AUTORIDADES. SECRETARIO DE HACIENDA. Lic. José Luis Giusti. SUBSECRETARIO HACIENDA. Lic. Pablo David ZEIGNER

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2 AUTORIDADES SECRETARIO DE HACIENDA. Lic. José Luis Giusti SUBSECRETARIO HACIENDA. Lic. Pablo David ZEIGNER SUBSECRETARIO DE ADMINISTRACIÓN. CPN Adolfo Rubén REICHEMBERG SUBSECRETARIA TÉCNICO Abg. Leonora COLOMBO SUBSECRETARIO DE INFRAESTRUCTURA Arq. Rodolfo SENET SUBSECRETARIO DE REFUNCIONALIZACIÓN HOSPITALARIA Arq. Silvia Graciela SZUCHMAN

3 ÍNDICE MEMORIA DE LA SECRETARÍA DE HACIENDA OBJETIVOS GENERALES DE LA GESTIÓN DE LA SECRETARÍA DE HACIENDA Y ADMINISTRACIÓN Mejora de la infraestructura y los servicios tic Desarrollo y optimización de las herramientas de planificación Adecuación de estructuras y circuitos administrativos DESCRIPCIÓN DE ACCIONES Mejora de la infraestructura y los servicios tics Sistemas de información Eje Económico / Financiero Eje Recursos Humanos Eje Legal / Administrativo Eje académico Eje investigación Toma de decisiones Mejoras en la infraestructura Equipamiento comprado POIT Microinformática Arquitectura y gestión de servidores Seguridad de la información Subcomisión de Pautas Presupuestarias de la Universidad de Buenos Aires Relevamiento de Información Debate de alternativas de asignación de recursos Elaboración de propuestas de distribución de recursos entre las unidades académicas Subcomisión de Pautas Presupuestarias del Consejo Interuniversitario Nacional Planificación de la inversión en recursos físicos Adecuación de estructuras y circuitos administrativos Circuito de locaciones de servicio Intimación de trámites jubilatorios de los agentes no docentes Procedimiento para el pago del Subsidio por fallecimiento del personal de la Universidad y Haberes pendientes Aptos médicos... 47

4 2.3.5 Elaboración del circuito interno de liquidaciones finales Circuito administrativo para la autorización y pago de servicios extraordinarios Liquidaciones complementarias Circuito administrativo de aprobación y pago de certificados de obra pública Procedimiento para incorporación de créditos con afectación específica Agilización del proceso de pagos de servicios públicos Creación de un Fondo para Viáticos y su implementación Implementación de pagos y anticipos por Fondo de Tesorería Gestión presupuestaria programática de la Universidad Consolidación de Programas Especiales para financiamiento de Gastos en Personal Procedimiento de bloqueos y desbloqueos Normalización de estructuras administrativas Otras acciones especificas relevantes Cambio de entidad bancaria para el cobro de haberes Incompatibilidades Control de acceso Área de Capacitación y Desarrollo Actividades Interuniversitarias de la DCAP Gestoría Administrativa Previsional ante ANSeS Concursos

5 MEMORIA DE LA SECRETARÍA DE HACIENDA OBJETIVOS GENERALES DE LA GESTIÓN DE LA SECRETARÍA DE HACIENDA Y ADMINISTRACIÓN Durante los años 2010 y 2011 la Secretaría de Hacienda y Administración profundizó los lineamientos de gestión establecidos en el año 2009 y enfocados a optimizar la eficacia, la eficiencia y la transparencia de la gestión a su cargo. Para esto, se priorizaron las acciones tendientes a mejorar las herramientas de planificación, ejecución y control de la gestión, y en particular los siguientes ejes de trabajo: Mejora de la información disponible para la gestión, a través de la optimización de la calidad de la infraestructura y los servicios de tecnologías de la información y las comunicaciones Perfeccionamiento de las herramientas de planificación en materia presupuestaria, de gestión del conocimiento y de gestión de los recursos físicos. Adecuación de estructuras y circuitos administrativos a fin de garantizar las condiciones de control interno necesarias para una gestión transparente y eficiente. A continuación se detallan las acciones emprendidas para llevar a la práctica estos objetivos. 1.1 MEJORA DE LA INFRAESTRUCTURA Y LOS SERVICIOS TIC Se ha priorizado, como un objetivo relevante en la gestión, invertir fuertemente en Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones. Esta decisión no ha sido sólo presupuestaria, sino que comprende un enfoque estratégico donde la incorporación de estas tecnologías es vista como un elemento central que permite soportar y potenciar las políticas de la Universidad. Durante el periodo 2010 / 2011, se han profundizado las iniciativas que se habían delineado durante el 2009, y se ha trabajado en la incorporación de las tecnologías a partir de los objetivos de gestión, y que se han distribuido en distintos ejes temáticos. La gestión TIC, llevada a cobo en este periodo, se puede considerar tomando los siguientes tres aspectos: Sistemas de Información, Infraestructura Seguridad de la información.

