ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP GUÍA METODOLÓGICA PARA EL SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN DEL DNP

Transcripción

1 Departamento Nacional de Planeación Bogotá, 2016

2 PAGINA: 2 de 22 TABLA DE CONTENIDO 1 OBJETIVO ALCANCE REFERENCIAS NORMATIVAS DEFINICIONES SEGUIMIENTO A LOS SISTEMAS DE GESTIÓN Y AL DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS FORMULACIÒN DE INDICADORES IDENTIFICAR EL OBJETIVO O LOS OBJETIVOS QUE SE QUIEREN MEDIR SELECCIONAR EL O LOS INDICADORES QUE PERMITAN LA MEDICIÓN DEL OBJETIVO DETERMINAR EL TIPO O NATURALEZA DEL INDICADOR DEFINIR LAS VARIABLES DE LOS INDICADORES Y FUENTES DE INFORMACIÓN DEFINIR LA PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN ESTABLECER LOS RESPONSABLES DEL CÁLCULO Y ANÁLISIS DEL O LOS INDICADORES DOCUMENTAR CADA UNO DE LOS INDICADORES A TRAVÉS DE UNA HOJA DE VIDA REVISIÓN DEL FORMATO F-GP-26 POR PARTE DEL ADMINISTRADOR DEL SGC REGISTRO EN EL FORMATO F-GP-31 TABLERO DE INDICADORES DE GESTIÓN DEL DNP DEL INDICADOR FORMULADO MODIFICACIÓN A LA FORMULACIÓN DEL INDICADOR ELIMINACIÓN DE UNO O VARIOS INDICADORES HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO APLICACIÓN DE LAS HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO REGISTROS GENERADOS POR LAS HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO REVISION A LAS HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO IMPLEMENTACION Y SEGUIMIENTO DE INDICADORES POR PARTE DE LOS RESPONSABLES DEL CÁLCULO REPORTE Y REGISTRO DE INFORMACION EN LA HOJA DE VIDA DEL INDICADOR ESTRUCTURA FORMATO F-GP-26 HOJA DE VIDA DE INDICADORES PARA SEGUIMIENTO ESTRUCTURA FORMATO F-GP-26 HOJA DE VIDA DE INDICADORES PARA ANÁLISIS DE RESULTADOS FORMULACION DE PLANES DE MEJORAMIENTO MEDICION DE LA GESTION DEL DNP A TRAVES DEL TABLERO DE INDICADORES PRESENTACIÓN DE INFORMES PUBLICACIÓN DE INFORMACIÓN ANEXO. HOJA DE VIDA INDICADOR

3 PAGINA: 3 de 22 1 OBJETIVO Establecer las directrices para la formulación, revisión, registro y seguimiento de indicadores que faciliten la medición de la gestión de los procesos del DNP en cuanto al cumplimiento de las orientaciones del Sistema de Gestión de Calidad. 2 ALCANCE Esta guía abarca las etapas de formulación, revisión, registro y seguimiento de indicadores y debe ser aplicado por los jefes de las dependencias, líderes de proceso, y formulador del proyecto de inversión, representantes MECI- SGC, administrador del Sistema de Gestión de Calidad, enlaces del Grupo de Planeación, auditores de la Oficina de Control Interno, los funcionarios y contratistas responsables de los indicadores formulados. 3 REFERENCIAS NORMATIVAS Ley 87 de 1993 Ley 489 de 1998 Ley 872 de 2003 Ley 1474 de 2011 Decreto 1082 de 2015 Decreto 1083 de 2015 Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 Modelo Estándar de control Interno 2014 Circular interna 17 de DEFINICIONES Eficacia: mide el grado de cumplimiento de los objetivos planteados 1, cumplimiento de la meta en el plazo estipulado. Eficiencia: describe la relación entre dos magnitudes físicas, estableciendo la cantidad de producto o servicio ofrecido dado el nivel de recurso disponible, o la producción física de un bien o servicio y los insumos que se utilizaron para alcanzar el nivel de producto. 2 Efectividad: mide los resultados alcanzados frente a los bienes o servicios generados a los clientes o usuarios, de esta manera la medición de la efectividad se realiza luego de finalizar la intervención o acción gubernamental. Gestión: Grupo de acciones necesarias para transformar determinados insumos en productos en un periodo determinado y dentro del marco de una política, programa o proyecto en particular. Herramienta de Seguimiento: Corresponde a todos los sistemas, aplicaciones, bases de datos en Excel o cualquier otro paquete informático que permiten el registro y la trazabilidad de algunas actividades de los procesos. 1 CEPAL, Planificación Estratégica e indicadores de desempeño en el sector público. Manual No Ibíd. 3

4 PAGINA: 4 de 22 Indicador: Es una expresión que establece una relación entre dos o más variable, la que comparada con periodos anteriores, productos similares o una meta o compromiso, permite evaluar el desempeño 3 Línea Base: valor del indicador que se fija como punto de partida para evaluarlo y darle seguimiento. 4 Medición: actividades desarrolladas para evaluar el Sistema de Gestión de Calidad, el cumplimiento de los objetivos de proceso, el seguimiento de los proyectos y la gestión de las dependencias o los procesos a través de indicadores o cualquier otro instrumento que permita establecer el grado de utilización de los recursos, el logro de los objetivos propuestos y su impacto. Oportunidad: espacio o periodo de tiempo conveniente o suficiente, establecido por la ley o por quien ofrece el producto o servicio, para cumplir con su elaboración y/o entrega. Seguimiento: proceso continuo en el tiempo que genera información sobre el progreso de una política, programa o proyecto 5. Pertinencia: aquello que viene a propósito, corresponde o es concerniente a la necesidad que satisface el producto o servicio generado. 5 SEGUIMIENTO A LOS SISTEMAS DE GESTIÓN Y AL DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS En el marco del diseño e implementación del SGC en el DNP, de conformidad con lo establecido en el numeral Seguimiento y medición de los procesos de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 y la Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001 y con el propósito de: garantizar que la ejecución de los procesos y los productos generados por la Entidad, cumplan con los requisitos del Sistema de Gestión de Calidad y las especificaciones definidas, prevenir o controlar las posibles desviaciones que se pudieran presentar durante la ejecución de los procesos y aplicar las correcciones correspondientes cuando así se requiera, se establece que para el seguimiento de los Sistemas de Gestión, el seguimiento a proyectos y el desempeño de los procesos, se tendrán en cuenta la aplicación de Herramientas de Seguimiento y la formulación de indicadores. 6 FORMULACIÒN DE INDICADORES Un Indicador es una representación cuantitativa (variable o relación entre variables), verificable objetivamente, a partir del cual se registra, procesa y presenta la información necesaria para medir el avance o retroceso en el logro de un determinado objetivo. En consecuencia, es a partir de indicadores que se pueden determinar, objetivamente los resultados de las intervenciones públicas y valorar su desempeño 6. Los indicadores son insumos necesarios para realizar seguimiento y evaluación, entendiéndose por seguimiento la verificación continua en el tiempo de información que permitan conocer el progreso de un objetivo específico, sin que conlleve al análisis de causalidad, situación que si se contempla en la evaluación. Para la formulación de los indicadores se deben surtir las siguientes actividades: 3 Ibíd.. 4 CONSEJO NACIONAL DE EVALUACIÓN DE LA POLÍTICA DE DESARROLLO SOCIAL. Manual para el diseño y la construcción de indicadores. México: CONEVAL, DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIÓN. Guía Metodológica para la formulación de Indicadores. Bogotá: DNP, Ibíd. 4

