Proyecto No: (Formulación Detallada)

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1 Proyecto No: (Formulación Detallada) (Sin Definir) 3-CAPACITACION TRES... Proyecto Padre Empresa Nombre INNOVACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y APROPIACIÓN/DIFUSIÓN DE LAS FUENTES HISTÓRICAS DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL, DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA - SEDE MEDELLÍN MEDELLÍN Identificación Nombre Sede Cargo Unidad Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Nivel 4 Política Programa Proyectos Subproyectos Sede Director MARIA PIEDAD LEON CACERES MEDELLÍN TÉCNICO OPERATIVO NO VIGENTE - SECCIÓN PUBLICACIONES Tipología Proyectos de Soporte Institucional Proyectos de Servicios Desarrollo Institucional Desarrollo organizacional y Adecuación normativa y administrativa Relación con el Plan Global de Desarrollo MEJORAR LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y LA CULTURA ORGANIZACIONAL DE LA UNIVERSIDAD Y ESTABLECER MECANISMOS DE SOSTENIBILIDAD FINANCIERA PARA LOGRAR UNA MAYOR EFECTIVIDAD EN EL CUMPLIMIENTO DE LA MISIÓN INSTITUCIONAL. GESTIÓN DE CALIDAD Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL 1/15

2 Dependencia Responsable Código 3411 Unidad SECCION DE GESTION DOCUMENTAL Otras Dependencias Participantes Dependencia 1: Division Nacional De Gestion Documental (Nivel Nacional) Responsable: Función en el Proyecto: Emitir las directrices técnicas de Nivel Nacional que requiere la ejecución del Proyecto. Dependencia 2: Secretaria De Sede (Medellín) Responsable: Función en el Proyecto: Como máximo responsable de los Archivos de la Sede, hacer el acompañamiento de los procesos y ejecución de las metas. Convocar al Comité de Archivo de Sede, cuerpo que preside, para que trace líneas generales de la gestión documental proyectada y decida sobre los asuntos que le competen en el proyecto. Situación a transformar La Sede Medellín presenta un acelerado proceso de creación de oficinas productoras de documentos: de 105 en el período anterior, a 132 en la actualidad y próximamente a más de 200 por la inclusión de los laboratorios. Adicionalmente, se evidencia un alto volumen de documentos en soporte papel dado el crecimiento anual del Archivo Central (un promedio aproximado de 200 metros lineales, equivalentes a 1.2 millones de hojas impresas al año), de los Archivos Satélites (Historias Académicas, Historias Laborales, Facultad de Minas, Historias Clínicas de Unisalud y Servicio Médico Estudiantil) y de Archivos de Gestión. Toda esta gran magnitud documental, impone la necesidad de avanzar en estrategias de actualización, descongestión, control de los archivos, y adopción de un proceso de digitalización de documentos, para la preservación, consulta y difusión del patrimonio documental. Sin embargo, la Sede no cuenta con el personal técnico para adelantar estos procesos, por lo que se requieren recursos de inversión que posibiliten desarrollar una actualización y desatraso para la puesta en marcha del Archivo Central y satélites, así como del establecimiento, una vez finalizadas las fases de organización de los inventarios documentales, del Archivo Histórico de siglo y medio de patrimonio documental de la Sede, como una fuente de consulta para la academia, la investigación y la cultura. Adicionalmente, en este mismo contexto, de la gestión documental, la Sede requiere de la implementación de una política institucional en la reducción del consumo y la correcta utilización de papel, en el marco del cumplimiento de lo establecido en la directriz gubernamental hacia el Cero Papel y la preservación del medio ambiente. Justificación La Universidad Nacional de Colombia a través de los últimos años ha venido fortaleciendo la preservación y el acceso efectivo a la memoria institucional mediante el perfeccionamiento de sus procesos y de sus registros debidamente organizados. Acorde con ello la Sede debe incorporarse al modelo de eficiencia administrativa y cero papel respondiendo de esta manera a la directiva presidencial No. 4 de Mayo de 2012, que pretende la adopción de aplicaciones de gestión de documentos electrónicos de archivo, o gestores de contenido, automatización de procedimientos, entre otros, que responda de manera eficiente a la inflación documental existente, incorporando una política institucional dirigida a la racionalización del conjunto de prácticas administrativas relacionadas con la generación y administración de la información documental, 2/15

