Materia: Técnicas Gerenciales

Transcripción

1 Licenciatura en Dirección de Factor Humano Materia: Técnicas Gerenciales Clase 6: Gerenciamiento de equipos Clase 6 Prof. Lic. Antonio M. Bechara 1

2 Temario Comprendiendo a los grupos Comportamiento de los grupos Procesos de grupo Comparando grupos y equipos Clasificación de equipos Equipos de Alto Desempeño Consiguiendo equipos de Alto Desempeño Conflicto y rendimiento Gerenciando equipos virtuales Recomendaciones Actividades Bibliografía Clase 6 Prof. Lic. Antonio M. Bechara 2

3 Comprendiendo a los grupos Tipos de grupo Formales Informales De mando De trabajo De interés De amistad Razones para integrarlo Seguridad Estatus Autoestima Afiliación Poder Logro de metas Etapas de desarrollo de grupos Modelo de 5 etapas: formación, tormenta, normalización, desempeño, disolución/dispersión Modelo de equilibrio interrumpido: periodos largos de inercia interrumpidos por breves cambios revolucionarios presionados por las fechas límite Sociometría: interacciones sociales Redes sociales Subgrupos formales e informales Coaliciones Estrellas Enlaces, puentes Aislados Clase 6 Prof. Lic. Antonio M. Bechara 3

4 Comportamiento de los grupos Condiciones externas Estrategia de la organización Estructuras de autoridad Recursos Selección de personal Evaluación del desempeño Cultura de trabajo Oficinas-espacio físico Recursos Habilidades Personalidad Estructura de grupos Liderazgo formal Roles: identificación, percepción, expectativas, conflicto de roles Normas: cómo surgen Declaraciones explícitas Hechos cruciales Primacía Normas que vienen del pasado Normas: relevancia-perdurabilidad Si facilita la supervivencia del grupo Si facilita predecir comportamientos Si ayuda a reducir problemas interpersonales Si permiten expresar valores centrales e identitarios Estatus Formal e informal Estatus versus cumplimiento de normas Equidad en el estatus Tamaño versus eficiencia Composición-demografía versus eficiencia Diversidad cultural versus eficiencia Clase 6 Prof. Lic. Antonio M. Bechara 4

5 Procesos de grupo Eficacia potencial + Ganancias del proceso - Pérdidas del proceso = Eficacia real del proceso Sinergias: positiva y negativa Impacto del proceso de grupos sobre su desempeño y la satisfacción del grupo El grado de complejidad e interdependencia de las tareas influye en la eficacia Ventajas y desventajas de la toma de decisiones en grupo Clase 6 Prof. Lic. Antonio M. Bechara 5

6 Comparando grupos y equipos Grupos de trabajo Equipos de trabajo Comparten información METAS Desempeño colectivo Neutral y a veces negativo SINERGIA Positiva Individual RESPONSABILIDAD Individual y mutua Aleatorias y diversas HABILIDADES Complementarias Clase 6 Prof. Lic. Antonio M. Bechara 6

7 Clasificación de equipos EQUIPOS SOLUCIONADORES DE PROBLEMAS: Se reúnen para hacer sugerencias de mejora, proponer soluciones a problemas, generalmente tienen un área de responsabilidad compartida. No tienen habilitación para implementar independientemente una innovación o cambio. EQUIPOS AUTOADMINISTRADOS: Muchas veces seleccionan sus miembros, deciden sus posiciones de trabajo, sus estándares y tiempos de ejecución, establecen sus metas y deciden sobre la distribución de reconocimientos y compensaciones. Son totalmente responsables por los resultados de esta forma de auto-gestión. EQUIPOS TRANSFUNCIONALES/MULTIDISCIPLINARIOS: Personas de diferentes áreas de la organización, con diferentes especialidades, formaciones y experiencias, que se reúnen para desarrollar nuevas ideas, resolver problemas y coordinar proyectos complejos. Necesitan tiempo y desarrollar confianza y perspectivas mutuas para lograr sus metas. Clase 6 Prof. Lic. Antonio M. Bechara 7

