índice Editorial Soriana: Caso de Negocio en el Uso y Operación de la Factura Electrónica

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2 E S T Á N D A R E S E N A C C I Ó N índice Editorial Soriana: Caso de Negocio en el Uso y Operación de la Factura Electrónica 02 Y usted, ya cuenta con su Carta de Validación de Códigos de Barra? 06 Estudio sobre la Calidad de Lectura en el Código de Barras en México Innovación Tecnológica: Modelo de Factura Electrónica y su impacto en COLGATE-PALMOLIVE 10 Notas breves 17 directorio Director General: Miguel Ángel Peralta Director Comercial: Gerardo Torres Gerente de Comunicaciones y Mercadotecnia: Juan Carlos Sabater Coordinadoras de Ventas: Jaqueline García y Liliana Villalpando Producción: Onoki Publicidad, S.A. de C.V. Estándares en Acción, revista mensual, enero de Editada por: AMECE, A.C. Editor Responsable Juan Carlos Sabater Ochoa. Número de Certificado de Reserva otorgado por el Instituto Nacional del Derecho de Autor: Número de Certificado de Licitud de Título: Número de Certificado de Licitud de Contenido: Domicilio de la Publicación: Blvd. Manuel Ávila Camacho No Piso, Col. Lomas de Chapultepec, C.P , México, D.F. Imprenta: Impresora Eclipse, S.A de C.V. España No. 451-C, Col. Granjas Estrella. C.P , México, D.F. Distribución: R.R. Donnelley de México, S. de R.L. de C.V., Cerrada de Galeana No. 26, Fracc. Ind. La Loma, Tlalnepantla, Estado de México, C.P E N E R O

3 editorial o rganización Soriana, una de las cadenas de autoservicio más importantes del país, comprometida con mejorar los procesos comerciales, está trabajando fuertemente con sus proveedores en la implementación de estándares y herramientas que les permitan aumentar su eficiencia. Tal es el caso de las distintas iniciativas que la cadena ya ha lanzado: la Factura Electrónica, cuyo caso de negocio publicamos en esta revista, y la depuración de códigos de barras, con lo que se busca hacer una limpieza de las bases de datos. Estos esfuerzos encaminan a las empresas hacia las mejores prácticas, que redundan en beneficios, tanto para las cadenas, como sus proveedores, entre los que se encuentran: ahorros de tiempo, mejores relaciones comerciales, aumento en los niveles de servicio, reducción de costos, reducción de errores, entre otros muchos. Por otra parte, del lado de los fabricantes también se están haciendo trabajos significativos en estos temas, como lo demuestra un estudio hecho a Colgate Palmolive con respecto a su implementación de Factura Electrónica, mismo que publicamos en esta edición de su revista Estándares en Acción. ENERO Las empresas están arrancando este 2007 con muchos bríos, y en AMECE queremos apoyarlas para que todos los planes que tienen con respecto a la implementación de los estándares sean exitosos. Por eso, este año estamos generando nuevos productos y servicios que muy pronto estaremos anunciando a todos nuestros asociados. Si su empresa tiene cualquier duda con respecto a la Factura Electrónica, el código de barras, el catálogo electrónico de productos o algún otro servicio, por favor no dude en contactarnos. Estamos para servirle. Los editores

4 E S T Á N D A R E S E N A C C I Ó N 02 Caso de Negocio: Uso y Operación de la Factura Electrónica en Soriana Por Alejandro Mena Gerente de Investigación AMECE o rganización Soriana es una cadena 100% mexicana exitosa en su desarrollo, enfocada al sector comercial y fundada en Opera tiendas de autoservicio en varios formatos, en las que comercializa alimentos, ropa, mercancías generales, productos para la salud y servicios básicos al menudeo, medio mayoreo y mayoreo. Sus acciones cotizan en la Bolsa Mexicana de Valores desde 1987 con la clave pizarra SORIANA. Hoy Soriana cuenta con 234 tiendas ubicadas en 95 de las ciudades más importantes de 29 estados de la República, además de 7 Centros de Distribución que se localizan en Monterrey, Salinas Victoria, Querétaro, México, D.F., Hermosillo, Chihuahua y Villahermosa. Sus formatos de tienda son Hipermercados, Mercados Soriana, Club de Precios y Tiendas de Conveniencia, ubicando sus oficinas principales en la ciudad de Monterrey, Nuevo León. Los Socios Comerciales Soriana es vanguardista en el comercio electrónico; actualmente efectúa trámites electrónicos en: Remisión Electrónica, Mantenimiento al Catálogo de Productos, Ordenes de compra, Entrega y Recepción de Mercancía, Aclaraciones, Pagos, avisos y confirmación de pagos. Han logrado una mayor coordinación con Socios Comerciales al intercambiar información y realizar transacciones vía medios electrónicos; por ejemplo, alta de artículos en línea, actualización del catálogo electrónico en línea y pedidos sugeridos en base a desplazamientos. Soriana creó el área de Colaboración Electrónica desde marzo del 2004, cuya función es dar capacitación constante y soporte a proveedores para el intercambio electrónico de información (remisión, catálogo, factura e indicadores comerciales). Desde entonces, la empresa ya contaba con una infraestructura tecnológica para hacer la implementación, prácticas de uso y operación en los procesos. E N E R O

