VISION GRUPO CONSULTORES V.G.C. C.A.

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1 Empresa Fabricante del Producto: VISION GRUPO CONSULTORES V.G.C. C.A. Contacto Dirección Centro Plaza, Torre C, p. 21 Of C y D. Caracas. Venezuela Teléfonos Fax Web Page (URL) Nombre del Producto (release no. versión): STRATEGOS V.12.4 STRATEGOS es un sistema que permite brindar apoyo automatizado a los procesos de PLANIFICACION Y CONTROL DE LA GESTION. Dentro del ámbito del proceso de planificación, da apoyo específico a LA FORMULACION DE PLANES ESTRATEGICOS, así como también a sus expresiones TACTICA-OPERACIONALES. Dentro de este contexto el sistema STRATEGOS, da la flexibilidad de poder utilizar diferentes METODOLOGIAS en cuanto a la formulación de dichos planes. No obstante, su característica más relevante, es la de poder apoyar fielmente la formulación de PLANES ESTRATEGICOS con el uso de la metodología del BALANCED SCORECARD, conocida en nuestro idioma como EL CUADRO DE MANDO INTEGRAL y con cualquier método de planificación, entre las que se encuentran Morrisey, Marco Lógico del Ministerio de Planificación y Desarrollo, entre otras. Dentro de este esquema metodológico permite al usuario trabajar con los siguientes objetos conceptuales: a) PERSPECTIVAS o dimensiones de la estrategia. b) OBJETIVOS ESTRATEGICOS POR PERSPECTIVAS o DIMENSION. c) MEDIDAS O INDICADORES ESTRATEGICOS, tanto de resultados como guía (inductoras de actuación). d) METAS asociadas a las medidas estratégicas. e) RELACIONES CAUSA-EFECTO entre objetivos estratégicos. f) VECTORES ESTRATEGICOS. g) Los planes de acción, es decir, LO QUE HAY QUE HACER parra llegar a donde se quiere llegar, etiquetadas tales acciones estratégicas con el nombre de INICIATIVAS. h) PORTAFOLIOS permite agrupar los Proyectos de diferentes organizaciones para su análisis y evaluación. i) El PLAN DE CUENTAS constituye el código, denominación y descripción de todas las cuentas de Ingresos y Egresos. j) MEDICION DE IMPACTO, este módulo verifica en los Proyectos o Programas que el cambio que se haya originado en el Plan, se mantengan. El sistema permite al usuario establecer las relaciones entre el PLAN ESTRATEGICO CORPORATIVO y los planes estratégicos o bien de unidades de negocio o bien sea de diversos entes o áreas funcionales. Ello permite visualizar los encadenamientos entre OBJETIVOS ESTRATEGICOS de nivel corporativo y los múltiples objetivos que se derivan en los niveles operativos funcionales de la organización. STRATEGOS no solo apoya el proceso de formulación de loa planes estratégicos y sus expresiones táctica-operacionales; sino que se constituye en una herramienta de apoyo realmente útil, práctica, efectiva y eficiente a la hora de hacer el seguimiento y el control de la EJECUCION DE DICHOS PLANES; esto es, APOYAR EL PROCESO DE CONTROL DE LA GESTION, bien sea en su componente estratégico (implementación de la estrategia corporativa o global de la organización) o bien sea en su componente operativo funcional, es 1

2 decir, de las prioridades del quehacer de día a día de la empresa en el plano de las realidades operativo-funcionales. En tal sentido, STRATEGOS facilita y apoya todo el proceso de seguimiento y control de LAS INICIATIVAS del PLAN ESTRATEGICO, además le permite hacer el seguimiento de todas aquellas ACCIONES CORRECTIVAS que deban tomarse como producto de desviaciones en los resultados de la gestión, con sentido estratégico o también de las metas pre-establecidas por requerimientos operativo-funcionales. Dadas estas características del sistema en cuanto a su diseño completamente MODULAR, permite usar el mismo tanto en forma INTEGRADA: PLANIFICACION ESTRATEGICA- TACTICA-OPERACIONAL-CONTROL DE GESTION o en forma particular, para un uso directo del módulo de CONTROL DE LA GESTION; lo que hace posible brindar apoyo a aquellas organizaciones que no trabajan con los procesos formales de planificación estratégica, sino con la modalidad de ESTRATEGIAS EMERGENTES. Es importante recalcar las bondades de este sistema en lo que es en si el corazón de los PROCESOS DE EJECUCION DE LOS PLANES ESTRATEGICOS Y CONTROL DE LA GESTION; de las