Project & Portfolio Manager CA Clarity

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1 Project & Portfolio Manager CA Clarity

2 Temario SODISA CA Technologies Cómo disminuir las dificultades de nuestros Proyectos Proyectos, Portafolios y PMO CA Clarity PPM Demo Implementación de Clarity Beneficios de contar con Clarity en nuestra organización Casos de éxito

3 SODISA: Quienes somos Somos una empresa dedicada a la elaboración de Software empresarial y brindar soluciones administrativas, con cerca de 20 años de experiencia proporcionando soluciones computarizadas al servicio de todos nuestros clientes, la evolución de HERT Business Software. Actualmente hemos instalado nuestras Soluciones en Instituciones nacionales y extranjeras, cubriendo necesidades de industrias bancarias, manufactureras, exportadoras, comercializadoras, educacionales y gubernamentales.

4 Distribuidores Autorizados

5 Nuestro Compromiso CA una de las mayores compañías de software del mundo, provee software y servicios que auxilian a las organizaciones en el gerenciamiento de sus ambientes de TI (Tecnología de Información). Fundada en 1976, CA atiende a corporaciones en más de 100 países, incluyendo el 99% de las 500 empresas de Fortune. La sede de la compañia está situada en Islandia (NY), en los Estados Unidos. Automatización y Administración de Servicios Gestión de infraestructuras y operaciones Servicios de TI y Gestión de Activos Gestión de la cartera de proyectos Gestión de la seguridad Gestión del Almacenamiento y Recuperación

6 Nuestros Productos I O Corporation provee soluciones de conectividad para equipo intermedio de IBM, tal como AS400, Servidores y Mainframes. Fue fundada en 1977 ha sido pionero para proveer estaciones de trabajo, controladores remotos e interfaces de impresoras.

7 Nuestros Productos Symbol Technologies ahora Motorola, es la compañía líder en sistemas de administración de datos y servicios, ofreciendo productos innovativos y de alto rendimiento, principalmente lectores y escáner láser de códigos de barra, Computadoras de Mano (Hand held), redes inalámbricas de voz y datos.

8 Nuestros Productos BIT Financiero BIT Recursos Humanos BIT Hospitales BIT Empacadoras de Camarón BIT Presupuesto de Gobierno BIT Escuelas Médico RX. Manejo de Expedientes Médicos CATI (Control Automático de Telefonía Integrado) Rfirmas (Registros de Firmas Bancarios)

9 CA Technologies > Cuarta Empresa de Software en el Mundo > Fundada en 1976 > 13,000 empleados > Reporte Anual U$4.27 Billones Anual Revenue Anual EPS Grew 39% Flujo Positivo de Efectivo: U$1,200M > CA tiene un posicionamiento financiero fuerte para enfrentar el ambiente actual. > Inversión Agresiva en R&D (>U$700M Año) > Adquisiciones Estratégicas Cloud Computing: 4 nuevas compañías en los últimos meses. Estamos buscando nuevas oportunidades Invertimos U$30 M en Educación Interna.

10 Visión: Un Enfoque Modular para una Gestión Integrada Gobierno Gestión Seguridad Incident & Problem Management Service Level Management Application & Performance Management Change & Configuration Management IT Asset & Financial Management Project & Portfolio Management Information Governance MODELO DE SERVICIOS UNIFICADO Identity & Access Management Security Information Management Prevención de Pérdida de Datos Service Availability Management Network & Voice Management Dynamic & Virtual Systems Management Database Management Recovery Management Application Performance Management Workload Automation

11 Visión: Un Enfoque Modular para una Gestión Integrada Unidades de Negocio Ventas Preventas Soporte Arquitectura Implementaciones a través de partners certificados en nuestras soluciones 11

