Cedula de Ciudadania No. Documento:

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1 Metodología General de Formulación Proyecto Adquisición DE UN SOFTWARE PARA LA ATENSION L USUARIO EN El Retorno, Guaviare Código BPIN: Impreso el 5 de febrero de 2015 Datos del Formulador Tipo de documento: Cedula de Ciudadania No. Documento: Nombres: FERNEY YOVANNY Apellidos: VASQUEZ MORALES Cargo: APOYO PROF. Telefonos: Entidad: ALCALDIA DE EL RETORNO GUAVIARE general@elretorno-guaviare.gov.co Page 1 of 22

2 Módulo de identificación del problema o necesidad 1. Contribución a la política pública Plan del PND ( ) Prosperidad para Todos Programa del PND Competencias laborales Indicador de seguimiento al PND Función Pública Trámites racionalizados Unidad de medida Número Meta Plan de Desarrollo Departamental o Sectorial ASI MARCAMOS HUELLA Programa del Plan desarrollo Departamental o Sectorial Plan de Desarrollo Distrital o Municipal "UN GOBIERNO A SU SERVICIO" Programa del Plan desarrollo Distrital o Municipal FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL CODIGO Page 2 of 22

3 Módulo de identificación del problema o necesidad 2. Identificación y descripción del problema Problema Central Debilidad operativa y tecnológica que dificulta una adecuada gestión documental y correspondencia como proceso transversal en la administración municipal de El Retorno Guaviare. Descripción de la situación existente Aunque actualmente la Administración Municipal cumple con los requisitos de Ley en el proceso de gestión documental y atención al usuario, la entidad no cuenta con la infraestructura tecnológica requerida para poder garantizar la recepción, el control, el seguimiento, la disponibilidad y la administración de los documentos físicos y electrónicos en concordancia con los procesos de la gestión documental descritos en el Decreto No del 14 de diciembre de 2012, expedido por el Ministerio de Cultura: a) Planeación b) Producción c) Gestión y tramité d) Organización e) Transferencia f) Disposición de documentos g) Preservación a largo plazo h) valoración Para garantizar una adecuada implementación de los procesos descritos con anterioridad, la administración municipal ha considerado necesario realizar la adquisición de un software de Gestión Documental que integre la administración de documentos (físicos y electrónicos). Magnitud actual INSUFICIENTE CAPACIDAD INSTITUCIONAL EN LA GESTION DOCUMENTAL Y ATENCION AL USUARIO. Módulo de identificación del problema o necesidad 2.1 Identificación y descripción del problema Causas que generan el problema Tipo: Directa FALTA DE MODERNIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS EQUIPOS Y HERRAMIENTAS INSUFICIENTES DE ATENCION AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL Tipo: Indirecta LENTITUD EN LOS PROCESOS DOCUMENTALES Y DE RESPUESTA CIUDADANA CONSERVACION DE LA INFORMACION DE FORMA INADECUADA Page 3 of 22

4 Efectos generados por el problema Tipo: Directo NO SE PARAMETRIZA LA GESTION DOCUMENTAL POR EL TIPO DE PROCESO A REALIZAR DEFICIENTE PRESTACION DEL SERVICIO A LOS USUARIOS DE LA ALCALDIA MUNICIPAL Tipo: Indirecto POCA VERACIDAD DE LA INFORMACION REMITIDA A LA POBACION EN TEMAS ESPECIFICOS DE LA ADMINISTRACION POCA TRANSPARENCIA Y DEFICIENCIA ADMINISTRATIVA Participantes Módulo de identificación del problema o necesidad 3. Análisis de participantes Actor Entidad Posición Tipo de contribución Otro participante Experiencia Previa Municipal El Retorno Cooperante APORTE DE RECURSOS APOYO A LA ATENCION INTEGRAL DEL USUARIO TODOS LOS AÑOS Municipal El Retorno Beneficiario TECNICO, LEGAL Y SATISFACCION DEL SERVICIO SEGUIMIENTO DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS Concertación entre los participantes ANALISIS Y EVALUACION DE LAS SOLICITUDES DE LA COMUNIDAD. DANDO INFORMACION SOBRE EL MANEJO DE LA INFORMACION DE PROCESOS INTERNOS DE LA ADMINISTRACION MUNICIPAL. Módulo de identificación del problema o necesidad 4. Población afectada y objetivo del problema Page 4 of 22

