MANUAL NORMATIVO Y PROCEDIMENTAL PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE LOS BIENES MUEBLES DE LA UIS

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1 MANUAL NORMATIVO Y PROCEDIMENTAL PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE LOS Proceso Financiero Bucaramanga 2007

2 Revisó: Jefe Div. Financiera Jefe Grupo de Inventarios Asesor Jurídico Profesional de Planeación PROCESO FINANCIERO MANUAL NORMATIVO Y PROCEDIMENTAL PARA Aprobó: Rector Página 1 de 15 Fecha de Aprobación: Diciembre 04 de 2007 Resolución No CONTENIDO Pág. 1. OBJETIVO ALCANCE CONTENIDO DEL MANUAL... 2 CAPÍTULO I... 2 OBJETO, CAMPO DE APLICACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE LOS BIENES MUEBLES... 2 CAPÍTULO II... 4 INGRESO DE ELEMENTOS AL INVENTARIO... 4 CAPÍTULO III... 7 RESPONSABILIDAD EN LA CUSTODIA, USO Y MANEJO DE LOS BIENES MUEBLES... 7 CAPÍTULO IV... 9 RENDICIÓN DE INVENTARIOS... 9 CAPÍTULO V PRÉSTAMO DE BIENES CAPÍTULO VI BAJA DE ELEMENTOS DEL INVENTARIO CAPÍTULO VII ESTUDIO DE RESPONSABILIDADES

3 Página 2 de OBJETIVO Constituir la normatividad para la administración y el control de los bienes muebles de la Universidad Industrial de Santander y de aquellos que no son de su propiedad pero que están bajo su responsabilidad. 2. ALCANCE Aplica a toda persona que tenga bajo su responsabilidad, ya sea en uso, administración o custodia, bienes muebles de propiedad de la Universidad Industrial de Santander o que estén a cargo de esta institución. 3. CONTENIDO DEL MANUAL CAPÍTULO I OBJETO, CAMPO DE APLICACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE LOS BIENES MUEBLES ARTÍCULO 1. OBJETO. El presente Manual Normativo y Procedimental constituye la normatividad para la administración y el control de los bienes muebles de la Universidad Industrial de Santander y de aquellos que no son de su propiedad pero que están bajo su responsabilidad. En consecuencia, todo lo relacionado con los inventarios que maneja la Universidad deberá ceñirse a las prescripciones contenidas en este documento y a la Ley. ARTÍCULO 2. CAMPO DE APLICACIÓN. Las disposiciones de la presente normatividad rigen para toda persona que tenga bajo su responsabilidad, ya sea en uso, administración o custodia, bienes muebles de propiedad de la Universidad Industrial de Santander o que estén a cargo de esta institución. ARTÍCULO 3. CLASIFICACIÓN DE LOS BIENES MUEBLES. Los bienes muebles de propiedad de la Universidad o que estén bajo su custodia, se clasifican por su naturaleza, uso y destino en los siguientes grupos: devolutivos, de consumo e intangibles. a) Elementos Devolutivos: Bienes tangibles, disponibles para el uso de la Universidad que tienen carácter duradero o permanente aunque por el tiempo o por razones de su naturaleza o uso, se deterioran a largo plazo; pueden estar sujetos a depreciación o amortización y su devolución es exigible. Estos elementos a su vez se clasifican en mayores, menores y libros. a.1) Elementos Devolutivos Mayores: Son aquellos bienes que cumplen con las características de elementos devolutivos y están representados en equipos de laboratorio, equipos de oficina, maquinaria, equipos audiovisuales, parque automotor y equipos de cómputo, cualquiera que sea su cuantía. Los muebles y enseres cuyo costo de adquisición sea mayor a medio (0.5) SMMLV se incluyen en esta clase de elementos. a.2) Elementos Devolutivos Menores: Son aquellos muebles y enseres y demás elementos que cumplen las características de elementos devolutivos y su costo de adquisición es menor o igual a medio (0.5) SMMLV, tales como herramientas, vidriería de laboratorio y similares. Los semovientes se incluyen en esta clase de elementos. 2

