MANUAL DE FACTURACION COMFACASANARE

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1 MANUAL DE FACTURACION Versión: 5.0 Página 1 de 19 MANUAL DE FACTURACION COMFACASANARE YOPAL - CASANARE

2 MANUAL DE FACTURACION Versión: 5.0 Página 2 de 19 CONTENIDO 1. FACTURA OBJETIVO REQUISITOS DE LA FACTURA CONDICIONES PARA EMITIR FACTURA ELABORACIÓN Y ENTREGA DE FACTURA APLICACIÓN DE SUBSIDIO A LA DEMANDA SUBSIDIO A LA OFERTA... 18

3 MANUAL DE FACTURACION Versión: 5.0 Página 3 de 19 MANUAL DE FACTURACION 1. FACTURA Es un documento con valor probatorio que constituye un titulo valor que la Caja entrega a los usuarios de los diferentes servicios, donde se describe, la identificación de las partes, la clase y cantidad del servicio prestado, el número y fecha de emisión, el precio unitario y total, los gastos que por diversos conceptos deban abonarse al comprador y así como la discriminación de los impuestos cuando a ello hubiere lugar OBJETIVO Dar a conocer el procedimiento para la elaboración de las facturas y la aplicación de subsidio a la demanda REQUISITOS DE LA FACTURA Para que una factura sea legalmente valida, y pueda constituir un titulo valor, debe contener como mínimo los requisitos establecidos por el Código de Comercio y el Estatuto Tributario:.La factura de venta deberá contener, además de los requisitos que establece el artículo 621 del Código de Comercio y artículo 617 del Estatuto Tributario: 1. La mención de ser factura de venta 2. El número de orden del título. 3. El nombre y domicilio del comprador. 4. La denominación y características que identifiquen las mercaderías o servicios vendidos y la constancia de su entrega real y material. 5. El valor total de las mismas, y 6. La expresión en letras y sitio visibles de que se asimila en sus efectos a la letra de cambio. La omisión de cualquiera de estos requisitos no afectará la validez del negocio jurídico que dio origen a la factura cambiaria, pero ésta perderá su calidad de título-valor... Además de lo dispuesto para cada título-valor en particular, deberán llenar los siguientes requisitos: 1. La mención del derecho que en el título se incorpora, y 2. La firma de quien lo crea.

4 MANUAL DE FACTURACION Versión: 5.0 Página 4 de 19 Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 del Estatuto Tributario, consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos: a. Estar denominada expresamente como factura de venta. b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado. d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta. e. Fecha de su expedición. f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. g. Valor total de la operación. h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura. i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas CONDICIONES PARA EMITIR FACTURA Para que se emita una factura de venta, la solicitud debe ser realizada por el responsable de la prestación del servicio, en el formato de solicitud de factura FCON008 del procedimiento 6, teniendo en cuenta que todo se debe regir al principio de causación. Nota: Cuando se organice un evento donde exista un listado de inscritos, el coordinador que no tiene la responsabilidad de facturar, en su defecto, enviara el formato de solicitud con la información general y condiciones del servicio anexando el listado de inscritos indicando datos generales al responsable de facturación. La dependencia que no envíe oportunamente la solicitud, es responsable del costo del servicio prestado. El Jefe y/o Coordinador de cada área que presté el servicio (Turismo, Centro Recreacional, UIS, Educación para el trabajo y desarrollo humano, Deportes, Recreación, entre otros) será el responsable de verificar, antes de hacer la solicitud los siguientes datos: a. Para los trabajadores afiliados deberán verificar el estado de la afiliación y la categoría, con el fin de aplicar adecuadamente el subsidio a la demanda. b. Que la empresa, usuario o afiliado no se encuentre en mora por ningún concepto o servicio ofrecido por la Caja. c. Identificar si la factura es a crédito o contado, lo que depende de los convenios establecidos previamente, si es a crédito deberá tener la evaluación de ventas a crédito de acuerdo a las condiciones determinadas por el área de Crédito.