6 1.2 DESARROLLO Y OPTIMIZACIÓN DE LAS HERRAMIENTAS DE PLANIFICACIÓN Durante los años 2009 y 2010 se consolidaron y perfeccionaron las herramientas de planificación en materia presupuestaria y de gestión de los recursos físicos, y en particular los mecanismos de elaboración de pautas presupuestarias para la distribución de los recursos y la priorización de los proyectos de obra pública a partir de Planes Anuales de Obra, que permitiesen superar paulatinamente los déficits de infraestructura detectados en la Universidad. En materia de obra pública, las prioridades en la planificación de la inversión fueron las siguientes: Adecuación de redes de electricidad y gas de los principales edificios de la Universidad, con el objeto de permitir el normal funcionamiento de los edificios y garantizar condiciones de seguridad de acuerdo a las normas técnica vigentes. Aumento de la cantidad de metros cuadrados dedicados a aulas. El incremento sostenido de la matrícula universitaria ha conducido a situaciones de colapso en las facultades más pobladas, donde las antiguas sedes son insuficientes para contener a la cantidad de nuevos cursantes. Para resolver esto se han construido dos nuevos edificios: el edifico único de la Facultad de Ciencias Sociales, cuya tercera etapa se encuentra en ejecución, y la ampliación del edifico de Ciencias Económicas. También se encuentra en ejecución la obra de remodelación integral y ampliación del edificio de la Facultad de Psicología (sede Independencia) y se han realizado diversas obras menores destinadas a mejorar las instalaciones en las que se dictan clases o construir mayor cantidad de aulas en los edificios existentes. Garantizar condiciones de seguridad y accesibilidad en todos los edificios. Las obras están enfocadas principalmente a adecuación de salidas de emergencia, escaleras, ascensores, medidas contra incendio y señalética. 1.3 ADECUACIÓN DE ESTRUCTURAS Y CIRCUITOS ADMINISTRATIVOS Durante los años 2010 y 2011 se ha desarrollado un fuerte trabajo en materia de relevamiento, adecuación y aprobación formal de de estructuras administrativas, indispensable para garantizar la eficiencia, la eficacia y la transparencia en la actividad de la administración. Por otra parte, se continuó el trabajo iniciado en 2009 de relevamiento, adecuación y aprobación de circuitos administrativos para las tareas críticas de la Secretaría.

7 2. DESCRIPCIÓN DE ACCIONES 2.1 MEJORA DE LA INFRAESTRUCTURA Y LOS SERVICIOS TICS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Eje Económico / Financiero. SIU Pilagá: Sistema de gestión presupuestaria, financiera y contable. Desde 1998 la Universidad contaba con el sistema de registro presupuestario y contable SIU COMECHINGONES (SIPEFCO) sistema que no poseía ningún registro de la gestión, ni seguimiento de las mismas. Sistema que debido a no contemplar la operatoria adecuada no mantuvo un criterio uniforme, compartidos por todas las dependencias para la registración contable, financiara y presupuestaria, por lo tanto, al momento de la consolidación de la misma, la información que se brindaba carecía de toda posibilidad de análisis y comparación tanto hacia dentro del ámbito de la Universidad como entre Universidades. Para revertir esta situación se fueron analizando distintas alternativas definiéndose finalmente por la implementación del nuevo sistema SIU PILAGA, elaborando un proyecto y plan de implementación, de manera de contar con el mismo en todas las dependencias en el menor tiempo posible. El proyecto propuso la implementación de un sistema de administración presupuestaria, contable, económica y financiera de todos los recursos y gastos de la Universidad de Buenos Aires. Incluyendo las gestiones correspondientes a las áreas de presupuesto, contabilidad, liquidaciones, tesorería, finanzas, y otras que se participen de la administración económico - financiera pudiendo desde las mismas generar los impactos automatizados en los créditos presupuestarios, las cuentas contables y efectuar automáticamente el cierre presupuestario y contable, con todos los informes de ejecución y evolución del patrimonio de la Universidad. En enero de 2011 se implementó el sistema en el Rectorado y Consejo Superior y en cinco (5) Facultades que decidieron sumarse a la primera etapa de este proyecto (Derecho, Ciencias Económicas, Agronomía, Farmacia y Bioquímica e Ingeniería).

8 Para lograr su puesta en marcha con el ejercicio 2011, se trabajó durante el segundo semestre de Ello implicó analizar y estudiar el sistema en detalle, elaborar documentación técnica y de usuarios, realizar pruebas y solicitar mejoras, etc. También fue necesario, para esta primera etapa, la capacitación de más de 200 usuarios en el funcionamiento del sistema, y de los informáticos de las áreas técnicas respecto de su instalación y administración, así como en los procesos de migración de cada una de ellas (desde el Sipefco-comechingones hacia el Pilagá). Durante el año 2011 se trabajó intensamente para implementar el sistema en las 16 dependencias restantes, y su puesta en marcha para que el ejercicio 2012 tuviera a la totalidad de las dependencias de esta Universidad trabajando con el nuevo sistema. Al igual que en la etapa anterior fue necesario trabajar en la capacitación, la realización de pruebas en paralelo de migración, el asesoramiento, y le evaluación de mejoras a incorporar. Fruto de este proyecto la Universidad ha confeccionado los manuales de usuario, así como manuales técnicos (manuales de instalación, de migración, de la base de datos, etc.), que hasta el momento no existían. Los mismos han sido entregados al Consorcio SIU, para que también puedan ser aprovechados por el resto del Sistema Universitario. A través de este proyecto, en las distintas dependencias implementadas, se han alcanzado los siguientes beneficios alineados con los objetivos de gestión: Se incorporaron mayores controles en los pasos de asignación presupuestaria y el registro del origen y aplicación detallado de los fondos, para cumplir con la normativa vigente. Aumento la seguridad de la información que manejan los procesos, ya que no es posible que los usuarios puedan acceder a los datos por fuera del sistema. Se mejoraron los procesos operativos de la gestión económico-financiera (aunque no siempre en la misma medida); Se implementaron controles por oposición de intereses en distintas áreas de la gestión. Plan de Implementación: Para la implementación de toda la Universidad se elaboró un plan plurianual que comprende dos etapas de implantación. La primera etapa, ejecutada durante el año 2010 y finalizada con éxito de febrero de 2011, abarcó la implementación del sistema-pilagá en Rectorado y Consejo Superior y en las Facultades de Agronomía, Ciencias Económicas, Derecho, Farmacia y Bioquímica e Ingeniería. La segunda etapa fue ejecutada desde el año 2011 y finalizó en abril 2012 con toda la Universidad operando con el nuevo sistema.

