CONSTRUMEXT SAS CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

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1 CONSTRUMEXT SAS CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

2 CONSTRUMEXT SAS CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS MANUAL DEL SIG Documentos: Procedimientos, Guías, Instructivos Registros

3 Manual del SIG: donde se establecen los requisitos del Sistema de Integrado de Gestión. Procedimientos de Procesos: donde se definen claramente las actividades a ejecutar, políticas, normas y condiciones que orientan el quehacer de la empresa. Registros: de todos los procesos, procedimientos, actividades y demás acciones.

4 PROCEDIMIENTO 1. Identificar necesidades de documentación: puede solicitarlo cualquier persona a su líder de proceso y éste al Director de Calidad a través del formato GN-FT-13 solicitud de elaboración, modificación o anulación de documentos. Cada vez que se actualiza o se realizan cambios a un documento, la Dirección de Calidad cambia la versión y actualiza el listado maestro. 2. Elaboración: se redacta con la participación de las personas involucradas en el proceso y con la asistencia del Director de Calidad. 3. Elaboración: se redacta con la participación de las personas involucradas en el proceso y con la asistencia del Director de Calidad.

5 PROCEDIMIENTO 4. Revisión: El Gerente revisa la adecuación y pertinencia de los documentos 5. Aprobación: El Gerente aprueba los documentos. 6. Control: El Director de Calidad actualiza el listado maestro de Documentos GN-FT-03 y mantiene el único original impreso de los documentos. 7. Difusión: El Director de Calidad y los líderes de los procesos, se encargan de socializar los documentos a quienes corresponda, aclarando dudas y realizando reforzamientos. 8. Legibilidad: Los documentos resultantes del proceso de implementación del SIG son impresos en tinta no borrable. 9. Disposición final: los documentos del sistema declarados obsoletos se conservan un año, pasado este tiempo serán destruidos.

6 ROCESO Gestión Gerencial Gestión de Normas Gestión comercial Construcción, Mantenimiento y reparación Talento Humano Gestión Administrativa y Financiera Infraestructura CODIFICACION DE LA DOCUMENTACION CODIFICACIÓN GE GN GC CMR TH GAF IN Ejemplo: CRM-CP-01: se refiere a la Caracterización de proceso que proviene del proceso de Construcción, Reparación y Mantenimiento y es el primero de dicho proceso. TIPO DE DOCUMENTO Procedimiento PR Caracterización CP Formato FT Instructivo IN Plan PL Programa PG Guía GU Manual MN Matriz MA CODIFICACIÓN

7 CONSTRUMEXT SAS Vigencia: Los documentos vigentes se encuentran en formato digital en la intranet de la página web. También se encuentran impresos originales y aprobados en el archivo de gestión de Calidad. Distribución: El Director de Calidad, enseña a los líderes la ruta de acceso a la intranet, con las claves necesarias para acceder vía internet a los documentos no controlados. En cuanto a los formatos estos se consideran vigentes y controlados. Sitios sin acceso a internet: carpeta digital con los documentos actualizados para su uso. Uso: El Líder de Proceso y usuarios, aseguran el uso de los documentos vigentes y su disponibilidad en los sitios de uso.

8 CONTROL DE REGISTROS Almacenamiento: los registros del SIG de los proyectos, son conservados en AZ de cuerdo al Listado Maestro de Registros GN-FT-04. Los registros almacenados electrónicamente también tienen el mismo procedimiento que los llevados en forma impresa. Protección: todos los registros que se encuentran en papel son almacenados tan pronto se diligencian. Los registros que se llevan fuera de la oficina a los lugares de trabajo están cubiertos por protectores plásticos. Se almacenan en AZs en lugares libres de humedad y polvo y en estanterías metálicas o de madera en buen estado. Uso: los registros deben tener fecha de la actividad que están evidenciando y deben estar firmados por la persona que lo diligencia, en los casos en los que el registro requiere firma.

9 CONSTRUMEXT SAS MANEJO DE REGISTROS Los formatos deben ser diligenciados en forma clara y legible por el responsable del registro y con la frecuencia requerida por el mismo, No deben tener enmendaduras; No se deben diligenciar a lápiz o con tintas borrables o corrector; Cuando existan campos en blanco los espacios deben ser cerrados para hacer la información más confiable y evitar que ésta sea violada o alterada, esto puede hacerse colocando un NA (No Aplica) o cerrando con una línea, excepto en los campos que impliquen selección (por ejemplo: Si No ). En caso de corregir un dato (por ejemplo: tachar o reteñir una letra o numero) se debe registrar la persona que lo hace y la razón por la cual fue hecho, esto se puede registrar en el campo de Observaciones del documento o cerca del dato o valor corregido.

10 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Identificación CODIGO TITULO DISTRIBUCIÓN VERSION FECHA CARACTERIZACION Caracterización Proceso de Talento TH-CP-01 Humano Talento 5 Marzo de 2015 MANUAL TH-MN-01 Manual de Perfil de Cargo y Competencia Talento humano 6 Noviembre de 2014 PROCEDIMIENTOS TH-PR-01 TH-PR-02 TH-PR-03 TH-PR-04 INSTRUCTIVOS TH-IN-01 Procedimiento de Talento Humano Elementos de Protección Personal Evaluaciones médicas ocupacionales Vigilancia epidemiológica Reglamento Interno de Trabajo Talento Humano Talento Humano Talento Humano Talento Humano Talento Humano 7 Marzo de Marzo de Marzo de Marzo de Enero de 2015

11 LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Identificación Almacenamiento Tiempo de Retención Disposicion final Código Nombre del Registro Respons able Ubicación del Registro Recupera ción Archivo de Gestión Archivo Central Cons ervac ión total Elimi nació n Micro filma ción Selec ción Plan de IF-PL-01 Mantenimiento IF-FT-01 Inventario IF-FT-02 IF-FT-03 Hoja de vida equipos y ficha técnica Remisión y devolución de maquinaria y equipo Almaceni sta Almaceni sta Almaceni sta Almaceni sta Archivo de Gestión IF. Carpeta digital _Intranet_ Institucional Archivo de Gestión IF. Carpeta digital _Intranet_ Institucional Archivo de Gestión IF. Carpeta digital _Intranet_ Institucional Archivo de Gestión IF. Carpeta digital _Intranet_ proyectos Por fecha Por orden alfabético Por orden alfabético Por fecha Dos Dos Dos Dos Tres Tres Tres Tres x x x x

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