A. DEFINICIONES INICIALES

Transcripción

1 A. DEFINICIONES INICIALES Definición: Según el Códig de Cmerci, Art. 25 Se entenderá pr empresa tda actividad ecnómica rganizada para la prducción, transfrmación, circulación, administración custdia de bienes, para la prestación de servicis. Dicha actividad se realizará a través de un más establecimients de cmerci. Clasificación de de las Empresas: Para ls autres mencinads (Gudiñ Cral, Bgtá 2003) y trs cnsultads, las empresas cmúnmente se clasifican teniend en cuenta ls siguientes criteris: De acuerd a la actividad Agrpecuarias Mineras Industriales Cmerciales Servicis Empresas Agrpecuarias: Sn aquellas que se dedican a la siembra y csecha de prducts agríclas y pecuaris. Pertenece al sectr primari de la ecnmía. Empresas Mineras: Su bjetiv es la expltación de ls recurss que se encuentran en el subsuel. Empresas Industriales: Sn las que transfrman la materia prima para la prducción de bienes. Empresas Cmerciales : Su actividad es la cmpra y venta de bienes Empresas de Servicis: Su actividad es la prestación de un servici. De acuerd Tamañ Pequeñas Mediana Gran empresa 1

2 Pequeña Empresa: Maneja escas capital, mens de 50 Empleads, reducida división y especialización del trabaj, cntabilidad sencilla debid a la pca infrmación que maneja. Mediana Empresa: Capital cnsiderable, tiene un númer entre 50 y 250 empleads, se bserva mayr división y especialización del trabaj, cntabilidad amplia sistematizada. Gran Empresa: Psee mas de 250 empleads, persnal técnic y especializad para cada actividad, gran división y especialización del trabaj, cntabilidad mayr de acuerd a las actividades mercantiles. De acuerd la prcedencia de Capital Empresas privadas Empresas ficiales públicas Empresas de ecnmía mixta Empresas privadas: El aprte utilizad para su cnstitución y funcinamient es de particulares. Empresas ficiales públicas: Reciben aprtes del Estad para su funcinamient. Empresas de ecnmía mixta: Reciben aprtes de particulares y del Estad. De acuerd al númer de prpietaris Empresas individuales Sciedades Empresas individuales: Se caracteriza pr pertenecer a un sl prpietari, quien desempeña tdas las funcines de la administración se beneficia de las utilidades y se respnsabiliza cn el ttal de sus bienes de ls de ls cmprmiss de su Empresa. 2

3 . Sciedades: Según el Códig de Cmerci Art. 98 Pr el cntrat sciedad ds mas persnas se bligan a hacer un aprte en diner, En trabaj en trs bienes apreciables en diner, cn el fin de repartirse entre sí las utilidades btenidas en la empresa actividad scial Clasificación de las sciedades: De acuerd cn la frma de asciarse; Sciedad clectiva a. Sciedades de Persnas Sciedad cmanditaria cmandita simple Sciedad clectiva: (Art. 303 Códig de Cmerci) En estas sciedades predminan las cualidades individuales de quienes se ascian y la cnfianza que se tengan, la respnsabilidad es slidaria e ilimitada, es decir, tds respnden pr las actuacines que realicen la sciedad y ls trs scis. La razón scial de sciedad clectiva se cnfrma cn el nmbre cmplet el apellid de algun de ls scis, cn ls nmbres ls apellids de tds ls scis seguid de las expresines & cmpañía, & hermans, e hijs u tras análgas. Se requieren pr l mens ds persnas para cnfrmarla y n existe límite máxim. El capital se divide en partes que pueden ser de distint valr, y cada sci, independientemente de su aprte tiene derech a un vt en la junta de scis. La representación legal crrespnde a tds ls scis salv que la deleguen en un cnsrci un tercer. Sciedad cmanditaria cmandita simple: (Art. 323, 324 C. Cmerci). 3

4 Esta sciedad tiene ds categrías de asciads: ls gestres y ls cmanditaris. Ls gestres clectivs administran la sciedad, representan y tienen respnsabilidad slidaria e ilimitada pr las bligacines de la empresa. Ls cmanditaris sn ls que hacen ls aprtes n intervienen en la administración de la sciedad y respnden pr las bligacines sciales hasta el mnt de sus respectivs aprtes. En las sciedades en cmandita simple, cm mínim debe haber un sci gestr clectiv y un sci cmanditari, y el capital debe pagarse intelectualmente al cnstruirse la sciedad e inmediatamente se haga cualquier refrma a dich capital. La sciedad en cmandita simple se integra cn el aprte del capital de ls scis cmanditaris cn el de ests y de ls scis gestres simultáneamente y se divide en cutas de igual valr. El sci gestr pr el sl hech de serl tiene derech a un vt y ls scis cmanditaris tienen derech a un vt pr cada cuta de capital que psean. Si sn varis scis gestres sus decisines deben tmarse pr unanimidad, y ls cmanditaris pr mayría. Debe haber pr l mens un sci gestr y cinc accinistas. El nmbre de esta sciedad se frma generalmente cn el apellid un mas scis gestres y se agrega la expresión y Cmpañía,(& Cía.) seguid de la abreviatura S. en C. Ejempl García & Cía. S en C. b. Sciedades de Capital Sciedad Anónima Sciedades en cmanditas pr accines Sciedad Anónima: (Art. 374, 375 C. Cmerci). Se identifica cn la denminación que determinen ls scis seguida de las palabras sciedad anónima su abreviatura S.A.. Se debe cnfrmar mínim cn cinc accinista n tiene un tpe máxim de accinistas y su respnsabilidad es limitada al valr se sus accines. Ls scis reunids en la asamblea general de accinistas eligen el nmbre de las persnas que dirigen la empresa. 4

