Eurowin Tiendas de Electrodomésticos

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1 Eurowin 8.02 SQL Manual de Eurowin Tiendas de Electrodomésticos

2 Documento: me_tiendasdeelectrodomesticos Edición: 02 Nombre: Manual de Eurowin 8.02 SQL Tiendas de Electrodomésticos Fecha:

3 Tabla de contenidos 1. INTRODUCCIÓN INFORMACIÓN GENERAL REQUISITOS DEFINICIÓN DE CONCEPTOS OPCIONES DE CONFIGURACIÓN MÁS IMPORTANTES CONEXIÓN DE LA TIENDA CON LA CENTRAL DE COMPRAS ESQUEMA CONFIGURACIÓN CONFIGURACIÓN MANUAL CONFIGURACIÓN CADENA MÓDULO COMUNICACIONES MENÚ ARCHIVOS RECEPCIÓN Y ENVÍO CAMBIO PRECIOS SIGNIFICATIVOS CONSULTA ACTUALIZACIONES GAMAS, FAMILIAS NO GENERAR PEDIDO PLATAFORMA CONFIRMACIÓN DE PEDIDOS AUTOMÁTICOS EN CENTRAL REENVÍO DE PEDIDOS AUTOMÁTICOS NO TRANSMITIDOS CAPTURA DE ALBARANES Y FACTURAS DE COMPRA DE LA PLATAFORMA RESUMEN DE OPCIONES RELACIONADAS CON LAS COMUNICACIONES ARTÍCULOS ARTÍCULOS ESPECIALES PARA LA GESTIÓN MANTENIMIENTO DE ARTÍCULOS ESTÁNDAR PÁGINA DATOS PÁGINA TARIFA DE COMPRA PÁGINA ESCANDALLO PÁGINA OFERTAS PÁGINA STOCKS PÁGINA OTROS PÁGINA INFORMACIÓN ADICIONAL PÁGINA RAPPELS PÁGINA COSTES MANTENIMIENTO DE ARTÍCULOS SIMPLIFICADO PÁGINA DATOS GENERALES PÁGINA TARIFA DE COMPRA PÁGINA ESTADÍSTICA BROWSER DE ARTÍCULOS

4 BROWSER DE ARTÍCULOS AMPLIADO OTROS MANTENIMIENTOS RELACIONADOS CON ARTÍCULOS MANTENIMIENTO DE TARIFAS DE VENTA FAMILIAS MANTENIMIENTO DE MARCAS MANTENIMIENTO DE ALMACENES CAMBIO DE CÓDIGO GESTIÓN DE VENTAS CLIENTES MANTENIMIENTO DE CLIENTES PÁGINA DATOS PÁGINA FACTURACIÓN PÁGINA VENTAS PÁGINA DESCUENTOS PÁGINA OTROS PÁGINA OBSERVACIONES PÁGINA INFORMACIÓN ADICIONAL PÁGINA ENTREGAS A CUENTA BROWSER DE CLIENTES AMPLIADO CUOTAS MANTENIMIENTO DE CUOTAS CUOTAS DEL CLIENTE FACTURACIÓN DE CUOTAS MANTENIMIENTOS RELACIONADOS CON CLIENTES DOCUMENTOS DE VENTA OPCIONES COMUNES DE LOS DOCUMENTOS DE VENTA ALBARÁN DE VENTA VENDEDOR / REPRESENTANTE COMISIONES GESTIÓN DE RAPPELS DE VENTA GENERADOR AUTOMÁTICO DE ALBARANES VENTA TRASPASO DE ALBARANES ENTRE EMPRESAS FACTURACIÓN GENERAL REPETICIÓN DE FACTURAS PEDIDO DE VENTA PRESUPUESTO TERMINAL PUNTO DE VENTA PARTE DIARIO COMERCIAL GESTIÓN DE COMPRAS MANTENIMIENTO DE PROVEEDORES BROWSER AMPLIADO DE PROVEEDORES COSTES, PRECIOS Y DESCUENTOS DE COMPRA

5 TARIFAS Y DESCUENTOS DE COMPRA TARIFAS DE PROVEEDOR GESTIÓN DE RAPPELS DE PROVEEDORES GESTIÓN DE OFERTAS DE PROVEEDORES MANTENIMIENTO DE GASTOS ADICIONALES PEDIDO Y ALBARÁN DE COMPRA OTRAS OPCIONES DE COMPRAS CONTROL DE INCIDENCIAS LISTADO DE TIEMPOS DE ENTREGA POR PROVEEDOR LISTADOS OTROS MÓDULOS SERVICIOS TELEFONÍA HISTORIAL DE EUROWIN TIENDAS DE ELECTRODOMÉSTICOS NOVEDADES DEL AÑO NOVEDADES DEL AÑO NOVEDADES DEL AÑO

6 1. INTRODUCCIÓN Este documento es una recopilación de las consultas realizadas por los usuarios de Eurowin Tiendas de Electrodomésticos al centro de soporte de Sage Eurowin (Departamento de Servicios A Empresas - SAE) INFORMACIÓN GENERAL Qué es Eurowin 8.02 SQL Tiendas de Electrodomésticos? Es la solución específica para las tiendas del sector que necesitan gestionar: Múltiples descuentos en compras. Los impuestos que se aplican a las diferentes gamas de productos (p.e. canon, RAEE). Gestión de rappels a clientes y de proveedores. Enlaces automáticos entre pedidos de venta y de compra, reduciendo considerablemente el tiempo en las entradas de preventas y ventas, mejorando por consiguiente la atención al cliente. Terminal punto de venta adaptado a las necesidades de la tienda de electrodomésticos. Posibilidad de enlazar la aplicación de la tienda con la central de compras: o Importación automática de artículos y precios. o Gestión semiautomática de documentos de gestión de compras y de ventas (pedidos, albaranes y facturas) en la misma tienda y con la central. Características generales - Protección de la información al tener que introducir la contraseña del usuario al entrar en Eurowin. - Empresas accesibles con contraseña. - Gestión mejorada de la asignación de permisos a los usuarios desde la pantalla actual. - Posibilidad de consultar el historial con las modificaciones de la aplicación. - Posibilidad de trabajar con ejercicio partido (cuando el ejercicio fiscal no coincide con el año natural). - Cada usuario puede personalizar el ancho de las columnas de las cuadrículas de cada pantalla. - En todos los browsers (búsqueda F4), el cursor se sitúa en el campo de búsqueda para no tener que utilizar el ratón. - Artículo: características, canon, costes, rappels, etc. - Estados lineales en los pedidos de venta: reservado, pendiente, en preparación, etc. - Generación automática de pedidos de compra a partir de pedidos de venta. - Generación automática de albaranes de venta. - Control de incidencias de facturas de proveedores. - Tarifas de precios especiales. - Terminal punto de venta adaptado a las necesidades de la tienda de electrodomésticos. - Posibilidad de enlazar la aplicación con una central de compras (plataforma) a nivel de artículos, precios y documentos. - Opción de empresa para trabajar con artículos serializados. - Opción de empresa para trabajar con artículos con tallas y colores. 6

