TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN PRESENTACIÓN 1 TEMA. 5 2 CONTEXTO. 5 3 JUSTIFICACIÓN ANTECEDENTES ESQUEMA INFORMATIVO Y COMUNICATIVO..

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1 0 TABLA DE CONTENIDO PÁGINA INTRODUCCIÓN PRESENTACIÓN 1 TEMA. 5 2 CONTEXTO. 5 3 JUSTIFICACIÓN ANTECEDENTES ESQUEMA INFORMATIVO Y COMUNICATIVO SISTEMAS DE INFORMACIÓN LA ESTRATEGIA ACCIONES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIA Y PROCEDIMIENTO PLAN DE ACCION PRESENTACIÓN PROCEDIMIENTO INTERNO DE LAS COMUNICACIONES OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECIFICOS RES PONSABLES DEFICIONES SEGÚN LA GUIA DE COMUNICACIÓN 24

2 PÁGINA 15. DOCUMENTOS RELACIONADOS SEGÚN LA GUIA DE COMUNICACIÓN GRAFICA DE LA CARACTERIZACIÓN Y PROCEDIMIENTO ANTERIOR ACTUALIZACION, CARACTERIZACION PROCESO DE COMUNICACIONES Y RELACIONES PUBLICAS FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO ACTUALIZADO RESULTADOS ESPERADOS HERRRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN CARACTERISTICAS DE LAS HERRAMIENTAS DE LA COMUNICACIÓN IMPLEMENTADAS EN EL NUEVO PROCEDIMIENTOS DE COMUNICACIONES INTERNAS DE LA ALCALDÍA 43 a.) ACCESO A LA INTRANET b.) PARTES DE LA PÁGINA PRINCIPAL DE LA INTRANET Módulo No. 1. MENÚ PRINCIPAL Módulo No. 2. ACCESO Módulo No. 3. CONTENIDO Módulo N. 4. CHAT Módulo No. 5. ENCUESTAS Y QUIEN ESTÁ EN LÍNEA ARTICULACIÓN INTERINSTITUCIONAL PARTICIPACIÓN CIUDADANA ARTICULACIÓN PLAN DE DESARROLLO ARTICULACIÓN CON EL MECI, CALIDAD Y SISTEDA ANEXOS.52 1

3 Presentación El presente documento contiene el paso a paso para la implementación del proceso de comunicaciones internas de la Alcaldía de Barrancabermeja CIA, actualizado a noviembre de 2012 por el equipo de trabajo integrado por funcionarios de la Oficina Asesora de Prensa, Comunicaciones y Protocolo y la Oficina de Sistemas en el marco del concurso de incentivos mejores equipos de trabajo que lidera la Secretaría General del Municipio. 2 El contenido denominado Implementación del proceso de comunicaciones internas de la Alcaldía ha sido realizado como un aporte al desarrollo de la comunicación interna, acogiendo la información existente que a continuación se relaciona: Procedimiento manejo de las comunicaciones interna y externas versión 00 Código PR.01 Guía para el desarrollo de la información y la comunicación Código GU.01 Manual de calidad y operaciones del sistema integrado de gestión de la calidad y control interno MECI - SICME Código MC. 01 Con la actualización del procedimiento reiteramos la apuesta por la comunicación interna como un factor estratégico para el logro de objetivos de la Alcaldía de Barrancabermeja.

4 INTRODUCCIÓN 3 Un entorno globalizado y diverso, marcado por el cambio y la inminente necesidad de diferenciación y posicionamiento en la mente de los servidores públicos, vistos en el escenario como el público interno, es el marco de actuación que reta hoy a las administraciones públicas. El reto consiste en generar credibilidad y confianza entre unos usuarios que son cada vez más conscientes del rol de la comunicación y el manejo de la información, por tanto cada vez más exigentes a la hora de evaluar la gestión administrativa en contraste con la satisfacción de necesidades, es que la Administración Municipal está llamada a la eficiencia e innovación para orientar el sector público hacia el rendimiento de los resultados. Todos estos factores, en su conjunto, determinan la identificación de la función de comunicación interna como un factor estratégico del cambio hacia mayores niveles de motivación laboral y compromiso con los objetivos de la organización y desempeño. La comunicación interna parece haber llegado para tomar posicionamiento y, con ella, unas acciones de transformación que pasan necesariamente por el conocimiento y la satisfacción de las necesidades del cliente interno, con miras a lograr su participación activa en dichos procesos. Es así como la comunicación interna se convierte, al mismo tiempo, en una necesidad reconocida por los trabajadores y en un agente dinamizador para los gestores del cambio. El proceso de las comunicaciones internas propone dar uso a un grupo de herramientas comunicativas apoyadas con la aplicación de las nuevas tecnologías de la información, Boletines digitales, Boletines Audiovisuales, Periódicos Impresos y Digitales, la actualización de las carteleras institucionales, campañas institucionales a través de pantallazos y campañas en simultanea utilizando el sistemas telefónico VOIP.

5 Pero sin duda alguna una intranet pone juntos todos los recursos necesarios bajo un único Portal Corporativo, brindando estandarización y facilidad de uso, permitiendo a los usuarios interactuar con contenidos, aplicaciones, procesos de gestión y otras personas dentro de la Organización. La intranet es conducida por un sistema avanzado de herramientas que brinda a usuarios no técnicos la capacidad de capturar inmediatamente la información y entregarla al público objetivo en forma oportuna. 4 Lo que se logra con la información en este nuevo ambiente web tiene un gran impacto. La Intranet permitirá a la Administración Municipal gastar menos tiempo en cosas que no agregan valor, como la búsqueda de información para resolver un problema y la comunicación interna entre dependencias. La productividad se incrementará a medida que el conocimiento corporativo es más accesible y la información más precisa. La flexibilidad en el tiempo de entrega del conocimiento se gana a medida que la información siempre esté a un click de distancia. La Intranet abre un espacio en donde las fronteras son más pequeñas y el intercambio de información es estimulado. Todo lo anteriormente expuesto conlleva a unos funcionarios mejor informados y con la habilidad de tomar mejores y más rápidas decisiones, a manejar un único lenguaje, a reconocer y visibilizar el trabajo de las dependencias para al final, lograr una mayor productividad para incrementar las gestiones en cumplimiento de los objetivos de la Alcaldía de Barrancabermeja.

