PLAN AUDITORÍA GESTION DOCUMENTAL PROCESO: FECHA DE ELABORACIÓN DEL PLAN: VIGENCIA DEL PROGRAMA:

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1 PLAN AUDITORÍA PROCESO: FECHA DE ELABORACIÓN DEL PLAN: VIGENCIA DEL PROGRAMA: OBJETIVO: ALCANCE: CRITERIOS DE AUDITORIA: AUDITORES: FECHA REUNION DE APERTURA: FECHA REUNION DE CIERRE: GESTION DOCUMENTAL Verificar la implementación y conformidad del proceso de Gestión Documental con las disposiciones planificadas, con los requisitos de las normas NTCGP, MECI 1000:2005 y SIAC y los demás requisitos del Sistema Integrado de Gestión (legales, institucionales y del cliente). Aplica para todo el proceso de Gestión Documental, todos sus requisitos, su documentación y registros Todos los requisitos de la norma NTCGP aplicables al proceso y definidos en su caracterización y las equivalencias las normas MECI 1000:2005 y SIAC y demás requisitos asociados al SIG.. LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA JULIAN PATIÑO GOMEZ ENTREVISTAS Fecha Hora Actividad Nombre de las Personas Auditadas :30:00 Reunion Apertura FERNANDO DUQUE GARCIA Nombre de los Auditores JULIAN PATIÑO GOMEZLAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA Lugar - ubicación Edificio Administrativo - Administracion de documentos

2 :00:00 s Generales del Proceso :00:00 Revision Archivo de Gestion FERNANDO DUQUE GARCIA JULIAN PATIÑO GOMEZLAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA - JULIAN PATIÑO GOMEZLAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA :00:00 Revision Archivo Central LINA MARIA CORRALES RODRIGUEZ :00:00 Revision Archivo Historico LINA MARIA CORRALES RODRIGUEZ :30:00 Revision de la MAURICIO ARBELAEZ Administracion Documental RENDON del SIG :00:00 Revision de Procedimientos Documentados requeridos por la norma GP :00:00 Revisión de documentos para el cumplimiento de los objetivos institucionales MAURICIO ARBELAEZ RENDON CARMENZA GALLEGO GIRALDO MAURICIO ARBELAEZ RENDON JULIAN PATIÑO GOMEZLAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA JULIAN PATIÑO GOMEZLAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA JULIAN PATIÑO GOMEZLAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA JULIAN PATIÑO GOMEZLAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA JULIAN PATIÑO GOMEZLAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA :00:00 Reunion de Cierre FERNANDO DUQUE GARCIA LAURA ELENA ZULUAGA LINA MARIA CORRALES VALENCIAJULIAN RODRIGUEZ PATIÑO GOMEZ Edificio Administrativo - Administracion de documentos Cualquier dependencia de la Institucion elegida aleatoriamente por los auditores Edificio Administrativo - Administracion de documentos Edificio Administrativo - Administracion de documentos Edificio Administrativo - Oficina de Planeacion Edificio Administrativo - Oficina de Planeacion Edificio Administrativo - Administracion de documentos Edificio Administrativo - Administracion de documentos

3 LISTA DE VERIFICACIÓN PROCESO: GESTION DOCUMENTAL FECHA DE EJECUCION DE LA AUDITORIA: VIGENCIA DEL PROGRAMA: 2008 Verificar la implementación y conformidad del proceso de Gestión Documental con las disposiciones planificadas, OBJETIVO: con los requisitos de las normas NTCGP, MECI 1000:2005 y SIAC y los demás requisitos del Sistema Integrado de Gestión (legales, institucionales y del cliente). ALCANCE: Aplica para todo el proceso de Gestión Documental, todos sus requisitos, su documentación y registros EQUIPO AUDITOR: LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA - JULIAN PATIÑO GOMEZ - DESARROLLO Item Criterio/Requisito Actividad/Pregunta/Registro Evidencia NTCGP Fernando Duque-Compromiso del Lider-Por favor nos Describio proceso conforme a lo documentado hace una descripción del proceso de Gestión Documental, Cómo se desarrolla el proceso, qué actividades se llevan a cabo NTCGP Fernando Duque - Compromiso del lider y Conoce la politica y la relaciona con la Mision de la generalidades del proceso - Conoce la Política del SIG Universidad NTCGP Fernando Duque - Como desde su responsabilidad, aporta al cumplimiento del objetivos delsistema Conoce los objetivos y su contribucion logro de estos NTCGP Conoce los indicadores de gestión de su proceso, cuales son y como los controla NTCGP Fernando Duque - tiene identificadas las ACPM, 3.3 MECI relacionadas a su proceso y asignados los responsables de las actividades definidas en los planes? Conoce los indicadores pero no se evidencias actividades de seguimiento y acciones para el logro de las metas. Incumple GP Seguimiento y Medicion de los Procesos. Tiene identificados los problemas del Proceso: Falta de conciencia frente a la responsabilidad de los jefes de la unidades academicoadministrativas con el proceso y con los