5 Personas Afectadas Número de personas Afectadas Fuente de información DANE PROYECCION 2015 Región Departamento Municipio Centro poblado Resguardo Especifica Orinoquía Guaviare El Retorno Cabecera Municipal TODO LA POBLACION SOLICITANTE DEL MUNICIPIO Personas Objetivo Número de personas Objetivo Fuente de información DANE PROYECCION 2015 Región Departamento Municipio Centro poblado Resguardo Especifica Orinoquía Guaviare El Retorno Cabecera Municipal TODO EL MUNICIPIO DE EL RETORNO GUAVIARE Módulo de identificación del problema o necesidad 4.1 Población afectada y objetivo del problema Características demográficas de la población Clasificacion Detalle Numero de Personas Fuente de Informacion Género Hombre DANE 2015 Género Mujer DANE 2015 Page 5 of 22

6 Edad (años) Edad (años) Edad (años) Edad (años) Edad (años) Edad (años) 60 en adelante 0 Grupos Étnicos Indígenas 0 Grupos Étnicos Afrocolombianos 0 Grupos Étnicos ROM 0 Población Vulnerable Desplazados 0 Población Vulnerable Discapacitados 0 Población Vulnerable Pobres Extremos 0 Módulo de identificación del problema o necesidad 5. Objetivo - Propósito Objetivo General - Propósito ADQUIRIR UN SOFTWARE QUE GESTIONE LA DOCUMENTACION Y CORRESPONDENCIA FÍSICOS Y ELECTRÓNICA MEDIANTE LA UTILIZACIÓN DE UN APLICATIVO QUE COMPRENDA LA GESTIÓN Y EL TRÁMITE DE LA INFORMACION SOLICTADA POR LA COMUNIDAD. Indicadores que miden el objetivo general Nombre del Indicador Unidad de Medida Meta SOFTWARE ADQUIRIDOS Número 1 Indicadores que miden el objetivo general Nombre del Indicador Unidad de Medida Meta HERRAMIENTAS DE FUNCIONABILIDAD Número 1 Page 6 of 22

7 Objetivo Específicos GARANTIZAR UN SISTEMA DE INFORMACION EFICIENTE EN LOS PROCESOS DOCUMENTALES Y DE CORRESPONDENCIA DE LA ENTIDAD Verificar la conformación de los expedientes digitales de acuerdo a la estructura institucional del municipio de El Retorno Guaviare. adquirir un software con sus componentes que permita consolidar, direccionar y dar respuest en tiempo real a las solicitudes realizadas por la comunidad, con el firme proposito de prestar un excelente servicio organizacional. sistematizar el procesamiento de la informacion interna institucional Módulo de identificación del problema o necesidad 5. Alternativas de solución Alternativa adquisicion de un software y una etiquetadora incluyendo el suministro de etiquetas que permita automatizar el sistema de informacion documental - correspondencia de los procesos administrativos que adelanta la alcaldia municipal de El Retorno. G. Se evaluó con la MGA Si Evaluación Realizada Costo Eficiencia y costo mínimo Beneficio costo y Costo Eficiencia y costo minimo NO SI Page 7 of 22

