EVALUACION DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE DEL DEPARTAMENTO DE CRÉDITO EN SOFIOCCIDENTE BANCO DE INVERSIÓN, C.A.

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1 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD DEL ZULIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES DIVISIÓN DE ESTUDIOS PARA GRADUADOS ESPECIALIZACIÓN EN AUDITORIA EVALUACION DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE DEL DEPARTAMENTO DE CRÉDITO EN SOFIOCCIDENTE BANCO DE INVERSIÓN, C.A. Lic. Romero Villasmil, Francisco C.I Maracaibo, Junio de 2005

2 Romero, Francisco. Evaluación del Sistema de Información Contable del departamento de Crédito de Sofioccidente Banco de Inversión. C.A. La Universidad del Zulia. Maracaibo Junio RESUMEN Este estudio estuvo dirigido a evaluar el Sistema de Información Contable del departamento de Crédito de Sofioccidente Banco de Inversión. C.A. Se utilizó un tipo de investigación descriptiva y aplicada con diseño no experimental. Se fundamento en las teorías de Catacora (2000),Cepeda (2000) Informe COSO (2002), Montilva (1999), O Brien (2001). Se tomo en consideración la población total conformada por 9 personas trabajadores del departamento de Crédito. Para la recolección de los datos se realizó con un cuestionario contentivo de 90 ítems, válido en su contenido y con un índice de confiabilidad de 0.98 calculado a través del estadístico alpha Cronbach, el cual fue analizado con estadística descriptiva específicamente frecuencia absoluta, relativa y porcentajes. Entre los resultados se destacan la falta de una plataforma tecnológica integral que permita el desarrollo de los sistemas en conjunto, falta de capacitación y actualización del personal que labora en el área, los controles de acceso con garantiza al usuario el resguardo de la información. PALABRAS CLAVES: Sistema de Información, contable

3 INDICE GENERAL APROBACION DEL TUTOR... RESUMEN DEDICATORIA AGRADECIMIENTO... ÍNDICE GENERAL.. LISTA DE CUADROS LISTA DE TABLAS. i ii iii iv v vi ix INTRODUCCIÓN.. 1 CAPÍTULO I. EL PROBLEMA 3 1. Reseña Histórica de Sofioccidente Banco de Inversión Planteamiento del Problema Formulación del problema Objetivos Objetivo general Objetivos específicos Justificación e Importancia Delimitación de la Investigación CAPITULO II. MARCO TEORICO Antecedentes De La Investigación Bases Teóricas Información Propiedades de la Información Sistemas Sistemas De Información Tipos De Sistemas De Información Características De Los Sistemas De Información Componentes De Un Sistema De Información Componentes Del Departamento De Informática Sistemas De Información Contables La Tecnología En Los Sistema De Información Contable Análisis Y Descripción De Puestos. 30

4 3.1. Habilidades y Características Personales que necesitan los 32 Ocupantes del Puesto. 4. Control Interno Objetivos del control interno Importancia del Control Interno Componentes del Control Interno Tipos de Control Interno Sistema De Variables CAPITULO III. MARCO TEORICO Tipo De Investigación Diseño De La Investigación Población Técnicas E Instrumentos De Recolección De Datos Validez Y Confiabilidad Del Instrumento Técnica De Análisis De Datos Procedimiento De La Investigación.. 49 CAPITULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN Análisis De Los Resultados Discusión De Los Resultados 83 CONCLUSIONES 87 RECOMENDACIONES.. 89

5 INDICE DE CUADROS 1. Indicador: Suministro de Información Indicador: Seguridad Indicador: Mantenimiento Indicador: Entrada Indicador: Procesamiento Indicador: Salida Indicador: Monitoreo Indicador: Control Indicador: Desarrollo del sistema Indicador: Consultoría Técnica Indicador: Procesamiento electrónico de los datos Indicador: Integridad Indicador: Registro Indicador: Confianza Indicador: Oportunidad Indicador: Acceso a la Información Indicador: Procesamiento de los datos Indicador: Emisión de Informes Indicador: Parámetros Indicador: Transferencia

6 21. Indicador: Tiempo de Transferencia Indicador: Controles de transferencia Indicador: Habilidades Técnicas Indicador: Habilidades Humanas Indicador: Habilidades Conceptuales Indicador: Seguridad Indicador: Soporte Indicador: Valoración de riesgo Indicador: Actividades de control Indicador: Información y Comunicación Indicador: Finalidad Indicador: Acceso.83

7 INDICE DE TABLAS 1. Operacionalización De La Variable Sistema De Información Contable Distribución de la Población 44

8 INTRODUCCIÓN En los últimos años la información se ha considerado uno de los insumos fundamentales para el desarrollo de las empresas, debido a que los responsables de tomar las decisiones reconocen que dependiendo del manejo de este recurso puede determinarse el éxito o fracaso de un negocio determinado. En función de lo mencionado, en la actualidad los gerentes reconocen que los sistemas de información automatizados representan una herramienta fundamental para obtener suficiente conocimiento acerca de los procesos que se ejecutan dentro de la empresa de acuerdo a criterios de desempeño. Por otra parte, es relevante la actual tendencia de evaluar continuamente el desempeño en cada una de las áreas o departamentos que constituyen determinada empresa o compañía, todo con el fin de verificar si la ejecución de las actividades está realizando de acuerdo a lo planificado, manejándose los criterios de desempeño (estado actual y estado deseado) que mejora la comunicación en que cualquier área o departamento. El presente trabajo de investigación se basa en la evaluación del Sistema de Información Contable del departamento de Crédito de Sofioccidente Banco de Inversión C.A., lo cual implica múltiples capacidades de análisis de los requerimientos de los departamentos objetos de estudio y del entendimiento de sus usuarios. Este trabajo se estructura en cuatro capítulos, el Capítulo I, abarca el problema objeto de estudio, es decir el planteamiento y formulación del mismo, los objetivos, la justificación y delimitación de la investigación. El Capítulo II, expone el marco teórico del estudio, reseñando los antecedentes relevantes, las bases teóricas y el sistema de variables. El Capítulo III, analiza los lineamientos metodológicos, enfocando el tipo de investigación, diseño, población, técnicas y recolección de datos, procesamiento de la información y procedimiento del estudio.

