PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL - PGD

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1 PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL - PGD Página 1 de 49 Si este documento se encuentra impreso se considera Copia no Controlada, se garantiza su vigencia si este documento corresponde a la versión publicada en la

2 APROBACIÓN DEL DOCUMENTO ELABORA: REVISA: APRUEBA: CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCION DE LA MODIFICACION FECHA 1 Elaboración del documento 16/03/ Actualización general del contenido 13/07/2015 Página 2 de 49 Si este documento se encuentra impreso se considera Copia no Controlada, se garantiza su vigencia si este documento corresponde a la versión publicada en la

3 TABLA DE CONTENIDO APROBACIÓN DEL DOCUMENTO... 2 CONTROL DE CAMBIOS INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO OBJETIVOS ALCANCE RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO A QUIÉN VA DIRIGIDO POLÍTICAS DE OPERACIÓN RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO GLOSARIO SIGLAS NORMATIVIDAD RELACIONADA PRODUCTOS DEL PROCEDIMIENTO DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO COMPONENTES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEFINICIÓN E IMPORTANCIA DE LA POLÍTICA DE SEGURIDAD EN EL MANEJO DE DOCUMENTOS Y SU INFORMACIÓN Lineamientos Sobre Medidas De Seguridad En Recepción De Documentos Físicos Seguridad de la Información DE LA POLÍTICA CERO PAPEL EFICIENCIA ADMINISTRATIVA DE LA POLÍTICA AMBIENTAL Lineamientos para Ahorro en Servicios Públicos Lineamientos para Aprovechamiento de ResiduosSólidosRecuperables DE LA POLÍTICA DE INTEGRACIÓN DEL PGD CON EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Página 3 de 49 Si este documento se encuentra impreso se considera Copia no Controlada, se garantiza su vigencia si este documento corresponde a la versión publicada en la

4 2.6. DE LA POLÍTICA DE PROCESOS TÉCNICOS DE ARCHIVO FÍSICOS, ELECTRÓNICOS Y DIGITALES DESARROLLO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL COMPONENTE DE PRODUCCIÓN DOCUMENTAL CONCEPTUALIZACIÓN Pautasparala Impresión por Ambas Caras y Elaboraciónde los Documentos Lineamientos para Impresión de los Documentos Lineamientos para Elaboración de Comunicaciones Oficiales Producciónde Documentación Basadaen Mensajes de Datos Lineamientos para Anulación de los documentos Normatividad Asociada al Componente de producción Documental COMPONENTE RECEPCIÓN DOCUMENTAL Conceptualización Lineamientos para las ComunicacionesOficiales Recibidas Lineamientos Recepción de Documentos por Ventanilla Lineamientos Clasificación de la Correspondencia Lineamientos para la apertura de sobres Lineamientos para el registro de Documentación e Información Lineamientos para Radicación de Documentación e información Lineamientos para las Comunicaciones oficiales vía fax Lineamientos para Recepción de Mensajes de Datos por Medio de Cuentas de Correo Electrónico Lineamientos para Recepción de Mensajes de Datos por medio de la Página Web Institucional Lineamientos para la Digitalización de Documentos Estándares aplicados en el proceso de digitalización Control de calidad en la digitalización de imágenes LINEAMIENTOS para recepción de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias Normatividad asociada al Componente de Recepción Documental COMPONENTE DISTRIBUCIÓN DOCUMENTAL Conceptualización Página 4 de 49 Si este documento se encuentra impreso se considera Copia no Controlada, se garantiza su vigencia si este documento corresponde a la versión publicada en la

5 Lineamientos para la Distribución Comunicación Oficial Externa Recibida Lineamientos para las Planillas de distribución en Caso de requerirse la distribución física de los documentos Lineamientos para la Distribución Comunicación Oficial Interna Enviada Lineamientos para la distribución de documentos Enviados por correo electrónico Lineamientos para la Firma de Comunicaciones Oficiales Normatividad Asociada al Componente de Distribución Documental COMPONENTE TRÁMITE O GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS Conceptualización Lineamientos para la Trámite final de las Comunicaciones con Destinos Externos Normatividad asociada al componente de trámite o gestión de los documentos COMPONENTE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL Conceptualización Las Transferencias Documentales Lineamientos para la Organización de Expedientes NORMATIVIDAD asociada al Componente de organización Documental COMPONENTE CONSULTA DOCUMENTAL Conceptualización Lineamientos para la Consulta y Préstamo através de ORFEO Normatividad Asociada al Componente de Consulta Documental COMPONENTE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL Conceptualización SISTEMA Integrado de Conservación (SIC) Programas de Conservación Preventiva Programa de Inspección y Mantenimiento Programa de Monitoreo y Control de Condiciones Ambientales Programa de Limpieza de Áreas Programa de Control de Plagas DOCUMENTOS RELACIONADOS Página 5 de 49 Si este documento se encuentra impreso se considera Copia no Controlada, se garantiza su vigencia si este documento corresponde a la versión publicada en la

6 3.1 DOCUMENTOS DEL SIG RELACIONADOS DOCUMENTOS EXTERNOS RELACIONADOS Página 6 de 49 Si este documento se encuentra impreso se considera Copia no Controlada, se garantiza su vigencia si este documento corresponde a la versión publicada en la

7 1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO 1.1 OBJETIVOS Establecer los lineamientos generales para la administración de los documentos y servir como instrumento de guía y orientación a los funcionarios y colaboradores de la Empresa Social del Estado San Cristóbal en el manejo de los documentos, así mismo facilitar un efectivo manejo documental, archivístico y de los demás temas relacionados con la gestión documental, que sean necesarios durante el desarrollo de las actividades diarias de la Entidad. 1.2 ALCANCE El programa de gestión documental debe ser cumplido por todos los funcionarios y colaboradores de la ESE SAN CRISTÓBAL así como por los terceros autorizados para el acceso a la información institucional. Los Lineamientos aquí definidos se aplicarán al manejo de toda la documentación que incluyen documentos en soporte papel y electrónicos, disponibles en diferentes medios como discos, video, DVD, contenidos del sitio web institucional, intranet y mensajes electrónicos. 1.3 RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO Referente Sistema Interno de Gestión Documental y Archivo -SIGA 1.4 A QUIÉN VA DIRIGIDO Todos los clientes internos como externos de la ESE San Cristóbal que requieran gestionar archivos documentales en la institución 1.5 POLÍTICAS DE OPERACIÓN POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL La E.S.E. San Cristóbal orienta sus esfuerzos en la creación, preservación y custodia de la información estimulando la oportunidad y pertinencia en la mejora continúa de la gestión documental, administrando de manera eficaz y eficiente la adecuada recepción, manejo, organización, trámite, consulta, conservación y disposición final de los registros. Contribuyendo así con la salvaguarda y consolidación del conocimiento y patrimonio documental, buscando el acceso oportuno a la información, mediante la confiabilidad, confidencialidad, autenticidad, seguridad y fiabilidad, buscando la satisfacción de sus clientes y partes interesadas y en cumplimiento de los requisitos legales, normativos y del Sistema Integrado de Gestión de la Entidad. Página 7 de 49 Si este documento se encuentra impreso se considera Copia no Controlada, se garantiza su vigencia si este documento corresponde a la versión publicada en la