5 MANUAL DE FACTURACION Versión: 5.0 Página 5 de 19 El área responsable del servicio deberá remitir al responsable de facturación los siguientes datos: Para persona jurídica: o Nombre de la empresa o NIT o Dirección y Teléfono o Nombre del representante legal o Número de cedula del representante legal La no entrega oportuna de la información al área de facturación generará retrasos en la emisión de la factura; la información debe ser allegada antes del último día hábil de cada mes, de lo contrario será expedida con fecha del mes siguiente. Una vez efectuado el respectivo cierre no se emitirán facturas con fechas anteriores al periodo que se esté facturando ELABORACIÓN Y ENTREGA DE FACTURA Una vez elaborada la factura, se imprimen una (01) original y una (01) copia; las cuales deberán ser firmadas por el usuario, afiliado o entidad. La original se le entrega a quien se le preste el servicio, la copia va para archivo organizada por prefijo y en orden consecutivo. Es responsabilidad de cada jefatura y/o coordinación la entrega oportuna de la(s) factura(s), para que sea tramitado su pago. La no entrega oportuna de la información o factura genera responsabilidad disciplinaria y pecuniaria al área respectiva (coordinador y/o jefe). Para hacer seguimiento a la entrega de facturas se realizará un control mediante registro en libro de tres columnas, donde se llevará la relación de las facturas que se emiten y se entregan a los responsables de área que hicieron la solicitud, con el fin de que estos las hagan firmar y posteriormente las reintegren al área de facturación para ser archivadas. Cuando el usuario esta en el momento de generar la factura, se hace firmar de manera inmediata y se archiva. La gestión de cobro será de acuerdo a lo estipulado al manual de cartera. El área de facturación tiene alcance hasta el momento de generar la factura. Cuando se requiere la anulación de una factura, el responsable de la venta del servicio solicitará por escrito a la Coordinación de Impuestos con previa solicitud del cliente (cuando se requiera), informando el motivo que da lugar a la anulación. Nota. Cuando la vigencia de la factura a anular ha superado la fecha de presentación de impuestos y emisión de informes, la solicitud deberá ser autorizada por la Subdirección Administrativa y Financiera.

6 MANUAL DE FACTURACION Versión: 5.0 Página 6 de 19 Una vez anulada la factura el responsable de la venta hará la solicitud nuevamente al área de facturación para que se proceda a la expedición de una nueva manteniendo el consecutivo que se lleva a la fecha APLICACIÓN DE SUBSIDIO A LA DEMANDA Para aplicar subsidio a la demanda, se deberá reportar al área de facturación la población atendida de acuerdo al tipo de evento realizado. Dentro de los eventos realizados se presentan los siguientes casos: EVENTOS MASIVOS: Después de realizar un evento masivo, el funcionario encargado tendrá hasta el día siguiente hábil para generar las planillas de las personas que asistieron al evento especificando; Nit, nombre, número de beneficiarios y valor cancelado. Las planillas se presentaran de forma magnética o física para poder generar el subsidio a la demanda, dichas planillas deberán estar previamente aprobado por el funcionario y subdirector respectivo, quienes informaran a través de correo electrónico o reportadas al área de facturación, dichos reportes, para ser procesada por el área de facturación. COBERTURA INSTITUTO COMFACASANARE: Mensualmente el Instituto Comfacasanare reportara una planilla por medio magnético con los datos de los terceros a los cuales se le genera el subsidio, estos deberán estar previamente avalados por el funcionario y subdirector respectivo, posteriormente son presentados de forma magnética o física en el área de facturación para la generación del subsidio en el sistema.