6 1. TEMA: PROCEDIMIENTO MANEJO DE LAS COMUNICACIONES INTERNAS DE LA ALCALDÍA DE BARRANCABERMEJA 5 La estrategia interna de comunicaciones propone convertirse en el soporte a la correcta comunicación externa y base fundamental de una política integral de comunicación bajo una misma dirección. 2. CONTEXTO El Decreto 479 de 2008, establece la estructura administrativa del municipio de Barrancabermeja y constituye que la oficina Asesora de Prensa, comunicaciones y Protocolo tiene la misión de desarrollar programas de comunicación información, prensa y protocolo necesarios para el suficiente y eficaz desempeño del Despacho del Alcalde y de todas las demás dependencias del nivel central de la administración, realizando las siguientes funciones: 1. Dirigir, asesorar y coordinar con el Despacho del Alcalde, en la formulación, adopción y ejecución de procesos comunicativos y de información, orientados a consolidar una imagen institucional coherente con la misión de la Administración 2. Coordinar con los medios de comunicación la divulgación de las actividades y eventos asociados con la gestión del gobierno local 3. Establecer mecanismos de comunicación y divulgación, en los cuales se comportan los logros técnicos, administrativos y sociales, se estimulen la producción creativa de los servidores y colaboradores de la Administración con el reconocimiento de su aportes y se difundan temas de interés misional del Municipio 4. Asistir a la Administración de personal en el diseño de estrategia de comunicación, orientadas a mejorar el clima laboral y optimizar la calidad de los servicios que se prestan

7 5. Diseñar estrategias y coordinar interinstitucionalmente la participación y la promoción de la comunidad, en la difusión de estudios, ensayos y manifestaciones de la realidad económica, social y los valores culturales 6. Preparar, coordinar y apoyar en los aspectos logísticos al alcalde y/o a los servidores públicos que estén expresamente delegados para la celebración y participación en los eventos y actos protocolarios propios de la agenda del despacho y del nivel directivo 7. Proponer y ejecutar medidas para mantener o mejorar la imagen interna y externa del Alcalde y de su administración 8. Dirigir, coordinar y controlar el diseño, elaboración e impresión de las revistas, boletines, diarios y demás medios que institucionalmente maneje la Alcaldía 9. Expedir comunicados de prensa informativos de las gestiones adelantadas por el despacho 10. Organizar los actos protocolarios que requiera la Alcaldía 11. Organizar ruedas de prensa cuando así lo considere el Alcalde 12. Organizar las campañas publicitarias previstas para la ejecución de los diversos programas de la Administración 13. Dirigir y administrar la Gaceta Municipal y velar por su cumplida publicación 14. Diseñar adecuados canales de comunicación entre la Administración Municipal y la Comunidad en general. 6 Actualmente la Oficina Asesora de Prensa, Comunicaciones y Protocolo viene asumiendo sus responsabilidades condicionada al procedimiento que existe pertinente al manejo de las comunicaciones internas y externas, sin embargo es de aclarar que no se da aplicabilidad en su totalidad por las siguientes razones: La estructuración del procedimiento no permite desarrollar de manera simultánea y articulada lo inherente a lo interno para visualizarlo en lo externo. No se tienen en cuenta nuevos subprocesos.

8 La dinámica del manejo de la información ha cambiado. 7 La cantidad de información fluye en diversos formatos que no se visibilizan en el procedimiento. La tecnología permite abordar un sin número de posibilidades que no se tienen en cuenta en el proceso. El procedimiento no permite hacer reconocimiento al aporte diario de los empleados en la construcción de las comunicaciones. El procedimiento no deja registro de cómo se articulan las dependencias municipales en donde se registren acciones coherentes con la circulación de información. El procedimiento no concede la importancia a las comunicaciones internas como quiera que el desarrollo de las labores diarias al interior de la Administración Municipal se traduce en resultados visibles a la comunidad y un indicador de rendición de cuentas. 3. JUSTIFICACIÓN En este punto cabe mencionar que por la cantidad de información que se maneja en la Administración y por la implementación de las nuevas tecnologías se hace necesario replantear y actualizar el actual procedimiento, y en éste sentido la Oficina Asesora de Prensa, Comunicaciones y Protocolo, desea tomar como punto de partida el procedimiento existente para actualizarlo desde la base de que la Comunicación Interna es el soporte y la base de una correcta política de Comunicación Externa. Podemos luego decir que la Comunicación Interna se convierte en un factor estratégico en la organización, de manera que quien ejecute, diseñe y planifique la política de

9 comunicación de la entidad no sólo debe estar en continuo contacto con la dirección de la organización sino que debe ubicarse dentro de ésta. 8 De éste modo el éxito de la política de comunicación en la organización dependerá, en gran medida, de implementar una comunicación descendente, es decir, de arriba, de la dirección, hacia abajo, al resto de personal de la organización. Sin embargo, la comunicación ascendente que genera la retroalimentación es fundamental para la evaluación de los impactos y el direccionamiento de la misma, sin olvidar que la comunicación interna es un elemento transversal. De allí la importancia de vincular el personal como uno de los objetivos de la Comunicación Interna, motivándolo, generando y fortaleciendo la identidad y el sentimiento de pertenencia como quiera que parte de los logros de la entidad corresponden al resultado del trabajo que cada funcionario desempeña. Conscientes de la necesidad de la comunicación Interna como ese motor que permita articular la cohesión entre los distintas dependencias y funcionarios de la Alcaldía Municipal de Barrancabermeja y a la vez que la información fluya de manera que las acciones de la organización sean coherentes y acordes con los objetivos estratégicos para hacer circular la información, proponemos darle un impulso a las comunicaciones internas. Sólo en este escenario podría evidenciarse una verdadera comunicación en la que información Interna y Externa estén integradas bajo una dirección única. La Oficina Asesora de Prensa, Comunicaciones y Protocolo y la Oficina de Sistemas proponen dar éste primer gran paso hacia la actualización del procedimiento interno de comunicaciones, acompañado del diseño de una estrategia de comunicaciones internas y la aplicación de unas herramientas comunicativas que permitan a futuro facilitar la dimensión global de una política de comunicación institucional.