capacidades de SEGUIMIENTO Y CONTROL. STRATEGOS permite hacer un seguimiento y control riguroso en la ejecución de las llamadas INICIATIVAS; pare ello, utiliza el concepto de VECTORES ESTATUS y VECTORES DE CONTROL. Tales conceptos utilizan los llamados SEMAFOROS para alertarnos cuando se experimenta un retraso en cualesquiera de las actividades base de una INICIATIVA. De igual manera, el sistema permite hacer el seguimiento sistemático y riguroso de LAS DECISIONES que se tomen como respuestas a los problemas detectados, así como LAS ACCIONES CORRECTIVAS, que no son otra cosa que el resultado de las DECISIONES QUE SE TOMEN PARA MATERIALIZARLAS LA FUNCION DE CONTROL GERENCIAL sobre los distintos procesos (planificación estratégica y control de la gestión), son rigurosamente requeridos para garantizar su ejecución y por ende dar respuestas a LAS DESVIACIONES DETECTADAS o a las situaciones no previstas que se puedan presentar. Otra de las bondades del Strategos, es el MÓDULO DE MEDIDAS BLANDAS, este módulo permite evaluar a los Indicadores que se usan para medir el Nivel de Logro de Los Objetivos Estratégicos que son por naturaleza un tanto intangibles e imprecisos, siendo a su vez la relación entre su valor resultante y sus valores que sirven de insumos no estructurada con el uso inevitable de Juicios de Valor. La técnica utilizada en el estudio de los indicadores blandos por el subsistema para obtener un resultado o síntesis de una variable blanda se utiliza APC (Aproximación por Perfiles Cualitativos). Nuevas Bondades de la Versión Se mejoró el módulo de seguimiento de iniciativas, ahora el usuario puede asociar una iniciativa perteneciente a un plan estratégico de una unidad de negocios o departamento a una iniciativa del plan corporativo, de manera que las iniciativas de los planes aguas abajo son vistas como actividades de una iniciativa que las consolida en el plan corporativo. Cada vez que se actualizan se registran avances de las iniciativas aguas abajo, se actualiza automáticamente el estatus de la iniciativa corporativa. 2. Los porcentajes de avance y los pesos de las iniciativas se pueden procesar ahora como indicadores, de manera que el usuario puede realizar a través del asistente de reportes cuadros en donde se presente el avance físico, el peso y los indicadores asociados a las iniciativas, asimismo, estas nuevas series de tiempo pueden ser vistas en formato de gráfico. Asimismo, el programado y ejecutado de las actividades también son procesados como indicadores. 3. Se pueden asignar pesos a los indicadores asociados a un objetivo, el nivel de logro del objetivo se calcula tomando en consideración el peso del indicador. 2

3 4. Fue mejorada la funcionalidad del Strategos Web, A este componente se le agregó la funcionalidad de que los usuarios puedan incorporar los porcentajes de avances de las iniciativas y sus causas de retrasos desde la Web, modificación de las fechas de inicio y de finalización de las actividades. Ahora solo los responsables de una actividad pueden registrar su avance. A este módulo Web se le incorporó la funcionalidad de manejo de Problemas (módulo de control de Strategos, que permite hacer seguimiento de acciones correctivas) y el módulo de Portafolio de Proyectos. 5. Se restringe la carga de información de indicadores e iniciativas solo a los responsables definidos en ellas. Es decir, si un usuario no es responsable de una iniciativa o de lograr una meta de un indicador, no podrá registrar información de avance (valores ejecutados). 6. Dentro del módulo de planes del Strategos, se le incorporo la funcionalidad de asociar un objetivo a n objetivos de planes padres (o planes aguas arriba). Dentro de este mismo módulo, se le incorporó la funcionalidad de asociar pesos a los indicadores pertenecientes a un objetivo estratégico. 7. La tabla de Responsables se puede crear a nivel global, lo que implica que pueden ser utilizados los nombres de los responsables en cualquier organización. 8. En el generador de reportes ahora se pueden incorporar los llamados indicadores relacionados, es decir, indicadores de presupuesto, máximos y mínimos. 