9 Seguidamente el Capítulo IV que expresa los resultados obtenidos y su discusión con las teorías que soportan el enfoque del tema así como las conclusiones y recomendaciones derivadas de la investigación.

10 CAPITULO I. 1. Reseña Histórica de Sofioccidente Banco de Inversión. Sofioccidente Banco de Inversión C.A., se constituyó como Sociedad Financiera de Occidente, C.A. el 2 de noviembre de 1972 e inicia sus operaciones en mayo de 1973, es la primera institución de esta categoría en el Estado Zulia. Su objetivo se fundamentó en la promoción y desarrollo económico y social a través de la emisión de préstamos a mediano y largo plazo, así como otras formas de financiamiento para la región Zuliana. Este conjunto de operaciones se inició con la emisión de acciones comunes nominativas de cien (100) Bolívares cada una, la cual representó un capital social de Bolívares suscrito en un cuarenta y ocho por ciento (48 %) por Corpozulia y cincuenta y dos por ciento (52 %) por el sector privado, representado por 90 accionistas. Es importante destacar que en enero de 1.994, la sociedad Financiera de Occidente C.A., cambió tanto su imagen como de nombre, convirtiéndose entonces Sofioccidente Banco de Inversión, C.A. Misión: presenta una amplitud en servicios en sus operaciones tanto activas como pasivas, ofreciendo asesoría para cubrir las necesidades requeridas. Visión: se centra en adaptarse a los cambios tecnológicos dentro del ámbito económico, para estar a la vanguardia con los cambios futuros, y así ser la Sociedad Financiera que proporcione a sus actuales y futuros cliente, mayor eficiencia y seguridad en sus transacciones financieras. Dentro del conjunto de actividades que realiza Sofioccidente Banco de inversión, se encuentran las de:

11 Invertir en la colocación de capitales. Financiar la producción, construcción y proyectos de inversión. Participar en el financiamiento de operaciones en el mercado de capitales y todo aquello previsto en la Ley General de Bancos. Conceder préstamos comprometiendo la mayor parte de sus recursos en los sectores de la economía, con los cuales le corresponde actuar. Los créditos a mediano y largo plazo constituyen las modalidades más frecuentes de operaciones que utiliza Sofioccidente Banco de Inversión, C.A. Movilizar una mesa de dinero, certificados de ahorro, certificados de depósitos a plazo fijo, actúa como agente financiero a fin de conseguir financiamiento en los montos y oportunidades necesarias, en las condiciones más favorables. En relación a la estructura organizacional de Sofioccidente Banco de Inversión, la misma se caracteriza por ser vertical, integrada por: una Junta Directiva, Presidente, Gerente General, Sub-Gerente General, Gerencia de Unidad de Prevención y control de Legitimación de Capitales, Gerente de crédito y Cobranzas, Gerencia de Informática, Gerencia de administración y Gerencia de Finanzas y Valores. 2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA A escala mundial, desde hace varias décadas, se viene impulsando una serie de cambios que determinan el comportamiento de las empresas, a través de la incorporación de nuevas tecnologías para adaptarse en forma eficiente y eficaz a las exigencias del contexto. Los logros alcanzados por las organizaciones en este sentido, les ha permitido ser más productivas, generando mayores utilidades, convirtiéndolas cada día en empresas competitivas.

12 Dentro del avanzado proceso de desarrollo tecnológico, la información se ha convertido en un recurso potencial capaz de proporcionar a cualquier organización grandes y múltiples beneficios, lo cual hace de ésta un recurso motivador de innovaciones, brindándoles la oportunidad al hombre de crear avanzadas herramientas para hacer aprovechamiento de ellas. Al mismo tiempo, el desarrollo de este proceso obliga a las organizaciones en cualquier área económica, social o política, a la contratación de profesionales con conocimientos actualizados en sistemas de información y tecnologías informáticas con un enfoque administrativo; capaz de responder a la cambiante realidad de las organizaciones y sus necesidades de información, de acuerdo a los procesos tecnológicos existentes. En el contexto de las nuevas tecnologías, las empresas han creado varios sistemas los cuales operan en diferentes segmentos de los negocios. Algunas veces estos sistemas se integran entre sí y en otras oportunidades no. En el, primero de los casos; estos sistemas en su mayoría son independientes y requieren de mantenimiento, el costo operativo y administrativo de hacerlo, la mayoría de las veces en forma redundante, es mayor que el implementar un sistema nuevo. De acuerdo a lo expresado, en una investigación presentada en gran parte de algunas organizaciones, implementan sistemas de información integradores con aplicaciones informáticas conocidos como ERP (Enterprise Resource Planning traducido al español significa Planeamiento Del Recurso De la Empresa), con dicho sistema todas las transacciones quedan registradas desde su origen en una sola base de datos, en la cual se puede consultar en línea toda la información para administrar la organización, aportando beneficios tales como; el control de