7 Módulos y complementos - Ventas - TPV - Compras - Contabilidad - Amortizaciones - Servicios - Teléfono - Análisis de Negocio - Gestión Documental - Informes Configurables - Logística (sin ubicaciones) - Visitas Aplicaciones complementarias de Internet - Eurowin Online, gestión de Eurowin desde una PDA. - Eurowin Pedidos Online, recepción de pedidos de venta de clientes a través de Internet. - Eurowin Tu ecommerce, implantación de una tienda virtual enlazada con la gestión. Modelo de trabajo del sector de Electrodomésticos 7

8 1.2. REQUISITOS Los requisitos de hardware y de software necesarios para instalar y utilizar Eurowin 8.02 SQL Tiendas de Electrodomésticos se pueden consultar en Internet DEFINICIÓN DE CONCEPTOS Definición de conceptos generales especiales en el sector de electrodomésticos Concepto Canon RAEE Punto Verde Rappel Precio de cesión Precio neto PVP proveedor SAT Definición Tasa aplicada a diversos medios de grabación. Directiva de Residuos de Aparatos Eléctricos y Electrónicos El Punto Verde es el símbolo que acredita la pertenencia al Sistema Integrado de Gestión de Envases de Ecoembes. En una negociación comercial, se llama rappel al descuento que se concede a un cliente por alcanzar un consumo determinado durante un periodo de tiempo establecido. El rappel suele concederse en forma de escalado de consumos o compras a los que corresponde un escalado de descuentos. Precio acordado entre secciones de una misma empresa o entre empresas de un grupo para transferir los productos y poder calcular el resultado económico de cada sección Se trata del precio bruto (precio tarifal) deducidos los descuentos objeto de aplicación y aplicados los impuestos (importe neto). Y detrás vendría el importe líquido, una vez aplicados los cargos correspondientes. Precio que recomienda el fabricante para la venta al público. Servicio de Atención Técnica, normalmente talleres oficiales de los fabricantes OPCIONES DE CONFIGURACIÓN MÁS IMPORTANTES Una tienda de electrodomésticos puede trabajar como una tienda individual o como perteneciente a una plataforma o central de compras. Eurowin Tiendas de Electrodomésticos se puede configurar para trabajar como: 1. Tienda enlazada a una plataforma de compras permite la comunicación con la central para importar y exportar datos agilizando la gestión de artículos, la tramitación de documentos, la comunicación de incidencias en las facturas de compra. 2. Punto de venta individual no vinculado a ningún grupo de compras permite la generación automática de pedidos de compra según el estado de los pedidos de venta y tiene las características del sector como impuestos, múltiples descuentos en compras, rappels, etc. 8

9 Opciones de configuración más importantes de Eurowin 8.02 SQL Tiendas de Electrodomésticos Mantenimiento de empresa» Gestión» Opciones generales Opciones generales Trabajar con tasa de reciclaje Activa el RAEE en la aplicación. Trabajar con grupos de características Activa la posibilidad de aplicar características distintas a los artículos, podremos filtrar en la consulta especial por las diferentes características asociadas a los artículos. Trabajar con tallas y colores Activa la utilización de tallas y colores en la ficha del artículo y en los documentos de compra y de venta. Trabajar con artículos serializados Activa la gestión de series en la aplicación. Sólo está habilitado para albaranes de compra y venta. Trabajar con logística de almacenes Activa el módulo reducido de logística, que permite realizar la recepción, los inventarios y el traspaso entre almacenes de mercancías desde PDA (SIN UBICACIONES). Generar pedidos de compra desde pedidos de venta Generar pedidos de compra desde pedidos de venta aun habiendo stock Generar pedidos de compra desde albarán de venta y ticket de venta Fecha de entrega en pedidos de compra automática según la fecha de entrega del pedido de venta Liquidar comisiones a partir de facturas cobradas No avisar si no hay vendedor asignado en las líneas Confirmación de albaranes de venta antes de facturar Creación de clientes por defecto como no contables Opciones de venta Al introducir un artículo en estado PE (pendiente, porque no hay stock) en un pedido de venta, se genera automáticamente un pedido de compra. Al introducir un artículo en estado RE (reservado, porque hay stock) en un pedido de venta, se generara un pedido de compra. Posibilidad de automatizar los pedidos de compra desde albaranes de venta y tickets directamente (en comportamiento de reposición). Uno o dos días de antelación en la fecha de entrega del pedido de compra con respecto al pedido de venta. Habitualmente dos días al trabajar con la plataforma. En el listado de comisiones al marcar según facturas, sólo aparecen las cobradas. En la ficha ampliada de clientes está el representante. A nivel interno, en las líneas del albarán de venta guarda el representante. En el listado de ventas por vendedor, muestra el representante si elegimos vendedor de la línea. Marca por defecto albarán no facturable, al finalizar el reparto es cuando se marcan como facturables. Está pensado para cuando los montadores acaban de finalizar los cobros de los electrodomésticos. A nivel de gestión genera la estadística y los movimientos aplicados a la cuenta contable del cliente, pero a nivel de facturación y asientos se imputa a clientes varios. Aparece el campo "Fecha de entrega" en las líneas del pedido de venta. Fecha de entrega a nivel de línea en pedido de venta Control de reparto por horarios e En los pedidos de venta aparece el control por kg o bultos en las rutas. instalaciones Se puede asignar al pedido el reparto aplicado. Calendario de reparto por rutas Asociar las rutas a los repartos. Utilizar ficha de artículo simplificada Muestra la ficha de artículo reducida. Recomendado marcar cuando se trabaja con una plataforma. Utilizar ficha de cliente simplificada Muestra la ficha de cliente reducida. Recomendado marcar cuando se trabaja con una plataforma. Utilizar pantalla de órdenes de trabajo Activa la pantalla especial para tiendas de electrodomésticos. simplificada Utilizar ficha de familia simplificada Muestra el mantenimiento de la familia reducido, sin la posibilidad de aplicar rappels en factura ni incrementos. Utilizar ficha de marca simplificada Muestra el mantenimiento de la marca reducido, sin la posibilidad de aplicar rappels en factura ni incrementos. Entrega directa de la mercancía de la Los precios de cliente final también se graban en el pedido de venta 9