12 Porqué nuestro proyectos fracasan? Dificultades en nuestros proyectos y cómo Clarity me ayuda a su resolución

13 Cuáles son los problemas en nuestros proyectos? 1. No identificamos el problema real 2. Diseño incorrecto. 3. Usamos la tecnología incorrecta 4. No hicimos un calendario correcto del proyecto 5. No teníamos el correcto sponsor 6. No se implicó a la gente idónea. 7. No prestamos suficiente atención para proyectar riesgos y factores de gestión. 8. El proyecto cuesta mucho más de lo presupuestado. 9. Tratamos de hacer demasiado 10. No hicimos bastantes pruebas 11. No fuimos eficaces en la formación del cliente. 12. No cancelamos el proyecto cuando deberíamos haberlo hecho. 13. No teníamos ningún plan contra retrasos en caso de que el producto fallará.

14 Estoy tomando las mejores decisiones en mis inversiones? 85% de las inversiones no están alineadas a las estrategias 73% de las inversiones exceden en costo el presupuesto 82% de los entregables están fuera de los esperado 67% de las inversiones implementadas necesitan programas de mejoras Source: 2009 Concours Group, 2009 Survey by TOC Center, KPMG Survey

15 Manejo de Proyectos Para que una empresa orientada a proyectos sea exitosa se necesita: Do the right projects Do the projects right Manejo de Proyectos Manejo de Portafolio

16 Modelos Organizacionales y PMO

17 Modelos Organizacionales y PMO

18 Rol de la PMO DEFINIR un Proceso de Gestión de Proyectos de los proyectos APOYAR a los equipos de proyecto en la administración de proyectos (Capacitación, Coaching, Motivación). Generar VISIBILIDAD del estado real de los proyectos. Incorporación de repositorio automatizado con información oficial de los proyectos Evaluación de adherencia al proceso Visión independiente del estado de los proyectos Detección oportuna de desviaciones en plazos y/o costos Generar información de GESTION

19 Manejo de Portafolio Portafolio:unconjuntodeproyectos,programas,trabajos relacionados, que son agrupados para facilitar un efectivo manejo del trabajo al fin de alcanzar los objetivos estratégicos de la empresa. Portafolio Management: Manejo centralizado de uno o más portafolios, el cual incluye identificar, priorizar, autorizar, manejar y controlar los proyectos, programas y trabajos relacionados para alcanzar los objetivos estratégicos de la empresa.

20 Manejo de Portafolio Visión Misión Estrategias y Objetivos de la Empresa Macro Planificación y Gerenciamiento Project & Portfolio Management Gerenciamiento de Actividades Recurrentes ( ongoing, produciendo valor) Gerenciamiento de Proyectos y Programas (agregando valor) Recursos

21 Creando el portafolio de proyectos Año a año se realiza el proceso de definición de presupuestos para los múltiples proyectos que ejecutaran al año siguiente. Normalmente este proceso se limita a algunas pocas semanas con una alta dosis de presión y stress sobre gerentes, ejecutivos, jefes de proyectos, proveedores, etc.. El trabajo de consolidación y posterior análisis de rentabilidad y riesgo del portafolio de proyecto generados, se vuelve una tarea muy compleja a la hora de tomar una decisión de que proyectos emprender. Finalmente una vez decididos los distintos proyectos, la tarea de controlarlos como portafolio, tanto en su ejecución, recursos humanos y financieros, no es menor. 21

22 Creando el portafolio de proyectos Que tan alineados al negocio están los proyectos elegidos? Se eligieron los proyectos con mayores beneficios y menores riesgos? Cuantas HH de gerentes y ejecutivos fueron utilizadas en este proceso? Se le quitó foco el negocio durante este periodo? Cuánta, de toda la información recopilada y evaluada en estos procesos, es utilizada en el proceso del año siguiente? Qué tan efectiva fue la transferencia de información entre áreas o departamento para proyectos transversales? Cuantas HH fueron destinadas a la consolidación de información? Los proyectos fueron analizados con los mismos criterios y tipo de información?