5 La implementacion del proyecto Factura Electrónica en Soriana En 2004 se inició el esfuerzo mediante el proyecto de Remisión Electrónica (previo a la Factura). La principal motivación para la implementación de la Factura Electrónica ha sido la productividad, los ahorros y la estrategia con socios comerciales. a) Proveedores que envían sólo remisión electrónica. b) Proveedores que envían el Comprobante Fiscal Digital con la remisión en la addenda. c) Proveedores que envían el Comprobante Fiscal Digital con la addenda homologada que promueve AMECE, y d) Proveedores que trabajan todavía con papel. Soriana ha alcanzado un nivel avanzado en negociaciones en términos de la implementación de la Factura Electrónica, contando con una dependencia positiva, un interés y una participación favorable por parte de sus proveedores. Con el 100% de facturas entregadas / recibidas dentro del periodo comprometido con proveedores, aproximadamente el 98% de las facturas no requieren de un proceso de aclaración, lo cual ha generado un proceso de mejora continua. En términos de Factura Electrónica, la addenda se conoce técnicamente como la información comercial relacionada con la Factura, por lo que Soriana recibirá la addenda con la remisión electrónica que hoy procesa y también recibirá la addenda homologada por las empresas en México, misma que promueve AMECE. Del mismo modo, habilitará diferentes medios de comunicación para recibirla electrónicamente. ENERO 2007 En términos de visión y estrategias en mejoras de procesos adicionales al uso de la Factura Electrónica, se tiene contemplada la integración del estándar de Alineación de la Información (Cat@lógalo - Catálogo Electrónico de Productos), cubriendo de manera eficiente el ciclo del negocio como un todo. El modelo completo se tiene planteado implementar dentro de este año. La tecnología para Factura Electrónica en Soriana Para Soriana los niveles de seguridad en las comunicaciones no han sido una barrera de adopción de la Factura Electrónica con sus socios comerciales. El software para operar la Factura Electrónica fue implementado para recibir los Comprobantes Fiscales Digitales (CFD) desde cualquier solución de tecnología o medio de comunicación. La empresa tiene completa disposición de una infraestructura tecnológica. Soriana ajustó sus sistemas operativos en Centro de Distribución y Tiendas, para poder recibir estos documentos electrónicos y/o impresos. Con la implementación de Factura Electrónica se están mejorando los procesos operativos y administrativos. Se diseñaron diferentes escenarios de acuerdo a la situación del proveedor, sin tener que llegar a tener un escenario por proveedor. Los posibles escenarios consisten en: Para Soriana es importante cuidar la "no exclusividad" y contar con soluciones integrales que pudieran conectarse con todos los proveedores. Se busca reducir y/o evitar la dependencia de las soluciones y agilizar la negociación con el proveedor derivado de la confianza en la relación con sus socios comerciales. Por otro lado, el ERP en la empresa atiende los sistemas administrativos y operativos, el cual se desarrolló en un 100% internamente, donde todo se encuentra integrado y adaptado con los atributos relacionados con los estándares internacionales, buscando que la comunicación externa se apegue al estándar. Ya existe el compromiso entre ambas partes (Soriana y proveedores) y un trabajo colaborativo para implementar la Factura Electrónica / CFD. Uso de Estándares Internacionales en la Operación de la Cadena Soriana utiliza activamente estándares internacionales para habilitar el intercambio de datos dentro del flujo de 03

