PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL PRIMER NIVEL DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ANDRÉS BUENDÍA LEDERMAN

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1 PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL PRIMER NIVEL DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ANDRÉS BUENDÍA LEDERMAN UNIVERSIDAD DE LA SALLE ESPECILIAZACIÓN EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y GERENCIA DE DOCUMENTOS BOGOTÁ 2007

2 PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL PRIMER NIVEL DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ANDRÉS BUENDÍA LEDERMAN Trabajo de grado para optar el título de Especialista en Sistemas de Información y Gerencia de Documentos Director de Tesis Pedro Ignacio Galeano UNIVERSIDAD DE LA SALLE ESPECILIAZACIÓN EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y GERENCIA DE DOCUMENTOS BOGOTÁ 2007

3 Notas de aceptación: Firma del presidente del jurado Firma del jurado Firma del jurado Bogotá, 06 de julio de 2007

4 CONTENIDO Pagina INTRODUCCIÓN 1 1 MARCOS DE REFERENCIA MARCO CONCEPTUAL Producción Recepción Distribución de documentos Trámite de Documentos Organización de los documentos Consulta de documentos Conservación de los documentos Disposición final de los documentos MARCO LEGAL MARCO INSTITUCIONAL Misión Visión Promesa de valor Objetivos de la promesa de valor 13 2 DIAGNÓSTICO DEL ARCHIVO IDENTIFICACIÓN INFRAESTRUCTURA FÍSICA DEL ARCHIVO El Edificio y Casa El Archivo Instalaciones de los depósitos Condiciones de prevención de desastres y 24 mantenimiento 2.3 CARACTERÍSTICAS DE LA DOCUMENTACIÓN Almacenamiento Aspectos archivísticos Preservación documental Documentos mínimos por archivo 28 3 COMITÉ DE ARCHIVO FUNCIONES DEL ARCHIVO FUNCIONES DEL COMITÉ DE ARCHIVO 34

5 4 CUADRO DE CLASIFICACIÓN Y CODIFICACIÓN ORGANIGRAMA DE INFORMÁTICA Y GESTIÓN CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Cuadro de Clasificación para Informática & 43 Gestión Cuadro de Codificación Informática & Gestión 44 5 VALORACIÓN DOCUMENTAL GENERALIDADES Información del documento VALORACIÓN SEGÚN EL ARCHIVO GENERAL DE 49 LA NACIÓN (AGN) Primera etapa del proceso de valoración Segunda etapa del proceso de valoración Selección documental Eliminación Documental FINALIDAD DE LA VALORACIÓN 53 6 RETENCIÓN DOCUMENTAL INVESTIGACIÓN DE LA EMPRESA ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA 55 DOCUEMTACIÓN 6.3 ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA TRD APLICACIÓN DE LA TRD TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Archivo de gestión o de oficina Archivo Central o intermedio Archivo histórico o permanente PROPUESTA CONCLUSIONES 61 BIBLIOGRAFÍA 63

6 LISTA DE ANEXOS Pagina 1 DIAGNÓSTICO FORMATO DE DIAGNÓSTICO 65 2 DIAGNÓSTICO ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO 3 DIAGNÓSTICO SERVICIO QUE PRESTA EL ARCHIVO 4 INFRAESTRUCTURA FÍSICA DEL ARCHIVO EL EDIFICIO 5 INFRAESTRUCTURA FÍSICA DEL ARCHIVO EL ARCHIVO 6 INFRAESTRUCTURA FÍSICA DEL ARCHIVO INSTALACIONES DE DEPOSITOS 7 CONDICIONES DE PREVENCIÓN DE DESASTRES Y MANTENIMIENTO 8 CARACTERÍSTICAS DE LA DOCUMETACIÓN ALMACENAMIENTO ASPECTOS ARCHIVÍSTICOS PRESERVACIÓN DOCUMENTAL PERFIL DEL AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES 81

7 GLOSARIO ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. ARCHIVO CENTRAL: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. ARCHIVO DE GESTIÓN: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados. ARCHIVO ELECTRÓNICO: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico - funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

8 ARCHIVO HISTÓRICO: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente. ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Es el primer proceso del conjunto de procesos destinados a la organización de archivos tendientes a controlar, recuperar y conservar la información contenida en los documentos para su utilización administrativa, jurídica y científica. DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. E-SYNERGY: es una solución nueva basada en tecnología Web (Intranet / Internet), la cual permite a las organizaciones mejorar su eficiencia global, brindándole a más personas (clientes, proveedores, empleados, distribuidores y mercado en general) más acceso a la información que antes, para lograr con esto, disminuir costos ocultos de desplazamientos, múltiple digitación de documentos, largas llamadas telefónicas y todo lo que genera baja productividad. Con e-synergy se pueden relacionar o conectar: computadores, documentos, clientes, productos y empleados, desde Internet. EXPEDIENTE: Unidad organizada de documentos reunidos por el productor para su uso corriente, o durante el proceso de organización archivística, porque se refieren al mismo tema, actividad o asunto. El expediente es generalmente la unidad básica de la serie.