8 POLÍTICA DE GERENCIA DE LA INFORMACIÓN. La E.S.E. San Cristóbal está comprometida con la articulación de un Sistema de Información que garantice la seguridad, oportunidad, accesibilidad, autenticidad, fiabilidad y divulgación de la información necesaria que apoye la toma de decisiones acertada mediante su recolección, análisis, validación y procesamiento a través de la adopción e implementación de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones que permitan a la Entidad la adaptación y la mejora continua de sus servicios de salud bajo el marco del Sistema Integrado de Gestión. Para cada una de las etapas del ciclo de vida de los documentos gestionados en la entidad debe darse estricto cumplimiento a lo expuesto en el presente documento, de forma que se logre estructurar y dar cumplimiento, entre otros, a los siguientes objetivos específicos. POLÍTICA DE SEGURIDAD EN EL MANEJO DE DOCUMENTOS Y SU INFORMACIÓN La ESE San Cristóbal considera la información de vital importancia para su normal desempeño. Por este motivo, establece que los activos de Información son críticos y deben ser protegidos de todo tipo de amenazas, deliberadas o accidentales para garantizar la continuidad de la prestación de los servicios de salud. En este sentido la E.S.E. velará por proteger y asegurar la integridad, disponibilidad y confidencialidad de los activos de Información durante su ciclo de vida independientemente de los medios de soporte y tratamiento, realizando la gestión de los riesgos de seguridad de la información por medio de la implementación, y monitoreo y mejora continua de los controles y medidas que minimicen dichos eventos, fortaleciendo la cultura de seguridad en los servidores públicos en el marco de la normatividad legal vigente y la Política del Subsistema de Gerencia de la Información 1.6 RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO 1. AP-GI-GDI-RI-481 = No cumplimiento de la normatividad legal vigente en materia de gestión documental 1.7 GLOSARIO Archivo: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y los ciudadanos, o como fuentes de historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la investigación, la información y la cultura. Archivo total: concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. Archivo Histórico: es aquel que se transfiere desde el Archivo Central los documentos de Archivo de documentación permanente. Página 8 de 49 Si este documento se encuentra impreso se considera Copia no Controlada, se garantiza su vigencia si este documento corresponde a la versión publicada en la

9 Archivo de Gestión: comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución de los asuntos iniciados. Archivo Central: en el que se agrupan los documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. Clasificación: operación archivística que consiste en el establecimiento de las categorías o grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo. Es el primer paso del proceso de organización. Correspondencia o documentación externa: Comunicación escrita dirigida o recibida de personas, entidades, empresas u organismos sobre aspectos y actividades que surgen de la interrelación entre las instituciones. Documento Electrónico de Archivo: Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. Documento de Archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. Documento Original: es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten que permitan garantizar su autenticidad e integridad. Expediente: conjunto de documentos relacionados con un asunto que constituya una unidad archivística, Unidad documental formada por el conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina o dependencia productora en la resolución un mismo asunto. Folio: Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponde dos páginas, número que indica el orden consecutivo de las hojas que contiene un libro, folleto, revista. Gestión Documental: conjunto de actividades administrativas y técnicas pendientes a la planificación manejo y organización da la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Ordenación: Operación archivística realizada dentro del proceso de organización que consiste en establecer secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas, dentro de las categorías o grupos definidos en la clasificación. Organización: Proceso que, mediante las etapas de clasificación y ordenación, aplica las conclusiones establecidas en la fase de identificación a la estructura de un fondo. Patrimonio Documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural. Radicación: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite. Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. Soporte Documental: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Selección Documental: Es un proceso técnico por el cual se establece el tiempo en que los documentos de archivo sirven a sus diferentes fines. Serie Documental: Conjunto de tipos documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Subserie Documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas. Tabla de Retención Documental: Listado de series o tipos documentales a los cuales se asigna el Página 9 de 49 Si este documento se encuentra impreso se considera Copia no Controlada, se garantiza su vigencia si este documento corresponde a la versión publicada en la

10 tiempo de permanencia en cada etapa de su ciclo vital, así como su destino una vez finalizada su vigencia administrativa, legal o fiscal. Tabla de valoración documental: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final. Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática. Transferencia de archivos: Remesa de los documentos del archivo administrativo al intermedio o central y de este al histórico de conformidad con las tablas de retención adoptadas. Unidad Documental: es la pieza mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. Pueden se unidades documentales entre otras, u acta un oficio, un informe. Valor Documental: Es el que posee un documento para la administración que lo originó o para aquella que se le sucede como testimonio de sus procedimientos y/o actividades. Valor Administrativo: el que contiene una serie o subserie documental, para la entidad productora, relacionado al trámite o asunto que motivo su creación, para responder a una necesidad administrativa mientras dure su trámite siendo indispensables por su utilidad referencial para la planeación y toma de decisiones. Valor Jurídico: del que se derivan derechos u obligaciones legales reguladas por el derecho común. También aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley. Valor Fiscal: utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o Hacienda Pública. Valor Contable: es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos económicos de una entidad pública o privada. Ventanilla de Correspondencia: Lugar físico donde se reciben y radican los documentos dirigidos a la Entidad. 1.8 SIGLAS AGN: Archivo General de la Nación. ESE: Empresa Social del Estado. PGD: Programa de Gestión Documental. SIC: Sistema Interno de Conservación TRD: Tablas de Retención Documental. TVD: Tablas de Valoración Documental. GAC: Grupo de Archivo y Correspondencia SGDEA: Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SIGA: Sistema Interno De Gestión Documental y Archivo NORMATIVIDAD RELACIONADA LEY 594 DE 2000 LEY 6 ART. 74, Valor probatorio de las imágenes ópticas no modificables. LEY 962 DE Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o que presenten servicios públicos LEY 734 del Por la cual se expide el Código Disciplinario Único. LEY 1712 DE Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Página 10 de 49 Si este documento se encuentra impreso se considera Copia no Controlada, se garantiza su vigencia si este documento corresponde a la versión publicada en la

11 Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones. DECRETO 516 DE DECRETO 514 DE DECRETO 652DE2011. DECRETO 2363 de Sobre la firma electrónica. DECRETO 2578 de2012. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos. DECRETO 2609 de 2012 Por el cual se reglamenta el título V de la Ley 594 de DECRETO 1515 DEL Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias secundarias y de documentos de valor histórico al Archivo General de la Nación, a los archivos generales de los entes territoriales, se derogan los Decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 y se dictan otras disposiciones. CÓDIGO Penal Capítulo Tercero Falsificación de documentos públicos (Art. 286 al 292). NORMA ISO Norma ISO Seguridad de la Información. NTD-SIG 001:2011. ACUERDO AGN 060 DE 2001 /Art. 3, 5, 8, 11 y 12). Establece pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas. ACUERDO AGN 039 DE Por la cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las tablas de retención documental. ACUERDO 042 DE 2000, Por el cual se establecen los criterios para la organización. Directiva Presidencial 04 del Cero Papel. 1.9 PRODUCTOS DEL PROCEDIMIENTO SALIDA Documentos de clientes internos y/o externos DESCRIPCIÓN USUARIO/ BENEFICIARIO ESE San Cristóbal Página 11 de 49 Si este documento se encuentra impreso se considera Copia no Controlada, se garantiza su vigencia si este documento corresponde a la versión publicada en la