5 PAGINA: 5 de IDENTIFICAR EL OBJETIVO O LOS OBJETIVOS QUE SE QUIEREN MEDIR La identificación del objetivo constituye el punto de partida para la formulación de indicadores, la información que genera el indicador no tendría utilidad si no es contrastada con una meta o un objetivo. Para el caso de los indicadores de procesos, se debe tener en cuenta el objetivo del proceso relacionado, el cual responde a tres interrogantes de acuerdo al Lineamientos para la elaboración y control de los documentos de los sistemas de gestión del DNP DS-L01. Qué hace el proceso? Cómo lo hace? Para qué lo hace? El bien o servicio generado del proceso Actividades e insumos del proceso Fin o propósito del proceso Una vez identificado el objetivo del proceso y sus elementos constitutivos, es necesario entrar a definir aquellos factores críticos a valorar, es decir, que se quiere medir del proceso que es susceptible e impide el logro del propósito del proceso. Adicionalmente la dependencia puede apoyarse de la información contenida en: Mapa de riesgos del proceso: Los indicadores que estén asociados a los Mapas de Riesgos deben brindar información relacionada con la eficacia de los controles aplicados. Objetivos de Calidad: Los indicadores asociados a estos objetivos deben brindar información que permita establecer el nivel de cumplimiento de la misión de la entidad y los objetivos institucionales. Matriz de productos o servicios: anexo 7 del manual de calidad. Los indicadores que se formulen deben contemplar los atributos definidos en los procesos misionales y consolidados en la matriz. Nota 1: Dada la trascendencia de los procesos misionales y su relación directa con los objetivos institucionales y la razón de ser de la entidad, es recomendable formular por lo menos un indicador por cada proceso misional que dé cuenta del logro del propósito del proceso y/o la entrega a conformidad del bien o servicio de acuerdo a los requerimientos del cliente externo. Lo cual permitirá hacer medición del cumplimiento de los objetivos de la institución desde la gestión de los procesos de una manera más acertada. 6.2 SELECCIONAR EL O LOS INDICADORES QUE PERMITAN LA MEDICIÓN DEL OBJETIVO Si ha sido identificado el objetivo que se quiere medir junto con los factores críticos del proceso, el paso a seguir es listar los posibles indicadores que pueden ser utilizados, sin embargo, algunos de ellos pueden tener algunas restricciones asociados con la disponibilidad de la información y los costos para su cálculo, en este sentido, se propone verificar el cumplimiento de los siguientes criterios en los indicadores a formular: 5

6 PAGINA: 6 de 22 Claro: Relevante: Económico: Medible: Adecuado: Debe ser preciso e inequívoco, fácil de interpretar por quienes lo evalúan, analizan y/o consultan. No hay duda de lo que se está midiendo? QUÉ O CÚAL es la medición. UNIVERSO a considerar Apropiado al tema tratado, debe expresar claramente lo que se está evaluando. Permite verificar el logro del objetivo? Disponible a costos razonables El beneficio de la información es mayor que el costo de obtenerla? Que se pueda expresar en números, cifras o datos que contribuyan a la toma de decisiones, evitando subjetividad Las variables seleccionadas deben ser reales, verificables, medibles y representar claramente lo que se pretende evaluar. Es suficiente para emitir un juicio respecto del desempeño del proceso? La selección de indicadores no necesariamente debe obedecer al cumplimiento de todos los criterios (sin embargo lo relevante y adecuado del indicador es imperante), estos solo deben ser tenidos en cuenta como apoyo para elegir o desechar algunos indicadores, de tal manera que el número seleccionado no sea excesivo y pueda generar cargas adicionales a las áreas responsables del cálculo y análisis de la información. 6.3 DETERMINAR EL TIPO O NATURALEZA DEL INDICADOR Para efectos de esta metodología se plantean tres tipos de indicadores, los cuales responden a la dimensión de desempeño de: 1. Eficacia: mide el grado de cumplimiento de los objetivos planteados, cumplimiento de la meta en el plazo estipulado, volumen de bienes y servicios generados en el tiempo. Dentro de esta categoría se encuentran las mediciones de: Cobertura: grado en que las actividades que realiza, o los ser vicios que ofrece, una institución pública son capaces de cubrir o satisfacer la demanda total Focalización: nivel de precisión con que las prestaciones y servicios están llegando a la población objetivo previamente establecido. Capacidad para cubrir la demanda actual: capacidad de una institución pública para absorber de manera adecuada los niveles de demanda que tienen sus servicios. Indica la demanda real que está siendo satisfecha en las condiciones de tiempo y calidad apropiadas. Calidad: capacidad de la institución para responder en forma rápida y directa a las necesidades de sus usuarios, mejorando los atributos o características de los servicios. Factores de la calidad: o Oportunidad o Accesibilidad o Percepción de usuarios o Precisión y continuidad en la entrega de los servicios o Comodidad o Cortesía en la atención 6