9 FONDO: Conjunto de documentos producidos orgánicamente por una dependencia o entidad con cuyo nombre se identifica. FONDO ABIERTO: Documentación de entidades administrativamente vigentes. GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. SECCIÓN. Cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cada departamento de conformidad con las disposiciones legales aplicables. SERIE: División de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico. SUBSERIE (asunto específico): Es el conjunto de unidades documentales, que conforman parte de una serie, identificadas en forma separada de ésta por su contenido y características específicas. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

10 UNIDAD DOCUMENTAL: Es la unidad archivística más pequeña intelectualmente indivisible, por ejemplo una carta, una memoria, un informe, una fotografía o una grabación sonora.

11 RESUMEN El presente trabajo es la realización de la propuesta de un programa de gestión documental (PGD) para la empresa privada Informática y Gestión S.A, debido que internamente cuenta con un archivo organizado de acuerdo al conocimiento empresarial, pero no con la normatividad y recomendaciones establecidas en el Archivo General de Nación (AGN). Se inicia con una presentación de la empresa sus antecedentes, descripción del problema, pregunta de investigación, la justificación, objetivo general y específicos, por ultimo el diseño metodológico. Teniendo en cuenta los marcos de referencia conceptual basado en un PGD, el legal de acuerdo a la ley 594 de 2000 del AGN y el institucional, donde se describe el procedimiento de gestión documental para los documentos pertenecientes al sistema de gestión de calidad, junto con la misión, visión y promesa de valor de la empresa. Para cumplir con el objetivo general, se realizó un diagnóstico de los archivos de clientes, recursos humanos y contable y Administrativo, para evaluar la conservación y estado de los documentos en cada uno de ellos, pero con mayor detalle el de clientes, debido que en éste está la mayor cantidad de documentos. Para realizar este diagnóstico se usó como referencia el libro de Luís Ernesto Jaimes y Maria Clemencia García, Pautas para diagnóstico integral de archivos.

12 Dentro de un PGD es necesario y obligatorió tener un comité de archivo, y como en la empresa actualmente no existe este comité se presentan una serie de funciones, para que sean consideradas dentro de la empresa. El comité es quien entra a evaluar el cuadro de clasificación y codificación propuesto en este trabajo, basado en la estructura orgánica de la empresa y en lo recomendado por el AGN. El cuadro de clasificación es parte fundamental para dar introducción a la teoría de valoración, respetando el ciclo vital y tiempos de retención de los documentos en cada uno de los archivos de gestión, central e histórico. Finalmente se realiza una propuesta de PGD para que la empresa Informática y Gestión S.A considere la posibilidad de implementarlo a través de un tercero, y armonizarlo con el sistema electrónico de documentos que maneja actualmente.

13 INTRODUCCIÓN Antecedentes. La empresa Informática & Gestión S. A. es una empresa del Grupo Holandés Exactsoftware y se dedica a la comercialización, prestación de servicios y desarrollo del Sistema Integrado de Información Gerencial y Operativo SIIGO. Actualmente cuenta con una oficina central en Bogotá, 24 sucursales nacionales y 2 sucursales en Latinoamérica, Lima, Perú y Quito, Ecuador. En total tiene 385 empleados, 358 en Colombia, de los cuales 206 se encuentran en la casa matriz en Bogotá, 152 empleados en las 24 sucursales y en las dos sucursales de Latinoamérica tiene 27 empleados, 18 en Lima y 9 en Quito. En Colombia la empresa está en el proceso de obtener la certificación ISO 9001, documentando cada uno de los procesos de los departamentos de: Servicios, Comercial, Investigación y Desarrollo, Administración y Recursos Humanos, para estandarizar los procesos tanto en la casa matriz como en las sucursales, optimizando los recursos de la empresa para la satisfacción del cliente. Informática y Gestión S.A. cuenta con un archivo de clientes en la casa matriz y en cada una de sus sucursales. La identificación y ubicación de cada una de las carpetas dentro del archivo se hace a través de un orden y asignación del número de licencia para cada cliente, éste es de catorce dígitos. 1

14 El serial asignado identifica: País Sucursal Año de Consecutivo Mes de responsable compra automático compra De esta forma se crea la capeta, se le asigna el código con el nombre del cliente y se inicia el proceso de guardar los documentos pertenecientes a este cliente. El primer documento corresponde al contrato de licenciamiento y prestación de servicios del producto, consecutivamente se guardan cada uno de los documentos producidos y recibidos del cliente, pero sin ninguna categorización y orden. Descripción del problema. La empresa cuenta con un e-bussines, que permite tener digitalizados todos los documentos y a través del flujo de trabajo controlar cada uno de los procesos de la empresa y así tener las evidencias de los servicios prestados a los clientes y prospectos a través de requerimientos electrónicos. Al tener digitalizado cada uno de los documentos recibidos y producidos por los clientes, prospectos y empleados, se puede saber en cualquier momento qué documentos tiene cada uno ellos en sus respectivas hojas de vida en la WEB y pueden acceder a consultar sus documentos y respuestas cuando están adjuntos a un requerimiento. Esta consulta se realiza según el nombre de usuario, clave asignada y categoría de permisos de cada cliente y empleado. Los documentos dentro del sistema se clasifican en una categoría principal, una categoría y una subcategoría y tienen un nivel de 2