4 Página 3 de 15 Los bienes devolutivos menores adquiridos por un valor inferior a medio (0.5) SMMLV se contabilizarán directamente al gasto, sin perjuicio de los controles administrativos para garantizar su adecuada utilización. 1 a.3) Libros: Son aquellos bienes que incluye revistas, publicaciones, libros en medio magnético o físico, etc. Estos elementos no están sujetos a depreciación o amortización. b) Elementos de Consumo: Son elementos que se consumen con el primer uso que se hace de ellos, o que al aplicarlos a otros desaparecen como unidad o materia independiente; también, se incluyen aquellos que por su uso frecuente generan un desgaste acelerado y por lo tanto no ameritan clasificarlos como devolutivos. En este grupo de elementos se incluyen: papelería, CDs, disquetes, útiles de aseo, reactivos químicos, repuestos, alimentos, entre otros. c) Elementos Intangibles: Son los bienes de propiedad de la Universidad que careciendo de naturaleza material, implican un derecho o privilegio de cuyo ejercicio o explotación pueden obtenerse beneficios económicos en varios periodos determinables. Para efectos de esta normatividad, hace parte de este grupo de elementos inventariables las licencias de software, patentes, marcas, franquicias, derechos fiduciarios y derechos de autor. ARTÍCULO 4. TIPOS DE ELEMENTOS. Para efectos de registro y control, los bienes mencionados anteriormente se agrupan en los siguientes tipos: Tipo 0. Bienes de Arte y Cultura: Son los bienes muebles de carácter histórico, artístico y cultural, adquiridos a cualquier título por la Universidad, con el propósito de decorar, coleccionar o fomentar la cultura. Incluye libros, publicaciones de investigación, obras de arte evaluadas por un curador, etc. Los bienes adquiridos por la Biblioteca de la Universidad son registrados como bienes culturales. Tipo 1. Equipos y Elementos de Laboratorio: Corresponde a equipos científicos, médicos, de investigación y de prácticas de laboratorio, que son utilizados en el desarrollo de las labores académicas, de investigación y de extensión de la Universidad. Algunos ejemplos de este tipo de elementos son: microscopios, balanzas, ph metros, incubadoras, etc. Tipo 2. Muebles y Enseres: Son aquellos bienes necesarios para el desarrollo de la función administrativa, académica, de investigación y de extensión e incluye elementos tales como: escritorios, sillas, tablero-expógrafo, cortinas, extinguidores, etc. Tipo 3. Equipos y Elementos de Oficina: Este tipo de elementos corresponde a los bienes eléctricos o electrónicos necesarios para el desarrollo de la función administrativa, académica, de investigación y de extensión. Incluye máquinas de escribir, fax, calculadoras, fotocopiadoras, registradoras, teléfonos, citófonos, aire acondicionado de ventana, estabilizadores, etc. Tipo 4. Maquinarias y Equipos: Corresponde a aquellos bienes representados en equipos y elementos destinados para la conservación, elaboración o transformación de otros bienes o servicios. En este tipo de elementos se encuentra la maquinaria destinada para la elaboración de trabajos, como: taladros, tornos, motores, motobombas, calderas, aire acondicionado central, neveras, congeladores, purificadores de agua, etc. 1 PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD PÚBLICA. Procedimientos relativos a normas técnicas contables. Numeral Página 105. Tercera edición. Año

5 Página 4 de 15 Tipo 5. Equipos y Elementos Audiovisuales: Hace referencia a los equipos de audio, video y telecomunicaciones utilizados en las actividades administrativas, académicas, de investigación y de extensión. Incluye proyectores, DVD, video beam, televisores, filmadoras, video-cámaras, antenas para radio y televisión, etc. Tipo 6. Equipos Automotores: Es todo medio de transporte adquirido para el desarrollo de las funciones administrativas, académicas, de investigación y de extensión. Este tipo de elementos incluye vehículos, motos y maquinaria agrícola. Tipo 7. Equipos y Elementos de Cómputo: Corresponde a equipos utilizados para el procesamiento de la información. Incluye computadores, impresoras, scanner, lectores, etc. Tipo 8. Elementos Intangibles: Se refiere a bienes inmateriales inventariables como licencias de software, patentes, marcas, franquicias, derechos fiduciarios y derechos de autor. Tipo 9. Elementos de Consumo: Elementos que se consumen en el primer uso o que al aplicarlos a otros desaparecen como unidad o materia independiente o que por su uso frecuente generan un desgaste acelerado. Incluye elementos como: útiles de escritorio y oficina, papelería, disquetes, materiales para construcción, combustibles, repuestos para maquinaria y equipo, etc. ARTÍCULO 5. BIENES RECIBIDOS EN COMODATO. Los bienes que no son propiedad de la Universidad y están bajo la responsabilidad de esta institución para su administración, uso o custodia deben registrarse como bienes en comodato, entendiéndose como tal, los bienes que se reciban a título gratuito por medio de un contrato de préstamo para que la Universidad los use y los devuelva con posterioridad. CAPÍTULO II INGRESO DE ELEMENTOS AL INVENTARIO ARTÍCULO 6. VERIFICACIÓN DE LOS ELEMENTOS. La verificación de los elementos cuando ingresan a la Universidad, debe ser realizada por quien va a asumir la custodia de los bienes, y se debe corroborar que los elementos se reciban en las correspondientes cantidades, valores contratados, marcas y referencias de conformidad con la factura y la orden de compra respectiva. El servidor responsable debe solicitar el concepto técnico a la División de Mantenimiento Tecnológico en caso de equipos eléctricos, electrónicos y electromecánicos. El servidor responsable de los bienes debe abstenerse de recibir los nuevos elementos cuando se presenten inconsistencias y debe comunicarle inmediatamente al proveedor los motivos de insatisfacción en relación con los elementos ofrecidos. El servidor público informará al ordenador y al jefe o director de la UAA el recibo de los elementos a satisfacción o las novedades que se hayan presentado al respecto. ARTÍCULO 7. LEGALIZACIÓN DE LOS ELEMENTOS. El ordenador del gasto, o la persona a quien delegue, debe legalizar los elementos inmediatamente se reciban a satisfacción, registrando en el Sistema de Información Financiero los datos de la factura o facturas correspondientes a la orden de compra. Es responsabilidad del ordenador del gasto verificar que ha realizado un correcto ingreso de los elementos en el sistema. ARTICULO 8. Los elementos que se agregan a un equipo para modificarlo o mejorarlo, se deben registrar a manera de adición a la descripción del equipo, cuando la mejora sea significativa y beneficie su calidad o prolongue la vida útil del activo. Las partes que se adicionan a un elemento principal ocasionan, contablemente, un mayor valor del mismo. 4