10 plataforma al cliente Fecha de entrega de pedido de venta según planificación de rutas No trabajar con canon incluido en el precio de venta Utilizar neto final - final para el cálculo del PVP Añadir definición de la marca en la def. de los artículos Aviso stock bajo mínimos según stock disponible Aviso stock bajo mínimos según stock almacén cabecera Confirmación de albaranes de venta para facturar Generar pedidos de compra desde pedidos de venta Guardar neto factura en coste de albaranes de venta Impresión de albaranes en una única cola de impresión No actualizar pedidos de compra desde albaranes de compra No avisar si no hay vendedor asignado a una línea No forzar unidades de embalaje en albaranes de compra generado en la central, por parte del asociado. Desde centrales de electrodomésticos se podrá imprimir formato asociado o formato cliente, mostrando unos precios u otros. Consulta a tiempo real la planificación de rutas por código postal y disponibilidad en la central. No incluir el canon en el PVP. Calcular el margen teniendo en cuenta todos los rappels. Al introducir un documento de compra o de venta, cuando se introduce el código de un artículo, en la definición aparece el nombre de la marca seguido del nombre del artículo. Presenta un aviso sin no hay suficiente stock de un artículo entre todos los almacenes durante la venta. Presenta un aviso si no hay suficiente stock del mismo en el almacén de la cabecera del albarán de venta. Es imprescindible trabajar con almacén en pedidos de compra para conocer el disponible de un almacén determinado. Por defecto se marcan todos los albaranes de venta como no facturables. De esta forma, para facturarlos, el usuario debe desmarcarlos manualmente como facturables. Al introducir un pedido de venta, si hay stock del artículo, la línea queda reservada RE. Si no hay stock, la línea queda pendiente PE y se genera un pedido de compra automáticamente. Cuando está marcada, se almacena el neto factura de tarifas de proveedor (precio cesión descuentos rappels). Si no, guarda el último coste o precio medio de compra o precio medio de stock, según la configuración de la empresa. Es útil cuando se imprimen muchos documentos de una vez, al enviar un único trabajo a la cola de impresión. Si se modifica manualmente el albarán de compra no se modifica automáticamente el pedido de compra. Si una línea del albarán de venta no tiene asignado un vendedor, en lugar de mostrar el aviso tiene en cuenta el vendedor de la empresa. Si no está marcado, las unidades del albarán de compra deben ser un múltiplo de las unidades de embalaje del artículo. Permitir comprar artículos descatalogados Si no está marcado, no se pueden comprar los artículos descatalogados. Poder repetir referencia cliente en pedidos Si no está marcado, no se pueden comprar los artículos descatalogados. Poder repetir referencia cliente en pedidos En principio la referencia del cliente en los pedidos debe única. Teniendo marcada esta opción, el usuario puede asignar la misma referencia de cliente a varios pedidos, por ejemplo, a varios pedidos relacionados del mismo cliente. Reservas en pedidos en función almacén por defecto Para marcar un pedido como RE o PE sólo tiene en cuenta el stock del almacén por defecto de la configuración de la empresa. Si no está marcada se consulta el stock total. Reservas individuales por almacén en pedidos de venta Para asignar el estado de las líneas del pedido sólo se tiene en cuenta el almacén del pedido. Stock máximo y mínimo por almacén Declaración de máximo y mínimo por almacén en la ficha del artículo. El listado de artículos bajo mínimos tiene en cuenta la nueva configuración de stocks máximos y mínimos por almacén. Utilizar campo clientes en líneas de compra Presenta el campo "Cliente" en las líneas del pedido de compra. Al introducir el código del cliente, Eurowin genera automáticamente un pedido de venta enlazando ambos pedidos mediante el código del cliente y el número de pedido. Al traspasar el pedido de compra a albarán de compra, pregunta si se desea traspasar el pedido de venta a 10

11 albarán de venta. Utilizar campo clientes en pedidos de compra Presenta el campo "Cliente" en la cabecera de la pantalla del pedido de compra. Utilizar Neto Final Final para el cálculo del PVP Descuenta los rappels 6 y 7 para calcular el PVP. Si no, estos rappels queda como beneficio propio. Ver transportista en el albarán de venta. En el albarán de venta aparece el campo transportista. Visualizar existencias en ventas En las pantallas del albarán de venta, pedido de venta y ticket de TPV aparecen las unidades disponibles, pendientes de recibir y de servir y las reservadas, del almacén a escoger. Permitir comprar artículos descatalogados No forzar unidades de embalaje en albarán de compra Utilizar columna RAEE en documentos de compra Cambiar la prioridad de los descuentos lineales Opciones de compra No muestra ningún aviso en el momento de realizar un pedido de compra con un producto descatalogado. Al trabajar con unidades de embalaje no fuerza a pedir múltiplos de la unidad especificada. Poder especificar el RAEE linealmente en los documentos de compra. Permite configurar el orden de aplicación de los diferentes descuentos lineales del documento. Parámetros de las consultas Utilizar browser de artículos ampliado Consulta especial de artículos para tiendas, con configuración de la misma. Utilizar browser de clientes ampliado Consulta especial de clientes para tiendas, con configuración de la Utilizar browser de proveedores ampliado misma. Consulta especial de proveedores para tiendas, con configuración de la misma. Dept. programación Utilizar formato simplificado de menús La opción más importante de esta configuración es que muestra el TPV especial de tiendas de electrodomésticos, sin la gestión por operario. IMPORTANTE. Pedidos online No ver stock en Pedidos online No muestra el de stock de la plataforma en la pantalla de Pedidos online. Consulta stock a la plataforma Muestra un botón en la ficha del artículo y en el pedido de venta para consultar el stock a tiempo real, a modo de semáforo o unidades Generar pedidos de compra desde pedidos de venta en pedidos online plataforma Generar pedidos de compra desde albaranes de venta en pedidos online plataforma Generar pedidos de compra desde pedidos de compra en pedidos online plataforma dependiendo de la configuración del asociado en la plataforma. Genera el pedido en la plataforma en tiempo real desde pedido de venta, vía Pedidos online. En la tienda es un pedido de compra que corresponde con un pedido de venta en la central. Genera el pedido en la plataforma vía pedidos online, cuando se desea trabajar con reposiciones. En la tienda es un pedido de compra que corresponde con un pedido de venta en la central. Genera pedido de compra en la plataforma. En la tienda es un pedido de compra que corresponde con un pedido de venta en la central. 11

