SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD. Procedimiento de Control de Documentos

Transcripción

1 1. INTRODUCCION. El control de documentos es una función esencial para el sistema de gestión de la calidad del H. Ayuntamiento de La Huacana, la cual tiene como finalidad, preservar el conocimiento generado durante la operación diaria. 2. OBJETIVO. Establecer el documento director que defina la estructura, contenido, actividades y políticas de control de los diferentes documentos que integran el Sistema de Gestión de la Calidad. 3. ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN. Aplica a todos lo departamentos de la Administración Pública Municipal del H. Ayuntamiento de la Huacana, Michoacán, incluidos en el alcance declarado en el Manual de organización sección DIAGRAMA DE FLUJO. 1. Creación y/o modificación del documento 2. Revisión preliminar del borrador 3. Identificación 4. Revisión final 5. Aprobación 6. Difusión 5. METODOLOGIA. CREACION Y/O MODIFICACIÓN DEL DOCUMENTO. Con base en el tipo de documento necesario ilustrado en la pirámide documental del sistema de gestión de calidad, debe respetar la estructura del contenido incluyendo todos sus elementos. Pág. 1 de 12.

2 Manual de Organización del H. Ayuntamiento: M-r. Referencias al Manual de Organización: Ms.s Plan de Calidad: PCdd Procedimientos: Pddn-r Instructivos: Iddn-r. Formatos: iiii-r. Registros Donde: s. s = es la sección del manual dd = Son las iniciales de la dependencia. PM SA DS OM SP DI TA OP TS CT GA AP CM SM IM DR SI RE TZ TO Presidencia Municipal. Secretaría del H. Ayuntamiento. Desarrollo Social. Oficialía Mayor Seguridad Pública DIF Municipal. Tránsito. Obras Públicas. Tesorería Catastro Ecología y Gestión Ambiental. Sistema de Agua Potable y Alcantarillado. Contraloría. Secretaria del Migrante Instituto de la Mujer Desarrollo Rural Sindicatura Regiduria Tenencia Zicuiran Tenencia los Olivos iii r Son las iniciales del nombre del formato. Es el número de revisión del documento. Pág. 2 de 12.

3 La primera emisión de los documentos es: 0 (Cero). n Es el consecutivo de procedimientos por área. Véase la estructura del contenido del documento a controlar, en el anexo correspondiente. Entregar en borrador al gestor de la calidad. En el caso de documentos externos se identifican y se sigue directamente el paso 5 Revisión y el 6 Aprobación. REVISION PRELIMINAR DEL BORRADOR. Hacer en su caso las observaciones al borrador respecto al estándar documentado en base a las siguientes características: Encabezado: El estándar mostrado en este documento. Tipo de letra: Arial de tamaño 12. Margen izquierdo: 2.5 cm. Margen derecho: 2.5 cm. Margen superior: 3.7 cm (para el espacio del membrete). Margen inferior: 2.5 cm. Margen de encabezado: 1.25 cm. Margen pie de página: 1.25 cm. Espaciado: Sencillo. El Gestor de la Calidad revisa además el cumplimiento del documento respecto a la los requisitos de la norma NMX-CC-9001-IMNC IDENTIFICACION. Identificar el documento por su nombre y código colocado en el encabezado tal como se muestra en este mismo documento. Los procedimientos se identifican con la nomenclatura definida previamente, enlazando su referencias de origen documental. Ejemplos: M7.5PCT1ICT2-0 Surge del M7.5 y del PCT1 y le corresponde el ICT2 revisión-0 Lectura de Derecha a Izquierda. Es el Instructivo de Catastro 2 Revisión 0, que surge del Procedimiento de Catastro 1 y que surge del Manual de Organización sección 7.5. M7.5PTS2FLG-0 Surge del M7.5 del PTS2 y le corresponde el FLG revisión-0 Pág. 3 de 12.

