirección, Unidad de Planeación y Consulta, Unidad de Coordinación y Enlace, Coordinación de Administración y Finanzas, Coordinación de Programas y Proyectos Especiales y Dirección de Asuntos Jurídicos Nivel foráneo: Delegaciones Estatales y los CCDI s de su cobertura. Las Unidades adscritas a las Delegaciones o CCDI s (Radiodifusoras, Residencias, Centros Regionales de Información y Documentación CRID s, etc.). Sistema automatizado que proporciona la información de control de movimientos de entradas y salidas del Almacén, permite contar con registros rápidos y oportunos de Reporte por artículo (kardex), Nota de Entrada, Ordenes de Cargo, Reporte descripción, de movimientos, entre otros. 7 de Octubre de 2005 3 de 28
CDI-PR-0020008-05 Recursos Materiales y Servicios es 0. ANEXOS 0. Nota de Entrada. 0.2 Sistema de Control de Almacén 0.3 Orden de Cargo. 0.4 Distribución de Bienes 0.5 Conciliación Almacén 0.6 Auxiliares Almacén 7 de Octubre de 2005 4 de 28
CDI-PR-0020008-05 Recursos Materiales y Servicios es Anexo núm. 0. Nota de Entrada NOTA DE ENTRADA AL ALMACEN N PROG. () FECHA: (2) DIA MES AÑO COORDINACIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS CLAVE O REGISTRO N O M B R E N U M E R O ALMACEN (3) (4) REMISIÓN FACTURA PROVEEDOR: (4bis) (5) PEDIDO (6) CLAVE A R T I C U L O DESCRIPCIÓN CANTIDAD UNIDAD PRECIO UNITARIO I M P O R T E SUBTOTAL I.V.A. TOTAL PROYECTO PARTIDA PRESUPUESTAL (7) (8) (9) (0) () (2) (3) (4) (5) (6) OBSERVACIONES: ELABORO: ENCARGADO DE ALMACEN (7) NOMBRE Y FIRMA AUTORIZO: JEFE DEL DEPTO DE ADQUISICIONES O ADMINISTRADOR (8) NOMBRE Y FIRMA 7 de Octubre de 2005 5 de 28
CDI-PR-0020008-05 Recursos Materiales y Servicios es Anexo 0. Nota de Entrada.- Instructivo de llenado (sigue) Núm. Dice Debe anotarse No. Prog. Con números arábigos el número progresivo de las partidas o bienes que se registran. 2 Fecha Con números arábigos el día, mes y año en que se elabora el formato. 3 Almacén Con números arábigos el número del clave del Almacén. 4 Proveedor: El registro (R.F.C.) y nombre completo o razón social del proveedor, con el que hace entrega los bienes de activo fijo. 5 N u m e r o Remisión Factura El numero de la remisión y/o factura expedida por el proveedor que ampara los bienes. 6 Pedido, Requisición y/o Contrato El número del pedido, requisición y/o contrato. 7 A r t í c u l o Clave El número de la cuenta contable que aplique, según el tipo del bien del que se trate y de conformidad a la siguiente tabla: BIENES INSTRUMENTALES 0220 Maquinaria y equipo agrícola 0230 Maquinaria y equipo industrial 0240 Equipos y aparatos médicos 0250 Equipo de transporte 0270 Herramienta y equipo taller 0280 Muebles y equipos de oficina 0290 Muebles y equipo casa habitación 0300 Equipo de campamento 030 Otros activos 0320 Equipo de cine 0330 Equipo de audio 0340 Equipo de fotografía 0350 Equipo de video 0360 Equipo de radiodifusora 0370 Equipo de cómputo 0700 Semovientes y accesorios 0740 Colecciones varias: artísticas, científicas y literarias BIENES DE CONSUMO El numero de partida presupuestal que corresponda según el tipo de bien considerando el clasificador por objeto del gasto para la Administración publica Federal vigente. Ejemplo: Papel blanco t/c 20 Diskettes 3 ½ 206 7 de Octubre de 2005 6 de 28