3 con base en la Resoluciones 385 y 386 de 2003 de la Rectoría General (Sistema y Reglamento de Archivos de la Universidad Nacional de Colombia, respectivamente), donde se definen las políticas documentales que guiarán la gestión documental en la Universidad (Artículo 1, lit. a, b, c y d), y se establece que todos los planes, programas y proyectos que se adelanten en materia de archivos o en otras materias que los afecten, deberán consultar las políticas establecidas (Art. 01, parágrafo), en el marco de la Ley General de Archivos del año 2000 y del Reglamento General de Archivos de Colombia de Mientras tanto, la Universidad en la Sede presenta un crecimiento constante y acelerado en la creación de unidades administrativas, las que a su vez generan una producción documental adicional que requiere de incorporación de todas las técnicas de gestión documental y creación de archivos de gestión. Este fenómeno impacta de manera directa al Archivo Central por cuanto éste es el responsable institucionalmente de orientar toda la gestión documental y de salvaguardar todo el acervo patrimonial de la Sede, en cumplimiento de las leyes y normas establecidas interna y externamente, sin contar con los espacios y recursos necesarios para adelantar todas las labores que ello implica. En este sentido es tarea del Archivo Central dirigir, capacitar, seguir, guiar a todas las oficinas de la Sede, en el correcto manejo documental, acorde con los procedimientos establecidos en el sistema de calidad adoptado en la Universidad. A su vez, preservar, divulgar, difundir, poner a disposición y conservar el patrimonio documental. En ese orden de ideas, la Sección requiere urgentemente de la actualización de su Archivo Central y los archivos satélites, en la búsqueda también de una necesaria articulación eficaz y eficiente entre éste y las 132 Oficinas de la Sede, más aquellas que serán creadas, los 5 Archivos Satélites (Historias Académicas, Historias Laborales, Historias Clínicas de Unisalud, Historias Clínicas del Servicio Médico Estudiantil, Facultad de Minas) y 1 Archivo Especial de Medios audiovisuales. Adicionalmente, la instalación y difusión del Archivo Histórico de la Sede y su presencia en la web serán de fundamental importancia, para lo cual se tendrá que dar apertura al proceso de digitalización de las series misionales que allí se custodian, lo que facilitará la consulta directa en la web de los documentos que constituyen parte de la historia institucional de la Sede. Esta tarea pretende, ya aprobadas recientemente las Tablas de Valoración Documental de la Universidad Nacional de Colombia, desarrollar los procesos de conservación, selección, eliminación y/o digitalización, que involucran su aplicación. La Sede deberá contar con una política de acción clara de difusión y apropiación de su patrimonio y fuentes documentales presentes en el archivo de la Sede, de manera que sean un beneficio para la academia, la investigación, la cultura y la formación de una identidad institucional y de nación, objetivos claros de la Misión y la Visión de la Universidad Nacional de Colombia. Todo esto se enmarca también en el aporte que debe hacer el Archivo y la Gestión Documental de la Sede, a la campaña de implementación de una cultura Cero Papel, que vienen adelantando el Gobierno Nacional y el Archivo General de la Nación, que pretende incentivar la disminución del consumo de papel en las entidades estatales con el fin de aumentar la eficiencia y de paso colaborar la preservación del medio ambiente. Fecha de Inicio del Proyecto 20/05/2013 Duración Fecha de Finalización del Proyecto 30/11/2015 Objetivo General 3/15

4 Fortalecer los Archivos y la gestión documental en la Sede mediante la actualización de las técnicas de conservación y preservación de los documentos, e innovar en la gestión de la información sistematizada, que permita el uso masivo del documento digital para difundir las fuentes históricas a través de la web e integrarse al sistema de patrimonio en alianza con la academia y el medio ambiente, en la vía del fortalecimiento de la identidad institucional y de la nación. Objetivos, Metas y Actividades Objetivo 1: Digitalizar folios pertenecientes a las Series Misionales que componen el Archivo Histórico de la Sede con el fin de que sirvan de instrumento de consulta para la investigación, la cultura y la ciencia Meta 1.1: A noviembre de 2015 digitalizar folios de las Series que hacen parte del Archivo Histórico de la Sede. (100%) Fecha de Inicio: 20/05/2013 Fecha de Fin: 30/11/2015 Actividad 1.1.1: Seleccionar los documentos correspondientes a las Series Misionales que hacen parte del Archivo Histórico de la Sede para su digitalización. (20%) Fecha Inicio:20/05/ Fecha Fin:29/05/2015 Actividad 1.1.2: Verificar y preparar los documentos que van a ser digitalizados. (20%) Fecha Inicio:20/05/ Fecha Fin:29/05/2015 Actividad 1.1.3: Digitalizar y crear el Archivo digital de las Series Acuerdos y Resoluciones de los años comprendidos entre 1888 hasta 1997.(60%) Fecha Inicio:13/11/ Fecha Fin:30/11/2015 Meta 1.2: Elaborar las bases de datos correspondientes a las series digitalizadas de Acuerdos y Resoluciones para la consulta vía web, a 2015 (100%) Fecha de Inicio: 02/02/2015 Fecha de Fin: 30/06/2015 Actividad 1.2.1: Diseñar las bases de datos pertenecientes a las Series Acuerdos y Resoluciones del periodo comprendido entre los años 1886 a 1997(100%) Fecha Inicio:02/02/ Fecha Fin:30/06/2015 Objetivo 2: Implementar las técnicas archivísticas en las oficinas académico administrativas logrando su articulación eficaz y eficiente con todos los archivos de la sede. Meta 2.1: Al 2015 tener la totalidad del Archivo Central organizado y dispuesto para la consulta y préstamo de sus documentos. (100%) Fecha de Inicio: 20/05/2013 Fecha de Fin: 30/11/2015 Actividad 2.1.1: Rotular, encarpetar y sistematizar los inventarios del Archivo Central de la Sede, que permitan al usuario acceder a la información. (80%) Fecha Inicio:20/05/ Fecha Fin:30/11/2015 Actividad 2.1.2: Disponer espacialmente el Archivo en forma orgánico funcional acorde con las TRD para la conservación y salvaguarda de los documentos.(20%) Fecha Inicio:01/06/ Fecha Fin:30/11/2015 Meta 2.2: A noviembre de 2015 crear las Tablas de Retención Documental de las oficinas nuevas y 4/15