15 seguridad. Según el nivel de seguridad asignado podrá ser consultado por el cliente o únicamente por los empleados que tengan la autorización para consultar los documentos. Esta categorización dentro del e-bussines y con las búsquedas avanzadas que ofrece, permite ubicar cualquier documento según la selección de la categoría elegida para poder consultarlo y leerlo, identificando quién fue su creador y las personas que han visto el documento. La empresa tiene organizados electrónicamente todos los documentos de sus clientes y empleados, pero físicamente no cuenta con un control y orden definido especialmente en los clientes, porque la casa matriz y cada sucursal tienen autonomía para archivar los documentos de los usuarios en sus respectivas carpetas. Estas carpetas tienen nombre y código, el nombre es el del cliente y el código es el serial asignado internamente a la licencia por el sistema. Asignado el código, se archivan casi todos los documentos pertenecientes al cliente. La consulta de la información física es incompleta en los casos en que se requieren los documentos en original, debido a que no toda la información digitalizada se encuentra de forma física en el expediente del cliente, porque el sistema permite que algunos documentos se generen solo electrónicamente y se evita tenerlo físicamente, lo que genera demora en la toma de decisiones para el abogado, porque aunque puede consultar toda la documentación vía WEB, en ocasiones requiere los documentos impresos cuando se presentan enfrentamientos jurídicos entre los clientes o empleados y la compañía, demostrando documentos físicos. El abogado solicita siempre el expediente del cliente para poder leer la información relacionada con el caso y ésta debe contener cada uno de los soportes de las visitas realizadas y el 3

16 contrato de licenciamiento y prestación de servicios firmado por la empresa y el cliente, mencionando cada uno de los servicios y obligaciones que tiene la empresa con sus usuarios y viceversa. Los documentos que se archivan para el caso de los clientes son: el contrato de licenciamiento y mantenimiento, visitas de servicios, otro si al contrato, garantías y pólizas de cumplimiento para cuando aplique, en cambio las cotizaciones no son archivadas debido a la vigencia de 30 días de cada una de ellas. La compañía no cuenta con una correcta preservación física de sus documentos para almacenarlos y ésta no cumple con la normatividad exigida. Adicionalmente no tiene Tabla de Retención Documental para todos los documentos producidos y recibidos, únicamente tiene como guía lo exigido por la norma ISO 9001 en su listado maestro. La información electrónica genera mayor eficiencia en las consultas y en la divulgación de información para la compañía, permite mantener enterados, según el documento publicado, a los empleados, clientes y publico en general, pero la organización no ha puesto la suficiente atención al archivo físico, debido a que ofrece sistemas de información con tecnología de punta; la compañía usa y opera cada uno de los sistemas que ofrece para evidenciar y demostrar a los prospectos y clientes su utilidad diaria en la toma de decisiones. 4

17 Pregunta de investigación. Para el desarrollo de este proyecto formuló la siguiente pregunta de investigación: Cómo puede implementarse el primer nivel de un programa de gestión documental en la empresa Informática & Gestión? Justificación. Organizar el archivo físico de la empresa permitirá mayor control de la información evitando las inconsistencias entre el archivo digital y el físico, para permitir la consulta de una forma eficiente y poder remitirse al documento original para usarlo como evidencia en los casos que sea necesario. Lograr esta organización le permitirá a la empresa tener una política definida de los documentos según lo recomendado por la ley general de archivos, para ser incorporada al proceso ISO que la empresa tiene actualmente, ésta a su vez puede convertirse en una acción preventiva del control de documentos y proponer una nuevo listado maestro de registros, basándose en la primera etapa de un programa de gestión documental. Adicionalmente, con el programa de gestión documental, la empresa podrá resaltar la importancia y ventajas administrativas de tener un archivo físico organizado y así preserva también su memoria institucional. 5

18 Objetivo General. Diseñar el primer nivel de un programa de gestión documental para la empresa Informática & Gestión S A. Objetivos Específicos. Para el cumplimiento del objetivo general se hace necesario tener en cuenta los siguientes cinco (5) objetivos específicos: primero, diagnosticar el estado del archivo físico actual en la casa matriz, segundo, establecer las funciones del comité de archivo para incorporarlas al comité de calidad, tercero, establecer el cuadro de codificación y clasificación, cuarto, realizar la valoración documental y quinto, determinar los tiempos de retención y la disposición final de los documentos. Diseño Metodológico. El diseño de este estudio es de tipo descriptivo, el cual permite observar y describir los elementos que se requieren para realizar la propuesta de implementación del programa de gestión documental. primer nivel de un La población y muestra de estudio son las carpetas del archivo físico de Informática & Gestión S.A en la sede principal de Bogotá. Las fuentes de información que sirvieron para el proyecto fueron: el archivo físico, archivo electrónico, las secretarias de cada departamento y el auxiliar de servicios generales, quien tiene entre sus responsabilidades custodiar el archivo de clientes. Las técnicas de recolección utilizadas fueron cuestionarios de diagnóstico, entrevistas especialmente con el auxiliar de archivo, y los documentos digitados en el sistema e-synergy. 6