5 Sciedades en cmanditas pr accines: (Art. 374, 375 C. Cmerci).Se cnstituye pr un mas scis cn respnsabilidad ilimitada y cinc mas scis cn respnsabilidad limitada El capital de estas sciedades es aprtad en partes iguales, denminadas accines. A la razón scial se le agrega Sciedad en c. Sciedades de Naturaleza Mixta Prttip de sciedad mixta Sciedades de respnsabilidad limitada: (Art. 354, 356, 357 C. Cmerci) Se identifican cn la denminación razón scial que determinen ls scis, seguida de la palabra limitada su abreviatura Ltda. En cas de n cumplir la regla antes descrita, ls scis sn respnsables slidaria e ilimitadamente frente a tercers. En cuant a la respnsabilidad, cada sci respnde, hasta pr el valr de su aprte. El capital esta dividid en cutas partes de igual valr que debe ser pagad en su ttalidad al mment de cnstituir la sciedad, así cm al mment de slemnizar cualquier aument del mism. Este tip de sciedades debe cnstituirse cn ds más scis, máxim 25. d. Sciedad sin ánim de lucr: Tienen fines sciales, culturales, lucr. deprtivs y de servicis, sin ánim de Definición: (Art. 10 C. Cmerci.) Sn cmerciantes las persnas que prfesinalmente se cupan en alguna de las actividades que la ley cnsidera mercantiles. La calidad de cmerciante se adquiere aunque la actividad mercantil se ejerza pr medi de apderad, intermediari interpuesta persna. Quién es cmerciante? (Art. 13 C. Cmerci) 5

6 Para tds ls efects legales se presume que una persna ejerce el cmerci en ls siguientes cass: 1. Cuand se halla inscrita en el registr Mercantil 2. Cuand tenga un establecimient de cmerci abiert 3. Cuand se anuncia al públic cm cmerciante pr cualquier medi Obligacines de ls cmerciantes: (Art. 13 C. Cmerci) Es bligación de td cmerciante: 1. Matricularse en el Registr Mercantil 2. Inscribir en el Registr Mercantil tds ls acts, librs y dcuments respect de ls cuales la ley exige esa frmalidad. 3. Llevar cntabilidad regular de sus negcis cnfrme a las prescripcines legales; 4. Cnservar, cn arregl a la ley, la crrespndencia y demás dcuments relacinads cn sus negcis actividades; 5. Denunciar ante el Juez cmpetente la cesación en el pag crriente de sus bligacines mercantiles. 6. Abstenerse de ejecutar acts de cmpetencia desleal Trámites Legales del cmerciante La Cámara de Cmerci establece l siguiente: Para que un cmerciante se cnsidere legalmente establecid es decir matriculad en la Cámara de Cmerci debe adquirir la licencia de funcinamient de la Alcaldía Municipal, ls cmerciantes deben presentar l siguiente: 1. Cpia del Registr Mercantil expedid pr la Cámara de Cmerci 2. Paz y salv de la Tesrería Municipal pr el pag de impuest de industria y cmerci. 3. Patente de sanidad expedida pr el Servici de Salud Pública. 4. Certificad de Cuerp de Bmbers y 6

7 5. Certificads expedids pr la Oficinas de Planeación Municipal y de Obras Públicas de acuerd cn la actividad u bjet scial. Pass para crear una Empresa: B. FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD Cncept: El decret 2649/93 la define, cm técnica ciencia que mediante el emple de prcedimients sistemátics y rdenads registra en ls librs las peracines cmerciales de una persna natural jurídica. Objetivs de la Cntabilidad Según el Art. 3º del decret 2649/93 establece Objetivs básics. Cncer y demstrar ls recurss cntrlads pr un ente ecnómic, las bligacines que tenga de transferir recurss a trs entes, ls cambis que hubieren experimentad tales recurss y el resultad btenid en el períd. Predecir flujs de efectiv. 7

8 Apyar a ls administradres en la planeación, rganización y dirección de ls negcis. Tmar decisines en materia de inversines y crédits. Evaluar la gestión de ls administradres del ente ecnómic. Ejercer cntrl sbre las peracines del ente ecnómic. Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precis y tarifas. Ayudar a la cnfrmación de la infrmación estadística nacinal, y Cntribuir a la evaluación del benefici impact scial que la actividad ecnómica de un ente represente para la cmunidad. Cualidades de la Cntabilidad. El Art. 4. del Decret 2649/93 determina cm cualidades de la infrmación cntable. Útil, pertinente, prtuna, cnfiable verificable, cmparable Principis de cntabilidad generalmente aceptads ( PCGA) Equidad Ente Bienes Ecnómics Mneda de Cuenta Empresa en Marcha Valuación al Cst Ejercici Devengad Objetividad Realización Prudencia Unifrmidad Materialidad (significación imprtancia relativa) Expsición 8

9 Para efects de la descripción de las cuentas en la cntabilidad, es indispensable tmar cm sprte la nrmatividad legal y la interpretación de autres recncids en la enseñanza de la cntabilidad. (Cral Gudiñ. Bgtá 2003) Definición: Según el decret 2650/93 las cuentas sn el medi cntable instrument de peración mediante el cual pdems subdividir el activ, el pasiv y el capital a si mism ls ingress csts y gasts y agruparls de acuerd a ciertas características de afinidad y ns permite graficar tds ls auments y disminucines que curren en ls diverss elements de la ecuación. Esquema Cuenta "T" Es una frma esquemática de la cuenta cntable que n cnstituye un registr frmal. Se parece a una letra T. Es una frma de expresar de manera abreviada una cuenta. Cnsta de las siguientes partes: NOMBRE DE LA CUENTA DEBE HABER 9

10 Registr en la cuenta T Debitar una cuenta significa registrar un varis valres al lad debe sea al lad izquierd de la gráfica de la cuenta T Pr tra parte si se registra alguna cantidad al lad derech es decir en la clumna del haber se dice que la cuenta se ha acreditad CUENTA DEBE HABER $90.000= $90.000= $50.000= $50.000= Salds en las cuentas T : Es la diferencia que hay entre ls valres de la clumna del Debe y ls valres registrads en la clumna del Haber. Salds Débit: Cuand el mvimient débit es mayr que el mvimient crédit. CUENTA DEBE HABER $90.000= $28.000= $60.000= $50.000= $ = $78.000= $72.000= 10

11 Sald crédit: Cuand el mvimient crédit es mayr que el mvimient débit. CUENTA DEBE HABER $40.000= $80.000= $60.000= $50.000= $ = $ = $30.000= Sald crédit Clasificación de las cuentas Para Cral y Gudiñ (Bgtá 2003), las cuentas se clasifican en: Cuentas reales de Balance y las Cuentas nminales, de resultad transitrias., tal y cm se explica a cntinuación: Cuentas reales de Balance: sn aquellas que representan valres del activ, el pasiv y el patrimni y aparecen en el balance general. 1. Activ: Es el cnjunt de ls bienes y derechs tant tangibles cm intangibles de prpiedad de una persna natural jurídica. Características del activ. Están en capacidad de generar beneficis servicis. Están baj el cntrl de la empresa. Generan un derech de reclamación. Mvimient de las cuentas del activ: Estas cuentas empiezan y aumentan su mvimient el Debe, disminuyen y se cancelan en el haber; pr l general su sald es débit. Las cuentas que hacen parte del activ sn: Caja, Bancs, Clientes, Accines, Terrens, Inventaris, inversines, prpiedad planta y equip, terrens. Entre tras. 11