5 laboratorios acreditados de la Sede, acorde con la normatividad archivística y el sistema de calidad, realizando el respectivo seguimiento a los procedimientos archivísticos en su totalidad. (100%) Fecha de Inicio: 15/08/2013 Fecha de Fin: 30/11/2015 Actividad 2.2.1: Crear las TRD de los Laboratorios acreditados de la Sede y de las oficinas nuevas.(50%) Fecha Inicio:15/08/ Fecha Fin:30/11/2015 Actividad 2.2.2: Realizar el seguimiento de los procedimientos archivísticos a las TRD creadas (actualización, organización, eliminación y transferencias).(50%) Fecha Inicio:29/08/ Fecha Fin:30/11/2015 Meta 2.3: A Agosto de 2014 desarrollar un proceso de articulación eficaz y eficiente con todos los archivos de la Sede, mediante la creación de un Comité Operativo con cronograma de trabajo. (100%) Fecha de Inicio: 01/09/2014 Fecha de Fin: 30/11/2015 Actividad 2.3.1: Crear un Comité de Coordinación Operativa de los Archivos Satélites de la Sede (Facultad de Minas, Oficina de Personal, Registro y Matrícula, Unisalud, Servicio Médico Estudiantil, y archivo especial fotográfico de Comunicaciones), y establecer cronogramas de trabajo.(100%) Fecha Inicio:01/09/ Fecha Fin:30/11/2015 Objetivo 3: Articular esfuerzos para la preservación y divulgación del patrimonio documental y cultural de la Sede. Meta 3.1: Al 30 de Noviembre de 2015 tener aplicadas las Tablas de Valoración Documental de la Sede aprobadas por el Comité Nacional de Archivo. (100%) Fecha de Inicio: 20/05/2013 Fecha de Fin: 30/11/2015 Actividad 3.1.1: Clasificar y disponer físicamente 198 ml ( folios) del acervo documental del Archivo Histórico, acorde con las TVD aprobadas. (90%) Fecha Inicio:20/05/ Fecha Fin:30/11/2015 Actividad 3.1.2: Realizar los procesos de Selección de 128 ml ( folios) y Eliminación de folios como resultado de la organización y aplicación de las 549 Tablas de Valoración Documental. (10%) Fecha Inicio:20/05/ Fecha Fin:20/12/2013 Meta 3.2: Al 30 de noviembre de 2015 desarrollar un plan de divulgación y sensibilización del patrimonio documental de la Sede. (100%) Fecha de Inicio: 16/02/2015 Fecha de Fin: 30/11/2015 Actividad 3.2.1: Realizar actividades de difusión y promoción del Archivo Histórico y la memoria institucional a la comunidad, mediante herramientas comunicativas y gráficas(70%) Fecha Inicio:16/02/ Fecha Fin:30/11/2015 Actividad 3.2.2: Publicar en la página web del Archivo de la Sede, un aplicativo que facilite el acceso y la consulta de la documentación que reposa en el Archivo Histórico. (30%) Fecha Inicio:03/08/ Fecha Fin:30/11/ /15