12 2. DESCRIPCIÓN DEL MANUAL 2.1. COMPONENTES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEFINICIÓN E IMPORTANCIA Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define la Gestión documental como el Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Para la implementación del programa de gestión Documental, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: Requisitos técnicos: Se refieren a las condiciones o instrumentos técnicos previos como: contar con manuales de procesos y procedimientos, compilación de formas o formatos regulados, manual de funciones y tablas de retención documental, tablas de valoración documental, adopción de normas técnicas y normatividad en general, existencia de archivos en las diferentes fases del ciclo vital y de la Unidad de Correspondencia. Requisitos administrativos: Hacen relación a la necesidad de integrar el programa de gestión documental (PGD) con todas las funciones administrativas de la entidad, así como con los sistemas de información, con los aplicativos y demás herramientas informativas de las que haga uso la entidad, en atención a las siguientes consideraciones: Apoyo de la alta dirección. Definir el sistema de administración de archivos (centralizado, o descentralizado). Participación de las diferentes áreas, directivas, aquellas relacionadas con las compras y suministros, las TIC y el presupuesto. El recurso humano asignado al archivo debe contar con funciones y dedicación exclusiva para realizar dicha labor. Página 12 de 49

13 Contar con programas de capacitación en cuanto a la gestión documental, organización de archivos y auditoria de información y manejo de procesos. En cuanto a las instalaciones se deben seguir las recomendaciones del AGN, en cuanto a: características arquitectónicas y medioambientales, espacio, distribución de áreas de acuerdo con el flujo de los procesos del archivo, ubicación con relación a las dependencias, mobiliario y equipo. Requisitos Económicos: hacen relación al análisis de tipo económico como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental. Requisitos Archivísticos: Considerados la base del programa, y se refieren al los establecidos en la Ley General de Archivos y la normatividad archivística, observando en su aplicación la búsqueda constante de la eficiencia y eficacia administrativa que orienta la iniciativa cero papel de la directiva presidencia 04 de Las etapas contempladas en esta versión del programa de gestión documental PGD COMPONENTES ETAPAS PROGRAMA GESTION DOCUMENTAL. Y DEL DE ACTIVIDAD OBSERVACIONES Producción Es el conjunto de actividades tendientes a normalizar los documentos que se producen en ejercicio de las funciones institucionales. Comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme a las funciones de cada área. Ley 527 de 1999, articulo 7, sobre el uso de mensajes de datos y firmas digitales. Recepción. Son todas las actividades de verificación y control que la entidad debe realizar para la admisión de documentos, que son remitidos por una persona natural o jurídica. ( Radiación de documentos, registro de documentos ) Acuerdo AGN 060 de 2001 art.3, 5,8,10,11 y 12, sobre las unidades de correspondencia radicación y control de las comunicaciones enviadas y recibidas. Página 13 de 49

14 COMPONENTES ETAPAS PROGRAMA GESTION DOCUMENTAL. Y DEL DE ACTIVIDAD OBSERVACIONES Distribución. Son todas las actividades que garantizan que los documentos recibidos lleguen a su destinatario. Acuerdo AGN 060 de 2001, art. 3, centralización de los servicios de archivo. Trámite. Organización (Clasificación, ordenación, valoración, descripción, reprografía, automatización) Consulta de documentos Conservación (Sistema integrado SIC) de Conservación. Disposición Final. Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. Conjunto de actividades orientadas a la Clasificación, ordenación y descripción de los documentos institucionales como parte integral de los procesos archivísticos. Actividades relacionadas con la implantación de procesos de acceso a los documentos debidamente organizados que garantizan el derecho que tienen los usuarios mediante la atención de requerimientos. Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido. Identificación de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, conforme a lo dispuesto en las tablas de retención documental y/o tablas de valoración documental. LEY 1437 DE 2011, Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Art. 13 y 14. Acuerdo AGN 039 de 2001, 041, 042. Circular 04 de 2003, NTC 4095 Norma general para la descripción archivística. NTC 5029, norma general para la medición de archivos. Constitución política Art 20. Acuerdo AGN 047 de Acceso a los documentos. AGN 056 de Requisitos de consulta Constitución política Art 8.Proteccion de los recursos culturales y naturales del país. Acuerdo AGN 047, 048, 049,050 de 2000, Ley 594 de Art. 46. Decreto 2527 de 1950, por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se concede valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados. Página 14 de 49

15 2.2. DE LA POLÍTICA DE SEGURIDAD EN EL MANEJO DE DOCUMENTOS Y SU INFORMACIÓN La ESE San Cristóbal considera la información de vital importancia para su normal desempeño. Por este motivo, establece que los activos de Información son críticos y deben ser protegidos de todo tipo de amenazas, deliberadas o accidentales para garantizar la continuidad de la prestación de los servicios de salud. En este sentido la E.S.E. velará por proteger y asegurar la integridad, disponibilidad y confidencialidad de los activos de Información durante su ciclo de vida independientemente de los medios de soporte y tratamiento, realizando la gestión de los riesgos de seguridad de la información por medio de la implementación, y monitoreo y mejora continua de los controles y medidas que minimicen dichos eventos, fortaleciendo la cultura de seguridad en los servidores públicos en el marco de la normatividad legal vigente y la Política del Subsistema de Gerencia de la Información LINEAMIENTOS SOBRE MEDIDAS DE SEGURIDAD EN RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS FÍSICOS. Todo envío postal, sobre o paquete, será revisado por los mecanismos que garanticen la seguridad del destinatario. Se procederá con especial cuidado con las comunicaciones que presenten las siguientes señales sospechosas, entre otras: Sobres o empaques con alambres, cuerdas o papel metálico que sobresalga. Sobres o empaques con manchas de aceite o decoloraciones. Correspondencia sin datos del remitente o para devolución de correo. Correspondencia en la cual sólo figura como destinatario el cargo, sin nombre SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Es el conjunto de medidas adoptadas y aplicadas encaminadas a impedir el conocimiento de la información de interés institucional clasificada como confidencial o reservada Esta política está encaminada a establecer las medidas de seguridad para la información y documentación de la ESE, las cuales son de obligatorio cumplimiento. Además de la Norma ISO y 2 Información y Documentación y Norma ISO Seguridad de la Información, cuyo objetivo es normalizar las políticas, procedimientos y prácticas de la gestión de documentos de archivo con el fin de asegurar que éstos se crean, Página 15 de 49