9. Se creó una vista en la que se presentan todos los problemas que han sido definidos para un indicador o para una iniciativa. 10. Se pueden crear indicadores tipo formula que contengan como insumos los avances físicos de iniciativas o de sus actividades. 11. Cuando no se le asignen pesos a las actividades dentro de una iniciativa, el sistema automáticamente hará una distribución equitativa de los pesos entre las actividades, esto facilita la carga de los datos, en aquellas iniciativas en las que no se hayan definido pesos a sus actividades. 12. Se creó el árbol de Dupont que muestra el avance físico de una iniciativa y de sus iniciativas relacionadas. 13. Se creó el reporte de imputaciones presupuestarias en formato del Plan Operativo Anual (POA). 14. Podemos asociar, a una actividad, el programado y ejecutado de una iniciativa. 15. Se puede asociar a una actividad el ejecutado y programado de otra actividad. 16. Se puede realizar auditoria a cualquier campo de los objetos de Strategos, de manera de conocer en un momento determinado quién modificó algún objeto conceptual de un plan, cuándo lo hizo y quién lo autorizo. 17. Se integró Strategos a Vernier PMS (evaluación de desempeño individual y organizacional Rendición de Cuentas) y a Vernier Competencias. 18. Se pueden establecer pesos a los objetivos, de manera de calcular avance nivel de logro por objetivos de manera ponderada. Ahora el Strategos crea automáticamente indicadores de logro asociados a los objetivos, perspectivas, áreas críticas y por último permite visualizar un indicador de logro a nivel de plan. Los indicadores de logro se calculan tomando como base el peso y el ejecutado de los indicadores de resultado asociados a un objetivo estratégico. 19. Strategos permite calcular el cumplimiento de las metas de los indicadores tomando el resultado acumulado del período, no solo la data a la fecha. Se incorporó un campo denominado ESTADO DE LA MEDIDA AL PERIODO. 3

4 Flexibilidad y Customización Puede Integrase con otros Sistemas o Productos? De cuáles aplicaciones puede tomar datos? Si puede integrarse. A través de drivers ODBC, Strategos puede exportar e importar datos desde un gran número de aplicaciones. Podemos tomar datos de ERP, ABC, CRM, BI tools, etc. Cuáles otros modelos de gerencia soporta el Strategos? Strategos soporta cualquier método basado en indicadores, los cuales son definidos por el usuario, por ejemplo, podemos soportar Baldrige Award, ISO standards etc. Cuántas perspectivas o dimensiones de la estrategia son soportadas (BSC)? Las perspectivas o dimensiones son definidas por el usuario, Strategos no preestablece limites para ninguno de los objetos conceptuales que maneja, tales como perspectivas, objetivos, indicadores, iniciativas o proyectos, etc. Se pueden crear múltiples planes en cascada e interconectados? Si, Strategos permite crear múltiples planes (estratégicos, operacionales etc.) por cada nivel organizacional, estos planes que se crean aguas abajo pueden enlazarse con el plan de la organización madre o de nivel superior. El enlace entre los planes se realiza a través de los objetivos que conforman al plan. Los planes tanto estratégicos como operacionales pueden ser construidos con base en cualquier metodología, no solo BSC. En cuáles idiomas está disponible el Strategos? Español. Características Funcionales Se pueden asignar responsables a los indicadores, objetivos e iniciativas (proyectos)? Si, en el momento de crear los objetos conceptuales el sistema solicita quiénes con los responsables. En el caso de los indicadores estratégicos, el usuario puede asignar tres niveles de responsabilidad: 1) responsable de asignar la meta, 2) responsable de lograr la meta y 3) responsable de realizar el seguimiento. Los responsables pueden ser personas, roles o grupos. Es posible enlazar los resultados de los logros con un sistema de compensación? Si, a través del Sistema desarrollado por Vision llamado Vernier PMS. Qué tipo de alarmas genera el sistema? Semáforos (rojo, amarillo y verde), tanto para las dimensiones de la estrategia (perspectivas), objetivos, indicadores estratégicos y de gestión, iniciativas o proyectos. El