10 Por lo anteriormente expuesto y en consideración a que la máxima institución de todo municipio es la Alcaldía, ente gubernamental que debe tener un reconocimiento mayor frente a las diferentes instituciones de la ciudad y comunidad en general nos encaminamos a mejorar el flujo de la comunicación interna y disminuir el desconocimiento que los empleados tienen del funcionamiento del lugar del trabajo, en este caso de la Alcaldía, los servicios que presta y ofrece, los proyectos que lidera y adelanta en el municipio, así como evitar rumores, mejorar la productividad, y humanizar la dirección inclusive manejar momentos de crisis en donde la Comunicación Interna jugará un papel fundamental. 9 El proyecto denominado CIA Comunicaciones Internas de la Alcaldía se convertirá en la herramienta capaz de lograr el eficiente y eficaz desempeño de los trabajadores, lo que generaría un mejor clima laboral y por ende un posicionamiento de la entidad, instituyendo en la sociedad un nuevo concepto de fortalecimiento institucional. Dejando ver a la Alcaldía de Barrancabermeja como una organización comprometida que trabaja en equipo por el desarrollo de la ciudad. 4. ANTECEDENTES Existe un procedimiento denominado manejo de las comunicaciones internas y externas de la Alcaldía Municipal, referenciado con el código PR.01, su no aplicación y ausencia de una estrategia integral de comunicación interna en la Administración Municipal, no permite que se hagan visibles las iniciativas y acciones realizadas por los funcionarios de la Alcaldía Municipal, por lo tanto éstas no se sienten, ni se reconocen. En consecuencia, desestimula su labor, a tal punto que terminan es limitándose a desarrollar una acción rutinaria de simplemente cumplir con su deber, porque así lo exige su responsabilidad laboral.

11 Insumos Componente Comunicación Pública Productos Por otra parte, el procedimiento existente no permite verificar una verdadera articulación entre estrategias internas y externas, limita las acciones y no permite hacer seguimiento ESQUEMA INFORMATIVO Y COMUNICATIVO El procedimiento que en las páginas siguientes se presentará se sustenta en la guía actual para el desarrollo de la Información y Comunicación, y se ubica en el componente de información pública: El Componente de Control Comunicación Pública se fundamenta en tres elementos: Comunicación Organizacional, Comunicación Informativa y Medios de Comunicación; para su operación se identifican unos insumos y como resultado unos productos que en algunos casos los serán tomados como insumos de otros componentes. Ver Ilustración 1. * Flujos de información interna y externa requeridos en la operación * Mecanismos para registro y generación de la información * Parámetros y requerimientos de información al Gobierno Nacional o Territorial y órganos de control * Parámeros y necesidades de información y rendición de cuentas a la ciudadanía y partes interesadas ELEMENTOS: * Comunicación Organizacional * Comunicación Informativa *Medios de Comunicación * Flujos de comunicación requeridos para la operación * Mecanismos eficientes de socialización de información institucional * Estrategas para el manejo de los medios de comunicación hacia la ciudadanía y las partes interesadas Ilustración 1. Insumos y productos del Componente Comunicación Pública Definidos los insumos como Flujos de información externa; los elementos como la Comunicación Organizacional y los productos como los flujos de comunicación requeridos para la operación, los mecanismos eficientes de socialización de información institucional y las estrategias para manejo de los medios de comunicación hacia la ciudadanía y las partes, el procedimiento de las comunicaciones internas, tienen en cuenta el componente de comunicación pública conforme lo indica el documento:

12 ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARRANCABERMEJA GUÍA PARA EL DESARROLLO DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 11 Código: Fecha: Versión: 00 Página: 11 de 49 GU.01 COMPONENTE COMUNICACIÓN PÚBLICA En el Código de Buen Gobierno y Estilo de Dirección se establecen las políticas de comunicación e información: Todos los miembros de la empresa deben disponer de información suficiente relacionada con sus atribuciones (qué deben hacer y por qué), su puesto de trabajo (condiciones, obligaciones y derechos) y sobre la propia entidad, promoviendo la retroalimentación y realizando permanentemente comunicación ascendente, descendente COMUNICACIÓN y transversal, a través de mecanismos como la inducción y ORGANIZACIONAL: Política de la re inducción y de la infraestructura de comunicación institucional definida: telecomunicaciones disponible en la entidad. Proceso de comunicación entre la dirección de la entidad y los demás En la entidad existen mecanismos e infraestructura servidores y ente los responsables necesarios para la comunicación entre los funcionarios, de los procesos dependencias, oficinas y otras entidades del Estado, con el propósito de cumplir eficazmente con sus objetivos. La comunicación interna se realiza a través de circulares, memorandos, oficios, correo electrónico, actas, carteleras, reuniones de trabajo, red interna y en la Web externa entre otras. También en la inducción y re inducción se fortalece el compromiso y genera pertenencia al propósito misional.

13 El procedimiento de las Comunicaciones Internas de la Alcaldía, parte del elemento de la información secundaria de la guía para el desarrollo de la Información y la comunicación, entendida ésta como un conjunto de datos que se originan y/o procesan al interior de la Alcaldía, provenientes del ejercicio de su función; es decir, corresponde a la información primaria y la relacionada con los hechos financieros, económicos y sociales, la que se transforma en la ejecución de operaciones de la entidad y proporciona elementos de juicio a la ciudadanía o partes interesadas, para que verifiquen y determinen el grado de cumplimiento de los compromisos adquiridos por la Alcaldía. 12 Si bien la alcaldía cuenta con soporte tecnológico para su almacenamiento, es importante que se desarrollen las herramientas (software) que garanticen su registro oportuno, exacto y confiable, de manera que sirva a la realización efectiva y eficiente de las operaciones, de soporte a la toma de decisiones y se pueda divulgar a la ciudadanía y a las partes interesadas. La correcta ejecución de todos los procesos, su evaluación y mejoramiento, e incluso su interacción, requieren que la información fluya sin obstáculos ya que es uno de los principales recursos o activos organizacionales. En la guía se identifican dos tipos de Información Secundaria: Formal: se obtiene de la operación de la entidad y se materializa a través de su estructura documental, para lo cual la alcaldía debe implementar el Programa de Gestión Documental (PGD). Para su obtención en la entidad se identifican y estructuran diferentes fuentes como el Manual de Calidad y Operaciones del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad y Control Interno MECI SICME los resultados de información que generan los diferentes procesos, los informes elaborados, las actas de reuniones, los registros contables y de operación y la intranet. Informal: conforma el capital intelectual de la entidad y corresponde a los conocimientos y experiencias y al ejercicio de interacción entre los servidores. La Alcaldía debe desarrollar estrategias para motivar a los servidores a formalizarla y

14 canalizarla en los sistemas de información, de manera que se pueda aprovechar para el mejoramiento institucional SISTEMAS DE INFORMACIÓN El sistema de información es el conjunto de recursos humanos y tecnológicos utilizados para la generación de información, orientada a soportar de manera más eficiente la gestión de operaciones en la entidad pública. Personas responsables de la captura, procesamiento, administración y distribución de datos e información Información Conjunto de tecnologías informáticas construidas, procedimientos diseñados, mecanismos de control implementados El sistema de información actual debe adaptarse o mejorarse para agilizar la obtención de informes y hacer confiable la ejecución de las operaciones internas, al igual que la generación de datos e información dirigida a la ciudadanía y a las partes interesadas.

