MANUAL DE CALIDAD. Agencia Nacional Para la Superación de la Pobreza Extrema ANSPE

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1 MANUAL DE CALIDAD Agencia Nacional Para la Superación de la Pobreza Extrema ANSPE Versión Cambios Fecha 01 Se incluyó Gestión del Riesgo, Ciclo de la Calidad, Análisis de todos los procesos de la Entidad según Mapa de Procesos v02, Organigrama nueva versión, Mapa de procesos v02 y actualizaciones de documentos. Versión 02 -

2 Tabla de Contenido 1. Introducción 2. Presentación por la Dirección 3. Funciones de la ANSPE 4. Ciclo del Sistema de Gestión de Calidad 5. Misión 6. Visión 7. Organigrama 8. Política de Calidad 9. Objetivos de Calidad 10. Valores de la Agencia 11. Principios que orientan nuestra gestión 12. Alcance 13. Representante de la Dirección 14. Exclusiones 15. Puntos de Control para los riesgos operacionales de la Entidad 16. Estructura Documental 17. Mapa de procesos 18. Análisis de Procesos 19. Control de documentos del Sistema de Gestión de Calidad 20. Referencia de procedimientos 21. Caracterizaciones 22. Glosario

3 1. INTRODUCCIÓN El manual de Calidad de la Agencia Nacional para la Superación de la Pobreza Extrema, ha sido desarrollado de acuerdo a los requerimientos establecidos en las normas NTC ISO NTC GP 1000, NTC ISO 9001:2009 y el Decreto 1599 de Este manual muestra de manera clara y precisa las estrategias, estructuras documentales y lineamientos del Sistema de Gestión de Calidad que permiten mantenerlo y asegurar que los servicios que presta la Entidad cumplan con los requisitos establecidos por las normas, visualizando los procesos identificados en la entidad, su relación y articulación, orientado a un enfoque por procesos y a la mejora continua de las actividades que contribuyen al cumplimiento de los objetivos misionales de la Entidad y en concordancia con lo establecido en la ley 872 del En esta versión 02 de manual de Calidad se realiza un acercamiento a los subsistemas del Modelo Estándar de Control Interno MECI, se incluye el ciclo de calidad, mapa de procesos versión 02, organigrama nueva versión de acuerdo a las modificaciones en los grupos internos de trabajo y las actualizaciones de los documentos con nueva versión.

4 2. PRESENTACIÓN POR PARTE DE LA DIRECCIÓN GENERAL La Agencia Nacional Para la Superación de la Pobreza Extrema ANSPE como Entidad Pública y teniendo en cuenta la importante función social que cumple como parte del sector de inclusión social y de la política del Estado Colombiano, ha desarrollado e implementado mecanismos gerenciales como: el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) y el Modelo Estándar de Control Interno (MECI), como instrumento eficaz en el proceso de la organización de mejora por resultados en sus procesos y procedimientos para que la totalidad de los funcionarios y/o contratistas apunten hacia un mismo fin en el cumplimiento de su misión y con altos estándares de calidad y efectividad, logrando así satisfacer las necesidades de las familias que pertenecen a la Red UNIDOS y siguiendo la ruta del buen Gobierno y la excelencia en el servicio público. El manual permite conocer la política y los objetivos pretendidos que orientan la gestión de Calidad de la Entidad, como también el alcance del sistema y los numerales de las normas NTC ISO 9001: 2008 y NTCGP 1000: 2009 que se excluyen por no aplicar a la naturaleza de esta organización. Para tener una visión integral de la Entidad, este manual describe los procesos a través de los documentos de caracterización en donde se establecen las interacciones más significativas que se dan entre los procesos.