13 las operaciones, eficiencia administrativa, productividad, servicio a clientes, ahorros en costos operativos y la toma de decisiones. De acuerdo a lo expresado por Senn (1999, p 20) los sistemas de información se consideran como el medio del cual fluyen los datos de cualquier naturaleza, de una persona, departamentos, que pueden ser desde la comunicación interna entre los componentes de la organización, las cuales comprenden desde líneas telefónicas hasta sistemas de cómputos generadores de reportes para varios usuarios. Si embargo, el desarrollo de los diversos proyectos y aplicaciones de sistemas de información en las organizaciones tienen como objeto automatizar los procedimientos, logrando así un óptimo aprovechamiento de los recursos de los cuales dispone, tales como el factor humano, la disminución de los costos en relación al factor tiempo, entre otras. El desarrollo de aplicaciones en las diversas áreas de las empresas permiten, una amplia relación de comunicación en función a un objetivo determinado o metas específicas de producción; es decir, de operatividad así como de ventas o prestación de servicios. Dentro de este marco de referencia, las instituciones financieras no escapan de la aplicación de programas que le permiten automatizar sus procedimientos en las diferentes áreas, en conjunto con la normativa existente para el desarrollo de las actividades llevadas a cabo en estas Instituciones. La necesidad de prestar cada día un mejor servicio a los clientes conduce a la implementación de procesos automatizados facilitando la obtención de resultados óptimos y precisos en la prestación de los servicios y en el menor tiempo posible. Puede observarse como en las áreas de Cartera de Crédito y Cobranzas la dinámica del mercado en el sistema financiero nacional, se

14 registran variaciones en forma constante tanto en los productos como en los servicios ofrecidos a los clientes, promoviendo en cada entidad la actualización de los planes de negocios, lo cual obliga a la actualización de su plataforma tecnológica, por lo tanto se hace necesario la revisión periódica de las aplicaciones y la detección de las deficiencias a ser corregidas, para con ello hacer eficaz los procesos automatizados del negocio. Por otra parte, los cambios en las tasas de interés manejadas en el mercado, requiere de calculos, análisis de mercado, de riesgo, lo cual implica la necesidad de ajustes periodicos y la verificación con herramientas de auditoria y manejo de estadisticas, la continuidad del negocio, y su rentabilidad. Es siginifcarivo destacar, como la constante en los últimos años se fundamenta en la creación de nuevos modelos económicos y financieros,lineamientos, normas y leyes implementadas por los organismos gubernamentales y de control, por lo cual es imperante la implementación de nuevas tecnológias capaces de mantenerse a la vanguardia, ser competitivos en el mercado y a la vez cumplir con la normativa; todo esto obliga a las Instituciones financieras a rediseñar las aplicaciones manejadas en forma automática, permitiendo la posibilidad de ciclos de funcionamiento óptimos, que sean cada vez más cortos. Dentro del sector financiero, Sofioccidente Banco de Inversión, C.A., lleva a cabo una serie de actividades bancarias de servicios a cierto renglón de la economía regional, para lo cual ha sido necesario desarrollar una plataforma de sistema acorde a las necesidades de la Institución, que responda a las exigencias tanto de los clientes como los usuarios de los mismos. Para su desarrollo, Sofioccidente Banco de Inversión c.a.; cuenta con un departamento el cual ha formulado un plan de trabajo capaz de

15 permitirle desarrollar el sistema de información contable mediante una red y las diferentes aplicaciones de las áreas de la Institución. Sin embargo, tanto en el desarrollo de las actividades manuales como automatizadas en el sistema de información contable del departamento de crédito de Sofioccidente Banco de Inversión C.A., se ha observado una inconsistencia en cuanto al suministro de información para satisfacer las necesidades de los usuarios, relacionadas a las opciones que no permiten la modificación o cambio de lo creado, aplicaciones vulnerables los cuales llevan a violaciones o intervención manual de los registros de la base de datos. En vista de la situación actual en el sistema de información contable del departamento de crédito de Sofioccidente Banco de Inversión C.A., se considera pertinente precisar la seguridad de la información, el mantenimiento y actualización de la base de datos, desarrollar entrenamiento a los usuarios dándoles a conocer las bondades de las aplicaciones, a fin de garantizar la utilización de todas las herramientas con las cuales se cuenta, los canales a ser utilizados en los casos de cambio o modificaciones de la información de la base de datos, y de los programas de aplicación FORMULACIÓN DEL PROBLEMA En virtud de lo antes expuesto se plantean las siguientes interrogantes de investigación: Cuál es la situación actual del Sistema de Información contable en el Departamento de Crédito de Sofioccidente Banco de Inversión C.A.? Como es la estructura del sistema de información contable del departamento de Crédito de Sofioccidente Banco de Inversión C.A.?

16 Cuál es el Perfil del personal que maneja el sistema de información contable del departamento de Crédito de Sofioccidente Banco de Inversión C.A.? Cuáles son los parámetros de Control Interno del sistema de información contable del departamento de Crédito de Sofioccidente Banco de Inversión C.A.? 3. OBJETIVOS 3.1. OBJETIVO GENERAL Evaluar el Sistema de Información Contable del departamento de Crédito de Sofioccidente Banco de Inversión C.A OBJETIVOS ESPECIFICOS Analizar la situación actual del Sistema de Información contable del departamento de Crédito de Sofioccidente Banco de Inversión C.A. Identificar la estructura actual del Sistema de Información contable del departamento de Crédito de Sofioccidente Banco de Inversión C.A. Describir el perfil del personal que maneja el Sistema de Información contable del departamento de Crédito de Sofioccidente Banco de Inversión C.A. Identificar los parámetros del Control Interno del Sistema de Información del departamento de Crédito de Sofioccidente Banco de Inversión C.A. 4. JUSTIFICACIÓN

