LISTA MAESTRA PARA EL CONTROL DE LOS REGISTROS DE CALIDAD DEL SGC. Revisión: 10 Referencia a la norma ISO 9001:

Transcripción

1 Referencia a la norma ISO 9001: Página 1 de Tabla de Control de Cambios ITG-CA-RC-014 Electrónico Electrónico Hasta nueva revisión Sustitución por nueva versión Controlador de Documentos 2. Tabla de asignación de códigos para documentos del SGC ITG-CA-RC-015 Electrónico Electrónico Hasta nueva revisión Sustitución por nueva versión Controlador de Documentos 3. Tabla de aprobación y autorización de documentos ITG-CA-RC-016 Electrónico Electrónico Hasta nueva revisión Sustitución por nueva versión Controlador de Documentos 4. Criterios para calificación de auditores ITG-CA-RC-017 Electrónico Electrónico Hasta nueva revisión Sustitución por nueva versión 5. Formato para el Control de Instalación de Documentos Electrónicos ITG-CA-PG Listado Histórico Controlador de Documentos 6. Formato del SGC para la Calificación de Auditores ITG-CA-PG Por auditor Anual 7. Plan de Auditoria ITG-CA-PG Carpeta y Gaveta 8. Reunión de Apertura ITG-CA-PG Carpeta y Gaveta 9. Informe de Auditoria ITG-CA-PG y área Carpeta y Gaveta 10. Reunión de Cierre ITG-CA-PG Carpeta y Gaveta 11. Identificación, Registro y Control de Producto No Conforme ITG-CA-PG y área o Jefe de Área y 12. Requisición de Acciones Correctivas y/o Correcciones ITG-CA-PG Por Folio o Jefe de Área y 13. Requisición de Acciones Preventivas ITG-CA-PG de llenado o Jefe de Área y

2 Formato para Quejas y/o Sugerencias Programa Anual de Ecuestas de Servicio. Encuestas de Auditoria de Servicios. Informe de Resultados de Auditoria de Servicios Formato para la Elaboración del Programa de Trabajo Anual (PTA), para los Institutos Tecnológicos y Centros. Formato de Seguimiento y Evaluación del Programa de Trabajo Anual 20_ de los Institutos Tecnológicos o Centros. Formato de Seguimiento y Evaluación del Programa de Trabajo Anual 20_ de la DGEST. Formato de Seguimiento de documentos Formato para el Desglose del Presupuesto Formato para el Concentrado por Proceso Formato para el concentrado por Partida Presupuestal Referencia a la norma ISO 9001: Página 2 de 15 ITG-CA-PO Folio muerto ITG-CA-PO Por año ITG-CA-PO ITG-CA-PO de aplicación y área y listado de áreas ITG-PL-PO Por año. ITG-PL-PO ITG-PL-PO ITG-PL-PO ITG-PL-PO ITG-PL-PO ITG-PL-PO muerto Histórico Histórico de Planeación de Planeación Dirección de Desarrollo del Sistema Dirección de Desarrollo del Sistema Programació n y

3 Referencia a la norma ISO 9001: Página 3 de Formato para los Insumos Principales por Partida Presupuestal Formato de Desglose del Presupuesto de Inversión con Cargo a Ingresos Propios Formato del Concentrado del Anteproyecto ITG-PL-PO ITG-PL-PO ITG-PL-PO Oficio de Autorización de POA N/A Formato para determinación de la Captación de los Ingresos Propios Formato para el Analítico por Proceso Formato para el Concentrado por Partida Presupuestal Formato para la Reprogramación del Presupuesto de Inversión con Cargo a Ingresos Propios Formato para concentrado de Autorización de la Reprogramación ITG-PL-PO ITG-PL-PO ITG-PL-PO ITG-PL-PO ITG-PL-PO Numero de Oficio Jefe de Depto. de Jefe de Depto. de