6 Meta 3.3: Al 30 de noviembre de 2015 fortalecer el Sistema de Gestión Ambiental de la Sede en sus campañas de sensibilización, preservación y defensa del medio ambiente. (100%) Fecha de Inicio: 20/05/2013 Fecha de Fin: 30/11/2015 Actividad 3.3.1: Promover en la Universidad la Campaña 0 papel que adelanta el Gobierno Nacional y el Archivo General de la Nación, para la reducción de la utilización del papel y por ende la preservación del medio ambiente, en las capacitaciones y actividades de seguimiento que desarrolla el Archivo con las Oficinas de Gestión, en el manejo responsable de la utilización del papel en la gestión documental. (100%) Fecha Inicio:20/05/ Fecha Fin:30/11/2015 Resultado General folios digitalizados pertenecientes a las Series Misionales que hacen parte del Archivo Histórico de la Sede de folios del Archivo Central de la Sede totalmente intervenidos con las técnicas archivísticas. 3. La totalidad de las Tablas de Retención Documental de los Laboratorios existentes en la Sede metros lineales que componen el Archivo dispuestos espacialmente en forma orgánico funcional acorde con las Tablas de Retención Documental para la conservación y salvaguarda de los documentos metros lineales ( folios) del acervo documental del Archivo Histórico, organizados acorde con las Tablas de Valoración Documental aprobadas y levantamiento de los inventarios detallados Tablas de Valoración Documental organizadas y aplicadas con sus procesos de Conservación, Selección y Eliminación. 7. Disposición y ubicación física del Archivo Histórico de la Sede. 8. Divulgación a través de la página WEB de la sede Medellín. Antecedentes Desde hace varios años, la Universidad Nacional de Colombia, Sede Medellín viene realizando un proceso de recuperación de la memoria y la identidad de la institución, de la región a la cual pertenece y de la nación, reconstruyendo su propia historia, como la universidad más importante del país. En este camino, ha sido fundamental el trabajo archivístico pues los documentos reunidos y generados por cada Dependencia, Secretaría, Dirección, Vicerrectoría, Departamento, Unidad Académica, etc., se han convertido en fuentes valiosas para la memoria y la identidad de la universidad. El presente proyecto se enmarca en ese mismo objetivo, cuyos antecedentes datan desde 2003, cuando se formuló y desarrolló el proyecto Recuperación y preservación de la memoria institucional Sede Medellín, cuya meta central fue definir parámetros para normalizar y desarrollar una gestión archivística en la Sede y apoyar los procesos académicos y administrativos de forma ágil y oportuna, organizando técnicamente su acervo documental, protegiendo y divulgando su memoria. Dicho proyecto dio inicio a la aplicación de las Tablas de Retención Documental (TRD) permitiendo la organización de los archivos de gestión y el archivo central a partir de 1997, orientando todos los procesos archivísticos en la Sede en la vía de una eficiente gestión documental. Este propósito tuvo continuidad en con el proyecto Organización del Sistema de Archivos de la Sede Medellín, con el que se empiezan a sentar las bases de la formulación del Archivo Histórico, con la culminación de la organización de los archivos acumulados, en términos de series documentales y de oficinas productoras como se han venido conformando. Con este proyecto se empezó a dotar e instalar equipos e insumos materiales para la preservación de documentación y para finalizar la implementación de las TRD en las dependencias académico-administrativas. En el proyecto siguiente , Proyecto Archivos Acumulados e Históricos, la Sede empieza ya a enrutar la creación de un Archivo Central e Histórico, pero esencialmente a dotarse de una política propia de gestión documental eficiente y 6/15