4 6 4.1 d) NTCGP NTCGP (Archivo Histórico) NTCGP (Archivo Histórico) NTCGP Fernando Duque - Cuales son los recursos que como lider del proceso, ha destinado para el adecuado funcionamiento de gestion documental Por favor nos enseña el inventario de los documentos que se mantienen en el archivo Historico. Por favor nos enseña la ordenanza 006 de mayo 24 de 1943 (creacion de la Institucion). Verificar la exitencia de documentos históricos originales En qué casos se da salida a los documentos historicos y quien es el responsable de su recuperación. Existen mecanismos para el control de prestamos de documentos Existen acciones planificadas y ejecutadas para la conservación preventiva y correctiva de los documentos la salvaguarda de documentos que tienen a su cargo; la necesidad de renovacion de equipos tecnologicos y la inexistencia del normograma, se sugiere diligenciar ACPM una vez identificado el problema para dar solucion a estos. GP MECI 3.3.2, Mejora Continua. Se aclara que el software esta en implementacion Se requiere equipos de computo de mayor tecnologia para desarrollar procesos tecnicos y administrativos archivisticos para el grupo de funcionarios que tienen a su cargo estos procesos en la Secretaria General. Se aclara que la institucion ha hecho esfuerzos en dotacion tecnologica de las dependencias en funciones secretariales relacionadas con gestion docuemntal y implementacion de una sala de consulta adecuada para el publico. se aclara que la sala estaba disponible antes del reforzamiento del edificio central. Una vez la Facultad de Artes y Humanidades regresa a su espacio, la sala volvera a quedar disponible Inventario disponible en Admiarchi. Verificacion a traves de la consulta por el sistema y fisica de la ordenanza 1943 Cumple procedimiento de gestion del archivo historico de la institucion; a traves de Admiarchi se lleva registro y control del prestamo de documentos No existe restaurador, y no se ha planificado como solucionarlo por medio del AGN

5 NTCGP Existe tabla de valoración documental y aprobada por el AGN 11 Ley 594 de 2000 Existe un programa de capacitación para los funcionarios del Archivo en programas y áreas relacionadas con su labor. Que capacitaciones han recibido este año. Verificar con el funcionario. Que no sea Lina NTCGP NTCGP NTCGP NTCGP NTCGP Por favor nos enseña el manual de identidad institucional (aprobado mediante acuerdo del consejo superior de 024 de 2003) Ver la base de datos y el formato de control de recibo y entrega de documentos. Debe ser concordante y estar al día. Planeación - Verificada la existencia de una política y unos objetivos, verificar la existencia de un manual del sistema integrado de gestión. Por favor nos enseña el manual del sistema integrado de gestión vigente y aprobado. Verificar la existencia de los procedimientos exigidos por la norma. Control de documentos, control de registros, servicio no conforme, auditorias internas, acciones correctivas y acciones preventivas Verificar los registos requisito de norma No hay evidencia de su existencia. Aun que no es obligatoria se recomienda su implemtacion o cualquier otro mecanismo que permita el descarte docuemntal del Archivo Central, para realizar trasferencia al archivo historico y proceder a la destruccion de algunos que ya no requieren ser conservados por la institucion. De esta manera puede abrirse espacio para recibir trasferencias de los archivos de gestion Se han capacitado en areas afines. Se consulto en el sistema de gestion humana - Sara y hay evidencia de las certificaciones, se verifico en la hoja de vida fisica de funcionario Fernando Arenas Clavijo y otros funcionarios se evidencio la capacitacion Se encontro el docuemnto solictado tanto en el sistema como en el archivo central de manera facil y agil Mantener la base de datos de radicacion de control de recibo y entrega de documentos. Utiliza R.591-P-GD-282. El sistema de Gestion de Calidad fue adoptado por el acuerdo del CS No. 11 de 11 de junio de Se verifico el manual y cumple con el de la NTCGP1000 Se cuenta con los procedimientos requeridos por la norma, de acuerdo al punto C de la GP-1000 Se verifico el registro relacionado con Educacion, formacion, habilidades, y experiencia de los servidores