4 Referencia a la norma ISO 9001: Página 4 de Formato para el programa de Obra, Documento A Lista de Verificación de Infraestructura y Equipo Solicitud de Mantenimiento Correctivo Programa de Mantenimiento Preventivo Orden de trabajo de mantenimiento ITG-PL-PO ITG-AD-PO ITG-AD-PO ITG-AD-PO ITG-AD-PO Por listado, área y fecha Por folio Por folio muerto muerto muerto muerto Rec. Materiales y Servs. o Jefe de Centro de Computo Rec. Materiales y Servs.. o Jefe de Centro de Computo Rec. Materiales y Servs.. o Jefe de Centro de Computo Rec. Materiales y Servs.. o Jefe de Centro de Computo 39. Recibo Oficial de cobro Por folio Por folio consecutivo de pasta gruesa y gaveta 10 años muerto Rec. Financ. 40. Póliza de Ingreso Diario Por día Por folio mensual de pasta gruesa y gaveta 10 años muerto Rec. Financ. 41. Formato 13 del SIATEC Electrónico de pasta gruesa y gaveta 10 años muerto Rec. Financ. 42. Lista Oficial de Cuotas de Servicios Por Semestre (semestral) y gaveta Un semestre muerto Rec. Financ. 43. Convocatoria para el reclutamiento, selección y contratación de personal Número de Convocatoria (año) y clasificadas por personal docente y no docente En carpeta y muerto Rec. Humanos

5 Referencia a la norma ISO 9001: Página 5 de Dictamen de la Comisión Dictaminadora Numero de Oficio 45. Constancia de Nombramiento del Trabajador (año) y clasificadas por personal docente y no docente referencia de personal por fecha (año) En carpeta y En carpeta de personal) y muerto N/A Rec. Humanos Rec. Humanos 46. Relación de gastos efectuados ITG-AD-PO Por día En carpeta y 1 Año historico de Recursos Financieros 47. Constancia de Nombramiento N/A. Por trabajador Carpeta y Hasta que sea aprobado o rechazado Analista 48. Relación de Entrega de Constancias de Nombramiento ITG-AD-PO Listado Carpeta y Hasta que sea aprobado o rechazado Analista 49. Reporte de Recepción de Constancias de Nombramiento del Centro de Trabajo ITG-AD-PO Por trabajador Carpeta y Hasta que sea aprobado o rechazado archivo Analista 50. Libro de Control ITG-AD-PO Por libro Por tomo Oficialía de Partes 51. Solicitud de Movimiento (electrónico) N/A Electrónico Electrónico Permanent e Base de datos Administrador de la Base de Datos

6 Referencia a la norma ISO 9001: Página 6 de Relación de Constancias de Nombramiento Entregadas al Departamento de Trámite de Incidencias. 711-MP-PO Por listado Carpeta y Hasta que el movimiento se vea reflejado en nómina Analista 53. Registro de Movimiento Aceptado.(electrónico) N/A Electrónico Electrónico Permanent e Base de datos Administrador de la Base de Datos 54. Reporte de Rechazo de DGEST ITG-AD-PO por Tecnológico o Centro Carpeta y Hasta que sea entregado al Instituto Tecnológico o Centro Analista 55. Reporte de Rechazo de DGP ITG-AD-PO por Tecnológico o Centro Carpeta y Hasta que sea entregado al Instituto Tecnológico o Centro Analista 56. Oficio de Envío de Constancias Extemporáneas a DGP. ITG-AD-PO por Tecnológico o Centro Carpeta y Hasta que el movimiento se vea reflejado en nómina Oficialía de Partes 57. Relación de Constancias que se turnan para su captura en SIAPSEP. ITG-AD-PO Por relación Carpeta y Hasta que el movimiento se vea reflejado en nómina Oficialía de Partes