CDI-PR-0020008-05 Recursos Materiales y Servicios es Núm. Dice Debe anotarse 8 Descripción El nombre genérico del bien detallando sus características particulares. 9 Cantidad. El numero de unidades de cada bien que se reciben. 0 Unidad. La unidad de medida con que se identifica al bien según su tipo (ejemplo: kilo, metro, pieza, ciento, millar, caja, etc.). I m p o r t e Precio unitario El costo de cada unidad, considerando el (los) descuento(s) y el impuesto al valor agregado, correspondientes. 2 Subtotal Con números arábigos, el resultado de multiplicar la cantidad, (columna 9) por el precio unitario (columna ). 3 I.V.A. Con números arábigos el Importe al Valor Agregado del subtotal correspondiente. 4 Total Con números arábigos, el resultado de sumar el subtotal, (columna 2) más el I.V.A. (columna 3). 5 Proyecto La clave del proyecto al que se asigna el bien marcado en el pedido, en su caso. 6 Partida Presupuestal La partida presupuestal que marque el pedido correspondiente, en su caso. 7 Elaboró El nombre completo y firma autógrafa del Encargado del Almacén que elabora el formato. 8 Autorizó El nombre completo y firma autógrafa de la persona responsable que autoriza. 7 de Octubre de 2005 7 de 28
CDI-PR-0020008-05 Recursos Materiales y Servicios es Anexo núm. 0.2 Sistema de Control de Almacén c:\almacen.exe Subdirección de Informática COMISION INTEGRADORA DE LOS PUEBLOS SUBDIRECCION D RECURSOS MATERIALES ALMACEN GENERAL Fecha: () Hora : (2) kardex (3) ----------- Maximo Minimo Bien (4) (5) Clave: (7) -- <<<<<< TARJETA KARDEX >>>>>>----------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------<<<<<< ARTICULOS >>>>>>---------------------------------------------------------------------------- Fecha Ent. ó Sal. Unidad Admin. Entrada Salida (6) Existencia (8) (9) (0) () (2) (3) INS Movimientos Enter: Cambios Supr. Bajas Re. Pág. Av. Pág. Almacen 7 de Octubre de 2005 8 de 28
CDI-PR-0020008-05 Recursos Materiales y Servicios es Anexo 0.2 Sistema de Control de Almacén.- Instructivo de llenado Núm. Dice Debe anotarse Fecha El sistema lo llena automáticamente. 2 Hora El sistema lo llena automáticamente. 3 Kardex El sistema lo llena automáticamente. 4 Máximo El sistema lo llena automáticamente. 5 Mínimo El sistema lo llena automáticamente. 6 Bien El sistema lo llena automáticamente. 7 Clave El sistema lo llena automáticamente. 8 Fecha El sistema lo llena automáticamente. 9 Entrada ó Salida El sistema lo llena automáticamente. 0 Unidad Administrativa El sistema lo llena automáticamente. Entrada El sistema lo llena automáticamente. 2 Salida El sistema lo llena automáticamente. 3 Existencia El sistema lo llena automáticamente. 7 de Octubre de 2005 9 de 28
CDI-PR-0020008-05 Recursos Materiales y Servicios es Anexo núm. 0.3 Orden de Cargo ORDEN DE CARGO NO. PROG. () UNIDAD OPERATIVA (3) Clave (4) FECHA (2) ENVIÓ POR CONDUCTO (5) VEHÍCULO (6) PEDIDO CLAVE D E S C R I P C I O N NO. INVENTARIO CANTIDAD UNIDAD PRECIO UNITARIO IMPORTE PROYECTO PARTIDA PRESUPUESTAL (7) (8) (9) (0) () (2) (3) (4) (5) (6) OBSERVACIONES (7) DESPACHO (8) AUTORIZACIÓN (9) TRANSPORTISTA (20) RECEPCION (2) EN BUEN ESTADO CANTIDAD COMPLETA (22) NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA ARTICULO SOLICITADO 7 de Octubre de 2005 20 de 28
CDI-PR-0020008-05 Recursos Materiales y Servicios es Anexo 0.3 Orden de Cargo.- Instructivo de llenado (sigue) Núm. Dice Debe anotarse No. Prog. El numero progresivo que corresponda a la orden de cargo el cual automáticamente asigna el sistema. 2 Fecha Con números arábigos, el día, mes y año en que se elabora el formato. 3 Unidad Operativa El nombre del área de la unidad administrativa a la cual se le envían los bienes, tanto de oficinas centrales como de unidades operativas foráneas. 4 Clave El número de clave del área de la unidad administrativa a la que se envían los bienes. 