6 Página 5 de 15 ARTÍCULO 9. La compra de los repuestos debe registrarse en la información del elemento que se va a reparar. El Jefe del Grupo de Inventarios deberá establecer los mecanismos necesarios para realizar el control correspondiente a este tipo de elementos. ARTÍCULO 10. El Grupo de Inventarios, verificará la correcta legalización de los elementos con las copias de la orden de compra, de la factura de venta y del comprobante de salida que la Unidad Académica y/o Administrativa (UAA) debe enviar inmediatamente haya legalizado los elementos. ARTÍCULO 11. MARCACIÓN FÍSICA. Una vez legalizados los bienes, el Grupo de Inventarios procederá a realizar la marcación física de elementos devolutivos mayores con el número de inventario correspondiente, en un lugar visible donde se facilite su identificación, previa verificación de las características estipuladas en la factura y en la orden de compra. PARAGRAFO. Los bienes devolutivos mayores deben estar debidamente registrados y marcados. ARTÍCULO 12. ELEMENTOS QUE NO SE PUEDEN MARCAR. Cuando por razones plenamente justificadas, no sea posible realizar marcación física en un elemento, el Grupo de Inventarios registra en un archivo especial las especificaciones y características de estos elementos. De éste registro, se enviará copia al servidor responsable del elemento para efectos de control posterior. ARTÍCULO 13. LEGALIZACIÓN DE ELEMENTOS QUE SE ADQUIEREN POR DONACIÓN, REPOSICIÓN, DACIÓN EN PAGO O FABRICACIÓN. Para la legalización de los elementos que se reciban como donación, reposición, dación en pago o elementos que sean fabricados por la Universidad, el Grupo de Inventarios, debe diligenciar en el sistema el Acta de Alta correspondiente, la cual debe estar firmada por el servidor responsable de ésta unidad. PARAGRAFO 1. Para el caso de reposición de bienes, se debe cumplir con lo establecido en el capítulo de estudio de responsabilidades del presente Manual; si es el caso, estos elementos deben mantener el mismo número de inventario del elemento a reponer. PARAGRAFO 2. El servidor público que va a asumir la responsabilidad de la custodia de estos elementos en el inventario, deberá firmar el comprobante de salida, que se genera al realizar la legalización. ARTICULO 14. REPOSICIÓN DE UN FALTANTE CON OTROS BIENES. La Universidad podrá recibir del servidor responsable de los bienes, la reposición de un faltante con otros bienes cuando el bien a reponer haya desaparecido del mercado o que por su obsolescencia no se requiera otro idéntico. Los bienes a recibir deben responder a las necesidades de la UAA a la cual se encuentra adscrito el servidor público y guardar coherencia con actividades misionales. Se requiere el concepto de una Comisión que verifique objetivamente las circunstancias que validen la mayor conveniencia institucional de la sustitución ofrecida. Esta Comisión estará conformada por el director o jefe de la UAA, el Jefe del Grupo de Inventarios y en caso de requerirse concepto técnico, éste se solicitará a la unidad asesora correspondiente. Mediante acto administrativo, el Jefe de la División Financiera autorizará, previo concepto favorable de la Comisión Evaluadora, la baja del elemento perdido y la incorporación al inventario del bien o bienes recibidos en reposición. 5

7 Página 6 de 15 ARTÍCULO 15. NACIMIENTO DE SEMOVIENTES. Cuando se presenten nacimientos de semovientes de propiedad de la Universidad, estos deben incorporarse al Sistema de Información Financiero, una vez se suscriba un Acta de Alta en la cual se deben especificar las características del semoviente. Esta acta debe ser firmada por el Jefe de la UAA a la cual debe quedar adscrita el semoviente y Jefe del Grupo de Inventarios para proceder a realizar la legalización del ingreso de los semovientes al inventario. ARTÍCULO 16. DONACIONES RECIBIDAS POR LA UNIVERSIDAD. Para el trámite de donaciones, el benefactor deberá manifestar su intención de donación por medio de una carta dirigida al Rector de la Universidad, en la cual hará una descripción detallada de los elementos a donar. Esta carta debe ir acompañada de certificación expedida por el revisor fiscal de la empresa donde señale el costo de los bienes a donar que se realiza con base en el valor en libros y de acuerdo a la normatividad contable vigente. Si el donante no cuenta con revisor fiscal, la certificación debe ser expedida por un contador público con certificado de antecedentes disciplinarios vigente. La Universidad determinará el valor de mercado de los bienes a través del Grupo de Inventarios. PARAGRAFO. Los bienes donados que superen los 50 SMMLV, deben ser legalizados mediante escritura pública. ARTICULO 17. El jefe o director de la UAA posible beneficiaria de la donación, debe analizar la conveniencia de aceptarla, determinando si es útil para las actividades misionales de la Universidad, a su vez debe realizar la verificación del estado de los elementos a recibir en donación. Si lo cree conveniente, solicitará a un experto o perito el avalúo real de la propuesta de donación. El jefe o director de la UAA debe remitir concepto escrito al Rector, seleccionando en caso de aceptación el menor valor entre los enunciados en el artículo anterior. Si encuentra inconvenientes debe comunicar al benefactor. ARTÍCULO 18. El Rector de la Universidad o la persona en quien delegue, estudiará el concepto emitido por el jefe o director de la UAA y si lo considera conveniente aceptará mediante acto administrativo que corresponda, los bienes o derechos donados. Se envía copia de éste documento a la Unidad Académica y/o Administrativa y al Jefe del Grupo de Inventarios para que realice la legalización de los elementos, incluido el trámite notarial cuando se requiera conforme a la Ley. En caso de no aceptar la donación, notificará a la UAA para que ésta le comunique al posible benefactor. PARAGRAFO. La UAA que recibe la donación debe asumir los gastos de legalización de la misma, en caso de requerirse. ARTÍCULO 19. Al recibir los elementos provenientes de una donación, el jefe o director de la UAA o la persona en quien delegue, debe verificar que se cumplan las características descritas en la carta enviada por el benefactor y en la resolución de aceptación. ARTÍCULO 20. DONACIONES REALIZADAS POR LA UNIVERSIDAD. Para el trámite de donaciones a otras entidades oficiales por parte de la Universidad, el beneficiario deberá manifestar su petición de donación por medio de una carta dirigida al Rector de la Universidad, detallando los bienes requeridos. Esta carta debe ir acompañada de certificación que verifique que la entidad solicitante no presenta impedimento legal, ni inhabilidad o incompatibilidad para realizar los respectivos trámites de donación. El Jefe del Grupo de Inventarios, verifica que el bien solicitado en donación se encuentre dado de baja y ninguna UAA lo requiera o no sea indispensable para la Universidad. 6