9 Las principales tareas en ambas etapas de implementación fueron las siguientes: Planificación del Proyecto Definición de borrador de Trabajo (Gantt) y Estructura del plan de Proyecto Elaboración documento preliminar del proyecto (incluye Gantt) Planificación Proyecto Final Definición del Alcance del Proyecto. Etapa Preliminar - Preparación de áreas técnicas Capacitación a las áreas técnicas Etapa I Instalación y actualizacion de versiones, scritps de base de datos Migración Taller de solución de errores - Post pruebas de migración Ambiente de Test Entrega de documento con información y parametrización para base de prueba Generación de una base de datos para prueba única Instalación Ambiente de Test Etapa I Relevamiento Identificación de Equipo de Implementación en cada UA Identificación de Usuarios Claves y perfiles de usuarios Presentación general a los equipos de implementación y usuarios claves Relevamiento de Infraestructura Tecnológica Prueba de migración con base cierre 2010 Entrega del Informe con bags de prueba de migración por UA Ejercicio 2010 Relevamiento funcional de circuitos administrativos Entrega de Informe por UA con Check list de temas a resolver en SIPEFCO Entrega del documento de relevamiento y puntos críticos en reunión con autoridades Evaluar configuración del sistema y parametrización Entrega de documento de parametrización y configuración del sistema Identificación de usuarios finales y perfiles de usuario Parametrización en TOBA Editor y base de datos Generación de usuarios finales y perfiles Etapa II - Capacitación de usuarios finales in situ - 2 Capacitación áreas técnicas Taller de capacitación a usuarios funcionales. Capacitación a las áreas técnicas Etapa II

10 Base de Datos Personalizaciones de consultas y listados con Toba Editor Etapa III Pre Implementación Instalación de ambiente de pre producción Prueba de Migración con base cierre 2011 Entrega del Informe con bags de prueba de migración por UA Gestion en paralelo sistema actual / Pilaga de trámites testigos por módulo Revisión de temas a resolver en SIPEFCO Revisión y ajuste de circuitos y perfiles de usuarios Generación de Usuarios Producción y Perfiles Definición de cronograma de migración y acuerdo con auditoria Etapa IV - Migración e Instalación Ultima prueba de migración post corrección de SIPEFCO Revisión de documento de migración - Última versión SIU Instalación de ambiente producción Evaluación Datos de Carga Cierre de Ejercicio y Tareas de Cierre Entrega de back up SIPEFCO para Migración Migración Etapa V - Puesta en marcha - Soporte Cierre Salida a Producción Soporte a usuarios Informe de cierre de implementación y usuarios referentes en cada UA Cierre de Proyecto implantación de Pilaga Presentación Mesa de ayuda soporte técnico Apertura de Comité de usuarios UBA Módulos del Sistema Crédito: Permite registrar los créditos originales y modificatorias de crédito. Asimismo, desde este módulo se realizan las transferencias de crédito necesarias para la ejecución. Incluye la definición y gestión del Tope financiero para controlar compromisos o devengados de gastos en función del percibido de los recursos. Gastos: Se utiliza para la ejecución de gastos. Incluye los circuitos de: Gestión Básica, Becas, Débitos Bancarios, Obra Pública, Sueldos, Compras, Adelantos, Cajas Chicas, Adelantos a Responsables, Fondos Rotatorios, Viáticos, Autorizaciones, Reintegros, Ajustes de liquidaciones, Servicios Públicos, Exigibilidad, Transferencia entre Dependencias.

11 Fondos no presupuestarios: Incluye los circuitos de Fondo de Terceros, Garantías, Retenciones, Fondos de Tránsito. Ingresos: Permite registrar los devengados de recursos según la procedencia, distribuir crédito generado por la percepción de recursos, adecuar partidas de ingresos. Tesorería: Incluye circuitos de pagos, operaciones en cartera, cobros, operaciones bancarias, cobro de transferencias entre Dependencias. Contabilidad: Incluye el ingreso de asientos manuales, ABM de cuentas contables, operaciones de cierres mensuales y anuales con sus respectivos cuadros, listados de libro diario, mayor, etc. Maestros: Desde este módulo se manejan la mayoría de maestros del sistema, esto incluye: documentos y su asociación a las operaciones; personas, proveedores y clientes; elementos de la red presupuestaria; cuentas de tesorería, bancarias, chequeras, etc. Administración: Incluye los logs de operaciones y de accesos, cambio de clave, ABM de usuarios por Dependencia, ABM Cuentas de Tesorería por Usuario, etc. Migración: Incluye la funcionalidad para realizar la migración desde el SIPEFCO y desde el Pilagá. Ayuda: acceso a extranet, ver tickets por versión y ticket por institución. Consolidación de criterios en materia de registración contable y presupuestaria A los fines de la unificación de criterios mencionada la Dirección de Administración Centralizada de este Rectorado y Consejo Superior elaboró diversos instructivos referentes a la registración contable y presupuestaria. Asì estableció el procedimiento para el registro de devengados de ingreso para las fuentes de financiamiento 11 y 13 y los ajustes necesarios en virtud del correcto impacto contable de distintas operaciones en el sistema SIU Pilagá. En referencia a los cuadros de cierre, durante el año 2012 se desarrolló un taller de capacitación para el despeje de dudas en su elaboración, unificación de criterios y controles a efectuar por cada una de las dependencias. Circuito de Transferencia entre dependencias Dado el inconveniente del correcto registro en los casos que distintas dependencias de esta universidad efectúan transferencias de fondos entre sí; y a raíz de que la universidad en su totalidad se encuentra operando en el ámbito del Sistema Económico-Financiero SIU- PILAGA, se procedió a arbitrar los lineamientos necesarios para la implementación del módulo de dicho sistema denominado Transferencia entre Dependencias. El mismo es procedente, esencialmente, en aquellos casos en los cuales se generan Ordenes de Percepción a las unidades, por los pagos que provisoriamente se hace cargo este rectorado y Consejo Superior.

