INSTRUCTIVO TOMA DE INVENTARIO DE MEDICAMENTOS E INSUMOS MEDICOQUIRURGICOS IPAAFRF004-1 V-1

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1 INSTRUCTIVO TOMA DE INVENTARIO DE MEDICAMENTOS E INSUMOS MEDICOQUIRURGICOS IPAAFRF004-1 V-1 BOGOTÁ, D.C

2 Página 2 de 6 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO ALCANCE CONDICIONES DEL PROCESO PASOS PREVIOS A REALIZAR INVENTARIO REALIZACIÓN DE CONTEO HORARIO MESA DE CONTROL FASE FINAL ETAPAS DEL PROCESO AREAS INVOLUCRADAS SEGURIDAD... 6

3 Página 3 de 6 1. OBJETIVO Establecer y especificar de forma detallada los pasos a seguir para la toma de inventarios de Insumos y Medicamentos en las farmacias y almacén central. 2. ALCANCE Involucra al Técnico Auxiliar de farmacia encargado de la Farmacia, Químico Farmacéutico encargado del Servicio Farmacéutico y Técnico del Almacén central y representantes de contabilidad, Coordinador de recursos físicos, Jefe de compras, Revisoría fiscal, y Auditoría interna.

4 Página 4 de 6 3. CONDICIONES DEL PROCESO 3.1. PASOS PREVIOS A REALIZAR INVENTARIO Alistamiento de stock de medicamentos y material médico quirúrgico necesario para la atención de los usuarios en el día de la toma de inventario. Tener le listado con las cantidades separadas para la atención con las firmas de entregado y recibido. Cierre, preparación y arreglo de las farmacias y identificación de cajas. Selección de personal a realizar el inventario. Conformación de pares y distribución de áreas para conteo. Alistamiento de listados en Excel para realizar conteo para farmacia en general, para carros de paro y ambulancias. Reunión con personal para instrucciones de realización inventario REALIZACIÓN DE CONTEO Hora simultanea de iniciación según lo determinado. Marcar un vez se finaliza el primer conteo usar ficha o tarjeta color amarillo para registrar el conteo de cada ítem. Contar por separado los carros de paro, loncheras, ambulancias etc. Entregar a la colaborador designado (contabilidad) para el registro de el conteo en el sistema. Realizar el segundo conteo usar tarjeta color azul. Para registrar el conteo de cada ítem. Entregar a la colaborador designado (contabilidad) para el registro de el conteo en el sistema. Y marcar una vez se realice el segundo conteo. Hacer cruce de conteos para establecer diferencias. Realizar el tercer conteo con los ítems que arrojaron diferencias entre primer conteo y segundo conteo. Simultaneo a la finalización de los conteos de digitan los datos de conteo 1 y conteo 2. Realizar informe sobre el desarrollo del inventario.

5 Página 5 de HORARIO Fecha y Hora de iniciación simultanea en las dos farmacias. Fecha de terminación. Horario de trabajo. Hora de almuerzo Todos los integrantes se deben retirar simultáneamente, y el ingreso debe ser de la misma manera MESA DE CONTROL Conformada por: Delegado de revisoría fiscal Delegado de contabilidad Delegado de Control Interno Químico farmacéutico Se dispondrá de un Computador para hacer los registros por parte de contabilidad 3.5. FASE FINAL Digitación y análisis contra inventario del sistema, para determinar diferencias por ítem. Depuración de las diferencias encontradas entre el conteo físico y el que presenta el teórico o por sistema, ítem a ítem. Determinación de responsables. Realizar informe sobre el desarrollo del inventario}seguir a corde al procedimiento PAAFRF004 numeral 12 Cierre del proceso

6 Página 6 de 6 4. ETAPAS DEL PROCESO No ETAPA REPONSABLE 1 Pasos previos a la realización : alistamiento de farmacias y almacén, impresión de listados, resolución de inventario 2 Desarrollo y realización de conteos 3 Determinación de horarios para la realización de inventario 4 Establecer mesa de control 5 Fase final cruce para establecer diferencias y análisis de las mismas Coord. de Recursos Físicos, Coord. de Activos Físicos. Técnico de almacén. Auxiliares de Farmacia y Químico Farmacéutico Coord. de Recursos Físicos, Coord. de Activos Físicos. Técnico de almacén. Auxiliares de Farmacia y Químico Farmacéutico, Representante de contabilidad. Coord. de Recursos Físicos, Coord. de Activos Físicos. Técnico de almacén Técnico de almacén 5. AREAS INVOLUCRADAS Subgerencias Administrativa y Financiera, Subgerencia de Servicios de Salud, Coordinación de Recursos Físicos, Responsable del Servicio Farmacéutico, Técnico de Almacén, Coordinadores de Centros Auxiliares de Farmacia del Hospital Nazareth I Nivel ESE. 6. SEGURIDAD Todo el personal del Hospital tiene acceso a la consulta del presente Instructivo para la realización de inventarios de Insumos medico quirúrgicos y Medicamentos. la consulta del instructivo de Insumos Hospitalarios.