6 d) NTCGP NTCGP y NTCGP MECI 4.1 g) NTCGP NTCGP planificación y solicitud de recursos para el funcionamiento del proceso Como se hace difusión de la documentación a todos los niveles de la organización. Especificamente el procedimiento de control de documentos y registros Listado maestro de registros y listado maestro de documentos Mapa de riesgos Verificar Normograma 22 Comité de Archivo Por favor nos enseña la ultima acta de reunion delcomité de Archivo, y asimismo el acto administrativo por medio del cual fuenombrado el comité de Archivo. publicos. 3 hojas de vida se encontraron conformes. Revision de Requisitos relacionados con el producto o servicio. Se consulto la ficha tecnica por servicio y se identificaron los requisitos del cliente. Se verificaron dos de los 21 requisitos exigidos por la norma, sin embargo es prudente esperar el resultado de la totalidad de la Auditoria Interna para determinar la conformidad de este punto GP-1000 Se evidencio la solicitud de recursos para el procedimiento de Administrar Archivos de Gestion, Central e Historico de La Universidad y para Gestion de Documentos Oficiales.No se ha recibido informacion sobre elaborar, modificar y controlar documentos y registros en la parte de 6.1 provision de recursos No se audito por estar en fase de elaboracion e implementacion No hay evidencia del Normograma. Ley 594 de Se encontro bajo consulta y manipulacion de un funcionario un Acuerdo del Consejo Superior sin las firmas respectivas. No se asegura si ese es el docuemento original La ultima acta no se encuentra disponible porque no esta firmada y corresponde a la reunion realizada en el mes de octubre de 2008,unica en el ano, la anterior a esta es la del ano 2004 y la del 2003 no estaba firmada. El comite no se reunio durante el periodo 2005 a La Resolucion de

7 Rectoria 746 de 2003, crea el Comite pero este al no reunirse periodicamente, no lo hace operativo, no ha facilitado las actualizaciones de las tablas de retencion otros mecanismos de gestion docuemental, ademas de otras funciones frente a la conservacion de la documentacion institucional 23 Ley 594 de 2000 Ventanilla Unica para recepcion de documentos No evidencia el uso de la ventanilla unica para recepcion de docuemntos externos de acuerdo a la Ley. Acuerdo 060 del AGN. La oficina de Atencion al Ciudadano debe recibir los derechos de peticion. Se debe armonizar la recepcion de documentos con las sedes y de la oficina de atencion al ciudadano y notificaciones especiales como las notificaciones Judiciales. Este tema se recomienda sea tratado en un comite de archivo y NTCGP Apropiacion de la politica y los objetivos del SIG por parte de los entrevistados No todos los funcionarios evidencia la apropiacion del politica, objetivos y su papel dentro de los procesos del SIG y NTCGP Induccion a los funcionarios para manejo y Los funcionarios en cargos nuevos dicen no haber recibido responsabilidad en el proceso de gestion documental induccion para asumir su nuevo rol 26 Ley 594 de 2000 Conservación de documentos. Temperatura y humedad de la bodega donde se salvaguarda el archivo central e historico de la Universidad NTCGP Procedimiento de control de documentos La bodega donde reposa el archivo central e historico cuenta con un medidor de temperatura y humedad que no se controla. Los funcionarios no conocen su manejo para mantener las condiciones ideales de conservacion.no se controla la temperatura, ni la humedad del espacio destinado al almacenamiento y conservacion de los documentos de la institucion,el AGN recomendo ubicar detectores de humo y otro tipo de extintintores de fuego. La recomendacion no ha sido tenida en cuenta. Se evidencio en la entrevista con los funcionarios encargados, que no se esta dando cumplimiento a los tiempos establecidos para cada actividad del procedimiento