12 Creación del Comité de Usuarios Luego de la implementación del SIU Pilagá, y de acuerdo a lo establecido en el cronograma, comenzó a funcionar el Comité de Usuarios que reúne a todas las dependencias que funcionan dentro del Sistema. En el mismo se desarrollan problemáticas existente y se buscan principios de soluciones que, eventualmente, son elevados al Consorcio SIU. También se debaten en su seno posibles mejoras a aplicarse, como así también su priorización con base en las necesidades de las distintas dependencias. Sistema de Patrimonio. La aplicación de Patrimonio desarrollada e implementada, tiene por finalidad la administración de los bienes de uso de la Universidad de Buenos Aires, permitiendo la registración de las altas, bajas, modificaciones y/o transferencias de bienes muebles, inmuebles y semovientes. También realiza las amortizaciones de los mismos de manera automática. Se basa en dos pilares: la gestión del inventario y la generación de información para la registración contable del inciso 4. Este sistema permite agilizar la identificación de los bienes mediante la aplicación etiquetas de códigos de barras de seguridad. Éstas, garantizan que su manipulación o intento de remoción sea evidenciado, ya que se destruyen al intentar desprenderlas y se vuelven inutilizables. De esta manera, cualquier alteración producida en la identificación del bien se vuelve fácilmente detectable. Al contar con códigos de barras, los procedimientos de toma de inventario se agilizan mediante la utilización de lectores de códigos de barras inalámbricos. Estas características permiten que el sistema facilite una gestión eficiente de la responsabilidad patrimonial sobre la custodia y el resguardo de los mismos. Dicho proyecto consistió en la implementación de un sistema que permitiera satisfacer las necesidades de la Universidad que debe administrar. También se ha planteado la reformulación de algunos procedimientos que aseguren un mayor cuidado en la adecuada registración y gestión de los bienes patrimoniales en tiempo y forma, como ser la recepción y distribución de bienes desde los depósitos. El sistema se encuentra disponible y en él se están registrando los bienes nuevos desde agosto de También se ha trabajado, y se continúa, en el operativo de repatrimonización de los bienes existentes.

13 A través de este proyecto se han alcanzado los siguientes beneficios alineados con los objetivos de gestión: Permite contar con mayor cantidad y calidad de información actualizada acerca de los bienes patrimoniales, su valuación económica, y sus movimientos físicos y de responsabilidad patrimonial. Se incorporaron mayores controles. Se disminuye el tiempo para la registración patrimonial. Se disminuye el tiempo para el control de inventario (pero tendrá mayor impacto cuando se termine el operativo de re-patrimonización). Se calculan de manera automática las amortizaciones. Generar reportes contables Eje Recursos Humanos UBA Prisma: Gestión integral del personal y Liquidación de Haberes. Se implementó, su primera versión, el 26 de Febrero de El sistema desarrollado comprende la administración del legajo electrónico de todo el personal de la Universidad en forma unificada, e integrada con la gestión del ingreso y aprobación de las novedades para las liquidaciones de haberes mensuales; contemplando también una interface con el Sistema Liquidador. Desde dicha fecha los legajos y novedades para la liquidación del personal docente, no docente y autoridades de la Universidad son ingresadas en línea por las 21 dependencias Unidades Académicas, Colegios, Hospitales y la Obra Social- y aprobadas centralizadamente por los Departamentos de Gastos en Personal, de Legajos y de Liquidaciones Complementarias. Comprende también la carga de los bloqueos y los no devengados de haberes y la emisión de los comprobantes de deducción respectivos. A fines de 2011 se implementó la versión que permite el ingreso masivo de novedades desde entes externos -sindicatos, mutuales y entidades bancarias- y de DOSUBA, informando alta, bajas, complementos y devoluciones en forma automatizada y segura a través de un acceso por VPN. También se ha desarrollado un módulo que permite la gestión de novedades correspondientes a los docentes Ad Honorem. Los agentes, con sus cargos Ad Honorem, se integrarán a la administración de los datos del legajo electrónico.

14 El modulo de Afectación de Haberes fue implementado en Diciembre de 2011 y comprende la administración centralizada de los embargos judiciales con afectación de haberes trabados sobre los empleados de la Universidad con cargos rentados, locaciones de servicio y/o locaciones de obra y la automatización de los procesos administrativos respectivos. Comprende desde la recepción de un oficio de embargo por la Mesa de Entrada hasta su posterior cancelación o levantamiento incluyendo la emisión masiva de las boletas de depósito y cartas para informar a los juzgados del pago efectuado. El sistema calcula el importe periódico o mensual a retener en función a las características indicadas en el oficio judicial (porcentaje sobre conceptos remunerativos, no remunerativos, asignaciones familiares, monto fijo, etc.) teniendo en cuenta los topes de inembargabilidad y las proporciones de embargabilidad establecidas en la normativa vigente. El sistema UBA Prisma tiene más de 400 usuarios activos en las 21 Dependencias. Gestiona más de legajos electrónicos de empleados activos y mensualmente un promedio de novedades para la liquidación, incidencias médicas y 400 retenciones por embargos. Los Legajos y Recibos de Haberes fueron migrados a partir de los datos del Sistema Liquidador, así como de otras fuentes de datos disponibles a dicha fecha. A partir de Abril de 2011 se encaró un procedimiento de actualización y verificación de legajos por parte de las respectivas Direcciones de Personal. Dicha iniciativa a permitido que al hayan sido verificados legajos, ya han registrado la foto del agente en el sistema, sobre un total de legajos activos. A través de este proyecto se han alcanzado los siguientes beneficios alineados con los objetivos de gestión: Consolidación de una Base de Datos única, homogenizada, integrada y consistente con los datos del legajo y de las novedades para la liquidación. Recibos de haberes y gran cantidad de reportes con información del legajo y de las liquidaciones, accesibles desde todas las dependencias de la Universidad. Simplificación del proceso de administración de las novedades y del bloqueo y no devengado de conceptos, eliminando la transferencia de diskettes entre los distintos actores: Dependencias, Departamento de Administración de Gastos en Personal; Dirección General de Recursos Humanos de Rectorado y el SUC. Ampliación del período para el ingreso de las novedades. Sistematización de controles en el alta y la autorización de las novedades. Datos del legajo electrónico actualizados y verificados por sus respectivas Dependencias de origen.