7 legal, incipiente hasta el momento. Esta labor implicó todo un proceso largo, complejo, lento, dispendioso, en la búsqueda de organizar técnicamente y valorar los archivos acumulados e históricos centralizados en los depósitos de archivo de la Sección de Archivo de la Sede, con el fin de disminuir el volumen conservado, identificar los archivos con valores históricos e implementar la fase de archivo central e histórica del Sistema de Archivos de la Universidad Nacional de Colombia. Esta meta, la de adelantar la configuración de un sistema de archivos de la Universidad en la Sede, pasa de manera clara por la instauración de un Sistema de Gestión Documental, que la Unidad Nacional de Archivo ha encaminado hacia la formulación de proyectos como el más reciente, Modernización y consolidación de la gestión documental y establecimiento de los archivos históricos de la Universidad Nacional de Colombia, Sede Medellín, realizado en el trienio , que arrojó importantes avances en términos de la gestión documental. Gracias a estos proyectos adelantados la Sede cuenta hoy con políticas claras en términos del manejo de sus documentos, de los archivos de gestión, de sus TRD en las oficinas productoras existentes, con metas precisas en términos de la construcción y necesaria consolidación de un Archivo Central organizado acorde con las leyes y normas vigentes para el efecto, pero también a las puertas de la constitución y puesta al público de su Archivo Histórico de más de un siglo de vida institucional. Para concluir con los propósitos trazados desde los proyectos anteriores y dar por finalizadas las metas programadas se requiere de la inversión para la implementación de la fase final de este ciclo, a saber: 1) la finalización de la organización del Archivo Central, inicialmente calculado en 840 metros lineales de documentos ( folios), de los cuales hoy está organizado el 40%, 336 metros lineales ( folios), lo que significa la disposición física y ordenada del 60% de los documentos seleccionados para consulta, préstamo y memoria institucional y la descongestión de importantes espacios de la Universidad. 2) El aseguramiento de la implementación del sistema de archivo en los archivos de gestión de las oficinas de la Sede. Actualmente existen 130 oficinas con sus TRD; la disposición institucional de fines del 2012, que establece la creación de TRD para los Laboratorios, y adicionalmente la necesidad de crear las correspondientes a las Oficinas nuevas de la Sede, incrementaron en un 40% (100 TRD) las metas para el cumplimiento del 100% de las Oficinas productoras. Se espera que con el proyecto de inversión se llegue al 100%, es decir 230 tablas en total, de su ejecución en la Sede, lo que permitirá que el personal de planta encargado cuente con la herramienta, conozca y se apropie de la misma para el mantenimiento de los archivos de gestión. 3) Como resultado de los proyectos anteriores, la Sede logró avanzar en la identificación de las Series, la creación de los Inventarios que componen las 594 Tablas de Valoración Documental (TVD), las cuales fueron aprobadas en noviembre de La inversión en esta área implicará la depuración por selección (cualitativa) y eliminación del archivo acumulado ya organizado, así como la ordenación de los documentos que revisten valores históricos para institución. Finalizar este proceso implicará la definitiva disposición física y virtual de 198 metros lineales ( folios) que fueron seleccionados de los gigantescos fondos acumulados de la Sede en toda su historia para la constitución de la memoria histórica documental de la Universidad en la Sede, y su puesta al servicio de toda la comunidad educativa en particular y de la sociedad y la nación en general. 4) Finalmente, la inversión permitirá adelantar el proyecto de articulación de todos los archivos de la Sede, contando con los archivos satélites (Historias Clínicas, Historias Académicas, Historias Laborales, Facultad de Minas y Audiovisuales) de manera que la Sede en su desarrollo pueda contar con una eficiente y eficaz Gestión Documental, en la que sus archivos estén en consonancia con las metas y labores que requiere la implementación de las políticas que se traza la institución, el Estado y el Archivo General de la Nación. En este contexto, la organización definitiva de un Archivo Central y la creación del Archivo Histórico de la Universidad Nacional de Colombia Sede Medellín, serán un hito clave para la historia de esta Universidad, de la región, de 7/15

8 la educación, de la industria y de la sociedad en general, ya que estos archivos, más allá de ser herramientas administrativas de gestión, contienen una fuente dinámica e inagotable de información, de un valor excepcional para la ciencia, la cultura y la investigación. Adicionalmente, brindarán el marco legal bajo el cual se ha construido la institución de educación superior más importante del país y la enmarca entre las universidades más grandes y prestigiosas del mundo que disponen al público su memoria institucional como parte de su legado a la educación y a la construcción de nación e identidad. Población Beneficiada La comunidad universitaria compuesta por estudiantes y funcionarios de las respectivas dependencias académicas y administrativas que conforman la Sede, todos aquellos usuarios internos y externos interesados en apreciar y/o consultar el patrimonio documental que custodia la Sede, los entes privados y públicos que hacen parte del país y toda la población internacional que accede a través del portal virtual que dispone la Universidad, todas ellas serán partícipes para continuar en el proceso de conservación y divulgación del patrimonio documental de la institución de educación superior más importante del país. Metodología para abordar la ejecución del Proyecto La digitalización de las series misionales de la Universidad, la aplicación de las TVD y la elaboración de TRD, requieren de la aplicación de técnicas y procedimientos enmarcados tanto en la normativa interna como externa de la gestión documental (Resoluciones de Rectoría 385 y 386 de 2003, y la Ley General de Archivo en su Art.3). DIGITALIZACION: Se desarrollará bajo el procedimiento Reprografía Código: U-PR Versión 0 APLICACIÓN TVD: Se desarrollará bajo la guía para la organización y valoración de fondos acumulados, procedimiento de clasificación y ordenación documental Código: U-PR versión 0. ELABORACIÓN TRD: Se desarrollará bajo el procedimiento Elaboración y Actualización de Tablas de Retención Documental Código: U-PR Versión: 1.0 Esta información se encuentra publicada en la página Marco Legal LEYES Ley 594 de Julio 14 de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Ley 962 de 2005, ley Anti trámites (art.3 inciso 3, Acceso a los registros y Archivos de la administración pública en los términos previstos por la Constitución y las leyes, art. 28.). Ley 1185 de 2008, modifica y adiciona Ley 397 de 1997 Ley General de Cultura y se adicionan otras disposiciones (art.1 Integración patrimonio cultural de la Nación, art Registro de bienes de interés cultural). DECRETOS Decreto 414 de 2001, reglamentan artículos 25 y 26 del Decreto 254 de 2000, art. 4 entrega de archivos y procesos y reclamaciones. Decreto 4110 de 2004: Reglamenta Ley 872 de 2003 y adoptó la Norma Técnica de Calidad en la gestión Pública NTGCP 1000:2009; la cual determina las generalidad y los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestión de Calidad en los organismos, entidades y agentes obligados conforme al art. 2 de la Ley 872 de Decreto 1599 de 2005: Adopta Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005 (Determina las generalidades y la estructura necesaria para establecer, documentar, implementar y mantener un sistema de control interno en las entidades y agentes obligados conforme al art.5 de la Ley 87/93. Decreto 2263 de dic de 2012, lineamientos generales gobierno en línea. Decreto 2609 de 2012, Reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y dicta otras disposiciones en materia de Gestión Documental. ACUERDOS AGN Acuerdo 48 de 2000: conservación preventiva, conservación y restauración documental. Acuerdo AGN 49 de 2000: sobre condiciones de 8/15