4 Lectura de Derecha a Izquierda Es el Formato de Liquidación de Gastos Revisión 0, que surge del Procedimiento de Tesorería 2, que surge del Manual de Organización sección 7.5. M7.5PCT1FLP-0 Surge del M7.5 del PCT1 y le corresponde el FLP revisión-0. Lectura de Derecha a Izquierda Es el Formato de Levantamiento de Predios Revisión 0, que surge del Procedimiento de Catastro 1, que surge del Manual de Organización sección 7.5. REVISION FINAL. Una vez con el documento listo se entregan a quien lo elaboró para su firma y al gestor de la calidad para su firma de revisión. APROBACION. Se entrega el documento al C. Presidente Municipal o al C. Representante del mismo para su aprobación. El Gestor de la Calidad lo agrega a la M4.2PPM1LMD Lista maestra de documentos, donde debe especificarse el tipo de documento que es, en base a la siguiente lista de tipos de documentos: Ley Federal y Reglamentos. Ley Estatal y Reglamentos. Ley Municipal y Reglamentos. Documento Normativo Externo. Documento Normativo interno. Manual de Organización. Plan de calidad. Procedimiento documentado. Guías. Registro interno. Registro externo. Una vez aprobado se emiten las copias para su distribución y difusión. Las copias deben llevar la leyenda o sello Documento controlado. El original puede ser sellado por la parte de atrás. Los documentos externos deben llevar la leyenda Documento externo controlado. Pág. 4 de 12.

5 Los documentos obsoletos deben sellarse con la leyenda o sello Documento obsoleto y archivar el original en una carpeta igualmente identificada, como registro del historial de cambios y mejoras. 5.6 MODIFICACIONES SUBSECUENTES. Cuando un documento se revise en mejora continua y requiere ser actualizado conforme a las nuevas necesidades, el director o responsable del área envía el documento al Gestor de la Calidad para que revise el cumplimiento del documento respecto a los requisitos de la norma NMX-CC-9001-IMNC-2000, asegurándose que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de los documentos. Una vez que el documento esta elaborado nuevamente, se entrega a la dirección o área correspondiente, lo firma y lo regresa al Gestor de la Calidad para que lo firme y éste, lo presenta al Director del Comité de la Calidad para que lo apruebe y/o al representante de la dirección. Aprobado el documento, el Gestor de la Calidad lo envía a la dirección o área correspondiente a través de un M4.2PPM1OF Oficio para su archivo y difusión, así como la actualización de la M4.2PPM1LMD Lista maestra de documentos 5.7. DIFUSION. Difundirlo al personal implicado en el documento, a través de una reunión, por oficio, página WEB. Entregar copia controlada al personal que lo requiera. El responsable del documento puede difundir a través de un M4.2PPM1OF Oficio, del mismo modo puede celebrar reuniones de difusión levantando M4.2PPM1LA Lista de asistencia. 6. POLITICAS OPERATIVAS Todos los documentos del sistema de calidad deben respetar las disposiciones de este procedimiento La revisión preliminar no debe excederse de cinco días hábiles Los cambios en los documentos deben identificarse subrayándose La identificación debe ser clara y sencilla con referencia a los documentos origen Debe utilizarse los formatos estandarizados Los documentos que no incluyan esta codificación quedan fuera del sistema de gestión de calidad, pero pueden ser documentos de trabajo temporales identificables, distribución controlada y denominados por su nombre La revisión final no debe exceder cinco días hábiles La aprobación no debe exceder cinco días hábiles. Pág. 5 de 12.

6 La impresión de los originales y copias, así como las firmas de todo documento debe ser con tinta negra de bolígrafo Los responsables de área deben reportar al Gestor de Calidad los documentos externos para su control y sello, además son responsables de su archivo y conservación. La difusión no debe exceder cinco días hábiles El personal puede emitir copias impresas bajo autorización del Gestor de la Calidad. El Gestor de Calidad no se hace responsable por el uso y actualización de estas copias no controladas. Las versiones vigentes son las que tienen el sello Copia Controlada Las modificaciones subsecuentes a los documentos las realizan los responsables de los documentos, informando al Gestor de la Calidad, dichas modificaciones deben ser revisadas y aprobadas en un lapso no mayor a cinco días hábiles Los responsables de área deben generar el M4.2PPM1OF Oficio de difusión y entregarlo al Gestor de la Calidad. 7. RESPONSABILIDADES Los titulares de área son los responsables de la adecuación del contenido del documento y de su difusión El Gestor de la calidad es el responsable del control de los documentos y de su revisión El C. Presidente Municipal es el responsable de aprobar los documentos para su vigencia El Representante del C. Presidente Municipal puede aprobar documentos del sistema de gestión de la calidad, en su ausencia. 8. RESULTADOS ESPERADOS Documentos del sistema gestión de la calidad controlados y aprobados antes de su emisión y uso. 9. FUNDAMENTO LEGAL Y NORMATIVO. Fundamento Legal: 9.1. Ley Orgánica Municipal del Estado de Michoacán de Ocampo. Artículo 32. Inciso a) En materia de Política Interior, Fracción XIII. Fundamento Normativo: 9.2. Requisito de la norma NMX-CC-9001-IMNC ISO-9001:2000. Control de documentos. Pág. 6 de 12.