15 Ingreso de novedades en el origen, evitando demoras, errores involuntarios u omisiones en el procesamiento de la información. Eliminación de tareas y controles manuales a través de procesos automáticos como el cálculo de la retención por embargos judiciales, generación de boletas de depósito y emisión de notificaciones a juzgados Eje Legal / Administrativo COM DOC Gestión de trámites y expedientes. Desde el año 2009 se comenzó a trabajar en la implementación de un Sistema Integrado de Seguimiento de Trámites y Documentos basado en plataforma web y en una base de datos única que permita dar de alta trámites y realizar su seguimiento, independientemente del lugar físico donde se originen o transfieran. El sistema que se utilizó, es el COMDOC (versión III), que fue cedido a la Universidad por el Ministerio de Economía de la Nación. Hasta fines de 2011 se integraron, en este sistema, el Rectorado y Consejo Superior, el CBC, 9 Facultades, 3 hospitales y 1 Colegio; sumarizando en total 15 dependencias y más de usuarios, distribuidos en 113 edificios, que convergen su operatoria de trámites. Durante el 2009 se habían logrado implementar distintas dependencias: Dependencia Fecha Implementación Cantidad de Cantidad de Áreas

16 Usuarios Rectorado Facultad de Odontología Facultad de Derecho Facultad de Cs. Económicas Facultad de Medicina Colegio Nacional Buenos Aires 2 de Marzo de de Mayo de de Mayo de de Junio de de Junio de de Agosto de de Instituto de Oncología Ángel Roffo Septiembre de de Facultad de Psicología Diciembre de de Ciclo Básico Común Diciembre de Durante el periodo 2010 y 2011 se continúo trabajando con dichas dependencias y se implementaron las siguientes: Dependencia Instituto de Investigaciones Médicas Alfredo Lanari Facultad de Cs. Sociales Facultad de Cs. Veterinarias Fecha Implementación 4 de Enero de Cantidad de Usuarios de Febrero de de Marzo de Cantidad de Áreas

17 Facultad de Ingeniería Facultad de Arquitectura Hospital de Clínicas José de San Martín 10 de Enero de de Junio de de Noviembre de Todas las dependencias, que en la actualidad se encuentran integradas a través de este sistema, pueden gestionar documentos tales como expedientes, trámites internos, notas, oficios judiciales y pedidos de la información pública entre las distintas áreas, independientemente de que sea de su misma dependencia o de otra, o estén físicamente en otros edificios. Todo ello pasa a ser totalmente transparente. Por otro lado, permite un seguimiento de los mismos, logrando la trazabilidad total del trámite, sin importar en que dependencia de la Universidad se encuentre. Asimismo, dado que el sistema permite almacenar documentos electrónicos con la posibilidad de adjuntar archivos de diferentes formatos y contenidos, a partir de 2010 se trabajó para digitalizar y almacenar normativa institucional, la que se escanea mediante OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres), permitiendo luego su posterior búsqueda por cualquiera de las palabras contenidas en el texto de la normativa almacenada en el sistema. A partir de ello se ha otorgado la posibilidad de contar con un repositorio de resoluciones, que los distintos usuarios habilitados pueden consultar en línea, ya sea que conozca su número o que desee buscarse por palabras del texto. Se han almacenado hasta dicho momento más de resoluciones digitalizadas. Esta implementación, también trabajó, en la estandarización de los tipos de trámites utilizados en todas las dependencias, permitiendo la unificación y documentación de procedimientos para el uso del sistema y la ejecución de los circuitos contenidos en el proceso. También se confeccionaron y distribuyeron entre todos los usuarios, manuales de uso del sistema tanto de usuarios claves, como finales, de gestión, de administradores del sistema, de digitalización y almacenamiento de documentos. Asimismo, se generó la documentación técnica del sistema. Todo el material se entregó al Ministerio de Economía, que no contaba con esta documentación del sistema. A través de este proyecto se han alcanzado los siguientes beneficios alineados con los objetivos de gestión:

18 Se estandarizaron los tipos de trámites y los circuitos administrativos para el tratamiento de los mismos. Se integraron los procesos, la información y el seguimiento de los distintos tipos de trámites que se gestionan en las diferentes dependencias de la Universidad. Se incorporó una herramienta que facilitó el circuito de los trámites, incluyendo la entrega, recepción y circulación entre las áreas, involucrando y brindando acceso a la información, control y seguimiento detallado de los documentos en todas las áreas que participan en la resolución de los trámites, inclusive cuando involucran a distintas dependencias, otorgando así mayor transparencia y agilidad en la circulación, búsqueda y localización en tiempo real de los expedientes y otros documentos. Se mejoraron los servicios, tiempos de respuesta, controles y la gestión en el alta, seguimiento y cierre de trámites tanto en forma local (cada dependencia) como general. Se logró la conformación de una base de datos homogeneizada, integrada y centralizada que permite obtener información confiable y actualizada otorgando la posibilidad de realizar informes que permitan extraer volúmenes y estadísticas para la toma de decisiones. Sistema de Gestión de Asuntos Jurídicos El Sistema de Gestión de Asuntos Jurídicos, nace de la necesidad de conformar una base de datos única y centralizada que registre los distintos trámites de la Subsecretaría de Asuntos Legales. Luego de una evaluación técnico-funcional del sistema informático utilizado por la Procuración General de la Ciudad de Buenos Aires, se decidió realizar la implementación del Módulo Sisej (Sistema de Seguimiento de Juicios) que permite gestionar los procesos judiciales de la Universidad como parte actora o demandada. Para que esto sea posible se realizaron adaptaciones y correcciones técnicas obteniendo, luego de varios meses de trabajo, una plataforma única y estable implementada en Julio de El Modulo Sisej contempla la tipificación de los juicios por área temática y dependencia, la gestión de estados procesales, administración de feriados, días no laborables y vencimientos, impresión de cedulas, etc., permitiendo la gestión del expediente digital. Existen más de 20 usuarios que hacen uso del sistema, en su mayoría abogados a cargo de los juicios, que son los responsables del registro y seguimiento de los mismos. El universo total de juicios asciende a más de 500.