8 NTCGP y Ley 594 de 2000 P-GD-15 Elaborar, modificar y controlar documentos y registros. Se comprende que por encontrarse en la fase de implementacion del Sistema el volumen de documentos es alto y los tiempos no han sido exigentes, se espera que se levante una accion preventiva que facilite el cumplimiento de los tiempos ya que se constituyen en un elemento de eficacia del procedimiento. Como se evidencia el manejo de las tablas de retencion Se evidencio en las visitas realizadas a las dependencias de documental en la Universidad.(Recoge las preguntas 7- la Universidad lo siguiente:1. Los archivos de gestion no se ). encuentran organizados conforme a las tablas de retencion aprobadas mediante resolucion de Rectoria numero 797 de Se evidencia incumplimiento en los tiempos de Retencion Documental por que no se han realizado transferencias al archivo central desde el ano Se evidencia que las tablas de retencion estan desactualizadas de acuerdo a la estructura organica vigente.4. Se evidencia la existencia de un plan de trabajo aprobado desde enero de 2008, sin embargo los resultados obtenidos a la fecha no garantizan una solucion a corto plazo de la situacion actual de los archivos de gestion.descripcion de Visitas:En la Vicerrectoria Academica, al verificar su archivo de gestion 2008 se evidencia una organizacion conforme a las tablas de retencion documental, sin embargo para los periodos 2006 y 2007 no cuenta con el archivo organizado de acuerdo a las tablas ya mencionadas. Igualmente, tiene en su archivo de gestion docuemntacion que ya deberia ser del archivo central ejemplo periodos 2004 y 2005.La Facultad de Ciencias para la salud, no cuenta con el archivo organizado de acuerdo a las tablas de tablas de retencion docuemtal. Igualmente, tiene en su archivo de gestion docuemntacion que ya deberia ser

9 29 Ley 594 de 2000, art , 6.4 NTCGP NTCGP Los funcionarios que se desvinculan hacen entrega oficial de los documentos a su Cargo. Como se gestiona el ambiente de trabajo para su proceso. Tiene identificados los recursos de infraestructura para su proceso Que datos son representativos en su proceso y como aplica en anàlisis a los mismos para la toma de del archivo central como ejemplo periodo No existe evidencia de la ultima trasferncia al A. Central. Departamento de Quimica, cuenta con los archivos organizados para periodos 2007 y El archivo 2006 no esta organizado y el 2005, no da razon de el, ademas algunos expedientes de este archivo deberian esta en el archivo central. No existe evidencia de la ultima trasferencia al A. Central. El archivo se encontro desorganizado, no se evidencia el uso de tablas de retencion, aun se organiza por correspondencia recibida y despachada gestion haciendo caso omiso a las tablas.la Universidad cuenta con una tabla de retencion documental vigente desde 2003, aprobada mediante resolucion 797 del mismo ano; el Archivo General de la Nacion recomienda su actualizacion cada 2 o 3 anos, ademas se hace urgente actualizarla dado un sin numero de modificaciones a la estructura organica, y la existencia del SIG, que ha definido nuevos procesos para la institucion. No se evidencia inventarios documentales conforme a las normas y procedimientos de la ley, para hacer entrega de los documentos a cargo de funcionarios desvinculados o trasladados de dependencia. Articulo 15 de la Ley 594 de Accion conjunta con gestion humana Los recursos de infraestructura se gestionan a travès de los procesos de recursos físicos y contratación. El ambiente de trabajo se desarrolla a partir de programas de salud ocupacional y programas de bienestar adelantados bajo la responsabilidad del proceso de Bienestar. Se analizan los datos resultantes la medición de los indicadores. No se logran evidenciar dichos analisis, no