12 Ejempl: El 2 de febrer se cnsignan en el Banc de Bgtá $ =; el 15 de febrer se giró el cheque N pr valr de $ = para abnar a la deuda de Cltejer, el 23 de febrer ns pagan factura N. 007 l cnsignan en la cuenta del Banc de Bgtá $ = BANCOS DEBE HABER + $ = $ = $ = $ = Sald débit 2. Pasiv: Agrupa las bligacines derivadas de las actividades de la Empresa. Características del Pasiv: Estas deudas y bligacines deben pagarse en el futur. Prvienen de peracines ineludibles. Muchas psibilidades de pagarl. Deben reunir ls requisits de ser hechs ecnómics realizads. Sn identificables y cuantificables en unidades mnetarias. Mvimient de las cuentas del pasiv: Estas cuentas empiezan y aumentan su mvimient en el Haber; disminuyen y se cancelan en el Debe, pr l general su sald es crédit. Sn cuentas del pasiv: bligacines financieras, prveedres nacinales, salaris pr pagar, impuests pr pagar, cuentas pr pagar, entre tras 12

13 Ejempl: La Empresa tiene una bligación financiera pr valr de $ = registrándse en la clumna del haber, el Banc le trga crédit pr valr de $ = este valr aumenta la deuda. La empresa cancela ls $ =. Cm bligacines financieras pertenecen al pasiv aumenta pr la clumna del haber y cuand disminuyen se registran pr la clumna del debe. El registr es el siguiente: OBLIGACIONES FINANCIERAS DEBE HABER _ + $ = $ = $ $ = $ = $ = Sald crédit 3. Patrimni: Representa ls aprtes de ls dueñs de la Empresa e incluye las utilidades y reservas generadas en un períd cntable. Cn el patrimni se crea una cuenta pr pagar cn ls dueñs, pr l tant el mvimient es igual al de ls pasivs, aumenta pr la clumna del haber y disminuye pr la clumna del debe. Característica del patrimni: Está cnstituid pr el aprte inicial y el aprte adicinal de ls dueñs de la Empresa. Se incrementa cn las utilidades y se disminuye cn las pérdidas del ejercici cntable. 13

14 Mvimient de las cuentas del patrimni: Estas cuentas empiezan y aumentan su mvimient en el Haber; disminuyen y se cancelan en el Debe, pr l general su sald es crédit. Ejempl: para cnstituir una empresa, tres scis aprtan $ $ y $ respectivamente. Al cntabilizar ests aprtes, se registran en el haber pr ser un aument del patrimni. El sci que aprtó $ se retira; pr ser una disminución del patrimni, el valr se registra en el debe. Para calcular el sald en una cuenta de patrimni se establece la diferencia entre crédits y débits, así: $ $ = $ Pr ser mayres ls crédits, el sald es crédit. APORTES SOCIALES DEBE HABER _ + $ = $ = $ = $ = $ = $ = $ = Sald crédit Cuentas nminales, de resultad transitrias: Se llaman también de resultad, prque al final de un ejercici cntable dan a cncer las utilidades, csts y gasts; se cancelan al cierre del perid cntable. 14

15 Cmprende las cuentas del estad de resultads: ingress, gasts, cst de ventas, y cst de prducción de peración. 1. Ingress. Sn ls valres que recibe la empresa cuand realiza una venta presta un servici cn el fin de btener una ganancia. Mvimient de las cuentas de Ingres: Estas cuentas empiezan y aumentan en el haber; nrmalmente n se debitan sin al final del ejercici, para cancelar un sald. Ejempl: se reciben $450,000 mensuales pr cncept de arrendamient de un lcal, pr ls meses de may, juni y juli. Se registran en el haber prque representan aument de un ingres. Al sumar ls ingress registrads en la clumna del haber, se btiene el sald crédit pr la suma de $ INGRESOS DEBITO HABER _ + $ = $ = $ = $ = Sald crédit 2. Gasts: Cmprenden ergacines causacines en las que debe incurrir la Empresa para adquirir ls medis y recurss necesaris en la realización de las actividades financieras, ecnómicas sciales. 15

16 Mvimient de las cuentas del gast: Estas cuentas empiezan y aumentan en el debe, disminuyen y se cancelan en el haber. Su sald es débit. Ejempl: se pagan servicis públics del mes de ctubre así: energía $ agua $80,000 y teléfn $95,000; ests valres se registran en el debe, aumentan ls gasts para la empresa. Al sumar la clumna del debe se btiene un sald débit pr la suma de $ = SERVICIOS PUBLICOS DEBE HABER + _ $ = $ = Sald débit $ = $ = 3. Csts de ventas: Representa el valr de adquisición de ls artículs destinads a la venta. Mvimient de las cuentas de Cst de Ventas: Estas cuentas empiezan y aumentan en el debe, disminuyen y se cancelan en el haber; nrmalmente n se acreditan; su sald es débit. Ejempl: Si se cmpran 15 camisas pr valr de $700,000 y 20 pantalnes pr valr de $600,000. Al sumar el mvimient de la clumna del debe se btiene un sald débit pr la suma de $

17 MERCANCIA DEBE HABER + _ $ = $ = $ = Sald débit Catálg de cuentas - cuentas de rden: Cuentas que sirven para efects de cntrl intern infrmación general, n afectan el activ, ni el pasiv, ni el patrimni y sirven simplemente de registr. Cuentas de rden deudras: Ls diners, dcuments y bienes que cnfrman el grup de cuentas de rden deudras se manejan cm las cuentas de activ; pr tant su sald es débit. Ejempl: bienes y valres entregads en custdia en garantía. Cuentas de rden acreedras: Están cnstituidas pr ls bienes que se han recibid para custdia, manej negciación. Éstas se manejan cm cuentas de pasiv, pr l cual su sald es crédit. Ejempl: bienes y valres recibids en custdia en garantía.. (Art. 1 Dec.2650/93)El plan únic de cuentas busca la unifrmidad en el registr de las peracines ecnómicas realizadas pr ls cmerciantes cn el fin de permitir la transparencia de la infrmación cntable y pr cnsiguiente, su claridad, cnfiabilidad y cmparabilidad 17