8 Alternativa Módulo de Preparación de la alternativa de solución 1. Descripción de la alternativa adquisicion de un software y una etiquetadora incluyendo el suministro de etiquetas que permita automatizar el sistema de informacion documental - correspondencia de los procesos administrativos que adelanta la alcaldia municipal de El Retorno. G. Año inicio: 2015 Año final: 2016 Descripción de la alternativa ESTA ALTERNATIVA PERMITE DINAMIZAR LOS PROCESOS DE ATENSION AL USUARIO. RECEPCIONANDO Y DIRECIONANDO LA DOCUMENTACION RECIBIDA POR LA COMUNIDAD A SUS RESPECTIVAS DEPENDENCIAS COMPETENTES. ESTABLECIENDO UNOS TIEMPO DEFINIDOS INTERNOS Y EVIDENTES EN EL SISTEMA - ADMINISTRACION Y CIUDADANIA. Módulo de Preparación de la alternativa de solución 2. Estudio de mercado Detalle para estudio: ADQUISICION DE SOFTWARE Y ETIQUETADORA PARA LA GESTION DOCUENTAL Y CORRESPONDENCIA DEL MUNICIP Bien o Servicio Unidad de medida Descripción Año inicial histórico Año final histórico Año final proyección ADQUISICION DE SOFTWARE Y ETIQUETADORA PARA LA GESTION Año Oferta Peso m/c ASIGNACION DE RECURSO ECONOMICOS QUE PERMITA LOGRAR LA OPMIZACION DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMETAL Y CORRESPONDECIA INTEGRADO Y SISTEMATICO EN EL MUNICIPIO DE EL RETORNO Demanda GUAVIARE Déficit ,00 2,00-1, ,00 3,00-2, ,00 2,00-1, ,00 3,00-2, ,00 2,00 0,00 Page 8 of 22

9 Módulo de Preparación de la alternativa de solución 3. Capacidad y beneficiarios Alternativa: adquisicion de un software y una etiquetadora incluyendo el suministro de etiquetas que permita automatizar el sistema de informacion documental - correspondencia de los procesos administrativos que adelanta la alcaldia municipal de El Retorno. G. 3.1 Capacidad Generada ADQUISICION DE SOFTWARE Y ETIQUETAADORA PARA EL REGISTRO Y GESTION DOCUMENTAL DEL MUNICIPIO DE EL RETORNO GUAVIARE Unidad de medida unidad Total Capacidad generada 2 Número de beneficiarios 3.2 Beneficiarios Módulo de Preparación de la alternativa de solución 4. Localización Alternativa adquisicion de un software y una etiquetadora incluyendo el suministro de etiquetas que permita automatizar el sistema de informacion documental - correspondencia de los procesos administrativos que adelanta la alcaldia municipal de El Retorno. G. Geográficamente Región Departamento Municipio Centro - Poblado Localización Resguardo Orinoquía Guaviare El Retorno Cabecera Municipal ADMINISTRACION MUNICIPAL DE EL RETORNO GUAVIARE Factores que determinan la localización Aspectos administrativos y políticos Cercanía de fuentes de abastecimiento Page 9 of 22

10 Impacto para la Equidad de Género Otros Módulo de Preparación de la alternativa de solución 5 - Estudio Ambiental Alternativa adquisicion de un software y una etiquetadora incluyendo el suministro de etiquetas que permita automatizar el sistema de informacion documental - correspondencia de los procesos administrativos que adelanta la alcaldia municipal de El Retorno. G. Estudios requeridos Estudio Se requiere Licencia Ambiental Diagnóstico ambiental Plan de manejo ambiental Otros permisos ambientales NO NO NO NO Módulo de Preparación de la alternativa de solución 6 - Análisis de Riesgos Alternativa adquisicion de un software y una etiquetadora incluyendo el suministro de etiquetas que permita automatizar el sistema de informacion documental - correspondencia de los procesos administrativos que adelanta la alcaldia municipal de El Retorno. G. Descripción del Riesgo Probabilidad Efectos Impacto Medidas de Mitigación COMPATIBILIDAD CON EL SISTEMA INFORMATICO INTERNO DEL SERVIDOR CON EL QUE CUENTA EL MUNICIPIO ACTUALMENTE Probable INCOMPATIBILIDAD SISTEMATICA DE LOS PROCESOS INFORMATICOS. Alto DEFINIR DETALLADAMENTE POR PARTE DEL MUNICIPIO LAS ESPECIFICACIONES TECNICAS DE LOS EQUIPOS ADQUIRIR. Page 10 of 22