23 Cambios en las Estrategias de Planificación y Ejecución Presupuesto Proyecciones inexactas Toma de Decisiones No alineada al negocio Recursos Desconocimiento de capacidad Programación Estimación del esfuerzo sin bases Accesibilidad No disponibilidad de la información Inteligencia de Negocios Mucho tiempo para la creación de reportes Visibilidad Información dispersa Procesos Procesos de negocios no automatizados Feedback Pobres funcionalidades para lecciones aprendidas

24 Cambios en las Estrategias de Planificación y Ejecución Presupuesto Toma de Decisiones T Planificar Recursos Presupuesto Recursos Programación Accesibilidad Inteligencia de Negocios Programación Gestionar Inteligencia de Negocios Optimizar Visibilidad Procesos Feedback Visibilidad Accesibilidad Procesos Feedback

25 Cambios en las Estrategias de Planificación y Ejecución Toma de Decisiones Planificar Presupuesto Recursos Programación Gestionar Inteligencia de Negocios Optimizar Visibilidad Accesibilidad Procesos Feedback

26 Actividades del manejo del portafolio l a n c e o d e l r i e s g o d e l P o r t a f o l i o i r e l n u m e r o c o r r e c t o d e p r o y e c t o s A l i n e a m i e n t o e s t r a t é g i c o M a x i m i z a c i ó n d e l v a l o r

27 Directrices del manejo del portafolio Conocimientos de Manejo de Portafolio Conocimiento de Manejo de Proyectos Desarrollo de procesos y mejoramiento continuo Conocimientos Genéricos Conocimientos de la empresa Conocimientos en proyectos Alineamiento estratégico Manejo de los Stakeholders Manejo de riesgos y Oportunidades Conocimiento de la Industria Conocimientos en Gerenciamiento

28 Ciclo del Proyecto

29 Que pasaría si pudiera Implementar proyectos más estratégicos basados en los objetivos del negocio? Tener visibilidad de los objetivos, la planificación, los costos, beneficios y utilización de los recursos en los proyectos? Ser más rápido y eficiente para administrar los recursos cuando las prioridades del negocio cambian? Mejorar los procesos de selección de la cartera de inversiones a través de proyecciones en base a información real?

30 Cómo nos aporta Clarity? 1. CA Clarity PPM Core 2. Enterprise Visibility Options 3. New Product Development 4. IT Governance Option

31 1. Project & Portfolio Manager Clarity, herramienta líder del mercado PPM

32 Puntos de Acción Configuración Clarity Studio Permite adaptar la configuración inicial del software a las condiciones requeridas por el negocio durante la implementación Process Manager Provee un motor de workflow gráfico para controlar y hacer un seguimiento visual del flujo de proyectos haciéndolos más fáciles de optimizar y estandarizar.

33 Puntos de Acción Gestión de Portafolios de Proyectos Portfolio Manager Permite tener una visibilidad completa de la compañía respecto a los avances en la ejecución de los proyectos y su valor al negocio Demand Manager Captura de demanda operacional desde las diversas áreas cliente

34 Puntos de Acción Gestión de Proyectos Project Manager Permite garantizar la adherencia a las mejores prácticas corporativas y a las metodologías definidas por la organización. Resource Manager Gestión sobre perfiles y capacitaciones de los recursos Financial Manager Gestión Financiera, Línea base de presupuesto, seguimiento sobre gasto real y planificado

35 Puntos de Acción

36 CA Clarity PPM una solución completa Planeación de Recursos Toma de Decisiones Gestión Financiera Planificación alineada con el negocio Ideas PPM Plantillas Proyectos y Programas Gestionar con rapidez y eficacia Optimice con Clarity Adopción de prácticas recomendadas Fases del Ciclo de Vida de Proyecto Cambios, Problemas y Riesgos Accesibilidad Inteligencia de Negocios Automatización Flujo de Trabajos