12 2. CONEXIÓN DE LA TIENDA CON LA CENTRAL DE COMPRAS Cuando 1. La tienda está asociada a una central de compras, 2. La central trabaja con Eurowin 8.02 SQL Centrales de Electrodomésticos, 3. La tienda trabaja con Eurowin 8.02 SQL Tiendas de Electrodomésticos es posible automatizar el intercambio de información (artículos, stock) y documentos (pedidos, albaranes, facturas) entre la gestión integrada Eurowin de la tienda y de la central. Además, si la tienda también trabaja con Eurowin Pedidos Online a través de Internet puede recibir pedidos de venta de sus clientes y enviar pedidos de compra a la central. Existen varias centrales de compras de electrodomésticos que utilizan Eurowin Centrales. Cada una tiene su propio sistema de trabajo con las tiendas, y suele tener definida la configuración apropiada de Eurowin Tiendas de Electrodomésticos para sus asociados ESQUEMA Traza de los documentos de compra y de venta entre la tienda y la central para servir un pedido de venta de un cliente de la tienda. Tienda de Electrodomésticos A 3 Confirmar pedido de compra 1 7 Pedido de venta 2 Pedido de compra a plataforma 6 C Albarán de venta Albarán de compra B Central de compras 4 5 Pedido de venta de tienda Albarán de venta 12

13 Explicación del esquema A. En la tienda, 1. El cliente realiza un pedido de venta. 2. El pedido del cliente se introduce en Eurowin generando automáticamente el pedido de compra de la tienda a la central. Los pedidos de compra de la tienda se reciben como pedidos de venta en la central. 3. Confirmación manual del pedido de compra. B. En la central, 4. Se genera automáticamente el pedido de venta de la tienda y se recibe la confirmación del pedido. 5. Prepara la mercancía, traspasa el pedido de venta a albarán de venta y lo envía a la tienda. C. La tienda recibe la mercancía, 6. Automáticamente se captura el albarán de compra y se enlaza con el pedido de compra que se marca como recibido. El pedido de venta relacionado queda listo para servir. 7. Se introduce el albarán de venta para el cliente de la tienda a partir del pedido de venta inicial. Cuando la tienda también trabaja con Eurowin Pedidos Online recibe pedidos de venta a través de Internet. Estos pedidos generan automáticamente el correspondiente pedido de compra relacionado que se envía a la central y no requiere confirmación CONFIGURACIÓN En el mantenimiento de empresas se encuentran las opciones de configuración de Eurowin. Para activar la comunicación entre la tienda y la central, en Eurowin 8.02 SQL Tiendas de Electrodomésticos hay que marcar la opción del mantenimiento de empresa» Gestión» Opciones generales» Utilizar formato simplificado de menús. Entonces el nombre de los menús en la barra de menús aparece en mayúsculas, se adaptan las opciones del menú de los módulos Ventas y Compras, y además aparecen los módulos Comunicaciones y Estadísticas. El módulo Comunicaciones tiene las opciones para hacer y comprobar la recepción y el envío de información entre la tienda y la central. El módulo Estadísticas agrupa los listados de compras y de ventas, ranking, rentabilidad, stock y ventas a través de TPV. También existen otras opciones para adaptar los principales mantenimientos (uso simplificado de las fichas de clientes, artículos, familias, marcas). Las opciones de configuración de la aplicación de gestión integrada Eurowin Tiendas de Electrodomésticos de la tienda para trabajar con una central se resumen en la siguiente tabla. 13

14 Resumen de opciones de configuración del mantenimiento de empresa para trabajar con una plataforma de compras Opción Mantenimiento de empresa» Gestión» Opciones generales» Dept. programación Utilizar formato simplificado de menús Opción Objetivo Trabajar con una plataforma de compras. Activa la pantalla de TPV especial para tiendas de electrodomésticos, sin la gestión por operario. Mantenimiento de empresa» Gestión» Opciones generales» Opciones de venta Utilizar ficha de artículo simplificada Utilizar ficha de cliente simplificada Utilizar ficha de familia simplificada Utilizar ficha de marca simplificada Utilizar pantalla de órdenes de trabajo simplificada Generar pedidos de compra desde pedidos de venta Reservas en pedidos en función del almacén por defecto Reservas individuales por almacén en pedidos de venta Generar ped compra a partir de alb venta y ticket de venta Fecha de entrega en ped compra automáticos según f e ped venta Generar pedidos de compra desde ped venta aun habiendo stock Entrega directa mercancía de plataforma a cliente final Fecha entrega ped venta según planif rutas desde plataforma Opción Prov. Plataforma Código asociado Servidor PHP consultas Objetivo Mantenimiento de artículos adaptado Mantenimiento de clientes adaptado Mantenimiento de familias adaptado Mantenimiento de marcas adaptado Pantalla de entrada de órdenes de trabajo adaptada Generar pedidos de compra en la gestión Eurowin de la tienda (pedido de venta en la plataforma) desde pedidos de venta cuando no hay stock suficiente en la tienda Utilizar sólo el stock del almacén por defecto para las reservas en pedidos de venta Control de stock y reservas individuales por almacén Generar pedidos de compra de reposición en Eurowin desde albaranes de venta y tickets de venta Asignar como fecha de entrega en pedidos compra automáticos la fecha de entrega del pedido venta Generar pedidos de compra desde pedidos de venta independientemente del stock de la tienda Trabajar con entrega de mercancía directamente desde la plataforma al cliente final Trabajar con fecha de entrega en pedidos de venta según planificación de rutas de plataforma Mantenimiento de empresa» Cfg. Cadena Objetivo Código de la plataforma en el mantenimiento de proveedores de la tienda. Se utiliza en la gestión automática de pedidos. Código de la tienda en el mantenimiento de clientes de Eurowin Centrales en la plataforma. Se utiliza en la gestión automática de pedidos. Establecimiento de comunicación online entre la tienda y la plataforma través de Internet. URL del servidor que administra el servicio web CONFIGURACIÓN MANUAL Durante la instalación y puesta en marcha de Eurowin Tiendas de Electrodomésticos hay que configurar el fichero Comtiecen.ini que se encuentra en la carpeta del terminal de Eurowin de la tienda. Tiene las siguientes claves: 14