16 capturan y administran de manera adecuada, como evidencia de las actividades y facilitando su recuperación de modo más eficiente y eficaz. Los documentos con clasificación de seguridad confidencial y reservado, deben ser clasificados y guardados en un archivador o caja fuerte de las oficinas correspondientes. El acceso a estos documentos clasificados como confidencial y reservado, solo pueden ser consultados por Gerente, Subgerente, Coordinador o Jefe de dependencia debidamente autorizado. Los funcionarios o contratistas encargados de administrar los archivos debe mantener la disciplina del secreto y estar al tanto para actualizar los cambios que ocurran en cuanto a la organización y administración documental, a fin de mantener un registro real y actualizado de acuerdo con las normas legales vigentes. Por la naturaleza de la función de administrar archivos, se debe conocer y actualizar constantemente el programa de Gestión Documental, así como contemplar, evaluar e implementar un Sistema Automatizado de Gestión Documental, que permita el registro de documento para facilitar las consultas y búsquedas. El REFERENTE SIGA debe observar de manera estricta la normatividad aplicable, en especial la Ley General de Archivos, con el propósito de salvaguardar la información de cada oficina y disponer los medios para brindar respuestas de manera rápida y oportuna. Frente al control sobre el acceso y consulta de información, el Sistema Interno de Gestión Documental Archivo y Correspondencias ofrecerá los servicios de préstamo y consulta de la documentación de manera eficaz y oportuna. El archivo especializado de Sistema de información debe disponer de copias de seguridad de las bases de datos que son generadas por los sistemas de información disponibles para atender las funciones y responsabilidades institucionales, los cuales se encuentran en diferentes medios magnéticos. Las cintas de backup que diaria, semanal y anualmente se obtienen en el centro de cómputo de la ESE deben ser almacenadas en el área definida por el referente del área de sistemas. Estas copias de respaldo pueden ser: Diarias, se generan automáticamente en horas de la noche para que al día siguiente se envíen a la sede que disponga la Oficina de Tecnología de la Información para su almacenamiento. Mensuales, se generan manualmente en los últimos días del mes y son guardadas durante los meses restantes del año en curso. Anuales; se generan manualmente los últimos días del año y son almacenados enel sitio que disponga Oficina de Tecnología de la Información DE LA POLÍTICA CERO PAPEL EFICIENCIA ADMINISTRATIVA Página 16 de 49

17 La ESE llevará cabo la implementación de estrategias orientadas a la adopción y cumplimiento de la política de Cero Papel y lineamientos de la Directiva Presidencial 04 en la Administración Pública u oficina sin papel, con la reducción sistemática del uso del papel mediante la sustitución de los flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos. La administración electrónica que se refleja en la creación, gestión y almacenamiento de documentos de archivo en soportes electrónicos, se apoyará en el uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. La política de gestión documental está inscrita en los planes de acción del Sistema Interno de Gestión Documental, Archivo y Correspondencia (S.I.G.A) La oficina Cero Papel no concibe la eliminación radical de los documentos en papel, sino de la apropiación de nuevas estrategias en la administración de la información para hacer uno racionalizado de este recurso. Lineamientos para el uso de la Firma Digital El uso de una firma digital tendrá la misma fuerza y efectos que el uso de una firma manuscrita, si aquélla incorpora los siguientes atributos: Es única a la persona que la usa. Es susceptible de ser verificada. Está bajo el control exclusivo de la persona que la usa. Está ligada a la información o mensaje, de tal manera que si éstos son cambiados, la firma digital es invalidada. Está conforme a las reglamentaciones adoptadas por el Gobierno Nacional DE LA POLÍTICA AMBIENTAL La E.S.E. San Cristóbal estamos comprometidos en la identificación, reducción y mitigación de los impactos ambientales negativos, en la prevención de la contaminación, la mejora continua de la gestión ambiental y el cumplimiento de los requisitos legales ambientales establecidos en el orden nacional, distrital y demás compromisos adquiridos en esta materia. Es por ello que los colaboradores de la E.S.E están en capacidad de comunicar las estrategias de promoción y prevención del buen uso de los recursos naturales y desarrollar un Sistema de Gestión Ambiental enmarcado en el Sistema Integrado de Gestión de la Entidad LINEAMIENTOS PARA AHORRO EN SERVICIOS PÚBLICOS. Página 17 de 49

18 Dirigido al ahorro de energía y agua en las dependencias de archivo, a través de: Procurar el uso de dispositivos automáticos de apagado de luz en las áreas de archivo y depósitos, que no se ocupan ni son utilizados continuamente. Encender la iluminación de acuerdo con el uso necesario en las áreas de trabajo. Verificar que los equipos queden desconectados y la luz apagada al salir de las oficinas LINEAMIENTOS PARA APROVECHAMIENTO DE RESIDUOS SÓLIDOS RECUPERABLES Consiste en el aprovechamiento de los recursos físicos a través de: La separación del papel o material que habiendo sido utilizado, se considera puede ser desechado para reciclar como papel de impresión y escritura, formas continuas, sobres, guías telefónicas, catálogos, folletos, periódicos, revistas, libros, carpetas de papel o cartulina, impresos publicitarios, embalajes de papel o cartón. La clasificación del material para reciclar, ubicándolo en los recipientes que sean seleccionados para ello, diferenciando papel, plástico, vidrio, etc. La recolección mediante el mecanismo y frecuencia que sea dispuesto por la entidad para recoger el contenido de los recipientes de las diferentes dependencias y proceder a su almacenamiento. Debe asignarse un espacio adecuado y dotado con los implementos requeridos para la administración de los archivos de gestión, central e Histórico, asignando zonas para desarrollar tareas archivísticas como organización y consulta de documentos. Las áreas que no tengan su documentación centralizada o que por seguridad requieran manejar su propio archivo de gestión directamente en la oficina, deben contar con un espacio, mobiliario y equipos adecuados para el correcto funcionamiento tanto del archivo de gestión en soporte papel como de las series y expedientes virtuales que se administren DE LA POLÍTICA DE INTEGRACIÓN DEL PGD CON EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Teniendo en cuenta que bajo la ISO 9000 y la NTCGP1000 en el numeral 4 contemplan el control de registros y formatos se hace necesario la integración con el Sistema de Gestión de Calidad, donde se indican los procesos, procedimientos, indicadores, riesgos, formatos y documentos existentes. Así mismo, en cada una de las etapas debe integrarse con todas las funciones administrativas, así como con los sistemas de información, con los aplicativos y demás herramientas informativas de las que haga uso la Entidad, en cada una de las etapas del Programa de Gestión Documental teniendo en cuenta lo establecido en la norma NTC GP1000:2009 en el numerales y en relación con el control y gestión de los documentos y registros requeridos por el sistema de gestión de calidad. Página 18 de 49