15 La Información requiere de una combinación de datos y hechos que conformen un Sistema en el que se involucren estadísticas, información de planes y programas, análisis de costos e información interna a fin de determinar el comportamiento individual y colectivo de los procesos, facilitar y socializar la experiencia organizacional, sus aciertos, errores y la gestión realizada. 14 Los Sistemas de Información necesitan de: 1. Componente Físico (hardware), es el medio utilizado para realizar la captura, procesamiento, almacenamiento y salida de la información, la Alcaldía debe actualizar las tecnologías de almacenaje y procesamiento de datos para lograr una gestión oportuna y eficiente. 2. Los Programas (software), son el conjunto ordenado de instrucciones dadas al computador y que son requeridas para el procesamiento de la información necesaria a la operación de los procesos, al respecto la entidad debe conocer las necesidades de captura y procesamiento de información en cada una de las dependencias y oficinas, para proporcionarles las herramientas pertinentes. 3. El Recurso Humano administra, opera, alimenta y utiliza los Sistemas de Información. 4. Los Datos, constituyen los insumos de los Sistemas de Información; para ello se deben identificar las fuentes para su obtención, los medios de captura y resulta de gran importancia su validación antes, durante y después de la captura, también definir las características esperadas en términos de calidad, cantidad, oportunidad, forma de presentación y responsables. 5. La Información, ordenada y compilada en los diferentes niveles, es el producto entregado por los Sistemas de Información; igualmente se deben identificar los destinatarios, definir las características esperadas en términos de calidad, cantidad, oportunidad y forma de presentación.

16 7. LA ESTRATEGIA La Oficina Asesora de Prensa, Comunicaciones y Protocolo construyó una estrategia integral de comunicaciones desde la que se priorizan las comunicaciones internas y propone nuevas actividades que se abordan a continuación: 15 GRÁFICA DE LA PROPUESTA ACTUAL PARA LA ESTRATEGIA GENERAL DE COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS. Relacionamiento con medios Medios digitales Comunicaciones internas Comunicaciones externas Difusión e información Comunicación estratégica Relacionamiento Sistema de Información Público Protocolo Logística de eventos CMR (Customer relationship management - Gestión de las relaciones) Investigación de mercados

17 8. ACCIONES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIA Y PROCEDIMIENTO DE LAS COMUNICACIONES INTERNAS DE LA ALCALDÍA DE BARRANCABERMEJA 16 ACCIONES INSTRUMENTOS- PROVEEDOR INSUMO HERRAMIENTAS 1.Diseñar un plan Flujograma, Oficina Recopilación de de acción de manuales, Asesora de información comunicaciones códigos, guías Prensa originada en otras internas para dependencias coordinar adecuada y responsablemente los recursos 2. Aprovechar las Buzón de la Oficina de Ideas y sugerencias potencialidades de creatividad virtual Sistemas de los funcionarios los recursos de la humanos Administración Municipal 3. Implementar el Un link virtual Oficina de Funcionarios área de monitoreo permite verificar Sistemas la registrados y de la circulación de cuantas personas crea, y la participantes. información han consultado Oficina de información, Prensa hace Teleconferencia; monitoreo. Foros y concursos sobre conocimientos de la gestión.

18 4. Incrementar el Boletines, Oficina de Información número de Periódicos, Prensa originada de la 17 funcionarios Carteleras, realiza gestión Municipal lectores recolección en las diferentes de dependencias. información, registro fotográfico, redacción de textos y diseño de artes finales. 5. Impulsar la Manuales de Oficina Documentos y identidad Imagen Asesora de escenarios donde Corporativa Corporativa y Prensa. se visibiliza la Protocolo imagen corporativa 6. Incentivar el Intranet Oficina de Verificación de acceso a las Foro Sistemas bases de datos y nuevas tecnologías Chats capacidad instalada para la interacción Video y estado de los y comunicación Conferencias equipos. Boletín digital Periódico Digital Programa de eventos Transmisión de documentos Encuestas Portal del Empleado

19 7. Visibilización y Videos Oficina Realización de reconocimiento a periodísticos, Asesora de entrevistas, fuentes 18 los resultados de Informativo Prensa los funcionarios de los trabajadores audiovisual la Administración interno Municipal. 8. Campaña Pantallazos en los Oficina Creativos elaboran manténgase computadores y Asesora de diseños visuales y siempre informado mensajes Prensa, crea textos para para que se telefónicos por IP la campaña, teléfono. convierta en la la Oficina de fuente de la sistemas comunidad socializa en pantallazos y coordina el IP.

20 ARCHIVO APARTE 9. PLAN DE ACCIÓN 19

21 10. PROCEDIMIENTO INTERNO DE COMUNICACIONES DE LA ALCALDIA DE 20 BARRANCABERMEJA: A continuación se describe el paso a paso del nuevo procedimiento de las comunicaciones internas de la Alcaldía. ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARRANCABERMEJA PROCEDIMIENTO MANEJO DE LAS COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS Código: PR.01 Fecha: Versión: 00 Página: 20 de 49 PROCEDIMIENTO MANEJO DE LAS COMUNICACIONES INTERNAS DE LA ALCALDIA MUNICIPAL Versión 00 Código: PR.01 Control del Documento Nombre Cargo Dependencia Fecha Elaborado Rosalba Jiménez Profesional Oficina Asesora de Comunicaciones, prensa y Protocolo Noviembre 5 de 2012 Elaborado Jhon Jairo Jiméz Alvarez Jefe Oficina de Sistemas Oficina de Sistemas Noviembre 5 de 2012 Elaborado Piedad Moreno Lozano Jefe Oficina Asesora de Prensa Oficina Asesora de Comunicaciones, prensa y Protocolo Noviembre 5 de 2012