6 E S T Á N D A R E S E N A C C I Ó N 04 información: Código, Pedidos, Factura, Recibo, Catálogo, Aviso de Pago y Aviso de Embarque. Igualmente, ha invertido en tecnología diseñada para facilitar la alineación y sincronización de datos entre socios comerciales, en especial entre integrantes de su cadena de suministros. Soriana y AMECE se encuentran involucrados en el uso y aplicación de los estándares internacionales. Como ejemplo, actualmente Soriana se encuentra implementando su Catálogo Electrónico de Productos y a su vez sincronizándolo con Cat@lógalo. Entre los planes que tiene la cadena a corto plazo para la implementación del proyecto de Factura Electrónica (y/o Notas de crédito y/o Notas de cargo) está el recibir el CFD. Para Acuse de recibo (y/o Acuse de error en la factura y/o aviso de pago), la empresa desea emitir el acuse en el formato estándar que promueve AMECE. Barreras en la Implementación A la fecha, existe todavía un desconocimiento técnico del Comprobante Fiscal Digital por parte de los proveedores, por eso cuando las empresas se enfrentan a los temas relacionados con el sello, encriptación, folios y los algoritmos, entre otros, genera cierta confusión e incertidumbre. Los Beneficios Soriana espera obtener beneficios por el uso de la Factura Electrónica en: Reducción en el uso de papel y costos de almacenamiento. Reducción en rastreo de errores. Mayor control sobre fechas de realización de pagos. Los recursos que Soriana considera necesarios para lograr un buen uso de la Factura Electrónica son: Recurso humano, técnica y operativamente capacitado en el proceso de implementación de la Factura Electrónica. Conocimiento detallado sobre el modelo de facturación. La relación de Soriana con AMECE, y la forma en cómo ha recibido apoyo se refleja en: Vinculación con las Soluciones Tecnológicas. Apoyo para la masificación de la Factura. Conclusiones Soriana tuvo razones de peso para decidirse a iniciar el proyecto de Factura Electrónica, entre las que destacan la oportunidad de completar el ciclo de resurtido. Acostumbrada a utilizar una eficiente infraestructura tecnológica en sus diferentes áreas, Soriana no tuvo dificultad para integrar este proyecto dentro de sus procesos ya automatizados. Soriana ha puesto a disposición de sus socios comerciales diferentes recursos tecnológicos para facilitar las negociaciones y operaciones comerciales. Utiliza diferentes formatos y estándares internacionales para el intercambio electrónico de datos. Actualmente la empresa está logrando varios beneficios a través del empleo de medios electrónicos para el procesamiento de órdenes, entre los que se encuentran la reducción en errores y tiempos de entrega. Soriana también espera obtener con el uso de la Factura Electrónica una reducción importante en el uso de papel y costos de almacenamiento. La relación de Soriana con AMECE es excelente y crece cada día. En estos momentos de inicio de 2007 se tiene planeado el esfuerzo colaborativo para comunicar a los proveedores las etapas y compromisos del proyecto de Factura Electrónica. Así mismo, en los primeros meses, Soriana compartirá con sus socios comerciales el modelo operativo para el uso de Cat@lógalo como herramienta para el mantenimiento y activación de productos dentro de Soriana. La meta a mediano plazo consiste en integrar a 250 proveedores por mes, para concluir con todos sus proveedores bajo este esquema en el Capacitación y asesoría especializada. Desarrollo del modelo operativo. E N E R O

7 AVISO IMPORTANTE AMECE informa a todos los proveedores de Soriana: Si es ás al corriente en tus cuotas con nosotros, ya está lista tu CARTA DE VALIDACIÓN DE CÓDIGO DE BARRAS Asímismo y para aquellos proveedores que presenten algún adeudo o retraso en sus pagos, favor de acudir a nuestras oficinas lo antes posible, para negociar las mejores condiciones de pago. EVITA PROBLEMAS: Recuerda que Soriana, a partir del 1 de febrero de 2007, ya no recibirá mercancía de proveedores que no cuenten con su Carta de Validación de Código de Barras. Boulevard Manuel Ávila Camacho No Col. Lomas de Chapultepec México D.F. C.P Tel Fax info@amece.org.mx

8 E S T Á N D A R E S E N A C C I Ó N Y usted, ya cuenta con su Carta de Validación de Códigos de Barra? Por: Jacqueline García Coordinadora de Comunicación 06 E N E R O

9 e n respuesta a la necesidad de contar con bases de datos de códigos de barras confiables dentro de las cadenas comerciales, AMECE inicia este 2007 con la invitación para todos sus asociados a obtener su CARTA DE VALIDACION 2007, la cual le permite a las empresas establecidas en territorio mexicano comprobar que el código de barras de sus productos fue asignado por un organismo facultado para hacerlo, y les da derecho a utilizarlo en la identificación de sus productos. Con la utilización de este instrumento de validación, se pretende evitar que un mismo código sea utilizado por dos ó más empresas, ya sea por que una lo tramitó legalmente y la otra se pirateó el código de la otra empresa, o por la existencia de errores de captura del número al momento de identificar los productos, entre otras cosas. Si su empresa es una importadora o comercializadora. En este caso los pasos a seguir son los siguientes: 1. La empresa tiene que solicitar al organismo certificador correspondiente del país de donde son originarios los productos que le otorgue la carta de validación. 2. Dicha carta debe ser enviada a las oficinas de AMECE, en donde se revisará su validez a través de la base de datos internacional "GEPIR" 3. Una vez validada, AMECE sella dicha carta. 4. Usted podrá pasar a recoger su carta en las oficinas de AMECE o solicitar su envio. ENERO 2007 Adicionalmente, esta carta le comprobará a la empresa que su código de barras se encuentra vigente en la base de datos de AMECE, ya que al renovar su licencia de uso con el mantenimiento de su couta anual, su empresa no sólo estará facultada para hacer uso del código, sino que podrá gozar de todos los beneficios de ser un ASOCIADO AMECE ACTIVO: acceso a todo el programa de capacitación, revisión de calidad de código, recibir mensualmente las publicaciones de AMECE, directorios de proveedores de tecnología, casos de éxito, entre otras cosas mas. Estamos seguros que con este esfuerzo en conjunto, todas las partes involucradas lograremos beneficios que nos ayudarán a mejorar nuestra cadena de suministro. 07 Uso de este documento en el sector comercial Está carta es necesaria por que algunas cadenas de autoservicio la empezarán a utilizar como requisito de operación. La primera cadena en implementar esta iniciativa en el año, es SORIANA, que ha marcado como fecha limite a sus proveedores el 1 de Febrero. Cómo solicito mi carta de validación? El trámite es muy sencillo, sólo tiene que: 1. Llamar al CAT AMECE ( ) para solicitarla. 2. Estar al corriente con su cuota anual. 3. Y la carta le llegará a su domicilio.