18 Cntenid. (Art. 2 Dec.2650/93) El plan únic de cuentas está cmpuest pr un catálg de cuentas y la descripción y dinámica para la aplicación de las mismas, las cuales deben bservarse en el registr cntable de tdas las peracines transaccines ecnómicas. Catálg de cuentas (Art. 1 Dec. 2894/94) (ver anex 1. estructura del catalg de cuentas) Cntiene la relación rdenada y clasificada de las clases, grups, cuentas y subcuentas del activ, pasiv, patrimni, ingress, gasts, cst de ventas, csts de prducción de peración y cuentas de rden identificadas cn un códig numéric y su respectiva denminación. Estructura catálg de cuentas (ver anex 1 dnde se describe el catálg de cuentas y la dinámica de cada una de ellas) El plan está estructurad sbre la base de ls siguientes niveles: Clase: el primer dígit Grup: ls ds primers dígits Cuenta: ls cuatr primers dígits Subcuenta: ls seis primers dígits Auxiliares: cn siete más dígits Las clases que identifican el primer dígit sn: Clase 1 activ Clase 2 pasiv Clase 3 patrimni Clase 4 ingress 18

19 Clase 5 gasts Clase 6 cst de ventas Clase 7 csts de prducción de peración Clase 8 cuentas de rden deudras Clase 9 cuentas de rden acreedras Las clases 1, 2 y 3 cmprenden las cuentas que cnfrman el balance general. Las clases 4, 5, 6 y 7 crrespnden a las cuentas del estad de ganancias pérdidas estad de resultads. Las clases 8 y 9 detallan las cuentas de rden. Descripción y Dinámica de las cuentas. (Art. 4, Dec. 2650/93) (ver anex 2) Las descripcines expresan detallan ls cncepts de las diferentes clases, grups y cuentas incluidas en el catálg e indican las peracines a registrar en cada una de las cuentas. Las dinámicas señalan la frma en que se deben utilizar las cuentas y realizar ls diferentes mvimients cntables que las afecten. Partida Dble y Ecuación Patrimnial Partida dble: Métd de la Cntabilidad que se basa en la igualdad débits y crédits. Tda peración mercantil prduce una más cuentas deudras y una más cuentas acreedras. La suma de las cantidades antadas al Debe, necesariamente debe ser igual a la suma de las cantidades antadas al Haber. N hay deudr sin acreedr. 19

20 Ejempl: Al cmprar mercancías a crédit pr $900,000 se debe preguntar: Qué se cmpra?: mercancías ~ 6205 de mercancías Cóm se cancela?: crédit ~ 2205 nacinales De mercancías: cuenta de cst de ventas; aumenta el débit Nacinales: cuenta de pasiv; aumenta el crédit. Definición asient cntable: Asient cntable es el registr de las peracines mercantiles en ls cmprbantes y librs de cntabilidad. El prces para registrar crrectamente una peración es: 1. Identificar las cuentas que se afectan Al cmprar: qué se cmpra?, cóm se cancela? Al vender: qué se vende?, cóm se cbra su valr? Al cancelar una deuda: qué tip de deuda se paga?, Cóm se cancela su valr? 2. Determinar la cuenta que se debita y la cuenta que se acredita: Para ell, primer debe identificarse el grup de cuentas a que pertenece y recrdar su mvimient, teniend presente sus auments disminucines; lueg se prcede a debitar a acreditar cada una 20

21 Tips de asient cntable: Asient simple: Cuand slamente se afectan ds cuentas crrespndientes a un débit y a un crédit. Ejempl: El almacén Calzad Cartagena Ltda. Vendió el 20 de septiembre de 2008 según factura N. 204 de cntad, se expidió recib de caja N. 298 a Ricard Pérez 1105 CAJA DEBE HABER $50.000= 4135 COMERCIO AL POR MAYOY Y AL POR MENOR DEBE HABER $50.000= Asient cmpuest: Cuand en el registr se afectan más de ds cuentas, pueden ser una cuenta deudra y ds más cuentas acreedras, ds más cuentas deudras y una acreedra. Ejempl: Cmprams un vehícul para servici de ventas, pr valr de $ y se pagó $ = cn cheque N del Banc de Bgtá el 16 de Septiembre de 2008 el sald se paga 60 días FLOTA Y EQUIPO DE TRANSPORTE DEBE HABER $ = 21

22 1110 BANCOS DEBE HABER $ = 2310 A CASA MATRIZ DEBE HABER $ = Ecuación patrimnial Descripción de la ecuación patrimnial: Cntablemente debe existir equilibri entre las cuentas reales del activ, del pasiv y del patrimni de una empresa. Para determinar el equilibri entre estas cuentas, se utiliza una fórmula matemática cncida cn el nmbre de ecuación patrimnial. Esta fórmula da a cncer, independientemente, el valr del activ, del pasiv del patrimni. Su fórmula es: activ = pasiv + patrimni. La CIA El zapat Sabrs Ltda., presenta la siguiente infrmación al finalizar el 31 de Dic. Añ X-1, Efectiv $120 Vehícul 85 Inventari 35 22

23 Gasts y csts de cnstitución 100 (Es un diferid, prque n l pued llevar td al gast de ese perid Sbregir 20 Maquinaria 80 Prveedres 40 Prestacines sciales 15 Prces: Se clasifican ls activs, ls pasivs y se efectúa el cuadre crrespndiente Efectiv 120 Inventaris 35 Maq y equip. 80 Vehícul 85 Diferids/ Gasts y 100 Csts de Cnstitución Ttal Activ = 420 Activ = pasiv + patrimni Patrimni = Activ-pasiv Pasiv = 75 Patrimni Patrimni =