sistema permite la asignación y seguimiento a tareas dentro de una iniciativa? Si, el Strategos posee un componente de seguimiento detallado de proyectos, similar a MS Project, en donde el usuario puede identificar hitos, tareas, pesos a las actividades, porcentajes de logro, se pueden asignar recursos, visualizar diagramas de Gantt, asignar indicadores a las iniciativas y tareas, se pueden realizar asignaciones y control presupuestario de los proyectos. Puede el sistema generar reportes diseñados por el usuario? Si, Strategos posee un generador de gráficos, de árboles de Dupont y posee una hoja de cálculo integrada, donde el usuario puede diseñar sus propios reportes de indicadores. Los gráficos son configurables de acuerdo al criterio del usuario. Qué tipo de documentación posee el Strategos? Manual del usuario, de administración y de instalación en CD ROM, posee también ayuda en línea. Curso interactivo. 4

5 Puede el Strategos manejar indicadores cualitativos? Strategos permite al usuario crear variables de naturaleza cualitativa, posee un poderoso componente que permite al usuario diseñar instrumentos de medición de las llamadas variables blandas (ambiente interno, clima organizacional, satisfacción de clientes y trabajadores etc.), estos instrumentos (encuestas) pueden ser registrados a través de intranet o internet y pueden ser procesadas para obtener los resultados sintetizados de una variable. Comunicación El Strategos posee componentes Web Enable? Si, una versión en MS ASP y la otra en Java. Strategos WEB es un componente de diseminación de la información a través de toda la empresa, permite al usuario lo siguiente: 1) Permite divulgar y comunicar a todos los niveles de la organización, su estrategia, los planes y cursos de acción. 2) Permite que el personal de los distintos niveles operativos de la empresa pueda conocer cómo ellos aportan al logro de la estrategia de la empresa 3) Permite establecer discusiones entre los responsables de ejecutar los planes de acción, permite establecer los mecanismos de comunicación entre los responsables del seguimiento (tanto de los indicadores, objetivos y proyectos) y los responsables de alcanzar los logros, de manera de facilitar la determinación de las acciones correctivas que sean pertinentes para solventar los problemas que se presenten durante la ejecución de los planes y seguimiento a los indicadores de gestión. 4) Permite el registro de datos relacionados con los indicadores de forma remota. 5) Permite a la alta dirección de la organización desde cualquier parte del mundo conocer en que estado de ejecución se encuentran los planes, cuál es el nivel de logro de los objetivos, cuál es el comportamiento de los indicadores de gestión y estratégicos y cuál es el estado de ejecución de los proyectos claves de la organización. 6) Permite al usuario responsable de un indicador realizar comentarios acerca del comportamiento, causas del mal comportamiento de la variable, posibles cursos de acción para solventar el problema, etc. 7) Permite realizar comentarios del responsable de la estrategia, de un objetivo, de una iniciativa. El Strategos soporta comunicación wireless? (WAP/SMS alerts/etc.)? No. Previsto para próximas versiones. Pueden todos los usuarios agregar comentarios a cualquier objeto conceptual del plan? Cualquier usuario que tenga clave de acceso asignada para entrar en el módulo WEB puede agregar comentarios. Existe un foro de discusiones que permite a los usuarios realizar comentarios al plan estratégico, a objetivos, a iniciativas / proyectos, y a indicadores. Puede el Strategos avisar cuando se agrega un Nuevo comentario? Si, existe un área dentro del Strategos WEB que presenta una tabla con los nuevos comentarios realizados por los usuarios en los distintos foros de discusión (estrategia, objetivos, indicadores e iniciativas). Puede el Strategos enviar comentarios a los usuarios? Si, el sistema permite a los usuarios enviar correos electrónicos directamente desde la aplicación a los responsables de los objetivos, indicadores e iniciativas. Puede el Strategos enviar alertas automáticamente a un grupo de personas cuando un indicador se comporte de manera no deseada. No. Previsto para próximas versiones. 5