10 E S T Á N D A R E S E N A C C I Ó N RESUMEN EJECUTIVO Estudio sobre la Calidad de Lectura en el Código de Barras en México 2006 Por: Alejandro Mena Gerente de Investigación AMECE 08 e l objetivo de este estudio es obtener información estructurada y actualizada de la calidad de la lectura del código de producto en punto de venta en tiendas de autoservicio en México, y de los tipos de producto con incidencia de errores, con la finalidad de orientar a los involucrados hacia acciones de verificación con el apoyo de la AMECE, buscando el aumento de la eficacia de la lectura en beneficio de sus empresas asociadas. A partir del año 2004, AMECE ha pretendido cuantificar errores de lectura e identificar los productos que no se leen en el Punto de Venta (POS) presencialmente cuando se van a pagar, mediante la técnica de observación y registro directo estructurando una bitácora maestra vía la recopilación de los diferentes comportamientos de lectura, convertidos en el dato clave para llevar a cabo las estimaciones de impacto económico para el POS de acuerdo a sus ventas. En este caso el estudio se orienta a evaluar la calidad de la lectura del Código de Barras en el producto considerando la facilidad o la dificultad con la que es captado por el equipo lector (scanner), por lo que este ejercicio se enfoca básicamente a la cuantificación de E N E R O

11 los errores de lectura y a la identificación de la tipología de productos con esta problemática, quedando fuera de alcance en este documento el análisis de las barreras sobre lectura. El procedimiento fue realizado con el apoyo de unidades de acopio (carritos), seleccionados al azar en cada tienda durante varias horas, entre semana y fin de semana, horarios matutino y vespertino. La calidad del código del producto afecta la habilidad del sistema de lectura en un punto de venta para leer fácil y correctamente su Código de Barras en el primer intento, dando con ello fluidez y eficiencias reflejadas en la operación comercial. El comportamiento de la función, más tecnología scanning, se define como la habilidad del cajero de tomar un producto, manipularlo y posicionarlo, para pasarlo por la luz del scanner y leer el código de barras integrado en el producto. En este estudio se ha considerado como medida de efectividad y calidad de lectura, el número de veces que se aplica el lector al código de barras del producto. La precisión de lectura al pasar el scanner por el código, se mide conforme al número de pases/lecturas requeridos ante el lector óptico para el registro exitoso de la información contenida en el código. Las posibles problemáticas se pueden determinar con el número de "pasadas" del producto ante el lector. Se considera, por ejemplo, que en una segunda lectura requerida, posiblemente el error es atribuido a la inexperiencia del cajero, mientras que después de 3 pases/lecturas manuales, significa con seguridad que el código no es legible. Esto refleja y representa tiempos de operación y las repercusiones correspondientes en la administración de inventarios y resurtido, donde los flujos electrónicos para los procesos están orientados y enfocados a la reducción de tiempos y costos. en la eficiencia de lectura. Estas eficiencias se aprecian en la medición de eficacia comparada con los datos disponibles del estudio realizado en 2004; definitivamente la calidad de la lectura del código en usuarios de México se ha elevado. Pese a esto, los errores de lectura al dimensionarse en el movimiento de productos/unidades de acopio en una tienda por semana, pueden significar tiempos improductivos importantes, así como tener impactos importantes en los esfuerzos de integración de cadenas de abasto. AMECE buscó hallazgos sobre el tema de la Calidad de Lectura de Código en otros países (GS1) de Latinoamérica. Los países entrevistados fueron los siguientes Costa Rica, Argentina, Perú, Venezuela y Guatemala, encontrando lo siguiente: los países donde se han desarrollado trabajos similares a AMECE son Costa Rica y Argentina, aunque no son trabajos recientes. Y por el otro lado, Venezuela, Perú y Guatemala, no han desarrollado nada aún al respecto. ENERO Lograr la eficiencia en el número de identificación de producto a través de la etiqueta que se presenta con un código de barras, requiere dimensionar el nivel de calidad de la lectura de código, cuantificando la magnitud de los errores en las lecturas, e identificando los productos en los que se presentan los más comunes errores de lectura. Los resultados del estudio 2006, muestran un alto nivel de eficiencia en la lectura del código en POS, que alcanza el 95.9% en promedio de las tres cadenas participantes. Una mejora con el estudio equivalente desarrollado por AMECE en 2004 en otras 3 cadenas de tiendas de autoservicio en el norte del país, revelan la presencia de diferencias