8 Página 7 de 15 El Rector de la Universidad, emitirá resolución motivada autorizando la donación, seguidamente se hace entrega de los bienes y se elabora acta de entrega de la donación firmada por las partes certificando su conformidad. PARAGRAFO 1. El avaluó de los bienes a donar se realiza con base en el valor en libros y de acuerdo a la normatividad contable vigente. Las donaciones que superen los 50 SMMLV, se realizarán por medio de escritura pública firmada por el Rector de la Universidad. PARAGRAFO 2. Los gastos de legalización que se generen en la donación deben ser asumidos por el beneficiario. ARTÍCULO 21. INCLUSIÓN EN PÓLIZAS DE SEGURO. El Jefe del Grupo de Inventarios realizará el trámite correspondiente para incluir en las pólizas de seguros los bienes muebles que ingresan a los inventarios de la Universidad. ARTÍCULO 22. ACEPTACIÓN DE BIENES EN COMODATO. Para recibir o entregar un bien en comodato, el jefe o director de la Unidad Académica y/o Administrativa debe justificar su conveniencia y necesidad ante el Rector o su delegado para estos efectos, de tal manera que se ajuste a los principios misionales de la Universidad. Su aprobación se hará mediante acto administrativo. ARTÍCULO 23. El Jefe del Grupo de Inventarios debe incluir en la correspondiente póliza de seguro contratada por la Universidad, los bienes recibidos en comodato. De igual manera, cuando la Universidad entregue bienes en calidad de comodato, debe exigir al comodatario que éstos sean amparados con las pólizas respectivas, es decir, en las pólizas que la Universidad ha establecido para la seguridad de los bienes bajo su custodia. CAPÍTULO III RESPONSABILIDAD EN LA CUSTODIA, USO Y MANEJO DE LOS BIENES MUEBLES ARTÍCULO 24. RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA, DISCIPLINARIA Y FISCAL. Los servidores públicos de la Universidad Industrial de Santander, son responsables administrativa, disciplinaria y fiscalmente por la custodia y preservación de los elementos y recursos de propiedad de la Universidad o de terceros (préstamos, arrendamientos y comodatos), que reciban, manejen, administren o usen para el ejercicio de sus funciones. ARTÍCULO 25. En el momento de recibir o entregar un cargo, el servidor público responsable de la custodia de los bienes deberá realizar el traslado respectivo de los elementos, asumiendo de ésta forma la responsabilidad por el uso, conservación y adecuada utilización de los bienes; por lo tanto, el servidor público de la Universidad debe verificar personalmente la existencia de cada elemento, constatando su descripción, identificación, localización y UAA a la cual está adscrito el elemento. Esta labor la deben realizar los dos funcionarios, tanto el que entrega como el que recibe el inventario. ARTÍCULO 26. Los servidores públicos encargados de los bienes entregados por la Universidad son responsables por la pérdida o daño que sufran los mismos, cuando no provenga del deterioro natural por razón de su uso legítimo o de otra causa justificada. Por lo tanto, estas personas deben supervisar el correcto uso de los bienes, debiendo gestionar oportunamente el mantenimiento preventivo, correctivo y su conservación. ARTÍCULO 27. MANTENIMIENTO DE EQUIPOS. La División de Mantenimiento Tecnológico prestará el servicio de mantenimiento de equipos eléctricos, electrónicos y electromecánicos cuando las UAA lo requieran y debe solicitar la colaboración de otras unidades asesoras si lo considera necesario. 7