7 MANUAL DE FACTURACION Versión: 5.0 Página 7 de 19 N CC NOMBRE CATEGORIA ESTADO ALUMNO AFILIADO ACUDIENTE PEPITO PEREZ B ACTIVO JUAN PEREZ CARLOS SANCHEZ A ACTIVO SOFIA SANCHEZ APLICACIÓN DE SUBSIDIO INDIVIDUAL: Cada dependencia encargada de solicitar el servicio deberá enviar la solicitud de factura por medio magnético (Skype correo electrónico) deberá especificar en ella el Nit, nombre, dirección y teléfono actualizado, la categoría y el valor que cancela por el servicio (educación, deportes, recreación, unidad integral de servicios, centro recreacional, instituto Comfacasanare y turismo), luego de verificar el valor relacionado, se determina el valor del subsidio por diferencia entre categorías para ser facturadas y generar la cuenta por pagar.

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9 MANUAL DE FACTURACION Versión: 5.0 Página 9 de 19 PARA LA GENERACION DEL SUBSIDIO A LA DEMANDA SE HA CREADO UNA INTERFAZ CON EL SISTEMA CONTABLE Y ASI OPTIMIZAR EL PROCEDIMIENTO DE LA SIGUIENTE MANERA. 1. INTERFAZ PARA REGISTRAR ASIGNACIONES DE SOBSIDIO: Para generar la estructura para interfaz Subsidio S.O.P.S se deberá crear un archivo en Excel en seis (6) columnas de la siguiente manera: Nit. Tercero XXXX Cat. A XXXX Cat. A XXXX Cat. B Valor Crédito Valor Debito Valor Crédito XXXX Cat. B Valor Debito Se genera un archivo diferente para cada dependencia responsable del evento. Una vez creada la estructura se deberá gravar en el formato CSV (delimitado por comas).

10 MANUAL DE FACTURACION Versión: 5.0 Página 10 de 19 Nota: antes de grabar el archivo se deberá dejar solo el contenido a validar, no se deberán dejar los títulos del contenido, ni contenido en las demás celdas y filas que no tengan datos a validar, de lo contrario el sistema generara error y no cargara la interfaz o la validara erradamente.

11 MANUAL DE FACTURACION Versión: 5.0 Página 11 de 19 Cuando ya se tiene creado el archivo, deberá ubicarse en la ventana de Windows del menú de inicio y buscar la ruta \\ , aparecerá un listado de carpetas, seleccionar la carpeta denominada contabilidad y pegar el archivo de la estructura CSV que fue creado para validad la información. Una vez se halla depositado el archivo en la carpeta se deberá ingresar al sistema de contabilidad y seguir la siguiente ruta: Opción B: movimiento de comprobantes Opción K: Interfaz contable subsidio S.O.P.S

12 MANUAL DE FACTURACION Versión: 5.0 Página 12 de 19 Opción C: Genera la interfaz de Subsidio S.O.P.S Aparecerá una ventana donde deberá elegir al centro de costos que se le carga el subsidio.

13 MANUAL DE FACTURACION Versión: 5.0 Página 13 de 19 Aparecerá una ventana donde deberá escribir el nombre exacto del archivo acompañado al final de.csv En caso de que no se haya copiado el archivo en la carpeta de contabilidad o el nombre del archivo no sea digitado de la manera exacta cómo se creó, el sistema generara la siguiente pantalla de error.

14 MANUAL DE FACTURACION Versión: 5.0 Página 14 de 19 Nota: cuando se valide el archivo y este coincida, el sistema ara una validación de información de terceros, si algún o algunos terceros no están gravados el sistema generara un pantallazo de error con los NIT que no están en la base de datos, para lo cual se deberán gravar e iniciar con el proceso de cargue del archivo nuevamente. Se aconseja gravar y/o actualizar primero todos los terceros en la base de datos de contabilidad. Pero si al validar el nombre del archivo coincide la información, el sistema generara el siguiente pantallazo;

15 MANUAL DE FACTURACION Versión: 5.0 Página 15 de 19 Se deberá escribir la fecha con la que se realizara la respectiva contabilización del documento y dar aceptar. Aparecerá la siguiente opción:

16 MANUAL DE FACTURACION Versión: 5.0 Página 16 de 19 El tipo de comprobante a digitar es el No. 67 denominado SUBSIDIO S.O.P.S y en el campo de documento se deberá escribir el consecutivo en el que va ese tipo de documento. Posteriormente se deberá dar aceptar y el sistema generara el siguiente pantallazo; Se Deberá seleccionar la opción si para que el procese los datos. El sistema el generara un consolidado por concepto que le permitirá validad si la información si coincide con las cifras a validad. Dar aceptar si los datos son correctos.