12 E S T Á N D A R E S E N A C C I Ó N 10 Innovación Tecnológica: Modelo de Factura Electrónica y su impacto en Colgate Palmolive. Fuente: Estudio realizado por IDC E N E R O

13 u na de las tareas operativas que demandan mayor tiempo en cualquier tipo de empresa es la facturación. La factura es un documento que comprueba la transacción comercial entre un comprador y un vendedor. Al emitir la factura, el vendedor se compromete a entregar el bien o servicio y por lo mismo tiene el derecho a recibir el pago correspondiente. En este tema, buscando aplicar tecnología al proceso de facturación, una de las aplicaciones que trajo a las empresas mexicanas el programa de certificación de identidad de contribuyentes, que lanzó el SAT en 2004, es la Factura Electrónica. Este Comprobante Fiscal Digital, como también se denomina a la Factura Electrónica, envía y resguarda documentos fiscales de acuerdo a los estándares definidos por el SAT en las deposiciones legales vigentes. A partir de su lanzamiento, la Asociación Mexicana de Estándares para el Comercio Electrónico (AMECE) ofrece a las empresas orientación y asesoría en la implementación de esta nueva tecnología. Una de las empresas multinacionales más grande de nuestro país, que inició con este proyecto en 2005 es Colgate-Palmolive, que ya ha encontrado beneficios en sus procesos, derivado de su actividad pionera en el Comercio Electrónico. electrónico. De otra manera, pierden fuerza ante sus competidores y van jugando aisladamente hasta quedar fuera del tablero, es decir, del mercado. Colgate-Palmolive ha participado en varios pilotos sobre el tema, incluyendo la firma electrónica. Esta especie de innovación tecnológica permite que las empresas dejen atrás las facturas impresas y las reemplacen por una representación informática de un documento tributario generado electrónicamente, que tiene la validez oficial y respalda las operaciones comerciales efectuadas. El ciclo completo abarca la generación, transmisión y almacenamiento de los documentos tributarios en forma digital. La facturación ocupa una de las tareas esenciales de muchas de las áreas operativas y financieras. Para esta empresa, la factura electrónica es parte de un modelo integral, donde la factura no es un documento aislado, es parte de un proceso que debe contribuir a la eficiencia de las operaciones no sólo internamente sino con las empresas con las que tiene relación. Para Colgate- Palmolive la facturación electrónica surge de la necesidad de tener una sincronización con sus socios comerciales. ENERO La empresa tiene más de 10 años haciendo Comercio Electrónico, y cuenta con más de siete áreas internas como Logística, Mercadotecnia, Manufactura, Sistemas, Ventas, Compras y Contabilidad y Finanzas que ya hacen uso de procesos electrónicos. Asimismo, la empresa es miembro del Comité de Factura Electrónica que es coordinado por la AMECE y que ha obtenido importantes avances tanto en lo operativo como en lo tecnológico. Panorama General Son cada vez más las empresas que se interesan por adoptar tecnologías de información que les ayuden a automatizar procesos, optimizar operaciones y así reducir tiempos y costos. En la actualidad las empresas deben aprovechar los beneficios y alternativas que ofrece Internet, y más específicamente el comercio El ciclo completo incluye órdenes de compra, confirmación de la orden, aviso anticipado de embarque, notificación de recibo, facturación electrónica, pago electrónico y aviso de pago. Estas operaciones son apoyadas por un catálogo de productos y precios electrónicos y por un reporte de ventas e inventario. Solo por nombrar algunos datos relevantes, la compañía tiene alrededor de 2,700 proveedores y más de 286 clientes con 3,800 puntos de entrega a escala nacional. El número de facturas que la empresa entregó durante el mes de mayo del 2006 es aproximadamente de 3,469. Por consiguiente, la facturación es una actividad crítica en la operación, ya que su gran número de clientes y proveedores requieren de una operación y una sincronización ágil; en el menor tiempo posible y con la