7 PAGINA: 7 de Eficiencia: describe la relación entre dos magnitudes físicas, estableciendo la cantidad de producto o servicio ofrecido dado el nivel de recurso disponible, o la producción física de un bien o servicio y los insumos que se utilizaron para alcanzar el nivel de producto. Grado de aprovechamiento de los insumos Economía: capacidad de una institución para generar y movilizar adecuadamente los recursos financieros en pos del cumplimiento de sus objetivos. 3. Efectividad: responde al interrogante para que se hizo?, mide los resultados alcanzados frente a los bienes o servicios generados a los clientes o usuarios, de esta manera la medición de la efectividad se realiza luego de finalizar la intervención o acción gubernamental, es decir, establece el impacto del proceso, dando cuenta del cumplimiento de los objetivos estratégicos de la institución. 6.4 DEFINIR LAS VARIABLES DE LOS INDICADORES Y FUENTES DE INFORMACIÓN Identificar la variable o variables que componen el indicador, estas pueden ser cuantitativas (se expresan en forma numérica) o cualitativas (asociadas a características o cualidades del aspecto a medir). Para cada una de las variables se debe identificar la fuente de información que brinda los datos requeridos para la fórmula mática. 6.5 DEFINIR LA PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN Definir el espacio de tiempo con el cual se deben calcular y registrar los logros obtenidos tras la medición del indicador (anual, mensual, bimestral, semestral, entre otros). Se define teniendo en cuenta entre otros aspectos, la complejidad del proceso, la facilidad para obtener, analizar y generar los datos, la periodicidad de ejecución del proceso, así como la disponibilidad de los datos. La periodicidad debe ser definida por los jefes de las dependencias y/o líderes de proceso. 6.6 ESTABLECER LOS RESPONSABLES DEL CÁLCULO Y ANÁLISIS DEL O LOS INDICADORES Al profesional asignado y/o según lo establecido en la circular 17 de 2009 al representante MECI-SGC, le corresponde el cálculo de los indicadores. En este sentido, este responsable se encargará de: Trabajar de manera coherente y participativa con los profesionales de las áreas responsables de la formulación y cálculo de indicadores. Recolectar, tabular, registrar y presentar de manera oportuna la información de los indicadores. Presentar al responsable del análisis los resultados obtenidos y apoyar el ejercicio de análisis. Socializar periódicamente con el área responsable de los indicadores los resultados obtenidos. Solicitar al Administrador del SGC la actualización de la hoja de vida del indicador cuando haya lugar a ello. Apoyar en la formulación de acciones preventivas, correctivas o de mejora cuando se requiera de acuerdo con la periodicidad establecida en esta guía y el proceso Acciones preventivas, correctivas y de mejora MC-AP. Verificar que el seguimiento, el análisis de indicadores y el registro de acciones tomadas se realice de manera oportuna en el formato de hoja de vida. De otra parte, le corresponde al Jefe de dependencia, líder del proceso o del proyecto, realizar el análisis de los resultados de los indicadores a través de las siguientes actividades: Revisar y analizar los datos registrados por el responsable de cálculo. Presentar los soportes que se requieren para la elaboración de informes a la alta dirección. 7

8 PAGINA: 8 de 22 Velar formulación e implementación de las acciones preventivas, correctivas o de mejora que se deriven del análisis del indicador de acuerdo con lo establecido por esta guía y el proceso Acciones preventivas, correctivas y de mejora MC-AP Velar por la aplicación y continua actualización de las herramientas de seguimiento que sean fuente de información de los indicadores. Definir, validar y/o ajustar los parámetros del indicador (programación de metas, tendencia y/o periodicidad de medición). Cuando se necesite requerir la creación, modificación o eliminación de los indicadores de los procesos que estén bajo su responsabilidad. 6.7 DOCUMENTAR CADA UNO DE LOS INDICADORES A TRAVÉS DE UNA HOJA DE VIDA Una vez identificados y seleccionados los indicadores, se hace necesario registrar toda la información asociada al mismo; lo más aconsejable para realizar este ejercicio es contar con un formato de hoja de vida. El formato de hoja de vida de indicadores fue establecido por el SGC y se encuentra identificado con el código F-GP- 26 dentro del macroproceso de Mejora Continua, este instrumento permite caracterizar el indicador de tal manera que cualquier persona pueda entenderlo fácilmente, programar metas y registrar los resultados y avances logrados de acuerdo con la periodicidad establecida. El formato mencionado comprende dos etapas, la de formulación y la de seguimiento. A continuación se expone en detalle los campos que corresponden a la Etapa de Formulación: (Ver anexo. Hoja de vida de indicador) Código del indicador: corresponde a ocho campos, los dos primeros hacen alusión al nombre del formato, en este caso HV de Hoja de vida, los dos siguientes corresponden al macro proceso al que está asociado el proceso, los dos siguientes están asociados al código con el que se identifica el proceso y los dos últimos son un consecutivo, se asignan de acuerdo a la cantidad de indicadores que tenga el proceso, esto en correspondencia a lo indicado en el Lineamientos para la elaboración y control de los documentos de los sistemas de gestión del DNP DS-L01. Versión: número correspondiente a la cantidad de veces que se ha modificado la información referente a la hoja de vida del indicador. Nota 2: El cambio de versión aplica para modificaciones a la hoja de vida del indicador (Cambios de: Nombre del indicador, Nombres y/o descripción de las variables, Periodicidad, Metas, etc.), y no implica la modificación de la hoja de vida derivada del reporte de seguimiento que se hace en cada periodo de medición. Nombre del indicador: debe ser claro, corto y en lo posible auto explicativo, se sugiere que esté compuesto por dos elementos: la condición deseada y el objeto a cuantificar y si se considera pertinente una parte descriptiva. Ejemplo: Eficiencia en la actualización de la documentación asociada a los sistemas de Gestión Condición deseada el objeto a cuantificar parte descriptiva 8