9 edificios y locales destinados a archivos. Acuerdo 050 de 2000, Por el cual se desarrolla del artículo 64 del título VII Conservación de Documentos, del Reglamento General de Archivos sobre Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo. Acuerdo No.037 (Septiembre 20 de 2002). Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía. Acuerdo AGN 38 de 2002: Desarrolla el artículo 15 dela Ley General de Archivos sobre responsabilidad del servidor público frente a los documentos y archivos. Acuerdo AGN 39 de 2002: Regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental (TRD). Acuerdo AGN 42 de 2002: Establece criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan otros artículos de la ley general de Archivos. Acuerdo 02 de 2004: Establece los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados. RESOLUCIONES Resolución de Rectoría 385 de 2003, "por la cual se fijan las políticas Documentales, se crea el Sistema de Archivos y regulan los Comités de Archivos de la Universidad Nacional" Resolución Rectoría 386 de 2003, "por la cual se expide el Reglamento General de Archivos de la Universidad". Estudios que respaldan el proyecto Nombre: ARCHIVOS DE INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN SUPERIOR. DIRECTRICES PARA SU ORGANIZACIÓN Fecha: 01/04/2005 Entidad: Archivo General de la Nación de Colombia Nombre: CONSERVACIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL Fecha: 29/11/1996 Entidad: Archivo General de la Nación de Colombia Nombre: CONSERVACIÓN Y REPRODUCCIÓN Fecha: 01/05/1999 Entidad: Escuela Iberoamérica de Archivos Nombre: DIAGNÓSTICO DE DEPÓSITOS DE ARCHIVO HISTÓRICO Y/O CON DETERIORO MICROBIOLÓGICO EN LAS SEDES BOGOTÁ, MANIZALES, MEDELLÍN Y PALMIRA, Fecha: 01/01/2005 Entidad: Unidad Nacional de Archivo 9/15

10 Nombre: GESTIÓN ARCHIVOS ELECTRÓNICOS. SITUACIÓN EN LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL Fecha: 01/04/2005 Entidad: Archivo General de la Nación de Colombia Nombre: INFORME ESTADÍSTICO SOBRE EL VOLUMEN Y CRECIMIENTO DE LAS SERIES DOCUMENTALES EN LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA Fecha: 30/01/2009 Entidad: Nombre: MANUAL DE SELECCIÓN DOCUMENTAL Fecha: 07/01/1992 Entidad: Archivo General de la Nación República de Colombia Nombre: MODELO DE ARCHIVO UNIVERSITARIO Fecha: 13/07/2000 Entidad: Universidad de Antioquia, Escuela Interamericana de Bibliotecología Nombre: PAUTAS PARA EL ESTABLECIMIENTO DE POLÍTICAS Y PLANES DE AUTOMATIZACIÓN DE ARCHIVOS Fecha: 01/05/1998 Entidad: Archivo General de la Nación de Colombia Costo Total de Inversión Estimado $ Costo Sostenibilidad Estimada/año $ Justificación Sostenibilidad Estimada El costo de la sostenibilidad se representa en lo orientado por la Unidad Nacional de Archivo, en 10/15

