Administración de compras e inventarios

Transcripción

1 Administración de compras e inventarios

2 1 Sesión No. 2 La función de las compras. Parte II Objetivo: En esta sesión el estudiante distinguirá el proceso para llevar a cabo las compras, reflexionaremos los pasos que se deben seguir para que la empresa haga frente a sus competidores y la contribución de la ética de los compradores con todo el entorno que forma parte de la empresa y sus actividades. Contextualización La gestión de compras va más allá de un simple intercambio de un bien o servicio por una cantidad económica preestablecida, hay que tomar como base la planeación, ejecución y control o seguimiento de todas las acciones relacionadas con las adquisiciones en la empresa, ya sean directa o indirectamente. La logística constituye un marco para la planificación más que una función de la empresa. No se trata solamente de cómo hacer las cosas; sino de cómo concebir, gestionar y planificar todo el sistema y las distintas funciones que lo integran. Hay que recordar que toda la funcionalidad de una empresa depende de la integración. La eficiencia del sistema depende de la eficiencia de cada una de sus partes; si una de ellas falla, todo el sistema falla.

3 2 Introducción al Tema Cuando nosotros como empresarios o futuros emprendedores tenemos nuestros objetivos bien definidos, es decir, que sabemos a dónde queremos llegar, deberemos visualizar todo el proceso como una secuencia integrada y no como si estuviese formado por funciones independientes. Cada empresa, dependiendo de su tamaño, puede adaptar sus principios y enfoques formales a las necesidades y características propias de su área de negocios y de su propia organización. Hay que equilibrar los requerimientos de servicio de los clientes con la más eficaz y eficiente gestión interna de los recursos implicados en éste.

4 3 Explicación El proceso de compras Para comprender mejor el proceso de compras nos debemos basar en las siguientes cuestionas sencillas: 1. Qué se debe comprar? 2. Cuánto se debe comprar? 3. Cuándo se debe comprar? 4. Qué pedidos deben hacerse? Todo proceso de compras tendrá variantes dependiendo del giro de la empresa, es decir, si es industrial, de servicios o comercial. La gestión de compras implica, por lo menos doce pasos o fases básicas independientemente del giro: Análisis de la demanda final Qué quieren los consumidores? Conversión de la demanda en requerimientos específicos Determinación de materias primas, formas, elementos, productos terminados para abastecer la demanda final Análisis de los stocks disponibles en la empresa Qué cantidad tenemos en la empresa?

5 4 Elaboración del plan de compras Qué debemos comprar? Cuánto necesitamos comprar? En qué momento lo necesitamos? Investigació n de los proveedores Quiénes venden lo que necesitamos? Solicitud, recepción y evaluación de las ofertas de los proveedores. Evaluación de incorporación de nuevos insumos Existen otras alternativas, además de las usuales, a las que podemos recurrir para adquirir lo que necesitamos? Selección de las mercancías que se comprarán Acuerdos con los proveedores Selección de los proveedores Determinar la clase, precio, calidad, cantidad, condiciones, plazos de entrega, etc. Colocación de las órdenes de compras Tramitación administrativo-contable; registros. Seguimient o de los pedidos Vigilancia del cumplimiento de las fechas y condiciones de entrega. Recepción Comprobación de que las mercancías recibidas coincidan en clase, calidad, cantidad, etc. con las pedidas. Almacenaje Colocación en los depósitos y almacenes de la empresa.

6 5 Hay que destacar que en la actualidad la gestión de compras debe recibir un mayor grado de atención, interés y participación activa por parte de los máximos responsables de las pequeñas empresas. La actitud que tienen los encargados del departamento de compras debe ser supervisada, así como el esquema que utilizan en las reuniones y la periodicidad con que evalúan los resultados. Esta evaluación es de suma importancia, ya que debemos estar seguros que sigan con nuestra filosofía como empresa, o bien, nuestro código de ética, tema que más adelante profundizaremos. Compras y estrategia competitiva La estrategia competitiva tiene como propósito definir las acciones que debemos implementar para lograr óptimos resultados en cada una de las operaciones que realiza la empresa. Existen 3 elementos esenciales para una adecuada comprensión de una estrategia competitiva de negocios. 1. La misión del negocio, que define el campo competitivo en términos del alcance del negocio (productos, mercados y localizaciones geográficas), así como las competencias únicas que determinan las capacidades claves del negocio. Las competencias únicas surgen de los factores básicos de producción y de los recursos y capacidades que posee la empresa para alcanzar una ventaja competitiva. Las competencias únicas distinguen la empresa del resto de sus competidores. Son expresiones genuinas de liderazgo y proporcionan los fundamentos para una rentabilidad superior dentro de dicha unidad de negocios. 2. El atractivo de la industria explica el valor generado por la actividad económica de los participantes y su capacidad de compartir la riqueza