9 Página 8 de 15 ARTÍCULO 28. TRASLADO DE BIENES POR ENTREGA DEFINITIVA DEL INVENTARIO. El servidor público de la Universidad Industrial de Santander que se retire definitivamente del cargo base en la Universidad, deberá solicitar con carácter obligatorio, el traslado de los bienes bajo su responsabilidad en un período no mayor a diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de la novedad. PARAGRAFO 1. La omisión de éste deber por parte del servidor público que se retire definitivamente del cargo y no realice entrega del inventario, constituye falta disciplinaria. ARTÍCULO 29. TRASLADO DE BIENES POR FINALIZACION DE COMISIÓN ADMINISTRATIVA O ENCARGO. El servidor público debe realizar la entrega al nuevo servidor que lo reemplace o, en su defecto, al jefe inmediato en un término no mayor a diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de la novedad. Para este traslado los servidores públicos deben ingresar a la página Web de la Universidad y registrar en el módulo de inventarios la solicitud de traslado de los elementos devolutivos mayores o enviar un documento firmado por las partes. Para el caso de elementos devolutivos menores, libros e intangibles el servidor debe enviar al Grupo de inventarios un documento de solicitud de traslado debidamente firmado. ARTÍCULO 30. TRASLADO DE BIENES POR AUSENCIA TEMPORAL DEL SERVIDOR. El servidor público de la Universidad Industrial de Santander que se ausente durante un tiempo mayor a tres meses, deberá definir la situación de sus inventarios. PARAGRAFO 1. Para efectos de este Manual, se entiende por ausencia temporal los estados en los cuales el funcionario se encuentre en licencia, comisión de estudio o suspensión, etc. El servidor público debe realizar el traslado o el préstamo debidamente soportado, de los bienes previamente a la iniciación de la ausencia. PARAGRAFO 2. El servidor público que se ausente y no cumpla con lo establecido en el presente artículo, será responsable de sus inventarios en caso de presentarse hurto, robo, pérdida, daño o mal manejo de los bienes. PARAGRAFO 3. Si el servidor público no soluciona la situación de sus inventarios, la Universidad podrá mediante acto administrativo de Vicerrectoría Administrativa motivada disponer de los bienes de que trata el presente artículo para el cumplimiento de las labores misionales. ARTÍCULO 31. Los jefes o directores de las UAA serán responsables de adoptar y ejercer los controles que estimen necesarios con el objeto de realizar las correspondientes entregas de inventario, en los casos de ausencia temporal o definitiva del servidor responsable de la custodia de los inventarios. El Jefe del Grupo de Inventarios debe supervisar el cumplimiento de dichas acciones. ARTÍCULO 32. RESPONSABILIDAD PARA USUARIOS EXTERNOS. Para efectos de esta normatividad, son usuarios externos los ejecutores de contratos con la Universidad Industrial de Santander, sin relación laboral; también, aquellas personas vinculadas bajo mecanismos de tercerización o de contratación externa, personal de OPS o cualquier otro tipo de vinculación sin relación laboral que tenga con la Universidad. PARAGRAFO. Los usuarios externos son responsables por la custodia y adecuado manejo de los bienes puestos a su servicio; conforme con la Ley responden, además, en los casos de hurto, robo, pérdida, daño o mal manejo de los elementos que se les han confiado. 8

10 Página 9 de 15 ARTÍCULO 33. El Jefe o director de la UAA a la cual esté asignado el servicio del personal externo será responsable de adoptar y ejercer los controles que estime necesarios para supervisar el uso y adecuada conservación de los bienes. CAPÍTULO IV RENDICIÓN DE INVENTARIOS ARTÍCULO 34. INVENTARIO FÍSICO ANUAL. Todo servidor público que tenga, use, custodie, administre o deba responder por bienes muebles entregados por la Universidad, realizará el inventario físico de sus elementos. Para ésta revisión el Grupo de Inventarios envía el listado de elementos devolutivos mayores, menores e intangibles, el servidor público revisa y envía o registra en el módulo 2 de inventarios en la página web de la Universidad las correspondientes observaciones dentro de los 30 días calendario a la solicitud por parte de la Oficina del Grupo de Inventarios. PARAGRAFO 1. El Grupo de Inventarios debe analizar y dar respuesta a las novedades presentadas por los servidores públicos en un período de un mes, a partir del reporte de la novedad. PARAGRAFO 2. El envió o registro de la novedad, no significa la aceptación de la misma por parte del Grupo de Inventarios. PARAGRAFO 3. Si el Grupo de Inventarios no recibe ninguna novedad por parte del servidor público dentro del término establecido, se asume que el inventario se encuentra a satisfacción. ARTÍCULO 35. El inventario físico anual debe realizarse sobre los bienes de propiedad de la Universidad y aquellos que hayan sido recibidos en calidad de préstamo mediante comodato. ARTÍCULO 36. REPORTE DEL MOVIMIENTO DE INVENTARIOS. El Grupo de Inventarios debe enviar mensualmente el reporte del movimiento de inventarios a la Sección de Contabilidad. Está unidad se encarga de conciliar dicho reporte con el registro contable de activos mayores, menores, libros e intangibles. En caso de presentarse inconsistencias la Sección de Contabilidad debe comunicar al Grupo de inventarios, quien realiza los ajustes correspondientes. ARTÍCULO 37. RENDICIÓN DE CUENTAS ANTE LOS ENTES FISCALIZADORES. El Grupo de Inventarios es responsable de la rendición de cuentas ante los entes fiscalizadores sobre los bienes muebles de propiedad de la Universidad y en comodato. ARTÍCULO 38. REALIZACIÓN DE PRUEBAS SELECTIVAS. El Grupo de Inventarios y Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión deberán mantener un programa de pruebas selectivas que permita la verificación de los inventarios y el conocimiento de los controles que sobre éstos están llevando a cabo los servidores responsables de los bienes. Esta labor debe hacerse periódicamente y podrá ser realizada por petición de los servidores públicos. 2 Módulo de inventarios diseñado en la Web para el control y manejo de los bienes muebles mayores de la Universidad. 9

11 Página 10 de 15 PARAGRAFO. Cuando en una prueba selectiva resulten faltantes, el servidor público responsable de la custodia de los bienes, tiene tres días hábiles para localizar el bien y presentarlo a la oficina del Grupo de Inventarios. Si el elemento no se reporta en el término establecido, se procede a dar inicio al proceso que se establece en el presente Manual y en los reglamentos de la Universidad. CAPÍTULO V PRÉSTAMO DE BIENES ARTÍCULO 39. USUARIOS DEL PRÉSTAMO DE BIENES. El préstamo de bienes se hará exclusivamente para desempeñar labores misionales a los servidores públicos, profesores cátedra, estudiantes, personas vinculadas bajo mecanismos de tercerización, contratación de servicios o convenios, contratos, entidades e instituciones con el objeto misional similar al de la Universidad. PARAGRAFO. El préstamo de bienes a entidades o instituciones deben contar con el amparo de los bienes mediante pólizas de seguros en las mismas condiciones del programa general de seguros establecido por la Universidad. Las Instituciones o entidades beneficiarias del préstamo deben asumir los costos de las pólizas necesarias para el amparo de los bienes. ARTÍCULO 40. REGISTRO DEL PRÉSTAMO. El préstamo de bienes a usuarios internos y externos para el caso de elementos devolutivos mayores, debe ser registrado en el módulo de inventarios en la página web de la Universidad, a su vez es impreso y firmado por el servidor público responsable de los elementos y el solicitante. Si el préstamo corresponde a bienes menores, debe estar respaldado por un documento de préstamo debidamente firmado. Si el solicitante corresponde a un usuario externo, el representante legal de la empresa contratista deberá firmar este formato. El Jefe del Grupo de Inventarios enviará copia de este documento a la entidad contratista. PARAGRAFO 1. El préstamo tendrá vigencia hasta que exista relación académica o contractual con la Universidad. Una vez finalice el período, el beneficiario si lo requiere debe realizar la renovación del préstamo o hacer entrega de los elementos. PARAGRAFO 2. El usuario del préstamo de bienes que presente mora en su devolución no puede acceder a nuevos préstamos hasta que se encuentre a paz y salvo con la Universidad. ARTÍCULO 41. SALIDA DE BIENES. Toda solicitud de préstamo con salida de bienes fuera de los predios de la Universidad debe estar autorizada por el servidor responsable del bien, quien constata que el elemento se requiere para realizar labores misionales. Esta solicitud de autorización se debe realizar en el módulo de planta física. ARTÍCULO 42. VERIFICACIÓN EN LA DEVOLUCIÓN DE BIENES PRESTADOS. El servidor responsable del bien debe verificar que el elemento sea devuelto en las mismas condiciones en las cuales se entregó. Si los elementos se devuelven en mal estado, el servidor responsable debe exigir su respectiva e inmediata reposición a quien solicitó el préstamo y comunicar la novedad al jefe inmediato y al Grupo de Inventarios. PARAGRAFO. Si los elementos prestados a particulares o instituciones presentan mal estado, el beneficiario del préstamo debe realizar la reposición de estos en similares o superiores características al del bien prestado. 10

12 Página 11 de 15 CAPÍTULO VI BAJA DE ELEMENTOS DEL INVENTARIO ARTÍCULO 43. CASOS EN LOS CUALES SE DEBE SOLICITAR LA BAJA DE UN ELEMENTO. Los servidores públicos deben solicitar la baja de un bien cuando éste se encuentre deteriorado, dañado, obsoleto, en desuso, en los casos relacionados con pérdida, robo o hurto, o cuando se dé como parte de pago. PARAGRAFO 1. La expiración de las licencias de software se descargan automáticamente de los inventarios en el Sistema. PARAGRAFO 2. La muerte de semovientes se considera como pérdida. Para la solicitud de baja por muerte o venta de semovientes el Jefe de la UAA a la cual se encuentra adscrito el semoviente debe enviar una carta al Jefe del Grupo de Inventarios. ARTÍCULO 44. BAJA DE EQUIPOS. Cuando la UAA requiera dar de baja equipos, eléctricos, electrónicos y electromecánicos, solicita concepto técnico a la División de Mantenimiento Tecnológico, quien declara si el bien está en condiciones de seguirse utilizando o debe darse de baja porque no es conveniente para su uso o reparación. ARTÍCULO 45. Toda solicitud de baja que ocurra por cualquiera de los hechos señalados en los artículos anteriores, requiere para su comprobación y legalización los documentos de soporte que justifiquen las condiciones para los casos de baja señalados en los procedimientos de inventarios. ARTÍCULO 46. ENTREGA O RECIBO DE UN BIEN COMO PAGO PARCIAL O TOTAL. La entrega o recibo de un bien como pago parcial o total de otro bien o servicio debe ser autorizada por el jefe o director de la UAA, previo avalúo comercial realizado por el Jefe del Grupo de Inventarios. El jefe de la UAA debe verificar que el elemento que se va a adquirir tenga iguales o superiores características, condiciones tecnológicas y uso o servicios equivalentes con el bien que se entrega según corresponda. ARTÍCULO 47. LICENCIAS DE SOFTWARE. Cuando las licencias de software expiran, el servidor público responsable de la custodia en el inventario, debe eliminar la información de los equipos de cómputo para los cuales se adquirió la licencia y declarar por escrito que el software no está en uso, que ha sido eliminado de los equipos en los cuales se había instalado. Esta declaración debe ser enviada al Grupo de Inventarios junto con el medio de almacenamiento original, si existe. ARTÍCULO 48. BAJA DE MUEBLES Y ENSERES Y ELEMENTOS MENORES. Las solicitudes de baja de muebles y enseres y elementos menores, no requieren concepto técnico. El Grupo de inventarios debe verificar el estado de este tipo de elementos. PARAGRAFO. Los muebles y enseres dados de baja que correspondan a bienes de madera y presenten alto grado de deterioro o el elemento se encuentre completamente dañado se procederá a su destrucción y se hará el levantamiento del acta de baja respectiva. ARTÍCULO 49. ENTREGA DE PARTES SUSTITUIDAS. El Grupo de inventarios supervisará la sustitución de repuestos del bien a reparar. El ordenador del gasto deberá verificar el cumplimiento de ésta norma. 11