14 E S T Á N D A R E S E N A C C I Ó N Antes de la Factura Electrónica Colgate-Palmolive reporta directamente a Americas, nombre que se da a la región cuya sede se encuentra en Nueva York. No es sorprendente pensar que uno de sus principales socios comerciales es Wal Mart, con quien se realizó el piloto de factura electrónica. Una empresa de la talla de Colgate-Palmolive en nuestro país requiere de un departamento de sistemas eficiente que cuente con las herramientas necesarias y la experiencia que pueda dar soporte al negocio y a los lineamientos de su corporativo. 12 En este sentido, la empresa ha sufrido transformaciones importantes en el área de Sistemas. En el caso de Finanzas, el reto ha sido constante en implementaciones y desarrollos automatizados, tal es el caso de la integración de un aplicativo bancario a su ERP. menor cantidad de devoluciones. Los inventarios y la eficiencia en la recepción y envío son factores críticos de éxito en la operación diaria. Actualmente, con 30 de los principales clientes y 5 de los principales proveedores se tiene un claro proceso electrónico. Adicionalmente, la empresa tiene implementado un proceso de envío y recepción electrónico de órdenes de compra, producto de su orientación en el ámbito del comercio electrónico. Un ejemplo son los 1,954 puntos de entrega y 500 clientes que encuentran beneficios de esta colaboración digital. La implementación del Proyecto Factura Electrónica ha significado un cambio crítico en la organización que responde a los requerimientos de sus clientes, en específico de cadenas de autoservicio, en la colaboración con su cadena de valor y en su decisión de mantener su liderazgo. Por otro lado, ha tenido una clara visión en el uso del comercio electrónico. La empresa utiliza activamente estándares internacionales para habilitar el intercambio de datos dentro del flujo de información: código, pedidos, factura, recibo, catálogo, aviso de pago y aviso de embarque. Fue en el año 2000 cuando inició con actividades rigurosas de integración con la finalidad de eliminar tareas y procesos manuales. Durante los años 2004 y 2005 existieron altas y bajas en cuanto a requerimientos con detallistas, por lo que el esfuerzo se concentró en la integración de toda la información de clientes constituida en varios formatos hacia uno en EDI. Si bien a partir del 2000 los sistemas de la empresa están permitiendo a los tomadores de decisiones contar con información oportuna y suficiente para desarrollar mejor sus actividades, aún se requería agilizar el proceso de cuentas por cobrar. E N E R O

15 El área de procesos contables tenía una gran inversión en tiempo y en revisión de facturas que de manera manual se integraba al modulo de finanzas. Adicionalmente, uno de sus principales socios comerciales ya le había sugerido su integración en el proceso electrónico de facturación. Actualmente, de las facturas que recibe diariamente, el 92% no tiene un proceso de aclaración, mientras que el 8% presenta incongruencias que requieren de aclaraciones, ya sea por desigualdades en el importe, mal cálculo de impuestos, errores en las cantidades o en la razón social de la empresa. Una validación de factura puede llegar a tomar hasta 7 días hábiles y el proceso manual involucra dos áreas importantes; distribución y logística, con 45 personas que directa o indirectamente tienen que ver con el proceso de facturación. Antes de implementar la factura electrónica, las aclaraciones ocasionaban que la recepción de documentos fuera un proceso largo y que tuviera muchos tiempos muertos. ENERO Con la finalidad de apoyar y soportar la iniciativa de Wal Mart en integrarse al proceso de Factura Electrónica para aprovechar la oportunidad de mercado (time to market), reducir algunos costos tales como el de la factura misma (55 pesos por factura), el proceso manual valorado en 31 horas, acortar tiempos de entrega y reducir las holguras de tiempo en procesos de comunicación con 5 áreas; contabilidad y finanzas, administración y ventas, bodega, logística y distribución y finalmente aumentar los niveles de servicio a clientes de su cadena de abastecimiento, se decide iniciar con el proceso electrónico de facturación. Es así que en julio del 2005, el área de servicio de sistemas a ventas y de comercio electrónico declara la necesidad de adoptar una solución de factura electrónica. Es con este socio que se inicia con el piloto. Es importante mencionar que la adopción de factura electrónica fue soportada por la Dirección General, Comercial, Logística y Finanzas. Originalmente, no estaba contemplada la compra de un software, pues se planeaba hacer un desarrollo propio, empero, por los tiempos comprometidos para la implementación con el cliente piloto, se inició con el evaluación de una solución de factura electrónica. En el proceso de selección, la AMECE facilitó la exposición de ofertas de diferentes proveedores sobre esta solución.

16 E S T Á N D A R E S E N A C C I Ó N Durante el proceso de implementación y producción las áreas involucradas fueron: logística (Administración de Datos, Servicio a Clientes y Operaciones), Ventas (Ventas campo y Administración de Ventas, e-commerce), finanzas (Contabilidad, Impuestos, Auditoria Interna, Costos, Crédito y Cobranzas) y TI. Con el fin de llevar una orquestación con Wal Mart, responder a la demanda externa de su cadena y al cumplimiento del entorno fiscal, Colgate-Palmolive aspiraba a generar un importante beneficio en la relación con socios comerciales, incorporar un ambiente de colaboración y a mejorar el control de la recepción, colocación, reconocimiento, validación, consulta, ruteo, procesamiento, aprobación y emisión de pedidos y órdenes de compra. 14 Adicionalmente el ahorro en tiempo para la organización consistiría en: Evitar la manipulación de la papelería por parte de los transportadores y disminución en la perdida de estos documentos. Disminución en costos de almacenamiento Rapidez en el envío Verificación automática de la recepción Confidencialidad Disminución de las áreas y los tiempos involucrados en archivo Agilidad en el control de la cartera Conocimiento inmediato de las diferencias generadas Disminución en los costos de facturación Maximizar el uso de las herramientas de comercio electrónico. La Implementación y Beneficios Colgate-Palmolive ha invertido en tecnología de recepción y envío de órdenes de compra de manera electrónica, con el fin de facilitar la sincronización de datos entre socios comerciales, en especial entre integrantes de su cadena de suministros, aunque los esfuerzos hasta este momento han estado más orientados a soportar el ciclo de ventas. En realidad, la empresa desde hace varios años ya comparte recursos tecnológicos con sus socios comerciales, con la finalidad de facilitar las negociaciones y operaciones. Adicionalmente, se comparten mejores prácticas de negocio con el objetivo de buscar beneficios tangibles en los proyectos para toda la cadena de valor. Colgate-Palmolive preparó un plan de adopción y uso de la factura electrónica a través de la implementación del proyecto con su cliente piloto para después hacer un efecto cascada con otros clientes, haciendo un análisis previo y diagnóstico del estado de preparación de los clientes identificados. El análisis consistió en examinar la infraestructura y estándares, así como las implicaciones técnicas y operativas del proyecto con cada uno de ellos. Las necesidades particulares se consideraron y fueron tomados en cuenta prerrequisitos, como la creación de E N E R O