7 Referencia a la norma ISO 9001: Página 7 de Relación de Constancias de Nombramiento con más de seis meses de retroactividad. Registro de Fecha de Rechazo de DGP (registro electrónico) ITG-AD-PO Por relación Carpeta y Registro de Fecha de Entrega de Rechazos y Documentación Soporte al Centro de Trabajo(registro electrónico) Registro de Fecha de Envío de la C.N. al Expediente (registro electrónico) Estados Financieros Consolidados Por informe Por informe Formato 13 del SIATEC. Encuesta para Determinar el Ambiente de Trabajo Programa Institucional Anual de Capacitación Plan de Formación y Desarrollo de Personal Directivo y Personal de Apoyo a la Educación Hasta que el movimiento se vea reflejado en nómina N/A Electrónico Electrónico Base de datos N/A Electrónico Electrónico Base de datos N/A Electrónico Electrónico Base de datos En carpeta y 10 años NA Electrónico Electrónico 10 años Base de datos ITG-AD-PO Anual Electrónico ITG-AD-PO Anual Carpeta y Archivero muerto ITG-AD-PO Anual Carpeta y muerto 67. Solicitud de Apoyo a Eventos ITG-AD-PO Anual Carpeta y 68. Oficio/Circular Invitación e Información del Curso ITG-AD-PO Por numero de oficio Carpeta y muerto 69. Cedula de Inscripción 711-DP-PO Por curso Carpeta y muerto Oficialía de Partes Administrador de la Base de Datos Administrador de la Base de Datos Administrador de la Base de Datos de Recursos Financieros de Recursos Financieros de Recursos Humanos Dirección de Capacitación y Desarrollo

8 Referencia a la norma ISO 9001: Página 8 de Lista de Asistencia 711-DP-PO y programa Carpeta y muerto Encuesta para Participantes Inscritos Constancia de Participación Evaluación del Seguimiento por el Participante Evaluación del Seguimiento por el Jefe Inmediato Criterios para Seleccionar Instructores Internos y Externos Solicitud de registro e incorporación de cursos de capacitación interna no programados por DGEST Formato para el control de procesos externos Formato para Selección de Proveedores 711-DP-PO A2 referencia de personal por fecha (semestre) y folio carpeta y 711-DP-PO Por trabajador Carpeta y permanente ITG-AD-PO Por curso Carpeta y ITG-AD-PO Por curso Carpeta y ITG-AD-PO En base al programa de capacitación del trabajador carpeta y muerto ITG-AD-PO por solicitud Carpeta y muerto ITG-CA-FO-01 Por servicio Carpeta y muerto ITG-AD-FO Evaluación de Proveedores ITG-AD-FO-02 Listado por orden alfabético Listado por orden alfabético muerto muerto Jefe de Departamento de Recursos Materiales y Servicios Recursos Materiales y Servicios. Recursos Materiales y Servicios.

9 Referencia a la norma ISO 9001: Página 9 de Requisición de Bienes y Servicios Catálogo de Proveedores Aprobados Orden de Compra del Bien o Servicio Registro electrónico de la solicitud de ficha para examen de selección ITG-AD-FO-03 ITG-AD-FO-04 ITG-AD-FO Lista de Aspirantes Aceptados ITG-AC-PO Solicitud de Inscripción ITG-AC-PO Contrato con el Estudiante ITG-AC-PO Recibo oficial de cobro NA Folio de recibo oficial Por folio y fecha Por numero consecutivo Folio Folio consecutivo y fecha Folio (numero de control) Folio (numero de control) Folio de recibo oficial y s Hasta que se actualice muerto muerto muerto muerto 1 semestre muerto El tiempo que sea alumno de la institución El tiempo que sea alumno de la institución 10 años muerto muerto Jefe de Depto. de Rec. Materiales y Servicios. Y Depto. de Planeación, Programación Y Presup. Rec. Materiales y Servs. Rec. Materiales y Servs. de Recursos Financieros Libro de registro de números de control Carga Académica (horario emitido por el sistema) Por Número de Tomo Nùmero de control Número de tomo Numero de control 90. Calendario escolar ITG-AC-PO Copia certificada del Acta de Examen Profesional Nùmero de control Numero de control Libro 1 semestre muerto muerto de