17 Las organizaciones, en sus diferentes fines y objetivos bien sea industriales o de servicios, sirven a la sociedad para suplir sus necesidades específicas contribuyendo a desarrollar un mundo mejor, por lo cual es importante realizar estudios que contribuyan a diagnosticar el desenvolvimiento de los sistemas de información, para proponer mejoras que optimicen su operatividad y funcionalidad. Actualmente muchas organizaciones se están enfrentando al reto de adaptarse a los altos niveles de competitividad producto de la globalización, conscientes de que los procesos internos de las empresas deben ser óptimos para lograr desarrollarse y mantenerse con buena posición en el mercado. Esto justifica la realización de estudios enfocados a evaluar el funcionamiento y los resultados de los sistemas de información, de manera tal se puedan introducir mejoras en cuanto a los procesos tanto tecnológicos como contables, financieros, administrativos y gerenciales; al contar con una plataforma tecnológica capaz de servir de apoyo para la toma de decisiones y también ayude a revitalizar los procesos empresariales. La relevancia de este estudio se fundamentará en el desarrollo de los de los sistemas de información gerenciales, de los controles internos, fundamentados en el saber contable, pues permitirá aportar información para detectar y diagnosticar tanto las debilidades como las fortalezas del sistema, pudiendo así reforzar las aplicaciones actuales, mejorarlas; con el objeto de lograr un conjunto de aplicaciones y opciones realmente satisfactorias a las necesidades de los usuarios; estos obtendrán un conocimiento adicional en el manejo de las opciones, las necesidades o cambios en las mismas o en lo referente a la base de datos, logrando de esta manera una comunicación permanente entre el departamento de sistema y los usuarios. Por otra parte, la rapidez con la cual se procesa la información hoy en día, los avances en el campo de la información, exigen tanto a los profesionales como a las organizaciones, una constante renovación de los

18 conocimientos, adecuándolos al área sobre el cual se desarrollan, permitiendo una gestión tanto eficaz como competitiva Finalmente, la investigación representará un aporte que puede ser de gran utilidad metodológica, pues crea un instrumento de medición capaz de permitir la evaluación de todos los aspectos necesarios para lograr un óptimo sistema de información, el cual será de gran utilidad para solucionar el problema planteado, además puede servir de guía o antecedente para la realización de investigaciones relacionadas con los sistemas de información en las áreas contables, gerenciales y administrativas. 5. DELIMITACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN Este estudio estará dirigido a Sofioccidente Banco de Inversión, C.A., aplicado en el sistema de información del departamento de crédito, ubicado en la avenida 3F con calle 73, en la ciudad de Maracaibo, estado Zulia. La ejecución de la investigación se realizará en el periodo comprendido desde Julio de 2002 hasta Julio de 2004

19 CAPITULO II MARCO TEÓRICO 1. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN Hoy en día los procesos de información se hacen cada vez más dinámicos y complejos, surgen como producto de la necesidad de mejorar los sistemas de comunicación, permitiendo la obtención de mayor y mejor información, lo cual implica la importancia de estos en los procesos gerenciales. Por esta razón, toda institución con visión gerencial moderna, debe priorizar dentro de su estructura organizacional la existencia de un sistema de información dinamizador de los procesos a nivel interno, los cuales vivifican la entidad y la proyectan hacia su área de influencia. El hecho de no mantener un sistema de información confiable dentro de la organización, la falta de capacidad y conocimiento de los procesos representa un riesgo en la seguridad, credibilidad y confiabilidad de la información. Atendiendo estas consideraciones, es indispensable la revisión de las investigaciones relacionadas con el tema de los sistemas de información. En este sentido, se puede señalar el trabajo de grado presentado Chourio (1999), en la Universidad del Zulia, titulado Evaluación del Sistema de Información Contable computarizado aplicados en el Instituto Nacional de Cooperación Educativa Asociación Civil INCE ZULIA, menciona como

20 objetivo la comprobación del cumplimiento de las norma y procedimientos del sistema de información contable, desarrollando una investigación de campo, descriptiva, documental, no experimental, donde se partió de una revisión bibliográfica, la aplicación de entrevistas al personal del departamento administrativo, la misma se llevó a cabo con la técnica de observación directa. Por otra parte, el análisis de los datos, expresó la comprobación de la violación de las normas y procedimientos pre establecidos para el departamento de contabilidad. La pronta solución propuesta fue el control de las actividades que se realicen, adiestramiento de personal para lograr un correcto registro de las operaciones. También es relevante el trabajo presentado por Díaz (1999), en la Universidad del Zulia, denominado Control Interno de Sistemas de Información Computarizados de LUZ, el mismo representa un diseño de un modelo de control de sistemas de información computarizado, el cual servirá de guía en materia de control interno, tanto a los niveles gerenciales como a nivel de analistas de sistemas, programadores y encargados del control. En esta investigación en particular la metodología se caracteriza por ser descriptiva, aplicada. Para lograr la información requerida se elaboró un formato de entrevista con preguntas abiertas para los integrantes del departamento de informática, los cuales constituyen la población en estudio, así mismo se realizó una revisión de documentos y textos relacionados con el tema; todo ello con la intención de recabar la información necesaria, la cual permitió realizar un análisis de la situación, concluyéndose entonces que la alternativa más viable para contar con un sistema de información eficaz y eficiente está en un sistema de información computarizado. Con referencia a la investigación realizada por Rosales (1999), en la Universidad Dr. Rafael Belloso Chacin, denominada Diseño de un Sistema