11 términos de que la proyección de la intervención técnica (que pasa de una etapa cuyo objetivo era eliminar el atraso histórico de los archivos en cuanto a su identificación y puesta a punto de la clasificación de los archivos, incluyendo la construcción de los instrumentos técnicos para este fin, a la etapa disposición técnica de los documentos), requiere de un equipo por sede (que para Medellín se han determinado 4) dedicado a actualización de los archivos, la selección, clasificación, eliminación y control de los mismos, para así finalmente poder facilitar el acceso de los investigadores, de la Comunidad Universitaria y la sociedad. Presupuesto del Proyecto Descargar Lineamientos para la Clasificación Presupuestal Recursos Para El AÑO 2013 GASTOS DE PERSONAL SERVICIOS PERSONALES ASOCIADOS A LA NOMINA Sueldos Personal de Nómina Nombre $Costo Meses Dedic. $Total CLAUDIA PATRICIA RESTREPO RESTREPO ,8 Actividades: Coordinar la creación, seguimiento e implementación de las Tablas de Retención Documental de las oficinas nuevas y laboratorios de la Sede y los archivos de gestión, además de los procesos de transferencias y eliminaciones primarias y secundarias del Archivo Central de la Sede MARIA PIEDAD LEON CACERES Actividades: Dirigir, orientar y coordinar el funcionamiento del proyecto. Evaluar y ejecutar las contrataciones, realizar los informes técnicos y consolidar las metas y actividades. TOTAL PROGRAMADO ,8 Total SERVICIOS PERSONALES ASOCIADOS A LA NOMINA: $ ,8 SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS Remuneración Servicios Técnicos $Costo Cant Meses Dedic. $Total Perfil: Profesional en el área con experiencia en Tablas de Valoración Documental y organización de Archivos Históricos Actividades: Coordinación, seguimiento y ejecución del proceso de aplicación de las Tablas de Valoración Documental del Archivo Histórico de la Sede, aprobadas en Diciembre de 2012, con sus procedimientos de clasificación, selección, eliminación y disposición final del acervo documental publicado en la página web para su consulta. Perfil: Educación Básica Media y/o técnica con conocimientos de archivística y/o experiencia relacionada. Manejo de ofimática Actividades: Elaboración del inventario documental y base de datos de las historias académicas de la Sede Medellín a ser transferidas al Archivo Central. Perfil: Técnico o Tecnólogo en Archivística o Administración Documental y/o profesional con experiencia en archivística y gestión documental /15

12 Actividades: Aplicación de las técnicas archivísticas para el proceso de ordenación, organización y disposición final de los documentos que componen el Archivo Central, Minas y Talento Humano de la Sede Medellín, para la consulta y préstamo de los documentos. Elaboración de las Tablas de Retención Documental de las oficinas nuevas y laboratorios acreditados de la Sede, acorde con la normatividad archivística y el sistema de calidad, realizando el respectivo seguimiento a los procedimientos archivísticos en su totalidad. Digitalización de los documentos correspondientes a las Series Misionales de la Sede comprendidas entre los años Elaboración de las bases de datos y disposición en la página web de la documentación. Ejecución de las técnicas archivísticas para la correcta aplicación de las Tablas de Valoración Documental aprobadas en diciembre de 2012, en sus procesos de organización, eliminación y disposición final de los documentos que compondrán el Archivo Histórico de la Sede Medellín. TOTAL PROGRAMADO Total SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS: $ Total GASTOS DE PERSONAL: $ ,8 GASTOS GENERALES ADQUISICION DE BIENES Compra de Equipo Nombre $Costo Cant $Total DESTRUCTORA DE PAPEL Descripción: Máquina electrónica destructora de papel para el proceso de eliminaciones documentales producto de la aplicación de las TVD. TOTAL PROGRAMADO Total ADQUISICION DE BIENES: $ Total GASTOS GENERALES: $ Año 2013: $ ,8 Func.: $ ,8 Inv: $ Acum. al 2013: $ ,8 Func.: $ ,8 Inv: $ Recursos Para El AÑO 2014 GASTOS DE PERSONAL SERVICIOS PERSONALES ASOCIADOS A LA NOMINA Sueldos Personal de Nómina Nombre $Costo Meses Dedic. $Total CLAUDIA PATRICIA RESTREPO RESTREPO ,6 Actividades: Coordinar la creación, seguimiento e implementación de las Tablas de Retención Documental de las oficinas nuevas y laboratorios de la Sede y los archivos de gestión, además de los procesos de transferencias y eliminaciones primarias y secundarias del Archivo Central de la Sede MARIA PIEDAD LEON CACERES Actividades: Dirigir, orientar y coordinar el funcionamiento del proyecto. Evaluar y ejecutar las contrataciones, realizar los informes técnicos y consolidar las metas y actividades. TOTAL PROGRAMADO ,6 12/15