15 Clave [SERVIDOR] [COMUNES] [EMPRESA] [SERVER] [MODO_OPERACION] Comtiecen.ini - Claves de configuración Comentario Ruta del servidor de Eurowin de la tienda. Nombre de la conexión de Eurowin de la tienda a la base de datos Comunes. Código de la empresa de la tienda que realiza las operaciones con la central. Indica el tipo de servidor SQL de la tienda. Marca el modo de trabajo del programa de envío y recepción de datos. Admite tres valores: NORMAL. Modo estándar, socio con Eurowin, central con Eurowin. El socio recibe los datos de su central. PLAT_NO_EUROWIN. La central no tiene Eurowin pero el socio sí, entonces el socio se descarga la información de un servidor FTP donde la central deja los datos básicos (artículos, marcas, familias, gamas, etc.) sin nada relacionado con clientes, descuentos, ofertas. A nivel de precios solamente se envía de cada artículo, el precio de cesión, el PVP proveedor, el RAEE y el canon. SOC_NO_EUROWIN. Ni la central ni el socio tienen Eurowin. El socio descarga el fichero del servidor FTP donde la central deja los datos básicos (artículos, marcas, familias, gamas, etc.) igual que en el caso anterior. Enviotce descomprime el paquete y deja los ficheros.dbf en forma de tablas libres en una carpeta declarada también en comtiecen.ini. [CARPETA_RECEPCION] Carpeta en la que se depositan los datos cuando la tienda no trabaja con Eurowin. [FTPPRV] [FTPPUB] [ACTPVP] [BUSCAR.BARR] [IDIOMA_ART] [NOTIFICACION] [ALMASTOCK] [ACTFAMIART] [ACTMARCART] [ACTDEFI2ART] [PLATAFORMA] FTP Privado para la tienda donde la plataforma traspasa los datos privados de la tienda (descuentos de la tienda, pedidos de venta, etc.). FTP Público donde la plataforma traspasa los artículos, familias, marcas, etc., para todas las tiendas. Indica si la comunicación manual actualiza el PVP de la tarifa manual asignada como Tarifa predeterminada en el mantenimiento de empresas. SI. Actualiza el PVP aplicando el margen sobre el coste. NO. No se modifica el PVP y se recalcula el margen según el nuevo coste. SI. Antes de buscar los artículos por "M. Fabricante" para comprobar si el artículo de la tienda existe en la central, se buscan por código de barras. Si existe, se actualizan los datos. Si no, se dará de alta como nuevo artículo en la tienda. NO. Los artículos de la tienda y de la central se relacionan sólo por el campo "M. Fabricante". Código de idioma de la central para enviar el nombre de los artículos a la tienda. Usuario = Código del usuario de Eurowin de la tienda para el que se crea un mensaje interno al finalizar la recepción de los datos. Almacén del que se envía información de stock a la central SI/NO. Indica si se actualiza la familia de los artículos durante la importación. SI/NO. Indica si se actualiza la marca de los artículos durante la importación. SI/NO. Indica si se actualiza la ampliación de definición de los artículos durante la importación. Código de la plataforma para operaciones especiales de la misma. [DIASMAXSINCONFIR] Número de días sin confirmar para eliminar pedidos de tiendas 15

16 2.3. CONFIGURACIÓN CADENA En el mantenimiento de empresa» página Cfg. cadena se configura la siguiente información: Los datos que relacionan la tienda con la central de compras: o El código de (cliente) asociado que tiene la tienda en la central. o El código de proveedor de la central en la tienda para las compras a la central. Los artículos que se utilizan para tratar los impuestos especiales: o Canon o Punto verde o RAEE o reciclaje o Comisiones o Rapel La dirección de Internet del servidor de webservice (servidor PHP consultas) para realizar la comunicación con la central a tiempo real en acciones como la creación de pedidos de venta de la plataforma, la captura de albaranes de la plataforma, consulta de stocks, etc. Mantenimiento de empresa Configuración de la cadena 2.4. MÓDULO COMUNICACIONES El módulo Comunicaciones permite configurar, controlar y realizar el envío y la recepción manual de datos. Por ejemplo, los datos de los artículos de la central se envían a las tiendas, de forma que la tienda no tiene que dar de alta los artículos, familias, marcas, subfamilias procedentes de la plataforma, sólo importarlos. 16

17 El módulo Comunicaciones que aparece con el formato simplificado de menús. El menú Archivos contiene las opciones para configurar, realizar y consultar el envío y la recepción de documentos. Hay dos tipos de comunicaciones: 1. Automática. A través del servidor de consultas PHP (webservice). La información se genera y traspasa durante la gestión de Eurowin de forma transparente al usuario. Traspasa pedidos de compra a partir de pedidos y albaranes de venta, etc. 2. Manual. Desde el módulo Comunicaciones» Archivos» Recepción y envío, el usuario ejecuta la opción manualmente o puede crear una tarea programada de Windows para ejecutarla durante la noche. En la tienda, después de configurar Eurowin para trabajar con la central, lo primero que hay que hacer es configurar las comunicaciones y ejecutar la importación de los artículos (Recepción y envío). En la central hay que asignar una cuota al cliente de la tienda para considerarlo como socio y poder prepararle los ficheros de exportación MENÚ ARCHIVOS Menú Archivos del módulo Comunicaciones RECEPCIÓN Y ENVÍO Con la opción del módulo Comunicaciones» Archivos» Recepción y envío se ejecuta la comunicación directamente según la configuración establecida. Al actualizar artículos en la tienda se capturan los artículos y se actualiza el coste. Finalizado el proceso, muestra un listado de los artículos en stock en los que se ha producido un cambio de coste. La recepción y envío manual de información entre la tienda y la central se realiza mediante el fichero Enviotce.exe según la configuración del fichero Comtiecen.ini. Ambos se encuentran en la carpeta del terminal de Eurowin de la tienda. 17