7 6 creada. El marco más utilizado para comprender el atractivo de la industria se basa en el modelo de las 5 fuerzas de Porter, que proporciona una estimación del potencial que tiene un negocio para alcanzar una rentabilidad superior examinando la estructura de la industria a través de las cinco fuerzas. Éstas están representadas por: a) La rivalidad entre los competidores b) El poder de negociación de los proveedores c) El poder de negociación de los compradores d) La amenaza de los sustitutos e) La amenaza de los nuevos participantes. El centro de atención, en este caso, se ubica en el mercado para productos y servicios ofrecidos por la empresa. Este elemento del proceso de planificación se refiere al Examen del medio en el nivel de los negocios, relacionándose con un conjunto de factores que son normalmente externos a la empresa y que no pueden ser controlados por ella. 3. La posición competitiva establece la base para lograr una ventaja sostenible que es la situación relativa de la empresa frente a los competidores más importantes. En este caso, el modelo de la Cadena de Valor aprecia la posición competitiva del negocio en las actividades que están relacionadas con un conjunto de acciones controlables por la empresa. Imagen1: Con este análisis podremos saber si la industria está creciendo en forma dinámica, ya que existen oportunidades para todos los participantes y la resultante produce una fuente de prosperidad ilimitada. Esto puede impulsar a los directivos a emprender opciones de reducción de precios, oferta de todo tipo de servicios y otras acciones competitivas con el fin de captar clientes.

8 7 Una clave importante para distinguir nuestra empresa es la identidad de la marca, que constituye una fuente importante de diferenciación donde las empresas tratan de establecer sólidamente sus marcas en el mercado. La mayoría de las empresas buscan el reconocimiento de la marca por parte de los consumidores y gastan mucho para ello. Algunas empresas introducen productos genéricos en el mercado, atacando la posición de competidores bastante diferenciados y erosionando su base de rentabilidad. La ética en las compras Para realizar las compras es fundamental definir un código de ética que deben tener claro quienes hacen las compras. Consiste en un documento que define lo que permite y no tu empresa, los valores de la compañía y la filosofía del negocio. En primera instancia el comprador debe ser una persona íntegra, objetiva e imparcial en sus decisiones, tener un profundo respeto por su empresa y sus proveedores. Sus actuaciones deben estar regidas por la objetividad y no deben existir compromisos resultantes de prácticas deshonestas, que están por fuera de las políticas y principios generales que rigen la actividad. Un comprador nunca debe anteponer sus intereses personales para tomar una decisión. Los productos, proveedores y sus condiciones deben ser evaluados por sus propios méritos y atributos en una posible negociación. Ni la rabia ni el corazón puede estar de por medio cuando se tenga que tomar una decisión. La forma de actuar y de comportarse un comprador frente a sus proveedores, muestra su grado de cultura, su formación, profesionalismo y su ética. Para hacer respetar los intereses de su empresa y obtener resultados deseados, el comprador debe utilizar ante sus proveedores argumentos y razonamientos serios y consecuentes, conducentes a lograr los beneficios que se esperan para su compañía o la aceptación y entendimiento de las decisiones o posiciones que asume en representación de la empresa.

9 8 Conclusión Para lograr que la empresa llegue a sus objetivos a través del departamento de compras se requiere una mayor conciencia, un cambio de actitud y una mejor preparación del personal que desempeña esta función. La empresa debe tener espíritu de investigación, debe conocer la competencia como a su propia empresa, estar enterado de las novedades y tendencias del mercado, inspirar respeto y confianza ante sus colegas, superiores y proveedores, entender que su función consiste en tratar de satisfacer las necesidades de sus clientes aprovechando la distribución de sus proveedores y generar utilidades para su compañía. La administración de una empresa no solo se tiene que considerar los recursos humanos, financieros o materiales, sino también debe de considerar la buena comunicación es fuente fundamental para ser competitivo en el mercado.

10 9 Para aprender más SoyEntrepreneur ( ) Un mal inventario o una mala selección de productos puede afectar las ganancias de tu negocio. Mejora las compras de tu Pyme. Artículo para la revista digital SoyEntrepreneur.com Obtenido de: Suministro Global, filosofía de Samsung. Obtenido de: alprocurement.html

11 10 Actividad de Aprendizaje Instrucciones: Con la finalidad de reforzar los conocimientos adquiridos a lo largo de esta sesión, ahora tendrás que realizar una actividad en la cual deberás escoger alguna empresa, ya sea industrial, comercial o de servicios, e investigar lo siguiente: Cuenta con el departamento de compras? De no tenerlo especificar quién se encarga de éstas actividades. Cuál es su proceso de compras? Tienen código de ética? De no tenerlo averiguar cuáles son sus parámetros para la evaluación del departamento de compras. Puedes realizarlo en Word y al final tendrás que guardarlo en formato PDF, con la finalidad de subirlo a la plataforma de la asignatura. Recuerda que esta actividad te ayudará a entender el funcionamiento de las compras y la forma en que cada empresa adapta éste a sus necesidades. En esta actividad se tomará en cuenta lo siguiente: Tus datos generales Referencias bibliográficas Ortografía y redacción Título Investigación

12 11 Bibliografía Marketing Publishing. (2007) Compras e inventarios. España: Ediciones Díaz de Santos. ProQuest ebrary. Web. 15 October Montoya Palacio, A. (2010) Administración de compras: quien compra bien, vende bien (3a ed.). Colombia: Ecoe Ediciones. ProQuest ebrary. Web. 15 October S.a. (2011) Cómo hacer las compras en tu negocio. Artículo para revista digital SoyEntrepreneur.com. Obtenido de: