Oficina técnica de proyecto para la renovación de los sistemas de información de ENISA. enisa. empresa nacional de innovación

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1 Oficina técnica de proyecto para la renovación de los sistemas de información de ENISA enisa empresa nacional de innovación

2 Índice 1.Objeto del concurso Sobre ENISA Antecedentes Alcance de los servicios Equipo de trabajo Planificación Lugar de desempeño de los trabajos Mejoras del servicio ofertado Oferta económica

3 1. Objeto del concurso El presente pliego tiene por objeto el establecimiento de las condiciones técnicas que regirán en la contratación de los servicios para la oficina técnica de proyectos de soporte a la renovación de los sistemas de información de ENISA. El procedimiento de contratación se regirá por lo establecido en los pliegos reguladores del presente concurso y por la legislación específica aplicable a ENISA. 2. Sobre ENISA ENISA es una empresa pública (dependiente del Ministerio de Industria, Energía y Turismo, a través de la Dirección General de Industria y de la Pequeña y Mediana Empresa) que, desde 1982, participa activamente en la financiación de proyectos empresariales viables e innovadores. El objetivo de ENISA es fomentar la creación, crecimiento y consolidación de la empresa española, participando activamente en la financiación de proyectos empresariales viables e innovadores y en la dinamización del mercado de capital riesgo. ENISA dispone de diferentes líneas de financiación específicas para las diferentes etapas en las que se puede encontrar una empresa ya sea en sus comienzos, en una fase expansiva o en una fase de consolidación. 3. Antecedentes a) Situación actual de los sistemas de información de ENISA En la actualidad ENISA cuenta con un conjunto de sistemas de información para dar soporte a su negocio. Estas aplicaciones son las siguientes: SGPP (Sistema para la gestión de préstamos participativos) Se trata de un desarrollo a medida en Visual Basic 6. Las funcionalidades básicas del SGPP son las siguientes: o control de clientes potenciales y propuestas de préstamos participativos o gestión de la cartera de inversiones, o gestión de los cobros asociadas a cada inversión o el seguimiento de las obligaciones formales de los clientes o Informes o El motor de cobros realiza una exportación de los cobros a formato MS Access para permitir importarlos al módulo de contabilidad. 3

4 En el siguiente gráfico se muestra un diagrama esquemático del contexto de SGPP: 4

5 ULTIMUS ULTIMUS es una aplicación BPM que se encuentra instalada como un piloto para gestionar la línea de jóvenes emprendedores. La solución completa de la que forma parte ULTIMUS está formada por los siguientes componentes: o ECM Microsoft SharePoint Services o SGBD - SQL Server (compartido con el SGPP) o Notificaciones - Conexión con Exchange o Formularios - Desarrollos.NET para acceso Web En el siguiente gráfico se muestra un diagrama esquemático del contexto de Ultimus: 5

6 Contabilidad La contabilidad se realiza con el módulo Sage Logic Class Diferentes sistemas para la gestión documental: Un ECM (Enterprise Content Manager) basado en el producto Microsoft SharePoint 3.0 SP2, asociado al piloto ULTIMUS mencionado anteriormente. Diferentes carpetas departamentales compartidas en servidor de archivos Carpetas de MS Outlook asociadas a las cuentas de los usuarios Archivos en papel Gestión de informes: Microsoft SQL Server Reporting Services (SSRS) Esta herramienta de generación de informes forma parte de la solución piloto en la que se basa ULTIMUS. Dispone de una interfaz web para su administración y es capaz de explotar los datos de la BD de negocio de ENISA. Portal del cliente ENISA no cuenta en la actualidad con un portal del cliente. b) Breve descripción de la cobertura de los sistemas de información sobre los procesos En el siguiente gráfico se muestra de forma resumida la cobertura que ofrecen los sistemas de información actuales sobre los diferentes procesos de ENISA: 6