10 decisiones. obstante el auditado declara que esta responsabilidad es del proceso de Medición, Análisis y Mejora. HALLAZGOS Tipo Hallazgo Descripción del Hallazgo Código ACPM No Conformidad El proceso de Gestión Documental no cuenta con un normograma aprobado y 18 vigente, lo que contraviene lo dispuesto en la Ley 594 de 2000 y MECI información primaria y secundaria Tipo Hallazgo Descripción del Hallazgo Código ACPM No Conformidad De manera sistemática se evidenció en todos los procesos lo siguiente:1. Los 17 archivos de gestion no se encuentran organizados conforme a las tablas de retencion documental aprobadas mediante resolucion de Rectoria numero 797 de Se evidencia incumplimiento en los tiempos de Retencion Documental por que no se han realizado transferencias al archivo central desde el ano Se evidencia que las tablas de retencion estan desactualizadas de acuerdo a la estructura organica vigente y a la estructura documental del SIG. 4. Se evidencia la existencia de un plan de trabajo aprobado desde enero de 2008, sin embargo los resultados obtenidos a la fecha no garantizan una solucion a corto plazo de la situacion actual de los archivos de gestion. Lo anteriormente expuesto contraviene lo dispuesto en los requisitos y de NTCGP-1000 Tipo Hallazgo Descripción del Hallazgo Código ACPM Observación El proceso de Gestión Documental carece de información actualizada 19 relacionada con el estado de conservación de documentos históricos, lo que podría dar lugar a la nesidad de emprender actividades de restauración. Tipo Hallazgo Descripción del Hallazgo Código ACPM Observación El proceso de Gestión Documental no tiene establecidas tablas de valoración documental segun lo estipulado en el procedimiento para la administración de archivos de gestión, central e histórico; no obstante el AGN no obliga su uso. 20

11 Tipo Hallazgo Descripción del Hallazgo Código ACPM Observación La Res. de Rectoría 746 de 2003, creó el comité de archivo de la Universidad 21 de Caldas, pero este no se reune periodicamente lo que lo hace poco operativo en consideración a las necesidades actuales frente a la gestión de la documentación en virtud de la implementación del SIG. Tipo Hallazgo Descripción del Hallazgo Código ACPM Observación Se evidencia que en el proceso de gestión documental hay un riesgo asociado 22 al control de la correspondencia recibida en tanto no esta armonizada la recepción de documentos con las distintas sedes de la Universidad. Esta situación se hace mayormente riesgosa para las notificaciones judiciales y los derechos de petición. Tipo Hallazgo Descripción del Hallazgo Código ACPM No Conformidad No se evidencian la entrega de inventarios documentales de acuerdo a lo 23 establecido en el artículo 15 de la Ley 594 de 2000, lo que genera liberación de responsabilidades por parte del funcionario que asume un cargo. Tipo Hallazgo Descripción del Hallazgo Código ACPM Observación Se evidencia que en la dependencia de administración de archivos central e 24 histórico hay obsolecencia de los equipos de computo y pese a que existía un espacio destinado a la sala de consulta al público, ésta ya no se encuentra habilitada para tal fin. Lo anteriormente expuesto pone en riesgo el cumplimiento del numeral 6.3 de la NTCGP-1000 Tipo Hallazgo Descripción del Hallazgo Código ACPM No Conformidad En el proceso de Gestión Documental se encontró que no se controlan las 25 condiciones de temperatura y humedad en el archivo central e histórico, conviniendo los parámetros establecidos al respecto por el AGN EQUIPO AUDITOR Nombre Rol

12 LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA Nombre JULIAN PATIÑO GOMEZ Nombre FERNANDO DUQUE GARCIA RESPONSABLE EQUIPO AUDITOR Rol APOYO LIDER PROCESO AUDITADO

