DE ÉXITO STEPOVER. Departamento de RRHH sin papel

Transcripción

1 DE ÉXITO STEPOVER Departamento de RRHH sin papel

2 Aplicación de la firma electrónica manuscrita con SAP Interactive Forms de Adobe En el departamento de Recursos Humanos de los Supermercados Rewe se acabó el imprimir y rellenar a mano formularios así como el lento envío, escaneado y destrucción de los formularios en papel. Todo ello pertenece al pasado ya que los procesos administrativos entre los supermercados de REWE y las instalaciones centrales se tramitan a partir de ahora de forma completamente electrónica a través del EDPP (siglas en alemán para portal del personal de servicios del comercio al por menor). Los documentos que necesitan ser firmados, se firman a través de la firma electrónica de StepOver directamente en el sistema, y son transmitidos y procesados electrónicamente en un corto plazo. La automatización de procesos, la gestión central de los datos y la prevención del choque de medios facilitan una gestión rápida y eficiente de las tareas en el día al día del mundo comercial. En el caso de declaraciones de voluntad o confirmaciones que necesitan firma, el manejo del papel muchas veces se opone a la eficiencia deseada. En el caso concreto de REWE, antes de la introducción del EDPP, el departamento de RRHH gastaba muchísimos recursos para la gestión de la documentación. Todos los formularios relevantes para RRHH (p. ej. para cambios de los datos existentes, solicitud de vacaciones, desplazamientos, cambios de grupo, reclasificación o traslado, cambio de salario etc.) se imprimían en papel. Los gerentes de los supermercados y los empleados rellenaban el formulario escrito a mano y después se firmaban. Los formularios en papel se enviaban por correo a la dirección territorial donde pasaban por varios departamentos en el servicio de correos interno hasta que llegaban finalmente al escritorio del encargado. Este entonces introducía manualmente los datos de los formularios de papel en el sistema de SAP HR y el formulario firmado tras escanearlo y archivarlo manuamente en el expediente personal electrónico del empleado. Aparte de la demora causada por el recorrido físico que debía realizar el papel durante la tramitación, muchas veces se producían problemas de entendimiento o había una considerable necesidad de aclaración entre los implicados en el proceso, a causa de formularios rellenados de manera incorrecta, incompleta o ilegible, sin mencionar el esfuerzo adicional para la corrección en la introducción de datos. StepOver GmbH Nº tel.: info@stepover.es Página 1

3 Portal de Internet, formularios interactivos (Interactive Forms) y la firma electrónica como nuevos componentes Con el fin de disminuir la cuota de errores, el tiempo de tramitación y los costes relacionados, el departamento PKS (siglas en alemán para sistemas de información personal y contabilidad) creó en verano de 2007 el proyecto EDPP. Bajo la dirección de este departamento, el proyecto se implementó de forma conceptual y práctica obteniendo resultados. Pese a que el objetivo era la tramitación electrónica, se quería conservar en gran parte la imagen tradicional de un formulario en papel para los empleados. Además, había que seguir los pasos de aprobación necesarios para la tramitación de algunos formularios así como la incorporación de los formularios PDF firmados electrónicamente en el expediente personal electrónico a base de SAP Records Management. Estos requerimientos sugerían la aplicación de formularios PDF interactivos, también conocidos bajo el término SAP Interactive Forms de Adobe. Los Interactive Forms ofrecen por un lado una gran flexibilidad en el soporte al usuario relativo a los formularios y por otro lado facilitan también una comunicación de datos relativa a asuntos y personas con el sistema existente de SAP. El proceso optimizado en EDPP se realiza hoy en día de la siguiente manera: El gerente del supermercado se registra en el portal de Internet de EDPP en el que selecciona la operación correspondiente y se visualiza el correspondiente formulario PDF dentro de su entorno local de SAP a través de Adobe Reader. Los datos se introducen en el formulario PDF con el apoyo del control de veracidad, de valores propuestos y la computación. A continuación, el empleado firma el formulario rellenado en el ordenador en un pad de firmas. Los pads de firmas de StepOver captan además de la imagen, los datos biométricos, que son las características individuales como la presión y velocidad a la que se realiza la firma, que permiten la identificación del firmante en caso necesario. En cuanto al software empleado, se trata del PDF-Plugin de StepOver. Este software suplementario para Adobe Acrobat y Adobe Reader archiva en el formulario PDF de manera segura los datos biométricos de la firma capturada junto con la suma de verificación del documento, creada a partir del formulario y los contenidos de los campos. Las manipulaciones en el formulario PDF firmado se pueden reconocer de forma fiable mediante la suma de verificación. Después de la firma, el sistema de SAP transmite automáticamente los formularios PDF a la dirección territorial. Tras la autorización efectuada, el encargado transfiere los datos electrónicos del formulario PDF al sistema SAP HR. Al mismo tiempo, el formulario PDF se archiva en el expediente personal electrónico de forma automática. Todos los pasos por los que un formulario tenía que pasar en el sistema antiguo de una unidad de tramitación (supermercado, gerente regional hasta el oficial encargado) a otra a través del correos o servicio postal interno, ahora los recorre sin pérdida de tiempo en el SAP Business Workflow. StepOver GmbH Nº tel.: info@stepover.es Página 2