22 Aprobación Juan Carlos Espinosa Representant e de la Dirección Secretaría General Noviembre 5 de OBJETIVO GENERAL: Implementar el procedimiento de comunicaciones internas de la Alcaldía de Barrancabermeja CIA para potencializar el flujo de información institucional dirigida a los funcionarios de la entidad a través del uso innovador de piezas comunicativas y herramientas tecnológicas. 12. OBJETIVOS ESPECÍFICOS: 1. Potencializar la comunicación personal y ascendente. 2. Incrementar la cohesión entre funcionarios y dependencias. 3. Visibilizar las acciones del Gobierno municipal al interior de las diferentes dependencias. 4. Mejorar el ambiente y armonía laboral, la identidad y el sentido de pertenencia. 5. Aumentar los conocimientos la organización (aplicación identidad corporativa; misión, visión, valores corporativos). 6. Unificar el discurso para que se logre la unidad de criterios. 7. Invitar a los funcionarios a socializar la información con el público externo. 8. Motivar a los funcionarios a usar las herramientas tecnológicas y darles el uso apropiado. 13. RESPONSABLE Jefe de la Oficina Asesora de Prensa Comunicaciones y Protocolo y Jefe Oficina de Sistemas 14. DEFINICIONES

23 Componente Comunicación Pública: Conjunto de Elementos de Control, que apoya la construcción de visión compartida, y el perfeccionamiento de las relaciones humanas de la entidad pública con sus grupos de interés internos y externos, facilitando el cumplimiento de sus objetivos institucionales y sociales, en concordancia con lo establecido en el artículo 32 de la Ley 489 de Comunicación Organizacional: Elemento de Control, que orienta la difusión de políticas y la información generada al interior de la entidad pública para una clara identificación de los objetivos, las estrategias, los planes, los programas, los proyectos y la gestión de operaciones hacia los cuales se enfoca el accionar de la entidad. Comunicación Informativa: Elemento de Control, que garantiza la difusión de información de la entidad pública sobre su funcionamiento, gestión y resultados en forma amplia y transparente hacia los diferentes grupos de interés. Medios de Comunicación: Elemento de Control que se constituye por el conjunto de procedimientos, métodos, recursos e instrumentos utilizados por la entidad pública, para garantizar la divulgación, circulación amplia y focalizada de la información y de su sentido, hacia los diferentes grupos de interés. Componente de Información: Conjunto de Elementos de Control, conformado por datos que al ser ordenados y procesados adquiere significado para los grupos de interés de la entidad pública a los que va dirigido.es un conjunto de datos significativos y pertinentes que describan sucesos o entidades. Información Primaria: Elemento de Control, conformado por el conjunto de datos de fuentes externas provenientes de las instancias con las cuales la organización está en permanente contacto, así como de las variables que no están en relación directa con la entidad. Información Secundaria: Elemento de Control, conformado por el conjunto de datos que se originan y/o procesan al interior de la entidad pública, provenientes del ejercicio de su función. Se obtienen de los diferentes sistemas de información que soportan la gestión de la entidad pública. 22

24 Sistemas de Información: Elemento de Control, conformado por el conjunto de recursos humanos y tecnológicos utilizados para la generación de información, orientada a soportar de manera más eficiente la gestión de operaciones en la entidad pública DOCUMENTOS RELACIONADOS 16. Ley 87 de 1993 Art. 1 y 2 Control Interno 17. Ley 134 de Ley 190 de Ley 909 de Ley 87 de 1993, artículo Documento Conpes 3072 de Directiva Presidencial 02 de Ley 489 de Decreto 2170 de Ley 850 de Decreto 3622 de Ley 594 de 2000 Ley General de Archivo.

25 16. GRAFICA CARACTERIZACIÓN Y PROCEDIMIENTO ANTERIOR Cuadro y flujograma de caracterización del proceso comunicación y 24 ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARRANCABERMEJA CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO COMUNICACIÓN Y RELACIONES PÚBLICAS Código: P.01 Fecha: Versión: 00 Página: 1 de 1 NOMBRE DEL PROCESO OBJETIVO DEL PROCESO COMUNICACIÓN Y RELACIONES PÚBLICAS Informar de manera veraz, clara y objetiva al interior y exterior de la Alcaldía Municipal. RESPONSABLE DEL PROCESO ALCANCE Jefe de la Oficina Asesora de Prensa, Comunicaciones y Protocolo. Inicia en la identificación de una necesidad de comunicación hasta ser información. divulgada la PROVEEDOR INSUMO ACTIVIDADES SALIDA CLIENTE Directrices para elaborar el plan de imagen Todos los procesos. corporativa. Plan de imagen corporativa. Todos los procesos. Publicaciones institucionales (en material visual y auditivo). Medios P impresos y medios electrónicos Ciudadanía. (Página Web, intranet y correo Ciudadanía. Información de la ciudadanía. electrónico). Elaborar el plan de Entidades públicas. Solicitud de difusión de información. imagen corporativa Campañas de difusión. Entidades públicas. Entes de control. Medios de Comunicación radial y televisiva. No conformidades, análisis de riesgos, informes de auditorías, hallazgos H V Diseño y aplicación de estrategias Informe de Resultados. Apoyo logístico en actividades Procesamiento y Plan de mejora. divulgación de información Verificar el cumplimiento del Plan de Comunicaciones Entes de control. Medios de Comunicación radial y televisiva. A Implementar acciones correctivas, preventivas y de mejora RECURSOS REQUERIDOS PARA EL PROCESO REQUISITOS LEGALES APLICABLES DOCUMENTOS RELACIONADOS Talento Humano, Equipos de Trabajo, Softw are y Hardw are, Equipos de Comunicación, Instalaciones y Espacios de Trabajo. Constitución Política Colombiana. Contaduría General de la Nación. Ley 715 de Ley 141 de Ley 111 de Planes de acción NTC GP 1000: 2004 Numerales: 4.1, , 5.5.3, 7.1, 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.5.1, 8.2.1, 8.2.4, 8.3, Procedimientos Documentados RIESGOS DEL PROCESO PUNTOS DE CONTROL INDICADORES DE PROCESO N Demora en obtención y difusión de la información N Mal manejo de la información y comunicación N Descoordinación intra e interinstitucional N Información desactualizada o inexistente L Solicitar a tiempo la información de las actividades por dependencias. L Revisar y verificar la información. L Crear cronograma de ejecución de tareas. Manual de Indicadores N Escasez del talento humano