13 INFORME FECHA DE EJECUCION DE LA AUDITORIA: FECHA DE ELABORACION DEL INFORME: VIGENCIA DEL PROGRAMA: 2008 Verificar la implementación y conformidad del proceso de Gestión Documental con las disposiciones planificadas, OBJETIVO: con los requisitos de las normas NTCGP, MECI 1000:2005 y SIAC y los demás requisitos del Sistema Integrado de Gestión (legales, institucionales y del cliente). ALCANCE: Aplica para todo el proceso de Gestión Documental, todos sus requisitos, su documentación y registros PERSONAS ENTREVISTADAS NOMBRE: CARGO: LINA MARIA CORRALES RODRIGUEZ SECRETARIA EJECUTVA 16 MARIA DEL SOCORRO RODRIGUEZ CASTA?O SECRETARIA EJECUTVA 16 MARTHA LUCIA CASTA?O SECRETARIA 10 FLOR MARIA MONTOYA CASTELLANOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 14 SARA BEATRIZ ALZATE SANZ AUXILIAR SERVICIOS GENERALES 09 JOSE ARIEL SERNA ALVAREZ OPERARIO CALIFICADO 15 FERNANDO ARENAS CLAVIJO AUXILIAR SERVICIOS GENERALES 09 FERNANDO DUQUE GARCIA SECRETARIO GENERAL DE INSTITUCION UNIVERSITARIA 17 SINTESIS DE HALLAZGOS TIPO CANTIDAD OBSERVACIONES 5 OPORTUNIDADES DE MEJORA 0 NO CONFORMIDADES 4

14 CONCEPTOS DEL EQUIPO AUDITOR PRINCIPALES FORTALEZAS El equipo humano, el espacio fisico del archivo central e historico. El compromiso laboral del lider del proceso y del personal de archivo. PRINCIPALES DEBILIDADES Tablas de retencion documental desactualizadas. Falta de mecanismos para la depuracion del archivo central e historico. Archivos de gestion desactualizados(no de organizados y depurados de acuerdo a las tablas de retencion) La no entrega del archivo de gestion inventariado cuando se presentan novedades de jubilacion, desvinculacion o traslado de personal. CONCLUSIONES El proceso de auditoria interna permitio identificar las dificultades en el proceso de gestion documental y generar acciones que permitan superar las mismas. Al mismo tiempo se considera este proceso de auditoria una herramienta pedagogica que permitira a futuro tanto a auditores como a auditados, asumir auditorias externas con mayor experiencia y lograr la certificacion. RECOMENDACIONES Actualizar las tablas de retencion documental. Implementar mecanismos para la depuracion del archivo central e historico. Actualizar archivos de gestion. Establecer el mecanismo para la entraga del archivo de gestion inventariado cuando se presentan novedades de jubilacion, desvinculacion o traslado de personal. Es necesario controlar los tiempos para la elaboracion, modificacion y aprobacion de documentos del Sistema Integrado de Gestion. OBSERVACIONES AUDITORES NOMBRE: LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA JULIAN PATIÑO GOMEZ AUDITADO Nombre FERNANDO DUQUE GARCIA RESPONSABILIDADES ROL: RESPONSABLE APOYO

15 EVALUACIÓN DE AUDITORES Fecha: Número de evaluaciones: 2 Nombre del Auditor: LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA Nombre del Evaluador: FERNANDO DUQUE GARCIA Proceso Auditado: GESTION DOCUMENTAL Planeación de la Auditoría Elaboró, socializó y ajustó el Plan de Auditorías con el auditado en los términos establecidos para tal fin? Preparó las herramientas para la ejecución in situ de la auditoría con anticipación? (incluye lista de verificación y formatos para el registro de información). La elaboración y preparación de las herramientas, permitió garantizar la eficacia de la auditoría. El auditor se esmeró por buscar información y profundizar en los criterios de auditoría durante su planificación? El equipo auditor se mostró interesado por preparar la auditoría en grupo, haciendo partícipes a todos sus integrantes? Ejecución de la Auditoría El auditor inició la auditoría a la hora señalada? En la reunión de apertura, el auditor presentó con claridad el propósito, alcance de la auditoría y metodología a utilizar? Informó sobre los beneficios de la auditoría? En la entrevista, hizo introducción y aclaró el propósito de la misma?