37 Planificación alineada con el negocio Ideas Gestione las iniciativas de su organización priorice y evalué aquellas iniciativas que pueden convertirse en proyectos de acuerdo a la alineación con el negocio y la capacidad de sus recursos. Toma de Decisiones Obtenga una visibilidad completa de las iniciativas y recursos y utilice las funcionalidades de simulación para crear y comparar diversos escenarios con criterios de medición y selección estándares; permitiéndole tomar las mejores decisiones de negocio. Gestión de Recursos Planifique la utilización de los recursos de forma eficiente teniendo una visibilidad absoluta de la capacidad actual y las habilidades de sus recursos, lo que le va permitir asignar el personal calificado de acuerdo a los requerimientos de esfuerzo en los proyectos. Gestión Financiera Gestionar las iniciativas de acuerdo al presupuesto y hacer un seguimiento sobre los costos actuales vs los planificados de los recursos utilizados en la implementación de estas iniciativas.

38 Gestionar con rapidez y eficacia Responder a los cambios, problemas y riesgos inesperados en los proyectos gestionándolos de forma sistemática e identificando rápidamente por medio de alertas o semáforo aquellos a los que se les debe dar prioridad. Cambios, Problemas y Riesgos Planificar, Programar y Ejecutar los proyectos de manera controlada y previsible por medio de funcionalidades para elaborar estimaciones de presupuesto y esfuerzo de tiempo, definir las tareas en forma estructurada, asignar los recursos apropiados, registrar los tiempos ejecutados y actualizar el porcentaje de avance en las tareas. Proyectos y Programas Fases del Ciclo de Vida de Proyecto Lograr una gestión de proyectos altamente eficiente a lo largo de cada una de las fases del ciclo de vida del proyecto Toda la organización puede acceder la información de gestión almacenada en una base de datos central en función de los perfiles, y disponer de información actualizada, facilitando la comunicación y coordinación entre los equipos de proyectos. Accesibilidad

39 Optimice con CA Clarity PPM Inteligencia de Negocios Acceda a Reportes de Inteligencia de Negocio con un solo click presentados en términos empresariales que le permiten analizar la información de su negocio para identificar las aéreas de mejoras. Adopción de prácticas recomendadas Plantillas Flujos de Trabajos Automatizado Automatiza rápidamente las prácticas recomendadas que contribuye a acelerar la adopción por parte del usuario final y reducir el riesgo y los costos de implementación. Construya planes de proyectos a partir de metodologías y plantillas de lecciones aprendidas acelerando el proceso de creación de proyecto y facilitando la reutilización del trabajo anterior. Automatice y adapte sus procesos de negocios para ahorrar tiempo y dinero eliminando los cuellos de botella y reduciendo al mínimo la pérdida de tiempo de las asignaciones manuales.

40 PPM: Solución para afrontar los cambios organizativos Hacer las cosas correctas Asegurar el alineamiento estratégico de proyectos a implementar. Hacer las cosas en forma correcta Optimizar la utilización de personas, presupuestos y activos. Implementación flexible y un modelo de adopción destinado a los usuarios finales Interfaz intuitiva y sencilla y funcionalidad de configuración fácil de realizar por usuarios no técnicos.

41 2. Beneficios de Enterprise Visibility Options Aprovecha las potencialidades de Sharepoint para visibilizar información de proyectos Entrega información a los usuarios sin necesidad de que accedan a Clarity

42

43 3. Beneficios de New Product Development Proceso colaborativo de generación, desarrollo y aporte de ideas al mercado IDEAS DEVELOPMENT MARKET Design Develop Test Launch

44 Alinearse y Mejorar el Negocio Claves en los requerimientos tecnológicos: Modelar y Analizar el Portafolio What if Scenario y Selección > PresupuestaciónTop down, Bottom up > Métricas estándar de valor, incluyendo NPV, ROI, riesgo, capacity y demanda > Optimizar las decisiones potenciales con Portfolio What if Scenarios > Escenarios en base a la planificación de la capacidad de los recursos Optimización del Portafolio > Decisiones basadas en en la frontera eficiente de innovación > Tomar decisiones rápidas en base a la comparación de escenarios > Performance del Portafolio a tiempo real

45 4. IT Governance Option Incluye requerimientos, servicios, portafolio de aplicaciones, portafolio de activos, portafolio de servicios, BRM y los conectores a CA Servide Desk, CA Harvest y Remedy.

