Código BPIN: Datos del Formulador SECRETARIO DE HACIENDA. Cargo: Telefonos: Entidad: ALCALDIA DE RIOHACHA.

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1 Metodología General de Formulación Proyecto Actualización y mantenimiento del sistema DBS financiero en los módulos de presupuesto, tesoreria, contabilidad, almacen, nómina y cuentas por pagar en el Municipio de Riohacha para la vigencia 2014 Código BPIN: Impreso enero de 2014 Datos del Formulador Tipo de documento: Cedula de Ciudadania No. Documento: Nombres: MANUEL Apellidos: SIERRA DELUQUE Cargo: SECRETARIO DE HACIENDA Telefonos: Entidad: ALCALDIA DE RIOHACHA Página 1 de 21

2 Módulo de identificación del problema o necesidad 1. Contribución a la política pública Plan del PND ( ) Prosperidad para Todos Programa del PND Gestión pública orientada a resultados Indicador de seguimiento al PND Hacienda Valor del Recaudo Total como porcentaje del PIB anual Unidad de medida Porcentaje del PIB Meta 14 Plan de Desarrollo Departamental o Sectorial Programa del Plan desarrollo Departamental o Sectorial Plan de Desarrollo Distrital o Municipal ES MOMENTO DE GOBERNAR Programa del Plan desarrollo Distrital o Municipal Programa: Gestión Financiera Subprograma: Rentas Propias Página 2 de 21

3 Módulo de identificación del problema o necesidad 2. Identificación y descripción del problema Problema Central DESACTUALIZACION DEL SISTEMA DBS FINANCIERO INSTALADO EN EL AREA DE HACIENDA MUNICIPAL Descripción de la situación existente El Software DBS financiero que maneja la información financiera y administrativa de la Alcalía de Riohacha, en los módulos de presupuesto, tesoreria, contabilidad, almacen, nomina y cuentas por pagar requiere del licenciamiento actualizado y del mantenimiento de software para un mejor rendimiento en los procesos para la vigencia 2014 para entregar los reportes de información a los organismos de control y demas entidades que lo requieran acorde a las exigencias de ley. Magnitud actual No hay licenciamiento de uso para la vigencia 2014 Módulo de identificación del problema o necesidad 2.1 Identificación y descripción del problema Causas que generan el problema Tipo: Directa El aplicativo no está actualizado de acuerdo a los cambios en el ordenamiento jurídico vigente y con los requerimientos para el reporte de información a los organisms de control No esta garantizado el soporte y el mantenimiento del aplicativo durante la vigencia 2014 Tipo: Indirecta No se ha adquirido el licenciamiento de uso del aplicativo para la vigencia 2014 Efectos generados por el problema Tipo: Directo Los reportes que genera el sistema no cumplen con los lineamientos requeridos por los entes de control haciendo más dispendioso el cargue de la información a las plataformas tecnológicas instaladas en estas entidades. Página 3 de 21

4 Conflictos tecnicos en la operación del aplicativo que afectan el normal funcionamiento del Sistema DBS Finanaciero y que ponen en riesgo la integridad de la información. Tipo: Indirecto Riesgo de bajar los indicadores de desempeño y recibir sanciones por reporte de información financiera y administrativa confiable a destiempo e incumplimiento con las normas vigentes. Participantes Módulo de identificación del problema o necesidad 3. Análisis de participantes Actor Entidad Posición Tipo de contribución Otro participante Experiencia Previa Municipal Riohacha Cooperante Aporte de recursos Otro Beneficiario Disposición para adquirir los conocimientos y potencializar su rendimiento Otro Cooperante Licenciamiento de uso del Software Concertación entre los participantes Funcionarios de la Alcaldia de Riohacha Proveedor del Software Se tiene en cuenta la experiencia de los proveedores del software DBS-Financiero que se maneja actualmente en el área de Hacienda Municipal y el interés que tiene la administración municipal en optimizar estos procesos y que el personal de las áreas rinda al máximo Se tiene en cuenta la experiencia de los proveedores del software que se maneja actualmente en el área de Hacienda Municipal y el interes que tiene la adminsitración municipal en optimizar estos procesos y que el personal de las areas rinda al máximo Módulo de identificación del problema o necesidad 4. Población afectada y objetivo del problema Página 4 de 21

5 Personas Afectadas Número de personas Afectadas Fuente de información DANE Región Departamento Municipio Centro poblado Resguardo Especifica Caribe La Guajira Riohacha Cabecera Municipal Personas Objetivo Número de personas Objetivo Fuente de información DANE Región Departamento Municipio Centro poblado Resguardo Especifica Caribe La Guajira Riohacha Cabecera Municipal Módulo de identificación del problema o necesidad 4.1 Población afectada y objetivo del problema Características demográficas de la población Clasificacion Detalle Numero de Personas Fuente de Informacion Género Hombre DANE Género Mujer DANE Edad (años) DANE Página 5 de 21

