Capacitación Proceso de. Mantenimiento Grupo Bancolombia

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1 Capacitación Proceso de Mantenimiento Grupo Bancolombia

2 Objetivo Capacitar a los proveedores de mantenimiento en la forma de gestionar e interactuar con la solución ERP SAP, para recibir, evaluar, ejecutar y documentar las ordenes de mantenimiento preventivo y correctivo, así mismo como verificar la recepción de los servicios y materiales, facturación y consulta de pagos.

3 Salidas a producción SAP -ERP Módulo Contabilidad Bancolombia Junio Módulo Contabilidad Filiales Nacionales Agosto 2010 Full ERP Filiales del Exterior Febrero 2011

4 Qué módulos vamos a implementar?

5 Qué módulos vamos a implementar?

6 Ciclo de aprovisionamiento para el Proveedor Realizar Vinculación del Proveedor Recibir Invitación a Cotizar/Requerimiento Legalizar Documento Contractual Entregar Bienes y Servicios Administrar Inventarios Evaluación Gestión de Proveedores Modelo Actual Orden de Compra (Pedido) digitalizada enviada al correo electrónico del proveedor Archivos planos con diferente estructura por proveedor, para pedidos masivos Modelo Objetivo Generación automática de la Orden de Mantenimiento desde SAP que llega en formato PDF al correo electrónico del proveedor Un solo modelo de archivo plano para los proveedores que atienden mantenimientos preventivos Consulta, tratamiento, ejecución y cierre de ordenes de mantenimiento a través de SAP Portal

7 Gestionar documentos de cobro para el Proveedor Validar Entradas de Mercancía/Servicios Facturar y Radicar Documento en Ventanilla Validar y Recibir Pago Modelo Actual Modelo Objetivo No se puede validar en la herramienta el estado de Recepción del Bien o Servicio Acceso a través de Portales para validar el estado de Recepción del Bien o Servicio Factura basada en conciliaciones manuales entre los Pedidos y reportes de entrega Varios modelos de archivo como soporte de factura de pedidos masivos Validación de Tramite de Pago a través de Call Center (Allus) Facturación basada en los Pedidos que tienen la Recepción del Bien o Servicio Modelo estándar de archivo como soporte de factura de pedidos masivos Validación de Tramite de Pago a través de Call Center (Allus) y SAP Portal

8 Qué procedimientos continuarán igual? Relación contractual directa con las empresas del Grupo Bancolombia Interacción, gestión y seguimiento por parte Sodexo Facturación por cada una de las empresas del Grupo Bancolombia Factura física con soportes técnicos y ordenes de mantenimiento Radicación de Factura física en ventanilla Validación de trámite de pago a través de Call Center(Allus).

9 Y qué gana el Grupo Bancolombiacon SAP? Proceso de abastecimiento de talla internacional Horizonte de mejoramiento: El Grupo ha licenciado funcionalidades que no se implementarán en esta primera fase, lo que permite un plan de mejoramiento posterior a la estabilización del sistema. Competitividad en el mercado. Flexibilidad: SAP permite diseñar y monitorear el desempeño de negociaciones dealtoimpactoparaelbancoysusfiliales. Integración: Una sola herramienta de abastecimiento integrada con el presupuesto, los costos, gestión humana y finanzas de una manera estándar. Tiempo de procesamiento cierres mensuales: SAP elimina labores operativas que disminuyen el ciclo de cierres de periodo.

10 Beneficios Específicos de SAP PM? Información de históricos de los mantenimientos preventivos y correctivos para una mejor atención de fallas y reducción de costos. Planeación automática de los mantenimientos preventivos para mejorar la vida útil del activo y disminuir mantenimientos correctivos Control integral administrativo y contable de los activos fijos: compra, inventario, garantías, reparaciones, depreciación, retiro. Mejorar la disponibilidad y preservación de los activos al tener herramientas de control y seguimiento Información estándar y unificada de los activos del Grupo Integración de los módulos logísticos con los financieros (MM, AM, PM, PSM, FI)

11 Y qué ganan los proveedores con SAP? Reducción de tiempo en las negociaciones: Gestión de contratos marco en el sistema Agilidad en la comunicación: Acceso al portal de proveedores para consultar el estado de lasordenesdecompra,lospagos,elestadodelarecepcióndelbienoservicio,entreotros. Integralidad: Conexión entre los contratos, los pedidos las facturas y la gestión del proveedor Mejoramiento en los procesos: Procesos operativos simplificados estándares, comunes para el Banco y las filiales nacionales. Eficiencia en la operación: Con un análisis del estado de los pedidos de principio a fin se pueden corregir errores que dificulten la operación, potenciando la relación con el proveedor. Mejores Prácticas: Los proveedores se integrarán a un proceso de abastecimiento con las practicas probadas en el mercado

12 Cómo nos estamos preparando para ser exitosos en esta implementación?

13 Modelo Gestión del Cambio ETAPAS Manejar la Pérdida Comprender el Cambio Elegir Avanzar con el Cambio ESTRATEGIAS Sensibilización Comunicación Cultura Cultura Cultura 1 de julio a 15 de septiembre Formación Preparación y Movilización Comunicación Formación 16 de septiembre a 15 de octubre Apoyo - Estabilización Comunicación Formación 18 de octubre a 30 de noviembre

14 Cómo vamos a capacitar a los proveedores? Junio-Septiembre Agosto-Septiembre Capacitación Presencial: Proveedores que operen la herramienta Capacitación Virtual: Proveedores que reciben pedidos masivos. Julio-Noviembre Boletines informativos Para todos los proveedores

15 Reflexiones importantes INNOVA más que la implantación de un sistema tecnológico, es la transformación enlamaneracomosehacenlascosas. Cadaunodeustedesesungestordecambio,silaspersonasensusorganizaciones noadoptaneste cambio,loslogrosnosealcanzarán,lomásimportantedetodo este proceso es la gente Es importante estar dispuestos, con la mente abierta y una actitud de apertura para desaprender lo que hoy sabemos y aprender a hacer las cosas de nuevas maneras. Este cambio implica paciencia y compromiso. Cada uno de ustedes debe comprometerse a que su organización participe de todas las actividades de formación programadas por Innova, este es nuestro pasaporte al Banco del futuro. Es muy importante mantenerse informados y actualizados acerca de todos los avances del Programa Innova. Usando los medios de comunicación que el proyecto dispondrá para ustedes.

16 Qué retos debemos asumir con esta transformación del negocio? Estees un paso muy importante para el cual todos debemos prepararnos. La Transformación del Negocio es un cambio que no tendrá marcha atrás. El Grupo Bancolombia seguirá evolucionando y nosotros con él!

17 Cómo pueden resolver inquietudes los Proveedores? Todas las inquietudes pueden radicarlas en el Sitio de Proveedores. Página Principal Bancolombia Web Corporativa Proveedores Contáctenos

18 Preguntas? Sesión de Preguntas

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