18 Servidor de FTP El intercambio de información se realiza a través de un servidor de FTP de la central que tiene la siguiente estructura: / (directorio inicial del servidor de FTP) ---- Carpeta Carpeta Carpeta Carpeta General Envío de la central La central se conecta con el servidor de FTP siempre con el mismo código de usuario quedando situado a nivel de raíz, en /. 1. Para enviar los datos de los artículos copia el fichero Comcentie.zip en la Carpeta General. 2. Para enviar los pedidos de compra correspondientes a los pedidos realizados por los socios a través de Pedidos Online, copia los ficheros Pvddmmaa.zip en la carpeta individual de cada socio (0001, 0002, etc.). 3. Para recibir los datos de ventas y stock de los socios recupera los archivos de la carpeta de cada socio. Recepción y envío de la tienda La tienda conecta con el servidor de FTP de la central con dos usuarios distintos dependiendo de si recupera el paquete de artículos de la central o si envía datos de stock y ventas y recibe pedidos de compra introducidos desde Pedidos Online de la central. 1. Para recibir los datos de los artículos de la central, conecta con el usuario que lo sitúa directamente en la carpeta General. 2. Para enviar los datos de stock y ventas a la central, y recuperar los pedidos de compra introducidos a través de Pedidos Online por el socio, conecta con otro usuario que lo sitúa en su propia carpeta. Debido a que el contenido de las carpetas 0001,0002, etc. es confidencial se ha diseñado este esquema para que ningún socio pueda acceder al área privada de otro socio. Proceso automático nocturno captura artículos plataforma (diario) Sin intervención del usuario se capturan los artículos de la central en la gestión Eurowin de la tienda. El proceso realiza las siguientes operaciones: Dar de alta en la tienda los artículos nuevos de la central e inexistentes en la tienda. Según la configuración, compara los artículos por modelo de fabricación o por código de barras. Actualizar los costes y los datos generales (ampliación de la definición, imagen, canon, etc.) de los artículos de la central existentes en la tienda. Opcionalmente (también según la configuración manual), modifica los PVPs de los artículos en los que ha habido cambio de coste, aplicando el porcentaje de margen indicado en la ficha del artículo. El mismo proceso genera los pedidos de compra en la tienda a partir de los pedidos que la tienda ha enviado a la central a través de Pedidos Online. 18

19 También se puede configurar el envío a la central del stock de la tienda de los artículos de la central (no propios), así como las unidades vendidas de estos artículos. Captura de artículos de la plataforma Si en la tienda se capturan los datos más de una vez al día, los resultados de la segunda captura no sobrescriben los de la primera y se pueden consultar por separado. Es necesario tener cumplimentados los campos "Modelo de fabricación" en la ficha de los artículos y "Código de grupo" en familias y marcas, antes de hacer la recuperación de datos con el fin de no duplicar los artículos, familias y marcas, ya que éstos son reconocidos a través de estos campos en lugar del código que es propio de cada tienda. En el mantenimiento de marcas se introducen los incrementos y márgenes que se desea obtener, a partir de los cuales Eurowin calcula el PVP ( ). También se pueden introducir los incrementos en la familia o en el artículo (pestaña costes). El resultado de este cálculo es el precio de la tarifa "según tarifa de compra" predeterminada en la empresa. Para poder trabajar con la importación de datos es necesario tener predeterminada una tarifa "según tarifa de compra" en el mantenimiento de la empresa. Con la opción Actualizar PVP automáticamente ([ACTPVP] del fichero comtiecen.ini) y una tarifa de venta según coste + márgenes, si existe, utiliza el margen de la marca o de la familia CAMBIO PRECIOS SIGNIFICATIVOS En la opción Comunicaciones» Archivos» Cambio precios significativos se realiza la asignación de los intervalos de diferencias que implican el cambio de precio de coste en la recepción de artículos de la central. Con la opción Consulta actualizaciones se pueden consultar los costes que han variado según este baremo CONSULTA ACTUALIZACIONES Con la opción Comunicaciones» Archivos» Consulta actualizaciones, existe la posibilidad de consultar en cualquier momento el resultado de la actualización de los artículos del día actual o anteriores, mediante el filtro por artículos modificados, nuevos o todos, artículos con stock o todos, artículos en los que se ha modificado el precio tarifa, el dto1 o el dto2. Los datos se pueden ordenar por diferencia de precio de coste (entre antes y después de la actualización) para acceder más rápidamente a los artículos que han variado más de coste y poder tomar las decisiones que correspondan, si hay stock de estos artículos. Al situar el cursor de la pantalla sobre un artículo, a la derecha se muestran los detalles de los cambios producidos en ese artículo detallando precio tarifa, dto1, dto2, precio final, % margen PVP proveedor, PVP proveedor, % margen propio, PVP propio, tanto antes de la actualización como después. Los datos %Margen, PVP y Etiqueta, se pueden modificar manualmente en esta pantalla, quedando actualizados en la ficha de los artículos. Con el botón Imprimir etiquetas se pueden imprimir las etiquetas de los artículos que se desee, informando en la columna Stock de la cantidad de etiquetas a imprimir y en la columna Etiqueta, el formato de etiqueta 19