9 PAGINA: 9 de 22 Objetivo del indicador: constituye la razón de ser del indicador. El objetivo debe estar constituido por los siguientes elementos: Por ejemplo: Calcular el porcentaje de + documentos del SGC + que son actualizados dentro de los tiempos establecidos Objetivo de Calidad: en esta celda se debe seleccionar y/o relacionar el objetivo de calidad que se encuentre asociado con el indicador, lo cual se equipara con el objetivo institucional al cual está asociado el proceso. Proceso relacionado: en esta celda se debe seleccionar y/o ingresar el nombre del proceso establecido por el Sistema de Gestión de Calidad SGC, al cual está asociado el indicador. Objetivo del proceso: corresponde al objetivo del proceso seleccionado. Proyecto relacionado: el seguimiento al proceso, puede estar asociado al seguimiento de un proyecto de inversión, en este sentido, se selecciona o relaciona el proyecto al cual se encuentra vinculado el indicador. Si el indicador no se encuentra asociado a un proyecto se selecciona la opción No Aplica (NA). Dependencia: este campo hace referencia a una dependencia y/o área específica. Si el indicador se formula para medir el objetivo de un proceso, la dependencia responsable debe ser la líder del proceso. Fórmula de cálculo: corresponde a la operación mática a realizar con las variables para obtener el resultado o logro del indicador, dentro de las opciones a seleccionar se encuentra: Suma, resta, división y multiplicación. Identificación de variables: en estos campos se deben relacionar el nombre o nombres de las variables a utilizar en la fórmula mática. Fuente datos: para cada una de las variables se debe identificar la fuente de información que brinda los datos requeridos para la fórmula mática. Se sugiere hacer referencia a documentos, sistemas de información, bases de datos, grupos o personas que poseen y proveen información con las siguientes características: o o o Verificable: cuando la información registrada en la hoja de vida pueda ser cotejada contra la fuente de la cual se obtuvieron los datos. Confiable: cuando la información suministrada refleje la realidad de la situación u objeto analizado y permita tomar decisiones oportunamente. Pertinente: cuando la información represente o corresponda con lo que se pretende medir. Definición de variables: es la descripción detallada de cada una de las variables identificadas. 9

10 PAGINA: 10 de 22 Periodicidad de medición: frecuencia con la cual se recolectará, calculará y registrará la información de los logros obtenidos tras la medición del indicador. Esta periodicidad pude ser: anual, semestral, trimestral, bimestral y mensual. La periodicidad debe ser definida por el Líder de proceso, en lo posible los seguimientos deben ser periódicos (mensual o trimestral) a fin de poder adelantar acciones correctivas o de mejora que permitan realizar ajustes al proceso de tal forma que logré el propósito tanto del indicador como del proceso. Tipo: en este campo se debe seleccionar uno de las tres dimensiones de desempeño de los indicadores: eficacia, eficiencia y efectividad. Tendencia: corresponde al comportamiento en que se programarán las metas y se deberán obtener los logros. o o Tendencia constante: las metas o logros esperados para todos los periodos es el mismo. Tendencia creciente o incremental: los resultados esperados corresponderán a buscar siempre un mayor valor, de un periodo a otro, lo cual indica metas ascendentes entre los periodos. Datos / Meses Enero Febrero Marzo Abril Variable Variable Meta propuesta 90% 92% 95% 100% Calculo Logro 18/20=90% 11/12=91% 75/80=93.7% 50/50=100% Cumplimiento meta 100% 99% 98.6% 100% o Creciente o incremental con línea base: los resultados esperados corresponderán a buscar siempre un mejor comportamiento, a diferencia del anterior el incremental con línea base además de incluir el resultado esperado en el periodo a evaluar incluye el rezago de las variables del periodo inmediatamente anterior, de tal manera que las metas a registrar deberán tener un comportamiento siempre de menor a mayor valor. Datos / Meses Enero Febrero Marzo Abril Variable (Sin atender del periodo anterior) 4 (Sin atender del periodo 9 (Sin atender del periodo Variable anterior) anterior) (Del periodo evaluado) =32 (Del periodo evaluado) =54 (Del periodo evaluado) =89 Meta propuesta 90% 92% 95% 100% Calculo Logro 18/20=90% 28/32=87.5% 45/54=83.3% 89/89=100% Logro tipo 100% 95.10% 87.68% 100% incremental con línea base 10

11 PAGINA: 11 de 22 o Tendencia decreciente o decremental: los resultados esperados corresponderán a buscar siempre un menor valor, es decir, a menor valor, mejor comportamiento, por tanto la meta decrece de un periodo a otro. Datos / Meses Enero Febrero Marzo Abril Variable Variable Meta propuesta 4% 3% 2% 1% Calculo Logro 1/20=5% 3/39=7,7% 2/58=3,4% 1/76=1,3% Cumplimiento meta 80% 39% 59% 77% o Decreciente o decremental con línea base: los resultados esperados corresponderán a buscar siempre un menor valor, es decir, a menor valor, mejor comportamiento, a diferencia del anterior, el decremental con línea base incluye el resultado del periodo a evaluar junto con el diferencial de las variables del periodo inmediatamente anterior, de tal manera que las variables a registrar deberán tener un comportamiento siempre de mayor a menor valor. Datos / Meses Enero Febrero Marzo Abril Variable Variable Meta propuesta 5% 4% 3% 2% Calculo Logro 1/20=5% 3/59=5,1% 3/117=2,6% 4/193=2,1% Cumplimiento meta 100% 79% 117% 96,5% Unidad de medida: corresponde a la parte indivisible que sirve de referente para cuantificar la cantidad o tamaño de una variable; Ejemplo: porcentaje, talleres, personas, etc. Fecha de Creación: fecha en la que es aprobado el indicador e inicia la consolidación de datos y la construcción de serie. Línea Base: valor del indicador que se fija como punto de partida para evaluarlo y darle seguimiento. 7. Es el dato e información que describe la situación previa a una intervención para el desarrollo y con la cual es posible realizar seguimiento y monitoreo. Si el indicador es un indicador existente, la línea base corresponderá al último dato reportado antes de iniciarse la medición. Si se formula un nuevo indicador y se desconoce el valor inicial se debe ingresar dato No Disponible (ND). Responsable de cálculo: de acuerdo con el numeral 6.6 de esta guía, le corresponde el líder de proceso o al profesional asignado según lo establecido en la circular 17 de 2009 al representante MECI-SGC, el cálculo de los indicadores. Responsable del análisis: esta labor debe ser asumida por el Jefe de dependencia, líder del proceso o responsable del seguimiento del proyecto o del plan de acción, quien asumirá las funciones descritas en el numeral 6.6 de esta guía. 7 CONSEJO NACIONAL DE EVALUACIÓN DE LA POLÍTICA DE DESARROLLO SOCIAL. Manual para el diseño y la construcción de indicadores. México: CONEVAL,