13 Total SERVICIOS PERSONALES ASOCIADOS A LA NOMINA: $ ,6 SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS Remuneración Servicios Técnicos $Costo Cant Meses Dedic. $Total Perfil: Técnico o Tecnólogo en Archivística o Administración Documental y/o profesional con experiencia en archivística y gestión documental Actividades: Aplicación de las técnicas archivísticas para el proceso de ordenación, organización y disposición final de los documentos que componen el Archivo Central, Minas y Talento Humano de la Sede Medellín, para la consulta y préstamo de los documentos. Elaboración de las Tablas de Retención Documental de las oficinas nuevas y laboratorios acreditados de la Sede, acorde con la normatividad archivística y el sistema de calidad, realizando el respectivo seguimiento a los procedimientos archivísticos en su totalidad. Digitalización de los documentos correspondientes a las Series Misionales de la Sede comprendidas entre los años Elaboración de las bases de datos y disposición en la página web de la documentación. Ejecución de las técnicas archivísticas para la correcta aplicación de las Tablas de Valoración Documental aprobadas en diciembre de 2012, en sus procesos de organización, eliminación y disposición final de los documentos que compondrán el Archivo Histórico de la Sede Medellín. Perfil: Profesional en el área con experiencia en Tablas de Valoración Documental y organización de Archivos Históricos Actividades: Coordinación, seguimiento y ejecución del proceso de aplicación de las Tablas de Valoración Documental del Archivo Histórico de la Sede, aprobadas en Diciembre de 2012, con sus procedimientos de clasificación, selección, eliminación y disposición final del acervo documental publicado en la página web para su consulta. TOTAL PROGRAMADO Total SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS: $ Total GASTOS DE PERSONAL: $ ,6 GASTOS GENERALES ADQUISICION DE SERVICIOS Impresos y publicaciones Nombre $Costo Cant $Total IMPRESOS Y PUBLICACIONES Descripción: Piezas gráficas para exposición documental para divulgación de la memoria histórica de los archivos de la Universidad en la Sede. TOTAL PROGRAMADO Total ADQUISICION DE SERVICIOS: $ Total GASTOS GENERALES: $ Año 2014: $ ,6 Func.: $ ,6 Inv: $ Acum. al 2014: $ ,4 Func.: $ ,4 Inv: $ Recursos Para El AÑO /15

14 GASTOS DE PERSONAL SERVICIOS PERSONALES ASOCIADOS A LA NOMINA Sueldos Personal de Nómina Nombre $Costo Meses Dedic. $Total CLAUDIA PATRICIA RESTREPO RESTREPO Actividades: Coordinar la creación, seguimiento e implementación de las Tablas de Retención Documental de las oficinas nuevas y laboratorios de la Sede y los archivos de gestión, además de los procesos de transferencias y eliminaciones primarias y secundarias del Archivo Central de la Sede MARIA PIEDAD LEON CACERES Actividades: Dirigir, orientar y coordinar el funcionamiento del proyecto. Evaluar y ejecutar las contrataciones, realizar los informes técnicos y consolidar las metas y actividades. TOTAL PROGRAMADO Total SERVICIOS PERSONALES ASOCIADOS A LA NOMINA: $ SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS Remuneración Servicios Técnicos $Costo Cant Meses Dedic. $Total Perfil: Profesional en el área con experiencia en Tablas de Valoración Documental y organización de Archivos Históricos Actividades: Coordinación, seguimiento y ejecución del proceso de aplicación de las Tablas de Valoración Documental del Archivo Histórico de la Sede, aprobadas en Diciembre de 2012, con sus procedimientos de clasificación, selección, eliminación y disposición final del acervo documental publicado en la página web para su consulta. Perfil: Técnico o Tecnólogo en Archivística o Administración Documental y/o profesional con experiencia en archivística y gestión documental Actividades: Aplicación de las técnicas archivísticas para el proceso de ordenación, organización y disposición final de los documentos que componen el Archivo Central, Minas y Talento Humano de la Sede Medellín, para la consulta y préstamo de los documentos. Elaboración de las Tablas de Retención Documental de las oficinas nuevas y laboratorios acreditados de la Sede, acorde con la normatividad archivística y el sistema de calidad, realizando el respectivo seguimiento a los procedimientos archivísticos en su totalidad. Digitalización de los documentos correspondientes a las Series Misionales de la Sede comprendidas entre los años Elaboración de las bases de datos y disposición en la página web de la documentación. Ejecución de las técnicas archivísticas para la correcta aplicación de las Tablas de Valoración Documental aprobadas en diciembre de 2012, en sus procesos de organización, eliminación y disposición final de los documentos que compondrán el Archivo Histórico de la Sede Medellín. TOTAL PROGRAMADO Total SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS: $ Total GASTOS DE PERSONAL: $ GASTOS GENERALES ADQUISICION DE BIENES 14/15

15 Compra de Equipo Nombre $Costo Cant $Total CÁMARA DIGITAL Descripción: Cámara Canon Sx50 Hs 50x Zoom Full Hd Visor Electronico Cmos TOTAL PROGRAMADO Total ADQUISICION DE BIENES: $ ADQUISICION DE SERVICIOS Impresos y publicaciones Nombre $Costo Cant $Total PIEZAS GRÁFICAS Descripción: Folleto promocional del Archivo Histórico de la Sede TOTAL PROGRAMADO Total ADQUISICION DE SERVICIOS: $ Total GASTOS GENERALES: $ Año 2015: $ Func.: $ Inv: $ Acum. al 2015: $ ,4 Func.: $ ,4 Inv: $ Total Costo Funcionamiento $ ,4 Total Costo Inversión $ El costo total de inversión estimado no corresponde con la distribución entre las vigencias del proyecto Costo Inversión Estimado $ Total Proyecto $ ,4 15/15

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