6 Edad (años) DANE Edad (años) DANE Edad (años) DANE Edad (años) DANE Edad (años) 60 en adelante DANE Grupos Étnicos Indígenas 0 Grupos Étnicos Afrocolombianos 0 Grupos Étnicos ROM 0 Población Vulnerable Desplazados 0 Población Vulnerable Discapacitados 0 Población Vulnerable Pobres Extremos 0 Módulo de identificación del problema o necesidad 5. Objetivo - Propósito Objetivo General - Propósito ACTUALIZAR EL SISTEMA DBS FINANCIERO INSTALADO EN EL AREA DE HACIENDA MUNICIPAL Indicadores que miden el objetivo general Nombre del Indicador Unidad de Medida Meta Sistema Financiero Actualizado Porcentaje 100 Objetivo Específicos Actualizar el sistema DBS Financiero de acuerdo a la normativa vigente y requerimientos de reporte de información a entes de control y demas entidades que lo requieran para evitar desmejorar los indicadores de desempeño y las sanciones Página 6 de 21

7 Garantizar el soporte y el mantenimiento del Sistema DBS Financiero para evitar fallas tecnicas que afecten el normal funcionamiento del sistema y la integridad de la información. Disminuir los riesgos de sanciones y baja en los indicadores de desempeño adquiriendo el licenaciamiento de uso del aplicativo para el 2014 con los ajustes al sistema. Módulo de identificación del problema o necesidad 5. Alternativas de solución Alternativa Actualizar y realizar mantenimiento del Sistema DBS Financiero en todos los módulos instalados en la Alcaldía de Riohacha Se evaluó con la MGA Si Evaluación Realizada Costo Eficiencia y costo mínimo Beneficio costo y Costo Eficiencia y costo minimo NO SI Página 7 de 21

8 Alternativa Módulo de Preparación de la alternativa de solución 1. Descripción de la alternativa Actualizar y realizar mantenimiento del Sistema DBS Financiero en todos los módulos instalados en la Alcaldía de Riohacha Año inicio: 2014 Año final: 2016 Descripción de la alternativa Actualizar y realizar el mantenimiento del software DBS-Financiero en los módulos de presupuesto, tesorería, contabilidad, cuentas por pagar, almacén nómina y seguridad y auditoria permitiendo generar reportes de información ajustados a los requerimientos de Ley. Brindar soporte durante la vigencia 2014 y capacitar al personal de estas dependencias para optimizar el uso de la aplicación. Módulo de Preparación de la alternativa de solución 2. Estudio de mercado Detalle para estudio: Actualización y mantenimiento del Sistema DBS-Financiero instalado en la Alcaldia de Riohacha Bien o Servicio Unidad de medida Descripción Año inicial histórico Año final histórico Año final proyección Actualización y mantenimiento del Sistema DBS-Financiero instalado en la Alcaldia de Número Actualizar todos los modulos del aplicativo acorde a la normativa vigente y brindar soporte y mantenimiento permanente al aplicativo Año Oferta Demanda Déficit ,00 1,00-1, ,00 1,00 0, ,00 0,00 0,00 Módulo de Preparación de la alternativa de solución 3. Capacidad y beneficiarios Alternativa: Actualizar y realizar mantenimiento del Sistema DBS Financiero en todos los módulos instalados en la Alcaldía de Riohacha Página 8 de 21

9 3.1 Capacidad Generada Actualizar y realizar mantenimiento del Sistema DBS Financiero en todos los módulos instalados en la Alcaldía de Riohacha. Unidad de medida Número Total Capacidad generada 1 Número de beneficiarios 3.2 Beneficiarios Módulo de Preparación de la alternativa de solución 4. Localización Alternativa Actualizar y realizar mantenimiento del Sistema DBS Financiero en todos los módulos instalados en la Alcaldía de Riohacha Geográficamente Región Departamento Municipio Centro - Poblado Localización Resguardo Caribe La Guajira Riohacha No aplica Factores que determinan la localización Aspectos administrativos y políticos Cercanía a la población objetivo Estructura impositiva y legal Otros Página 9 de 21