19 A través de este proyecto se han alcanzado los siguientes beneficios alineados con los objetivos de gestión: Automatización e informatización de la Subsecretaría de Asuntos Legales. Disponibilidad de información que permite el adecuado seguimiento de las causas en las cuales la Universidad es parte actora o demandada. Seguimiento y control sobre el desempeño del área y de los letrados a cargo. Proyección de la erogación presupuestaria a partir de la cuantificación económica de los juicios por las sumas que se determinen en las sentencias definitivas. CIMA: Sistema de Gestión de Activos y Mantenimiento A partir de la necesidad de contar con un sistema que centralice la información de sus activos físicos y permita realizar una gestión integral de los trabajos que se realizan sobre los mismos, en el año 2009 se inició un proyecto para gestionar esta problemática. Se comenzó analizando las soluciones informáticas disponibles en el mercado para cubrir esta necesidad; y a partir de este análisis, se decidió encarar su desarrollo específico para la Universidad. Que inicio ese mismo año. Durante el periodo se ha trabajado en el desarrollo de un sistema integral para la administración y mantenimiento de activos, específicamente de equipamiento, infraestructura edilicia, instalaciones y materiales. Permite la generación de solicitudes de trabajos sobre dichos activos y la gestión de los mismos mediante órdenes de trabajo y la asignación de tareas, personal y otros recursos para su realización, así como su posterior evaluación por parte del solicitante. El sistema se encuentra desarrollado, y en proceso implementación. El sistema está concebido para mejorar el nivel de respuesta y eficiencia de las múltiples áreas que tienen la responsabilidad de realizar el mantenimiento de los activos, así como de atender los distintos requerimientos que surgen en torno a ellos. Dichas áreas tienen disponibles las características técnicas del equipamiento, su ubicación en la arquitectura y el área de la Institución a la cual están asignados, mejorando las decisiones de mantenimiento que se puedan tomar, además de ordenar el trabajo que deba realizarse una vez que las mismas hayan sido tomadas. Además permite a las áreas solicitantes tener un constante monitoreo de sus pedidos.

20 A través de este proyecto se esperan alcanzar los siguientes beneficios alineados con los objetivos de gestión: Agilizar los procesos de gestión del mantenimiento de los bienes pertenecientes al Patrimonio de la Universidad de Buenos Aires. Facilitar la solicitud de requerimientos de mantenimiento por parte de las áreas usuarias y permitirle a las mismas su seguimiento y reclamo. Racionalizar las decisiones, minimizando recursos, costos y tiempos. Disponer de información acerca de la estructura edilicia, organizativa, del equipamiento y de su estado. Micrófonos y voto electrónico. El sistema implementado en 2010 pone a disposición del Consejo Superior una herramienta tecnológica que permite agilizar su dinámica de funcionamiento. Este nuevo sistema dispone de micrófonos, bases de operación con botones para los consejeros, un software de gestión de la sesión, Pantallas LCDs, etc. Este sistema gestiona el quórum a través de la información que recolecta en línea de las tarjetas que cada consejero conecta en su base, maneja la solicitud y otorgamiento de la palabra mediante la activación dinámica de los micrófonos, hace el seguimiento del orden del día y la habilitación y realización de las votaciones, así como permite visualizar en las pantallas LCD los resultados de las votaciones, y otros puntos relevantes de la sesión. A su vez, quedan registrados en el sistema todos los datos de las votaciones realizadas, lo que permite al final de la sesión, realizar diferentes informes y reportes con los resultados de la misma. El proyecto consistió en la búsqueda y adquisición de un sistema integral que permitiera satisfacer las necesidades de la Universidad, y su posterior implementación, a través de la configuración y personalización del sistema, así como mediante la capacitación y acompañamiento a las áreas responsables de la gestión de las sesiones del Consejo. A través de este proyecto se han alcanzado los siguientes beneficios alineados con los objetivos de gestión: Permitió ordenar el otorgamiento de la palabra, brindando mayor agilidad y transparencia al desarrollo de las sesiones. Logró reducir tiempos en la ejecución de las votaciones de los temas y otorgó mayor transparencia en la visualización de los resultados de una votación. Automatizó el registro de los resultados de las sesiones y posibilita las consultas de los historiales de las sesiones del Consejo Superior de la Universidad.

21 SIGSE: Sistema Integrado de Gestión de Sesiones de Consejo. Se ha desarrollado un sistema para que sea usado para la gestión de las sesiones de los Consejos Directivos de las Facultades y de sus Comisiones (previas, durante y posteriores), contemplando el tratamiento de Proyectos, la generación del orden del día, su comunicación a los consejeros, el registro de los resultados de la sesión y la correspondiente publicación en Internet. El sistema está preparado para conectarse e importar datos de los trámites registrados en el Sistema Integrado de Seguimiento de Expedientes y Documentos (COMDOC). Asimismo, se prevé incorporar la generación y numeración de resoluciones a partir de los proyectos aprobados en cada sesión. En el año 2010 se conformó un Comité de Usuarios integrado por miembros de las facultades de Ciencias Exactas (que fue quien en primera instancia lo solicitó), Derecho, Ciencias Económicas, Veterinarias y Ciencias Sociales con los que se definieron, en reuniones periódicas y consecutivas, las especificaciones funcionales y los prototipos del sistema. Durante el transcurso del año 2011 se realizó el desarrollo de la versión 1.0, dejando esta versión disponible en un servidor de producción, para que el mismo se encuentre en condiciones de ser implementado en las unidades académicas que así lo decidan. Las funcionalidades que se encuentran desarrolladas son aquellas necesarias para ser utilizado en la gestión de los consejos directivos, incluyendo la preparación de proyectos de resolución, agenda de sesiones, creación de órdenes del día, incluyendo también su posterior comunicación a los consejeros y registro del tratamiento de los proyectos. Asimismo, se encuentran documentados los manuales de usuarios del sistema. A través de este proyecto se esperan alcanzar los siguientes beneficios alineados con los objetivos de gestión: Facilitar la gestión de los órganos de gobierno de las Unidades Académicas, permitiendo la generación de la documentación de soporte a la misma (Órdenes del Día, Actas, Resoluciones, etc.). Hacer extensible su utilización a todas las dependencias de la UBA que desarrollen sesiones de Consejo y/o Comisiones, integradas al sistema de seguimiento de expedientes y documentos de la UBA (COMDOC). Reutilizar la información del COMDOC, reduciendo trabajo y evitando duplicidad en la carga de los datos.