21 de Información contable para Caja de Ahorros de los Empleados de URBE. La investigación es de tipo descriptivo, no experimental, aplicada, de campo. Se consideró como población la conformada por 7 empleados del departamento de contabilidad, a quienes se les aplicó una entrevista con preguntas abiertas, además se realizaron observaciones directas en la revisión bibliográfica. De las evidencias encontradas en el diagnóstico, los resultados arrojaron como conclusión, la inexistencia de un sistema de información capaz de responder a las exigencias de la Institución, diseñando entonces un sistema de contabilidad computarizado, para registrar las operaciones contables y de esta manera obtener la mayor confiabilidad y seguridad de los datos, previendo que el mismo arrojará información clara, precisa y veraz para la toma de decisiones de la organización. Dentro del conjunto de investigaciones que aportan elementos a este, se encuentra el trabajo presentado por Alvarado (2000), acerca de Los Sistemas de Información como Herramientas de apoyo en la Gestión Operativa Gerencial de LUZ, el mismo tuvo como propósito identificar las ventajas que tiene un sistema de información como herramienta de apoyo en el área mencionada. La investigación se identifica como descriptiva, aplicada, con un diseño no experimental, la población estuvo representada por 120 personas, entre empleados y profesores de la Institución, quienes son los usuarios de los sistemas de información administrativos, se realizó un muestreo al azar de 40 sujetos. Para la obtención de la información se elaboró un cuestionario, con preguntas cerradas, los cuales fueron procesados a través de la estadística descriptiva, el análisis de los resultados permitió la evaluación de los sistemas de información, los cuales medianamente cumplen con las exigencias para apoyar cabalmente con las responsabilidades de la gestión

22 gerencial, así mismo se consideró que los niveles de precisión, validez y consistencia de los datos son medianamente satisfactorio. Así mismo el trabajo presentado por Matheus y Sánchez (2000),en la Universidad Dr. Rafael Belloso Chacín, referido a la Evaluación de los Sistemas de Información Contable de las cuentas por cobrar de Construcentro C.A., se identifica como una investigación de tipo descriptiva, la recolección de datos se realizó a través de una entrevista estructurada, la cual fue aplicada a la población conformada por 5 empleados del departamento de ventas externas. En esta investigación los resultados obtenidos señalan que el sistema de información utilizado por la empresa se adapta solo a algunas de sus necesidades, ocasionando pérdidas de tiempo e información poco confiable, por lo que se recomienda a la empresa adquirir un Sistema contable y administrativo que permita reducir la duplicidad de trabajo, ahorrar el tiempo y automatizar sus operaciones. Las investigaciones anteriores resaltan la importancia que tiene los sistemas de Información Computarizado para cualquier tipo de empresa bien sea pública o privada, además, establecen la necesidad de recurrir a manuales de normas, procedimientos y políticas, que cumplan con los requerimientos internos y externos de las organizaciones para el adecuado funcionamiento de los sistemas de información. Haciendo énfasis en los beneficios que trae la aplicación de sistemas de información y la adecuada adaptación de estos a la organización. 2. BASES TEÓRICAS. Todo estudio debe estar enmarcado en el aporte de autores que va a servir de soporte a la fundamentación teórica de la investigación, a fin de establecer una correlación directa con cada uno de los aspectos desarrollados en el trabajo de grado.

23 Por tal motivo, se hace referencia en las bases teóricas de los sistemas de información como variable del estudio, los tipos de sistemas, componentes, sus características, el control interno y su relación con los sistemas de información, ante la situación planteada, a continuación se describen los sistemas de información, partiendo de la definición de información y sistema INFORMACIÓN Según Montilva (1999); la información se define como los datos que han sido procesados en una forma significativa para quienes lo utilizan, conteniendo un valor real y perceptible en las decisiones tanto actuales como futuras. De acuerdo a lo planteado por el autor, los datos son representaciones abstractas de hechos u objetos, al ordenarlos en un contexto adecuado a través de un procesamiento adquieren un significado, proporcionando entonces un conocimiento sobre esos hechos u objetos, transformándolos en una información Propiedades de la Información. Partiendo de las propiedades de la información, según Senn (1999), las mismas deben poseer: Exactitud: la información puede ser falsa o verdadera, precisa o imprecisa. La exactitud de la información depende de varios factores, pero fundamentalmente en la forma en que se capturan, registran y procesan los datos que la originan. Forma: Es una medida de tiempo la cual indica que tan frecuente es necesaria la información bien sea; diaria, semanal, quincenal, mensual semestral o anual.

24 Alcance: es la medida de la cobertura o amplitud de los eventos, lugares, objetos o sujetos representados por la información. Horizonte: la información puede referirse a situaciones o eventos pasados (información histórica), presente (información actual) o futura (información proyectada), entendiéndose que a partir de la información histórica y actual se puede producir el uso de modelos de proyección, por otra parte; la información proyectada es utilizada para predecir eventos o destino o resultados de la organización. Relevancia: esta referida al grado de utilidad o satisfacción que ella proporcione al usuario durante la realización de evento en una circunstancia determinada. Entereza: se define como la utilidad de la información, la cual puede ser suministrar el conocimiento que se quiere para una situación en particular. Oportunidad: la información puede estar disponible o no para el momento en que se necesite, si se cuenta con ella, se puede decir que es oportuna. Dentro de las características que se le atribuyen a la información se encuentra; la de agregar algo a la representación simbólica de hechos u objetos, le aporta conocimiento a quien lo recibe, que tal vez no conocía, así como la ampliación de la información ya manejada, y lo más importante es que la información reduce la incertidumbre SISTEMAS Stoner y Freeman (1999, p 24) definen como sistema a una serie de funciones y actividades que operan juntos para alcanzar los propósitos de la organización. Por lo tanto, todas las partes del sistema deben ser coordinadas para apoyar a las otras, de esta manera la interdependencia entre las diferentes unidades del sistema es prioritaria pues, busca optimizar los procesos de la organización.