20 a utilizar. Por defecto se aplica el formato de etiqueta predefinido en la ficha del artículo. Las etiquetas de los artículos también se pueden imprimir desde el listado de PVP modificados o desde la ficha del artículo GAMAS, FAMILIAS NO GENERAR PEDIDO PLATAFORMA La opción Comunicaciones» Archivos» Gamas, familias no generar pedido plataforma permite introducir la relación de familias y gamas para las que no se desea generar pedidos de compra automáticos en la central CONFIRMACIÓN DE PEDIDOS AUTOMÁTICOS EN CENTRAL La opción Comunicaciones» Archivos» Confirmación de pedidos automáticos en central muestra los pedidos de compra automáticos enviados a la central, según los criterios de selección. Permite confirmar o eliminar los pedidos. Los pedidos de venta generados automáticamente en la central deben ser confirmados desde la tienda para que tengan validez en la central. Normalmente esta tarea se realiza al final del día. La pantalla muestra los pedidos de compra automáticos generados en la central pendientes de confirmar. Permite navegar al albarán de venta, ticket o pedido de venta que originó el pedido. Presenta el stock total en almacenes propios de cada artículo pedido y permite consultar en tiempo real el stock en la central para seguir con el pedido y confirmarlo, o eliminarlo si es el caso. En el momento en que un pedido de compra se confirma, entra ya en la operativa diaria de la central para ser servido a la tienda. Para impedir que queden pedidos de compra pendientes de confirmar por olvido del usuario, el programa permite generar avisos de pedidos de compra pendientes de confirmar a partir de una determinada hora configurada por el propio usuario. Los pedidos de compra generados en la central, pendientes de confirmar, con una antigüedad superior a 2 días laborales se eliminan automáticamente de la central. Esta tarea la realiza un proceso automático que se ejecuta cada día en la central. Al confirmar un pedido, Eurowin presenta un aviso si éste se ha borrado en la central. Entonces, la tienda tiene que borrar este pedido de compra, y si desea solicitar los artículos, debe enviar otro pedido. Se recomienda confirmar los pedidos de compra dos veces al día, al mediodía y por la noche al cerrar. Esto se planifica entre la tienda y la central. Según las unidades del pedido, al pulsar el botón Pedir unidades de embalaje se regenera la línea del pedido de compra de la tienda y del pedido de venta de la central cambiando las unidades de la línea por las unidades de embalaje definidas en la ficha del artículo. El botón Elim borra el pedido en la tienda y en la central. Con el botón Stock plataf cambia el color de las letras de los artículos según el stock existente en la central. 20

21 REENVÍO DE PEDIDOS AUTOMÁTICOS NO TRANSMITIDOS La opción Comunicaciones» Archivos» Reenvío de pedidos automáticos no transmitidos muestra la lista de pedidos de compra automáticos pendientes de enviar a la central, filtrados por almacén. Son los pedidos que por algún motivo no se han podido enviar inmediatamente a la central. Al pulsar el botón Enviar pedidos se intenta enviar en el momento los pedidos marcados. Después del envío estos pedidos quedan pendientes de confirmar. Al entrar y salir de Eurowin, si hay pedidos pendientes de enviar aparece un aviso (configurable por usuario en el control de accesos) CAPTURA DE ALBARANES Y FACTURAS DE COMPRA DE LA PLATAFORMA Con la opción Comunicaciones» Archivos» Captura de albaranes y facturas de compra de la plataforma se completa el proceso de recepción y envío de documentos entre la tienda y la central. La pantalla tiene tres páginas: "Albaranes de compra plataforma", "Facturas de compra plataforma" y "Albaranes de compra directos de proveedor". El proceso de captura de albaranes de compra de la central se utiliza cuando en la tienda se recibe la mercancía de la central. Eurowin compara las líneas de los albaranes de venta de la central cuyo código de cliente es el correspondiente a la tienda, con las líneas de los albaranes de compra de la tienda. Las líneas de la central que no están en la tienda se pueden marcar para generar un albarán de compra automáticamente en la tienda. Los pedidos quedan como traspasados y se les asocian los albaranes generados. Al capturar los albaranes de compra busca los artículos en los pedidos de compra y los enlaza. Al final presenta un informe de artículos relacionados y no relacionados. En la parte superior (albaranes de compra nuevos detectados en la plataforma) aparece la lista de los albaranes de compra disponibles en la central que no existen en la gestión Eurowin de la tienda. En la parte inferior (Vista previa albarán de compra) se muestra el detalle del albarán de compra seleccionado. La consulta se hace en la base de datos de la central en tiempo real, por defecto se consultan los albaranes generados en los últimos 7 días pero pueden modificarse las fechas antes de pulsar el botón "Consultar". La operativa para capturar los albaranes consiste en marcar los albaranes que se deseen para descargar, y a continuación pulsar el botón "Capturar". Al capturar un albarán de compra se ejecutan los siguientes procesos: - Crear el albarán de compra en la gestión integrada Eurowin de la tienda. - Localizar los pedidos de compra que han originado los albaranes de compra y marcarlos como servidos. - Si en la tienda, el pedido de compra fue generado como consecuencia de un pedido de venta, se actualiza el ESTADO de la línea del pedido de venta a RESERVADO permitiendo su traspaso a albarán de venta. Al finalizar la captura de los albaranes marcados se muestran tres pantallas informativas de las tareas realizadas: 21

22 1. La primera muestra la lista de los albaranes de compra capturados con la posibilidad de imprimir el listado o navegar al albarán de compra. 2. La segunda muestra el listado de artículos pertenecientes a los albaranes de compra que se acaban de capturar para los que se ha localizado el pedido de compra respectivo. Se informa del artículo, unidades, número de pedido de compra origen. Si el pedido de compra proviene de un pedido de venta, se muestra el cliente y su nombre, así como el nº de pedido de venta. Este listado se puede imprimir para hacer el seguimiento. También se puede navegar al pedido de compra. 3. La tercera pantalla muestra la lista de los artículos pertenecientes a los albaranes de compra que se acaban de capturar para los que no se ha localizado el pedido de compra. Se puede imprimir para su seguimiento posterior y navegar al albarán de compra del artículo. Albaranes de compra directos del proveedor El procedimiento "Albaranes de compra directos del proveedor" consiste en lo siguiente. En la tienda se introduce un pedido de compra para la central (directa o indirectamente a través de alguna venta). Pero finalmente, es el proveedor de la central el que sirve la mercancía directamente al cliente de la tienda. Tiene estos pasos: 1. La tienda entra un pedido de venta generando el correspondiente pedido de compra a la central. 2. La central envía el pedido de venta de la tienda. 3. La central envía su pedido de compra a su proveedor. 4. El proveedor envía los artículos del pedido directamente a la tienda, sin pasar por la central. 5. La tienda recibe el material directamente del proveedor con un albarán de compra sin coste. La tienda genera el albarán de compra desde la tercera pestaña de la pantalla de captura de albaranes. Esto genera en la central un albarán de compra al proveedor de la central y un albarán de venta al cliente de la tienda. También busca los pedidos de compra y de venta de la plataforma para saldarlos con estos nuevos albaranes. Opciones de la pantalla: Artículo. Introducir las unidades. No puede ser negativo. Botón Enviar a la plataforma. Busca el pedido de venta de la central a la tienda (por código de asociado). Busca el pedido de compra de la central al proveedor y lo traspasa a albarán de compra. También en la central, genera el albarán de venta para la tienda, ésta lo recibe como albarán de compra. En el menú "Listados" se puede consultar el "Listado albaranes compra directos de proveedor". El listado "Pedidos de compra pendientes de recibir" permite seleccionar los pedidos y enviarlos a la central. 22