19 1. MARCOS DE REFERENCIA 1.1 MARCO CONCEPTUAL Los programas de gestión documental (PGD) permiten seleccionar eficientemente los documentos generados en cada área de trabajo y contribuyen eficientemente en el control y en la administración de los documentos que se reciben y se emiten en una empresa. El establecimiento de flujos de trámite documentario brinda beneficios en la organización, administración y control del programa de gestión documental, permitiendo ahorrar tiempo y recursos. Informática & Gestión SA tiene un sistema basado en flujos de trabajo que se intentara integrará y completar con el programa de gestión documental en los documentos físicos. El diseño de un PGD consta de diferentes fases, la primera de las cuales está compuesta de 1 : 1. Un programa de conservación y eliminación de documentos 2. Procedimientos de transferencia de documentos de valor permanente 3. Identificación y descripción de series documentales. Para proceder con la implementación se debe tener en cuenta el concepto de archivo total, que contiene el proceso integral de la 1 Galeano M, Pedro, Programa Gestión Documental, Presentación Microsoft Power Point PPT 7

20 formación del archivo y el ciclo vital de los documentos. La formación del archivo contiene los siguientes procesos 2 : Producción, Recepción, Distribución, Trámite, Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de documentos Producción. Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones. Comprende el origen, creación, y diseño de formatos documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia Recepción. Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de diferentes medios tales como: mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad y deben estar regulados en los manuales de procedimientos. 2 Procesos de un Programa de Gestión documental. AGN. Pág. 1 a 18 8

21 1.1.3 Distribución de documentos. Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. La distribución se relaciona con el flujo de los documentos internos, externos y enviados por la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos Tramite de Documentos. Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. Cada departamento genera un conjunto de documentos objeto de trámites administrativos, estos documentos integran sus respectivas series documentales. Según la normatividad del país, se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones Organización de los documentos. Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos Consulta de documentos. Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. 9

22 Garantiza el derecho que tiene un usuario de acceder a la información contenida en los documentos de archivo. Los archivos deben atender los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefónica, correo electrónico o remitiendo al usuario al funcionario competente. La recuperación de los documentos entendida como la acción y efecto de obtener por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos, se logra mediante la disponibilidad y actualización de éstos, ya sean inventarios, guías, catálogos e índices Conservación de los documentos. Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido. Garantiza las condiciones mínimas encaminadas a la protección de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el archivo y los sistemas de almacenamiento de información en sus distintos soportes Disposición final de los documentos. Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal o permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental. La disposición final, implica que a cada serie o subserie se le aplicó previamente el proceso de valoración para definir su conservación permanente, o su reproducción a través de diferentes tecnologías, en 10

23 cuya aplicación se observen principios y procesos archivísticos, la eliminación cuando se hayan agotado sus valores administrativos, no tengan o no representen valor para la investigación o para la selección de algunas muestras representativas. Teniendo en cuenta los conceptos anteriores, se continúa con la clasificación documental para establecer las series documentales según la estructura orgánica de la empresa y crear la tabla de retención, para formar el fondo documental de la empresa. Finalmente se procede a determinar con el apoyo de la tabla de retención los documentos que pertenecen al archivo de gestión, archivo central y archivo histórico. (AGN) 1.2 MARCO LEGAL Ley 594 de 2000 Archivo General de la Nación cuyo objeto es establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, particularmente los artículos 22 y 23 que normalizan sobre procesos archivísticos y formación de archivos respectivamente. 1.3 MARCO INSTITUCIONAL En la empresa Informática & Gestión S.A existe un procedimiento de gestión documental para cada uno de los documentos que pertenecen al sistema de gestión de calidad, su objetivo es: establecer los criterios necesarios para solicitar, elaborar, modificar, actualizar y aprobar cualquier documento que integra los procesos del sistema de gestión de 11

24 calidad (SGC), así mismo establecer el control sobre los documentos externos y no controlados. La empresa actualmente no tiene dentro de su organigrama la dependencia de archivo, por esta razón no existe el cargo de jefe de archivo. El depósito de archivo no tiene en cuenta la producción documental establecida porque no se maneja una tabla de retención documental. El direccionamiento estratégico, esta basado en la misión, visión, promesa de valor y los objetivos de la promesa de valor Misión. Contribuir con el incremento de la rentabilidad y productividad de las pequeñas y medianas empresas nacionales y de habla hispana, mediante la oferta de soluciones informáticas para la administración de negocios, basados en nuestro Sistema Integrado de Información Gerencial y Operativo SIIGO, como soporte a la función administrativa y operativa y en e-synergy como apoyo a la automatización electrónica de negocios a través de Internet, implementándolos con un equipo de trabajo altamente competitivo y comprometido con la satisfacción total del cliente. Así reafirmaremos nuestro liderazgo en el sector Visión. Nos vemos como una empresa que hace un real aporte en el incremento de la rentabilidad y productividad de nuestros clientes, ofreciéndoles el mejor servicio. Con esto conseguiremos que toda empresa nacional utilice alguno de nuestros productos, irradiando este esquema a todos los países de habla hispana. 12

25 1.3.3 Promesa de valor. Satisfacer las necesidades y expectativas razonables de nuestros clientes a partir del ofrecimiento de soluciones que cumplan con todos los requerimientos tanto legales como genéricos, a través de la prestación de un servicio eficaz, apoyados de un equipo humano competente y comprometido hacia la satisfacción del cliente, utilizando herramientas tecnológicas y mejorando continuamente los procesos Objetivos de la promesa de valor. Mantener y Mejorar el índice de satisfacción de nuestros clientes. Disminuir los inconvenientes de producto reportados por los clientes. Cumplir con las metas establecidas en cuanto al desempeño de los procesos. Incrementar el uso de las herramientas tecnológicas. Garantizar la competencia del personal. 13

