Hoja de Control de Actualizaciones del Documento

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1 Hoja de Control de Actualizaciones del Documento VERSION FECHA DESCRIPCION DE LA MODIFICACION ELABORO REVISO APROBO NOMBRE: John Alexander Piedrahita NOMBRE: Guillermo Bolívar NOMBRE: John Alexander Piedrahita Coordinador Egresados Representante de Mejora Continua Coordinador Egresados

2 1. OBJETIVO Promover la comunicación y las relaciones entre la universidad y sus egresados, a través de las diferentes actividades de promoción y participación, en desarrollo de la misión y políticas institucionales. 2. ALCANCE Inicia con el reconocimiento que los acredita como profesionales, termina con la participación y satisfacción de los servicios recibidos. 3. TERMINOS Y DEFINICIONES EGRESADO: Son egresados de la Universidad, quienes han terminado los estudios en uno de los programas de pregrado o posgrado, de la Universidad Santo Tomás y que hayan recibido el título de educación superior. (Estatuto Orgánico Título Undécimo, Capítulo III, Artículo 114). USTAMED: Universidad Santo Tomas Sede Medellín (abreviatura). BOLETIN: Informe con el resumen de los acontecimientos más importantes en un periodo dado (8 días para nuestro caso). LINK: Acceso web a sitios especiales SPAM: Bloqueo masivo de información desde un servidor no identificado. MARKETING: software de envíos de información GOOGLE DOCS: Software libre para formularios web GROUPMAIL: Software envíos MEN: Ministerio de Educación Nacional CNA: Concejo Nacional de Acreditación ENCUESTA WEB: Instrumento que permite recolectar información a través de la web, o con instrumentos virtuales.

3 4. DESARROLLO 4.1 PLANEACION CENTRO DE EGRESADOS Anualmente se define un plan de acción operativo el cual propende por el cumplimiento del Plan de Desarrollo de la Universidad enmarcado en 5 líneas: Administración y Gestión de Información sobre profesionales Seguimiento y acompañamiento a profesionales Intermediación y promoción laboral Desarrollo Humano, profesional y empresarial Pertenencia y vinculación del egresado a la universidad El plan contempla estrategias y actividades enfocadas a estas líneas y un cronograma de seguimiento, Dicho Plan debe contar con un presupuesto detallado de cada una de las actividades asociadas a las líneas mencionadas anteriormente; adicional a ello, cada actividad debe estar soportada y contextualizada en el Plan de Acción Egresados, el cual permite identificar acciones propuestas y desarrolladas y su seguimiento. El comité financiero es el ente encargado de analizar el plan de acción y determinar el presupuesto correspondiente para la ejecución del mismo. Para la Universidad Santo Tomás el egresado tomasino es parte significativa de su comunidad y eje de su proyección ante la sociedad y sus escenarios productivos, sociales, culturales y políticos. En correspondencia, la oficina coordina, enlaza y facilita procesos a nivel institucional en los cuales resulta vital la activa participación de sus egresados, promueve espacios y servicios que

4 permiten incrementar sus calidades humanas y profesionales y finalmente actúa como vinculo entre el tomasino y su Alma Mater. 4.2 Administración y gestión de Información sobre Profesionales. Las secretarias de facultad emiten un listado de estudiantes próximos a graduarse FT-TL-04 RELACION TITULADOS POR PROGRAMA con esta información se actualiza la base de datos correspondiente a egresados y se trasladan las direcciones electrónicas al usado para el envío de información a dicha población; la totalidad de la base de datos de egresados se actualiza constantemente a través de llamadas telefónicas, correos electrónicos, revisión de archivo inactivo, o con la solicitud directa del egresado vía página web. Esta base de datos permite generar estadísticas de ubicación laboral, desempleo, edad, entre otras, que se convierten en un insumo el cual es entregado a las áreas interesadas en generar estrategias académicas, administrativas, financieras entre otras, que impacten positivamente la población de egresados y comunidad estudiantil. Para la Universidad es de gran relevancia la administración y gestión de un sistema de información que agrupe datos del universo de profesionales tomasinos con el objeto de establecer y mantener comunicación entre la Universidad y sus profesionales, así como para utilidad institucional en sus procesos de mejoramiento Solicitud de datos a los nuevos egresados: A través de este aplicativo se realiza la actualización de datos:

5 Ingresan y registran sus datos como nuevos egresados. Otra forma de actualizar datos es por medio telefónico o personal a través del mismo aplicativo. Los resultados quedan depositados en la plataforma web como administrador. NOTA: Es necesario conocer los correos y datos personales de los estudiantes próximos a titularse para poder realizar el cruce de información al momento de pasar a ser egresados mediante un aplicativo web de actualización Otras fuentes de actualización de datos: Eventos o actividades institucionales Los eventos o actividades Institucionales son espacios propicios para la actualización de datos. NOTA: El Asistente del Centro de Egresados deberá estar pendiente de eventos Institucionales, para hacer los requerimientos necesarios para dicho evento a Promoción y Bienestar Universitario mediante el FT-BU-12 Solicitud de Servicios a Promoción y Bienestar Universitario E- mailing Este es un medio de comunicación con los egresados vía mail, la cual permite envío de información de interés y retorno de inquietudes y sugerencias, fortaleciendo la prestación del servicio del Centro de Egresados. NOTA: Este tipo de comunicación contiene un enlace el cual permite acceder el a la web y a la ubicación de la actualización online.

6 NOTA: Para la estructuración de la información generada de los datos de egresados por cada ceremonia de titulación, se procede a generar un archivo plano de los correos de los titulados por programa académico así: 1. Generar un archivo con la población egresada por promoción, haciendo un muestreo de 5 o 10 correos que validen la actualización oportuna de esta información. 2. El archivo por promoción se lleva a la herramienta de envíos (software de envíos), para administrar los datos de los egresados, se ingresa cada programa académico por separado a fin de segmentar y enviar información. El asistente de egresados quien suministra un formato registro de asistencia a eventos FT-MC-01 a los titulados en los distintos eventos institucionales que posteriormente serán ingresados al groupmail Fortalecimiento base de datos Con el fin de fortalecer la actualización se desarrollan las siguientes campañas: Se ubica un banner en el home de la web y se envía este enlace a los egresados con el fin de que actualicen sus datos y diligencien la encuesta. Promover en cada oferta laboral, boletines, servicio de posgrado, Bienestar Universitario, entre otros el enlace web de la actualización. Promover el Facebook y las demás redes que se tienen las campañas de actualización. Reportes de seguimiento: Mensualmente el coordinador del Centro de Egresados solicita al departamento de sistemas las bases de datos de los egresados actualizadas, quien administra la plataforma de actualización y posteriormente genera un reporte de la actualización para conocer los avances mes a mes de la participación de los egresados en encuestas e identificar los porcentajes de confiabilidad con la información de estos.

7 Consolidación de informes: El Coordinador del Centro de Egresados genera informes, reportes y estadísticas periódicas que le permitan al Centro responder a las distintas necesidades de las unidades internas (facultades, proyección social, extensión, posgrados, prácticas) y externas como MEN y CNA. Actualización Datos de Empresas Intermediación: Es importante administrar las bases de datos de las empresas, realizando las siguientes actividades: - Ingresar a la herramienta de envíos (software de envíos) las bases de datos de intermediación. - Semestralmente se extrae las bases de datos de la herramienta de intermediación y se ingresa al software de envíos. Se utilizan las bases de datos para promoción de posgrado, extensión, prácticas, laboratorios. 4.3 Seguimiento y acompañamiento a profesionales Periódicamente se envía información institucional a través de correo electrónico, dichos envíos son solicitados por el área que este interesada en divulgar información a los Egresados ACONTECER USTAMED Envío boletín institucional: Se envía vía el boletín Institucional población egresada a través del software Marketing. a la Envío Portafolio Educación Continua: Es publicada la oferta de educación continua, por áreas de formación, o cursos a ofrecer en fechas determinadas por la Unidad de Extensión.

8 Publicación Servicios de Promoción y Bienestar Universitario: Se publica la agenda de eventos de Bienestar y Promoción Universitario, a la comunidad egresada. NOTA: La publicación está sujeta a la entrega de información desde bienestar. Publicación servicios de posgrado: Se envía semestralmente el portafolio de posgrado para que los egresados continúen su formación. NOTA: Es necesario solicitar los programas, y diseñar una pieza web para difundirla entre los egresados y las empresas de intermediación. Es enviada por el Coordinador de Egresados y se solicita por el formato FT-MS-04 Solicitud de Servicio. Publicación servicios Educación a Distancia: Se dan a conocer las Bases de Datos de egresados y las empresas la información de los servicios complementarios de la Institución a través de: banners, iconos, o imágenes E- card en los comunicados para que accedan a la web y encuentren los servicios o centros de contacto. Nota: Los servicios complementarios de la Institución: extensión, posgrados, practicas, laboratorios deberán ser publicados a las bases de datos del sector empresarial lo cuales se encuentran en el Marketing. Publicación de encuestas y redes sociales: En los boletines se envía un icono de acceso a las encuestas y la invitación a seguirnos en redes sociales a fin de lograr muestras altas y representativas en la medición y seguimiento. Lo realiza el asistente de egresados. Promoción de eventos, charlas, o actividades generales: Se realiza promoción de eventos, charlas o actividades en la Plataforma web (software de envíos). Además se realiza campaña de comunicación para informar a los egresados y