5 Envío por conducto El nombre del transportista, si este pertenece a la Comisión o, en su caso, la razón social o denominación de la compañía fletera. 6 Vehículo Los datos del vehículo que transporte la carga a su destino (marca, tipo y numero de placas), en su caso. 7 Pedido, Requisición y/o Contrato 8 A r t í c u l o Clave El número de pedido, requisición y/o contrato que ampara la adquisición de los bienes. El número de registro que aplica según el tipo de bien. 9 Descripción El nombre genérico del bien detallando sus características particulares, según nota de entrada y la fecha de adquisición en el caso que corresponda a bienes instrumentales. 0 No. de inventario El numero o clave de inventario que le asigne la oficina de existencias. Cantidad El numero de bienes a los que se les da salida. 2 Unidad La unidad de medida con que se identifica el bien según su tipo: pieza, frasco, rollo, caja, kilo, litro, metro, etc., de acuerdo a la nota de entrada. 3 Precio unitario El precio de cada unidad, según la nota de entrada. 4 Importe El resultado de multiplicar la cantidad (columna ) por precio unitario (columna 3). 5 Proyecto La clave del proyecto para el que se asignan los bienes, conforme lo indica la nota de entrada. Dependiendo de lo amplio de su texto, se puede anotar en observaciones. 7 de Octubre de 2005 2 de 28
CDI-PR-0020008-05 Recursos Materiales y Servicios es Núm. Dice Debe anotarse 6 Partida presupuestal El numero de la partida presupuestal que se afecte, indicado en la nota de entrada. 7 Observaciones La información complementaria que se considere pertinente ejemplo: la requisición de compra que se atiende. 8 Despacho El nombre completo y firma autógrafa de la persona que elabora el documento y despacha. 9 Autorización El nombre completo y firma autógrafa del responsable de autorizar el documento, ejemplo: el Jefe del Departamento de Adquisición, Almacenes e Inventarios o el Almacenista. 20 Transportista El nombre completo y firma autógrafa del chofer responsable del traslado de los bienes, pertenezca o no a la Comisión. 2 Recepción El nombre completo y firma autógrafa del responsable de la recepción de los bienes en la unidad administrativa solicitante y la fecha en que recibe los bienes de activo fijo. 22 En buen estado Cant. Completa Art. Solicitado Anotar si o no según sea el caso. 7 de Octubre de 2005 22 de 28
CDI-PR-0020008-05 Recursos Materiales y Servicios es Anexo núm. 0.4 Distribución de Bienes. DISTRIBUCIÓN DE BIENES ALMACÉN GENERAL Fecha: () Unidad Operativa: (2) Descripción del Bien Unidad de Medida Cantidad Destino (3) (4) (5) (6) (7) Nombre y firma 7 de Octubre de 2005 23 de 28
CDI-PR-0020008-05 Recursos Materiales y Servicios es Anexo 0.4 Distribución de Bienes.- Instructivo de llenado Núm. Dice Debe anotarse Fecha Con Número Arábigo, día, mes y año. (dd,mm,aaa) 2 Unidad Operativa Nombre de la Unidad Administrativa solicitante. 3 Descripción del Bien Nombre y características del bien que se solicita su distribución. 4 Unidad de Medida La unidad de medida con que se identifica el bien según su tipo: pieza, frasco, rollo, caja, kilo, litro, metro, etc., de acuerdo a la Nota de Entrada. 5 Cantidad El numero de bienes que se solicitan se les da salida 6 Destino Nombre de la unidad receptora de los bienes. 7 Nombre y firma Nombre y firma del servidor público que solicita la distribución. 7 de Octubre de 2005 24 de 28