16 Se interesó en profundizar sobre un criterio particular? Expresó las inquietudes y preguntas con claridad? Demostró conocimiento y preparación previa del tema a entrevistar? Mantuvo el orden y la secuencia en la entrevista? Corroboró las respuestas del entrevistado con registros solicitados al azar y se interesó por ampliar en su contenido? Permitió hablar al entrevistado y lo escuchó con atención? Controló el tiempo de la entrevista y fue eficaz en su uso? Se mantuvo dentro del alcance de la auditoria? Manejó acertadamente situaciones divergentes o conflictivas? Se evidenció una adecuada coordinación del equipo de auditores? En el cierre, convocó a los participantes y agradeció su atención y colaboración? Sustentó con propiedad y seguridad los hallazgos presentados? Involucró la participación del auditado en la formulación de fortalezas y debilidades verificables adicionales? Cierre de la Auditoría Presentó oportunamente el informe y lo socializó con el auditado? El informe fue coherente y esmerado en su preparación? Se entregó el informe con todos los registros soporte de la entrevista y los hallazgos encontrados? Fortalezas del Auditor s por Mejorar

17 Fecha: Número de evaluaciones: 2 Nombre del Auditor: LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA Nombre del Evaluador: FABIO CARDONA MARIN Proceso Auditado: GESTION DOCUMENTAL Planeación de la Auditoría Elaboró, socializó y ajustó el Plan de Auditorías con el auditado en los términos establecidos para tal fin? Preparó las herramientas para la ejecución in situ de la auditoría con anticipación? (incluye lista de verificación y formatos para el registro de información). La elaboración y preparación de las herramientas, permitió garantizar la eficacia de La lista de verificación fue muy X la auditoría. extensa El auditor se esmeró por buscar información y profundizar en los criterios de auditoría durante su planificación? El equipo auditor se mostró interesado por preparar la auditoría en grupo, haciendo partícipes a todos sus integrantes? Ejecución de la Auditoría El auditor inició la auditoría a la hora señalada? En la reunión de apertura, el auditor presentó con claridad el propósito, alcance de la auditoría y metodología a utilizar? Informó sobre los beneficios de la auditoría? En la entrevista, hizo introducción y aclaró el propósito de la misma? Se interesó en profundizar sobre un criterio particular?

18 Expresó las inquietudes y preguntas con claridad? Demostró conocimiento y preparación previa del tema a entrevistar? Mantuvo el orden y la secuencia en la entrevista? Corroboró las respuestas del entrevistado con registros solicitados al azar y se Requiere mayor conocimiento de X interesó por ampliar en su contenido? toda la normatividad aplicable Permitió hablar al entrevistado y lo escuchó con atención? Controló el tiempo de la entrevista y fue eficaz en su uso? Se mantuvo dentro del alcance de la auditoria? Manejó acertadamente situaciones divergentes o conflictivas? Se evidenció una adecuada coordinación del equipo de auditores? En el cierre, convocó a los participantes y agradeció su atención y colaboración? Sustentó con propiedad y seguridad los hallazgos presentados? Involucró la participación del auditado en la formulación de fortalezas y debilidades verificables adicionales? Cierre de la Auditoría Presentó oportunamente el informe y lo socializó con el auditado? El informe fue coherente y esmerado en su preparación? Se entregó el informe con todos los registros soporte de la entrevista y los hallazgos encontrados? Fortalezas del Auditor Alto grado de compromiso con el proceso de auditoria. Estuvo liderando el grupo auditor y tuvo buena preparación desde la planeación hasta la ejecución de la misma. s por Mejorar Mayor profundidad en el conocimiento en las normas asociadas al SIG.

19 Fecha: Número de evaluaciones: 2 Nombre del Auditor: JULIAN PATIÑO GOMEZ Nombre del Evaluador: FABIO CARDONA MARIN Proceso Auditado: GESTION DOCUMENTAL Planeación de la Auditoría Elaboró, socializó y ajustó el Plan de Auditorías con el auditado en los términos establecidos para tal fin? Preparó las herramientas para la ejecución in situ de la auditoría con anticipación? (incluye lista de verificación y formatos para el registro de información). La elaboración y preparación de las herramientas, permitió garantizar la eficacia de la auditoría. El auditor se esmeró por buscar información y profundizar en los criterios de auditoría durante su planificación? El equipo auditor se mostró interesado por preparar la auditoría en Se presentó una pequeña discrepancia con el X grupo, haciendo partícipes a todos sus integrantes? auditor responsable. Ejecución de la Auditoría El auditor inició la auditoría a la hora señalada? En la reunión de apertura, el auditor presentó con claridad el propósito, alcance de la auditoría y metodología a utilizar? Informó sobre los beneficios de la auditoría?