26 relaciones publicas FLUJOGRAMA RESPONSABL E DOCUMENTO GENERADO PUNTO DE CONTROL 25 INICIO 1. - Solicitud de información para divulgación. - Cubrimiento de una noticia que genere impacto social. - Disposición de Protocolo. Jefe Oficina Asesora de Prensa, Comunicacione s y Protocolo Número de radicación Es necesario Protocolo? NO 3 Jefe Oficina Asesora de Prensa, SI Comunicacione s y Protocolo Acto Administrativo 2. Delegación del grupo de comunicadores o periodistas para la organización logística. Comunicadores o Periodistas de condecoración, exaltación, Firma del Acto Administrativo menciones de reconocimiento

27 FLUJOGRAMA RESPONSABL E DOCUMENTO GENERADO PUNTO DE CONTROL Priorización de las solicitudes presentadas. Jefe de Oficina Asesora de Prensa, Comunicacione s y Protocolo 4. Asignación al grupo de Comunicadores. Para que apoye las acciones de comunicación. Comunicadores o Periodistas Es solicitud? NO 6 SI A

28 FLUJOGRAMA RESPONSABL E DOCUMENTO GENERADO PUNTO DE CONTROL 27 B Medios 5. impresos Análisis de la información entregada por el solicitante y realización de material para ayudas publicitarias u otras actividades que se determinen. Comunicadores (Afiches, volantes, plegables), video institucional, cuñas de Radio, Internet o Intranet. 6. Movilización hacia la fuente de información y levantamiento de la noticia. Comunicadores Formato de 7. Prensa, Radio o Procesamiento y realización de un informe. Comunicadores Televisión (Boletines, cuñas o video). 8. Revisión y aprobación del material diseñado. Jefe de Oficina de Prensa, Comunicacione Vo.Bo s y Protocolo.

29 FLUJOGRAMA RESPONSABL E DOCUMENTO GENERADO PUNTO DE CONTROL Publicación y Promoción de campañas, estrategias o actividades y noticias Comunicadores 10. Material Se archiva copia del material impreso o Secretaria de la generado medio magnético. Oficina. impreso o magnético. 11. Solicitante o Difusión de la información a través de los diferentes medios de comunicación ciudadano. FIN

30 17. ACTUALIZACION DE LA CARACTERIZACION DEL PROCESO DE COMUNICACIÓN Y RELACIONES PÚBLICAS 29 ARCHIVO APARTE

31 17.1 FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO ACTUALIZADO NOVIEMBRE 5 DE 2012 PROCESO DE COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS DE LA ALCALDIA MUNICIPAL CODIGO PR 01- ENFÁSIS EN COMUNICACIONES INTERNAS. 30 DESARROLLO ALCALDIA DE BARRANCABERMEJA PROCEDIMIENTO MANEJO DE LAS COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS Código: Fecha: Versión:00 Páginas: 6 PR DOCUMENTO PUNTO DE FLUJOGRAMA RESPONSABLE GENERADO CONTROL Inicio Recepción del requerimiento a través de comunicación escrita, llamada telefónica, mensaje de texto o vía internet por parte de las dependencias de la Alcaldía para el registro de información institucional como resultado de la gestión administrativa. Secretaria Ejecutiva, Técnico y Jefe Oficina. Formato de control Asignación por parte del Jefe de Prensa, de periodista, camarógrafo y fotógrafo que se movilizarán para el correspondiente registro de la información. Jefe Oficina Formato de asignación Clasificación y análisis de información registrada para públicos internos y públicos externos. Continúa proceso de Comunicaciones Externas Comunicadores Sociales y Periodistas Formato de Clasificación Continúa proceso de Comunicaciones Internas

32 DESARROLLO ALCALDIA DE BARRANCABERMEJA PROCEDIMIENTO MANEJO DE LAS COMUNICACIONES INTERNAS 31 Y EXTERNAS Código: Fecha: Versión:00 Página: PR FLUJOGRAMA RESPONSABLE DOCUMENTO PUNTO DE GENERADO CONTROL Distribución de información registrada para elaborar productos comunicativos por parte de los periodistas y comunicadores sociales cuyas tareas corresponden a la elaboración de boletines de prensa, notas de radio, televisión y notas para páginas web. Comunicador Social o Periodista encargado del Consejo de Redacción Formato de Asignación Redacción de textos para boletín interno digital y selección de fotografías. Comunicador Social o Periodista Boletín Es necesario diseño gráfico, revisión y aprobación del material diseñado. SI Diseñador Gráfico y Jefe Oficina Diseño Vobo Redacción de textos para periódico interno digital y selección de fotografías. Comunicador Social o Periodista Periódico

33 Es necesario diseño gráfico, revisión y aprobación del material diseñado. SI Diseñador Gráfico y Jefe Oficina Diseño Vobo 32 Redacción de textos para cartelera interna impresa y digital y selección de fotografías. Comunicador Social o Periodista Cartelera Es necesario diseño gráfico, revisión y aprobación del material diseñado. SI Diseñador Gráfico y Jefe Oficina Diseño Vobo Redacción del guión, selección de imágenes y entrevistas para producir video periodístico. Comunicador Social o Video Vobo Periodista Es necesario trabajo de producción, edición y archivo documental de imágenes y aprobación material producido. SI Editor, camarógrafo, periodista y Jefe de Oficina. Imágenes en bruto Vobo Selección y ajuste de productos informativos (boletín digital, periódico digital, cartelera, video) para alimentar la intranet Diseñador, Periodista. Intranet

34 DESARROLLO ALCALDIA DE BARRANCABERMEJA PROCEDIMIENTO MANEJO DE LAS COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS Código: Fecha: Versión:00 Página: PR PUNTO FLUJOGRAMA RESPONSABLE DOCUMENTO DE GENERADO CONTRO L 33 Es necesario trabajo de diseño gráfico y trabajo articulado con la Oficina de Sistemas y aprobación del material escogido. SI Diseñador, Jefe Oficina de Prensa y de Sistemas Intranet Vobo Realizar Arte creativo y concepto del diseño de campaña digital para ubicarse en los pantallazos de los computadores al servicio de la Administración Municipal. Publicista y-o Diseñador Arte y Diseño Es necesario trabajo de Publicista, diseño gráfico y aprobación del material escogido. SI Publicista, Diseñador y Jefe Oficina Vobo Elaboración de libretos de lectura para el sistema VOIP telefónico que permita destacar la noticia o evento más relevante de la información periodística recolectada. Periodista Libretos Vobo