11 Módulo de Preparación de la alternativa de solución 7 - Costos del proyecto Alternativa adquisicion de un software y una etiquetadora incluyendo el suministro de etiquetas que permita automatizar el sistema de informacion documental - correspondencia de los procesos administrativos que adelanta la alcaldia municipal de El Retorno. G. Relación Objetivos - Productos - Actividades Objetivos Productos Actividades GARANTIZAR UN SISTEMA DE INFORMACION EFICIENTE EN LOS PROCESOS DOCUMENTALES Y DE CORRESPONDENCIA DE LA ENTIDAD DINAMIZAR LOS PROCESOS DOCUMETALES, SISTEMATICOS Y DE CORRESPONDENCIA EN LA ADMINISTRACION MUNICIPAL. ADQUISICION DE UN SOFTWARE PARA EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL, CORRESPONDENCIA Y PROCESOS. ADQUISICION DE UNA ETIQUETADORA (INCLUYE SUMINISTRO DE ETIQUETAS) Verificar la conformación de los expedientes digitales de acuerdo a la estructura institucional del municipio de El Retorno Guaviare. CONCIENTIZAR AL PERSONAL ADMINISTRATIVO DE LA IMPORTANCIA DE LA UTILIZACION EFICIENTE DE LOS SISTEMA DE INFORMACION SISTEMATICAS CON LOS QUE CUENTA EL MUNICIPIO CAPACITACION EN EL USO DE LAS HERRAMIENTAS SISTEMATICAS ADQUIRIDAS POR PARTE DE LA ADMINISTRACION. Relación Productos Objetivo: GARANTIZAR UN SISTEMA DE INFORMACION EFICIENTE EN LOS PROCESOS DOCUMENTALES Y DE CORRESPONDENCIA DE LA ENTIDAD Codigo CPC Nombre del Producto Unidad Cantidad Page 11 of 22

12 71511 DINAMIZAR LOS PROCESOS DOCUMETALES, SISTEMATICOS Y DE CORRESPONDENCIA EN LA ADMINISTRACION MUNICIPAL. unidad 1 Objetivo: Verificar la conformación de los expedientes digitales de acuerdo a la estructura institucional del municipio de El Retorno Guaviare. Codigo CPC Nombre del Producto Unidad Cantidad CONCIENTIZAR AL PERSONAL ADMINISTRATIVO DE LA IMPORTANCIA DE LA UTILIZACION EFICIENTE DE LOS SISTEMA DE INFORMACION SISTEMATICAS CON LOS QUE CUENTA EL MUNICIPIO Número 3 Relación de Actividades Etapa Año Codigo - CIIU Nombre de la Actividad Ruta Critica Valor Inversión 2015 J6201 ADQUISICION DE UN SOFTWARE PARA EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL, CORRESPONDENCIA Y PROCESOS. Si 15,800,000 Inversión 2015 G4741 ADQUISICION DE UNA ETIQUETADORA (INCLUYE SUMINISTRO DE ETIQUETAS) Si 1,800,000 Operación 2016 N8020 CAPACITACION EN EL USO DE LAS HERRAMIENTAS SISTEMATICAS ADQUIRIDAS POR PARTE DE LA ADMINISTRACION. No 0 Valor Total 17,600,000 Módulo de Preparación de la alternativa de solución 8 - Depreciación de activos fijos Alternativa adquisicion de un software y una etiquetadora incluyendo el suministro de etiquetas que permita automatizar el sistema de informacion documental - correspondencia de los procesos administrativos que adelanta la alcaldia municipal de El Retorno. G. ActivoFijo Descripcion Valor del activo Año de compra Valor de salvamento Page 12 of 22

13 Maquinaria y equipo SOFTWARE Y ETIQUETADORA , ,67 Valor total de depreciación de alternativa ,67 Módulo de Preparación de la alternativa de solución 9 - Detalle beneficios e ingresos Tipo de beneficio o ingreso DISMINUYE LAS ALERTAS Y TIEMPOS DE GESTION DOCUMENTAL INTERNOS Y EXTERNOS Tipo Bien Descripción Unidad Medida Beneficio Equipos de oficina DISMINUYE LAS ALERTAS Y TIEMPOS DE GESTION DOCUMENTAL INTERNOS Y EXTERNOS Porcentaje Año Cantidad Valor unitario Valor total , , , ,00 0,00 0, Totales beneficios e ingresos Año Total Ingresos , ,00 Page 13 of 22

