Tabla de Contenido 1. OBJETIVO... 2 2. ALCANCE... 2 3. NORMATIVIDAD... 2 3.1. Directrices... 2 3.2. Lineamientos... 2 4. RESPONSABILIDADES... 2 4.1. Responsable del Proceso... 2 4.2. Responsabilidades... 2 5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES... 3 5.1. Diagrama de flujo - Nombre del Proceso... 3 5.2. Descripción de actividades - Nombre del Proceso... 3 6. DEFINICIONES... 5 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA... 5 8. INDICADORES... 5 9. S... 6 10. CONTROL DE CAMBIOS... 6 11. APROBACIÓN... 6 Dirección de Planeación y Evaluación 1
1. OBJETIVO Este proceso tiene como objetivo establecer los pasos a seguir para manejar los casos de faltas al reglamento de convivencia por parte de los residentes de la Vivienda Universitaria. 2. ALCANCE El proceso comprende desde la recepción de la queja interpuesta por un residente afectado o por el operador de la vivienda universitaria, hasta el acuerdo de no reincidencia con el implicado o el escalamiento del caso al comité disciplinario de la universidad según sea el caso. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Directrices Manual de vida en comunidad. Contrato de vivienda. Reglamento general de estudiantes de pregrado y posgrado. 3.2. Lineamientos Protocolos de convivencia. Decisiones en acta del Comité de Convivencia. Los casos que se reporten a vivienda universitaria deben cumplir: i) deben haber sido reportados por el afectado ante el operador, ii) los casos deben haber tenido manejo y gestión del operador de la vivienda, ii) deben constituir faltas graves y gravísimas al manual de vida en comunidad y al reglamento de estudiantes. 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del Proceso Gestor convivencia vivienda Universitaria y Jefe de Vivienda 4.2. Responsabilidades : Contactar los residentes implicados para generar compromisos de no reincidencia. Evaluar la gravedad de la falta para tomar decisiones sobre las sanciones pertinentes y el escalamiento de la situación al Comité de Convivencia de la Universidad de Vivienda (Decanatura Estudiantes, Departamento Médico, Departamento Seguridad y Servicios Básicos, Ombusperson, Secretaría General) Dirección de Planeación y Evaluación 2
5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5.1. Diagrama de flujo Procesos disciplinarios 5.2. Descripción de actividades Procesos disciplinarios ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Reporte de incidente Operador Vivienda Universitaria/ Residente afectado Sanción correspondiente al Residente implicado Residentes Vivienda Universitaria 1 2 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA Radicación de queja a Vivienda Universitaria Validación de la solicitud El residente que presenta la queja debe enviar un correo electrónico narrando el hecho con plazo máximo de dos días posteriores a la ocurrencia del hecho. El operador de la vivienda reporta el caso cuando éste constituya falta grave o gravísima al reglamento. Reunión determinar si con base a la información que ellos nos envían si necesitamos más información para tomar las decisiones pertinentes. Residente Afectado / operador vivienda Residente reporta al operador mediante el sistema nuvoula Residente reporta a vivienda mediante correo. Operador reporta a vivienda mediante correo electrónico Sales force DOCUMENT OS Número del caso Queja o reporte del incidente Creación del caso en sales force 3 Informar la situación a la persona implicada Si la situación no requiere intervención inmediata, por medio de un correo electrónico se cita a la persona implicada para informar de la situación presentada. Acta de citación y documentación del proceso 4 Realizar compromiso de no reincidencia Realizar compromiso de no reincidencia y si es el caso resarcir el daño o compensar el perjuicio. y comunidad/residente Implicado 5 Informar al residente afectado el compromiso Por medio de correo electrónico, se informa a la persona afectada el compromiso al que se Dirección de Planeación y Evaluación 3
6 7 8 9 10 11 12 acordado Enviar queja de reincidencia Envío de información para citación al residente implicado Reunión de llamado de atención Informar al residente afectado lo hablado en la reunión. Informar a residente implicado del llamado de atención. Reportar al área de convivencia Universitaria Enviar el caso a Comité de Convivencia llegó con la persona que cometió la falta. Si se presenta reincidencia de la falta después de acordado el compromiso, enviar queja a la oficina de Vivienda Universitaria sobre la reincidencia de la falta por parte del residente implicado. Si la falta requiere intervención inmediata y es una falta moderada o leve, se envía correo de citación al residente al que se le presenta queja, se informa plazo para que confirme fecha y hora de reunión para que se presente antes de tres días posteriores al recibo del correo Si el implicado se presenta a la situación, se informa al residente acerca de la queja presentada, se indaga su perspectiva frente a la situación, se retroalimenta el hecho a la luz del Manual de Vida en Comunidad y del acuerdo de roomates y se realiza compromiso de no reincidencia Se envía correo al residente afectado confirmando llamado de atención por la queja presentada Si el implicado no se presenta a la reunión se envía correo al residente confirmando llamado de atención por la queja presentada. Si la falta es grave, intervenir de acuerdo con los protocolos, reportar al área de convivencia de Vivienda Universitaria Se escala el caso al comité de convivencia de la universidad. Enviando el Residente Afectado y comunidad/residente Implicado Dirección de Planeación y Evaluación 4
de la universidad reporte por medio de correo electrónico. 6. DEFINICIONES No aplica 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) PRO-XX-X-XX-XX +Nombre del proceso Orden alfabético- numérico EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) Nombre Ordenar de lo más general a lo más específico y luego alfabéticamente. PRO-XX-X-XX-XX +Nombre del proceso Orden alfabético- numérico Nombre 8. INDICADORES NOMBRE DEL INDICADOR Código del indicador IND-XX-X-XX-XX FICHA DEL INDICADOR Responsable del indicador Objetivo Método de Medición Unidad de Medida Fórmula Encargado de buscar la mejora del indicador Establecer lo que se busca medir con el indicador Corresponde a los pasos a seguir para obtener el indicador (EJ: se debe descargar el archivo x y filtrar la información por x ) Puede ser en días, meses, horas, porcentaje, unidades, etc. Corresponde a la operación matemática que soporta el indicador. Variables Limitaciones Describir lo que indica el numerador y el denominador Restricciones del indicador Dirección de Planeación y Evaluación 5
Fuente de datos Granularidad Periodicidad Meta Corresponde al origen de donde se extraen los datos para generar el indicador Nivel al que se va a obtener el indicador (por estudiante, por universidad etc.) Corresponde a la periodicidad con que se genera el indicador (diario, semanal, mensual, semestral, anual). Meta del indicador Observaciones 9. S OPERATIVO CALIDAD DE SERVICIO SEGURIDAD ADMINISTRATIVO LEGAL 10. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración dd/mm/aaaa 0 Publicación dd/mm/aaaa 11. APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA ELABORÓ 14/08/2014 REVISÓ Camilo Hernando Méndez Morales Ingeniero de Procesos dd/mm/aaaa Dirección de Planeación y Evaluación 6
APROBÓ Angélica Ávila Gestor Convivencia y Comunidad 01/12/2018 Dirección de Planeación y Evaluación 7