5 3. FUNCIONES DE LA AGENCIA NACIONAL PARA LA SUPERACIÓN DE LA POBREZA EXTREMA ANSPE Decreto 4160 de 2011 La Agencia Nacional para la Superación de la Pobreza Extrema tiene como objetivo participar, con otras entidades competentes y los entes territoriales, en la formulación de política pública para la superación de la pobreza extrema y coordinar la implementación de la estrategia nacional de superación de la pobreza extrema a través de la articulación con actores públicos y privados y la promoción de la innovación social, entre otros. Tiene las siguientes funciones: Apoyar al Departamento Administrativo para la Prosperidad Social en el diseño y formulación de la política pública para la superación de la pobreza extrema. Diseñar y coordinar el esquema y mecanismos de implementación de la estrategia nacional de superación de pobreza extrema. Identificar y promover, en articulación con el Departamento Nacional de Planeación, mecanismos e instrumentos para la focalización y seguimiento al uso de los recursos destinados a la atención de la población en pobreza extrema. Coordinar con el Departamento Nacional de Planeación y las demás entidades competentes, el diseño e implementación de instrumentos de un esquema de seguimiento y evaluación de la estrategia nacional de superación de pobreza extrema. Diseñar e implementar en coordinación con las entidades competentes, mecanismos de focalización y adecuación de la oferta pública social en la población en situación de pobreza extrema. Promover la vinculación del sector privado al esfuerzo nacional y territorial para la superación de la pobreza extrema. Promover la innovación social a través de la identificación e implementación de iniciativas privadas y locales, entre otras, dirigidas a la superación de la pobreza extrema. Promover la formulación de estrategias territoriales para la superación de la pobreza extrema y su articulación con la política nacional, Diseñar e implementar la estrategia de acompañamiento familiar y comunitario de las familias en situación de pobreza extrema. Las demás que le sean asignadas conforme a su naturaleza

6 4. CICLO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Medición de Proceso Planificación de Calidad Gestión Documental Revisión por la Dirección Mejoramiento Continuo Auditoría Interna Capacitación y Comunicación

7 5. MISIÓN Acompañamos a las familias más vulnerables de Colombia para que superen su situación de pobreza y exclusión, en alianza con entes territoriales, entidades del gobierno, organizaciones sociales y el sector privado. 6. VISIÓN En 2020, Colombia libre de pobreza extrema

8 7. ORGANIGRAMA DE LA ANSPE 1 1 Resolución 045 del 30 de enero de 2014

9 8. POLITICA DE CALIDAD La ANSPE acompaña a las familias más vulnerables de Colombia en la superación de su situación de pobreza extrema y exclusión, y está comprometida con la satisfacción de las necesidades de estas familias y el mejoramiento de su calidad de vida a través del cumplimiento de los requisitos aplicables a su gestión y del mejoramiento continuo de los procesos de la Entidad y el Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al alcance de los objetivos del Estado y la excelencia en el servicio público.

10 9. OBJETIVOS DE CALIDAD Incrementar la oportunidad y efectividad en el servicio de acompañamiento a las familias en pobreza extrema. Mejorar la eficacia y eficiencia de los procesos de la Agencia. Fortalecer la cultura de Gestión de Calidad

11 10. VALORES DE LA ENTIDAD 2 Los valores institucionales que inspiran y soportan la gestión de la Agencia Nacional para la Superación de la Pobreza Extrema -ANSPE-, son: Trabajo en Equipo: Tenemos actitud de colaboración, escucha y confianza en los demás, por eso construimos una cultura organizacional a partir del dialogo y la concertación en la diferencia. El trabajo coordinado maximiza la eficiencia de nuestra gestión. Transparencia: Actuamos con honestidad y equidad resguardando los recursos públicos y entendiendo que para alcanzar nuestros propósitos misionales, es indispensable superponer los intereses colectivos sobre los intereses particulares. Orientación a Resultados: Emprendemos acciones orientadas a conseguir resultados específicos, generando valor en las familias Unidos, en nuestro equipo de trabajo y en la comunidad. Respeto: A pesar de las diferencias, entendemos el punto de vista del otro y nos ponemos en su lugar con amabilidad y empatía. El trato de cordialidad es el fundamento de la armonía laboral. Lealtad: Cumplimos con voluntad los ideales de la Agencia entendiendo nuestra responsabilidad y nuestro compromiso moral con el país, con la sociedad y con las familias de la Red Unidos. Es primordial generar confianza y ser coherentes con lo que decimos y hacemos. 2 Documento código de ética de la ANSPE Abril de 2013

12 11. PRINCIPIOS QUE ORIENTAN NUESTRA GESTIÓN 3 La Alta Dirección de la Agencia, con el fin de conducir a la Entidad hacia una mejora en su desempeño, busca la aplicación transversal de la gestión de calidad, a partir de los siguientes principios: 3 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009