8 Equipos de alto desempeño Tamaño del equipo: máximo de miembros (para lograr cohesión y responsabilidad) Habilidades de los miembros: habilidad para resolver problemas, para tomar decisiones e interpersonales Asignación de roles: creadores-innovadores, exploradores-promotores, asesoresdesarrolladores, impulsores-organizadores, finalizadores-productores, controladoresinspectores, defensores-mantenedores, reporteros-consejeros, vinculadores Gestión de la diversidad: diferentes puntos de vista, dificultades para el acuerdo y la unificación Compromiso con propósito común: proporciona dirección y guía en todas las condiciones Definición de metas específicas: traducir el propósito común en metas realistas, medibles y específicas Estructura y liderazgo: distribución de la carga de trabajo, forma de resolver conflictos, cómo adquirir habilidades técnicas Sistemas de evaluación y reconocimiento del desempeño: equilibrio de los incentivos individuales y grupales Alta confianza mutua: demostrando integridad, capacidad, consistencia, lealtad, apertura Clase 6 Prof. Lic. Antonio M. Bechara 8

9 Selección Consiguiendo un equipo AD Seleccionar los candidatos con habilidades interpersonales y que muestren predisposición al trabajo en equipo Capacitación Capacitación y ejercicios que permiten experimentar la satisfacción de trabajar en equipo, mejorando habilidades de comunicación, negociación, manejo de conflictos y solución de problemas Sistema de recompensas Estimular los esfuerzos cooperativos más que los competitivos. Por ejemplo premiar comportamientos como: capacitar a nuevos colegas, compartir información, ayudar a resolver conflictos, adquirir nuevas habilidades que necesita el equipo. ***** Además de la satisfacción de pertenecer a un equipo exitoso ***** Clase 6 Prof. Lic. Antonio M. Bechara 9

10 Conflicto y rendimiento Principal objetivo: lograr que los conflictos se conviertan en oportunidades de mejora y fuerzas impulsoras positivas. Conflictos funcionales/positivos: se discuten y presentan ideas para mejorar procesos o alcanzar objetivos de los proyectos propuestos. Conflictos disfuncionales/negativos: la ausencia de conflictos es un indicador de la falta de desarrollo de equipos, ideas no alineadas con la estrategia, falta de apoyo de compañeros, falta de liderazgo efectivo, propuestas no informadas claramente o a tiempo. Interdependencia: entre miembros de un mismo equipo y entre diferentes equipos de trabajo. Diferencias de percepción: diferentes objetivos, diferentes horizontes temporales, percepciones inexactas, especialistas versus generalistas Proceso necesario: la negociación, brindando información completa, creando expectativas realistas, buscando la conveniencia y suceso para todas las partes que negocian. Clase 6 Prof. Lic. Antonio M. Bechara 10

11 Gerenciando equipos virtuales Definiciones: 1)Grupo interdependiente de individuos que usan predominantemente la tecnología para comunicarse, colaborar, compartir información y coordinar sus esfuerzos con el fin de cumplir objetivos comunes propuestos. (SHRM) 2)Un equipo virtual es un grupo de personas que trabaja en forma interdependiente, con un propósito compartido, más allá las fronteras del espacio, el tiempo y los límites organizacionales, usando las tecnologías de la información y la comunicación para interactuar. (Elizabeth Edith Gothelf) Ventajas de los equipos virtuales: Ayudan a las organizaciones a adaptarse rápidamente a la economía global Nivelan el talento Aumentan la diversidad de perspectivas Reducen la necesidad de viajar o relocalizar Mejoran el equilibrio vida/trabajo Reducen costos operativos. Clase 6 Prof. Lic. Antonio M. Bechara 11

12 Equipos virtuales DESAFIOS Para el gerente Para los miembros Dar seguimiento, coordinar tareas de proyecto Acceder al gerente o jefe de proyecto Medir el desempeño Recibir feedback formativo y motivacional Dar feedback formativo y motivacional Recibir información Distribuir información consistentemente Sentir confianza el los otros miembros y el gerente Construir confianza Identificar y comunicar desafíos locales que los otros Comprender los desafíos locales miembros y el gerente no conozcan Presentir los conflictos del equipo Tener talentos especiales Identificar el talento Comunicar sin utilizar recursos verbales/no verbales Comunicar sin utilizar recursos verbales/no verbales Dar coaching y monitorear el desempeño Asegurar el uso apropiado de las tecnologías Gerenciar la diversidad cultural Ayudar a los miembros del equipo en su desarrollo o transiciones Construir y mantener confianza Desarrollar y adaptar procesos de equipo COMPETENCIAS Y HABILIDADES Administrar proyectos eficientemente Usar la tecnología eficientemente Auto-gerenciarse Expandir límites Tener buen reconocimiento de lo interpersonal Clase 6 Prof. Lic. Antonio M. Bechara 12

13 Equipos virtuales John Gundry señala tres ejes sobre los que debe trabajar el coordinador de un equipo virtual: Tareas: prestando especial atención al diseño y comunicación clara de planes e hitos en la tarea ya que los malos entendidos son más difíciles de remontar a distancia. Tecnología: Para gestionar un equipo virtual es necesario conocer las tecnologías disponibles y saber cuál es la más adecuada para cada caso y situación. Personas: El énfasis en la construcción y mantenimiento de relaciones cobra suma importancia. Clase 6 Prof. Lic. Antonio M. Bechara 13

14 Recomendaciones Jarvenpaa y Leidner concluyen una de sus investigaciones sobre este tema proporcionando algunas recomendaciones para el coordinador de un equipo virtual: Definir claramente las responsabilidades de cada miembro del equipo. Proveer guías sobre la frecuencia de comunicación sugerida y la necesidad de ser predecibles en las conductas. Asegurarse de que cada una de las personas tenga objetivos personales complementarios y comparta el objetivo principal del Equipo Virtual Global Captar las incomodidades y descontentos lo más tempranamente posible Tratar los problemas de algunos participantes individuales en una comunicación uno a uno, evitando copiar los mensajes al resto del equipo. Tener muy en cuenta los perfiles de los individuos al seleccionar los miembros de un equipo virtual global. A los miembros del equipo les sugieren: Suplir la falta de contacto cara a cara con un intercambio de mensajes lo más explícito y completo posible al inicio del proceso. Dar al resto de los participantes, claves y detalles sobre el trabajo que cada persona está haciendo. Ser conscientes que lo más importante no es la cantidad de mensajes sino su calidad y previsibilidad. Clase 6 Prof. Lic. Antonio M. Bechara 14

15 Actividades Problemas habituales: Distribución desigual de novedades y conocimiento Desconfianza (demora en las respuestas) Malinterpretación (sin claves socio-emocionales) Inhibiciones Alcanzar el consenso es más difícil Más tiempo en la toma de decisiones Agenda-ejemplo: Actividad: Conociéndonos Objetivos y metas del equipo Tecnologías que usaremos (discusión abierta) Comunidad virtual (fotos y biografías) Reportes de avances Reuniones de equipo Reuniones uno-a-uno Clase 6 Prof. Lic. Antonio M. Bechara 15

16 Bibliografía Comportamiento Organizacional - Stephen Robbins, Capítulos 8 y 9 Managing Virtual Work Teams Frankie S. Jones, Ph.D. SHRM Los equipos de trabajo virtuales, son reales? Reflexiones e interrogantes, Elizabeth Edith Gothelf Diciembre 2002 Clase 6 Prof. Lic. Antonio M. Bechara 16