6 Qué tipo de sistema de correo electrónico soporta Strategos? Cualquier correo compatible con MAPI, Outlook y Lotus Notes. Funciones de Análisis El Strategos incluye capacidad de hacer drill-down? Si, a través de los árboles de Dupont, el usuario puede descomponer un indicador que tenga una formula asociada en sus insumos, tantos niveles de profundidad como hayan sido definidos en la formula de cálculo del indicador. Qué tipo de operaciones estadísticas son permitidas son los indicadores? Medias aritméticas, medias ponderadas. Es posible realizar análisis de correlaciones para prueba de hipótesis? No. Para análisis de correlaciones el Strategos permite exportar los datos a MS Excel, SPSS o SAS y es en esos softwares que se ejecutan los cálculos. Tiene capacidad para realizar proyecciones? Si, Strategos permite realizar proyecciones basados en dos métodos. 1) Mínimos Cuadrados 2) Análisis de Tendencias Seculares. Strategos permite crear escenarios? Si, Strategos permite crear escenarios de manera determinística. Desde el árbol de Dupont, el usuario puede tomar cualquier variable, realizar cambios a las mediciones, el sistema realiza los cálculos y presenta sobre el mismo árbol de Dupont, los valores originales y los valores simulados. Qué tipo de gráficos puede generar Strategos? Strategos incluye un generador de gráficos (Líneas, barras, tortas, área, burbujas, semáforos, 3-D. Combinados etc). Pueden los usuarios generar en Strategos sus propios reportes? Si. Strategos incluye un generador de reportes en formato de Hoja de Calculo 100% compatible con MS Excel. Especificaciones Técnicas Qué tipo de Sistema Operativo es soportado por el sistema? Para las estaciones de trabajo, componente Cliente-Servidor, Strategos puede correr en Windows NT, XP, 2000, 98. Para el servidor de aplicaciones: Windows NT, 2000, 2003 o Novell para la aplicación y Windows NT, 200,2003 o UNIX para las bases de datos. Para el Servidor WEB: MS IIS (Version MS ASP) y cualquier servidor que soporte Servlets y JSP para la versión de Strategos WEB en Java. Cuáles web browsers son soportados? Netsacape y MS Internet Explorer, Mozilla Firefox. En cuáles bases de datos se puede instalar el Strategos? La base de datos del Strategos es relacional y estamos certificados para operar con Oracle 8.x +, 9i, MS SQL Server, Informix , Sybase, IBM DB2, MS Access, Postgre SQL. My SQL. 6

7 Requerimientos de Hardware del Strategos Estaciones de Trabajo (Cliente) Para El Servidor: Computador Pentium III 500 MHZ en adelante. 128 MB memoria RAM mínimo. Disco duro con 60 MB libres. Monitor a Color SVGA. Dispositivos de Impresión: Microsoft Windows 9x/Me/NT/2000, 2003 / XP, con protocolo de red requerido por el servidor de base de datos. Requerimientos del Servidor WEB para NT 4.0 Cualquier impresor compatible con Service Pack 4 o superior. Windows Option Pack 4 con la opción de "Internet Componentes de Software Comercial que deben estar Instalados en las estaciones de trabajo: Microsoft Windows 9x / Me / NT / 2000 / XP / Protocolo TCP/IP de Microsoft. Information Server" seleccionada y soporte para ASP. Microsoft ODBC Manager versión 3.5 o superior. System DSN para conectarse a la base de datos. Se debe garantizar el acceso al servidor de la Microsoft ODBC Manager versión 3.0 o base de datos. superior. Requerimientos del Servidor WEB para User DSN para conectarse a la base de Windows 2000 datos. Componentes de software que deben estar instalados y funcionales para el Strategos WEB: Protocolo TCP/IP de Microsoft. Servidor Windows Internert Information Server 5 con soporte de ASP. Microsoft ODBC Manager versión 3.5 o superior. System DSN para conectarse a la base de Microsoft ODBC Manager versión 3.5 o datos. superior. El espacio en disco de la base de datos System DSN para conectarse al manejador depende del servidor de base de datos de Base de datos. seleccionada por el cliente y de la cantidad de información a ser almacenada, incluyendo años de data histórica. Para cada cliente se hace un estudio preliminar. Servicios Prestados por el