10 Módulo de Preparación de la alternativa de solución 5 - Estudio Ambiental Alternativa Actualizar y realizar mantenimiento del Sistema DBS Financiero en todos los módulos instalados en la Alcaldía de Riohacha Estudios requeridos Estudio Se requiere Licencia Ambiental Diagnóstico ambiental Plan de manejo ambiental Otros permisos ambientales NO NO NO NO Módulo de Preparación de la alternativa de solución 6 - Análisis de Riesgos Alternativa Actualizar y realizar mantenimiento del Sistema DBS Financiero en todos los módulos instalados en la Alcaldía de Riohacha Descripción del Riesgo Probabilidad Efectos Impacto Medidas de Mitigación Hallazgos de los organismos de control por no reportar información confiable y a tiempo y acorde a los requerimientos normativos vigentes Frecuente Riesgo de sanciones disciplinarias Alto Brindar mantenimiento, soporte y actualización del software financiero realizando los ajustes de ley vigentes Módulo de Preparación de la alternativa de solución 7 - Costos del proyecto Alternativa Actualizar y realizar mantenimiento del Sistema DBS Financiero en todos los módulos instalados en la Alcaldía de Riohacha Página 10 de 21

11 Relación Objetivos - Productos - Actividades Objetivos Productos Actividades Actualizar el sistema DBS Financiero de acuerdo a la normativa vigente y requerimientos de reporte de información a entes de control y demas entidades que lo requieran para evitar desmejorar los indicadores de desempeño y las sanciones Software financiero actualizado Actualización del sistema DBS-Financiero en los modulos de Presupuesto, Tesoreria, Contabilidad, Cuentas por Pagar, almacén, nómina y seguridad y auditoria instalado en la Alcaldia de Riohacha, con su licencia de uso 2014 Garantizar el soporte y el mantenimiento del Sistema DBS Financiero para evitar fallas tecnicas que afecten el normal funcionamiento del sistema y la integridad de la información. Mantenimiento y soporte de software recibido Brindar mantenimiento y soporte tecnico al sistema DBS-Financiero instalado y capacitar al personal en el manejo de las actualizaciones Relación Productos Objetivo: Actualizar el sistema DBS Financiero de acuerdo a la normativa vigente y requerimientos de reporte de información a entes de control y demas entidades que lo requieran para evitar desmejorar los indicadores de desempeño y las Codigo CPC Nombre del Producto Unidad Cantidad Software financiero actualizado Número 1 Objetivo: Garantizar el soporte y el mantenimiento del Sistema DBS Financiero para evitar fallas tecnicas que afecten el normal funcionamiento del sistema y la integridad de la información. Codigo CPC Nombre del Producto Unidad Cantidad Mantenimiento y soporte de software recibido Número 1 Página 11 de 21

12 Relación de Actividades Etapa Año Codigo - CIIU Nombre de la Actividad Ruta Critica Valor Inversión 2014 Actualización del sistema DBS-Financiero en los modulos de Presupuesto, Tesoreria, Contabilidad, Cuentas por Pagar, almacén, nómina y seguridad y auditoria instalado en la Alcaldia de Riohacha, con su licencia de uso 2014 Inversión 2014 Brindar mantenimiento y soporte tecnico al sistema DBS-Financiero instalado y capacitar al personal en el manejo de las actualizaciones Si 30,000,000 Si 6,000,000 Valor Total 36,000,000 Módulo de Preparación de la alternativa de solución 9 - Detalle beneficios e ingresos Tipo de beneficio o ingreso Ahorro de tiempo del personal asignado al área (3 x $ prom. c/u x 12 meses) Tipo Bien Descripción Unidad Medida Beneficio Otros Ahorro de tiempo del personal asignado al área (3 x $ prom. c/u x 12 meses) Porcentaje Año Cantidad Valor unitario Valor total ,00 0,00 0, , , , , , , Totales beneficios e ingresos Año Total Ingresos Página 12 de 21

13 2014 0, , ,00 Página 13 de 21

14 Módulo de Evaluación de la alternativa de solución 1 - Costo de oportunidad Tasa de interés oportunidad: 3,91 % Justificación de la tasa de oportunidad DTF Flujo de Caja Año 0 (2014) Año 1 (2015) Año 2 (2016) Amortización créditos Costos de Inversión 36,000, Costos de Operación Costos de Preinversión Créditos Flujo Neto de Caja (36,000,000) 21,000,000 21,000,000 Ingresos y beneficios 0 21,000,000 21,000,000 Intereses créditos Valor de salvamento Página 14 de 21

15 Flujo Económico Año 0 (2014) Año 1 (2015) Año 2 (2016) RPC Ingresos y beneficios Ahorro de tiempo del personal 0 16,800,000 16,800,000 1 Créditos Costos de Preinversión Costos de Inversión Mano Obra Calificada 6,000, Otros Servicios 21,300, Costos de Operación Amortización créditos Intereses créditos Valor de salvamento Flujo Económico (27,300,000) 16,800,000 16,800,000 0 Página 15 de 21