25 Por su parte Chiavenato (2000), conceptualiza al sistema como un conjunto de elementos relacionados entre si para el logro de un objetivo, el cual opera sobre información o energía o materia, para proveer de resultados esperados por la organización. A partir de las conceptualizaciones mencionadas se puede decir que para una organización el sistema es una serie de partes interrelacionadas e independientes, las cuales interactúan con el entorno, a fin de lograr las metas en coherencia con los objetivos de la organización SISTEMAS DE INFORMACIÓN. Son varios los autores que definen a los sistemas de información, sin embargo para efectos de esta investigación se toman en consideración las conceptualizaciones de los siguientes autores: Por su parte, Senn (1999, p 20) define a los sistemas de información como el medio del cual fluyen los datos de cualquier naturaleza, de una persona, departamentos, que pueden ser desde la comunicación interna entre los componentes de la organización, desde líneas telefónicas hasta sistemas de cómputos generadores de reportes para varios usuarios. De igual manera O Brien (2001) define a los sistema de información como una combinación organizada de personas, hardware, software, redes comunicacionales y recursos de datos que reúnen, transforman y diseminan información en una organización. De acuerdo a estas definiciones se puede entender entonces a los sistemas de información como todos aquellos canales que reciben, procesan y transmiten la información necesaria para realizar algún tipo de tarea o actividad, bien sea en el ámbito personal, profesional u organizacional, los cuales facilitan la interrelación con el entorno tanto interno como externo.

26 En este orden de ideas, los sistemas de información son importantes para las organizaciones en razón de ofrecer exactitud y confiabilidad de la información, pues permite una toma de decisiones asertiva, satisfacer la necesidades, así mismo pueden determinar el futuro de una organización TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN. Dentro de esta perspectiva, es importante resaltar los tipos de sistemas de información, los cuales se desarrollan de acuerdo a los propósitos y las necesidades de cada organización, para mantener y controlar sus actividades de trabajo. Sistemas Administrativos. De acuerdo a lo señalado por Senn (1999), los sistema de información administrativos son aquellos que proporcionan a los administradores la información necesaria para resolver situaciones y toma de decisiones, observadas de manera cotidiana en la organización, facilitan las alternativas ordinarias que requieren de respuestas inmediatas ante cualquier situación presentada. Sistemas de Apoyo a las Operaciones Al discernir sobre este tipo de sistema O Brien (2001), identifica a los sistemas de Apoyo de Operaciones como los que permiten procesar en forma eficiente las transacciones comerciales, del control de procesos industriales, apoyando las comunicaciones tanto internas como externas, así como colaborar con la actuación de la base de datos de la organización. Sistemas de Procesamiento de Transacciones.

27 En relación a este tipo de sistemas O Brien (2001) los define como aquellos que registran y procesan los datos, resultante de las transacciones de una organización comercial, siendo estos los sistemas de venta, compra y cambio de inventario, cuyos resultados contribuyen en la actualización de la base de datos de los mismos, por lo tanto, reajustan las transacciones realizadas para poder llevar a cabo el control exacto de los pasivos y activos con los que se cuenta. Sistemas de Control de Procesos. De acuerdo a lo expresado por O Brien (2001) estos sistemas están dirigidos a controlar procedimientos organizacionales rutinarios en los cuales, las computadoras, toman decisiones automáticamente sobre ajustes de un proceso de producción física. Sistemas de Colaboración Empresarial. En cuanto a los Sistemas de Colaboración Empresarial O Brien (2001), es del criterio que, las organizaciones emplean la variedad tecnológica de información, con la finalidad de ayudar a las personas a realizar sus labores en conjunto, contribuyendo con la comunicación de las ideas, compartir recursos y coordinar esfuerzos de trabajo entre los miembros de equipos y proyectos tanto formales como informales, constituyen la parte esencial en las organizaciones actuales, lo cual propicia la creatividad, así como el incremento en la productividad del grupo o equipo de trabajo. Sistema de Apoyo Gerencial.

28 De acuerdo al autor mencionado, este tipo de sistema se centra en el suministro y respaldo de información para la toma de decisiones efectivas por parte de los gerentes, a partir de la fusión entre la tecnología del computador y la teoría del sistema de procesamiento de datos dentro de las organizaciones. Cabe resaltar, que esta categoría de sistema es muy utilizado actualmente, pues con la ayuda de la tecnología, especialmente con los equipos computarizados, se puede condensar y clasificar la información permitiendo con ello tener un pleno conocimiento sobre determinadas situaciones y tomar las decisiones más oportunas, agilizando los procedimientos llevados a cabo de manera informal o manual impidiendo con ello la facilidad en la solución de los problemas. Es importante agregar que este sistema se encuentra integrado por varios subsistemas denominados: subsistemas de información gerencial, de Información Contable, de apoyo a las Decisiones y sistemas de información ejecutiva. Sistema de Información Gerencial. De acuerdo a lo dicho por O Brien (2001), los sistemas de información suministran a los niveles gerenciales datos, cifras y los elementos necesarios que en muchas oportunidades los respaldan para la toma de decisiones, desde lo más rutinario hasta situaciones imprevistas que ameritan brevedad en el logro de la solución. Sistema de Apoyo a las Decisiones. Este tipo de sistema de información interactivos fundamentados en el computador, utilizan modelos de decisiones y bases de datos especializados para apoyar los proceso de toma de decisiones de los usuarios finales a nivel