19 La política de integración del PGD para los documentos físicos y electrónicos de archivo con el Sistema de Gestión de Calidad propuestas, son: La Tabla de Retención Documental (TRD) es la herramienta guía para la organización de los archivos, por lo que debe aplicarse en toda la ESE SAN CRISTÓBAL. La documentación soporte de los procesos de Gestión Documental, establecidos en el listado maestro de documentos y registros, se encontrarán relacionados como tipos documentales en series determinadas, por lo que el control de dicha documentación se realizará a través de sus tiempos de retención atienden lo establecido en las TRD. En el PGD los componentes de: producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final debe incluir los lineamientos de las actividades de gestión documental realizadas en la ESE SAN CRISTOBAL DE LA POLÍTICA DE PROCESOS TÉCNICOS DE ARCHIVO FÍSICOS, ELECTRÓNICOS Y DIGITALES Estas políticas para la gestión de documentos físicos, electrónicos y digitales de archivo en la ESE SAN CRISTOBAL son: La TRD es la herramienta guía para la organización de los archivos, por lo que debe aplicarse en toda la entidad. Todas las dependencias deberán designar un responsable de aplicar y controlar las directrices fijadas en el PGD para la conformación de series y expedientes electrónicos. La conformación de expedientes virtuales y/o electrónicos con documentación electrónica de archivo cumplirá con los principios archivísticos de procedencia y orden original, para lo cual se establecerá una relación entre los documentos y registros. Un expediente virtual está conformado por documentos de archivo producidos electrónicamente, los cuales deben estas asociados a la subserie o serie documental respectiva DESARROLLO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL. Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, ley 594 de 2000, en su artículo 3, la Gestión Documental se define como el Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. La gestión documental se enmarca dentro del concepto de Archivo Total, comprendiendo procesos tales como la producción, recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de los documentos y de forma expresa, refiere entre otros aspectos, a la adopción de las Tablas de Retención Documental, instrumento Página 19 de 49

20 archivístico que identifica las funciones y procedimientos, de los documentos que se producen, reciben y deben conservar, con sujeción al principio de eficiencia que rige la función administrativa, y al de racionalidad, que rige para los archivos como elementos fundamentales de la administración pública, agentes dinamizadores de la acción estatal. Este programa complementa los procedimientos aprobados por el S.I.G.A. en donde se definen las instrucciones y se detallan los pasos a seguir para la gestión documental al interior de la Entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos. Esta metodología se basa en la mejora continua, de acuerdo con la definición de objetivos y la elaboración de procedimientos que permiten la medición de resultados y la incorporación de acciones correctivas COMPONENTE DE PRODUCCIÓN DOCUMENTAL CONCEPTUALIZACIÓN La producción documental consiste en la generación de documentos en las dependencias de la ESE SAN CRISTOBAL en cumplimiento y ejercicio de sus funciones. Este componente, regulariza y parametriza todas las actividades y procedimientos que intervienen durante la generación de un documento en cualquier dependencia de la entidad, de tal manera que satisfaga todas las necesidades en materia de producción documental, de modo tal que su redacción debe ser sencilla, clara, concreta, breve y cortés PAUTAS PARA LA IMPRESIÓN POR AMBAS CARAS Y ELABORACIÓNDE LOS DOCUMENTOS Atendiendo a la Directiva Presidencial No.04 de Cero papel se debe emplear por ambas caras el papel para cualquier comunicación oficial, con el fin de evitar adulteraciones, alteraciones y demás, así como una mejor utilización de los recursos. Los originales y copias deben ser impecables, sin borrones ni repisados. El área de Sistemas debe generar estrategias para capacitar a funcionarios y configurar los equipos facilitando la impresión por ambas caras. Igualmente para la producción documental, es necesario tener en cuenta las directrices establecidas en el Manual de Imagen Corporativa Las comunicaciones oficiales se elaborarán en original y una copia: Página 20 de 49

21 a. Original para el destinatario. b. Copia para la dependencia de origen. Aspectos a tener en cuenta en la elaboración de los documentos. Es recomendable tildar las vocales escritas en mayúscula sostenida. Se debe utilizar mayúscula sostenida para resaltar algún dato sin exagerar su uso. Se deben escribir con mayúscula inicial los nombres propios de las personas, lugares, empresas, nombres de cargos y dependencias. Los nombres genéricos (Sustantivos comunes como banco etc.) no se distinguen con mayúscula. Para La transcripción del texto que se haga debe iniciar con comillas y finalizar con comillas. Se pueden incluir puntos suspensivos dentro del texto transcrito que indica que la existencia del texto en ese aparte no es necesario transcribirlo. En las comunicaciones oficiales no es adecuado usar abreviaturas, y por tanto deben escribirse las palabras completas a excepción de las que forman parte del nombre o razón social de una empresa que las tenga registradas, como Cía., Ltda., etc LINEAMIENTOS PARA IMPRESIÓN DE LOS DOCUMENTOS En cuanto a la impresión de los documentos, la tinta permanente no debe presentar un nivel de pérdida de color al ser expuesto a la luz del día, rayos ultravioleta o sumergirla en agua o alcohol. NTC 2223:1986: Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir. La utilización de papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de ácido y exento de lignina cuyo valor de ph esté en rango de 7.0 a 8.5 de acuerdo con los aspectos contemplados en la NTC 4436 Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad (Acuerdo 060/2001 del AGN). En las comunicaciones oficiales, no debe aparecer impreso ningún otro tipo de logo, como tampoco otros códigos distintos a los de las tablas de retención documental TRD. Existirá una única numeración consecutiva por año para los siguientes documentos: Actos administrativos (resoluciones, circulares, directivas), memorandos, órdenes, contratos, comunicaciones oficiales y actas. El funcionario de cada dependencia identifica y elige qué tipo de documento que se va a producir, verifica si corresponde a una comunicación oficial producida y se tramitan a través del grupo de Archivo y Correspondencia según las instrucciones establecidas en la por medio del cual se establecen pautas para el manejo de las comunicaciones oficiales, se dictan otras disposiciones relacionadas con la gestión documental Capítulo V, articulo décimo segundo, numerales 1 al 4. Página 21 de 49

22 LINEAMIENTOS PARA ELABORACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES Con el fin de optimizar los procesos de la gestión documental, todas las dependencias de la ESE elaborarán las comunicaciones con destinos externos o interdependencias en el sistema de gestión de correspondencia y archivo ORFEO teniendo en cuenta los lineamientos establecidos en el capítulo VI PRODUCCIÓNDE DOCUMENTACIÓN BASADAEN MENSAJES DE DATOS Los documentos de respuesta que sean producidos en ORFEO que requieran para su formalización, se deben digitalizar el documento y se enviará por correo electrónico, con el fin de que el sistema conserve la copia del documento enviado. La determinación de la conformación del expediente a que pertenece el documento electrónico de archivo, es responsabilidad de la oficina que de acuerdo a su Tabla de Retención Documental deba constituirlo LINEAMIENTOS PARA ANULACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Cuando por error involuntario del funcionario o errores del sistema, sea necesaria la anulación de consecutivos ya asignados, esta acción sólo se realizará bajo la autorización del jefe del Grupo de Archivo y Correspondencia, quien elaborará un acta indicando las razones por las cuales se anulan dichos consecutivos. No existirá remplazo de imágenes digitalizadas sin la justificación respectiva y con la autorización del jefe de la dependencia, sin embargo, por efectos de seguridad de la información el sistema ORFEO conservará la imagen que fue objeto de cambio. Cuando por error de un funcionario tenga un documento en estado radicado, y éste requiera ser modificado, esta actividad se realizará asignando un nuevo número consecutivo sin remplazar al anterior en el cual se hará referencia con una anotación de su anulación que indique: DOCUMENTO MAL RADICADO, POR TANTO SE REALIZA NUEVO REGISTRO SUBSANANDO EL ERROR, de esta manera se lo que genera confiabilidad en los clientes externos e internos NORMATIVIDAD ASOCIADA AL COMPONENTE DE PRODUCCIÓN DOCUMENTAL. Página 22 de 49 Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales. Ley 527 de Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales. Código Penal. Artículos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de los documentos públicos. Artículo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos.