24 Según el Estatut tributari, ls impuests sn el diner que una persna, una familia una empresa deben pagar al Estad para cntribuir cn sus ingress. Esta es la frma más imprtante pr medi de la cual el Estad btiene recurss para llevar a cab sus actividades y funcines (administración, inversión scial, en infraestructura, en seguridad nacinal, en prestación de servicis, etc.). Impuest a las ventas: El impuest sbre las ventas es un impuest de rden nacinal, indirect, de naturaleza real, de causación instantánea, y de régimen general. Clasificación de ls bienes para efects del IVA: a. Bienes Gravads: Sn aquells que causan el impuest y en tal sentid se les aplica la tarifa general una tarifa diferencial, según sea el cas. b. Bienes Excluids: Sn aquells que n causan el impuest sbre las ventas pr expresa dispsición de la ley; pr cnsiguiente, quien cmercializa cn ells exclusivamente, n se cnvierte en respnsable ni tiene bligación alguna en relación cn el gravamen. Si quien ls prduce cmercializa pagó impuests en su etapa de prducción cmercialización, dichs impuests n dan derech a descuents ni a devlución, cnstituyen un mayr cst del respectiv bien. (Artícul 424 y siguientes del Estatut Tributari). c. Bienes exents: Sn aquells que causan el impuest, per se encuentran gravads a la tarifa 0 (cer); ls prductres de dichs bienes adquieren la calidad de respnsables cn derech a devlución, pudiend descntar ls impuests pagads en la adquisición de bienes y servicis y en las imprtacines, que cnstituyan cst gast para prducirls y cmercializarls para exprtarls. La relación de ls anterires bienes está determinada en ls artículs 477 a 479 del Estatut Tributari. 24

25 Tarifas: para efects del IVA diciembre 27 de 2006 se definiern ch tarifas en la ley 1111 de 1.6% para empresas de vigilancia y ase 3% para cerveza 5% para ls juegs de suerte y azar, 10% prducts cm café, azúcar, caca y chclate entre trs 16% cm tarifa general 20% para telefnía móvil 25% y 35% para vehículs suntuaris Regimenes para efects del IVA Régimen simplificad: Pertenecen al régimen simplificad del Impuest a las ventas las Persnas naturales cmerciantes y artesans que sean minristas detallistas; ls agricultres y ganaders que realicen peracines gravadas, así cm quienes presten servicis gravads, siempre y cuand cumplan cn ls siguientes y cn la ttalidad de las siguientes cndicines: 1. Que en el añ anterir hubieren btenid ingress bruts ttales prvenientes de la actividad, inferires a cuatr mil (4.000) UVT ($ ). 2. Que tengan cm máxim un establecimient de cmerci, ficina, sede, lcal negci dnde ejercen su actividad. 3. Que en el establecimient de cmerci, ficina, sede, lcal negci n se desarrllen actividades baj franquicia, cncesión, regalía, autrización cualquier sistema que implique la expltación de intangibles. 4. Que n sean usuaris aduaners. 5. Que n hayan celebrad en al añ inmediatamente anterir ni en el añ en curs cntrats de venta de bienes prestación de servicis gravads pr valr individual y superir $ (3.300 UVT). 25

26 6. Que el mnt de sus cnsignacines bancarias, depósits inversines financieras durante el añ anterir durante el respectiv añ n supere la suma de $ (4.500 UVT). 7. Para la celebración de cntrats de venta de bienes servicis pr cuantía individual superir a $ (3.300 UVT), el respnsable del régimen simplificad deberá primer inscribirse en el Régimen cmún. Régimen cmún: Retención en la Fuente: Es un mecanism de recaud anticipad de ls impuests de renta y cmplementaris, pr el cual una persna (retenedr) deduce a tra (retenid) un prcentaje determinad del valr pr pagar al cntad a crédit, en cmpras y servicis, cn el fin de cnsignarl en un banc autrizad para recaudar impuests en nmbre de la dirección de impuests y aduanas nacinales. Agentes retenedres: Las persnas naturales, las persnas jurídicas y las sciedades de hech, ls fnds en general, cnsrcis y unines temprales, cmunidades rganizadas, ntaris y ficinas de tránsit, entidades emisras de tarjetas de crédit, la nación, ls departaments, y entidades del Estad entre tras Cntabilización retención en la fuente: Para cntabilizar la retención en la fuente se utilizan ds tips de cuentas: 1. Cuand la empresa retiene, afecta una cuenta de pasiv, denminada retención en la fuente. Cód. cuenta

27 2. Cuand a la empresa le retienen, afecta una cuenta de activ, denminada anticip de impuests y cntribucines salds a favr (retención en la fuente). Cód. cuenta 1355 C.REGISTROS CONTABLES De acuerd a la nrma y a ls autres referenciads se estable acerca de ls sprtes cntables ls siguientes aspects: Cncept: Ls sprtes de cntabilidad sn ls dcuments que sirven de base para registrar las peracines cmerciales de una empresa. Se elabran en riginal y tantas cpias cm las necesidades de la empresa l exijan. Imprtancia: Es el sprte de la infrmación que está registrada en ls librs de la cntabilidad, la legislación tributaria Clmbiana establece que en el event en que ls valres registrads en ls librs de cntabilidad, difieran de ls valres cntenids en ls cmprbantes y sprtes cntables, prevalecerán ests últims, pr l que resulta de suma imprtancia cnservar debidamente cada un de ls dcuments que diern rigen a ls valres registrads en ls librs La infrmación que se cnsigne en ls librs de cntabilidad, debe estar sprtada mediante cmprbantes externs interns. Ls librs de cntabilidad pr si mism n sn prueba si n están sprtads pr ls dcuments idónes que respalden las cifras cntenidas en ells. 27

