Secretaría General Febrero 2015

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1 Secretaría General Febrero 2015 Pliego de Prescripciones Técnicas para la contratación de los servicios de consultoría para la digitalización de la documentación de los archivos en papel de uso frecuente en el departamento de Vicesecretaría y la optimización de los procesos documentales relacionados

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3 ÍNDICE 1 Antecedentes 2 2 Objeto de la Contratación Aspectos Generales Objetivos Resultados esperados 4 3 Ámbito y Alcance 5 4 Características Técnicas 5 5 Documentación y Manuales 6 6 Escenario Temporal y Planificación 6 7 Metodología y Control del Proyecto Metodología Control y Seguimiento del Proyecto Aseguramiento de la Calidad 8 8 Equipo de Trabajo Composición y Experiencia del Equipo Evaluación del Personal 8 9 Lugar de Ejecución del Proyecto 8 10 Estructura de la oferta técnica 8 11 Anejo 1. Cuestionarios 10 VICESECRETARIA. UNIDAD DE TRANSPARENCIA Y GESTIÓN DOCUMENTAL. PLIIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS 1

4 1 Antecedentes Desde la aprobación de la Ley 11/2007, de 22 de junio de de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos y sus reales decretos de desarrollo, el Banco de España ha desarrollado su Modelo de Administración Electrónica. Este modelo se ha construido desde la óptica de la gestión documental teniendo en cuenta todo el ciclo de vida de los documentos, tanto papel como electrónicos, desde su creación, recepción y registro hasta su archivo y transferencia a otros sistemas de almacenamiento, o eliminación. La implementación íntegra del modelo garantizará la transición hacia la verdadera sustitución de la documentación en papel por documentos y expedientes electrónicos consolidando el modelo de oficina sin papeles. Como parte de la puesta en marcha de este modelo de documentación electrónica, se han desarrollado diversas iniciativas de digitalización que incluyen la definición de un modelo de digitalización certificada, la puesta en funcionamiento de puntos de digitalización, y la identificación, catalogación y digitalización certificada de los archivos de documentos en formato papel de uso frecuente en el Banco de España. Esta digitalización de archivos en papel, conducente a la optimización de los procesos documentales del Banco, se inició en el año 2013, en el departamento de Vicesecretaría, con los expedientes y documentos vivos relativos al Registro de Altos Cargos, en el que deben inscribirse las personas elegidas o designadas para desempeñar en las entidades supervisadas por el Banco de España los cargos de administración y dirección. En dicho proyecto se identificaron los expedientes y documentos de los procesos de trabajo del citado Registro; se completó y actualizó el Inventario y Mapa Documental del Banco de España con las series oportunas; se describieron y digitalizaron (de manera certificada) los expedientes identificados, y se incorporaron los mismos en la aplicación informática de gestión de documentos (aplicación GDC). Una vez concluida la incorporación de la documentación de los Registros de Altos Cargos al modelo documental electrónico del Banco de España, se plantea abordar la inclusión gradual del resto de archivos en papel de uso frecuente del departamento de Vicesecretaría. Estos archivos incluyen, además de los citados Registros Oficiales entre los que el Registro de Altos Cargos ya ha sido digitalizado, los siguientes: Archivo de circulares normativas. Archivo de convenios. Archivo de las actas del CEMFI (Centro de Estudios Monetarios y Financieros), cuya custodia es responsabilidad del Banco de España. Fondo fotográfico institucional. Libros de Registros de Entidades. Con la ejecución de esta nueva fase de identificación, catalogación, digitalización e inclusión en el gestor documental corporativo de la documentación de los archivos de Vicesecretaría se persigue: Aumentar el control y la seguridad sobre la información. Evitar la dispersión de la documentación. Transformar los documentos en papel en electrónico con plenas garantías jurídicas. Proporcionar la consulta electrónica de los expedientes. 2 VICESECRETARIA. UNIDAD DE TRANSPARENCIA Y GESTIÓN DOCUMENTAL. PLIIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS

5 Reducir cargas administrativas con la disminución de los expedientes en soporte físico y reducción del espacio de almacenes de papel. Reducir costes y tiempos de tareas dedicadas al archivo del documento en papel, búsqueda y localización. Y, consecuentemente, optimizar los procesos asociados a la gestión de la citada documentación. VICESECRETARIA. UNIDAD DE TRANSPARENCIA Y GESTIÓN DOCUMENTAL. PLIIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS 3

6 2 Objeto de la Contratación 2.1 Aspectos Generales El objeto principal del proyecto es la digitalización de la documentación de los archivos en papel de uso frecuente del departamento de Vicesecretaría y su correcta identificación, clasificación, ordenación, catalogación e inclusión en la aplicación informática de gestión documental corporativa. Y de esta manera posibilitar un tratamiento documental homogéneo que optimice los procesos documentales del departamento, garantizando la salvaguarda y recuperación de la información y permitiendo una tramitación más ágil y segura. 2.2 Objetivos i. Elaborar la propuesta metodológica de identificación, clasificación y descripción de las series de los archivos en papel objeto de la presente contratación. ii. Identificar los documentos de los procesos de trabajo, completar y actualizar el Inventario y Mapa Documental del Banco de España con las series adecuadas de la documentación considerada. iii. Identificar, clasificar y ordenar la documentación y preparar las transferencias, en caso de que sea necesario, al Archivo General del Banco de España. Analizar las necesidades de conservación a largo plazo de la documentación y actualización de los Manuales de Archivo. iv. Describir con los metadatos adecuados y digitalizar los expedientes vivos, e incorporar convenientemente descritos los documentos en soporte electrónico a la aplicación informática de gestión de documentos (aplicación GDC). La solución propuesta para la digitalización, de aquellos documentos que así lo requieran, deberá seguir el modelo de digitalización certificada del Banco de España (ver Anejo I) que permitirá que los documentos electrónicos aporten el mismo valor probatorio que los de papel, de forma que no sea necesario custodiar tales documentos y se facilite su eliminación y conservación en el futuro archivo electrónico. v. Definir los procedimientos adecuados para la correcta gestión de la documentación considerada desde su creación por parte de los departamentos hasta su transferencia al Archivo, incluyendo los traslados al departamento de Vicesecretaría. 2.3 Resultados esperados La consecución de los objetivos del proyecto se logrará a través de los trabajos siguientes: a. Identificación, clasificación y ordenación de los expedientes objeto de la presente contratación. b. Inventario y Mapa Documental asociados a la documentación considerada. Se obtendrá tras un minucioso análisis y diagnóstico de la documentación. El inventario y mapa documental deberán realizarse según la estructura establecida en el Banco de España. c. Descripción de los expedientes y documentos objeto de la presente contratación mediante los metadatos adecuados que deberán ser definidos en el presente proyecto para cada archivo considerado, digitalización de la citada documentación y archivado en la aplicación de Gestión Documental Corporativa (GDC) con los descriptores adecuados. d. Relaciones de entrega y documentación preparada para la transferencia al Archivo General de los expedientes cerrados, cuando sea oportuno. e. Procedimientos operativos para la gestión de la documentación considerada en el Banco, desde su creación por parte de los departamentos hasta su transferencia al Archivo, incluyendo los traslados al departamento de Vicesecretaría. Salvo para el caso del fondo fotográfico que estos procedimientos no aplican. 4 VICESECRETARIA. UNIDAD DE TRANSPARENCIA Y GESTIÓN DOCUMENTAL. PLIIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS

7 Además de los entregables propuestos el proveedor podrá formular y presentar todo aquello que considere conveniente para llevar a cabo el proyecto. 3 Ámbito y Alcance Los archivos en papel objeto de la presente contratación son: Archivo de circulares normativas. Archivo de convenios. Archivo de las actas del CEMFI (Centro de Estudios Monetarios y Financieros), cuya custodia es responsabilidad del Banco de España. Fondo fotográfico institucional. Libros de Registros de Entidades. El presente proyecto afecta a sus expedientes y documentos. El volumen estimado se detalla a continuación: Documentación en formato A4: Aproximadamente 10 metros lineales compuestos de: Circulares (150 carpetas, con una media de 30 páginas en cada una) Convenios (150 carpetas, con una media de 30 páginas en cada una) Actas del CEMFI (50 archivadores AZ) Fondo fotográfico: Unas 1400 fotografías. Libros de Registros de Entidades: 2 metros lineales (20 libros) en formato no estándar de tamaño similar a A2. 4 Características Técnicas El formato de digitalización se entregará, como mínimo, de la siguiente manera: Formato PDF/a multipágina tipo formato imagen texto, con una resolución de 300 dpi. Para el fondo fotográfico la empresa proveedora deberá proponer la alternativa que considere más adecuada. Los escáneres utilizados, propiedad de la empresa adjudicataria, serán equipos de altas prestaciones y se ajustarán los valores variables (legibilidad, brillo, contraste, eliminación de bordes, etc.) para garantizar al máximo la calidad de las imágenes. En todo caso se detallarán las características de los equipos a utilizar para garantizar que el trabajo se realizará en el plazo previsto sin interrupción y garantizando la integridad física del material a reproducir. Los expedientes y sus documentos (incluidas las fotografías) deberán ser descritos y catalogados en la aplicación de Gestión Documental Corporativa (GDC) desarrollada sobre el software Documentum. VICESECRETARIA. UNIDAD DE TRANSPARENCIA Y GESTIÓN DOCUMENTAL. PLIIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS 5

8 A nivel de expediente se especificarán los atributos (metadatos) y descriptores adecuados que deberán ser definidos para cada archivo en el marco del presente proyecto. Se prevé sean necesarios entre 7 y 10 atributos del tipo: Título Fecha Estado Asunto Departamento responsable Fecha de alta Fecha de baja A nivel de documento se especificará al menos: Título del documento Fecha del documento Estado Autor Tipo de documento Categoría documental Serie documental Expediente Si bien en ambos casos (expediente y documento) la propuesta final deberá ser realizada por el proveedor tras el análisis detallado de la documentación para cada serie documental definida. Estos atributos serán especialmente relevantes en el caso de las actas del CEMFI, para los que habrá que desarrollar un conjunto de descriptores normalizados que permitan identificar la temática de los documentos. 5 Documentación y Manuales La oferta técnica debe detallar toda la documentación a entregar, además, dentro de la metodología especificada por el adjudicatario, se describirá y detallará para cada etapa y fase, los entregables a proporcionar en relación con los diferentes objetivos del proyecto. Asimismo, se podrá incluir algún ejemplo de documentación generada para otros proyectos, que permitan comprobar el desarrollo de las metodologías propuestas. La documentación entregada deberá ser aprobada dentro de su ámbito de competencias por los diferentes perfiles del Banco de España que intervienen en el proyecto. Toda la documentación será entregada al Banco de España, como mínimo, en formato compatible con las herramientas Microsoft Office 2007, sin ninguna restricción sobre la información. La propiedad intelectual de toda la documentación generada en el proyecto, pertenecerá al Banco de España, que podrá utilizarla según sus necesidades. 6 Escenario Temporal y Planificación Se describirán las fases o etapas que se consideren adecuadas para la realización del proyecto, especificando la vinculación temporal entre las mismas, el plazo de realización de cada una de ellas y el plazo total de ejecución del proyecto. 6 VICESECRETARIA. UNIDAD DE TRANSPARENCIA Y GESTIÓN DOCUMENTAL. PLIIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS

9 A título orientativo el Banco de España estima una duración aproximada de 4 meses para la ejecución del proyecto. 7 Metodología y Control del Proyecto 7.1 Metodología Se detallará la metodología a emplear en la realización del proyecto. Se deberán incluir de forma detallada los diferentes hitos y entregables, y describir las características técnicas de la ejecución de: - Identificación, clasificación y ordenación de los expedientes. - Descripción, digitalización y archivado en la aplicación de Gestión Documental Corporativa (GDC) de los expedientes y documentos. Se podrá incluir algún ejemplo de documentación generada para otros proyectos, que permita comprobar el desarrollo práctico de la metodología planteada. Asimismo se incorporará información sobre los requerimientos de participación del equipo del Banco de España, detallando el equipo mínimo y el deseable que debe aportar el Banco de España para cada fase o etapa, así como sus perfiles, roles y tiempo de dedicación. Se tendrá en cuenta que el Departamento de Vicesecretaria del Banco de España participará de forma activa en el desarrollo del proyecto. De igual modo, se incluirá en este capítulo la descripción de las medidas dispuestas por el oferente para: medios materiales (especialmente escáneres y/o cualquier otro dispositivo de digitalización propuesto), aseguramiento de la calidad, seguridad y confidencialidad, así como aquellas otras que se prevé aplicar para vigilar y garantizar el adecuado cumplimiento del contrato. También se definirá el sistema de intercambio y gestión de la documentación, así como el procedimiento para el seguimiento y control de las distintas versiones de los documentos hasta obtener las definitivas. Toda la documentación clasificada como definitiva será entregada en formato papel y electrónico compatible con Microsoft Office La metodología propuesta por el adjudicatario deberá ser aprobada por el Banco de España. 7.2 Control y Seguimiento del Proyecto Se deberán establecer los mecanismos de control y seguimiento del proyecto de acuerdo a la metodología definida. Con tal fin, se establecerán reuniones de evaluación y seguimiento del proyecto con una periodicidad mínima mensual, que serán precedidas por una convocatoria en la que se incluya la Agenda de puntos a tratar y el informe de avance del proyecto. El Banco de España nombrará un Jefe de Proyecto que asumirá la responsabilidad directa de la ejecución del proyecto. La empresa proveedora nombrará a su vez un Jefe de Proyecto que asumirá la responsabilidad directa del proyecto por parte de la empresa contratada. También se establecerán los mecanismos de aprobación de los hitos y entregables marcados en las diferentes fases definidas. Así mismo, se establecerán los mecanismos de control de cambios e incidencias, tanto para la información de los mismos como para su resolución. Los planes de acción sobre los cambios e VICESECRETARIA. UNIDAD DE TRANSPARENCIA Y GESTIÓN DOCUMENTAL. PLIIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS 7

10 incidencias que se produzcan en la realización del proyecto serán aprobados conjuntamente por el adjudicatario y el Banco de España. 7.3 Aseguramiento de la Calidad Para el aseguramiento de la calidad en la ejecución del proyecto, el adjudicatario ha de disponer de personal independiente al equipo del proyecto que garantice: El control de calidad durante todas las fases del proyecto. La revisión y control de los hitos y entregables. 8 Equipo de Trabajo 8.1 Composición y Experiencia del Equipo Se describirá detalladamente la composición del equipo de proyecto, incluyéndose en ella la siguiente información: Descripción de perfiles. Para cada una de las fases o etapas definidas: Perfiles que participan. Número de personas de cada perfil. Funciones a desempeñar por cada persona componente del equipo. Tiempo de participación de cada persona componente del equipo. Se deberá adjuntar el Historial Profesional (según modelo recogido en el anejo 2. Cuestionarios) de todas las personas que compongan el equipo de proyecto, detallando trayectoria profesional, experiencia, proyectos en los que ha participado, funciones realizadas y tecnologías utilizadas. 8.2 Evaluación del Personal El Banco de España podrá contrastar con el licitador la veracidad de los perfiles e historial profesional presentados, así como la experiencia exigida durante la evaluación de las ofertas. Asimismo, el Banco de España se reserva el derecho de solicitar al adjudicatario la sustitución de aquellos técnicos que considere que no cumplen con los perfiles exigidos. 9 Lugar de Ejecución del Proyecto El equipo de trabajo aportado por el adjudicatario, durante la ejecución de las diferentes tareas del proyecto, realizará su labor en las ubicaciones del Banco de España en Madrid. A este fin, el Banco de España proporcionará el espacio físico para el equipo de trabajo y estaciones de trabajo con la configuración estándar del Banco de España. El adjudicatario proporcionará al equipo de trabajo aquellas herramientas que necesite para el correcto desarrollo de sus tareas, y que no se correspondan con la configuración estándar de los equipos del Banco de España. 10 Estructura de la oferta técnica 8 VICESECRETARIA. UNIDAD DE TRANSPARENCIA Y GESTIÓN DOCUMENTAL. PLIIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS

11 Con independencia de que el licitador pueda adjuntar a su oferta técnica cuanta información complementaria considere de interés, deberá estar obligatoriamente estructurada de la siguiente forma: Índice Descripción de la oferta técnica, metodología y organización de los trabajos Se incorporará al inicio de este apartado el resumen de los aspectos más significativos y relevantes de la solución ofertada. Se deberá incluir información detallada de la propuesta en relación con los requisitos del apartado 7 de este pliego. Planificación Se indicarán los distintos procedimientos utilizados para definir las fases del proyecto, sus actividades, entregables y el cronograma de trabajos, teniendo en cuenta el apartado 6 de este pliego Escenario Temporal y Planificación. Equipo de trabajo Se detallará la composición y experiencia del equipo de trabajo según los requerimientos del apartado 8 de este pliego. VICESECRETARIA. UNIDAD DE TRANSPARENCIA Y GESTIÓN DOCUMENTAL. PLIIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS 9

12 Anejo 1. Modelo de digitalización certificada del Banco de España. El Modelo de Digitación Certificada contempla las siguientes fases o procesos desde un punto de vista técnico: 1. Escaneo. 2. Clasificación. 3. Verificación 4. Extracción 5. Validación 6. OCR 7. PDF/A 8. Firma 9. Gestión de Calidad 10. Transferencia El contenido principal de las acciones a realizar en cada una de las fases anteriormente señaladas es el siguiente: (i) Escaneo del documento en soporte papel, generación de clave hash y depósito en formato xml junto con la clave hash para posteriores comparaciones. (ii) Clasificación, verificación y extracción: (a) Clasificación: se basa en la identificación de los documentos por imagen y por texto. (b) Verificación: consiste en la comparativa visual entre el documento y el tipo documental que la aplicación presenta de manera automática. De esta forma será el usuario quién confirmará el tipo documental propuesto o seleccionará el correcto. (c) Extracción: supone identificar los símbolos y caracteres contenidos en un documento. (iii) OCR: Para poder realizar estas tareas de extracción y búsqueda sobre las bases de datos el Modelo de Digitalización Garantizada contempla el uso de sistemas de reconocimiento óptico de caracteres -OCR-. (iv) PDF-A: Una vez realizado el OCR y comprobado que coincide tanto la clave hash como el formato xml, la imagen se transforma en PDF-A, aportando garantías de integridad al documento digitalizado. (v) Firma electrónica: la última fase del proceso de digitalización garantizada contempla la utilización de una firma electrónica avanzada de certificado reconocido a la que se incorpora una marca temporal ( Sello de Tiempo ) junto con la generación de un código seguro de verificación ( CSV ) que se estampa en el documento. 10 VICESECRETARIA. UNIDAD DE TRANSPARENCIA Y GESTIÓN DOCUMENTAL. PLIIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS

13 Anejo 2. Cuestionarios CUESTIONARIO DE PERSONAL Nombre Titulación académica Historial profesional Empresa Fecha de Fecha de Perman Categoría alta baja (Meses) Categoría ofertada Formación relacionada con el ámbito del proyecto Título del curso Horas Empresa Fecha inicio Entorno tecnológico del proyecto (S/N) Datos relativos a proyectos Proyecto denominación / Entidad usuaria Meses Categoría Funcionalidad (breve descripción de la/s funcionalidades del proyecto) Este cuestionario debe cumplimentarse por cada integrante del equipo de proyecto propuesto. VICESECRETARIA. UNIDAD DE TRANSPARENCIA Y GESTIÓN DOCUMENTAL. PLIIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS 11

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