13 12. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD El alcance del Sistema de Gestión Calidad de la Agencia Nacional para la Superación de la Pobreza Extrema ANSPE, incluye actividades de acompañamiento a las familias más vulnerables de Colombia para que superen su situación de pobreza extrema, comprende la gestión de la oferta pública y privada y proyectos de innovación social, todo esto mediante los procesos identificados en la Entidad y en el marco de la implementación de la Estrategia Unidos y la función de la Agencia en la participación de la formulación e implementación de las políticas públicas de Superación de Pobreza Extrema. 13. REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD La Dirección General ha designado su representante para el Sistema de Gestión de Calidad y MECI al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, mediante la resolución interna No. 458 de Responsables de Procesos: La Alta Dirección ha asignado un responsable para cada uno de los procesos identificados dentro del alcance del Sistema de Gestión de Calidad, quienes cuentan con responsabilidad y autoridad sobre el desempeño del ciclo de mejoramiento continuo (Planear, Hacer, Verificar y Actuar/Ajustar- PHVA) de sus respectivos procesos establecido en las caracterizaciones. 14. EXCLUSIONES De acuerdo con la naturaleza de la gestión de la Agencia Nacional Para la Superación de la Pobreza Extrema - ANSPE, se excluyen los requisitos del numeral de la norma NTCGP1000:2009 Validación de los procesos de producción y de la prestación de servicios, para los servicios prestados, dado que todos los servicios que presta la entidad se pueden verificar mediante seguimiento o medición posteriores. También se excluye el Numeral 7.6 Control de los equipos de seguimiento y medición de la Norma GP 1000:2009, dado que los equipos que se manejan en la ANSPE, se les realiza mantenimiento de acuerdo a su uso. La exclusión de estos numerales no afecta la capacidad de la entidad para el cumplimiento de los requisitos en la prestación de servicio.

14 15. PUNTOS DE CONTROL PARA LOS RIESGOS OPERACIONALES DE LA ENTIDAD El Sistema de Gestión de Calidad de la ANSPE y el MECI, enmarcados bajo un Sistema de Gestión Integral contempla realizar un Manual de Gestión del Riesgo con el fin de controlar y prevenir los riesgos operacionales por procesos. Dicho Manual de Gestión del Riesgo describe la metodología a aplicar para el registro de los riesgos operacionales que se identifiquen en cada uno de los procesos de la Entidad y sean referentes para poder ejercer autocontrol como principio fundamental del Modelo Estándar de Control Interno MECI. 16. MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO MECI El Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005 proporciona la estructura básica para evaluar la estrategia, la gestión y los propios mecanismos de evaluación del proceso administrativo. Su propósito es orientar a las entidades hacia el cumplimiento de sus objetivos y la contribución de éstos a los fines esenciales del Estado. Se compone de tres grandes subsistemas, desagregados en sus respectivos componentes y elementos de control: - Subsistema de Control Estratégico: Agrupa y correlaciona los parámetros de control que orientan la entidad hacia el cumplimiento de su visión, misión, objetivos, principios, metas y políticas. Su objetivo es la creación de una cultura organizacional fundamentada en el control a los procesos de direccionamiento estratégico, administrativos y operativos de la entidad. - Subsistema de Control de Gestión: Reúne e interrelaciona los parámetros de control de los aspectos que permiten el desarrollo de la gestión: planes, programas, procesos, actividades, procedimientos, recursos, información y medios de comunicación, que al interrelacionarse bajo la acción de los niveles de autoridad y responsabilidad correspondientes, aseguran el control a la ejecución de los procesos de la entidad pública, orientándola a la consecución de los resultados y productos necesarios para el cumplimiento de su misión. Permite a la entidad construir los elementos o estándares de control necesarios para autocontrolar el desarrollo de las operaciones. - Subsistema de Control de Evaluación: Agrupa los parámetros que garantizan la valoración permanente de los resultados de la entidad, a través de sus diferentes mecanismos de verificación y evaluación. Permite valorar en forma permanente la efectividad del control interno de la entidad; la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de ejecución de los planes y programas, los resultados de la gestión, detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento.