17 un equipo multifuncional para soportar el proyecto, un soporte por parte de la gerencia general y la planeación del proyecto en procesos tales como los cambios en la contabilidad de las facturas a través de un software comercial que garantizara el sello digital de acuerdo al anexo 20 de la Resolución Miscelánea Fiscal. Desde el punto de vista de seguridad, la implementación del piloto contempló el uso de AS2 como protocolo de comunicación, que es un medio seguro a través del cual ya venían intercambiando información con sus clientes. Los factores críticos de éxito han sido la participación de la alta dirección y de las partes involucradas, incluyendo el proveedor de software, y la integración de su cadena, así como la comunicación de los beneficios a corto, mediano y largo plazo. Existen iniciativas de entrenamiento y difusión del proyecto. Se generó un programa de capacitación para el personal, y se presentó el proyecto posteriormente a todas las áreas mostrando los mayores impactos y los cambios favorables para finanzas, principalmente por el conocimiento y funcionalidad de los Folios y de los Comprobantes Fiscales Digitales. Con el camino ya recorrido en la implementación de la Factura Electrónica, los gastos en tanto envío, facturación y comunicación administrativa interna han disminuido. La implementación de Factura Electrónica en Colgate-Palmolive le brindó una comunicación inmediata y sin error entre su ecosistema, envío electrónico de facturas a los clientes, ahorro en recursos y mitigo el riesgo entre las principales áreas de operación. Adicionalmente, le esta permitiendo tener ahorros en almacenamiento, impresión, mensajería, procesamiento y pérdida en la información. La visión y estrategia de mejoras de otros procesos complementarios a la implementación de la Factura Electrónica se considera como un ciclo integral de negocio. En suma, los beneficios que ha encontrado Colgate-Palmolive en la puesta en marcha de Factura Electrónica son: Recepción electrónica de pedidos de clientes Reconocimiento y validación electrónica de pedidos Consulta electrónica del status de pedidos Recepción electrónica de pagos de clientes Reducción en tiempos de entrega Calidad de servicio, órdenes correctas entregadas o recibidas Reducción de errores Mayor control sobre el status de las órdenes y pedidos colocados Mejores relaciones con los clientes Y por lo tanto los Beneficios que se esperan del uso de la factura electrónica son: Aprobación más eficiente de facturas Reducción en el uso de papel y costos de almacenamiento Mejorar relaciones entre socios comerciales Reducción en el rastreo de errores y resolución de disputas en cuentas por pagar Mejora en los pronósticos de flujo de efectivo y ganancias para la compañía Mayor control sobre fechas de realización de pagos Recurso humano técnicamente capacitado Apoyo financiero para la adquisición de tecnologías de soporte Capacitación en el proceso de implementación de la factura electrónica en general Conocimiento detallado sobre las etapas de solicitud de la factura, su validación, ruteo, procesamiento de aprobación y emisión Conocimientos legales sobre la factura electrónica Panorama a Futuro En un punto de análisis y comparativo real, Colgate- Palmolive considera que tanto la industria como el comercio en México se encuentran en una lenta adopción, pero existe una dependencia positiva y se está generando interés y participación favorable por parte de los fabricantes. ENERO