46 DEMO de Clarity

47 Beneficios Número de proyectos gestionados aumentó en un 35% Costo por proyecto se redujo en un 37% Proyectos redundantes disminuyeron en un 78% La productividad del personal de TI aumentó en un 14% La tasa de proyectos fracasados disminuyó en un 59% Payback en 7.4 meses

48 Resúmen Gobierno de TI es la clave: Para alinear las inversiones con las necesidades de los principales stakeholders Materializar los beneficios con un riesgo aceptable Clarity soporta el Gobierno de TI al: Permitir portafolios basados en las inversiones de TI Identificar y seguir los costos contra los beneficios Identificar y controlar los riesgos Soportar los procesos de TI y la segregación de responsabilidades

49 Qué logramos con un Proyecto Clarity?

50 PMO Beneficios de Clarity

51 Beneficios de Clarity La implementación de Clarity proporciona a las compañías los siguiente beneficios globales: Estandarización: Unicidad de esquemas de aprobación por los diferentes tipos de proyectos, unificando roles y funciones, y representando un escenario controlable y medible Optimización: Determinar de forma temprana la duplicidad en requerimientos, y permitiendo establecer mejoras a las planificaciones y estimaciones de los proyectos Ahorros: Disminución de desasignaciones de los recursos, aumentando su capacidad efectiva

52 En qué consiste un Proyecto Clarity? Aprendizaje y Desarrollo de competencias para los Proyectos Liderazgo Negociación Básicas Nueva Metodología de Desarrollo Flujos de Trabajo Proyectos y Mantenciones Roles Documentos Implementar Herramienta Clarity Configuración Proyectos Mantenciones Workflow PROYECTO CLARITY Administra y Gestionar Eficientemente los Proyectos

53 Por qué los líderes eligen Clarity? Por qué? > Alineamiento con los objetivos de negocio > Muestra el valor de TI al Negocio > Mejor conjunto de funcionalidad para el usuario final Tecnología > Modular y altamente escalable > Integración de portafolio, ideas, productos, pipeline, proyectos y recursos > Valor extendido (NPD, ITG, PSA ) Configurable no customizable > Usuarios no técnicos completan blancos > Rápido, bajo costo y bajo riesgo Líder de Mercado > Reconocido líder en PPM > Rápida adopción de clientes > Más de usuarios > Cualquier industria, cualquier geografía

54 Proyecto de Implementación

55 Algunos Casos de Éxito Clarity fue implementado en 4 gerencias: Tecnología, Marketing, Auditoría y Comercial. Hoy se gestionan los estados de los casinos y monitoreo de proyectos e inversiones desde su central en Filadelfia. Mediante Clarity este holding controla sus PMO, integrando además los servicios interempresas como también la atención a clientes externos de la organización. A estas compañías se les ha apoyado en generar nuevos reportes y coaching a usuarios.

56 Algunos Casos de Éxito Clarity fue implementado para la PMO del Banco, donde se controla la totalidad de sus proyectos, generan informes de avances on line, control de puntos de auditoría, planes de acción, e integración de CA Harvest. Standard Bank apoya en Clarity su PMO de Tecnología. En ella basa principalmente sus vistas de gestión, Plan Anual de proyectos en mantenciones y regulaciones, asignaciones de recursos y capacity planning, registro de la demanda, y seguimiento detallado de la gestión operacional de grupos de desarrollos

57 Preguntas

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