13 Página 12 de 15 ARTÍCULO 50. DIVULGACIÓN DE BIENES PARA TRÁMITE DE BAJA. Al solicitar la baja de los elementos y estos se encuentran en condiciones de seguirse utilizando, el Jefe del Grupo de inventarios debe informar a la comunidad universitaria, en los medios de comunicación internos de la Universidad, la disponibilidad de efectuar el traslado al servidor público que lo requiera indicando la descripción de los elementos, cantidad y estado en que se encuentran. ARTÍCULO 51. BIOSEGURIDAD EN LA BAJA DE BIENES. Para solicitar la baja de bienes que se encuentren deteriorados por contener o haber procesado elementos de consumo como reactivos, medicamentos u otro tipo de elementos de consumo que se encuentren afectados por vencimiento, merma, avería o alteración, entre otros y que puedan causar graves daños al medio ambiente y a la salud, deben seguir el tratamiento establecido por el Ministerio del Medio Ambiente y Ministerio de Salud. ARTÍCULO 52. VENTA DE BIENES DADOS DE BAJA. Los bienes dados de baja serán vendidos mediante subasta pública a través de audiencia de postulaciones. La subasta debe ser autorizada por el Rector de la Universidad o su delegado. Las subastas cuyo precio base sea menor a 50 SMMLV serán tramitadas por la División Financiera a través del Jefe del Grupo de Inventarios; en caso que este valor sea superior, la subasta debe ser realizada por la Dirección de Contratación, según el Reglamento de Contratación aprobado mediante Acuerdo del Consejo Superior. Este procedimiento se debe iniciar con la publicación del anuncio de subasta pública en la página Web de la Universidad. ARTÍCULO 53. El Jefe de la División Financiera realizará la selección de la oferta para las subastas cuyo precio base sea menor a 50 SMMLV previo avaluó realizado por el Jefe del Grupo de Inventarios. ARTÍCULO 54. PROCEDIMIENTO EN EL PROCESO DE SUBASTA PÚBLICA DE LOS BIENES DADOS DE BAJA. 1. Fijar las condiciones generales del proceso de subasta 2. Elaborar los términos preliminares y términos definitivos para su publicación en la página Web de la Universidad. 3. Realiza audiencia de postulación. 4. Elabora acta de adjudicación a nombre del proponente que haya presentado la oferta más conveniente para la Universidad. ARTÍCULO 55. NOTIFICACIÓN DE ROBO, HURTO O PÉRDIDA. En los casos de robo, hurto o pérdida, el servidor responsable del bien debe reportar inmediatamente la novedad al Jefe del Grupo de inventarios, para que proceda a iniciar la inspección administrativa. De igual manera debe informar inmediatamente por escrito lo ocurrido a su jefe inmediato detallando los hechos y la información del elemento y enviar copia del informe al Jefe del Grupo de inventarios, anexando el respectivo denuncio presentado ante la autoridad competente, una vez ocurra el hecho para iniciar la respectiva investigación administrativa. Con el objeto de realizar el trámite de reclamación ante la compañía de seguros, el servidor responsable del bien debe enviar al Jefe del Grupo de Inventarios la documentación requerida por la entidad aseguradora. ARTÍCULO 56. INSPECCIÓN ADMINISTRATIVA. Inmediatamente reciba la comunicación del siniestro, el Jefe del Grupo de Inventarios y un representante de Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión deben realizar la inspección administrativa y el levantamiento del acta correspondiente junto con el servidor responsable del bien y el jefe de la UAA. Este documento debe contener como mínimo: fecha y lugar donde ocurrió el hecho, 12