14 Módulo de Evaluación de la alternativa de solución 1 - Costo de oportunidad Tasa de interés oportunidad: 4,32 % Justificación de la tasa de oportunidad (DTF) 8 DE ABRIL DE 2015 Flujo de Caja Año 0 (2015) Año 1 (2016) Amortización créditos 0 0 Costos de Inversión 17,600,000 0 Costos de Operación 0 0 Costos de Preinversión 0 0 Créditos 0 0 Flujo Neto de Caja 0 14,746,667 Ingresos y beneficios 17,600,000 0 Intereses créditos 0 0 Valor de salvamento 0 14,746,667 Page 14 of 22

15 Flujo Económico Año 0 (2015) Año 1 (2016) RPC Ingresos y beneficios DISMINUYE LAS ALERTAS Y 13,904, Créditos Costos de Preinversión Costos de Inversión Otros Gastos Generales 14,080, Costos de Operación Otros Gastos Generales Amortización créditos Intereses créditos Valor de salvamento SOFTWARE Y ETIQUETADORA 0 11,649,867 1 Flujo Económico (176,000) 11,649,867 0 Page 15 of 22

16 Resumen Evaluación Financiera y Económica o Social Evaluación Financiera Evaluación Económica Alternativa Valor Presente Neto - Financiero Tasa Interna de Retorno - Financiero Relación Beneficio Costo - Financiero Costo Por Capacidad - Financiero Costo Por Beneficiario - Financiero Valor Presente de los Costos - Financiero Costo Anual Equivalent e - Financiero Valor Presente Neto - Económico Tasa Interna de Retorno - Económico Relación Beneficio Costo - Económico Costo Por Capacidad - Económico Costo Por Beneficiari o - Económico Valor Presente de los Costos - Económico Costo Anual Equivalent e - Económico adquisicion de un software y una etiquetadora incluyendo el suministro de etiquetas que permita automatizar el sistema de informacion documental - corresponde ncia de los procesos administrativ os que adelanta la alcaldia municipal de El Retorno. G ,82 No Aplica 1, , , , , , ,24 1, , , , ,00 Page 16 of 22

17 Módulo de programación 1 - Selección de alternativa y rubro presupuestal Alternativa Seleccionada adquisicion de un software y una etiquetadora incluyendo el suministro de etiquetas que permita automatizar el sistema de informacion documental - correspondencia de los procesos administrativos que adelanta la alcaldia municipal de El Retorno. G. Tipo de Gasto (Programa presupuestal) 0221 adquisición y/o producción de equipos, materiales, suministros y servicios administrativos Sector (Subprograma presupuestal) 0406 servicios de valor agregado en comunicaciones Módulo de programación 2 -Fuentes de financiación Tipo de entidad Municipios Nombre de entidad El Retorno Tipo de recurso Propios Año Valor , ,00 Costos Vigencia Costos de Preinversión Costos de Inversión Costos de Operación ,600, Page 17 of 22

18 Indicadores de producto Objetivo Producto GARANTIZAR UN SISTEMA DE INFORMACION EFICIENTE EN LOS PROCESOS DOCUMENTALES Y DE CORRESPONDENCIA DE LA ENTIDAD DINAMIZAR LOS PROCESOS DOCUMETALES, SISTEMATICOS Y DE CORRESPONDENCIA EN LA ADMINISTRACION MUNICIPAL. Código Indicador Unidad Formula 0400P067 Módulos De Computación Instalados Número Objetivo Producto Verificar la conformación de los expedientes digitales de acuerdo a la estructura institucional del municipio de El Retorno Guaviare. CONCIENTIZAR AL PERSONAL ADMINISTRATIVO DE LA IMPORTANCIA DE LA UTILIZACION EFICIENTE DE LOS SISTEMA DE INFORMACION SISTEMATICAS CON LOS QUE CUENTA EL MUNICIPIO Código Indicador Unidad Formula 0400P172 Entidades y organizaciones sensibilizadas Número Sumatoria de entidades y organizaciones que se sensibilizan en la promocion de la cultura Digital Page 18 of 22