28 Clases de Sprtes Sprtes de cntabilidad externs Recib de caja: El recib de caja es un sprte de cntabilidad en el cual cnstan ls ingress en efectiv recaudads pr la empresa. El riginal se entrega al cliente, y las cpias se archivan así: una para el archiv cnsecutiv y tra para anexar al cmprbante diari de cntabilidad. El recib de caja se cntabiliza cn débit a la cuenta caja, y el crédit de acuerd cn su cntenid cncept del pag recibid. Generalmente es un sprte de ls abns parciales ttales de ls clientes de una empresa pr cncepts diferentes de ventas al cntad, ya que para ellas el sprte es la factura. Cnsignación bancaria: Es un cmprbante que elabran ls bancs y suministran a sus cuenta habientes, para que l diligencien al cnsignar. El riginal queda en el banc, y una cpia cn el sell del cajer recibidr el timbre de la máquina registradra, sirve de sprte para la cntabilidad de la empresa que cnsigna. Hay ds tips de frmularis: un para cnsignar efectiv y cheques de bancs lcales, y tr para cnsignar remesas cheques de tras plazas. cmprbante de cuenta de ahrrs. Las entidades de ahrr y crédit han diseñad uns frmats que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciads al depsitar retirar diner de su cuenta de ahrrs. Este sprte tiene ds pcines para elegir sól una: depósit en efectiv cheques de bancs lcales y retir en efectiv en cheque, de acuerd cn la cuantía y exigencia del cliente. Para depsitar remesas cheques de tras plazas se utiliza un frmat especial. factura de venta. La factura cmercial es un dcument que el vendedr entrega al cmpradr y cntiene, además de ls dats generales de ls sprtes de cntabilidad, la descripción de la mercancía vendida servicis prestads, ls fletes e impuests que se causen y las cndicines de pag. Desde el punt de vista del vendedr, se denmina factura de venta; del cmpradr, factura de cmpra. Generalmente el riginal se entrega al cliente y se elabran ds cpias, una para el archiv cnsecutiv y tra para anexar al cmprbante diari de cntabilidad. 28

29 ARTÍCULO 617. Sustituid. Ley 223/1995, Art. 40. Requisits de la factura de venta. Para efects tributaris, la expedición de factura a que se refiere el artícul 615 cnsiste en entregar el riginal de la misma, cn el llen de ls siguientes requisits: a. Estar denminada expresamente cm factura de venta; b. Apellids y nmbre razón y NIT del vendedr de quien presta el servici; c. Subrgad. Ley 788/2002, Art. 64. Apellids y nmbre razón scial y NIT del adquirente de ls bienes servicis, junt cn la discriminación del IVA pagad; d. Llevar un númer que crrespnda a un sistema de numeración cnsecutiva de facturas de venta; e. Fecha de su expedición; f. Descripción específica genérica de ls artículs vendids servicis prestads; g. Valr ttal de la peración; h. El nmbre razón scial y el NIT del impresr de la factura, e i. Indicar la calidad de retenedr del impuest sbre las ventas. Al mment de la expedición de la factura ls requisits de ls literas a), b), d) y h), deberán estar previamente impress a través de medis litgráfics, tipgráfics de técnicas industriales de carácter similar. Cuand el cntribuyente utilice un sistema de facturación pr cmputadr máquinas registradras, cn la impresión efectuada pr tales medis se entienden cumplids ls requisits de impresión previa. 29

30 El sistema de facturación deberá numerar en frma cnsecutiva las facturas y se deberán prveer ls medis necesaris para su verificación y auditría. PARÁGRAFO. En el cas de las empresas que venden tiquetes de transprte n será bligatri entregar el riginal de la factura. Al efect, será suficiente entregar cpia de la misma PARÁGRAFO. Adicinad. Ley 962/2005, Art. 45. Para el cas de facturación pr máquinas registradras será admisible la utilización de numeración diaria periódica, siempre y cuand crrespnda a un sistema cnsecutiv que permita individualizar y distinguir de manera inequívca cada peración facturada, ya sea mediante prefijs numérics, alfabétics alfanumérics mecanisms similares. Cmprbante de venta cn tarjeta de crédit La tarjeta de crédit ( diner plástic) es un medi de pag que utiliza el tarjetahabiente en ls establecimients afiliads al sistema. Cheque: Es un títul valr pr medi del cual una persna llamada giradr (quien psee una cuenta crriente bancaria) rdena a un banc llamad girad, que pague una determinada suma de diner a la rden de un tercer llamad beneficiari. Cmprbantes de Egres: También llamad rden de pag cmprbante de egres, es un sprte de cntabilidad que respalda el pag de una determinada cantidad de diner pr medi de un cheque. Generalmente, en la empresa se elabra pr duplicad, el riginal para anexar al cmprbante diari de cntabilidad y la cpia para el archiv cnsecutiv. Alguns negcis entregan una cpia al beneficiari del pag. Para mayr cntrl, en el cmprbante de pag queda cpia del cheque, ya que el títul valr se entrega al beneficiari. Al cntabilizar este dcument se acredita la cuenta de bancs y se debita la cuenta que crrespnda según el cncept del pag. 30

31 letra de cambi. Este dcument negciable títul valr es una rden incndicinal de pag que da una persna llamada giradr a tra llamada girad, para que pague a la rden, al prtadr, cierta suma de diner, a la vista, en una fecha determinada. En el cmerci se utiliza la letra de cambi cm garantía de pag en cmpras y ventas a crédit. El vendedr hace firmar letras de cambi a sus clientes y se denminan letras pr cbrar; el cmpradr acepta letras de cambi a prveedres y se llaman letras pr pagar. Pagaré: Es un títul valr mediante el cual una persna se bliga a pagar cierta cantidad de diner en una fecha determinada. Generalmente, este dcument se utiliza para respaldar ls préstams bancaris. Nta débit. Es un cmprbante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayr valr pr cncept de misión errr en la liquidación de facturas y ls intereses causads pr financiación pr mra en el pag de sus bligacines. Cm curre cn la mayría de ls sprtes que elabra la empresa, se prepara en riginal y ds cpias: riginal para el cliente, una cpia para el archiv cnsecutiv y tra cpia para registrar y anexar al cmprbante diari de cntabilidad. Al cntabilizar se debita clientes y se acredita la cuenta que crrespnda según el cncept. Nta crédit. Cuand la empresa cncede descuents y rebajas que n están liquidads en la factura, cuand ls clientes hacen devlucines ttales parciales de las mercancías, para cntabilizarlas se utiliza un sprte denminad nta crédit. Éste se prepara en riginal y ds cpias: el riginal para el cliente, una cpia para el archiv cnsecutiv y tra cpia para registrar y anexar al cmprbante diari de cntabilidad. Al cntabilizar se acredita clientes y se debita la cuenta que crrespnda según el cncept. Reintegr de gasts de caja menr. Cuand se gasta el diner de caja menr, debe reintegrarse el valr de ls pags realizads según recibs para cmpletar el fnd fij. Al cntabilizar se debitan las respectivas cuentas de gasts y se acredita bancs. La persna respnsable del manej de caja menr elabra un cmprbante denminad reembls de caja menr, en el cual se relacinan ls gasts efectuads en un perid determinad, cn el fin de btener el reintegr del diner gastad. Para reintegrar el valr de ls gasts efectuads según recibs de caja menr, relacinads en el reembls de caja menr, se elabra un 31