7 Front-office Los clientes pueden obtener información y descargar formularios en la web de ENISA, existiendo una interacción totalmente automatizada por los clientes por medio de este canal. La web de ENISA queda fuera del alcance de esta licitación. Mensajería El sistema de correo electrónico VMware Zimbra se usa como principal herramienta de mensajería (cliente MS Outlook), estando integrado con SGPP, ULTIMUS y GLPI. Este sistema queda fuera del alcance de esta licitación. Gestión de procesos de negocio SGPP tiene codificado un work-flow con los principales hitos del proceso de gestión de préstamos. ULTIMUS es una herramienta BPM cuya funcionalidad (piloto) actual está limitada a la línea de jóvenes emprendedores. Generación de informes SGPP cuenta con una serie de informes predefinidos y que están vigentes en gran medida en la actualidad. La herramienta de MS Reporting Services permite la creación de informes a partir de los datos de la BD de negocio. Gestión de préstamos SGPP es la herramienta que da soporte a la gestión de préstamos, principalmente enfocada a la gestión de cobros. Gestión documental La mayor parte de los documentos asociados a expedientes se encuentra en carpetas compartidas. Se cuenta con MS SharePoint asociado a la solución implantada para el piloto de ULTIMUS. Contabilidad La contabilidad se realiza con el módulo ERP Sage Logic Class. Otros La aplicación GLPI se utiliza para la gestión de incidencias, inventario y reserva de salas. 7

8 c) Breve diagnóstico Los sistemas de información relacionados anteriormente cuentan, de forma general, con las siguientes limitaciones: Escasa automatización de los procesos de negocio. Limitaciones en la obtención de información estratégica y financiera. Gestión documental dispersa y no estructurada, incluyendo el uso intensivo del papel, dificultando su acceso ágil. Inconsistencia y dispersión de la información. Orientación al back-office de los sistemas de información. Carencia de un portal del cliente que permita la interacción telemática con los clientes. Escasa escalabilidad y flexibilidad de los sistemas de información actuales. d) Escenario requerido Con el fin de solventar estas carencias ENISA ha determinado la necesidad de renovar sus sistemas de información a través de la implantación de diferentes sistemas integrados entre sí, formando los siguientes bloques funcionales: A continuación se relacionan los sistemas de información requeridos. En algunos casos se considera que podrían considerarse como válidas otras alternativas, siempre que el proveedor lo justifique convenientemente. Estas alternativas se indican entre corchetes [ ]. 8

9 Portal del cliente: Liferay [alternativa: Drupal] Gestión de procesos de negocio (BPM): JBoss jbpm5 [alternativa: Activiti] Gestión documental: Alfresco [alternativa: SAP DMS] Gestión de inversiones y contabilidad: SAP ERP/TRM Gestión de informes: Eclipse BIRT [alternativas: SAP Business Objects y MS Reporting Services en caso de optar por SQL Server como gestor de base de datos] El sistema de correo electrónico VMware Zimbra (fuera del alcance de esta licitación) 4. Alcance de los servicios Los trabajos incluidos en el alcance de este contrato consistirán en la definición, la puesta en marcha y la ejecución de una oficina técnica de proyectos para el apoyo de la gestión del contrato objeto de esta licitación. En concreto, se realizarán, como mínimo, las siguientes tareas: a) Definición y puesta en marcha de la oficina técnica Identificación de los procesos que regirán la operativa diaria de la oficina Elaboración del catálogo de servicios y el nivel de servicio a prestar Diseño del modelo de gestión a seguir: mapa relaciones, mecanismos de seguimiento y control, etc.) El licitador deberá detallar la metodología a utilizar para la ejecución de los trabajos. b) Ejecución de la oficina técnica Apoyo a ENISA en la selección de licitadores para la implantación de los nuevos sistemas de la información y para las infraestructuras necesarias. Seguimiento y apoyo a ENISA en la gestión global del proyecto. Gestión de los riesgos del proyecto, asegurando el cumplimiento de los objetivos del proyecto en términos de plazos, alcance y calidad. Controlar de forma continuada los diferentes entregables. Aseguramiento de la comunicación entre las partes implicadas: áreas de negocio, Dirección de TI, proveedores, etc. Realización de informes periódicos de seguimiento para su presentación a la dirección de ENISA. Se valorarán propuestas de tipos de informes que el licitador pueda proponer. Coordinación y apoyo a la realización de las reuniones de seguimiento y elaboración de las actas. Gestión de los proveedores de los diferentes lotes, controlando, por ejemplo, el alcance del proyecto (gestión de los cambios del proyecto) y asegurando el cumplimiento de las condiciones del contrato. 9