35 ALCALDIA DE BARRANCABERMEJA PROCEDIMIENTO MANEJO DE LAS COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS Código: Fecha: Versión:00 Página: PR DESARROLLO FLUJOGRAMA RESPONSABLE DOCUMENTO PUNTO DE GENERADO CONTROL 34 Es necesario articular trabajo con la Oficina de Sistemas y aprobación de los textos. SI Jefe de Sistemas y Jefe de Prensa Vobo Aplicación del concepto integral del manual de imagen corporativa en todas las piezas y productos comunicativos que se originen internamente. Publicista o Diseñador Manual Es necesario Visto Bueno del Jefe de la Oficina Asesora de Prensa SI Jefe Oficina Vobo

36 DESARROLLO ALCALDIA DE BARRANCABERMEJA PROCEDIMIENTO MANEJO DE LAS COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS Código: Fecha: Versión:00 Página: PR FLUJOGRAMA RESPONSABLE DOCUMENTO GENERADO PUNTO DE CONTROL 35 Difusión de información a través de los diferentes canales. Periodistas y Comunicadores Archivo Monitorización de la circulación de la Información. Profesional en mercadeo Plataforma de seguimiento Requiere trabajo articulado de la Oficina de sistemas para hacer seguimiento y control SI Jefe de Sistemas y Jefe de Presa Plataforma de seguimiento Procesamiento de los datos de monitorización obtenida y realización de un informe. Profesional en mercadeo y un tecnólogo en Informe sistemas Se archiva copia de cada producto informativo. (De acuerdo a su presentación en digital o impreso.) Personal de archivo y gestión documental Archivo FIN

37 En total son 8 acciones a implementar y con la creación de las siguientes piezas comunicativas y apoyo de herramientas tecnológicas se actualiza el procedimiento de manejo de comunicaciones internas: Periódico impreso 2. Periódico Digital 3. Boletín Digital 4. Video periodístico digital 5. Intranet 6. Carteleras 7. Campañas internas de comunicación usando voip o pantallazos en computador 8. Uso de manuales.

38 18. RESULTADOS ESPERADOS Según la guía para el desarrollo de la información y la comunicación se espera Profundizar y actualizar los proyectos que se están realizando y en el plano público valorizar el trabajo de la Alcaldía. La comunicación interna es un instrumento que ninguna entidad hoy puede ignorar. Su finalidad la podemos resumir en dos conceptos fundamentales: Descendente: Comunicar información de la alta dirección hacia los otros niveles (empleado, colaborador). De qué forma? Utilizando carteles, Intranet y organizando reuniones que permitan encuentros directos entre unos y otros; con el fin de tramitar la información y de compartir los objetivos entre todas las personas que forman la entidad. Ascendente; Es el regreso de la comunicación de abajo hacia el alto nivel (feedback). De qué forma?: Formulando cuestionarios, permitiendo encuentros personales para oír los comentarios y peticiones. No es solo informar, sino también saber escuchar con atención. Sólo así podrá involucrar a todos alrededor del proyecto creando grandes beneficios para la entidad. 37 Para que la Integralidad, Oportunidad, Relevancia, Disponibilidad, Seguridad y confiabilidad, se cumpla, es necesario crear una jerarquía de la información en tres niveles: Es la información que todos deben conocer. Por ejemplo la misión exacta de la Alcaldía. Sus objetivos y finalidades. Nombres de los colaboradores externos, nombres y referencias principales de los clientes. (Bases de datos). Indispensable comunicar a cada uno de los dependientes como se pueden contactar ( interno, número telefónico y celular) con las indicaciones de su Nivel 1 cargo y sus responsabilidades (Intranet). De esta manera será mucho más fácil y rápido que la persona indicada se ocupe del trabajo solicitado. Si la Alcaldía desea estimular a sus empleados sobre la base del objetivo es importante con dividir un plan de desarrollo semestral con un control bimensual para las observaciones, las críticas o las propuestas.

39 Nivel 2 Nivel 3 Es la información que debe estar a disposición solamente de ciertas personas reconocibles en los grupos de trabajo. Cada grupo conformará su propia área informativa. Es la información más confidencial de la Administración de competencia solamente del Alcalde. Dicha información sólo se compartirá con personas que tenga poder de decisión. Sin embargo la dirección en un momento dado puede autorizar compartir la información con el nivel medio o con todos los trabajadores de acuerdo a la situación HERRAMIENTAS DE LA COMUNICACIÓN El amplio desarrollo de las nuevas tecnologías de la información, producto de la sociedad de la información, y la incursión del nuevo concepto de "comunicación pública" han contribuido al desarrollo de la comunicación interna en las Administraciones Públicas. Así, los boletines digitales, periódicos, sistemas VOIP, Carteleras y la intranet son las herramientas de comunicación interna más utilizadas para complementar la accesibilidad de los empleados a la información.

40 20. CARACTERISTICAS DE LAS HERRAMIENTAS DE LA COMUNICACIÓN IMPLEMENTADAS EN EL NUEVO PROCEDIMIENTOS DE COMUNICACIONES INTERNAS DE LA ALCALDÍA 39 HERRAMIENTA OBJETIVOS INDICADORES ELABORACIÓN DEL BOLETÍN DIGITAL (SEMANALMENTE) ELABORACIÓN DEL INFORMATIVO INTERNO PERIODICO IMPRESO Y DIGITAL (BIMESTRAL) Tamaño oficio (50 x 35 abierto) en papel bond, 2 tintas, 2 folios ELABORACION CARTELERAS IMPRESAS TAMAÑO CARTULINA PARA EXPOSICIÓN INTERNA (BIMESTRAL) Tamaño 50 x 70cm impresión en lonna banner a color (la impresión en banner tiene igual precio a full color o a 1 tinta) PRIORIZAR SEMANALMENTE LOS HECHOS MAS RELEVANTES DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL PARA DARLOS A CONOCER A TRAVÉS DE CORREO ELECTRÓNICO, INTRANET Y PÁGINA WEB AL PÚBLICO INTERNO DE LA ALCALD{IA MUNICIPAL. PRESENTAR UN RESUMEN IMPRESO EN FORMATO PERIODICO DE LAS ACCIONES MÁS RELEVANTES DEL GOBIERNO MUNICIPAL DANDO PRIORIDAD AL APORTE DESEMPEÑO DE LOS FUNCIONRIOS PARA EL LOGRO DE LAS METAS TRAZADAS EN EL PLAN DE DESARROLLO. EXPONER PÚBLICAMENTE MEDIANTE CARTELERAS LAS ACCIONES DESTACADAS EN LAS QUE LOS FUNCIONARIOS DE LA ALCALDÍA APORTAN AL CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE DESARROLLO, DESTACANDO Y RECONOCIENDO AL FUNCIONARIO PÚBLICO EN EL EJERCICIO DE SU LABOR. 48 BOLETINES ANUAL; ES DECIR 4 POR MES. 6 INFORMATIVOS MUNICIPALES INTERNOS ANUALES 6 CARTELERAS MUNICIPALES INTERNOS ANUALES