22 Centralizar el almacenamiento y posibilitar las consultas de los historiales de las sesiones y de las resoluciones de los Consejos Directivos de la UBA EJE ACADÉMICO Sistema Puerto: Actualización de datos académicos de Posgrado. Durante el año 2010, al igual que en su momento se había trabajado en el grado, se desarrollaron procesos y opciones sobre el mismo sistema web existente, para permitir a las Unidades Académicas cargar a través de Internet los archivos con los datos de los alumnos de carreras de posgrado. La base de datos, que se actualiza a través del sistema mencionado, cuenta actualmente con más de de registros, y está actualizada para grado y posgrado, permitiendo su explotación de información. A través de este proyecto se han alcanzado los siguientes beneficios alineados con los objetivos de gestión: Permitió, por primera vez, centralizar la información de las carreras de posgrado de la Universidad como así también los inscriptos, estudiantes activos y egresados según lo informado por las Unidades Académicas. Posibilitó la consolidación de los datos y la confección de los informes solicitados anualmente por el Ministerio de Educación. Sistema de Información Permanente Censos 2011 Este sistema, que fue desarrollado y puesto en marcha durante el año 2011 para la realización del Censo, permite en forma permanente e integrada, registrar, actualizar, procesar y consultar datos sobre estudiantes de la Universidad de Buenos Aires. El sistema, desarrollado íntegramente por la Universidad, posibilita la realización a través de Internet, de la rematriculación y actualización de datos (anual), el Censo (cada 4 años) para estudiantes que estén cursando carreras de grado, de posgrado o en establecimientos de enseñanza media. Se ha desarrollado para que soporte una gran concurrencia y volumen de datos (más de personas en un mes) y que, a su vez, permita la adaptación de los cuestionarios y validaciones en línea, en forma flexible. De esta manera, se ha puesto a disposición de la Institución, una potente herramienta para realizar encuestas a su comunidad. Durante el primer semestre del año 2011 se desarrolló la aplicación para que pudiera soportar la totalidad de cuestionarios según el nivel académico (grado, posgrado y escuela media) con más de 30 recorridos que se arman dinámicamente en línea según las

23 características de cada población (media de cada escuela, educación a distancia, CBC, tecnicaturas, profesorados, etc.). El sistema también contempla la realización dinámica de una gran cantidad de validaciones y consistencias que se realizan a medida que el usuario va dando respuesta a las preguntas. También en dicho semestre se integraron a este sistema los padrones de todos los estudiantes de la Universidad que informaron las unidades académicas. El sistema se puso en marcha los primeros días de agosto de 2011 y permitió que más de estudiantes empadronados se registraran con un usuario y clave únicos, y que completaran los datos correspondientes a su re matriculación y a las respuestas de los diferentes formularios censales, obteniendo su comprobante de re matriculación y censo. Durante el segundo semestre del año 2011 se integraron a la aplicación los padrones de docentes y se desarrollaron nuevas funciones en el sistema a efectos de que pudiera soportar los cuestionarios de docentes (20 posibles recorridos). Los primeros días de noviembre de 2011 se puso en marcha el Censo de docentes. Con este sistema, más de docentes pudieron registrarse, y más de confirmaron su situación de revista y sus cargos docentes, todos ellos completaron el formulario censal, obteniendo su comprobante. A través de este proyecto se han alcanzado los siguientes beneficios alineados con los objetivos de gestión: Identificar y centralizar en un solo sistema, más de estudiantes y docentes de la Universidad. Actualizar en línea datos de calidad y homogéneos que posibilitan la obtención de información confiable y oportuna. Estandarizar procedimientos que permitan obtener mayor eficiencia en la gestión de los procesos involucrados en la obtención y el almacenamiento de la información de la comunidad de la Universidad. Reducir costos de utilización de papel, de materiales y de carga de datos para la ejecución y el registro de los resultados de los Censos en general EJE INVESTIGACIÓN SIGEVA: Sistema de gestión de investigación (CV, Proyectos y becas). Esta aplicación Web permite gestionar el proceso de gestión de subsidios a proyectos de investigación de toda la Universidad, desde la postulación (presentación del proyecto) hasta su otorgamiento, pasando por las distintas etapas de evaluación. Este sistema también incluye la presentación a becas de investigación que otorga la Universidad. Al igual que en el caso de los proyectos permite la postulación a la beca, que también se realiza en línea a