14 Página 13 de 15 fecha de reporte del hecho, fecha en que se practica la inspección, detalles y circunstancias del caso, número de inventario, descripción del elemento, nombre y firma de las personas que intervinieron en la inspección. ARTÍCULO 57. En caso de hurto o robo el servidor responsable del bien o jefe de la UAA comunicará inmediatamente lo ocurrido al responsable del servicio de vigilancia, para que rinda el informe correspondiente, el cual debe formar parte de los documentos entregados al Jefe del Grupo. ARTÍCULO 58. BAJA POR ROBO, HURTO O PÉRDIDA. El Jefe del Grupo de inventarios debe proceder al trámite de baja de los bienes por hurto, robo o pérdida, cuando se reúnan los siguientes documentos: 1. Informe del servidor responsable del bien detallando los hechos y las especificaciones del elemento. 2. Constancia del denuncio ante autoridad competente, colocado por el servidor responsable de los bienes o la persona que en el momento tenía el bien a su cargo. 3. Informe del responsable del servicio de vigilancia. 4. Acta de inspección administrativa. Estos dos últimos numerales aplican siempre y cuando el bien se encuentre dentro de las instalaciones de la Universidad. ARTÍCULO 59. BAJA DE BIENES INSERVIBLES U OBSOLETOS. Para realizar el trámite de baja de bienes inservibles u obsoletos el Grupo de Inventarios, debe reunir los siguientes requisitos: 1. Solicitud de baja del bien por parte del servidor responsable para los muebles y enseres. 2. Concepto técnico emitido por la División de Mantenimiento Tecnológico en el caso de equipos eléctricos, electrónicos y electromecánicos. Para equipos especializados, la División de Mantenimiento Tecnológico debe solicitar el informe técnico a una unidad académica o entidad competente, cuando el objeto de dictamen exceda su campo de conocimiento. ARTÍCULO 60. AUTORIZACIÓN DE BAJA DE ELEMENTOS. La baja de elementos será autorizada mediante acto administrativo por el Jefe de la División Financiera, cuando tengan el visto bueno del Jefe del Grupo de inventarios. CAPÍTULO VII ESTUDIO DE RESPONSABILIDADES ARTÍCULO 61. PROPÓSITOS DE LA INVESTIGACIÓN ADMINISTRATIVA. La investigación administrativa tendrá los siguientes propósitos: a. Establecer los hechos y sus circunstancias de modo, tiempo y lugar; b. Individualizar, en caso de existir, las posibles responsabilidades administrativas; 13

15 Página 14 de 15 ARTÍCULO 62. INVESTIGACIÓN ADMINISTRATIVA. El Jefe del Grupo de Inventarios debe iniciar la inspección administrativa para determinar si procede a dar inicio a la investigación administrativa, una vez se reciba el reporte sobre hurtos, robos, pérdidas, daños o mal uso de los elementos o cuando por cualquier medio, el Grupo de Inventarios certifique que existe un faltante dentro del inventario a cargo de un servidor público y este no hubiere adelantado los procedimientos establecidos en el Manual Normativo y Procedimental para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la Universidad Industrial de Santander. ARTÍCULO 63. El jefe de cada UAA es responsable de verificar que se realice la investigación correspondiente en los casos de hurto, robo, pérdida, daño o mal uso de los elementos encomendados a los servidores públicos que tiene bajo su cargo. ARTÍCULO 64. La investigación administrativa se realiza a partir de la inspección administrativa y se debe documentar con el informe del responsable de los elementos y la declaración de las demás personas involucradas en los hechos. ARTICULO 65. RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA. El Jefe del Grupo de inventarios determina si existen motivos, para iniciar un proceso administrativo al servidor responsable de los elementos. ARTÍCULO 66. REGISTRO A LA CUENTA DE RESPONSABILIDAD. El Grupo de Inventarios registra en el sistema la cuenta de Responsabilidad Administrativa a nombre del funcionario vinculado al proceso, una vez se determine si es necesario iniciar la investigación administrativa. Dicho registro se mantendrá hasta cuando se produzca decisión definitiva sobre la responsabilidad, por parte de la autoridad competente. ARTÍCULO 67. ACTUACIÓN PARA LA INVESTIGACIÓN ADMINISTRATIVA. La investigación administrativa se surtirá en forma breve y sumaria, de conformidad con las reglas previstas para actuaciones administrativas iniciadas de oficio por la Universidad. En el trámite, el servidor responsable del bien tendrá derecho a conocer las pruebas, a aportar pruebas y a ser oído e intervenir como sujeto procesal con interés directo en la actuación. ARTICULO 68. COMPETENCIA DE AUTORIDADES INTERNAS. Cuando en la investigación administrativa se establezca o se infiera la posible existencia de faltas disciplinarias o de comisión de ilícitos, se dará traslado a la autoridad interna competente para conocer, sin perjuicio de la determinación administrativa del daño del responsable y del valor a reparar. ARTICULO 69. CESE DE LA INVESTIGACIÓN ADMINISTRATIVA. La investigación administrativa cesa en los siguientes casos: - Cuando se haga entrega formal de los bienes puestos a su cuidado. - Cuando el responsable efectúa la reposición de los bienes en las condiciones y características de los faltantes cuya aceptación sea autorizada por el Jefe del Grupo de Inventarios. - Cuando se declara que no hay responsabilidad administrativa por parte del Jefe del Grupo de Inventarios. - Cuando el responsable de común acuerdo voluntariamente decide cancelar el valor del bien. - Cuando se traslada el caso a proceso Disciplinario. ARTÍCULO 70. PAGO DE SINIESTROS. El Jefe del Grupo de Inventarios es responsable de realizar los trámites de solicitud de pago de siniestros ante la compañía aseguradora. 14

16 Página 15 de 15 El dinero que por concepto de esta reposición cancele la compañía aseguradora y el que le corresponda al responsable de la pérdida del bien, ingresará al fondo de la UAA donde ocurrió el siniestro. ARTÍCULO 71. El Jefe de la División Financiera y el Jefe del Grupo de Inventarios deberán implementar mecanismos de difusión y socialización del presente Manual Normativo y Procedimental. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN 01 Septiembre 23 de Septiembre 12 de Diciembre 04 de 2007 DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS Creación del documento Inclusión de la normatividad de Donaciones realizadas por la Universidad Inclusión de las actividades desarrolladas en los módulos de Inventarios y Planta Física Se modificó el capítulo correspondiente al Estudio de Responsabilidades Revisión y actualización de toda la normatividad Adecuación del documento al Sistema de Gestión de Calidad según el Procedimiento Control de Documentos 15

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