4 La firma electrónica segura para formularios interactivos Las exigencias básicas por parte de REWE a una solución de firma electrónica eran la integración sin divergencias para utilizar los SAP Interactive Forms, la fuerza probatoria de las firmas realizadas así como la usabilidad en el día a día de la empresa. Los productos de StepOver convencieron a los responsables en todos los aspectos. Los campos para las firmas se pueden integrar inmediatamente también en formularios interactivos existentes sin problemas. Raras veces he visto tan poca necesidad de instrucción., dice Marc Elberskirch, de Sistemas de Información de REWE, sobre el fácil manejo de la componente de software de StepOver. La integración de la firma del pad en el formulario PDF se realiza a través de la creación de los campos de firma en el Adobe LiveCycle Designer. Las posibilidades adicionales de control y evaluación del plugin facilitan un proceso automático. También el soporte técnico, el intercambio de opiniones sobre planteamientos del proyecto, posibilidades de soluciones, así como su implementación con StepOver han sido excelente, añade Elberskirch. Además, el plug-in ofrece en combinación con el dispositivo de firmas naturasign Standard de StepOver una firma electrónica avanzada conforme a la directiva de la UE y a la ley alemana de firma electrónica. En adición a estos requerimientos, la solución de firma electrónica de StepOver ofrece la codificación de todos los componentes relevantes para la seguridad como sumas de verificación y datos biométricos con seguridad estandarizada según RSA 2048 bit. Proceso de implantación y sus datos Acompañada de formación para los usuarios, comenzó la introducción de EDPP en otoño de 2008 en la región de ensayos Centro con los primeros 600 supermercados. Las primeras experiencias mostraron ya efectos claros de optimización. En adición al ahorro masivo de papel y la reducción de los gastos de envío, los procesos ahora se realizaban en mucho menos tiempo, gracias a la desaparición de muchos pasos manuales. La pérdida de comprobantes y el costoso repaso pertenecen ahora al pasado. La introducción en las otras regiones se efectuó sucesivamente hasta la primavera de Más de supermercados de REWE participan en el EDPP. El nuevo procedimiento tiene una alta aceptación. Todos los participantes, sea en los supermercados o en las direcciones territoriales, se benefician de nuestro nuevo EDPP., a firma Agnieszka Stang (Sistemas de Información y contabilidad de RRHH de REWE). StepOver GmbH Nº tel.: info@stepover.es Página 3

5 A causa de la lograda transparencia de los procesos, además hay mucha información, como las evaluaciones o el estado de un trámite, que es accesible y se puede consultar en todo momento. En general se puede observar un considerable aumento de eficiencia en todas las áreas." Con motivo del gran éxito, REWE tiene la intención de ofrecer el sistema también en otros sectores de distribución del Grupo para ahorrar tiempo y gastos en todo el grupo a través de este modo optimizado de trabajo. Aviso Legal: Todos los nombres y marcas nombrados son propiedad de sus respectivos dueños. Los textos y imágenes están protegidos por el copyright. No se permite la reproducción, la transmisión y similares sin el permiso expreso de StepOver GmbH. StepOver GmbH Todos los derechos sobre la información y las imágenes están reservados. Pie de imprenta: StepOver GmbH Otto-Hirsch-Brücken Stuttgart Germany El Grupo REWE El Grupo REWE es uno de los grupos líde-res en el comercio y turismo en Europa. Desde su fundación en el año 1927, el grupo empresarial cooperativo siempre ha aspirado un crecimiento sostenible a largo plazo. Entretanto, más de empleados trabajan en 16 países en Europa para el Grupo REWE con un volumen de ventas de aproximadamente millones de euros. En Alemania, el grupo empresarial emplea personas en aproximadamente centros desde supermercados, tiendas de descuento, grandes almacenes hasta tiendas especializadas así como agencias de viajes. El sector de distribución de los supermercados REWE gestiona aproximadamente tiendas n Alemania. Estas representan a un amable supermercado con una buena gama de productos, y ofrecen un amplio y diverso surtido de alimentos frescos con alta calidad. StepOver GmbH StepOver GmbH es líder en el mercado europeo y a escala mundial en el área de la firma electrónica escrita. La empresa con sede en Stuttgart desarrolla y produce dispositivos de captura de firmas en su propia fábrica. Además, con su gama de software, ofrece sencillas integraciones y aplicaciones para llevar a cabo un sistema de firma electrónica escrita o biométrica seguro. Cada año, más de un millón de firmas se efectúan con soluciones de firma electrónica de StepOver evitando el choque de medios entre el proceso electrónico de datos y el papel. Las principales ventajas de la aplicación son el ahorro enorme que conllevan así como la conservación de nuestros recursos naturales. StepOver GmbH Nº tel.: info@stepover.es Página 4