12 PAGINA: 12 de 22 Rangos en el cumplimiento de la meta: valores cualitativos que se toman como referencia para determinar si el avance y cumplimiento de metas obtenido en un periodo específico es sobresaliente, satisfactorio o deficiente. Estos rangos de medición se encuentran establecidos en el formato F-GP 26 Hoja de Vida de Indicador. Sobresaliente: calificación cualitativa que se obtendrá cuando el cumplimiento porcentual de la meta sea igual o superior al establecido (>=90%) Satisfactorio: calificación cualitativa que se obtendrá cuando el cumplimiento porcentual de la meta sea menor al valor establecido como superior y mayor al establecido como deficiente. Deficiente: calificación cualitativa que se obtendrá cuando el cumplimiento porcentual de la meta sea igual o inferior al establecido (<=80%) Programación de metas: corresponde al valor esperado de un indicador en un periodo especifico, este debe ser coherente con la línea base y la tendencia del indicador (creciente, decreciente o constante); de tal manera que si el indicador es de tendencia decreciente, el valor de las metas debe ser inferior a la línea base y/o a la meta inmediatamente anterior; si el indicador es creciente la meta debe ser superior a la línea base y/o a la meta inmediatamente anterior; y si el indicador es constante la meta para todos los periodos debe ser la misma. Ejemplo Tipo Indicador Línea Base Meta 1er Trimestre Meta 2do Trimestre Meta 3er Trimestre Meta 4to Trimestre Decreciente Creciente 65% 70% 75% 80% 85% Constante 100% 100% 100% 100% 100% Para la formulación de metas se recomienda contemplar el comportamiento histórico del indicador y los recursos financieros, técnicos y/o humanos que se requieran para lograr cada uno de los resultados propuestos. Para la definición de la meta, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: Indicador nuevo Verificar si existen datos históricos. Revisar si existen indicadores del mismo tipo en otras entidades o dependencias. Indicador existente Revisar los datos históricos del indicador y el análisis de tendencia. Revisar indicadores del mismo tipo utilizados por otras entidades o dependencias. Analizar el comportamiento del proceso o cambios que lo afectan considerablemente, y por consiguiente, pudieran afectar la formulación de la meta Las metas establecidas (menores al 100%) se han alcanzado continuamente durante los periodos analizados, razón por la cual se debe contemplar un incremento en la meta. Las metas (igual al 100%) se han alcanzado durante periodos continuos, razón por la cual se debe replantear la reformulación del indicador. El registro de las metas programadas se realiza en la columna Meta Programada del cuadro de la etapa de seguimiento, de acuerdo a la periodicidad de medición del indicador, es decir, si el indicador tiene periodicidad mensual, la meta se programa para cada mes, si es trimestral se programa para el trimestre que corresponda, etc. 12

13 PAGINA: 13 de REVISIÓN DEL FORMATO F-GP-26 POR PARTE DEL ADMINISTRADOR DEL SGC. Una vez recibido el formato F-GP-26 Hoja de Vida de Indicadores, el administrador del SGC, apoyado por el enlace del Grupo de Planeación responsable de asesorar a las dependencias la formulación de indicadores, revisarán: Que el indicador formulado no exista o haya existido en el formato F-GP-31 Tablero de Indicadores de Gestión del DNP Que la formulación del indicador corresponda con las directrices estipuladas en el numeral 6 de este documento. Que el ciclo de medición del indicador no sea superior a un año, razón por la cual no se considerará el registro de este indicador en el tablero de control. La relación del indicador con la matriz de productos y servicios generados por los procesos del SGC Si la solicitud de creación del indicador es pertinente, el Grupo de Planeación, adelantará el registro correspondiente en el formato F-GP-31 Tablero de Indicadores de Gestión del DNP. Si el Grupo de Planeación considera que se deben realizar ajustes a la formulación del indicador, solicitará a través de correo electrónico la corrección del respectivo formato diligenciado F-GP-26 Hoja de vida de indicadores. Si se considera que no es pertinente la formulación del indicador el Grupo de Planeación informará a través de correo electrónico las razones por las cuales no procede la solicitud. 6.9 REGISTRO EN EL FORMATO F-GP-31 TABLERO DE INDICADORES DE GESTIÓN DEL DNP DEL INDICADOR FORMULADO Una vez aprobado la hoja de vida del indicador, el administrador del sistema de Gestión de Calidad o el responsable del grupo de planeación ingresa la información en el formato F-GP-31 TABLERO DE INDICADORES DE GESTIÓN DEL DNP y verifica que éste haga parte de los reportes generados para medir la Gestión del DNP MODIFICACIÓN A LA FORMULACIÓN DEL INDICADOR Las modificaciones a la formulación de indicador, se solicitan a través del diligenciamiento del Formato F-GP-13 Solicitud para la actualización, creación o eliminación de documentos y posterior envió al administrador del SGC al correo electrónico gpcalidad@dnp.gov.co, con copia al jefe de la dependencia que tiene a cargo el indicador. Esta solicitud puede ser realizada por el jefe de dependencia, líderes y/o autoridades del proceso, y/o representantes MECI-SGC. La solicitud será revisada por el administrador del Sistema de Gestión de Calidad, el cual verificará que el campo a modificar del indicador en el formato F-GP-26 Hoja de Vida Indicadores cumpla con las siguientes condiciones: Para modificación del nombre: que sea claro, corto, en lo posible auto explicativo y que tenga el mismo propósito del inicialmente formulado. Para modificar el objetivo del indicador: que corresponda con el nombre del indicador y establezca el propósito o fin último de la medición. Para modificar los campos de objetivo de calidad, proceso relacionado, objetivo del proceso, proyecto relacionado y dependencia: que corresponda con los nombres definidos por el Sistema de Gestión de calidad y en el Sistema Unificado de Inversión y Finanzas Públicas SUIFP, este último para los proyectos. Para la modificación de fórmula, variables y definición de variables: que correspondan con el nombre y el objetivo previamente definido. 13

14 PAGINA: 14 de 22 Para la modificación de fuente de información de las variables: que estas sean verificables, confiables y pertinentes. Para la modificación de periodicidad: que corresponda a la complejidad del proceso, la facilidad para obtener, analizar y generar los datos, la periodicidad de ejecución del proceso, así como la disponibilidad de los datos. Para la modificación tipo: que corresponda con los previamente definidos (eficacia, eficiencia y efectividad) y tengan relación directa con el nombre y objetivo del indicador. Para la modificación tendencia: que vaya en concordancia con las metas establecidas desde la formulación inicial. Para la modificación de la unidad de medida: que corresponda con el resultado a obtener en la fórmula mática. Para la modificación del responsable del cálculo y del análisis: que el profesional asignado interactúe con el proceso y tenga conocimiento de esta asignación. Para la modificación de programación de metas: que correspondan con la tendencia del indicador y no difiera en la alta proporción de las metas históricas. Para el caso de indicadores que miden atención a demanda se contemplará un análisis de reportes históricos. Una vez revisada y aprobada la solicitud de modificación a la formulación del indicador, el administrador del Sistema de Gestión de Calidad o persona asignada procede a ajustar la hoja de vida, a actualizar el formato F-GP -31 Tablero de indicadores del DNP e informar a través de correo electrónico al funcionario solicitante. En los casos en que no proceda la solicitud de modificación o la formulación del indicador, el administrador del sistema de Gestión de Calidad informará a través de correo electrónico al funcionario responsable, justificando la razón por la cual no procede ELIMINACIÓN DE UNO O VARIOS INDICADORES La eliminación de uno o varios indicadores, se podrá realizar en alguno de los siguientes eventos: Cuando se ajusta el objetivo del proceso y el indicador no mide el cumplimiento del mismo. Cuando en cumplimiento del indicador tenga un comportamiento recurrente del 100%. Cuando las fuentes de información no se encuentren disponibles. Cuando tras una revisión de los datos históricos del indicador, la dirección de la dependencia responsable lo considera no procedente. La solicitud de eliminación se debe realizar a través del diligenciamiento del Formato F-GP-13 Solicitud para la actualización, creación o eliminación de documentos y posterior envió al administrador del SGC al correo electrónico gpcalidad@dnp.gov.co, con copia al jefe de la dependencia. Esta solicitud puede ser realizada por el jefe de dependencia, líderes y/o autoridades del proceso, y/o representantes MECI-SGC. 7 HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO Las Herramientas de Seguimiento, corresponde a todos los sistemas, aplicaciones, bases de datos en Excel o cualquier otro paquete informático que permiten el registro y la trazabilidad de algunas actividades de los procesos, facilitando el registro, consolidación de datos, control, toma de decisiones y mejora de los procesos. El objetivo de las herramientas de seguimiento es facilitar el control sobre el proceso en tiempo real para prevenir desviaciones durante su ejecución, y tomar las acciones correspondientes oportunamente. Por tanto estas herramientas deben responder a las siguientes preguntas: 14

15 PAGINA: 15 de 22 Tiene relación directa con el objetivo del proceso? Permite detectar desviaciones del proceso durante su ejecución? La herramienta es práctica y proporciona información para tomar decisiones oportunamente? La herramienta se utiliza o aplica cada vez que se ejecuta el proceso? 7.1 APLICACIÓN DE LAS HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO La aplicación de las herramientas no obedece a una programación o planeación especifica. Cada una se aplicará dependiendo de sus características y de las características específicas de cada proceso al que están asociadas. Este seguimiento es independiente para cada solicitud y no existe una periodicidad específica definida para efectuarlo. Los líderes de proceso tienen la responsabilidad de identificar y velar por el registro de las herramientas de seguimiento en el descriptor del proceso (Formato descriptor de procesos F-GP-01) en el campo Seguimiento y/o medición, de acuerdo con lo establecido en los Lineamientos para la elaboración y control de documentos de los sistemas de gestión del DNP DS-L01. Estas herramientas deben estar alineadas con el objetivo del proceso y brindar la información necesaria para verificar el desempeño del proceso y/o en su efecto alimentar indicadores. 7.2 REGISTROS GENERADOS POR LAS HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO Si al aplicar una herramienta de seguimiento se genera algún registro, este dependerá única y exclusivamente de las características específicas de dicha herramienta, la periodicidad de ejecución del proceso o la facilidad que proporcione la herramienta para registrar o mantener evidencias de su aplicación. 7.3 REVISION A LAS HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO Las herramientas deben ser revisadas con una periodicidad anual como máximo, con el fin de establecer su conveniencia y/o pertinencia frente al objetivo del proceso o plantear mejoras en las mismas. Esta revisión la debe realizar el Líder del proceso y solicitar los ajustes correspondientes cuando así se requiera; o puede ser objeto de revisión derivado de un proceso de auditoría interna, de detectarse inconsistencias la dependencias determinará la conveniencia de formular acciones preventivas, correctivas o de mejora. 8 IMPLEMENTACION Y SEGUIMIENTO DE INDICADORES POR PARTE DE LOS RESPONSABLES DEL CÁLCULO 8.1 REPORTE Y REGISTRO DE INFORMACION EN LA HOJA DE VIDA DEL INDICADOR. Dentro de los últimos 3 días hábiles de cada mes el Grupo de Planeación enviará a los representantes MECI-SGC, líder y/o autoridad del proceso, un correo electrónico con fines preventivos, recordando y solicitando el seguimiento y reporte de información de los indicadores a su cargo, de acuerdo a la periodicidad de medición que aplique para el periodo de reporte. Durante los primeros (8) días hábiles posteriores a la fecha de corte del indicador según periodicidad de medición, le corresponderá al funcionario asignado como responsable del cálculo y del análisis, recolectar, tabular y presentar de manera oportuna la información, al correo electrónico estipulado por el Grupo de Planeación. Una vez realizado el reporte del indicador, el Grupo de Planeación cargará la información reportada en el formato F- GP-26 Hoja de vida de indicador según corresponda. 15