20 En la entrevista, hizo introducción y aclaró el propósito de la misma? Se interesó en profundizar sobre un criterio particular? Expresó las inquietudes y preguntas con claridad? Se debe tener mayor conocimiento de las Demostró conocimiento y preparación previa del tema a entrevistar? X normas asociadas al procedimiento de auditorias internas Mantuvo el orden y la secuencia en la entrevista? Corroboró las respuestas del entrevistado con registros solicitados al azar y se interesó por ampliar en su contenido? Permitió hablar al entrevistado y lo escuchó con atención? Controló el tiempo de la entrevista y fue eficaz en su uso? Se mantuvo dentro del alcance de la auditoria? Manejó acertadamente situaciones divergentes o conflictivas? Se evidenció una adecuada coordinación del equipo de auditores? En el cierre, convocó a los participantes y agradeció su atención y colaboración? Sustentó con propiedad y seguridad los hallazgos presentados? Involucró la participación del auditado en la formulación de fortalezas y debilidades verificables adicionales? Cierre de la Auditoría Presentó oportunamente el informe y lo socializó con el auditado? El informe fue coherente y esmerado en su preparación? Se entregó el informe con todos los registros soporte de la entrevista y los hallazgos encontrados? X Se presentó un poco tarde el informe Fortalezas del Auditor Alto grado de compromiso desde la planeación de la auditoría hasta la culminación de la misma. Sentido de responsabilidad con el estudio de las

21 normas y conocimiento de ellas para los procesos que auditó. s por Mejorar Dentro de la etapa de auditoría in situ demostró cierta descoordinación con la auditora responsable (compañera de equipo). Se recomienda adquirir, a través de la experiencia, mayor asertividad para identificar los hallazgos de auditoria, de igual manera dar mayor profundidad al entendimiento de las normas asociadas al SIG.

22 Fecha: Número de evaluaciones: 2 Nombre del Auditor: JULIAN PATIÑO GOMEZ Nombre del Evaluador: FERNANDO DUQUE GARCIA Proceso Auditado: GESTION DOCUMENTAL Planeación de la Auditoría Elaboró, socializó y ajustó el Plan de Auditorías con el auditado en los términos establecidos para tal fin? Preparó las herramientas para la ejecución in situ de la auditoría con anticipación? (incluye lista de verificación y formatos para el registro de información). La elaboración y preparación de las herramientas, permitió garantizar la eficacia de la auditoría. El auditor se esmeró por buscar información y profundizar en los criterios de auditoría durante su planificación? El equipo auditor se mostró interesado por preparar la auditoría en grupo, haciendo partícipes a todos sus integrantes? Ejecución de la Auditoría El auditor inició la auditoría a la hora señalada? En la reunión de apertura, el auditor presentó con claridad el propósito, alcance de la auditoría y metodología a utilizar? Informó sobre los beneficios de la auditoría? En la entrevista, hizo introducción y aclaró el propósito de la misma? Se interesó en profundizar sobre un criterio particular?

23 Expresó las inquietudes y preguntas con claridad? Demostró conocimiento y preparación previa del tema a entrevistar? Mantuvo el orden y la secuencia en la entrevista? Corroboró las respuestas del entrevistado con registros solicitados al azar y se interesó por ampliar en su contenido? Permitió hablar al entrevistado y lo escuchó con atención? Controló el tiempo de la entrevista y fue eficaz en su uso? Se mantuvo dentro del alcance de la auditoria? Manejó acertadamente situaciones divergentes o conflictivas? Se evidenció una adecuada coordinación del equipo de auditores? En el cierre, convocó a los participantes y agradeció su atención y colaboración? Sustentó con propiedad y seguridad los hallazgos presentados? Involucró la participación del auditado en la formulación de fortalezas y debilidades verificables adicionales? Cierre de la Auditoría Presentó oportunamente el informe y lo socializó con el auditado? El informe fue coherente y esmerado en su preparación? Se entregó el informe con todos los registros soporte de la entrevista y los hallazgos encontrados? Fortalezas del Auditor s por Mejorar