15 Tanto el Sistema de Gestión de Calidad como el Modelo Estándar de Control Interno tienen como objetivo final velar por el cumplimiento de la misión institucional y la mejora continua en la elaboración y prestación de sus productos y servicios a la ciudadanía, y por tanto se complementan tanto en sus propios objetivos como en los elementos que los conforman de forma tal que se encuentran inmersos en la gestión institucional. ALUDITORÍASINTERNAS REVISIÓN POREJORAMIENTO CONTINUO 17. ESTRUCTURA DOCUMENTAL POR PROCESOS DE LA ANSPE Caracterizaciones: son los documentos que especifican que hace cada proceso desarrollado bajo el ciclo de mejora continua PHVA. Procedimientos, instructivos, manuales: son los documentos que especifican cómo se realiza una actividad de un proceso. Formatos: son los documentos en los cuales se registran las actividades de los procesos y/o procedimientos.

16 18. MAPA DE PROCESOS 19. ANALISIS DE PROCESOS A continuación se realiza una breve descripción de cada uno de los procesos: Estratégicos, Misionales, de Apoyo y de evaluación de la ANSPE. PROCESOS ESTRATÉGICOS: 1. Proceso de Direccionamiento Estratégico: El responsable del proceso es la Dirección General y se enfoca en generar lineamientos para los sistemas de gestión dando un panorama de integralidad en los procesos con el fin de mejorar continuamente y generar satisfacción con el servicio que ofrece la ANSPE Objetivo del proceso: Determinar los lineamientos estratégicos de la organización con el fin de garantizar el diseño, implementación y mantenimiento de los Sistemas de Gestión Institucionales para la mejora continua de la Entidad Los documentos asociados a este proceso son: Caracterización de Direccionamiento Estratégico

17 2. Proceso de Planeación: El responsable del proceso es el (la) Jefe de la Oficina Asesora de planeación; el proceso se enfoca en el diseño e implementación de la planeación estratégica, programas y proyectos estratégicos y de inversión de la Entidad, desplegando los lineamientos del Plan Nacional de desarrollo, aspectos legales y lineamientos de la dirección de la ANSPE, mediante herramientas efectivas para lograr los objetivos propuestos (Metas). Éste proceso tiene también un enfoque de seguimiento y monitoreo nacional y territorial Objetivo del Proceso: Liderar y coordinar la planeación y seguimiento a las actividades y recursos de la Agencia, con el fin de alcanzar los objetivos misionales de la Entidad Los documentos asociados a este proceso son: Caracterización de Planeación Procedimiento de Plan de Compras Procedimiento de formulación y seguimiento a Planes de Acción Procedimiento de Evaluaciones Procedimiento actualización herramienta de seguimiento SISMEG Procedimiento Seguimiento a Proyectos de Inversión. 3. Proceso de Gestión de la Tecnología de la Información: El responsable del proceso es el (la) Jefe de la Oficina de Tecnologías de la Información de la ANSPE; éste proceso tiene 3 enfoques principales infraestructura, implementación de aplicativos y soportes de usuario. Desde éste proceso se administra el sistema de información de la Entidad Objetivo del Proceso: Gestionar las tecnologías de la información mediante el montaje de plataformas, implementación de aplicativos y soporte a los usuarios, con el fin de obtener y mantener información efectiva y oportuna para el adecuado funcionamiento de la ANSPE Los documentos asociados a este proceso son: Caracterización de Gestión de las Tecnologías de la Información Procedimiento de Gestión de versiones Procedimiento de Gestión del Cambio Procedimiento de Gestión de Incidentes Procedimiento de Gestión de Problemas Procedimiento de Corrección de datos

18 4. Proceso de Gestión de relaciones corporativas y comunicaciones: El responsable del proceso es el Asesor (a) de la Dirección para el Grupo de relaciones corporativas y comunicaciones; éste proceso es transversal a la Entidad ya que canaliza, diseña y orienta a las comunicaciones internas, externas, eventos con apoyo logístico, campañas institucionales, estrategia digital y diseño gráfico de piezas de la Agencia, para generar un fortalecimiento de la ANSPE a través de los mensajes institucionales y sus diferentes medios de comunicación Objetivo del Proceso: Coordinar efectivamente las comunicaciones internas y externas de la ANSPE Los documentos asociados a este proceso son: Caracterización de Gestión de las Comunicaciones en Procedimiento de Eventos y Logística Procedimiento de comunicaciones internas de la ANSPE Procedimiento de Campañas Institucionales 5. Proceso de Gestión del Conocimiento: El responsable del proceso es el (la) Jefe de la Oficina Asesora de Planeación; es un proceso transversal el cual recopila la gestión del conocimiento (diseños de contenidos, experiencias entro otros) de todos los procesos y dependencias, con el fin de transferir el conocimiento desde el lugar dónde se genera hasta dónde se va a emplear, además implica el desarrollo de las competencias necesarias al interior de la Entidad para compartirlo y utilizarlo entre los funcionarios de la ANSPE Objetivo del proceso: Liderar el diseño del modelo de Gestión del Conocimiento, definir el equipo de trabajo y las actividades para su implementación en la ANSPE Los documentos asociados a este proceso son: Procedimiento Diseño de Contenidos Metodológicos. 6. Proceso de Gestión de Integral: El responsable del proceso es el (la) Jefe de la Oficina Asesora de Planeación; este proceso realiza el diseño del sistema de gestión integral institucional, bajos las Normas Técnicas, los requisitos legales aplicables y los lineamientos de la dirección de general de la Entidad Objetivo del Proceso: Diseñar, implementar y administrar el sistema de Gestión de integral institucional de la Entidad de manera efectiva Los documentos asociados a este proceso son:

19 Caracterización de Gestión de Calidad Procedimiento de identificación de peligros, valoración del riesgo y determinación de controles. Procedimiento de identificación de aspectos e impactos ambientales Procedimiento de acciones correctivas y preventivas Procedimiento de Control de documentos y registros Instructivo para solicitud, creación o modificación de documentos 7. Proceso de Gestión Jurídica: El responsable del proceso es el Asesor (a) del Grupo de Jurídica, este proceso se enfoca en temas jurídicos de la Entidad basados en los requisitos legales aplicables a la misma Objetivo del Proceso: Asesorar y representar a la Agencia Nacional para la Superación de la Pobreza Extrema ANSPE, oportunamente en los temas Jurídicos que se requieran en la Entidad Los documentos asociados a este proceso son: Caracterización Procedimiento de Identificación y Seguimiento al Cumplimiento de Requisitos Legales y Otros Aplicables Procedimiento trámite de tutelas Procedimiento Defensa Judicial Procedimiento Conceptos Jurídicos PROCESOS MISIONALES: 1. Proceso de Acompañamiento Familiar y Comunitario: El responsable del proceso es el Director de promoción familiar y comunitaria, este proceso se enfoca en llevar a cabo y hacer seguimiento (metas y financiero con respecto al acompañamiento) al acompañamiento familiar y comunitario de la Entidad y calidad del mismo Objetivo del Proceso: Liderar los procesos de formación y seguimiento continuo de la implementación del Acompañamiento Familiar y Comunitario a las familias en extrema pobreza en todo el país, establecidas en el Plan Nacional de Desarrollo Los documentos asociados a este proceso son: Caracterización de Acompañamiento Familiar y Comunitario Procedimiento de planeación y seguimiento al cumplimiento de metas del acompañamiento familiar

20 Procedimiento de seguimiento a ejecución financiera Procedimiento de diseño de formación 2. Proceso de Gestión de oferta: El responsable del proceso es el Director (a) de Gestión de Oferta Institucional y Territorial, en articulación y coordinación con la Dirección de Gestión de Oferta Privada y la Dirección de Innovación Social. La Gestión de la Oferta de la Entidad está orientada en tres (3) enfoques, que se relacionan a continuación: 1. Gestión de Oferta Pública (Institucional y Territorial) 2. Gestión de Oferta privada (Actores privados). 3. Gestión de Oferta desde la Innovación Social (Proyectos y políticas públicas de Innovación Social). Basados en estos tres (3) enfoques se despliegan la identificación y asignación de los déficits o necesidades, con el fin de conseguir la oferta pertinente, suficiente y oportuna y poder realizar la gestión de logros con la población objetivo Objetivo del Proceso: Gestionar oportunamente la oferta pública, privada y de innovación social, para mejorar las condiciones de vida de las familias en situación de pobreza extrema Los documentos asociados a este proceso son: Gestión de oferta de Innovación Social Manual de Gestión del conocimiento Manual de Investigaciones Procedimiento selección e implementación de proyectos de Innovación Social Gestión de oferta de Inversión Social Privada Procedimiento de enganche laboral Procedimiento gestión de oferta privada y cooperación internacional Procedimiento gestión de voluntariado Procedimiento ZIP Gestión de oferta pública (Institucional y territorial) Procedimiento de gestión nacional de oferta pública identificación de déficit - necesidades de oferta.