23 Código de Procedimiento Penal. Artículo 261. Sobre el valor probatorio de documento público. Artículos 262 a 263. Sobre valor probatorio de documento privado. Código de Comercio: Artículo 48. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas Comerciales - medios para el asiento de operaciones. Artículo 51. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad. Artículo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial. Decreto 2150 de Artículos 11, 12, 23 y 24. Uso de formatos únicos. Acuerdo AGN 060 de 2001.Artículos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Circular Interna AGN No.13 de 1999, No se deben utilizar micro puntas o esferos de tinta húmeda. NTC 1673 Papel y cartón: papel para escribir e imprimir. NTC 2223:1986 Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir. NTC 2676 Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales. Cartuchos de disco flexible de 90 m.m. (3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas y magnéticas. NTC Elaboración documentos comerciales. NTC 4436 Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad GTC 185 Documentación organizacional COMPONENTE RECEPCIÓN DOCUMENTAL CONCEPTUALIZACIÓN La recepción documental es el conjunto de actividades de verificación y control que la Superintendencia realiza para la admisión de los documentos que son remitidos por entes externos o personas naturales y jurídicas. De igual manera también verifica y controla la documentación que se recibe en las diferentes dependencias de la ESE SAN CRISTOBAL. El proceso de recepción documental, regulariza y parametrizar todas las actividades y procedimientos que intervienen durante la recepción de un documento físico y la recepción de los documentos electrónicos de archivo en las dependencias de la Superintendencia, ya sea el documento interno o provenga de un ente externo o personas naturales y jurídicas. Página 23 de 49

24 LINEAMIENTOS PARA LAS COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS Este proceso atiende a la radicación de comunicaciones y documentos tanto de entrada como de salida que responden a un acto administrativo, haciendo uso de un único consecutivo que hará parte del código de radicación establecido en la entidad logrando diferenciar y controlar dicha numeración, según lo estipulado en el Acuerdo AGN 60 de 2001 del AGN. La recepción de las comunicaciones oficiales por correo o entrega personalizada, será únicamente por la ventanilla destinada por el Grupo de Archivo y Correspondencia de la ESE SAN CRISTOBAL LINEAMIENTOS RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS POR VENTANILLA En lo que respecta a la recepción de documentos por ventanilla se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: El funcionario o contratista encargado de la recepción documental debe controlar la admisión de los documentos remitidos por una persona natural o jurídica, verificando que estén completos, que correspondan a lo anunciado y que sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro, con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes. Las comunicaciones oficiales recibidas deben seguir el siguiente proceso: LINEAMIENTOS CLASIFICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA. Consiste en separar la correspondencia que debe abrirse, es decir, aquellas comunicaciones oficiales que deben entregarse sin abrir, que sean dirigidas a título personal o con clasificación de seguridad, por lo que: Cuando un documento llega con nombre propio debe entregarse al destinatario y si al abrirlo resulta ser una comunicación oficial, debe devolverse para su registro. A documentos como tutelas, acciones de cumplimiento, solicitudes del Congreso y derechos de petición e información, se les debe dar prioridad en la radicación y digitalización por sus tiempos de respuesta. No se deben recibir CD, planos, sin oficio remisorio. La correspondencia particular, folletos, publicaciones periódicas y material bibliográfico que no haga parte de una suscripción institucional, no dará lugar a trámite por parte del Grupo de Ventanilla única de Correspondencia, por lo que no debe radicarse. Página 24 de 49

25 Los documentos deben ser foliados indicarlo en el folio primero de la documentación, de igual manera ocurre cuando anexan libros o fotos (la foliación se realiza en la parte superior derecha) LINEAMIENTOS PARA LA APERTURA DE SOBRES Consiste en abrir los sobres y efectuar la verificación, comprobando la existencia de anexos y elementos adjuntos enunciados, por lo que: Se verifica que la guía corresponda a los documentos que contiene el sobre. Se verifica la igualdad entre el documento que se radica y la copia del usuario. Si el sobre es de agencia de correo se verifica la planilla o guía, se abre, se anota el número de folios y se sella nuevamente. En caso de que falte algún documento relacionado, se recibe, se deja constancia del faltante y se da inmediato aviso al jefe del Grupo de Archivo y Correspondencia, quien debe tomar la acción correspondiente LINEAMIENTOS PARA EL REGISTRO DE DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN Consiste en estampar sobre el documento el sello de registro y distribución, para lo cual se debe tener en cuenta: El adhesivo del consecutivo, se debe estampar en la parte superior o inferior derecha de la cara principal del documento, sin dañar el contenido del mismo. y en la copia del usuario. Si se anexan CD, planos, etc., se les colocará un identificador con el mismo número del radicado del documento al cual pertenecen. El adhesivo del consecutivo para comunicaciones oficiales recibidas debe contener como mínimo los siguientes datos: nombre de la entidad, número de radicación (NURC), remitente, fecha y hora, asunto, código de la dependencia, anexos y folios. En caso de falla del sistema ORFEO, el recibido sea en manuscrito este deberá contener como mínimo: fecha, hora, nombre de quien recibe el documento y un consecutivo usado por cada radicador. Previo a la radicación, el funcionario o contratista encargado debe consultar los datos identificadores (cédula de ciudadanía, Nit, oficio, remitente, asunto y entidad), para determinar si el documento ya fue recibido por otro medio y es idéntico en oficio remisorio, anexos y cantidad de folios, con el fin de generar el mismo identificador y colocarlo o imprimirlo en el documento, haciendo la anotación copia manualmente con la firma de la persona que lo revisa. Si la cantidad de folios anexos no coincide, se radica el documento estableciendo una relación en el sistema con el documento anterior. Página 25 de 49

26 En ORFEO, se debe registrar la siguiente información general del emisor: Apellido y nombre completo. Número de documento, teléfono, fax, , dirección personal, dirección laboral, información institucional, institución y cargo (cuando estos datos correspondan o estén disponibles). Previo a este registro se verifica el directorio interno del ORFEO para establecer si el usuario existe en el sistema, con el fin de tomar únicamente los datos que se requieren para la radicación LINEAMIENTOS PARA RADICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN En lo que respecta a la radicación se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: Medio de Recepción: Correo certificado o Mensajero Correo electrónico Fax Ventanilla o personal Página WEB El registro de la radicación, deberá incluir los siguientes datos: Información Básica Fecha de Origen: fecha en la que la comunicación fue emitida. Numero de origen (referencia): El numero asignado al documento por la entidad remitente y se debe transcribirse tal cual lo enuncia. Documento Referenciado: El numero asignado para las comunicaciones ingresadas, internas o enviadas que hacen parte de un mismo objeto, para generar una estructura relacionada que brinde la posibilidad de conformar el legajo o carpeta. Su articulación se realiza ubicando el código con la comunicación radicada y el número que le corresponde. Número de Anexos: Se enuncian la cantidad de anexos y entre paréntesis se indica la cantidad de páginas que contiene y el número de folios de la cantidad de la comunicación emitida. Numero de guía: Numero de guía que asigna la empresa de correo al documento entregado a la ESE SAN CRISTOBAL y se debe transcribir tal como se enuncia. Asunto o Descripción: resumen del contenido de la comunicación, corto, claro y evitando sin errores mecanográficos y ortográficos. Página 26 de 49

27 Información del Remitente: Se debe tener cuidado de transcribir el nombre del remitente tal con este lo enuncia en el documento. El número de NIT o cedula de ciudadanía se digita sin puntos ni rayas. Las direcciones se registran de acuerdo con el estándar de catastro. Información del Destinatario: El sistema tiene parametrizado las dependencias destino, pero se debe tener cuidado de enviar el documento al área competente; seleccionando la dependencia responsable del trámite del documento. El área destinataria tipificará a que, serie o subserie pertenece el documento de acuerdo con las TRD aprobadas. Cuando una comunicación no esté firmada, ni presente el nombre del responsable de su contenido, se considerará anónima y será registrada en el sistema con la mayor información disponible para remitir a la oficina de su competencia, quien determinará las acciones a seguir LINEAMIENTOS PARA LAS COMUNICACIONES OFICIALES VÍA FAX Atendiendo lo establecido en el Acuerdo 060 de 2001, en el artículo décimo segundo, para las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán, teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención documental en el Sistema ORFEO, para la respectiva radicación en el grupo de Archivo y Correspondencia, el cual se encargará de dar los lineamientos para el control y establecer los procedimientos adecuados para su administración, teniendo en cuenta: El documento recibido por fax en la ventanilla única de correspondencia deberá ser radicado y digitalizado dejando una copia y eliminando el papel químico, se realiza su radicación de manera normal. El radicador debe unir las imágenes cuando pertenezcan a un mismo documento verificando si este ya ha sido remitido por otro medio a la entidad, si esto ocurre se eliminará el fax del sistema y se anotará el radicado que le fue asignado anteriormente al documento. El funcionario radicará los fax nuevos incluyendo a la imagen el radicado generado por el sistema ORFEO, para remitirla a la dependencia respectiva según la directriz de distribución, mientras que su registro se realizará de forma similar a la radicación por ventanilla. Página 27 de 49

28 LINEAMIENTOS PARA RECEPCIÓN DE MENSAJES DE DATOS POR MEDIO DE CUENTAS DE CORREO ELECTRÓNICO En lo que respecta a la recepción de mensajes de datos por medio de cuentas de correo electrónico se propone tener en cuenta los siguientes aspectos: Para la recepción de los mensajes se debe utilizar la cuenta de correo electrónico institucional correspondencia@esesancristobal.gov.co Para los correos que ingresan por las cuentas institucionales de cada área, el funcionario responsable de su recepción determinara cuales deben ser reenviados al correo correspondencia@esesancristobal.gov.co, con el fin de proceder a su radicación correspondiente en el aplicativo ORFEO, de manera que se realice le trámite oportuno. El grupo de archivo y correspondencia recepcionará los mensajes de datos que por este medio envíen usuarios y los vigilados considerados como oficiales, por lo anterior es responsabilidad de este grupo, la administración de dicha cuenta de correo. Frente a la cuenta de correo electrónico institucional, el funcionario responsable define y justifica los mensajes de datos que deben radicarse y los que no según protocolo establecido. Así mismo, debe revisar los mensajes de datos que lleguen como spam, o mensajes de datos no deseados que no deberán ser radicados. Se considerarán oficiales aquellos mensajes de datos de las cuentas de correo electrónico de funcionarios que sean autorizados para recibir información institucional, siempre y cuando el funcionario autorizado, mediante la herramienta establecida radique el documento asumiendo la responsabilidad de dicha acción. Por su parte, ORFEO adjudicará el consecutivo de entrada y el identificador que le corresponda al mensaje de datos e indicará la oficina a la que fue distribuido para su trámite. Los identificadores de los mensajes de datos radicados incluirán la identificación del funcionario que lo radica, fecha de producción, recepción y radicación. Para el caso de mensajes de datos que son recibidos como copias de enviado al destinatario principal, en ORFEO, durante la radicación del , se verificará si dicho mensaje ya ha sido radicado, con el fin de anotar el número de radicado y el funcionario actual responsable de su trámite, para no dar lugar a una doble radicación LINEAMIENTOS PARA RECEPCIÓN DE MENSAJES DE DATOS POR MEDIO DE LA PÁGINA WEB INSTITUCIONAL En lo que respecta a la recepción de mensajes de datos por la página web institucional se debe tener en cuenta: Para las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias que se ingresan directamente por la página web institucional, el ORFEO genera automáticamente el número de radicado que le corresponda. Página 28 de 49

29 El Sistema Distrital de Quejas y Soluciones SDQS, es una herramienta virtual por la cual usted podrá interponer quejas, reclamos, solicitudes de información, consultas, sugerencias, felicitaciones, denuncias por corrupción, que puedan afectar sus intereses o los de la comunidad, con el objeto de qué las entidades Distritales emitan una respuesta oportuna, o den inicio a una actuación administrativa según sea el caso De igual forma, el sistema le genera una clasificación previa de TRD en la PQRS, solicitud de información, para que el funcionario responsable del trámite reclasifique según la característica del derecho de petición, queja o reclamo LINEAMIENTOS PARA LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS Los estándares y lineamientos que se definen en este documento sobre la digitalización de documentos, deben ser incorporados en el programa de gestión documental para garantizar su adopción, divulgación y aplicación en la Entidad ESTÁNDARES APLICADOS EN EL PROCESO DE DIGITALIZACIÓN. A continuación se describen los estándares que se aplicarán para la digitalización de documentos en la ESE SAN CRISTOBAL de modo que se asegure la legibilidad los documentos digitales, así como su consulta y transmisión a través del sistema de gestión documental ORFEO, lo anterior en concordancia con la Circular Externa 005 del 2012 del Archivo General de la Nación. Formato. Para los documentos digitales que se incluyan en ORFEO, el formato PDF- A. El formato PDF es un formato para la preservación a largo plazo de los documentos electrónicos, para ello el archivo generado cuenta con toda la información necesaria para que su contenido se presente de manera fiel al original sin depender de elementos externos como fuentes o hipervínculos, adicionalmente cumple con la norma ISO :2005. Resolución. Los documentos deben ser escaneados a una resolución de 200 dpi, es decir, 200 puntos por pulgada (PPP), con el fin de garantizar la legibilidad del documento. Definición. La definición permite establecer el nombre de colores que se aplica al documento. Los documentos deben ser digitalizados en Blanco y Negro (B/N), y salvo que no pueda asegurarse la legibilidad del mismo, se usará la digitalización del documento en escala de grises. Compresión. Se podrán utilizar los niveles de compresión: medio, bajo, muy bajo o extremadamente bajo, con el fin de afectar la calidad de las imágenes. Página 29 de 49

30 Control de calidad en la digitalización de imágenes. Para la verificación de la calidad de las imágenes digitalizadas, se tomará como base el esquema de clasificación de los documentos digitalizados que se presenta a continuación. El esquema propuesto podrá aplicarse para el desarrollo de mecanismos de verificación al 100% de los documentos o mediante el uso de técnicas de muestreo, que permitan identificar y corregir fallas en el proceso de digitalización. a. CORRECTA: Para todos los documentos que no presentan imágenes de sus páginas sin ningún problema. b. ILEGIBLE: Las imágenes que se encuentren muy oscuras o muy claras, teniendo en cuenta que el documento físico se encuentra en perfectas condiciones. c. SIN IMAGEN: Indica que al radicado no se ha digitalizado el documento físico, de acuerdo al nivel de servicio establecido, es decir una vez se encuentre en el área para su gestión. d. IMAGEN INCORRECTA. La imagen presentada no corresponde con el número de radicado asociado en el sistema ORFEO. e. HOJA EN BLANCO: Hojas en blanco que no presentan ninguna información pero que fueron incluidas en el documento electrónico. f. ERROR POSICION: Si la hoja digitalizada quedó rotada o invertida. g. ERROR TAMAÑO: Para los documentos que son tamaño Oficio y se digitalizaron en tamaño Carta. Dado que el número de documentos que actualmente está digitalizando es ya significativo (más de 7000 documentos), la mejor alternativa para desarrollar el control de calidad al proceso de digitalización, es entonces seleccionar de forma probabilística algunos de estos radicados, hacer la verificación tomando como referencia el esquema de clasificación y obtener las inferencias deseadas. Para tal efecto se propone utilizar un muestreo aleatorio simple sobre la totalidad de documentos digitalizados para establecer el tamaño de la muestra, y con el fin de identificar fallas propias de cada uno de los técnicos en digitalización se aplica una estratificación por cada técnico que desarrolle esta labor LINEAMIENTOS PARA RECEPCIÓN DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS En lo que respecta a la recepción de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias se propone tener en cuenta: Página 30 de 49

31 Las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias recibidas directamente por el Grupo de Atención al usuario, serán remitidos al grupo de Archivo y Correspondencia para su respectiva radicación en ORFEO NORMATIVIDAD ASOCIADA AL COMPONENTE DE RECEPCIÓN DOCUMENTAL Constitución Política Artículo 15. Párrafo 3: La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Reforma Acto Legislativo 02 de Decreto 2150 de 1995.Artículos 1, 11 y 32. Supresión de autenticación de documentos originales y uso de sellos, ventanilla única. Acuerdo AGN 060 de 2001.Artículos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de correspondencia, Radicación y control de las comunicaciones recibidas y enviadas COMPONENTE DISTRIBUCIÓN DOCUMENTAL CONCEPTUALIZACIÓN Actividades tendientes a garantizar que los documentos sean direccionados y entregados en buenas condiciones y dentro de los tiempos establecidos al destinatario, ya sea una dependencia interna de la ESE SAN CRISTOBAL, entes de control, personas naturales y jurídicas externas. La distribución se relaciona con el flujo de entrega de los documentos al interior y al exterior de la ESE SAN CRISTOBAL, sin interesar el medio de distribución de los documentos, se cuenta con los mecanismos adecuados de control y verificación de recepción y envío de estos al destinatario. El componente de distribución documental de las comunicaciones oficiales producidas se realiza a través del operador de correo oficial debidamente autorizado, tal y como lo establece la Resolución LINEAMIENTOS PARA LA DISTRIBUCIÓN COMUNICACIÓN OFICIAL EXTERNA RECIBIDA. Una vez clasificada, registrada y direccionada la documentación se procede a entregarla a la oficina correspondiente o colocarlas en el casillero correspondiente, a fin de que las dependencias retiren sus comunicaciones oficiales para continuar con el trámite correspondiente. Página 31 de 49

32 En caso de que la dependencia a la cual se le ha radicado la comunicación oficial, no sea competente para su resolución, no podrá devolverla, ni negarse a recibirla, sin perjuicio que en forma inmediata proceda a dar traslado del mismo al competente, informando de dicho trámite al peticionario, de conformidad con la Ley 1437 de 2011, Artículo 21, del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo LINEAMIENTOS PARA LAS PLANILLAS DE DISTRIBUCIÓN EN CASO DE REQUERIRSE LA DISTRIBUCIÓN FÍSICA DE LOS DOCUMENTOS. En caso de requerirse la distribución física de los documentos, se empleará el formato de Planilla de Entrega de Comunicaciones Oficiales. Los originales de las planillas de registro de comunicaciones se archivarán en el Grupo de Archivo y Correspondencia y será conservada en la misma por el término establecido en las TRD. Cumplido este plazo, se procederá a su envío al Archivo Central LINEAMIENTOS PARA LA DISTRIBUCIÓN COMUNICACIÓN OFICIAL INTERNA ENVIADA Las comunicaciones oficiales enviadas, está sujeta al siguiente proceso: Registro (descrito anteriormente), despacho y archivo. Será una actividad de la oficina de origen elabora los sobres, que los documentos requieran, comprobando que se incluyan los documentos adicionales respectivos que cita la relación de los documentos. Despacho de los documentos: de acuerdo con el medio de envío (correo aéreo, correo ordinario, mensajeros, etc.) si el servicio es local y motorizado se clasifica por direcciones, cuando el servicio es nacional se clasifica por servicio y ciudad. Y se hacen las anotaciones respectivas en la Planilla de Correo, según el caso. La clase de servicio de envío a utilizar por parte del operador de correo son: Correo Normal, Correo Certificado, Correo Internacional. Devolución de comunicaciones: Se dejará constancia del motivo de la devolución tanto en la planilla como en el software y se lleva el seguimiento respectivo mensual para informar a quien corresponda respecto del servicio contratado dejando las evidencias que requiere, cuando el proceso este certificado LINEAMIENTOS PARA LA DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS ENVIADOS POR CORREO ELECTRÓNICO. Las comunicaciones oficiales enviadas por correo electrónico deberán incluir el siguiente mensaje: Página 32 de 49

33 La información contenida en esta comunicación es confidencial y sólo puede ser utilizada por la persona natural o jurídica a la cual está dirigida. Si no es el destinatario autorizado, cualquier retención, difusión, distribución o copia de este mensaje, se encuentra prohibida y sancionada por la ley. Si por error recibe este mensaje, favor reenviar y borrarlo inmediatamente. El Sistema Interno de Gestión Documental, implementó en el Aplicativo de Gestión Documental, mediante Aplicativo ORFEO, las planillas para el control de los mensajes de datos remitidos a través de correo electrónico certificado LINEAMIENTOS PARA LA FIRMA DE COMUNICACIONES OFICIALES. Las comunicaciones oficiales a destinatarios externos, serán firmadas únicamente por el gerente de la entidad, previa validación de las partes interesadas, declarando su aceptación NORMATIVIDAD ASOCIADA AL COMPONENTE DE DISTRIBUCIÓN DOCUMENTAL. Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias. Decreto 2150 de 1995 Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información. Acuerdo 060 de 2001.Artículo 3. Centralización de los servicios de distribución de las comunicaciones oficiales COMPONENTE TRÁMITE O GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS CONCEPTUALIZACIÓN. Se define como el curso o transito que hace el documento de su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. El proceso de trámite de los documentos, regulariza y parametriza todas las actividades y procedimientos que intervienen durante la E.S.E. SAN CRISTOBAL. Página 33 de 49