26 2. DIAGNÓSTICO DEL ARCHIVO La correcta conservación de documentos mantiene sin deterioro la información de la empresa y permite consultar en cualquier momento la información de los expedientes. De esta forma se mantiene la memoria institucional. Para lograrlo se hace necesario realizar un diagnosticó del estado actual del archivo, el cual está ubicado en tres sitios diferentes dentro de la empresa: - Archivo de clientes. - Archivos de Recursos Humanos. - Archivo Contable y administrativo. En cada una de las diferentes ubicaciones del archivo se determinarán factores y variables que directa o indirectamente causen algún daño a la documentación. Se realizará una evaluación del estado de los documentos para controlar el deterioro y resaltar la importancia de tener un archivo organizado. El diagnosticó garantizará 3 : Tener una visión completa en la que se encuentra el archivo pues contempla aspectos administrativos, de infraestructura, del entorno físico en el cual está lá documentación y de su organización. 3 JAIMES, Luís Ernesto; GARCIA, Maria Clemencia. Pautas para diagnostico integral de archivos, pagina 7 14

27 Reconocer y evaluar las diferentes variables que inciden en la preservación, desde una perspectiva integral, teniendo en cuanta sus especificaciones pues se evalúa el estado de conservación por medio del deterioro presente en los documentos. Formular programas de conservación preventiva, dirigidos a la corrección, mantenimiento y control basados en el conocimiento de los factores involucrados. Facilitar los procesos de gestión documental que deben formular los archivos atendiendo los principios rectores de la archivística de precedencia y orden natural, y al ciclo vital de los documentos. Contribuir en la planificación dando la posibilidad de tomar decisiones administrativas, permite proyectar el presupuesto para la adquisición de materiales e insumos y tomar los correctivos que se deben adoptar en la planta física. Prestar un servicio eficaz y eficiente tanto del archivo como de la entidad en general. 2.1 IDENTIFICACIÓN Se determina la estructura administrativa del archivo dentro de Informática y Gestión, los recursos humanos destinados a desarrollar funciones de archivo, que se ejecutan actualmente sin ningún conocimiento archivístico. Actualmente los departamentos de: cartera, comercial, investigación y desarrollo, servicios y consultoría, producen sus respectivos documentos, los cuales están dentro del archivo de gestión, debido a 15

28 que son respuestas a diferentes peticiones del los clientes y se están consultando por cada departamento para saber la evolución de su respuesta. Presidencia y recursos humanos, producen documentos para las entidades prestadoras de salud y pensión, cajas de compensación y otras empresas, cuando organiza encuentros para los empleados en lugares diferentes. Estos documentos están como archivo de gestión 4. Los documentos que produce el departamento de administración están considerados como archivo de gestión dentro de la compañía, y tiene la responsabilidad de archivar la información contable de la oficina central y cada una de las sucursales. Debido a que existen tres depósitos diferentes dentro de la empresa para los documentos producidos y recibidos, cada departamento es autónomo en su manejo y organización, de hecho ninguno de los departamentos conoce la normatividad archivística, por esto consideran que todos sus documentos pertenecen al archivo de gestión. La administración del archivo de clientes, que es el más representativo e importante de la compañía. Está bajo la responsabilidad de una persona, el auxiliar de servicios generales, que tiene entre sus responsabilidades (Ver anexo 11): 4 Definición según Ley 594 del 2000; Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados. 16

29 Controlar la entrada y salida de carpetas de clientes del archivo. Controlar la correspondencia recibida por correo o vía fax. Este funcionario no está dedicado de tiempo completo al archivo de clientes y no tiene formación en archivo, adicionalmente, esta formación no es exigida para el perfil del cargo, quien depende y reporta al Gerente Administrativo y financiero. La empresa no cuenta con un manual específico de gestión documental para contemplar la conservación física de los documentos, únicamente el que exige la norma ISO para la modificación de cada uno de los procedimientos e instructivos y documentos contemplados en el manual de calidad. Al no tener manual de gestión documental, la organización no tiene una tabla de retención documental 5, ni de valoración documental, no existe un reglamento de archivo, ni un comité de archivo. El servicio de consulta interna que presta el archivo actualmente, a los empelados y al asesor jurídico, se hace a través de de solicitudes electrónicas a través de solicitudes electrónicas, que son recibidas por el auxiliar de archivo quien es el responsable de entregar la carpeta a quien la haya solicitado. 5 Definición según Ley 594 del 2000; Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. 17

30 La consulta física de la carpeta del cliente, se realiza en el archivo, pero no tiene sala de consulta, o la carpeta es entregada para que la persona consulte la información necesitada y luego debe ser devuelta al auxiliar de archivo para que sea puesta en su sitio original. El otro tipo de consulta se realiza a través del sistema e-synergy para subir los documentos digitales y atarlos a cada cliente de acuerdo con la categoría que se la haya asignada a cada documento, pero esta consulta no esta controlada por el archivo. El archivo no presta un servicio definido, adicionalmente es considerado el lugar donde se almacena la carpeta de los clientes y no presta ningún servicio de asesoría para las demás dependencias. 2.2 INFRAESTRUCTURA FÍSICA DEL ARCHIVO Con el fin de determinar los factores de riesgo y fortalezas que tiene el archivo, se consideran diferentes aspectos, especialmente factores de deterioro, medidas de prevención y una inspección para determinar el área destinada al archivo. Se presenta también la infraestructura física del edificio, el archivo, instalaciones de depósitos y condiciones de prevención de desastres El Edificio y Casa. La empresa tiene un edificio de cinco pisos y una casa en arriendo ubicada atrás del edificio, que está comunicada con el primer piso del edificio. 18

31 El edificio está construido desde febrero de 1990, su destinación inicial era y es para oficinas y cuenta con cinco pisos, donde están ubicadas las oficinas de cada uno de los departamentos de la empresa. Piso Oficinas de: 1 Recepción, Consultoría, Servicio en Planta, Bodega y Archivo de clientes 2 Comercial y telemercadeo 3 Presidencia, Recursos humanos y Archivo de Recursos Humanos 4 Servicios 5 Investigación y desarrollo La casa está construida desde febrero de 1976, su destinación inicial era de vivienda familiar y hoy día es arrendada para oficinas, y cuenta con dos pisos. Piso Oficinas de: 1 Recepción y oficina de Capacitación, 4 aulas, zona de cafetería y archivo contable y administrativo. 2 Cartera, Contabilidad, Auditoria y Gerencia Administrativa y financiera. El estado de los inmuebles es aceptable porque se les hizo mantenimiento y mejoras hace dos años para poder establecer la nueva disposición física de las oficinas. Adicionalmente para esta adaptación se 19

32 contrató un arquitecto quien con los planos de los dos inmuebles realizó las adecuaciones. Estos cambios se realizaron pensando en la presentación y estética de la empresa, pero no contemplaron ninguna norma para la disposición de los archivos y garantizar la correcta preservación de los documentos, solamente las zonas donde estarían ubicados los archivos El Archivo. Actualmente tiene tres depósitos y áreas con las que cuenta la empresa para preservar la información. Cada uno de los archivos se encuentra ubicado en lugares diferentes dentro de las oficinas. Cada archivo está bajo la responsabilidad y custodia del área responsable, más ninguna de ellas tiene conocimiento de la normatividad y de su organización. Tampoco se cuenta con una persona para clasificación de la información. El nivel que ocupa cada uno de los archivos dentro de las instalaciones de la empresa es el siguiente: Ubicación dentro de edificio Piso Nombre del archivo 1 Archivo de clientes 3 Archivo de recursos humanos Ubicación dentro de la Casa Piso Nombre del archivo 1 Archivo de contable y administrativo 20

33 A continuación se hace una descripción de cada uno de los archivos. Nombre del Archivo Condiciones de seguridad El Auxiliar de Servicios Generales, tiene llaves de la puerta, para mantenerla cerrada durante los momentos que no se encuentre en el archivo. Al estar ubicado en el garaje, no ofrece Archivo de clientes las mejores garantías de custodia, por estar hacia la calle y aun mantiene la puerta metálica del garaje. El mobiliario donde se almacena la información de los clientes, son archivadores de madera. Está bajo la custodia del departamento de Recursos Humanos (RH) y la Asistente de RH es quien tiene llaves del archivo. Archivo de recursos humanos Al estar en el tercer piso, está más seguro porque no presenta un movimiento de clientes, sino únicamente el de empleados, que eventualmente lo frecuentan. El mobiliario es un archivador en 21

34 madera, con las carpetas de los 224 empelados de Bogotá. Está bajo custodia del departamento de Gerencia Administrativa y Financiera y no esta bajo llave, sino que es de libre acceso para el personal del área y recursos humanos. Está ubicado en el primer piso de la casa, junto a la puerta de emergencia, Archivo de contable y administrativo hacia la calle. No tiene la suficiente custodia de la información porque está visible, para cualquier empelado o cliente que necesite dirigirse al departamento de cartera, ubicado en el segundo piso de la casa. La información está guardada en muebles de cuatro niveles, corredizo Instalaciones de los depósitos. Las instalaciones de los depósitos son adaptaciones realizadas por la empresa, para la ubicación de cada uno de los archivos, lo que genera condiciones no aptas para la preservación de los documentos. 22

35 Ninguno de los depósitos cuenta con sistemas de regulación de humedad relativa, temperatura, ventilación, iluminación ni filtros de aire. Adicionalmente cada uno de ellos tiene iluminación artificial con luz fluorescente, encendida durante la jornada laboral. Las condiciones actuales de los depósitos son: Nombre del Archivo Archivo de clientes Condiciones Iluminación natural, mínima porque la puerta del garaje únicamente tiene una ventana biselada de 5 cms de ancho. Muy poca ventilación natural y no tiene ventilación artificial. Una única puerta de acceso. Iluminación natural, aceptable porque está ubicado en la oficina de la Asistente de RH, que tiene una ventana. Archivo de recursos humanos Aceptable ventilación natural porque esta área al ser la de menos empleados, tiene una mejor disposición del espacio. Una puerta de acceso. Archivo contable y administrativo Iluminación natural, mínima porque quedó ubicado en un lugar donde no hay ventanas, ni claraboyas. 23