16 Resumen Evaluación Financiera y Económica o Social Evaluación Financiera Evaluación Económica Alternativa Valor Presente Neto - Financiero Tasa Interna de Retorno - Financiero Relación Beneficio Costo - Financiero Costo Por Capacidad - Financiero Costo Por Beneficiario - Financiero Valor Presente de los Costos - Financiero Costo Anual Equivalente - Financiero Valor Presente Neto - Económico Tasa Interna de Retorno - Económico Relación Beneficio Costo - Económico Costo Por Capacidad - Económico Costo Por Beneficiario - Económico Valor Presente de los Costos - Económico Costo Anual Equivalente - Económico Actualizar y realizar mantenimient o del Sistema DBS Financiero en todos los módulos instalados en la Alcaldía de Riohacha ,1 5 10,92 1, ,00 143, , , ,1 4 15,03 1, , , , ,49 Página 16 de 21

17 Módulo de programación 1 - Selección de alternativa y rubro presupuestal Alternativa Seleccionada Actualizar y realizar mantenimiento del Sistema DBS Financiero en todos los módulos instalados en la Alcaldía de Riohacha Tipo de Gasto (Programa presupuestal) 0520 administración, atención, control y organización institucional para la administración del estado. Sector (Subprograma presupuestal) 1403 desarrollo territorial Módulo de programación 2 -Fuentes de financiación Tipo de entidad Municipios Nombre de entidad Riohacha Tipo de recurso Propios Año Valor , ,00 Costos Vigencia Costos de Preinversión Costos de Inversión Costos de Operación ,000, Página 17 de 21

18 Indicadores de producto Objetivo Producto Actualizar el sistema DBS Financiero de acuerdo a la normativa vigente y requerimientos de reporte de información a entes de control y demas entidades que lo requieran para evitar desmejorar los indicadores de desempeño y las sanciones Software financiero actualizado Código Indicador Unidad Formula 1000P643 Procedimientos modernizados Número Objetivo Producto Garantizar el soporte y el mantenimiento del Sistema DBS Financiero para evitar fallas tecnicas que afecten el normal funcionamiento del sistema y la integridad de la información. Mantenimiento y soporte de software recibido Código Indicador Unidad Formula 1000P643 Procedimientos modernizados Número Página 18 de 21

19 Indicadores de producto Metas Objetivo Producto Indicador Actualizar el sistema DBS Financiero de acuerdo a la normativa vigente y requerimientos de reporte de información a entes de control y demas entidades que lo requieran para evitar desmejorar Garantizar el los indicadores soporte y el de desempeño mantenimiento y las del sanciones Sistema DBS Financiero para evitar fallas tecnicas que afecten el normal funcionamiento del sistema y la integridad de la información. Software financiero actualizado Mantenimiento y soporte de software recibido Procedimi entos moderniza dos Procedimi entos moderniza dos Página 19 de 21

20 Indicadores de gestión Metas Indicador Unidad Fórmula Procesos Misionales Y Apoyo Automatizados Número 1,00 0,00 Módulo de Decisión Componente Resumen narrativo Indicador Meta Verificación Supuestos Fines Gestión pública orientada a resultados Hacienda Valor del Recaudo Total como porcentaje del PIB anual 14,00 Infome Final de Actividades Normal ejecución del proyecto Objetivo General - Propósito ACTUALIZAR EL SISTEMA DBS FINANCIERO INSTALADO EN EL AREA DE HACIENDA MUNICIPAL Sistema Financiero Actualizado 100,00 Informe Final de Actividades Normal desarrollo del proyecto Objetivos Específicos General - Componentes o Productos Software financiero actualizado Procedimientos modernizados 1,00 Informe de actividades del proyecto normal ejecucion del contrato Objetivos Específicos General - Componentes o Productos Mantenimiento y soporte de software recibido Capacitaciónes Ofrecidas Y Realizadas 1,00 Informe Final de Actividades Normal desarrollo del contrato Página 20 de 21

21 Actividades Actualización del sistema DBS-Financiero en los modulos de Presupuesto, Tesoreria, Contabilidad, Cuentas por Pagar, almacén, nómina y seguridad y auditoria instalado en la Alcaldia de Riohacha, con su licencia de uso 2014 Recursos Ejecutados ,00 Informe Final - Presupuesto Ejecutado Disponibilidad de los recursos Actividades Brindar mantenimiento y soporte tecnico al sistema DBS-Financiero instalado y capacitar al personal en el manejo de las actualizaciones Recursos Ejecutados ,00 Informe Final- Presupuesto Ejecutado Disponibilidad de los recursos Página 21 de 21

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