10 Referencia a la norma ISO 9001: Página 10 de Copia certificada de la Constancia de Examen Profesional Lista de Verificación de Expediente de Titulación Planeación del Curso y Avance Programático 95. Acta de Calificaciones Nùmero de control ITG-AC-PO ITG-AC-PO Clave de grupo de la materia impartida 96. Reporte Final del Semestre ITG-AC-PO Reporte de Proyectos Individuales del Docente/Programa de Trabajo Académico en Horas de Apoyo a la Docencia Liberación de Actividades frente a Grupo Instrumentación didáctica del periodo ITG-AC-PO ITG-AC-PO ITG-AC-PO Horario de Trabajo ITG-AC-PO Seguimiento a la gestión del curso Resultados de la Evaluación Docente ITG-AC-PO Clave del profesor Numero de control Listado docentes por fecha (semestre) y materias que imparte Folio y ciclo Por docente por semestre Por docente por semestre docentes por fecha (semestre) Fecha (semestre) Fecha (semestre) docentes por materia (semestre) Por listado, área, Y semestre Carpeta y Archivero Expediente por docente en carpeta, acomodado en por orden alfabético bajo llave Carpeta y en Carpeta y en Carpeta y en Carpeta y en archivoero Histórico Jefe de Departamento de muerto Jefe del Área Académica muerto Jefe del Área Académica muerto Jefe del Área Académica muerto Jefe del Área Académica 6 meses muerto Jefe del Área Académica 6 meses muerto Jefe del Área Académica 6 meses muerto Jefe del Área Académica Carpeta 2 años muerto Desarrollo Académico

11 Formato para la Retroalimentación del Cliente Formato para el Diagnóstico y Concentrado de necesidades de Formación y Actualización Docente y Profesional. Referencia a la norma ISO 9001: Página 11 de 15 ITG-CA-PO años muerto ITG-AD-PO Anual muerto Jefe de Desarrollo Académico 105. Formato para Programa Institucional de Formación y Actualización Docente y Profesional. ITG-AD-PO Anual muerto Jefe de Desarrollo Académico Encuesta de Eficacia de la Capacitación. Solicitud de Residencias Profesionales Oficio de Asignación de Asesor Interno de Residencias Profesionales Carta de Presentación y Agradecimiento de Residencias Profesionales Dictamen de anteproyectos de Residencias Profesionales Seguimiento de Proyecto de Residencias Profesionales ITG-AD-PO Anual muerto ITG-AC-PO Dictamen y no. De control en cada coordinación muerto Jefe de Desarrollo Académico Jefe de la División de Estudios Profesionales. ITG-AC-PO Listado En carpetas muerto Jefe del Área Académica ITG-AC-PO ITG-AC-PO ITG-AC-PO referencia por semestre y área Por carrera y periodo referencia (dictamen de anteproyectos ) por semestre y folio Carpeta muerto en cada coordinación muerto Jefe del Depto. Gestión Tecnológica y Jefe de la División de Estudios. Profesionales 1 semestre muerto Jefe de Área Académica