32 cmprbante de pag. Ests dcuments deben anexarse al cmprbante de diari. Sprtes de cntabilidad interns: Nta de cntabilidad. Es el dcument que se prepara cn el fin de registrar las peracines que n tienen un sprte cntable específic, cm es el cas de ls asients de crrección, ajustes y cierre, aunque también puede utilizarse una nta débit nta crédit según la cuenta que afecte. cmprbante diari de cntabilidad. El cmprbante de cntabilidad es un dcument que debe elabrarse previamente al registr de cualquier peración y en el cual se indica el númer, fecha, rigen, descripción y cuantía de la peración, así cm las cuentas afectadas cn el asient. A cada cmprbante se anexan ls dcuments que l justifiquen: El cmerciante cnservará archivads y rdenads ls cmprbantes de ls asients de sus librs de cntabilidad, de manera que en cualquier mment se facilite verificar su exactitud. En este mment se asientan en frma rdenada y resumida las transaccines que se realizan diariamente en una empresa. Si el vlumen de las peracines n l justifica; n es necesari efectuar bletines diaris; se puede hacer pr perids mayres, cada semana, década, quincena cm máxim cada mes. Requisits legales Artícul 48 C. de c. Td cmerciante cnfrmará su cntabilidad, librs, registrs cntables, inventaris y estads financiers en general, a las dispsicines de este Códig y demás nrmas sbre la materia. Dichas nrmas pdrán autrizar el us de sistemas que, cm la micrfilmación, faciliten la guarda de su archiv y crrespndencia. Asimism será permitida la utilización de trs prcedimients de recncid valr técnic-cntable, cn el fin de asentar sus peracines, siempre que facilite el cncimient y prueba de la histria clara, cmpleta y fidedigna de ls asients individuales y el estad general de ls negcis. 32

33 Artícul 49 C. de c. Para ls efects legales, cuand se haga referencia a ls librs de cmerci, se entenderán pr tales ls que determine la ley cm bligatris y ls auxiliares necesaris para el cmplet entendimient de aquélls. Clases de librs Para ls efects legales, cuand se haga referencia a ls librs de cmerci, se entenderá cm tales ls que determine la ley cm bligatris y ls auxiliares para el cmplet entendimient de aquells. Ls siguientes librs se cnsideran cm bligatris: Inventaris y balances Diari Mayr Ls librs auxiliares que un cmerciante puede necesitar dependen del tip de empresa e infrmación que maneje. Entre ls más utilizads están ls siguientes: Auxiliar de caja Auxiliar de bancs Auxiliar de clientes Auxiliar de prveedres Auxiliar de gasts Auxiliar de ventas, cmerci al pr mayr y al pr menr Auxiliar de mercancías Auxiliar de inversines Auxiliar de anticip de impuests y cntribucines Auxiliar de impuests sbre las ventas pr pagar Auxiliar de IVA retenid Auxiliar de retención en la fuente Auxiliar de prpiedades, planta y equip Auxiliar de aprtes sciales. 33

34 Descripción y registr Libr de actas y registr de scis. La sciedad llevará un libr debidamente registrad en el que se antarán pr rden crnlógic las actas de las reunines de la asamblea de la junta de scis. Éstas serán firmadas pr el presidente quien haga sus veces y el secretari de la asamblea junta de scis. Así mism, las sciedades pr accines tendrán un libr debidamente registrad para inscribir las accines. En él también se antarán ls títuls expedids, cn indicación de su númer y fecha de inscripción, la enajenación el traspas de las accines, ls embargs y las demandas judiciales que se relacinen cn ellas, las prendas y demás gravámenes limitacines de dmini, si fueren nminativas. Libr de inventaris y balances. Al iniciar sus actividades cmerciales y, pr l mens una vez al añ, td cmerciante elabrará un inventari y un balance general que permitan cncer de manera clara y cmpleta la situación de su patrimni. Ells deben registrarse en el libr de inventaris y balances, de acuerd cn las nrmas legales. Las partes de dich libr sn: Cantidad: aquí se registra la cantidad de artículs inventariads (generalmente se utiliza para mercancías y para prpiedades, planta y equip). Cuentas y detalle: aquí se registra el nmbre de las cuentas y subcuentas que cnfrman el inventari, el nmbre, la marca y la referencia de ls artículs. Si en una cuenta es necesari frecer infrmación muy extensa, ésta se puede relacinar en anexs, antand junt a la cuenta únicamente el númer del anex que amplía la infrmación. Éste es el cas de mercancías, que tienen grups y subgrups de artículs para detallar. Valr unitari: aquí se registra el valr que crrespnde al preci de cada artícul relacinad en la clumna cantidad. Valr parcial: nrmalmente se utiliza para registrar el valr crrespndiente a las subcuentas; en el cas de mercancías, crrespnde al resultad de multiplicar la cantidad pr el valr unitari. Valr ttal: en esta clumna se escribe el valr ttal crrespndiente a cada cuenta; una vez registrad un grup de cuentas se suma, ejempl, : grup de activ, grup de pasiv. 34

35 Libr de inventaris y balances - registr. Después de elabrar el inventari general inicial y el cmprbante de apertura, se traslada esta infrmación al libr de inventaris y balances, teniend en cuenta diligenciar crrectamente cada una de las siguientes clumnas: Cantidad: aquí se registra la cantidad de artículs inventariads (generalmente se utiliza para mercancías y para prpiedades, planta y equip). Cuentas y detalle: aquí se registra el nmbre de las cuentas y subcuentas que cnfrman el inventari, el nmbre, la marca y la referencia de ls artículs. Si en una cuenta es necesari frecer infrmación muy extensa, ésta se puede relacinar en anexs, antand junt a la cuenta únicamente el númer del anex que amplía la infrmación; éste es el cas de mercancías que tienen grups y subgrups de artículs para detallar. Valr unitari: aquí se registra el valr que crrespnde al preci de cada artícul relacinad en la clumna cantidad. Valr parcial: nrmalmente, se utiliza para registrar el valr crrespndiente a las subcuentas; en el cas de mercancías, crrespnde al resultad de multiplicar la cantidad pr el valr unitari. Valr ttal: en esta clumna se escribe el valr ttal crrespndiente a cada cuenta; una vez registrad un grup de cuentas se suma, ejempl: grup de activ, grup de pasiv. Libr diari. En él que se registran en rden crnlógic cada un de ls cmprbantes de diari elabrad pr la empresa durante un mes. Este libr puede ser de 12 más clumnas, según el númer de cuentas que maneje la empresa. Cn el fin de btener el mvimient mensual de cada cuenta, al finalizar el mes se ttalizan ls registrs débits y crédits, infrmación necesaria que se traslada al libr mayr en la clumna de mvimient mensual. Las partes de dich libr sn las siguientes: Fecha: aquí se escribe el añ, mes y día del cmprbante que se está registrand. 35