21 3. Proceso de Fortalecimiento Institucional: El responsable del Proceso es el Asesor de la Dirección General para Fortalecimiento Institucional, este proceso se enfoca en definir líneas de gestión encaminadas a armonizar y coordinar las acciones emprendidas desde las áreas misionales y de apoyo de la ANSPE para el fortalecimiento de la estrategia en los territorios, de manera que se generen capacidades institucionales locales que permitan focalizar programas y proyectos que respondan a las necesidades y características de la población beneficiaria de la Estrategia UNIDOS en los municipios Objetivo del proceso: Liderar y coordinar las acciones de las áreas de la ANSPE enfocadas al fortalecimiento de la Estrategia en el nivel local, mediante el diseño e implementación conjunta de una serie de herramientas orientadas a la generación de acuerdos de corresponsabilidad territorial y alianzas estratégicas, la asistencia técnica a Gobernaciones y Alcaldías y la participación del equipo territorial de la ANSPE en los espacios de concertación de política social; que permitan el posicionamiento de la estrategia UNIDOS en el territorio y su apropiación por parte de los actores locales Los documentos asociados a este proceso son: Caracterización 4. Proceso de Enfoque Diferencial: El responsable del proceso es el Asesor (a) de la Dirección General para Enfoque Diferencial; éste proceso gestiona la incorporación de los lineamientos establecidos en la materia, en los procesos misionales de la ANSPE Objetivo del Proceso: Incorporar en los componentes de la Estrategia UNIDOS de la ANSPE los enfoques diferenciales (ciclo vital, género, étnico, víctimas y discapacidad) Los documentos asociados a este proceso son: Caracterización de Enfoque Diferencial 5. Proceso de Zolips: El responsable del proceso es el asesor (a) de la Dirección General para zonas libres de pobreza extrema; este proceso realiza una intervención intensiva en una zona geográficamente delimitada que busca impactar positivamente las condiciones de calidad de vida del territorio y sus pobladores Objetivo del Proceso: Contribuir al mejoramiento de las condiciones de calidad de vida de los territorios intervenidos, a través de la puesta en marcha de planes territoriales para la superación de la pobreza extrema.

22 5.2. Los documentos asociados a este proceso son: Caracterización de ZOLIPS Procedimiento de Gestión ZOLIPS PROCESOS APOYO 1. Proceso de Gestión del Talento Humano: El responsable del proceso es el Coordinador (a) de Gestión del Talento Humano, el proceso relaciona las actividades de administración del Talento Humano de la Entidad, en aspectos claves como: Administración del Talento Humano (Selección, Vinculación, desvinculación, permisos, certificaciones, entre otros), Nómina, Bienestar, Salud Ocupacional, Comisiones de viaje, Capacitaciones (Plan Institucional de Capacitaciones PIC) Objetivo del Proceso: Liderar la planeación, formulación, organización, ejecución, seguimiento y control de los planes, programas y proyectos necesarios para la gestión y desarrollo del Talento Humano en un sano ambiente laboral que permita la consecución de los logros y metas institucionales de acuerdo con la normativa vigente, los lineamientos del Departamento Administrativo de la Función Pública, la Comisión Nacional del Servicio Civil y de la ANSPE Los documentos asociados a este proceso son: Caracterización de Gestión del Talento Humano Procedimiento de Selección y Vinculación Procedimiento de Generación y liquidación de nómina Procedimiento de Comisiones de viaje Procedimiento de reporte e investigación de incidentes y accidentes de trabajo 2. Proceso de Gestión Contractual: El responsable del proceso es el Coordinador del Grupo de Gestión Contractual, el proceso se basa en la gestión de todos los contratos de la Entidad y lineamientos para las etapas precontractuales y post- contractuales para las áreas de la Entidad Objetivo del Proceso: Se encuentra en el proceso de revisión y aprobación (Caracterización) Los documentos asociados a este proceso son: Caracterización de Gestión Contractual Procedimiento de Estudios de Mercado Procedimientos de Mínimas Cuantías