16 PAGINA: 16 de 22 Nota 3: Para los indicadores del proceso gestión de proyectos del sector planeación y otros casos especiales (proceso Formulación y seguimiento de la planeación institucional y proceso seguimiento al plan nacional de desarrollo ), cuyos datos provienen de Sistemas de Información con fechas de cierre posterior al tiempo máximo de reporte definido por el SGC, el Grupo de Planeación realizará el cargue de la información en las hojas de vida, una vez los responsables del reporte consoliden la información y la envíen al correo estipulado por el GP, este plazo no podrá exceder el último día hábil del mes siguiente del corte del indicador. 8.2 ESTRUCTURA FORMATO F-GP-26 HOJA DE VIDA DE INDICADORES PARA SEGUIMIENTO El formato F-GP - 26 Hoja de vida de indicadores contiene la sección Etapa de Seguimiento (Ver anexo. Hoja de vida de indicador) en donde el responsable del cálculo del indicador deberá reportar al Grupo de Planeación el seguimiento del indicador de acuerdo con la periodicidad establecida y teniendo en cuenta los siguientes campos: Periodo: corresponde al mes de reporte, el formato permite el ingreso de información de acuerdo a la periodicidad de medición (mensual, bimestral, trimestral, semestral y anual). Variable 1 y variable 2: en estas celdas se debe ingresar la información cuantitativa correspondiente a cada variable definida (ver anexo. campo Identificación de variables en la etapa de formulación). Calculo Indicador: en estas celdas se calcula el resultado mático obtenido de la información ingresada en las dos variables, de acuerdo a la fórmula de cálculo definida en la etapa de formulación. Meta programada: en esta columna se registra la programación de metas según la periodicidad de medición del indicador, definidas en la etapa de formulación (Ver. Programación de metas, numeral 6.7) Avance % Meta: en esta celda se calcula el avance porcentual del resultado del indicador frente a la meta programada para el periodo evaluado. Se debe dividir el resultado del indicador en la meta programada para el periodo evaluado o viceversa de acuerdo a la tendencia del indicador. Cualificación periodo: corresponde a la calificación cualitativa del resultado del indicador (sobresaliente, satisfactorio, deficiente), de acuerdo con los rangos establecidos en el cumplimiento de la meta. (Ver. Rangos en el cumplimiento de la meta, numeral 6.7). Avance % Meta año: en esta celda se calcula el avance porcentual del resultado del indicador frente a la meta programada para el año evaluado. Es decir se divide el resultado del indicador en la meta programada para el año o viceversa de acuerdo a la tendencia del indicador. Cualificación año: corresponde a la calificación cualitativa del resultado del indicador con relación a la meta anual (sobresaliente, satisfactorio, deficiente), de acuerdo con los rangos establecidos en el cumplimiento de la meta. Fecha de corte: en esta celda se registra la fecha de cierre del indicador correspondiente al periodo evaluado. Fecha de aprobación: corresponde a la fecha de reporte del indicador, es decir, día, mes y año en el que el responsable de reportar el seguimiento del indicador envía el correo, con la información requerida para el cargue. Esta fecha le permite al Grupo de Planeación identificar si el indicador esta actualizado y es información confiable. 16

17 PAGINA: 17 de 22 Nota 4: El formato Hoja de vida F-GP-26 contempla un campo validador de datos que no hace parte de la estructura de la hoja del indicador, el objetivo de este campo es validar el ingreso de los datos de las variables con respecto a la tendencia del indicador y generar un mensaje de alerta cuando la información no se ingresa de forma correcta. Para consulta: Cuadro de Rangos: este cuadro permite conocer cuántos de los reportes realizados se encuentran en rango sobresaliente, satisfactorio y deficiente. Gráficos de resultados: el formato presenta dos gráficos en el primero se presentan los resultados del indicador por cada periodo registrado y en el segundo el logro del indicador con respecto a la meta programada. 8.3 ESTRUCTURA FORMATO F-GP-26 HOJA DE VIDA DE INDICADORES PARA ANÁLISIS DE RESULTADOS El análisis de los resultados del indicador se realizará de acuerdo a la periodicidad del mismo, para lo cual se deberán diligenciar los siguientes campos de la hoja de vida: Análisis de Resultados: Los responsables del análisis del indicador con base en la información registrada en las variables y el cálculo del mismo, deben reportar en este campo la justificación de los resultados obtenidos, conforme a la periodicidad de medición del indicador, señalando si lo que se buscaba lograr se cumplió o no y por qué, y qué significa el resultado obtenido. Asimismo de ser posible puede referenciarse para qué sirven los resultados obtenidos y como contribuyen al cumplimiento del propósito o fin del proceso y en su defecto al objetivo institucional, esto con la finalidad de dar valor agregado al análisis de los resultados y contribuir a la toma de decisiones. Nota 5: Para el caso de los indicadores del proceso Gestión de proyectos del sector planeación, es el responsable del seguimiento del proyecto, el encargado de realizar el análisis de los resultados de los indicadores del proceso vinculados al proyecto de inversión. Nota 6: Para el caso de los indicadores del proceso Formulación y seguimiento a la planeación institucional, es el responsable del seguimiento del plan de acción de cada dependencia, el encargado de realizar el análisis de los resultados de los indicadores del proceso vinculados a la dependencia. Acciones Tomadas: En este campo se registrará el código del plan de mejoramiento, en el que se formularon las acciones preventivas, correctivas o de mejora APCM para mejorar el desempeño del indicador, una vez este ha sido deficiente de acuerdo a los parámetros definidos en el numeral Formulación de planes de mejoramiento. Si el indicador obtuvo desempeño sobresaliente o satisfactorio, se registra No Aplica (NA). Nota 7: el análisis de causas realizado en el plan de mejoramiento (F-GP-14) dentro del campo Descripción de la Situación Identificada o hallazgo será el que alimente el espacio análisis de resultados de la hoja de vida del indicador con desempeño deficiente en el periodo que corresponde dicho comportamiento FORMULACION DE PLANES DE MEJORAMIENTO Una vez actualizado y reportado el seguimiento de indicadores en la hoja de vida de acuerdo a las directrices del Sistema de Gestión de Calidad, el líder del proceso o responsable del seguimiento del proyecto revisará los resultados y formulará las acciones preventivas, correctivas y de mejora correspondientes, en los casos en que: Al corte de cada trimestre el resultado del indicador presente un comportamiento deficiente, esto aplica para los indicadores de periodicidad mensual. 17