18 E S T Á N D A R E S E N A C C I Ó N 16 Análisis del Impacto Económico de Factura Electrónica en COLGATE-PALMOLIVE Por: IDC El problema más complejo en calcular el ROI en informática, es que la tecnología está íntimamente ligada a todas las facetas de los negocios. Es muy difícil separar los retornos en informática del retorno de otras inversiones. Se ha encontrado que los ejecutivos de TI, encuentran que los métodos de cálculo que únicamente se concentran en los costos y los beneficios que se obtienen de estas inversiones son insuficientes. Es por eso que para la determinación del impacto de la factura electrónica en COLGATE-PALMOLIVE se hará uso del Modelo de Perry basado en Multiatributos. El modelo se centra en una autoexaminación que se concentra en seis aspectos de las operaciones en TI: empleados, operaciones internas, financieras, innovación y capacitación, valor de la cartera de clientes, valor de las inversiones en TI. Para las estructuras existentes, el servicio determina los costos por unidad, tal como el costo unitario del servicio por usuario, costo de factura e inclusive ordenes de compra. El modelo multiatributos multivariado, mide el valor económico agregado del proyecto al negocio, la diferencia entre los beneficios de la operación después de realizada y el costo del capital usado para generar ese beneficio. Aspectos Iniciales: 2,700 proveedores. 286 clientes. 3,800 puntos de entrega a escala nacional. Recepción de 3,000 facturas diarias. Consideraciones para la determinación del impacto económico de factura electrónica en COLGATE- PALMOLIVE: No. de clientes y proveedores. No. de devoluciones de facturas. Costos directos. Costo de papel. Costo de personal. Atributos esperados en el modelo: Reducción en las aclaraciones de facturas. Reducir costos administrativos. Disminuye el tiempo de comunicación con socios comerciales. Integración de los sistemas de información. Oportunidad de mercado (Time to Market). Colaboración. Reducción de tiempos de espera. Aumento en el de servicio a clientes. Agilidad en los procesos. Responder a las exigencias del SAT. Atributo Reducción en las aclaraciones de facturas Reducir costos administrativos Disminuye el tiempo de comunicación con socios comerciales Oportunidad de mercado (Time to Market) Colaboración Antes de Factura Electrónica 10% $49,000 Pesos 50% 77 horas 15 PAX/9 áreas Después de Factura Electrónica 8% $7,000 Pesos 100% 48 horas 15 PAX/5 áreas E N E R O

19 Electrónica a un grupo de 100 personas, 80% sector académico, 10% empresas, 10% instituciones, organismos y dependencias del gobierno local. Villahermosa Tabasco del 23 al 25 Noviembre 2006: "Foro Estatal PYME Tabasco" organizado por la SEDECO del Estado y la CANACINTRA. En dicho evento se dio a conocer los Servicios y Programas de AMECE, contando con un stand, y participando en un ciclo de conferencias, a las que asistieron representantes de los sectores educativo 80%, industrial y comercio 10%, y gubernamental, empresarial 10%. ENERO Continua AMECE con su programa de capacitación en tres Estados de la República Mexicana. Por: Carlos Ramos / Coordinador de Capacitación En alianza con las SEDECOS (Secretaría de Desarrollo Económico) de los Estados de Hidalgo y Tabasco, y con la Universidad Tecnológica Metropolitana de Mérida, AMECE capacitó a un poco más de 160 personas de estos estados, a través de diplomados, seminarios y ciclo de conferencias. El programa se conformó de la siguiente manera: Pachuca Hidalgo del 5 al 6 de diciembre 2006: "Diplomado Competitividad en los Negocios Electrónicos" organizado en coordinación con la SEDECO del Estado. Se capacitó en los temas de Identificación y Comunicación Electrónica a un grupo de 25 empresas, así como a representantes de organismos empresariales, instituciones educativas y dependencias del Gobierno del Estado de Hidalgo. Mérida Yucatán del 29 al 20 de noviembre de 2006: Seminario "Estándares de Comercio, Uniendo Criterios" organizado en coordinación con la Universidad Tecnológica Metropolitana de Mérida. Se capacitó en los temas de Identificación y Comunicación Tiene proveedores de Liverpool hasta el 1ro de Enero del 2007 para migrar a la versión 2 del Anexo 20 de la RMF. Por: Karina Escoto/Líder de Proyecto Para continuar exitosamente con el proyecto de factura electrónica, Liverpool ha solicitado a todos sus proveedores ponerse en contacto con la cadena, para asegurarse de que usarán la versión 2 del Anexo 20 de la Resolución Miscelánea Fiscal en la factura electrónica, ya que a partir del 1ro de enero del 2007 sus proveedores deberán estar listos en productivo con dichas modificaciones. Así mismo, Liverpool se prepara para dar el próximo año su siguiente gran paso, el cual consistirá en facturar electrónicamente a sus clientes, lo cual a su vez, nos permitirá ver como poco a poco un sueño con una gran visión se hace realidad.

20 Eres de los que piensan que en cuestión de servicios, más vale bueno por conocido que malo por conocer? Bienvenido al Club! alia C L U B os A M E C E El Programa de Tecnologías y Soluciones, pensado para servirte. El Club Aliados Amece es un completísimo Directorio de Proveedores diseñado por AMECE en el que se han integrado los más reconocidos y confiables prestadores de servicios y soluciones tecnológicas dentro de los Negocios Electrónicos, para brindarte la seguridad de contar con las más profesionales y especializadas provedurías de hardware y software... de consultoría integral en procesos y modelos de negocio más actualizados... y con la más completa capacitación y preparación, orientadas al incremento de la productividad, eficacia, rentabilidad y competitividad de todos y cada uno de nuestros Asociados que, como tú, pueden requerir. Si necesitas mayor información o ya requieres del más profesional servicio, contáctanos! CLUBalia os AMECE si es para servirte... qué mejor Compañía que la tuya? Boulevard Manuel Ávila Camacho No Col. Lomas de Chapultepec; México D.F. C.P Tel Fax info@amece.org.mx