36 Aceptable ventilación natural y no tienen ventilación artificial. Cuenta con una puerta de acceso, que es la misma para poder subir al segundo piso donde está el área de cartera Condiciones de prevención de desastres y mantenimiento. La empresa cuanta con un plan de prevención de desastres, pero únicamente enfocada a la seguridad de los empleados, pero no de la información, ni de centros de apoyo cercano. El edificio y la casa cuentan con detectores de humo en cada uno de los pisos, que activan la sirena de evacuación, a las que se les realizan una revisión mensual para verificar su correcto funcionamiento. En cada uno de los pisos donde está ubicado cada archivo se tiene un detector de humo. En el edificio y la casa, cada piso tiene un extintor de fuego por piso, a los cuales se les realiza recargas anuales y se verifica su funcionamiento, pero en cada uno de los archivos no se cuenta con un extintor para salvar la información y evitar que se deteriore en caso de incendio. 24

37 La empresa tiene un comité de salud ocupacional y un grupo de empleados para liderar y mantener la calma en cada uno de los departamentos, en caso de una evacuación. Para el manejo de los documentos, no se tiene una dotación especial para el empelado que está en permanente contacto con los documentos, ni elementos de atención para los documentos, para evitar el deterioro en caso de desastres con agua, o fuego. El mantenimiento de la limpieza de los depósitos de archivo, se realiza a diario, pero no se tiene un control microbiológico en los depósitos, ni con la propia documentación. Al no tener este control, no se realizan inspecciones periódicas del estado de los depósitos, lo único es que cuando existe algún deterioro visible, se repara en el menor tiempo posible, debido a que por cada uno de los depósitos, pasan canaletas del cableado estructurado y de energía eléctrica, para conectar los computadores y otros aparatos electrónicos. 2.3 CARACTERÍSTICAS DE LA DOCUMENTACIÓN Se presentan características físicas y técnicas de la documentación de soporte en papel, así como aspectos de organización archivística. Esta organización está determinada por el estado de conservación de la documentación. 25

38 2.3.1 Almacenamiento. El almacenamiento de la información se realiza en archivadores de madera con cuatro cajones cada uno, donde se pueden guardar un máximo de 110 carpetas por cajón. Estos son usados en el archivo de clientes y recursos humanos. Los archivos de administración y contabilidad están en libros de pasta dura. La estantería de clientes y recursos humanos está dispuesta paralela a los muros aproximadamente a unos 3 cmts de distancia del muro, y de forma horizontal. La de administración y contabilidad en archivadores corredizos de forma vertical. La empresa no maneja el concepto de archivos de gestión 6, central 7 e histórico 8. Para la organización los archivos de gestión son todos. Es importante aclarar que la empresa actualmente contrató a la empresa Alarchivo para que guarde los expedientes de los clientes desde 1988 hasta 1999, porque lo considera información histórica Aspectos archivísticos. Al determinar la forma de organización archivística, se encuentra que no cuenta con descriptivos para recuperar la información, tampoco tiene una tabla de retención documental, ni una política definida para la transferencia del archivo y de los procesos 6 Definición según Ley 594 del 2000; Archivo De Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados. 7 Definición según Ley 594 del 2000; Archivo Central: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. 8 Definición según Ley 594 del 2000; Archivo Histórico: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente. 26

39 relacionados con la gestión documental, por esta razón no se ha realizado eliminación de documentos. La documentación que se encuentra organizada, está clasificada según su procedencia, si es de un cliente, o de un empelado, o es contable o administrativa. Ordenada cronológicamente para el caso de los clientes y contabilidad, para el caso de los empleados ordenadas alfabéticamente por el primer apellido de cada empleado. Debido que toda la información está digitalizada y se puede consultar en cualquier momento vía Internet, físicamente su consulta y recuperación no cuenta con instrumentos como son: guías, catálogos, índice o inventario. El archivo funciona como archivo de gestión, pero no regulado bajo procedimientos de producción, ni de trámite. Igualmente no tiene un cronograma de transferencias para saber en que momento la información pasa a cada uno de los archivos, según su ciclo vital Preservación documental. Actualmente no se cuenta con un sistema de conservación para aplicar programas y acciones concretas con la documentación. Al no tener este sistema, no se aplica la normatividad sobre conservación, ni existe una normalización en el uso de las características específicas de los tipos de documentos y deterioros presente en los soportes. Adicionalmente no se hacen tratamientos de conservación porque el deseo de las directivas es intentar manejar al máximo posible, el 27

40 concepto de: oficina con cero papel. Al digitalizar todos los documentos se reduce la posibilidad de que se presente algún tipo de enfermedad laboral relacionada con las condiciones en las que se encuentra la documentación. No se cuenta con un sistema de monitoreo de condiciones ambientales. Aunque se realiza limpieza dentro del depósito, no se le realiza a la documentación con los procesos de organización archivística, al no realizarse este proceso, tampoco se hace una preparación física de la documentación para transferirla, ni se realiza intervención directa a los documentos. El archivo de clientes es el más expuesto, a la presencia de roedores, debido a que está ubicado en el primer piso y en la casa vecina funciona una panadería y un restaurante, que atraen a estos animales Documentos mínimos por archivo. Los archivos deben tener una documentación mínima para ser consultados, para el archivo de clientes, recursos humanos y contable, se detalla por cada una, cuál es la información mínima que debe tener cada uno. Archivo de clientes. La población total está dada por los nuevos clientes creados desde enero del año 2000 hasta diciembre de Ésta corresponde a carpetas. Para establecer el tamaño de la muestra se usó el software STATS, que arrojó el siguiente resultado: 28