9 lograr su participación. Se deja evidencia en el FT-MC-01 Registro de Asistencia a Evento. Campaña de actualización: Se solicita a comunicaciones, el diseño de las piezas gráficas para promover entre la comunidad egresada las campañas de actualización. Lo solicita la Asistente Centro de Egresados Coord. De Egresados a través del FT-MS-04 Solicitud De Servicio. Felicitación días clásicos: El Asistente del Centro de Egresados solicita 15 días antes de cada celebración un mensaje de felicitación para los egresados, Por lo cual solicita en el FT-MS-04 Solicitud De Servicio a Comunicaciones el diseño de una pieza web para enviada vía mail. Nota: Se deben tener identificados los días clásicos en la Agenda de actividades del área los días de aviso a las facultades, para así evitar no dar cumplimiento a las fechas pactadas. Felicitación cumpleaños graduados: El Asistente del Centro de Egresados identifica en la Base de Datos los egresados por fecha de cumpleaños. Solicita a Comunicaciones por medio del FT-MS-04 Solicitud De Servicio el diseño de una tarjeta de felicitación la cual será enviada al correo electrónico a los egresados. Campañas de Promoción de Eventos Institucionales: Se solicita a comunicaciones la imagen visual y el concepto de la campaña mediante el FT-MS- 04 Solicitud De Servicio, posteriormente se solicita al web master que cree los enlaces en la web de egresados, y se publica entre a la comunidad a fin de contar e inscribir las personas a los eventos. El Coordinador del Centro de Egresados es quien define con comunicaciones el concepto, una vez diseñado y con su aval. Fortalecer Redes Sociales: A los nuevos egresados, El Asistente de Egresados envía un mensaje informando la existencia del grupo oficial, y a los egresados

10 existentes se les publica notas de interés, boletines web, encuestas, servicios, eventos y todo lo referente al acontecer general. Desde las redes sociales como: Facebook, YouTube y Twitter, se realiza difusión de los servicios del Centro de Egresados y la Universidad, para comunicación más fluida y constante con los egresados. Portafolio Egresados: Se solicita a comunicaciones el diseño de una carpeta Institucional para egresados que contiene los servicios del área de Egresados. Lo realiza el coordinador de Egresados a través del formato. FT-MS-04 Solicitud De Servicio. El Coordinador del Centro de Egresados define el diseño y estilo del nuevo portafolio acorde a la imagen Institucional. Identificación cantidad de comunicaciones publicadas: Identificar la cantidad de comunicados enviados a egresados y generar reportes para conocer el volumen de envíos. Los informes se construyen con base en la herramienta Marketing. Para la construcción de los reportes o informes, el sistema deberá estar clasificado por nombres de envíos, fechas, y públicos. 4.4 Intermediación y promoción laboral Servicio que relaciona al EGRESADO con las demandas laborales del medio. Diariamente se envían ofertas de empleo vía internet a los diferentes profesionales egresados que tengan sus datos actualizados en nuestro sistema y en la Bolsa de Empleo Bolsa de Empleo Se genera una base de datos de empresas relacionadas con el sector productivo en el cual se movilizan los egresados USTAMED, a estas empresas se les hace llegar un banner o enlace con la Bolsa de Empleo. Las empresas solicitan hojas de vida de egresados, ingresando al formulario que se encuentra en: en el cual el administrador

11 de la Bolsa de Empleo aprueba o rechaza la oferta según: Salario, contrato, funciones que se tiene establecido por la universidad, a través de la alianza con la REP Red de Egresados de Medellín. Posteriormente aplica la oferta a las hojas de vida de los egresados registrados en el sistema. Estas convocatorias son direccionadas a las redes sociales y a través de correos electrónicos. Los profesionales interesados deben enviar sus hojas de vida, directamente al correo electrónico establecido por la empresa, ya que la Universidad no se hará cargo del proceso de selección. 4.5 Desarrollo Humano, profesional y empresarial Promocionar e incentivar la cultura y el fortalecimiento del Emprendimiento, la capacitación, la investigación, al interior de la Institución con los egresados., como aporte a la formación integral de los egresados. Las líneas de acción son: Asesorías empresariales, Identificación oportunidades de negocio, Formulación plan de negocios, Cursos, sensibilización sobre emprendimiento, talleres y cursos de actualización en temas profesionales Desarrollar Instrumento de Medición Esta primera encuesta es de UBICACIÓN. Se determinan las preguntas claves de la encuesta como: Nombre, programa de egreso, teléfono, celular, correo electrónico, empresa, cargo, área de trabajo, ubicación, información académica, reconocimientos, logros y distinciones. El aplicativo es: HFkUWlyZWIwOWU1eDdvZC1SRGZpLUE6MQ&theme=0AX42CRMsmRFbUy1iY 2E5ZGYyZi1iZTJhLTQ2ODUtYWZmNS04ZWFiZTRkNzk4NjA&ifq