24 través de este sistema, pasando por todas las etapas de evaluación hasta su otorgamiento. A su vez, el investigador debe cargar su CV, en forma detallada en el sistema, y postularse. Todo en línea a través de Internet. Por esta misma vía puede realizar un seguimiento de la solicitud desde que es ingresada al sistema hasta que se produce el otorgamiento de los subsidios para esa convocatoria. Su puesta en marcha inicial se realizó en septiembre de 2009, permitiendo gestionar la totalidad del proceso correspondiente a la convocatoria de proyectos y becas 2010/2012. No obstante ello, durante el periodo 2010 / 2011 se trabajó intensamente en la concreción de distintas adaptaciones al sistema, permitiendo gestionar la convocatoria 2011/2013 y la apertura de la convocatoria 2012/2014. Prácticamente ya no quedan proyectos de investigación de la Universidad que no se hayan presentado a través de este sistema, lo cual lo posiciona como un sistema integrado, maduro y único a través del cual se gestiona el proceso completo de otorgamiento de subsidios para proyectos de investigación y becas. La Universidad ha trabajado para que los investigadores de la Universidad puedan transportar los datos de su currículum al aplicativo CVar (Currículo Único Nacional) del Sistema de Información de Ciencia y Tecnología Argentino (SICYTAR), dependiente del Ministerio de Ciencia y Tecnología de la Nación. El SIGEVA de la UBA se encuentra articulado con el CVar y cuenta con la funcionalidad de exportar e importar datos entre ambos. Desde su puesta en marcha, y hasta la fecha, se han presentado utilizando este sistema, por medio de Internet, más de proyectos de investigación y becas, siendo evaluados por casi especialistas externos y más de 200 evaluadores internos. También se han incorporado los currículos vitae de más de investigadores, incluyendo más de producciones científicas. A través de este proyecto se han alcanzado los siguientes beneficios alineados con los objetivos de gestión: Se estandarizaron y mejoraron procedimientos y circuitos que permitieron obtener mayor eficiencia en la gestión de los subsidios y en el almacenamiento integrado de la información, mejorando los controles y la circulación de la información entre las áreas involucradas. Se mejoraron los servicios a los investigadores y los tiempos de respuesta de acceso a la información y de la gestión de los procesos. Se obtuvo un conjunto de herramientas tecnológicas que brindan soporte a la gestión administrativa en la asignación y seguimiento de subsidios y becas en la Universidad,

25 incorporando más y mejores servicios para los investigadores, evaluadores, becarios, y personal de la Secretaría, así como instrumentos, reportes y estadísticas que acompañan a las autoridades en la toma de decisiones. Se logró la centralización de datos de calidad, homogéneos y actualizados, que permiten la obtención de información confiable y oportuna, evitando la redundancia en la solicitud, obtención y almacenamiento de datos e información. Se brindó la oportunidad a los investigadores de la UBA, que realizan investigaciones en otras instituciones que utilicen el SIGEVA, a importar y exportar los datos de su currículum entre los sistemas e, inclusive hacerlo directamente en el CVar, sin necesidad de volver a cargar los datos Toma de decisiones Delta Delta es un sistema de apoyo a la toma de decisiones destinado a las autoridades de esta Universidad y sus equipos de trabajo. El mismo integra, consolida, homologa, y relaciona datos provenientes de diversas fuentes con el objetivo de facilitar la explotación de la información necesaria para la generación de políticas y acciones. Permite explorar información en línea, usando gráficos comparativos y de evolución, así como exponiendo indicadores de gestión. También permite la exploración ágil y flexible de múltiples variables de análisis (análisis multidimensional). Si bien durante el año 2009 se habían realizado algunos desarrollos en este aspecto, durante el presente periodo se logro avanzar fuertemente en una primera versión para uso de las autoridades de distintas áreas. Actualmente se cuenta con información económico financiera, de recursos humanos, de investigación, y de alumnos. Para ello fue necesario integrar en un único almacén los datos provenientes de las base de datos de sistemas tan heterogéneos como UBA Prisma, SIU Pilaga, SigevaUBA, SIP, Puerto, Siet, CBC Calificaciones y UBAXXI en línea. Esto implicó la realización de un diseño homogéneo y la construcción de distintos procesos de transformación y equivalencias que lo actualizan periódicamente. También se trabajó en las herramientas e interfaces de exploración, para crear un único sitio amigable que permita el fácil acceso de los usuarios autorizados a consultar la información disponible. Esto conllevó trabajar en la definición de los indicadores prioritarios para la gestión; y demás criterios de exposición con las autoridades pertinentes. También se realizaron capacitaciones con usuarios, y el acompañamiento de los mismos en las primeras experiencias con la herramienta.

26 El proyecto se encuentra en plena evolución para aumentar la información disponible de cada eje temático, así como su interrelación entre los mismos. Como antecedente de este sistema, en el año 2007 se implementó el SIAD (Sistema Integrado de Información Académica). El pasaje hacia Delta, significa un salto cualitativo de gran importancia, permitiendo una integración total entre datos de los distintos ejes de gestión, así como en la evolución de la herramienta que posibilita nuevos formatos y mayor detalle en su exploración. A través de este proyecto se han alcanzado los siguientes beneficios alineados con los objetivos de gestión: Disponer de información actualizada, consolidada, interrelacionada, presentada en distintos formatos, en una fuente única, alimentada con datos provenientes de distintos sistemas; para apoyar la toma de decisiones tácticas y estratégicas. Acceso en línea a los principales indicadores relevantes para la gestión. Unificar criterios y fuentes de información para los distintos actores que toman decisiones. Posibilidad de explorar y analizar en línea, todas las variables consideradas relevantes para la gestión. Evidenciar la necesidad de recolectar datos adicionales en los sistemas de origen para ampliar la información disponible a través de Delta. Independencia del área usuaria para obtener la información necesaria para la realización de sus tareas. Reducción del tiempo en la preparación de reportes de gestión MEJORAS EN LA INFRAESTRUCTURA Equipamiento comprado Microinformática En base a una constante inversión en la renovación del parque de equipos de usuario final, se ha renovado más del 80% de la totalidad de equipos en uso (750 PCs sobre un total de 900). De esta manera no sólo los usuarios cuentan con equipos actualizados y de mejores prestaciones, sino que además se logra una mejor eficiencia operativa producto de la homogeneización del parque instalado.