41 Fuente: Programa STATS. Decisión Analyst, Inc Se toma una muestra de 71 carpetas, para elegir estas carpetas se diseñó una tabla en Excel numerada de 1 a 2357 con el nombre de cada cliente, el software STATS aleatoriamente arroja lo números. Nombre del Archivo Archivo de clientes Contrato de licenciamiento Cámara de Comercio OTROSI Visitas de Instalación Visitas de Servicio

42 Total Carpetas 71 Q % Observaciones La necesidad de tener los contratos de mantenimiento de los clientes, por el SGC hizo que el resultado fuera satisfactorio Contrato de 65 92% licenciamiento Cámara de Comercio 20 28% OTROSI 25 35% debido brigada de recuperación de contratos realizada hace dos años, mantenimiento el control hoy día. Tiene la firma del representante legal del cliente y de Informática y Gestión La Cámara y Comercio es un documento que se solicita siempre que un usuario compra por primera vez la licencia, pero no se tenía la costumbre de archivarlo en la carpeta del cliente. Por esta razón son pocas las carpetas con Este documento, pero con el procedimiento actual se garantiza tener en la carpeta del cliente este documento. Este documento se presenta cuando el cliente realiza adiciones de módulos, usuarios o compra licencias de e-synergy. Debido a esta caracteriza no todas las carpetas tienen este documento. Tiene la firma del representante legal del cliente y 30

43 de Informática y Gestión Visitas de Instalación Visitas de Servicio 68 96% 50 70% La mayoría de las carpetas tiene este documento debido que es uno de los primeros que se recibe porque evidencia que el producto se instalo o presento inconsistencias en el proceso de instalación. Tiene la firma y sello del cliente y la del asesor de servicios que realiza la visita Cuando se presenta un inconveniente en la instalación se genera otra visita y se crea otro documento como vista de servicio, donde se evidencia continuación de la instalación, corregir inconsistencias o realizar actualizaciones al software. Tiene la firma y sello del cliente y la del asesor de servicios que realiza la visita. Archivo de RH y archivo Contable y administración. No se obtuvo acceso porque la gerencia de los dos departamentos considero que era información confidencial de la empresa y no debería ser considerada dentro del trabajo. 31

44 3. COMITÉ DE ARCHIVO El comité debe estar conformado por un grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas y adoptar programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos del archivo de la empresa. La importancia del comité de archivo radica en su responsabilidad de resaltar el valor de cada uno de los archivos de la empresa, porque estos son soporte fundamental en la toma de decisiones y cumplida su vigencia, su valor es la memoria institucional de empresa. Adicionalmente realiza propuestas de tabla de retención documental y de eliminación de documentos. El comité se encarga de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos y de preparar los lineamientos sobre selección y eliminación de éstos, para los archivos de clientes, recursos humanos y contables y administrativos, según las políticas generales de la compañía. Así mismo deberá sugerir el régimen de acceso y el de transferencia y resolver con base en las disposiciones generales del Archivo General de la Nación las consultas, sobre eliminación de documentos producidos por las oficinas de entidades públicas, que puedan adaptarse a la empresa. Debido que la empresa actualmente no cuenta con un comité de archivo, es importante, resaltar las funciones que cumple el archivo, para luego detallar las funciones del comité. 32

45 3.1 FUNCIONES DEL ARCHIVO 9 Unificar criterios sobre: Métodos de organización de los fondos documentales Sistemas de codificación y clasificación usados dentro de la empresa. La creación de mecanismos de acción que propenden a la conservación documental. El mantenimiento y seguridad de los fondos documentales. Realizar el análisis de documentos, procedencia, contenidos y custodia. Definir las unidades y el sistema de almacenamiento. Crear y prestar los servicios del Archivo. Establecer la normatividad y procesos de uso de la documentación en custodia Rediseñar servicios de información Crear nuevos servicios Realizar el control de la producción documental en lo relacionado con: La elaboración de nuevos formatos de usos dentro de la empresa. La definición de la Información contenida en los formatos y su uso. 9 AMAYA, Becerra, Simón Alberto, Conceptos Archivistitos Básicos. 33

46 3.2 FUNCIONES DEL COMITÉ DE ARCHIVO 10 : Establecer los planes y programas de trabajo y tomar decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos de la entidad. Formular las políticas de conformidad con la normatividad vigente, para el manejo, operación, sistematización, conservación, salvaguarda, archivo y disposición de la información archivística relacionada con: el sistema de información archivístico, la expedición del documento, el tiempo de conservación del documento, las clases de archivo la conservación del documento, los mecanismos de consulta y acceso a la información que éste contiene y la depuración y eliminación del mismo. Promover la adopción de las normas, políticas y procedimientos, sobre manejo y conservación de los archivos. Sugerir recomendaciones que mejoren la organización, conservación y custodia de los archivos. Propender porque se asigne el presupuesto suficiente para la administración y funcionamiento de los archivos. Capacitar y promover las normas y programas de gestión documental. Hacer seguimiento del cumplimiento de las normas de manejo y conservación de la información archivística y de correspondencia en cada una de las dependencias, cuyos jefes deberán hacer cumplir las decisiones adoptadas por el comité Sugerir un diagnóstico del sistema archivistito y de correspondencia como soporte de las decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos 10 Funciones Comité de archivo [En línea] 34