Modelos Para la Toma de Decisiones
1 Sesión No. 11 Nombre: Evaluación de proyectos. Primera parte. Contextualización Daremos inicio al último tema de la asignatura de Modelos para la Toma de Decisiones, que es el de la evaluación de proyectos. Una vez estudiada la importancia de la toma de decisiones y algunas herramientas administrativas que nos permitan tener suficiente información para decidir cuál de las diferentes alternativas es la más conveniente en un determinado proyecto, iniciaremos con el estudio de algunos medios que nos permitirán hacer una correcta evaluación de un proyecto, para tener una visión global de los posibles elementos que es necesario considerar al momento de hacer una toma de decisiones dentro del ámbito administrativo.
2 Introducción al Tema La evaluación de proyectos es considerada una herramienta de tipo racional, mediante la cual se puede elaborar un juicio respecto a la conveniencia o no de llevar determinada estrategia dentro de un proyecto de una empresa, mediante parámetros de tipo cuantitativo. Es de enorme importancia el que sea una herramienta racional y que arroje valores de tipo cuantitativo, porque se logra mayor objetividad dentro del análisis que se lleva a cabo. Dentro de dicha evaluación, la información que se proporcione en torno al mismo desempeñará un papel determinante para poder hacer una adecuada valoración y así tomar las decisiones adecuadas para lograr la consecución de los objetivos de la empresa. Estudiaremos los temas de la desagregación y asignación de tareas y responsabilidades, como parte del proceso de evaluación de proyectos.
3 Explicación Desagregación de las tareas Un primer paso para poder llevar a cabo una correcta evaluación de proyectos es la desagregación de tareas. Éste consiste en definir todas las tareas que se deben llevar a cabo para lograr el objetivo de un proyecto determinado. Es importante que dicha desagregación se haga en función al objetivo general del proyecto. Si no se tiene claro, entonces no podrá llevarse a cabo de manera exitosa, ya que si no se tiene claro a dónde se quiere llegar, darán lo mismo las actividades que se desarrollen dentro del proyecto. Se pueden organizar por bloques o de una tarea se pueden definir sub-tareas que se deben realizar para lograr cumplir con la tarea principal. Es recomendable no abusar de la desagregación porque habrá algunas tareas que ya serán desarrolladas, dependiendo de la persona que ejecute el proyecto y también el número de subniveles de las tareas que se determinen. Es de enorme importancia dentro de la actividad, el definir qué actividades dependen de otra actividad precedente, para definir la ruta crítica y así calcular los tiempos de ejecución del proyecto. Un ejemplo sencillo de la vida cotidiana puede ser el siguiente:
4 Una persona va a salir de viaje por carretera para ir a comprar una impresora que necesita para su trabajo. Vive en la ciudad de Saltillo y su viaje lo realizará a la ciudad de Monterrey. Su objetivo es viajar a Monterrey para comprar la impresora que necesita y las tareas que tendrá que llevar a cabo para lograrlo serán. 1. Conseguir la información de dónde venden el equipo que se desea adquirir. a. Investigar tiendas en dónde tienen en existencia el equipo requerido. b. Solicitar costos del producto, dirección de la tienda y horario de trabajo. c. Conseguir un mapa de ubicación de la tienda. 2. Preparar el coche para viajar a Monterrey. a. Ir a la gasolinera para que le pongan gasolina al coche y revisar niveles de líquidos y aire de los neumáticos. b. Asegurar que se tiene la documentación necesaria del coche en caso de que haya alguna contingencia. 3. Ir a comprar el equipo a. Programar fecha del viaje para comprar el equipo. b. Viajar para comprar el equipo. c. Regresar a la ciudad de origen. Como hemos visto, de alguna manera la desagregación de tareas consiste en definir las actividades requeridas para poder lograr un objetivo propuesto.
5 Asignación de tareas y responsabilidades Consiste en que a cada tarea que se ha definido que es necesaria para llevar a cabo el proyecto planeado, se le asigne una persona responsable de la ejecución de la misma. Es importante analizar si la persona está capacitada para la realización de las tareas y responsabilidades encomendadas y se debe asegurar el líder del proyecto, que todas las personas involucradas dentro del mismo estén enteradas de sus compromisos y que tengan claro el objetivo general del proyecto. Al asignar los responsables de las tareas es importante definir los tiempos de realización de las mismas, porque como se suele decir en lenguaje coloquial, un qué sin un cuando es un nunca.
6 Conclusión Por qué estudiar este tema? Es natural para las personas emprendedoras y activas dentro del ámbito administrativo. La tendencia general es a hacer cosas y es difícil que la gente dedique tiempo para planear y organizar un proyecto, pero cada vez se comprueba con más fuerza que el éxito del desarrollo de un proyecto dependerá de una correcta planeación, ya que una vez que se lleva a cabo una debida planeación, simplemente es necesario ejecutar el mismo. En cambio, sin una adecuada planeación se puede dar la necesidad de reprogramar actividades o definir de nuevo las mismas, representando tiempo que a final de cuentas se puede traducir en dinero. Cada re-trabajo o reestructuración de un proyecto por una planeación que no haya sido adecuada, es una pérdida dentro del proyecto.
7 Para aprender más Pasos básicos para la planificación y el seguimiento de un proyecto con MS Project. (s/f). Consultado el 10 de diciembre de 2013: http://brd.unid.edu.mx/pasos-basicos-para-la-planificacion...
8 Actividad de Aprendizaje Continuemos con las actividades de aprendizaje de la presente asignatura. Ya conoces la importancia de llevarla a cabo, así que adelante, solamente te invitamos a que la realices con imaginación, creatividad y con mucha energía, que sólo así podrás adquirir experiencia en el tema. Desarrolla un ejemplo de un proyecto en el cual se lleve una desagregación de al menos 15 actividades definiendo previamente el objetivo del mismo proyecto. Sube el trabajo a la plataforma.
9 Bibliografía Díaz, L. (2005). Análisis y planeamiento. Costa Rica: EUNED. Robbins, S., Coulter, M. (2005). Administración (8a. edición). México: Pearson.