23 RESUMEN DE OPCIONES RELACIONADAS CON LAS COMUNICACIONES No generar pedido automático Eurowin no genera pedido de compra en la tienda ni de venta en la plataforma, en los siguientes casos: El artículo está marcado como "Artículo propio". El artículo tiene la marca "No reposición automática". No está asignado el código del proveedor de la plataforma en la configuración de la empresa. El artículo pertenece a una familia o gama declarada en la pantalla "Gamas, familias no generar pedido de compra en plataforma". Configuración de socios Tienda de electrodomésticos - Configuración de empresa» Cfg. Cadena. - El código del socio es el código del cliente en la plataforma. - Configuración del fichero comcentien.ini (usuario / password, empresa, etc.). Central - El cliente (las tiendas) debe tener una cuota mensual sin fecha final e importe mayor de 0. - Debe tener un descuento en la tabla o una línea de descuentos. - Marcar la opción "Ofertas". Tarea programada de Windows Se puede crear una tarea programada de Windows a ejecutar por la noche para hacer la recepción y envío de información entre la tienda y la central. El programa que realiza esta comunicación es Enviotce.exe de la carpeta del terminal de Eurowin (Ew800term). El resultado del envío queda registrado en la tabla libre del servidor de Eurowin \\Ew800Serv\Logs\Comtiecen_log.dbf. Mediante este proceso, la tienda envía la información del stock y las ventas por unidades (sólo unidades no precios) de los artículos no propios y recibe los artículos, precios, costes, pedidos de venta, etc. de la central. Procedimiento automático de envío de pedidos La tienda recibe un pedido de venta de un cliente. Este pedido se introduce en Eurowin Tiendas de Electrodomésticos. Si hay stock del artículo, el pedido de venta queda reservado en la tienda. Si no hay stock se genera automáticamente un pedido de compra relacionado en la tienda. Éste se envía automáticamente generando un pedido de venta en estado reservado en la central, pendiente de confirmar. La tienda confirma los pedidos de venta de la central. En ese momento el pedido pasa a reparto en la central. La central sirve el pedido a la tienda mediante un albarán de venta que en la tienda se captura como albarán de compra. En los casos menos generales de que la tienda realice el pedido a la central a través de teléfono o Pedidos Online, en la gestión Eurowin de la tienda no se registra ningún pedido y en la central se introduce un pedido de venta manual para la tienda. Cuando la central prepara el envío para las tiendas, también envía los pedidos de venta manuales de cada tienda, para que al recibirlos la tienda se genere automáticamente el correspondiente pedido de compra en Eurowin Tiendas de Electrodomésticos. Por este motivo, en estos casos la tienda no debe introducir manualmente el pedido de compra porque quedaría duplicado. 23

24 Si se genera el pedido directamente de pedidos online, no hace falta confirmarlo. En la central queda confirmado el pedido de venta automáticamente y en la tienda se recibe el pedido de compra con las comunicaciones nocturnas. Si hay más de un proveedor por artículo se hace el pedido al proveedor de la central (mantenimiento de empresa» Cfg. Cadena» Prov. Plataforma). Si no hay ninguno, solicita el código del proveedor. Si parpadea el texto " Hay pedidos pendientes de reenvío" significa que ha ocurrido algún problema en la generación del pedido de venta en la central. Entonces hay que ejecutar la opción "Reenvío automático de pedidos no transmitidos". Una vez reenviados hay que confirmarlos. Si no se envían los pedidos a la central puede ser por problemas de Internet o porque el código de artículo no existe en la central. Generación de pedidos de compra automáticos a la plataforma, en tiempo real (requiere conexión ADSL) Se generan pedidos automáticos en la gestión Eurowin, de compra en la tienda y de venta en la central, en el momento de introducir el albarán o el pedido de venta. Los documentos en los que está implementada dicha operativa son: albarán de venta, ticket de venta, pedido de venta y pedido de compra. La creación automática de los pedidos tiene lugar en el momento de teclear las unidades en la columna "Unidades". En estos documentos, en las líneas para la que ya se ha generado el pedido de compra en la tienda no se puede modificar ni el código de artículo, ni la cantidad. Sí permite borrar la línea. En el mantenimiento de empresa» Gestión» Opciones generales, el apartado Configuración de Pedidos Online contiene las opciones relativas a la comunicación entre la tienda y la central. De hecho, en las tiendas se suele identificar a la central como "Pedidos online" porque es a través de esta aplicación que puede realizar pedidos directos a la central. Entre estas opciones se encuentran "Generar ped compra desde ped venta", "Generar ped compra desde alb venta" y "Generar ped compra desde ped compra". Al introducir en los documentos de venta un artículo de la central del cual no hay suficiente stock en la tienda, se genera el pedido de compra en la tienda y el de venta en la central. O al introducir un pedido de compra al proveedor de la central, se genera el pedido de venta en la central. Si por cualquier motivo, los pedidos de compra no se pueden generar en la plataforma, se acumulan y se puede volver a intentar la generación una vez restablecida la conexión a Internet. Para cada pedido de venta de la tienda en la central debe haber el correspondiente pedido de compra de la central en la tienda. Cómo se pueden diferenciar dos tiendas de la misma empresa. 1) En la central hay que crear dos códigos de cliente, uno para cada tienda. 2) En las tiendas, para trabajar con una sola empresa, se debe introducir el código de socio en el fichero Config.ini en la clave [SOCIO_PLATA]. De esta forma, la central enviará los documentos a cada tienda y cada tienda sólo capturará sus documentos. Creación de cuentas y espacios en Internet Hay que crear un espacio FTP para las comunicaciones y envíos entre la central y las tiendas. Crear dos usuarios vinculados a este espacio FTP. - Una cuenta para la central. 24