CDI-PR-0020008-05 Recursos Materiales y Servicios es Anexo núm. 0.5 Conciliación Almacén COMISIÓN NACIONAL PARA EL DESARROLLO DE LOS PUEBLOS INDÍGENAS CONCILIACIÓN ALMACÉN GENERAL MES: () FECHA CONCEPTO IMPORTE (2) (3) (4) SALDO PAGOS SUBD.REC.MATERIALES (ALMACEN GENERAL) (5) DIFERENCIA (6) SALDO PAGOS SUBD.REC.FIN (7) SALDO AUXILIAR (PAGOS) (8) NOTAS DE ENTRADA PENDIENTES DE REGISTRAR POR PAGOS (9) ORDENES DE CARGO PENDIENTES DE REGISTRAR Y/O ENVIAR A PAGOS (0) MOVIMIENTOS MAL EFECTUADOS EN SU REGISTRO () 7 de Octubre de 2005 25 de 28
CDI-PR-0020008-05 Recursos Materiales y Servicios es Anexo 0.5 Conciliación Almacén.- Instructivo de llenado Núm. Dice Debe anotarse Mes Nombre del mes que ampara la Conciliación. 2 Fecha Día, mes y año del movimiento que se reporta. 3 Concepto Nombre del concepto que se reporta: total de existencias, Notas de Entrada, Ordenes de Cargo, Notas de Corrección, etcétera. 4 Importe Cantidad que ampara el movimiento 5 Saldo Pagos Subdirección Rec. Mat. (Almacén Gral.) Suma del total de existencias. 6 Diferencia Cantidad que resulta del saldo de existencias del Almacén con el Saldo pagos Subdirección, Recursos Financieros. 7 Saldo Pagos Subdirección Recursos Financieros 8 Saldo Auxiliar (Pagos) 9 Notas de Entrada Pendientes de Registrar por Pagos 0 Ordenes de Cargo Pendientes de Registrar y/o Enviar a Pagos Movimientos mal efectuados en su registro Resultado de la operación de la suma de los siguientes conceptos: Saldo Auxiliar de Pagos más Notas de Entrada pendientes de registrar por pagos menos Ordenes de Cargo pendientes de registrar por pagos más movimientos mal efectuados en su registro. Saldo del Reporte del auxiliar de pagos del mes correspondiente. Notas de Entrada que se encuentran Pendientes de Registrar por Pagos (fecha, concepto e importe) por estar en proceso de envío a la fecha de corte. Ordenes de Cargo Pendientes de Registrar y/o Enviar a Pagos (fecha, concepto e importe) por estar en tránsito a la fecha de corte. Registro y reporte de movimientos que hayan tenido algún error en su registro o en proceso de aclaración. 7 de Octubre de 2005 26 de 28
CDI-PR-0020008-05 Recursos Materiales y Servicios es Anexo núm. 0.6 Auxiliares Almacén AUXILIARES: () ALMACEN GENERAL SALDO DEBE FECHA IMPORTE HABER FECHA IMPORTE SALDO DESTINO REFERENCIA N.E. O.C. (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (0) () SUMA a.-(2) b.-(3) c.-(4) REPORTE FECHA: (5) DIFERENCIA (6) 7 de Octubre de 2005 27 de 28
CDI-PR-0020008-05 Recursos Materiales y Servicios es Anexo 0.6 Auxiliares Almacén.- Instructivo de llenado Núm. Dice Debe anotarse Auxiliares El mes que corresponda 2 Saldo Importe del saldo del mes anterior. 3 Debe N.E. Registro consecutivo del número de Nota de Entrada. 4 Fecha Día, mes y año de registro por Nota de Entrada. 5 Importe Cantidad que ampara la Nota de Entrada. 6 Haber O.C. Registro consecutivo de la Orden de Cargo. 7 Fecha Día, mes y año de registro por Orden de Cargo. 8 Importe Cantidad que ampara la Orden de Cargo. 9 Saldo Resultado de la operación siguiente: Saldo Inicial más Nota de Entrada menos Orden de Cargo. 0 Destino Nombre del lugar o destinatario del bien. Referencia Breve referencia del tipo de bien adquirido o entregado 2 Suma (a) Sumatoria de los importes de las Notas de Entrada. 3 Suma (b) Sumatoria de los importes de las Ordenes de Cargo. 4 Suma (c) Diferencia entre los importes totales de Notas de Entrada (a) y Ordenes de Cargo (b). 5 Reporte Fecha Importe y fecha del saldo de existencias que genera el reporte del Sistema de Control del Almacén. 6 Diferencia Sustracción de la suma (c) con el reporte de existencias que genera el reporte del Sistema de Control del Almacén. 7 de Octubre de 2005 28 de 28