36 Detalle descripción: en esta clumna se escribe el nmbre y númer del cmprbante. Clumnas cn debe y haber: cada clumna dble crrespnde al nmbre de una cuenta; las ds últimas se utilizan para cuentas varias: la primera sirve para el nmbre de la cuenta y la segunda para registrar ls mvimients débits y crédits. Libr diari - registr. El prces es el siguiente: Se abre el diari clumnari cn el cmprbante de apertura, sea, el que crrespnde al inventari general inicial, y se traslada esta infrmación al libr mayr y balances. Se registra en rden crnlógic cada un de ls cmprbantes de diari crrespndientes a un mes. Se ttaliza el mvimient débit y crédit de cada cuenta, sin incluir el cmprbante de apertura. Ests valres se trasladan a la clumna de mvimient mensual en el libr mayr y balances. Al finalizar el perid cntable, se registran, - en igual frma que el cmprbante de apertura - el cmprbante de ajustes y el cmprbante de cierre. Esta infrmación se traslada al libr mayr y balances. Libr mayr y balance. Es un libr principal que deben llevar ls cmerciantes para registrar el mvimient mensual de las cuentas en frma sintética. La infrmación se tma del libr diari clumnari y se detalla analíticamente en ls librs auxiliares. Libr mayr y balances - registr. Una vez asentad el mvimient mensual en el libr diari clumnari, se prcede a pasar la infrmación al mayr, teniend en cuenta las siguientes clumnas: Cuentas: aquí se anta el nmbre de las cuentas, una pr cada renglón. 36

37 Códig: se escribe el númer que le crrespnde a cada cuenta, según el catálg de cuentas de la empresa, tmad del Plan Únic de Cuentas para cmerciantes. Sald anterir: se utiliza para registrar el sald débit crédit de cada cuenta crrespndiente al perid anterir. Mvimient del mes: en esta clumna se registra el mvimient débit y crédit mensual de cada cuenta. La infrmación se traslada de ls ttales mensuales del libr diari clumnari. Salds: en esta clumna se btienen ls salds de las cuentas, tmand ls dats de las clumnas salds anterires y mvimient, así: mvimients iguales se suman, mvimients cntraris se restan. Librs auxiliares. De acuerd cn su tamañ y cn el catálg de cuentas que maneje cada empresa determina el númer de auxiliares que necesita. Est permite dividir el trabaj cntable entre varias persnas. Pr l general, ls auxiliares se llevan en librs cn hjas remvibles, de las cuales a cada cuenta y subcuenta se les asigna un fli. Librs auxiliares - registr. La infrmación presentada en las clumnas parciales del cmprbante diari de cntabilidad se traslada a ls librs auxiliares. Ls registrs se deben efectuar en las siguientes partes del libr auxiliar ( tmand la infrmación directamente de ls sprtes cdificads para el registr cntable): Fecha: crnlógicamente se registra el añ, mes y día del cmprbante de diari crrespndiente. Detalle: se describe la transacción, indicand el sprte que la respalda. Númer del cmprbante de diari: se registran en rden cnsecutiv. Débits y crédits: se registra el valr del mvimient débit crédit de cada sub cuenta, tmad la clumna de parciales del cmprbante diari de cntabilidad. 37

38 Salds: aquí se escribe el valr que resulte después del mvimient débit crédit de acuerd cn las siguientes reglas: En las cuentas de activ, gasts y csts, pr tener sald débit, la clumna salds aumenta cn ls mvimients registrads en el debe y disminuye cn ls valres registrads en el haber. En las cuentas de pasiv, patrimni e ingress, pr tener sald crédit, su sald aumenta cn ls valres registrads en el haber y disminuye cn ls valres registrads en el debe. Librs auxiliares - tips. Ls siguientes sn alguns librs auxiliares: Cuenta cntrl: las empresas que realizan peracines mercantiles cn numersas persnas naturales y jurídicas necesitan detallar y ampliar la infrmación de una cuenta en varias subcuentas. Para evitar ls incnvenientes que puede casinar el manej de muchs registrs individuales de una cuenta, se abre una cuenta cntrl, en la que se registran ls valres ttales del mvimient débit crédit del cmprbante diari de cntabilidad. Subcuentas: cada vez que en el libr diari y mayr se registre un valr en una cuenta principal, deben registrarse en ls librs auxiliares ls valres crrespndientes a las subcuentas y auxiliares. La infrmación se tma de la clumna de parciales del cmprbante diari de cntabilidad. La suma de ls salds de las subcuentas debe cincidir cn el sald de la cuenta cntrl. Auxiliar de cmpras y ventas: las empresas utilizan auxiliares especiales de cmpras y ventas, en ls que registran detalladamente la infrmación slicitada pr la Dirección de Impuests y Aduanas Nacinales (DIAN) para efects del IVA. Auxiliar de vencimients: las empresas que tienen numerss prveedres y cuantisa cartera, requieren un libr auxiliar de vencimients, cn el fin de cbrar pagar prtunamente las cuentas. Es permite aprvechar cnceder descuents pr prnt pag y evitar sancines pr mra 38

39 BIBLIOGRAFÍA TEXTOS COMPLEMENTARIOS Legis, Régimen Cntable Clmbian, Legis, Bgtá, 2004 Cral Lucy, Gudiñ Emma Lucia. Cntabilidad Universitaria; cuarta edición Marz Bgtá, 2003 Guajard Gerard, Cntabilidad Financiera, Mc Graw Hill, Bgtá, 2003 Legis, Decret 2649 y 2650 de 1993, Legis, Bgtá, 2000 Planc y Sinistera, Cntabilidad Sistema de Infrmación para las rganizacines, Mc Graw Hill, Bgtá, 2000 Estatut Tributari Cdig de Cmerci Webgrafia