29 gerencial, es decir; son procedimientos gerenciales preestablecidos los cuales presentan las alternativas de solución a una problemática determinada. Sistemas de Información Ejecutiva. En este caso en particular, el propósito de los sistemas ejecutivos los cuales se basan en el computador, proporcionan a la alta gerencia un acceso directo e inmediato a la información requerida, información específica que contribuye al logro de los objetivos estratégicos de la organización. Sistemas de Expertos. Para O Brien (2001), este tipo de sistema se basa en el conocimiento, es decir, utiliza el conocimiento de un área específica para actuar como consultor especializado para los usuarios, el cual esta compuesto por una base de conocimiento y por módulos de software que realizan inferencias relacionadas con el conocimiento, ofrecen respuestas a las preguntas de los usuarios. Este tipo de sistemas son comúnmente empleados en áreas como la medicina, ingeniería, ciencias físicas y naturales, así como también en las organizaciones. Finalmente, es importante señalar que los sistemas de información, cualquiera sea su naturaleza, son fundamentales en el desarrollo de las organizaciones, pues no solamente contribuyen en aliviar el trabajo de los gerentes sino también a los usuarios a nivel general CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

30 Los sistemas de información poseen diversas características, pues su diseño depende de las exigencias, las necesidades de una organización y las áreas específicas donde se emplean. Al respecto O Brien señala que los sistemas de información se caracterizan por poseer: entrada, procesamiento, salida, retroalimentación y control. Entrada: comprende la captura y ordenamiento de los elementos que entran al sistema para ser procesados, las cuales pueden ser: materia prima, datos sobre las actuaciones del personal, datos de carácter económico, así como información general de la organización, la cual es organizado por el esfuerzo humano. Para Catácora (2000, p. 56) son diversos los criterios acerca de cual es la persona que debe manejar la seguridad para el acceso a la información contable; considerando que la alta gerencia es la que determina quien debe tener acceso y hasta que nivel dentro de la estructura organizativa, al igual que cual debe ser el perfil de los empleados. Existen controles para el acceso al sistema a través de claves que identifican al usuario, los cuales deben estar protegidos de los cambios no autorizados. El éxito en la utilización de claves de acceso depende principalmente de la manera como se manejan. Procesamiento: en esta fase los datos se convierten en información, es decir, se desarrollan los pasos a seguir para el logro del resultado esperado. Con respecto al procesamiento Pinilla (2001 p. 166) advierte que en el procesamiento de los datos se deben diseñar procedimientos técnicamente confiables para asegurar la oportuna corrección de las inconsistencias ocurridas en el procesamiento de los datos, pues este es un punto critico de control, por su complejidad técnica pues se debe contar con un sistema de control que garantice la seguridad y reduzca el riesgo potencial de errores o fraudes electrónicos.

31 El autor agrega que deben establecerse procedimientos estandarizados para atender los problemas originados por fallas de los equipos, de manera que los operadores estén debidamente instruidos para detener las maquinas y ordenar el reinicio oportunamente, además es necesario un control estricto de las fallas de los equipos, lo mismo que los correspondientes efectos. (p168). Salida: esta fase ocurre cuando la información es procesada, es decir, se obtiene de los elementos que han sido generados por un proceso de transformación hasta el destino final, el cual puede presentarse como informes, en los casos de manufacturas, la cual es proporcionada a usuarios finales, bien sea gerencial o comercial. Retroalimentación: una vez cumplida la fase de salida, se debe evaluar el desempeño del sistema, monitoreando el proceso para así determinar las posibles fallas, y en caso de que existan pueden ser corregidas o evaluar los procesos inmersos dentro del mismo. Control: está representado por el seguimiento y evaluación de la retroalimentación, consiste en determinar si el sistema va cumpliendo los pasos para llegar a la meta trazada, se realizan los ajustes necesarios de los componentes de la entrada, procesamiento de un sistema y así garantizar que éste genere la salida apropiada COMPONENTES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN. Para la comprensión de los sistemas de información, es fundamental identificar sus componentes. De acuerdo con O Brien (2001), los componentes de un sistema de información son: el factor humano, el hardware, el software, datos y redes. Factor Humano: está integrado por las personas que se requieren para operar los sistemas conocidos como usuarios finales y especialistas en sistemas de información. Es importante aclarar que los usuarios finales son

32 aquellos que utilizan un sistema de información, los especialistas son aquellos sujetos que crean, desarrollan y operan los sistemas de información. Hardware: está conformado por los elementos físicos y materiales con que se cuenta para procesar la información, estos recursos abarcan desde máquinas computadoras hasta los medios de datos, entendidos estos como los dispositivos tangibles en los cuales se graban los datos. Software: estos incluyen todas las series de instrucciones de procesamiento de la información, son una serie de disposiciones operacionales llamadas programas, los cuales dirigen y controlan el hardware, así como las instrucciones de procesamiento de información necesarias para los usuarios. Datos: representan la materia prima de los sistemas de información, constituyen todo tipo de información que se desee procesar y almacenar de manera automatizada, los cuales pueden presentarse como datos alfanuméricos hasta datos de imágenes. Redes: es un componente importante para el éxito en las operaciones de una organización, este tipo de componente incluyen a los medios comunicacionales como la fibra óptica, los sistemas de microondas; el soporte de redes considera de manera genérica, todos los recursos que componen un sistema de información COMPONENTES DEL DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA. Refiere Pinilla (2001, p 63), que dentro de una organización donde existan sistemas de información automatizados, deben existir unidades de carácter funcional, las mismas comprenden: Desarrollo de los Sistemas: esta unidad tiene como papel fundamental; desarrollar los software o programas necesarios para que los usuarios de la organización automaticen los sistemas de información.