12 Oficio de Asignación de Revisor de Residencias Profesionales Evaluación del Proyecto de Residencias Profesionales Acta de Calificaciones de Residencias Profesionales Solicitud de Acto de Recepción Profesional Constancia de no inconveniencia para Acto de Recepción Profesional Oficio de Aviso de Realización del Acto de Recepción Profesional Acta de Examen profesional (opciones I, II, III, IV, V, VI, VII y X) Constancia de exención de Examen Profesional (opciones VII y VIII) Referencia a la norma ISO 9001: Página 12 de 15 ITG-AC-PO ITG-AC-PO N/A ITG-AC-PO ITG-AC-PO ITG-AC-PO Número de acta Folio de constancia referencia (dictamen de anteproyectos ) por semestre y folio referencia (dictamen de anteproyectos ) por semestre y area Folio y ciclo Nombre y No. de control y área Nombre y No. De control y área Nombre y No. De control y área Nombre y No. De control y área Nombre y No. De control y área 120. Solicitud de Visitas a Empresas ITG-VI-PO Oficio de Solicitud de Visitas a Empresas Programa de Visitas Aceptadas a Empresas ITG-VI-PO ITG-VI-PO bajo llave muerto Jefe de Área Académica muerto Jefe de Área Académica N/A Carpeta 1 semestre Deshecho Carpeta 1 semestre Deshecho Carpeta y Archivero Carpeta y Archivero Carpeta y Archivero Carpeta de argollas y medio electrónico Carpeta de argollas y medio electrónico Carpeta de argollas y medio electrónico 1 semestre Deshecho Histórico Histórico Jefe de la División de Estudios Profesionales Jefe de la División de Estudios Profesionales Jefe de la División de Estudios Profesionales de de

13 Referencia a la norma ISO 9001: Página 13 de Carta de Presentación y Agradecimiento de Visitas a Empresas Reporte de Resultados de Incidentes en Visita Formato para la lista autorizada de visitas Programa Semestral de Servicio Social Institucional Lista de Asistencia al curso de inducción Solicitud de Préstamos de Servicio Social Plan de trabajo del prestador de Servicio Social. ITG-VI-PO Carpeta de argollas y medio electrónico ITG-VI-PO Carpeta de argollas ITG-VI-PO Carpeta de argollas NA Carpeta de argollas NA Carpeta de argollas NA Carpeta de argollas NA 130. Solicitud de Servicio Social ITG-VI-PO Carta de Asignación de Servicio Social. Carta Compromiso del Servicio Social NA ITG-VI-PO referencia de alumnos por semestre 1 semestre 1 semestre

14 Carta de Presentación del Servicio Social Reporte Bimestral del Servicio Social Referencia a la norma ISO 9001: Página 14 de 15 ITG-VI-PO ITG-VI-PO Listado Listado 135. Reporte Final de Servicio Social. NA Listado Constancia de Terminación del Servicio Social Tarjeta de Control de Servicio Social. Formatos de Resultados de Servicio Social Formato para el registro de participantes de actividades culturales y/o deportivas Informe de actividades cultural y/o deportiva Programa de Actividad Cultural y/o Deportiva Formato electrónico para revisión de indicadores del Plan Rector ITG-VI-PO ITG-VI-PO NA referencia de alumnos por año calendario y carrera Por estudiante ITG-VI-PO ITG-VI-PO ITG-VI-PO ITG-CA-FE-01 1 semestre 1 semestre 1 semestre N/A 3 años N/A Depto. De Servicios Escolares Depto. de Activ. Extraescolares Depto. de Activ. Extraescolares Electrónica Base de datos

15 Referencia a la norma ISO 9001: Página 15 de Formato electrónico para Resultados de la Revisión Dirección Formato electrónico para Acciones Preventivas y Correctivas Formato electrónico para informe de auditorias de servicio Formato electrónico para Auditoria de calidad Formato electrónico para el Control de Producto No Conforme Formato para Quejas y Sugerencias Formato electrónico para la retroalimentación del cliente Formato electrónico para mejora de proyectos ITG-CA-FE-02 ITG-CA-FE-03 ITG-CA-FE-04 ITG-CA-FE-05 ITG-CA-FE-06 ITG-CA-FE-07 ITG-CA-FE-08 ITG-CA-FE-09 Electrónica Base de datos Electrónica Base de datos Electrónica Base de datos Electrónica Base de datos Electrónica Base de datos Electrónica Base de datos Electrónica Base de datos Electrónica Base de datos