17 MANUAL DE FACTURACION Versión: 5.0 Página 17 de 19 El sistema generara el documento solicitado. Posteriormente se deberá actualizar el documento generado, para lo cual se debe ir al menú principal y seguir la siguiente ruta: Opción B: movimiento de comprobantes Opción B: actualización de comprobantes Opción A: actualiza un comprobante Aparecerá la siguiente pantalla;

18 MANUAL DE FACTURACION Versión: 5.0 Página 18 de 19 Allí se deberá escribir el tipo de comprobante que sería el 67 y el número de comprobante generado, posteriormente dar aceptar. El sistema actualizara el comprobante y este ya formara parte de contabilidad. 1.6 SUBSIDIO A LA OFERTA Para realizar la aplicación del subsidio a la oferta se efectúa cierre contable con el fin de sacar el estado de resultados por unidad de negocio. Este cierre se deberá realizar antes del 20 de cada mes, con el fin de realizar las respectiva trasferencia del saldo de programas y obras sociales. Una vez efectuado el estado de resultados con las unidades de servicios sociales que son subsidiadas, se procede a identificar los ingresos, costos y gastos y subsidios por demanda por cada unidad de servicios. Para identificar cada uno de los rubros se debe tener en cuenta; Para el cálculo del valor de los ingresos causados; tomamos las auxiliares contables de los ingresos operacionales que afectan cada una de las unidades de servicios sociales que son subsidiadas, tomado directamente del P&G de cada unidad.

19 MANUAL DE FACTURACION Versión: 5.0 Página 19 de 19 Para determinar el saldo del valor del subsidio por demanda; se toma de la auxiliar contable de las subcuentas y , el cual ha sido aplicado con anterioridad, de acuerdo a los eventos que den lugar a dicho aplicación de subsidio. En dichas auxiliares se encuentra discriminado por tipo de categoría y unidad de servicios los subsidios que se aplican, lo que facilita un mejor manejo y control. Para hallar el valor de los egresos causados; se toman gastos operacionales (51) y los costos (61), de las unidades de servicios sociales que son subsidiadas, tomados directamente del P&G de cada unidad. De los gastos efectuados en el periodo se deberán descontar los valores correspondientes a las depreciaciones, amortizaciones y provisiones, los cuales no se permiten subsidiar con el saldo para programas de obras sociales. Una vez obtenidos los montos requeridos, se procede a la aplicación de la formula emitida por la superintendencia en su circular 017 de 2014 que es la siguiente: (+)Valor de los ingresos totales causados en los servicios y/o programas subsidiados (+) Valor subsidio a la demanda por categorías A y B (-) Valor de los egresos causados en los servicios y/o programas subsidiados (+) Depreciaciones, amortizaciones y provisiones Al realizar la respectiva liquidación de la formula, se obtiene un saldo, si el saldo es negativo se procede a subsidiar dicho monto por subsidio a la oferta, si el saldo llegase a dar positivo no habría aplicación de subsidio por oferta. Una vez determinado el valor del subsidio por oferta se procede a realizar el registro contable de dicho reconocimiento a través de una nota contable tipo 10 (notas internas), en la cual se aplica el subsidio por unidad de servicios. Dicha aplicación se realiza solo una vez por periodo. Del saldo para obras y programas sociales que se genera al realizar las distribuciones de las apropiaciones del mes correspondiente, se deberá descontar los montos del subsidio a la oferta y demanda, y el sobrante que se genere como resultado, deberá ser trasladado a las cuentas o productos bancarios destinados para dicho fondo. Elaboro: Ivan Alonso Ávila Medina Jefe de Contabilidad Reviso: Ana Mercedes Chinome Sanabria Subdirectora Administrativa y Financiera