33 Consultoría Técnica a Usuarios: la unidad funcional de consultoría interna a usuarios, tiene la responsabilidad de asesorar a los departamentos y secciones usuarios del sistema, durante el proceso de la determinación del tipo y nivel de tecnología apropiados para el estudio preliminar, diseño, implantación, operacionalización y mantenimientos de los sistemas de información requeridos, esto con el propósito de incorporar a los usuarios a los servicios de procesamiento electrónico de datos. Servicios de Procesamiento Electrónico de Datos: Esta unidad tiene como objetivo el mantenimiento y la disponibilidad permanente de hardware (equipos), software (programas), así como los elementos de apoyo informáticos necesarios en las condiciones adecuadas, para así responder a la funcionabilidad constante de las operaciones automatizadas. Agrega el mencionado autor que, esta unidad le corresponde la administración de los recursos informáticos para atender la recepción, procesamiento de los datos, el control de calidad de los procesos, la seguridad de todos los recursos informáticos y el soporte técnico. Investigación Científica: a la unidad e investigación informática, le corresponde mantener actualizados los programas de acuerdo con las necesidades de información de los departamentos, secciones y usuarios en general, en el corto, mediano y largo plazo. Lo planteado indica la importancia de contar con unidades informáticas dentro de las organizaciones, pues permiten la actualización y confiabilidad en los sistemas de información SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLES. Las organizaciones de carácter financiero requieren de sistemas de información confiables, seguros, que contengan información acerca de las

34 cifras de acuerdo con los principios contables de la organización, en base a ello, es importante el análisis de los sistemas de información contable con el cual cuentan las organizaciones en el campo financiero, dicho análisis pretende según Catácora (2000): Asegurar la integridad de los datos: es decir que debe existir la seguridad de que todos los datos contables sean introducidos en el sistema. Adecuado registro y procesamiento de las operaciones: dichos registros deben estar ajustados a la normativa y los procedimientos establecidos por la organización. Presentar la información financiera en forma: en este sentido, debe existir confiabilidad en la información financiera un mínimo grado de confianza acerca de las cifras, debiéndose presentarl de acuerdo a los parámetros contables de la organización. Garantizar la oportunidad en la presentación de la información; pues la misma, es una herramienta fundamental para la toma de decisiones, debe ser efectiva y eficaz, siendo soportada necesariamente por información que llegue en la forma oportuna LA TECNOLOGÍA EN LOS SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE. Hoy en día, la competitividad entre las organizaciones las obligadas a la automatización de sus procesos, sin embargo, estos requieren del análisis y la evaluación. En el caso de los sistemas de información contable dentro de las instituciones financieras, el análisis de la tecnología se enmarca hacia la evaluación y determinación de la plataforma electrónica, la cual debe estar soportada de manera adecuada con los objetivos del procesamiento de la información financiera.

35 Atendiendo a estas consideraciones Catácora (2000) plantea que al hacerse un análisis de los ambientes de hardware, se debe cubrir los siguientes objetivos: Acceso a la información: dentro de las organizaciones, la alta gerencia debe determinar cual es el personal con acceso a los datos y seguridad de los registros financieros. El uso de las computadoras no siempre restringen la información, pues no traen incorporados software que permiten el control y seguridad de la información por los usuarios. En el caso de los equipos manejados por una sola persona; se puede establecer un ambiente de seguridad mediante la instalación de programas de seguridad. En cambio, en el caso de computadoras en la modalidad de red; es imperante la implementación de dispositivos de seguridad. Procesamiento de los datos: Este proceso en equipos automatizados esta manejado bajo la responsabilidad del usuario del computador. Para el análisis del procesamiento de la información la organización debe establecer si el objetivo del procesamiento es llevado por el usuario principal, o este es compartido entre varias personas con acceso a la información. En el caso de los equipos en red; el procesamiento esta centralizado en el servidor de la red de micros o computadoras individuales y compartidas, en este caso el análisis de la seguridad de los registros financieros debe estar fundamentado en la verificación el nivel de seguridad del servidor, tanto desde el punto de vista lógico como físico. Emisión de Informes: en todo sistema contable se capturan los datos, se procesan y posteriormente en base a estos pueden emitirse los respectivos informes; sin embargo es necesario contar con la

36 seguridad necesaria para evitar la producción de informes a personas no autorizadas. En la medida de las organizaciones crecen y se desarrollan, es necesaria la parcelación de la información. En el caso especifico del área contable; los estados financieros deben tener un mínimo de seguridad en el procesamiento de la información así como en la emisión de los informes respectivos. Sistemas Integrados. De acuerdo a lo citado por Catácora (2000), los Sistemas integrados son aquellos que de alguna manera comparten la información entre dos o más sistemas, lo cual trae como ventajas la eliminación de la redundancia de la información entre uno o varios sistemas, evitando así la duplicidad en la información, de esta manera se reduce el trabajo de registrar la misma información, facilita el acceso a la información, así como también facilita la elaboración y presentación de los informes requeridos. Atendiendo a estas consideraciones es importante destacar las etapas del funcionamiento de un sistema integrado, las mismas se identifican como: Definición de Parámetros: la cual consiste en la definición inicial que debe dársele a un sistema para que sea tomado en cuenta en su funcionamiento, esta determina varios elementos a considerar: grado de integración entre módulos, niveles de seguridad, tipos de operaciones, códigos de cuentas, entre otras. Los parámetros de integración, se refieren a la forma como la información de los registros se introduce al sistema contable, la definición de los parámetros debe especificar en forma clara las

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