7 9.3. NMX-CC IMNC ISO/TR-10013:2001. Guía para la documentación de Sistemas de Gestión de la Calidad NMX-CC-019:1997-IMNC. ISO/TR-10005:1995. Guía para documentación de Planes de Calidad. 10. REGISTROS GENERADOS M4.2PPM1LMD Lista maestra de documentos M4.2PPM1OF Oficio de difusión M4.2PPM1LA Lista de asistencia M4.2PPM1IND Índice 11. ANEXOS Estructura del contenido del Manual de Gestión de la Calidad Estructura del contenido de Planes de Calidad Estructura del contenido de Procedimientos o Instructivos Estructura del contenido de Formatos para registro. 12. DISTRIBUCION. Se le entrega una copia controlada al personal o grupo de personal que lo requiera en su sitio de trabajo, con una lista en el oficio de difusión, con los siguientes datos: No. de copia Puesto Nombre y Firma 13. HISTORIAL DE CAMBIOS. No. de revisión Breve resumen de los cambios en la revisión. Fecha Planeada 0 Primera emisión del documento. 22-Dic-06 Se modifica el apartado 5 y se agrega el inciso en la metodología sobre cambios subsecuentes a los documentos, y se modifica 13-Ago el apartado 6 de políticas operativas y se le agrega el.inciso 6.6. Se agregó un el registro M4.2PPM1IND Índice en el apartado 10 y cambió la codificación de los planes de calidad. Y se agregó la política Pág. 7 de 12.

8 2 Segunda emisión del documento. Se cambio el punto 4 Diagrama de flujo. 20-Octubre Tercera emisión del documento. 21-Abril-11 4 Cuarta emisión del documento Sep REVISION Y APROBACION. Elaboró: Aprobó: Maria Carlos Velazquez Representante Ing. Alfonso Méndez Chávez Presidente Municipal Firma: Fecha: Sep.-12 Firma: Fecha: Sep.-12 Pág. 8 de 12.

9 Anexo 1. Estructura del contenido del Manual de Organización de H. Ayuntamiento Encabezado del documento: El estándar mostrado en este documento. Contenido del documento: 1. Descripción de la Organización Misión, Visión, Valores y Política de Calidad Antecedentes Alcance Marco Jurídico general del Ayuntamiento Objetivo general del Manual de Organización Atribuciones del Ayuntamiento Estructura orgánica general Organigrama general del Ayuntamiento a 1.24 Funciones de las distintas áreas administrativas del Ayuntamiento Directorio. 2. Referencias normativas. 3. Términos y Definiciones. 4. Sistema de Gestión de el Calidad. 5. Compromiso de la Dirección (Presidente Municipal). 6. Gestión de Recursos. 7. Realización del producto de gobierno. 8. Medición, Análisis y Mejora. 9. Anexos. 10. Distribución. 11. Historial de cambios. 12. Revisión y aprobación. Pie del documento: Código y Paginación. Pág. 9 de 12.

10 Anexo 2. Estructura del contenido de Planes de Calidad. Encabezado del documento: El estándar mostrado en este documento. Contenido del documento: 1. Proceso estratégico. 2. Proceso operativo/gestión/apoyo (Dirección). 3. Objetivos. 4. Metas Indicadores. 6. Salida (Unidad de medida). 7. Documento de referencia. 8. Resultado Pie del documento: Código y Paginación. Pág. 10 de 12.

11 Anexo 3. Estructura del contenido de Procedimientos o Instructivos. Encabezado del documento: El estándar mostrado en este documento. Contenido del documento: 1. Introducción. 2. Objetivo. 3. Alcance y campo de aplicación. 4. Diagrama de flujo. 5. Metodología. 6. Políticas operativas. 7. Responsabilidades. 8. Resultados esperados. 9. Fundamento legal y normativo. 10. Registros generados 11. Anexos. 12. Distribución. 13. Historial de cambios. Pie del documento: Código y Paginación. Pág. 11 de 12.

12 Anexo 4. Estructura del contenido de Formatos para registro. Encabezado del documento: Cuando sea práctico, el estándar mostrado en este documento. Contenido del documento: 1. Fecha. 2. Folio, si aplica. 3. Información pertinente. 4. Espacio para nombre y firma, si aplica. Pie del documento: Código y Paginación. Pág. 12 de 12.