23 Procedimiento de Contratación Directa Procedimiento de Selección abreviada Menor Cuantía Procedimiento de Selección abreviada Subasta Inversa Procedimiento de Licitación Pública Manual de Contratación Guía de Supervisión 3. Proceso de Gestión Financiera: El responsable del proceso es el Asesor (a) de Gestión Financiera; se enfoca en 3 grandes líneas, presupuesto, contabilidad y tesorería. Es un proceso transversal que tiene como finalidad la desarrollar las actividades financieras de la Entidad Objetivo del proceso: Gestionar eficientemente los recursos financieros de la entidad con base en una gestión presupuestal, contable y de tesorería Los documentos asociados a este proceso son: Caracterización de Gestión Financiera Procedimiento de Solicitud, Modificación y Anulación o liberación CDP Procedimiento de Distribución del presupuesto por asignaciones internas Procedimiento de Solicitud, expedición, Modificación o Anulación de RP Procedimiento de Traslados Presupuestales de Gastos de Funcionamiento Procedimiento de Reintegro Vigencias Anteriores Procedimiento de Vigencias Futuras de Funcionamiento Procedimiento de Conciliaciones Bancarias Procedimiento de Liquidación Retenciones de Impuestos y otras Deducciones Procedimiento de Obligaciones de cuentas Procedimiento de Declaraciones y otros Informes Tributarios Procedimiento de Registro Contable Procedimiento de Aplicación de Reintegros en el SIIF Procedimiento de Pagos No Presupuestales en el SIIF Procedimiento de Solicitud de Modificaciones en el PAC Procedimiento de Pagos Presupuestales en el SIIF Instructivo para pagos y legalización de recursos 4. Proceso de Gestión Administrativa: El responsable del proceso es el Coordinador (a) del Grupo de Gestión Administrativa; gestiona todo lo relacionado con la adecuación de espacios físicos, bienes muebles, papelería, servicios públicos y servicios generales, en aras de contar con espacios idóneos para el desarrollo eficiente de las actividades.

24 4.1. Objetivo del proceso: Establecer, Implementar y Mantener la Gestión de archivo, almacén y servicios generales efectivamente para la adecuada operación de la gestión administrativa de la ANSPE 4.2. Los documentos asociados a este proceso son: Caracterización de Gestión Administrativa Procedimiento de recepción, radicación y distribución de comunicaciones oficiales internas Procedimiento de recepción, radicación y distribución de comunicaciones oficiales Externas Procedimiento eliminación documental Procedimiento organización archivos gestión Procedimiento selección documental Procedimiento transferencia documental Procedimiento elaboración - actualización y presentación de Tablas de Retención Documental TRD. Procedimiento de cierre de movimientos y de verificación de inventarios Procedimiento de entrada de almacén, almacenamiento, solicitud y suministro de bienes Procedimiento de realización y verificación de inventarios de bienes a funcionarios y contratistas Procedimiento de fotocopiado Procedimiento de mantenimiento y/ o adecuación Procedimiento de servicios públicos Procedimiento de vigilancia Instructivo organización archivos de gestión PROCESOS EVALUACIÓN 1. Proceso de Control Interno: El responsable del proceso es el Coordinador de Control Interno, éste proceso se enfoca en los roles del Sistema de Control Interno basado en la ley aplicable y el Modelo Estándar de Control Interno MECI Objetivo del Proceso: Contribuir para que las políticas, planes, programas, procesos y procedimientos de la Agencia Nacional para la Superación de la Pobreza Extrema.- ANSPE, se realicen de acuerdo con las normas vigentes a través de la asesoría, acompañamiento, seguimiento y evaluación oportuna y efectiva Los documentos asociados a este proceso son:

25 Caracterización de Control Interno Procedimiento de Auditorías internas 20. CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD El control de documentos en la Entidad se realiza bajo los pasos definidos en el procedimiento, éste busca controlar la producción documental institucional, dentro del sistema de gestión de Calidad, asegurando la disponibilidad de la información para aquellas dependencias y grupos de trabajo internos que la requieran y estableciendo procesos de control a los documentos que incluye el acceso, la revisión, actualización y conservación de estos; aplica al sistema de gestión de Calidad. 21. REFERENCIA A PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS En la Agencia Nacional para la Superación de la Pobreza Extrema - ANSPE, se implementan los procedimientos documentados requeridos por las normas técnicas de sistema de gestión de Calidad y los necesarios para la operación y el control de cada proceso. Las versiones vigentes de estos procedimientos están siempre disponibles en la Carpeta compartida Z: SISTEMA DE INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA ANSPE - SIGA, para la consulta y aplicación del personal. 22. CARACTERIZACIONES Direccionamiento Estratégico Procesos : Z:\SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA ANSPE - SIGA\Procesos Estratégicos\Direccionamiento Estratégico\Caracterización\CARACTERIZACION DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO.xls Gestión Integral Z:\SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA ANSPE - SIGA\Procesos Estratégicos\Gestión Integral\Caracterización\Caracterización Gestión de Calidad.xls Acompañamiento Familiar y Comunitario

26 Z:\SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA ANSPE - SIGA\Procesos Misionales\Acompañamiento Fliar y Comunitario\Caracterización\Caracterización Acompañamiento Familiar v02.xlsx Gestión Tecnología de la Información Z:\SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA ANSPE - SIGA\Procesos Estratégicos\Gestión detecnología de la Información\Caracterización\Caracterización OTI.xls Planeación Z:\SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA ANSPE - SIGA\Procesos Estratégicos\Planeación\Caracterización\Caracterización Planeación.xlsx Gestión de las Comunicaciones Z:\SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA ANSPE - SIGA\Procesos Estratégicos\Comunicaciones\Caracterización\Caracterización Comunicaciones.xls Gestión del Conocimiento Z:\SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA ANSPE - SIGA\Procesos Estratégicos\Gestión del Conocimiento\Caracterización\Caracterización Gestión del Conocimiento.xlsx Gestión de Oferta Z:\SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA ANSPE - SIGA\Procesos Misionales\Gestión de oferta\caracterización\caracterización Gestión de Oferta V01.xls Fortalecimiento Institucional Z:\SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA ANSPE - SIGA\Procesos Estratégicos\Fortalecimiento Institucional\Caracterización\Caracterización_Fortalecimiento_Institucional.xlsx Zonas Libres de Pobreza Extrema ZOLIP Z:\SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA ANSPE - SIGA\Procesos Misionales\ZOLIP\Caracterización\Caracterización Zolips.xls Enforque Diferencial Z:\SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA ANSPE - SIGA\Procesos Misionales\Enfoque Diferencial\Caracterización\Caracterización Enfoque Diferencial V01.xlsx Gestión Administrativa Z:\SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA ANSPE - SIGA\Procesos Apoyo\Gestión Administrativa\Caracterización\Caracterización Gestión Administrativa v02.xls

27 Gestión Contractual Z:\SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA ANSPE - SIGA\Procesos Apoyo\Gestión Contractual\Caracterización\Caracterización Gestión Contractual.xls Gestión de Talento Humano Z:\SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA ANSPE - SIGA\Procesos Apoyo\Gestión de Talento Humano\Caracterización\Caracterización de Gestión del talento Humano.xlsx Gestión Financiera Z:\SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA ANSPE - SIGA\Procesos Apoyo\Gestión Financiera\Caracterización\Caracterización Gestión Financiera.xlsx Gestión de Atención al ciudadano Z:\SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA ANSPE - SIGA\Procesos Apoyo\Gestión del Servicio al Ciudadano\Caracterización\Caracterización GAC.xls Control Interno Z:\SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA ANSPE - SIGA\Procesos Evaluación y Control\Control Interno\Caracterización\Caracterización Control Interno.xls Gestión Jurídica Z:\SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA ANSPE - SIGA\Procesos Apoyo\Gestión Juridica\Caracterización\Caracterización Gestión Jurídica.xls

28 23. GLOSARIO ACCION CORRECTIVA: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. ACCION PREVENTIVA: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable. AUDITORÍA INTERNA: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensión en que se cumplen los criterios definidos para la auditoria interna. CALIDAD: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos. CLIENTE: Organización o persona que recibe un producto. EFICACIA: Grado en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. EFICIENCIA: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. EFECTIVIDAD: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles. GESTIÓN DE LA CALIDAD: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización en lo relativo a la calidad. MANUAL DE LA CALIDAD: Documento que especifica el sistema de gestión de la calidad de una organización. MEJORA CONTINUA: Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos. NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito. OBJETIVO DE CALIDAD: Algo ambicionado, o pretendido, relacionado con la calidad. ORGANIZACIÓN: Conjunto de personas e instalaciones con una disposición de responsabilidades, autoridades y relaciones. POLÍTICA DE CALIDAD: Intenciones globales y orientación de una organización relativas a la calidad tal como se expresan formalmente por la alta dirección. PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. PROCEDIMIENTO: Forma específica para llevar a cabo una actividad.