Libardo Ocampo Eljaiek Director comercial

Transcripción

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2 PRESENTACIÓN A. Nuestra compañía y nuestro equipo. B. Nuestra misión, visión y soporte técnico. C. Nuestro programa harfang y nuestra clientela. D. Gráfico de funciones. E. División de harfang 1. Agenda 2. Gestión 2.1. Clientes 2.2. Contactos 2.3. Proyectos 2.4. Recursos 2.5. Gastos / Avances 3. Facturación 3.1. Horario 3.2. Cuentas de gastos 3.3. Consignaciones. Gastos 3.4. Facturación 3.5. Consignaciones. Facturas

3 A.. Nuestra compañí ñía a y el equipo LA COMPAÑIA: Los services informatiques Bamyan inc es una corporación legal fundada en 1981, desarrolla y distribuye el programa harfang diseñado para la gestión de contratos y facturación de las medianas y pequeñas industrias así como para los profesionales independientes o autónomos. Los services informatiques Bamyan inc. desarrolla y distribuye el programa Nicolás. Es un sistema de administración de la información adaptada a las bibliotecas y centros de documentación. Variable y flexible, el programa Nicolás funciona en computadores independientes o en red, ofrece la gran posibilidad de búsqueda por catalogo, control de los prestamos y la transferencia de datos. EL EQUIPO: Alain Morin: Diseñador del programa. Odette Labelle: Presidente Claude Desroches: Vice presidente comercial Daniel Lachapelle: Programador / Analista :

4 B. Misión, visión n y soporte técnicot cnico: MISION: Desarrollo de programas adaptados a las necesidades de sus usuarios o clientes a precios razonables. Comercialización de programas innovadores, convivales y eficaces que operan sobre la plataforma Windows satisfaciendo las necesidades de las medianas y pequeñas industrias así como los profesionales independientes o autónomos. VISION Proponer la disponibilidad de nuestros programas en varios idiomas como el francés, el ingles y el español. SOPORTE TÉCNICO: Asistencia necesaria para resolver los problemas técnicos vía Internet en un corto periodo de tiempo.

5 C. Nuestro programa y nuestros clientes: PRODUCTO HARFANG Administrar y controlar todas la etapas de los contratos y de los proyectos realizados con los clientes. Organizar la información de los clientes y de los contactos. Administrar el trabajo utilizando los proyectos y los contratos. Preparar sumisiones y facturas personalizadas. Organizar el tiempo de trabajo para cada proyecto y/o contrato. Administrar las tareas pendientes, agenda y citas. Crear y administrar las cuentas de gastos, y el horario de trabajo. Asignar y administrar los recursos. CLIENTES: Pequeñas y medias empresas (PYMEs). Trabajadores independientes o autónomos en los campos de tecnologías de la información, grafistas, notarios, abogados, ingenieros, contramaestres, entre muchos otros.

6 D. Gráfico de funciones

7 E. DIVISIÓN N DE HARFANG 1. AGENDA Encuentro con los representantes de la Compañía HPSoft. Para la presentación del programa de harfang. Almuerzo con Paola Maria Akl Presentación al director Carlos Serrrano del proyecto Consejería ejecutiva internacional. Proyecto No 32 Encuentro y presentación del proyecto No 16. Gastos diarios para cada cliente o contrato. Indica las tareas pendientes. Indica los horarios de trabajo. Uso del cronometro Asegurar un horario determinado. Configurar la clase de día en el calendario Agenda dos semanas Gestión de la agenda.

8 1. AGENDA HORARIO: Puede indicar directamente en la Agenda, el tiempo trabajado en un proyecto.. Gastos diarios para cada cliente o contrato. ASEGURAR EL TIEMPO TRABAJADO: Puede confirmar el tiempo trabajado señalando los periodos de tiempo para cada proyecto TAREAS PENDIENTES: Puede indicar las tareas pendientes así como sus repeticiones en el tiempo CRONÓMETRO: Si desea facturar a un cliente por un tiempo específico, el uso del cronometro le permite conocer el tiempo exacto de una llamada o de una intervención. OPCIONES DE LA AGENDA: Permite definir los periodos de tiempo de su Agenda personal CALENDARIO DEL RECURSO: Le permite seleccionar los días feriados, vacaciones, enfermedad, etc. Puede personalizar su agenda Indica las tareas pendientes. Indica los horarios de trabajo. Uso del cronometro Asegurar un horario determinado. Configurar la clase de día en el calendario Agenda dos semanas Gestión de la agenda.

9 1. AGENDA Agenda dos semanas Encuentro con los representantes de la compañía Duplicactions. Presentación del programa de harfang. Almuerzo con Paul Boilard Llamar a Carlos Acosta. Proyecto 068. Construcción Cena con María Castro. Presentación de harfang Fecha, proyecto, descripción y clase de gasto diario acumulado Objeto, Fecha de inicio, fecha final (proyecto) Situación del proyecto, prioridad, porcentaje terminado, etc. Notas

10 2. GESTIÓN 2.1. Clientes Lista de los clientes. harfangsoftware Informatique En el icono CLIENTE, oprima el botón NUEVO indicando el «nombre de la compañía», el programa indicara automáticamente el «número del cliente». Para iniciar un proyecto solo ese necesita esta información, posteriormente se puede completar la información del cliente con tantos detalles como sean posibles. Esto lo puede comprobar usando el programa de harfang

11 2.. GESTIÓN. 2.2 Contactos Lista de los contactos. Si lo desea, puede introducir inmediatamente en el programa de harfang su primer CONTACTO respondiendo afirmativamente a la pregunta que aparece en la pantalla. Todas las informaciones de cada uno de sus contactos pueden completarse o modificarse en cualquier momento usando las funciones apropiadas

12 2. GESTIÓN 2.3 Proyectos Una vez que ha seleccionado la pestaña PROYECTOS, puede hacer clic en el botón + y puede escribir el TITULO del proyecto. El NÚMERO del proyecto se inscribe automáticamente en la lista de los proyectos. En cualquier momento se puede agregar o modificar toda la información del archivo del proyecto con todos los detalles que desee. Escoja la clase de contrato:. SALARIO: permite determinar las fechas y el valor que aparecerá en las facturas. DIVISIÓN ALARIAL: Se pueden asignar uno o varios recursos al proyecto.

13 2. GESTIÓN 2.4 Recursos Asignación de los recursos a un proyecto: Gracias a las asignaciones, usted puede controlar el empleo del tiempo tanto personal como de los recursos asignados al proyecto, puede producir los horarios y las cuentas de gastos para una posterior facturación a sus clientes registrados en el programa de harfang. Igualmente puede hacer un seguimiento de la fecha límite del proyecto ( Inicio y final del proyecto, duración en días y en horas de trabajo asignando un porcentaje para cada uno al igual que establecer una planificación, las referencias correspondientes y el estado actual del proyecto) y el presupuesto (El valor de los recursos, del material y de los gastos relacionados al igual que el porcentaje para cada uno al igual que establecer una planificación, las referencias correspondientes y el estado actual del presupuesto). Los horarios se presentan en la Agenda en las fechas y las horas seleccionadas. La planificación, la fecha límite del proyecto y el presupuesto son actualizados con cada modificación

14 2. GESTIÓN Gastos / Avances Gastos / Avances En el icono de GASTOS puede indicar la información relacionada con el tipo de gastos del contrato: Seleccionar la FECHA, indicar la DESCRIPCIÓN, posteriormente el PROYECTO, así como determinar si el gasto es facturable o imputable a un proyecto ( Solamente los proyectos a los cuales se ha asignado un recurso serán presentados en las ventanas del programa harfang), seleccione el TIPO DE GASTOS e inscriba el VALOR ASIGNADO. Los totales de los gastos son automáticamente actualizados en el Presupuesto del proyecto y en desarrollo actual del mismo ( Columnas MATERIAL y GASTOS) y todas las cuentas de gastos serán visibles en la ventana

15 3. FACTURACIÓN GESTIÓN DEL HORARIO: Se pueden mostrar y producir los horarios del proyecto GESTIÓN DE CUENTAS DE GASTOS: Los gastos pueden ser facturables o no a un proyecto determinado, al mismo tiempo pueden ser reembolsables o no al usuario o al recurso CONSIGNACIONES: Gastos. Las cuentas de gastos reembolsables al usuario al igual que todas las facturas enviadas a los clientes son conservados en con el objeto de facilitar las tareas de la gestión en un proyecto FACTURACIÓN: Se pueden producir facturas para cada proyecto, todas las facturas son conservadas manteniendo el control de todos los proyectos CONSIGNACIONES: Facturas. Las facturas enviadas a los clientes son conservadas en este archivo permitiendo la facilidad en la gestión. Selecciona el «PROYECTO»para el cual el usuario desea producir una factura Selecciona la Fecha inicial y la Fecha final del proyecto. Se pueden producir facturas completas incluyendo el horario y la cuenta de gastos para cada cliente y cada proyecto. El valor de las facturas son actualizados automáticamente para cada cliente y son agregados en el total de la lista de las facturas

16 3. FACTURACIÓN 3.1. Horario. Antes de producir cualquier horario, es necesario asegurar el tiempo trabajado. LA función ASEGURAR permite confirmar las horas trabajadas en un proyecto por cada día de trabajo, convirtiendo este tiempo en oficial para efectos de la facturación. La función HORARIO permite visualizar e imprimir los horarios. Se puede tomar la decisión entre producir o no una factura o continuar la producción de facturas. Si se decide por no producir los horarios o los gastos, estos no aparecerán en las facturas con esta opción

17 3. FACTURACIÓN Cuentas de gastos Si existe un tiempo de trabajo sin asegurar o hay horarios sin producir o cuentas de gastos sin producir en un periodo determinado, igualmente las podrá ver un borrador del horario y de los gastos sin producir. También se puede decidir producir o no una factura. El o los horarios y las cuentas de gastos no aparecerán en las mismas

18 3. FACTURACION. 3.3 Consignaciones. Gastos Si el valor recibido es mas elevado que el total por recibir, aparecerá inmediatamente en la Agenda una nota indicando el Avance al igual que en el campo de las cuentas pendientes o avances. Los valores por recibir son actualizados automáticamente en el cuadro de la gestión de cuentas de gastos en el modulo REPORTE.

19 3. FACTURACIÓN Facturación Con el botón Producir, se puede seleccionar el proyecto al cual desea producir una factura. Las facturas con conservadas en la Gestión de la Facturación y pueden ser visualizadas o impresas en cualquier momento. Igualmente, las facturas se conservarán en las consignaciones del cliente.

20 3.. FACTURACIÓN 3.5. Consignaciones. Facturas Las cuentas de gastos reembolsables al usuario así como las facturas hechas a los clientes son conservadas en este icono con el objeto de facilitar la gestión de los proyectos. Los valores de consignaciones son inmediatamente actualizados en el archivo del cliente, los espacios pago recibido durante el año y pago acumulado recibido son agregados en la pestaña de la facturación, columna del Saldo por recibir. Igualmente los valores son actualizados en el cuadro de la gestión de la facturación.

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