10 Seguimiento de la planificación global y coordinación de tareas (interdependencias). Como resultado de todo este trabajo de seguimiento, el licitador deberá documentar deficiencias, nuevas necesidades para identificar de este modo un escenario de evolución. El resultado final será la elaboración de pliegos de prescripciones técnicas de la siguiente fase. 5. Equipo de trabajo El licitador aportará el personal adecuado, así como el compromiso y esfuerzo necesarios para asegurar el cumplimiento de los términos recogidos en este contrato. El número de integrantes de la oficina técnica será el que el licitador estime necesario para la realización de las tareas requeridas. La empresa adjudicataria y su personal deberán cumplir los requisitos que se describen a continuación: a) Para la empresa adjudicataria Disponer de un equipo de técnicos que puedan aportar un amplio conocimiento de la materia objeto de contratación. Aportar referencias recientes en el desarrollo de trabajos de similar naturaleza. Aportar referencias recientes en el desarrollo de trabajos de similar naturaleza en la Administración Pública. b) En relación con los profesionales responsables de la ejecución del trabajo Deberán disponer de la calificación de la titulación adecuadas a la naturaleza de los trabajos. El licitador presentará los curricula vitarum de los recursos propuestos en el formato recogido en el Anexo II del pliego de condiciones particulares: c) Cambios en el equipo de trabajo Si durante la realización de la colaboración se prevén circunstancias que requieran variación al alza o a la baja en los recursos dedicados por el adjudicatario, ENISA procederá a su comunicación con la suficiente antelación a la empresa adjudicataria para que se realicen los ajustes necesarios en el equipo. ENISA se reserva la facultad de solicitar en cualquier momento, antes o después de la adjudicación y durante el curso de los trabajos, cualquier otro tipo de documento complementario, para la comprobación de cuantos datos haya ofrecido la empresa adjudicataria, tanto respecto a la misma como al equipo de trabajo. 10

11 Si el adjudicatario propusiera el cambio de una o varias de las personas del equipo de trabajo, lo deberá solicitar por escrito con quince días de antelación, exponiendo las razones que obligan a la propuesta. En todo caso, el cambio deberá ser aprobado por ENISA. 6. Planificación La oficina técnica de proyectos estará activa desde el momento en que haya cumplido el plazo de presentación de ofertas para el pliego de Implantación e Infraestructuras hasta un mes después de la finalización de la implantación. En el caso de que ENISA lo considere necesario, podrá requerir al licitador la extensión del período de vigencia de este contrato. En este caso, ENISA avisará al licitador con al menos un mes de antelación a la finalización de este contrato para realizar los trámites necesarios. 7. Lugar de desempeño de los trabajos El desempeño de las tareas durante la dedicación ofertada se hará efectivo en el lugar que determine ENISA, estando previsto que, dada la naturaleza de la prestación, este lugar esté ubicado en las dependencias de la propia ENISA. 8. Mejoras del servicio ofertado Se valorarán aquellas mejoras que supongan un beneficio real para el servicio a contratar a favor de ENISA, siempre que superen los mínimos exigibles en los pliegos de contratación. En particular se valorará la capacidad del licitador para prestar apoyo en las tareas de gestión del cambio en la organización, coordinando las acciones de comunicación, formación y patrocinio del proyecto. 9. Oferta económica El licitador deberá incluir en su oferta económica el detalle de FTE (full-time equivalent, o equivalente a tiempo completo) ofertados durante el tiempo de duración del contrato requerido con el fin de poder realizar una comparación homogénea entre ofertas. 11

12 Madrid, 13 de marzo de 2013 Begoña Cristeto Blasco Consejera Delegada 12

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