12 Publicación de la Encuesta en la Web: El Asistente de Egresados, crea un enlace en la web, en el cual se almacenan los datos de los egresados, de manera que se puedan actualizar los datos y diligenciar las encuestas. Extracción e interpretación de Resultados (Para dar respuesta al MEN, CNA, e Institución) Se generan reportes que posteriormente son depurados a fin de extraer variables claves, para dar respuesta a indicadores de seguimiento. FACTOR 7 CNA: CON SUS 5 INDICADORES DE SEGUIMIENTO A EGRESADOS Satisfacción Egresados: Esta encuesta es de satisfacción en cuanto a los servicios ofrecidos por el centro de egresados, se determinan las preguntas claves de la encuesta como: Grado de satisfacción con los servicios ofrecidos, pertinencia del programa, recibe información, grado de correlación entre el programa de egreso y su ubicación actual, entre otras. Estas encuestas se publican en la web de la Institución y se envían de manera periódica en los comunicados, En el micro sitio de egresados estan unos iconos llamados encuesta OLE y Encuesta de Seguimiento: allí estan las encuestas, también se incluirá la del observatorio laboral como requisito del MEN. En cada envío de información a Egresados como: ofertas, noticias, información general se enviara un enlace para que accedan a las encuestas. Otras encuestas de medición, En los eventos definidos por el Centro de Egresados, en los procesos de Intermediación. Se utilizan las encuestas web. Instrumentos que arrojan análisis, para permitir la toma decisiones a fin de propiciar mejoramiento las actividades desarrolladas desde Egresados.

13 4.5 Pertenencia y vinculación del egresado a la Universidad Agenda realizada semestralmente teniendo en cuenta las actividades participativas a estudiantes, egresados y comunidad en general. Se realiza mensualmente una actividad entre las que están: Charla, Seminario, Taller, Conferencias, Foro, Debate. De estos eventos se deja evidencia en el FT-MC-01 Registro de Asistencia a Evento. Convocatoria: Se realiza publicación de los eventos por los siguientes medios: Boletín Institucional: Medio de comunicación generado desde el Centro de Egresados y realimentado por las diferentes dependencias de la Institución, sobre hechos y acontecimientos institucionales de interés para nuestros egresados Facebook Publicaciones de eventos en la página web (Banner), las cuales deben ser solicitadas a Comunicaciones mediante el FT-MS-04 Solicitud de Servicios. Esta publicaciones tipo Banner son enlazadas a los envíos de ofertas, noticias. El asistente del Centro de Egresados solicita a comunicaciones, informar mensualmente a los públicos de la Institución sobre las actividades que se realizan. Las comunicaciones se hacen con un E-CARD que se diseña mes a mes para mostrar las charlas, nombres, y quienes las dictan. Es importante una información constante a los públicos sobre estas actividades a fin de lograr buena participación. Contacto con Empresas: Para la realización de actividades se tendrá apoyo de empresas: Empresas de Selección, empresas de consultoría talento humano quienes dictaran charlas para nuestros estudiantes y egresados.

14 Eventos: Para siguientes actividades: para el desarrollo de los eventos se deben desarrollar las Reserva espacios - Portátiles para validar y actualizar datos - Mesa de registro - Servicios de cafetera, sonido, y ayudas audiovisuales - Material publicitario para entregar NOTA: Las reservas de mesas y espacios es realizada a Bienestar y a Rectoría mediante el FT-BU-13 Solicitud de Servicios Bienestar Universitario, en cuanto a sonido y audiovisuales en el FT-TI-01 Reservas Audiovisuales, solicitud a Sistemas. NOTA: Se debe dejar evidencia de la asistencia al evento mediante el FT-MC-01 Registro de Asistencia a Evento. Generación de Informes: Semestralmente el Asistente del Centro de Egresados, elabora un informe con la cantidad de asistentes, el tipo de asistentes, y la actividad a la cual participo, con el fin de hacer seguimiento a las actividades y medir los volúmenes de participación, realizar comparaciones y análisis de datos. 5. ANEXOS FT-MC-01 Registro de Asistencia a Evento FT-MS-04 Solicitud de Servicio FT-BU-12 Solicitud de Servicios Encuestas Pagina web/apoyo Egresados/Encuesta de seguimiento.