41 ELABORACIÓN DEL INFORMATIVO INTERNO EN VIDEO (SEMANALMENTE DURACIÓN CINCO MINUTOS) CAMPAÑAS A TRAVÉS DE VOIP O PANTALLAZOS COMPUTADOR SEMANALMENTE. CAPTAR EN REGISTRO DE IMÁGENES LOS HECHOS MÁS RELEVANTES DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL CON UN ENFOQUE DIRIGIDO A VISIBILIZAR AL FUNCIONARIO PÚBLICO Y LOS RESULTADOS OBTENIDOS DESDE CADA DEPENDENCIA EN EL DESEMPEÑP DE SUS FUNCIONES. IMPULSAR CAMPAÑAS INSTITUCIONALES CON MENSAJES CORPORATIVOS A TRAVÉS DEL SISTEMAS TELEFÓNICO VOIP Y PANTALLAZOS DE LOS EQUIPOS DE COMPUTADOR 48 VIDEOS ANUALES; 4 POR MES. 48 DISEÑOS O MENSAJES DE VOIP 40 DISEÑO Y ACTUALIZACIÓN DE LA INTRANET DISEÑAR Y MANTENER ACTUALIZADOS LOS MÓDULOS QUE COMPONEN LA INTRANET NÚMERO DE PUBLICACIONES ENTRE TEXTOS, VIDEOS Y BOLETINES

42 A continuación y por la importancia de la INTRANET como novedad en la Administración Municipal, se amplía información sobre su creación, diseño y acceso. 41 a.) ACCESO A LA INTRANET El acceso a la intranet puede darse de dos formas: 1. Ingresando directamente desde la dirección: 2. Haciendo clic desde el link que se encuentra en la Página Web Principal b.) PARTES DE LA PÁGINA PRINCIPAL DE LA INTRANET Módulo No. 1. MENÚ PRINCIPAL En éste módulo encontrará las diferentes secciones de la Intranet, es decir podrá tener acceso directo a: - Secretarías y/o Dependencias de la Administración Municipal - Acceso a las circulares internas

43 - Boletín interno Alcaldía - Foro - Documentos digitales Cada Secretaría y/o Dependencia podrá publicar información en la intranet a través de un usuario y contraseña que será entregado a un funcionario responsable, dicho funcionario será el enlace entre el equipo de Prensa, Sistemas y la Dependencia que representa. 42 Además de información general, los funcionarios enlaces podrán publicar las Circulares en la Intranet para su consulta y aplicación, con el fin de evitar el envío de las mismas a los correos institucionales ocasionando que las cuentas se llenen rápidamente de archivos adjuntos. Para tal efecto, se enviará a los correos institucionales el link donde encontrarán la respectiva circular publicada. El Boletín interno Alcaldía, es un documento digital tipo revista al cual tendrán acceso los funcionarios, el documento podrá ser consultado desde la intranet sin necesidad de descargas. La sección Foro, tendrá todos los temas abiertos para discusión y los funcionarios podrán participar de los temas como invitado o como usuario registrado. Podrá responder a una publicación o citar un comentario, para el caso del Foro se designará un moderador quien habilitará o no los comentarios de los participantes. En la sección Documentos, los usuarios podrán consultar y/o descargar documentos que se encuentren organizados por categorías, este es un espacio muy importante porque desde allí se podrá tener acceso a toda la documentación que los enlaces y el web master carguen a la Intranet, es decir todo tipo de documento digital. Módulo No. 2. ACCESO Desde éste módulo, los funcionarios asignados podrán ingresar a la sección de publicación, para ello deberán ingresar el usuario y la contraseña válida. Cada funcionario enlace será capacitado por el personal designado por la oficina de sistemas y será responsable del uso del usuario y la contraseña designada.

44 Módulo No. 3. CONTENIDO Aquí encontrará todos los artículos publicados en la Intranet por los funcionarios designados, los artículos podrán publicar texto, imágenes, audios y videos y deberán estar acompañados de información clara y descriptiva, el web master supervisará la información publicada y podrá anular o habilitar información. 43 Los usuarios por cada artículo podrán; enviar por correo electrónico desde la intranet a otra persona, imprimir el artículo y convertirlo a formato PDF, para ello deberá hacer clic en el botón indicativo que acompaña a cada artículo. Módulo N. 4. CHAT Lo usuarios podrán participar de una conversión interna a través del uso del Chat, para ello podrá registrarse con un Nick que puede ser su nombre o utilizar un seudónimo, luego deberá ingresar el texto que desea difundir y hacer clic en el botón Send o dar Enter. El Web Master podrá habilitar o eliminar mensajes que no estén acordes con las normas de difusión de información o que atenten contra la integridad moral e íntima de las personas. Módulo No. 5. ENCUESTAS Y QUIEN ESTÁ EN LÍNEA Todos los usuarios podrán participar de encuestas, cada encuesta podrá ser votada en el día por el mismo usuario una vez, la intranet controlará dicha votación teniendo en cuenta la dirección IP desde la cual se accede a la encuesta, además los usuarios podrán observar en tiempo real los resultados. Éste módulo incluye un contador de usuarios que se encuentren conectados a la Intranet y servirá como indicador de gestión para el Web Master para efectos de control en el acceso, consulta de información y consumo del canal de comunicación.