18 PAGINA: 18 de 22 Al corte de dos periodos consecutivos el resultado del indicador presente un comportamiento deficiente, esto aplica para los indicadores de periodicidad trimestral. Al corte de cada periodo el resultado del indicador presente un comportamiento deficiente, esto aplica para los indicadores de periodicidad semestral y anual. Ejemplo de acuerdo a la periodicidad del indicador. Periodicidad del Indicador Mensual Trimestral Periodo Comportamiento Formula Acción Enero Deficiente NO Febrero Deficiente NO Marzo Deficiente APCM del trimestre Marzo Deficiente NO Junio Deficiente APCM del semestre Junio Deficiente APCM del periodo Semestral Diciembre Deficiente APCM del periodo Anual Diciembre Deficiente APCM del periodo La formulación, registro y seguimiento de los planes de mejoramiento se realizará de acuerdo a lo establecido a los Lineamientos para la formulación y seguimiento de acciones preventivas, correctivas y de mejora AP-L01, usando el formato F-GP-14 Solicitud de acciones preventivas, correctivas y de mejora, con la siguiente información para los campos del formato: Evaluación Realizada a: se diligencia el proceso relacionado con el indicador. Nombre: Identifica el nombre del proceso. Fuente 1: define el origen de la situación identificada, es decir, autoevaluación del control Fuente 2: define el origen de la situación identificada, es decir, análisis de seguimiento y/o medición Componente MECI: se selecciona el componente de Indicadores de Gestión Tipo de Hallazgo: se selecciona la opción Oportunidad de Mejora Descripción de la Situación Identificada o hallazgo: En este campo se escribe lo siguiente: se determinó que el indicador "Nombre del indicador" del proceso nombre del proceso, presenta un comportamiento deficiente para el periodo mes del corte, que podría ocasionar los siguientes efectos: incumplimiento en las metas propuestas para la vigencia. Criterio que podría afectarse: La anterior situación podría generar incumplimiento del numeral seguimiento y medición de los procesos y podría generar la rialización del riesgo incumplimiento de compromisos por no cumplir la meta definida del indicador Aplica a los procesos vinculados a proyectos Se determinó que el indicador "Nombre del indicador" del proceso nombre del proceso, vinculado al proyecto nombre del proyecto de inversión presenta un comportamiento deficiente para el periodo mes del corte, que podría ocasionar los siguientes efectos: incumplimiento en las metas propuestas para la vigencia. Criterio que podría afectarse: La anterior situación podría generar incumplimiento del numeral seguimiento y medición de los procesos y podría generar la rialización del riesgo incumplimiento de compromisos por no cumplir la meta definida del indicador Análisis de Causas o Justificación de no Formulación de acción: lista de causas por las cuales a la fecha de corte no se cumplió con la meta establecida en la hoja de vida del indicador para ese periodo. Tipo de Acción: de acuerdo con la situación identificada o hallazgo, la acción a tomar puede ser: acción preventiva y/o de mejora. En cualquier caso se selecciona la opción que corresponda de acuerdo con las acciones a formular. Objetivo del Plan: describe el propósito final del plan de acción formulado, el cual debe estar orientado a subsanar las causas por las cuales se presenta el comportamiento deficiente del indicador. 18

19 PAGINA: 19 de 22 La Dependencia reportará al Grupo de Planeación los códigos que le fueron asignados al plan de mejoramiento, para que estos sean registrados en el campo de acciones a tomar del periodo correspondiente. El tiempo estipulado para el diligenciamiento y registro del plan de mejoramiento en el Balance de Acciones será de 8 días hábiles, posteriores a los 8 días hábiles de reporte. Nota 8: Para el caso de los indicadores del proceso de gestión de proyectos del sector planeación y los otros casos especiales, el tiempo estipulado para el diligenciamiento y registro del plan de mejoramiento en el Balance de Acciones será de 8 días hábiles, contados a partir del envío del correo informativo de cargue de la información en las respectivas hojas de vida, tras el cierre del sistema de información. 8.4 MEDICION DE LA GESTION DEL DNP A TRAVES DEL TABLERO DE INDICADORES Esta medición tendrá como objetivo definir la gestión del DNP a partir del desempeño de los procesos, a través de la información consolidada en del formato F-GP -31 Tablero de indicadores del DNP, en términos del cumplimiento de las metas de los indicadores. La verificación del cumplimiento de metas se podrá realizar de acuerdo con la periodicidad establecida por cada una de las hojas de vida de los indicadores, sin embargo, para efectos de elaboración de reportes e informes que sean solicitados, el Grupo de Planeación presentará la información a corte del trimestre inmediatamente anterior a la solicitud o según el requerimiento. La medición de la gestión del DNP se realizará teniendo en cuenta todos los avances porcentuales de las metas de los indicadores que hacen parte del tablero de indicadores, es decir, corresponderá a un promedio simple del cumplimiento de las metas establecidas por cada hoja de vida: El cálculo será el siguiente: GESTION DNP: Σ % cumplimiento metas de indicadores. Σ número de indicadores Ind. Var. 1 Var. 2 Logro Meta % cumplimiento Ind % 100% 80% Ind % 90% 100% Ind % Ind % 98% 97% Ind % 100% 99% Ind % 99% 100% Ind. 7 24% 25% 96% 98% 98% Ind. 8 85% 85% 100% 98% 100% GESTION DNP: 770%. = 96% 8 19