19 Indicadores de producto Metas Objetivo Producto Indicador GARANTIZAR UN SISTEMA DE INFORMACION EFICIENTE EN LOS PROCESOS DOCUMENTALE S Y DE CORRESPONDE NCIA DE LA ENTIDAD Verificar la conformación de los expedientes digitales de acuerdo a la estructura institucional del municipio de El Retorno Guaviare. DINAMIZAR LOS PROCESOS DOCUMETALE S, SISTEMATICO S Y DE CORRESPOND ENCIA EN LA ADMINISTRACI ON MUNICIPAL. CONCIENTIZA R AL PERSONAL ADMINISTRATI VO DE LA IMPORTANCIA DE LA UTILIZACION EFICIENTE DE LOS SISTEMA DE INFORMACION SISTEMATICA S CON LOS Módulos De Computac ión Instalados Entidades y organizaci ones sensibiliza das Page 19 of 22

20 Indicadores de gestión Metas Indicador Unidad Fórmula Actividades De Difusión En Tecnologías De La Información Y La Comunicación Realizadas Número 1,00 0,00 Módulo de Decisión Componente Resumen narrativo Indicador Meta Verificación Supuestos Fines Competencias laborales Función Pública Trámites racionalizados 0,00 PERSONAL ADMINISTRATIVO JEFE DE TALENTO HUMANO Page 20 of 22

21 Objetivo General - Propósito ADQUIRIR UN SOFTWARE QUE GESTIONE LA DOCUMENTACION Y CORRESPONDENCIA FÍSICOS Y ELECTRÓNICA MEDIANTE LA UTILIZACIÓN DE UN APLICATIVO QUE COMPRENDA LA GESTIÓN Y EL TRÁMITE DE LA INFORMACION SOLICTADA POR LA COMUNIDAD. SOFTWARE ADQUIRIDOS 1,00 ALMACEN MUNICIPAL ACTA DE INCIO Y LIQUIDACION DEL CONTRATO Objetivo General - Propósito ADQUIRIR UN SOFTWARE QUE GESTIONE LA DOCUMENTACION Y CORRESPONDENCIA FÍSICOS Y ELECTRÓNICA MEDIANTE LA UTILIZACIÓN DE UN APLICATIVO QUE COMPRENDA LA GESTIÓN Y EL TRÁMITE DE LA INFORMACION SOLICTADA POR LA COMUNIDAD. HERRAMIENTAS DE FUNCIONABILIDAD 1,00 ALMACEN MUNICIPAL ACTA DE INCIO Y LIQUIDACION DEL CONTRATO. Objetivos Específicos General - Componentes o Productos DINAMIZAR LOS PROCESOS DOCUMETALES, SISTEMATICOS Y DE CORRESPONDENCIA EN LA ADMINISTRACION MUNICIPAL. Módulos De Computación Instalados 2,00 SATISFACION DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO Y COMUNIDAD EN GENERAL DISMINUCION DE LOS PQR POR PARTE DE LA COMUNIDAD Objetivos Específicos General - Componentes o Productos CONCIENTIZAR AL PERSONAL ADMINISTRATIVO DE LA IMPORTANCIA DE LA UTILIZACION EFICIENTE DE LOS SISTEMA DE INFORMACION SISTEMATICAS CON LOS QUE CUENTA EL MUNICIPIO Entidades y organizaciones sensibilizadas 1,00 ACTAS DE ASISTENCIA PERSONALA ADMINISTRATIVO Page 21 of 22

22 Actividades ADQUISICION DE UN SOFTWARE PARA EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL, CORRESPONDENCIA Y PROCESOS. Recursos Ejecutados ,00 SERVIDOR DE LA ALCALDIA SECRETARIA DE HACIENDA Actividades ADQUISICION DE UNA ETIQUETADORA (INCLUYE SUMINISTRO DE ETIQUETAS) Recursos Ejecutados ,00 SERVIDOR DE LA ALCALDIA SECRETARIA DE HACIENDA Actividades CAPACITACION EN EL USO DE LAS HERRAMIENTAS SISTEMATICAS ADQUIRIDAS POR PARTE DE LA ADMINISTRACION. Recursos Ejecutados 0,00 PUESTA EB MARCHA DE LOS EQUIPOS Y HERRAMIENTAS SECRETARIA DE HACIENDA Page 22 of 22