Fabricante Qué tipos de servicios se proveen? Servicios de Consultoría requeridos para dar apoyo en todo lo relativo a los sistemas de Planificación, Control de Gestión, Toma de Decisiones, Medición, Aplicaciones de Lógica Difusa y Cómputos Lingüísticos. Desarrollo de Software: ofrecemos todos los servicios relacionados al área de Ingeniería de Software. Análisis de requerimientos, análisis de sistemas, diseño conceptual y detallado, programación, documentación y pruebas. Capacitación. En el uso de los sistemas desarrollados por nuestra empresa. Capacitación al personal de informática para la administración de los sistemas. Capacitación conceptual. Asistencia y Soporte Técnico. Instalación, apoyo al usuario en el uso de los sistemas. Los servicios antes descritos se proveen en: México, Venezuela, Colombia y España. 7

8 Nuevas Versiones de Strategos Qué Planeamos para el futuro?. Versión 12.5: 1. Creación de indicadores concentradores que permitan visualizar el estado de implantación de una estrategia como un dato consolidado, no como un simple promedio de logros de objetivos por perspectivas, como lo hacen otras herramientas, sino incorporando conceptos de brecha con respecto a la excelencia o a los parámetros deseados por la alta dirección de las organizaciones. Previsto para julio de Medición de Objetivos Complejos. Se definirá a un OBJETIVO como COMPLEJO cuando el mismo satisface la totalidad o varias de la siguientes características: Está enunciado con ideas muy generales que requieren ser aclaradas, es decir, conceptualizadas. El objetivo se refiere a conceptos que son DIFUSOS por su naturaleza. Contiene altos niveles de imprecisiones. Puede conllevar su interpretación a ambigüedades Su lectura puede llevar a interpretaciones conceptuales disímiles o incluso generar confrontaciones semánticas. Versión 13: Desarrollo de Strategos 100% J2EE con la funcionalidad que posee. Previsto para mayo de Con qué frecuencia se liberan las nuevas versiones de Strategos? Se liberan las versiones mínimo una vez por año. Forma de Comercialización Cómo se comercializa el Strategos? Se comercializa por venta de licencia por usuario nombrado y con descuentos por volumen Cómo se determina el costo del mantenimiento anual y qué incluye? El costo del mantenimiento se calcula tomando el 15% del valor de la licencia del Strategos. Incluye las nuevas versiones que se liberen en el año, la instalación de esas nuevas versiones y 50 horas de soporte en las instalaciones del cliente, soporte por o por vía telefónica ilimitado. Cuáles son las mayores fortalezas de Strategos? 1) Posee un poderoso componente de seguimiento y control de las iniciativas (proyectos). Este componente facilita el desdoblamiento aguas abajo o la implantación de la estrategia en unidades de negocio o departamentos. 2) Posee un componente de seguimiento a la ejecución de las acciones correctivas que se derivan de la formulación de problemas que se presenten a la hora de implantar la estrategia o de ejecutar las operaciones del día a día en la organización. 3) Posee un componente poderoso para medir variables a través de encuestas, tales como ambiente interno, clima organizacional, satisfacción de clientes, etc. 4) Permite la formulación de los planes estratégicos y tácticos operacionales en cascada, empleando múltiples metodologías de planificación, no solo Balanced Scorecard. 5) Está integrado con un componente de evaluación del desempeño organizacional y desempeño individual, lo que permite de una manera fácil y sencilla implantar la estrategia hasta niveles de individuo y con ellos establecer las bases de los sistemas de 8

9 rendición de cuentas. 6) Es fácil de instalar y de usar. Descripción del Mercado del Producto Strategos Nuestro mercado son empresas de cualquier tamaño y pertenecientes a cualquier sector. Nuestra Experticia: empresas del sector petrolero, energía, financieras y empresas del sector público. Contacto en Vision Grupo Consultores: Armando Fantin Nombre: Jesus Arapé Cargo: Directores Principales Dirección: Centro Plaza, Torre C, p. 21 Of C y D. Caracas. Venezuela Teléfonos: afantin@visiongc.net jarape@visiongc.net 9